Важным аспектом контролирующих функций в бухгалтерии является присвоение инвентарных номеров объектам имущества. Делается это для того, чтобы облегчить учет и избежать путаницы, которая непременно возникнет, будь у компании чуть больше сотни непронумерованных объектов. Каким именно имущественным группам присваиваются инвентарные номера, и как это сделать – тема настоящей публикации.
Инвентарный номер: особенности
Итак, в целях обеспечения сохранности имущества фирмы, контроля его эксплуатации и состояния, объекты нумеруют. Однако присвоить инв. номер можно не каждому предмету. Обязательно нумеруются:
- Объекты основных фондов, т.е. имущество, эксплуатируемое более 12 месяцев (сооружения, оборудование, транспорт, мебель и др.);
- Нематериальные активы, т.е. программные продукты, бренды и др.;
- Непроизводственные активы (природные ресурсы – водные, земельные, лесные и т.п.).
Существует определенный порядок: инвентарный номер присваивают в процессе принятия объекта к учету, после чего он становится инвентарным объектом. Коды указывают в актах приемки объекта, учетных карточках. Не подлежат нумерации предметы ценой до 3000 руб., исключение составляют библиотечные фонды, объекты которого нумеруются сплошным порядком.
Что обозначает инвентарный номер
Законодателем не оговорен порядок присвоения номеров. Компании разрабатывают его самостоятельно, закрепляя в учетной политике. При этом соблюдаются условия:
- Порядка числового ряда;
- Уникальности номера, т. е. без дублирования кода.
Небольшие фирмы вправе использовать простую нумерацию (1,2,3 и т.д.). Крупные разрабатывают регламент составления инвентарного номера, учитывая структурность производства. В нем, например, зашифрованы коды:
- Филиала компании;
- Структурного подразделения;
- Кода внутри подразделения и др.
Как присвоить инвентарный номер
Особенности этой процедуры регулирует приказ Минфина РФ от 13.10.2003 №91н, утверждающий Методические указания по учету ОС (п.1 п/п 11). Отдельному инвентарному объекту присваивают один номер, который обязательно наносится на объект: краской, креплением металлического жетона или другим методом. Номер должен быть понятным, хорошо читаемым. Если объект нематериален (например, лицензионная программа) и в ходе использования нет возможности зафиксировать на нем номер, то отражают его только в бухгалтерской документации.
На объекты-комплексы, состоящие из нескольких единиц с разными сроками полезной эксплуатации, каждой части присваивают отдельный номер. Если же в комплекс входят единые объекты с одинаковым СПИ, то весь объект числится под одним номером.
Инвентарный номер, присвоенный одному инвентарному объекту неизменен на протяжении всего периода нахождения в компании, однако, как правило, не передается другому предприятию, например, при продаже имущества. Компания, приобретающая такой объект, присваивает ему инвентарный номер в соответствии с собственной нумерацией.
Номер выбывшего объекта обычно не присваивают вновь поступающему имуществу, выдерживая пять лет после факта выбытия.
Законом не предусмотрено объединение нескольких единиц под одним номером, но внутренний учет фирмы приемлет этот способ учета. При поступлении нескольких однотипных объектов (например, компьютеров) бухгалтер фирмы может объединить их под одним номером.
Инвентарный номер: пример присвоения
Нумеруют объекты в соответствии с кодами, применяемыми на предприятии.
Рассмотрим, как присвоить инвентарный номер мебели.
Локомотиворемонтным заводом закуплена производственная мебель, предназначенная для обустройства кабинета с коммутаторным оборудованием – специальный шкаф из композитных материалов. Он передан в цех эксплуатации, являющийся подразделением № 3 филиала ОАО РЖД - Дирекции тяги № 2. Допустим, что номер объекта по внутрицеховому перечню – 12536. Последний присвоенный инвентарный номер - 0251.
Шкаф относится к 4-й амортизационной группе «Инвентарь производственный и хозяйственный». Конечный код будет, например, таким – 23125360252, т.е.:
- 2 – код филиала;
- 3 – код подразделения;
- 12536 – № объекта внутри цеха;
- 0252 – порядковый номер объекта в компании.
Осень — горячее время для бухгалтера. Надо сдать отчетность, решить какую систему налогообложения применять в следующем году, подумать над возможными изменениями в учетной политике... А венчает этот список неотложных дел инвентаризация, которая проводится для сверки данных бухучета с реальностью. Основа инвентаризации — система номеров, которые присваиваются объектам. В настоящей статье мы приведем несколько простых правил нумерации, которые помогут облегчить работу бухгалтера.
Вводная информация
Инвентаризация заключается в фактическом подтверждении наличия у организации активов, заявленных в бухучете, т.е. в сверке фактических и учетных данных (ст. 11 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — закон о бухучете). Для проведения такой проверки каждому объекту заранее присваивается специальный инвентаризационный номер. Законодательство, регулирующее бухучет в коммерческих организациях, никаких особых требований к этим номерам не предъявляет. В результате бухгалтеры нумеруют объекты, что называется, как бог на душу положит, что, зачастую создает сложности при инвентаризации. Особенно если номера присваивал один главбух, а инвентаризацию проводит уже другой. Однако есть способы упорядочить эту сторону деятельности бухгалтерии, сделав учет объектов простым, удобным и прозрачным.
Требования к номерам
По большому счету, к инвентарному номеру можно предъявить всего два требования: номер должен быть уникальным, а система нумерации должна быть упорядоченной.
Под уникальностью понимается присвоение одному объекту только одного неповторимого инвентарного номера. Проще говоря, один и тот же номер не может быть присвоен двум или более объектам и, наоборот, одному объекту не стоит присваивать два или более инвентарных номера. Причем, мы рекомендуем придерживаться этого правила даже если объект выбыл с балансового учета. Во избежание возможной путаницы лучше не присваивать номер выбывшего объекта новому. Ведь документация по выбывшему объекту продолжает храниться в организации, и смешение номеров может привести к ошибкам.
Что касается упорядоченности, то здесь речь идет о выстраивании их в некую систему, а не о создании номеров случайным образом. Это дает возможность бухгалтеру, не заглядывая в карточку объекта, по первым цифрам узнать его основные характеристики, что значительно ускоряет процесс инвентаризации и учета. Согласитесь, когда по номеру сразу ясно, что это за вид объекта, когда он приобретен и где расположен, это удобно.
Как построить систему нумерации
Какие же именно сведения можно и нужно «закодировать» в инвентарном номере? Например, в нем можно отразить счет учета; номер амортизационной группы; код по ОКОФ; период принятия к учету (год, месяц); подразделение (филиал) или здание (корпус), в котором будет использоваться объект. То есть, по своей сути инвентарный номер может быть похож на ВИН автомобиля, в котором также зашифровывается вся информация, начиная от места и года выпуска и заканчивая комплектацией. И опять же по аналогии с автопромом, инвентарный номер может состоять не только из цифр, но и из букв. Например, буквами можно кодировать период принятия к учету, либо место расположения объекта.
Выбирая сведения, которые нужно закодировать в номере, надо помнить, что слишком сложная и (или) избыточная структура инвентарного номера неудобна для работы. Соответственно в номер нужно включать только те критерии, которые реально будут использоваться в работе. Ну и, конечно, составляя номер, нужно учитывать возможности применяемых в компании программных средств: смогут ли они поддерживать все «закодированные» в номере критерии.
Наносим номер правильно
Обычно инвентарные номера наносят непосредственно на объект. Однако и тут есть нюансы. Первым делом, стоит конкретизировать, куда именно наносится номер. Это значительно упростит сам процесс инвентаризации, т. к. комиссия будет точно знать, где искать номер и ей не придется осматривать объект со всех сторон в поиске «заветных» цифр. Кроме того, такой подход улучшит эстетический вид объектов — они будут выглядеть опрятно даже спустя много лет.
Например, можно установить в организации правило, что на машины и оборудование инвентарный номер всегда наносится рядом с заводским (удобно искать; это место защищено от вредных воздействий). А на шкафы и тумбочки, имеющие дверцы, — внутри, на верхнем внутреннем углу левой дверцы (удобно наносить; меньше шансов повредить при пользовании и уборке; виден при любой перестановке). По той же логике на столах номер лучше располагать на внутренней части ножки или на боковой панели.
Наконец, некоторые объекты слишком малы, чтобы на них можно было нанести номер. В таких случаях номер можно вообще не наносить, о чем необходимо сделать пометку в инвентарной карточке. При этом желательно настроить учетную программу таким образом, чтобы бухгалтер мог быстро сформировать список таких немаркированных объектов с указанием места их физического расположения. Это ускорит процесса их инвентаризации.
Документальное оформление
Ну и в заключение скажем несколько слов о документальном оформлении всех вышеприведенных правил. Как мы уже говорили, законодательно «бухгалтерская нумерология» никак не регламентирована. Это значит, что внедрить перечисленные правила организация может самостоятельно, утвердив соответствующий локальный акт.
Сделать это можно несколькими способами. Например, добавить соответствующий раздел в учетную политику организации, или сделать приложение к ней. Однако мы не рекомендуем использовать такой вариант, т.к. учетная политика подчиняется особым правилам в части внесения изменений и корректив (п. 6 и 7 ст. 8 закона о бухучете). Поэтому вносить в нее дополнительные положения не стоит, дабы не лишать себя свободы маневра.
Лучше, на наш взгляд, использовать другой вариант — внести правила нумерации объектов в Положение о проведении инвентаризации в организации. В таком документе правила нумерации будут смотреться вполне логично. Да и ознакомиться с ними не лишним будет не только бухгалтеру, но и любому сотруднику, включаемому в инвентаризационную комиссию.
Наконец, можно утвердить в организации и отдельный документ — Положение о порядке присвоения инвентарных номеров.
Организации нужно знать, как присвоить инвентарный номер , когда она вводит в действие основные средства для осуществления своей деятельности. Все ОС должны подлежать учету. Единицей бухгалтерского учета основных средств считается инвентарный объект. Это объект, обладающий определенными свойствами, необходимыми для реализации конкретных дел. Если основное средство имеет ряд составных частей, различающихся по назначению и функциям, то каждой из них присваивают отдельный инвентарный номер.
Каждому основному средству, определенному как инвентарный объект, должен быть присвоен свой инвентарный номер. Это необходимо для того, чтобы вести учет ОС и контролировать их сохранность. Номера проставляют на объекты с помощью нанесения краски, крепления бирки и другими способами.
Присвоение инвентарных номеров
1. Рекомендации о том, как присвоить инвентарный номер, содержатся в Методических указаниях по бухгалтерскому учету ОС. Ими определено, что инвентарный номер, присваиваемый объекту основных средств, будет отражать этот объект при бухгалтерском учете на протяжении всего периода использования этого ОС в организации.
2. Каждой части инвентарного объекта, имеющей свои сроки функциональности, присваивается отдельный . То есть одно основное средство может иметь несколько номеров в зависимости от количества частей. Если же инвентарный объект, несмотря на наличие составных частей, не разграничивается на них по срокам полезности и применяется целостно, ему присваивается один инвентарный номер основного средства.
3. Инвентарный номер сохраняется за основным средством и при перемещениях объекта внутри одной организации. Если инвентарный объект используется предприятием по договору аренды, за ним сохраняется тот номер, который дал ему арендодатель.
4. Если присвоение инвентарных номеров зафиксировано в особом документе, то порядок их составления не регламентирован. Эта обязанность возложена на сами организации, поэтому перед тем, как приступить к формированию инвентарных номеров, рекомендуется составить какой-либо внутренний акт организации, определяющий последовательность создания номеров основных средств.
5. Формирование инвентарных номеров может быть основано на номере бухгалтерского учета, по которому учитывается инвентарный объект. При наличии в организации филиалов их нумерация может быть включена в инвентарные номера. Если основных средств немного, имеет смысл присваивать им номера по порядку. При этом желательно фиксировать инвентарные номера в специальном журнале учета.
Как присвоить инвентарный номер , расписано в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств, а как формировать номера – решайте сами, законодательство дает организациям такую возможность.
Здесь есть два требования: 1) Инвентарный номер должен быть уникальный. То есть, не должно быть более одного основного средства с одним и тем же инвентарным номером. Также в п. 46 приказа № 157н указано, что после списания основного средства недопустимо повторно использовать его инвентарный номер. 2) Инвентарный номер должен быть «порядковым». Таким образом, законодательство не устанавливает никаких требований к количеству разрядов в инвентарном номере основного средства и содержанию этих разрядов. Согласно п. 46 Инструкции № 157н, присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом в присутствии уполномоченного члена комиссии по поступлению и выбытию активов путем прикрепления к нему жетона, нанесения на объект учета краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.
Как присвоить инвентарный номер в 1с?
Способы нанесения инвентарного номера на основные средства:
- прикрепление жетона с номером;
- нанесение номера краской;
- иные способы, обеспечивающие сохранность маркировки (гравировка, штамповка, сварка и т.п.).
Если основное средство является комплексом конструктивно сочлененных объектов, т. е. состоит из обособленных элементов, составляющих вместе единое целое, то на каждом элементе комплексного основного средства указывается единый инвентарный номер, присвоенный всему комплексу в целом. При отсутствии возможности нанесения инвентарного номера на основное средство из-за особых требований к его эксплуатации инвентарный номер не проставляется.
Данный факт отражается в бухгалтерском учете с указанием соответствующего основного средства без нанесенного инвентарного номера. Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.
Учет основных средств
При вводе нового шаблона следует указать в реквизите «Длина инвентарного номера» количество символов в коде инвентарного номера (не более 30 символов). Шаблон может состоять из составных частей и может включать следующие поля:
- Код синтетического счета (ССС — 3 знака);
- Код аналитического счета (сс — 2 знака);
- Код источника финансирования (И -1 знак);
- Номер амортизационной группы (АА — 2 знака);
- Код по ОКОФ (ККККККККК — 9 знаков);
- Год поступления (ГГГГ – 2 или 4 знака);
- Месяц поступления (ММ — 2 знака);
- День поступления (ДД — 2 знака);
- КПС — классификационный признак счета (РРРРРРРРРРРРРРРРР – 17 знаков);
- Порядковый номер в группе (NNN… до 20 знаков).
При формировании инвентарного номера поля шаблона заменяются соответствующими данными.
Как присвоить инвентарный номер основному средству
На титульном листе книги учёта содержатся сведения об организации, а также данные ответственного сотрудника. Название организации, подразделение, дата, ФИО и табельный номер ответственного бухгалтера На второй странице заполняются сведения об объекте.
Сведения об объекте Информация фиксируется по мере поступления. Остаточная стоимость, переоценка, внутренние перемещения объекта На каждый объект заводится инвентарная карточка.
В ней фиксируются все перемещения объекта. Сведения об объекте, его переоценке и передвижении На обратной стороне карты описываются изменения, которые происходят с объектом в ходе эксплуатации. Затраты на ремонт, изменения стоимости и индивидуальные характеристики объекта Заполняет и подписывает документы бухгалтер.
Номера могут присваиваться с помощью компьютерных программ. Это может быть простая последовательная нумерация или определение кода по шаблону.
Как присвоить инвентарный номер основным средствам
Виды нефинансовых активов, которым присваиваются инвентарные номера Исходя из положений Инструкции N 157н <1 уникальные инвентарные номера (далее — инвентарный номер) присваиваются следующим объектам нефинансовых активов:1) основным средствам. К основным средствам относятся материальные объекты имущества, независимо от их стоимости, со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, полученные в лизинг (сублизинг) (п.
38 Инструкции N 157н).
Порядок присвоения инвентарных номеров (зернова и.)
Присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом в присутствии уполномоченного члена комиссии по поступлению и выбытию активов путем прикрепления к нему жетона, нанесения на объект учета краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.Допускается при невозможности обозначения инвентарного номера на объекте основных средств в случаях, определенных требованиями его эксплуатации, применять его только при отражении в соответствующих регистрах бухгалтерского учета без нанесения его на объект основного средства.Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.Инвентарные номера выбывших с балансового учета инвентарных объектов основных средств вновь принятым к учету объектам не присваиваются;2) нематериальным активам. Согласно п.
Как присвоить инвентарный номер основному средству в 1с
Важно
Смотреть Рис.3) (Рис.3) Далее, например, при принятии объекта к учету, например, на счет 2 101 36 «Производственный и хозяйственный инвентарь – иное движимое имущество учреждения» будет сформирован следующий инвентарный номер.(Смотреть Рис.4) (Рис.4) При формировании инвентарного номера проводится его проверка на уникальность в пределах учреждения. Если по учреждению в программу ранее уже были введены инвентарные номера вручную по определенному шаблону, то порядковый номер, сформированный обработкой, может быть не уникальным.
Если полученный инвентарный номер не уникален, то необходимо изменить в таблице значение реквизита «Порядковый номер» и попробовать сформировать его еще раз (нажать на кнопку “Выполнить”).
Как правильно присвоить инвентарный номер основному средству в 1с
Шаблоны хранятся в справочнике «Шаблоны формирования инвентарных номеров», который подчинен справочнику “Учреждения” (Смотрите Рис.1) Ввести новый шаблон инвентарного номера можно непосредственно в карточке учреждения (элементе справочника «Учреждения»), на панели «Настройки учета». По ссылке Шаблон формирования инвентарных номеров ОС и НМА открывается справочник «Шаблоны инвентарных номеров», в котором можно задать структуру инвентарных номеров, в соответствии с которой должны автоматически формироваться инвентарные номера принимаемых к учету основных средств, нематериальных и непроизведенных активов.
(Рис.1) В заголовке формы шаблона указывается учреждение, для которого создается шаблон. Реквизит “Наименование” — обязательный реквизит любого справочника.
Здесь можно указать любую информацию.
Внимание
К примеру, в него можно закодировать счет учета и дату принятия к учету. Рассмотрим порядок создания шаблона инвентарного номера.
Найти данный справочник можно в карточке организации: Переходим по гиперссылке слева. Откроется форма справочника: В данном справочнике можно создать новый элемент.
Хочу обратить ваше внимание, что каждый элемент должен быть привязан к определенной организации, поэтому создать два шаблона для одного учреждения не удастся. Это обусловлено тем, что порядок формирования инвентарных номеров для основных средств должен быть единым.
В нашей демонстрационной базе один шаблон уже создан, поэтому сохранить еще один не удастся. Рассмотрим порядок создания шаблона без сохранения. По кнопке «Создать» открывается следующая форма: Реквизит «Наименование» представляет собой произвольное текстовое поле, в нем указывается название шаблона.
Инструкция 1 Инвентарный номер основного средства присваивается руководителем организации. Для этого он должен издать приказ о присвоении номера объекту. Сначала целесообразно указать порядок определения номера в учетной политике предприятия или в другом нормативно-локальном акте. Инвентарные номера, как правило, закрепляются в инвентарных карточках (форма № ОС-6) и служат для механизации учета основных средств.
2 Некоторые организации используют такой принцип присваивания номера: первые две цифры – это счет основного средства, например, 01. Следующие две цифры субсчет, например, здания — 01, далее идет порядковый номер объекта основных средств, например, 03. Таким образом, зданию присвоен инвентарный номер 010103. Также вы можете включить сюда и код подразделения. 3 Учтите, что номер сохраняется за объектом на весь период его использования.
Перед тем как организация начинает использовать основное средство в своей работе, оно должно быть принято к бухгалтерскому учету. Единицей для учета основных средств признается инвентарный объект. О том, что признается инвентарным объектом, мы говорили .
Итак, после того как инвентарный объект определен, нам предстоит следить за его сохранностью и перемещением по организации, введением в эксплуатацию и списанием. Для этого каждый объект получает свой инвентарный номер основного средства. Что это такое и как присваивается номер?
Правила присвоения номеров
Общие правила присвоения инвентарных номеров прописаны в Методических указаниях по бухучету основных средств (утв. приказом Минфина от 13.10.2003г. № 91н). Согласно п.11:
1. Присвоенный объекту номер сохраняется в течение всего срока использования на предприятии.
2. Если объект комплексный, т.е. состоит из частей, которые учитываются как отдельные инвентарные объекты, то каждой такой части присваивается свой номер.
3. Если объект комплексный — состоит из частей, которые учитываются как один инвентарный объект, то номер присваивается один.
4. Инвентарные номера объектов, которые списаны с бухгалтерского учета, в течение 5 лет после окончания года списания новым объектам не присваиваются.
5. При перемещении объекта внутри организации присвоенный инвентарный номер не изменяется.
6. Если объект поступил в организацию по договору аренды, то он может учитываться по тому номеру, который присвоил ему арендодатель (п.14 Методических указаний).
Порядок составления инвентарных номеров
Порядок составления самих инвентарных номеров нормативными документами не регламентируется. Поэтому конкретный порядок того, как будет присваиваться инвентарный номер основного средства, организация устанавливает самостоятельно. Для этого он прописывается в учетной политике или другом локальном акте.
В номере могут учитываться:
— номер бухгалтерского счета (субсчета), на котором объект основных средств учитывается;
— код обособленного подразделения;
— порядковый номер основного средства.
Пример 1
В организации ООО «Ромашка» к бухгалтерскому учету принимается компьютер стоимостью 42 000 руб. Ему присвоен инвентарный номер 050148, где:
05 – код подразделения;
01 – код синтетического учета Плана счетов;
4 – код аналитического счета;
8 – порядковый номер объекта в совокупности ему подобных.
Пример 2
В ОАО «Белошвейка» принят на учет ткацкий станок, которому присвоен инвентарный номер 010415, где:
01 — код синтетического учета Плана счетов;
04 — код аналитического счета;
15 — порядковый номер объекта в совокупности ему подобных.
Если у организации основных средств немного, то инвентарные объекты присваиваются по порядку, например, 001, 002, 003 и т.д. При этом удобно вести журнал учета инвентарных номеров.
Инвентарный номер основного средства обозначается путем нанесения краской на объект, прикрепления жетона и т.п.
О критериях признания объекта в качестве основных средств . О том, каков порядок признания отдельных инвентарных объектом, .
А как присваиваются инвентарные номера основным средствам в вашей организации? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!