Значительная часть предприятий и организаций перешли на обслуживание расчетов с сотрудниками с использованием банковских карт. Это существенно облегчает деятельность работников бухгалтерии. В отдельных компаниях по-прежнему применяют кассовый метод оплаты труда. Зачастую причина кроется не в нежелании перехода на более современные механизмы взаимодействия, а в дороговизне зарплатного проекта или отдаленности от банковских терминалов. В таких случаях вопрос правильного оформления депонированной заработной платы для них остается актуальным.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Понятие
Опираясь на трудовое законодательство, не реже двух раз в месяц сотрудники обязаны получать вознаграждение за выполненный фронт работы. Ежегодно на предприятии между администрацией и трудовым коллективом заключается трудовой договор, которым регламентируются обязательные сроки аванса и основной части заработка.
Ситуация, когда в отведенное время человеку или группе лиц не выдали полученные средства, порождает термин депонированной заработной платы. Понятие имеет французские корни, «dépôt» переводится как склад, хранилище и созвучно с депозитом и депонентом.
Соответственно депонированная заработная плата – это часть причитающихся сотруднику выплат, находящаяся на хранении у работодателя, подлежащая выдаче по первому требованию. Сюда не относятся выплаты, не выданные своевременно по вине управляющего состава.
Причины и сроки депонирования
Причины неполучения работником принадлежащих ему средств могут носить различный характер:
- внезапная болезнь;
- отпуск;
- долгосрочная командировка;
- отсутствие ввиду выходных.
Дожидаться его явки длительное время недопустимо.
Соблюдая положение Центробанка, ежегодно бухгалтерская служба проходит обязательную процедуру оформления лимита кассы. Этим документом устанавливаются ограничения на сумму наличных средств, разрешенных на хранение в кассе. Суммы, превышающие установленный размер, подлежат возврату на расчетные счета. Ограничения снимаются на дни выдачи социальных выплат сотрудникам, включая зарплату.
Период составляет:
- для всех организаций, учреждений и предприятий – 3 дня;
- для Крайнего Севера и приравненных к нему местностей он увеличен до 5 дней.
По окончании этого времени средства, превышающие закрепленный лимит, кассир обязан возвратить в банковское учреждение.
Процесс выдачи денежных сумм осуществляется с применением платежных ведомостей. Фиксация выплаты подтверждается подписью получателя напротив своей фамилии и указанной суммы. Ввиду отсутствия такой отметки кассир в отведенной графе осуществляет надпись «депонировано» либо штампом с аналогичной надписью проставляет оттиск. В конце документа прописью указывается выплаченная и депонированная зарплата. Расходный кассовый ордер оформляется на сумму выданных средств.
Выплата или списание
Разрешить судьбу депонированных средств реально двумя способами:
- Если сумма небольшая и не превышает установленный размер лимита, ее можно оставить в кассе и выдать предъявителю в момент его обращения.
- При отсутствии такой возможности невыплаченная заработная плата подлежит процедуре возврата в банковское отделение на счет владельца.
Для удобства отслеживания подобных ситуаций оформляется реестр депонированных сумм. Ранее это действие было обязательным условием, на данный момент носит рекомендательный характер.
В документе отражаются:
- идентификационные данные работающего человека (табельный номер, Ф.И.О.);
- расчетный период;
- размер задолженности;
- номер ведомости на выплату;
- графа для отметки о погашении с указанием даты и номера РКО.
Помимо реестра на законодательном уровне предусмотрено ведение книги учета депонентов. Для занесения сведений о выплаченной зарплате предоставляется 12 граф исходя из количества месяцев. В конце года оставшаяся зарплата, которая не была выплачена, переносится в обновленную форму аналитического учета.
Период, когда работник вправе востребовать причитающуюся ему зарплату, обозначен в 3 года. По окончании закрепленного периода средства учитываются как доход организации с отнесением на счет 91.1.
Действия работника и кассира
Для получения принадлежащих средств работнику достаточно обратиться в бухгалтерскую службу с устной просьбой или письменно оформленным заявлением. В случае смерти получателя выплата полагается близким родственникам при предъявлении и правильном оформлении соответствующих документов. В обстановке, когда требуемые средства в кассе отсутствуют, подается заявка в отделение банка на ее получение.
Существует несколько вариантов, когда член коллектива может получить причитающуюся ему сумму:
- в период выплаты ближайшего аванса;
- во время получения очередной заработной платы;
- в специально выделенный для этих целей день.
Во избежание недоразумений и спорных ситуаций между сотрудником и администрацией, порядок возврата депонированных сумм лучше оговорить в локальных правовых актах.
Процесс выдачи депонированных сумм включает следующие этапы:
- Полученные в банковском учреждении средства первоначально оформляются приходным кассовым ордером.
- Выдача организована с применением РКО. При передаче средств доверенному лицу в документе отражаются и его паспортные данные.
- Возврат депонентных сумм одновременно группе лиц оформляется ведомостью. Законность действий подтверждается подписями ответственного бухгалтера и руководителя.
- Все операции подлежат фиксации в книге учета кассовых операций и находят свое отражение в книге депонентов с указанием номера РКО и его даты.
Учет и проводки
Все операции находят свое отражение в бухгалтерском учете с помощью проводок.
Налогообложение
В зависимости от метода ведения учета, выбранного предприятием, имеет значение, будет ли влиять депонированный заработок на сумму начислений по налогу на прибыль или нет.
Существует два варианта развития событий:
- Применяемый метод начисления предусматривает включение депонированных средств в состав расходов в том периоде, когда было произведено их начисление. В этой ситуации разницы между обоими видами учетов не существует.
- При кассовом методе начисленные, но невыплаченные своевременно суммы входят в состав расходов по бухгалтерскому учету, а по налоговому нет. При этом появляется вычитаемая временная разница, образовывая отложенный налоговый актив (ОНА). После выплаты депонентов он списывается с кредита счет 09 в дебет счета 68, субсчет расчетов по налогу на прибыль.
В соответствии с НК РФ выдаче заработанных средств сотрудникам предшествуют удержания и перечисления в бюджет НДФЛ не позже дня получения таких сумм в учреждениях банка. Поэтому вне зависимости от того, какая сумма по зарплате выплачена, а какая депонирована, налог предварительно будет перечислен.
Страховые взносы
Порядок перечислений по ЕСН и страховым взносам регламентируется законодательными актами РФ:
- Для авансовых перечислений по единому социальному налогу установлен обязательный срок. Эта дата не зависит от выплаты заработка.
- Взносы по пенсионному страхованию производятся по мере зачисления зарплатных средств на счета сотрудников или их получения в кассу компании для наличных расчетов. Операции проводятся не позднее 15-го числа в месяце, следующим за периодом начисления.
- При оплате согласно трудовым договорам перечисление взносов по страхованию от несчастных случаев осуществляется в день, оговоренный для выплаты зарплаты.
Законодательными актами не предусмотрено отсрочки платежей по ЕСН, пенсионным взносам и взносам на страхование по несчастному случаю в связи с депонированием средств по заработной плате.
Если сумма осталась невостребованной
Требования на возврат депонированного заработка работник вправе предъявить в продолжение трехлетнего периода после его возникновения. По окончании выделенного времени средства зачисляются на внереализационные доходы предприятия.
Процедура списания оформляется несколькими документами:
- Необходимо проведение инвентаризации расчетов, составление соответствующего акта с перечислением отдельных фамилий сотрудников.
- Бухгалтерская справка с указанием даты и причины возникновения задолженности.
- На основании двух предыдущих документов издается приказ руководителя о списании задолженности по заработной плате на доходы компании.
Без соответствующих документов операция считается незаконной. Учет и оформление организовывается в последний день месяца, когда истекло время исковой давности.
Работодатель несет ответственность на законодательном уровне за невыплату депонированных средств. Объектом контроля являются все операции по правильному оформлению и своевременному перечислению таких сумм.
В бухгалтерской деятельности каждого предприятия, которое выдает заработную плату сотрудникам наличными средствами через кассу, бывает депонированная зарплата. Попробуем разобраться, что это такое, откуда берется, как оформляется и как поступать с такими средствами.
Но прежде всего необходимо отметить, что термин депонированная зарплата относится к кассовым операциям, поэтому чтобы объяснить его значение и действия с этими суммами должным образом, необходимо коснуться нюансов, которые касаются кассовой дисциплины и проведения кассовых операций на предприятии.
Что такое кассовые операции?
Согласно нормам законодательства каждый руководитель предприятия, каждый частный предприниматель, каждый работодатель обязан держать свои наличные средства на банковском счету и снимать их, например, для выдачи заработной платы только в установленные сроки. Для того чтобы выдавать таким образом сотрудникам зарплату (и депонировать зарплату в том числе), необходимо завести на предприятии кассу – отдельный уголок, который можно запереть и доступ в который на время выдачи денег будет ограничен, назначить кассира и вести всю положенную документацию:
- кассовую книгу;
- приходные и расходные ордера;
- приходно-расходные ведомости;
- журнал учета кассовых операций;
- журнал учета депонированных средств (в котором отмечается депонированная зарплата и ее выдача).
Необходимо отметить, что через кассу проходит не только заработная плата, но и такие выплаты как:
- выплаты поставщикам и оплата от поставщиков;
- передача наличных на расчетный счет;
- выплата пособий;
- выплата стипендий;
- средства в подотчет (например, командировочные);
- выручка от продажи товара, основных средств и нематериальных активов;
- выдача депонированной зарплаты.
А также многое другое. Любое перемещение наличных средств предприятия необходимо документально фиксировать и проводить через кассу – это и будут кассовые операции.
Положения о кассовых операциях
Порядок ведения кассовых операций на предприятии регламентирует Положение Центрального банка о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 года № 373-П.
Порядок ведения кассовых операций
Согласно нормам Положения Центрального банка все операции с наличными средствами (в том числе выдача и депонирование заработной платы) на предприятии должны осуществляться строго через кассу.
Оборудование кассы и назначение кассира на предприятии
По новым нормам для кассы можно не выделять отдельного помещения, а всего лишь отгородить часть какого-нибудь общего зала или использовать для кассовых операций любой кабинет. Главное, чтобы в момент передачи наличных средств в кассу и из кассы присутствовали только кассир и человек, который получает или передает средства. Вся наличность (а также хранящиеся в кассе ценности) должна запираться, а ключ от кассы должен храниться только у кассира (у руководителя предприятия может быть дубликат ключа). Кассир назначается распоряжением руководителя. Назначенный на эту должность сотрудник должен быть ознакомлен с порядком ведения кассовых операций, иметь понятие о кассовой дисциплине, а также должен подписать договор о полной материальной ответственности.
Кассовый лимит
По закону в кассе нельзя хранить сколько угодно денег – вся наличность должна быть в краткие сроки передана в банк, но поскольку каждый час и даже каждый день никто не станет ездить в банк и обратно, существует понятие кассового лимита. Это некая определенная сумма, которую каждый руководитель предприятия устанавливает сам, исходя из рекомендаций Центрального банка и особенностей работы предприятия. Держать в кассе средства сверх установленного лимита запрещается.
Кассовые документы
Каждое движение денежных средств в кассу и из кассы кассир сопровождает приходными и расходными ордерами, а также записью в кассовой книге. В конце каждого дня кассир должен сверить сумму, образовавшуюся в кассе с записями в книге и предоставить сведения об этом в бухгалтерию предприятия.
Ревизии касс
Согласно закону обязательно необходимо проводить кассовые ревизии. Для этого на предприятии назначается комиссия, которая в установленные сроки пересчитывает все денежные средства, хранящиеся в кассе, проводит сверку ценностей и проверку всей кассовой документации. Также ревизии могут быть незапланированными, например, если есть подозрение в нарушении кассовой дисциплины, или если кассир внезапно заболел и его необходимо временно заменить другим сотрудником.
Выдача заработной платы из кассы
Согласно Трудовому кодексу заработную плату сотрудникам необходимо выплачивать раз в полмесяца. Сроки выплаты устанавливает сам руководитель предприятия по своему удобству и отражает их во внутренних документах предприятия.
p>Для того чтобы выдать своим сотрудникам наличные, из банка на предприятие получают необходимую сумму, составляют расходную ведомость, в которой указывают данные каждого сотрудника и назначенную ему к выдаче сумму. Это единственный период, когда в кассе предприятия можно держать средства сверх установленного лимита, и продолжается этот период три дня – пока не будет выплачена вся зарплата.
Вы можете спросить, а что же случается, если какой-нибудь сотрудник в это время находится в командировке, или отпуске, или вдруг заболевает? Вот тут-то и появляется депонированная зарплата.
Депонированная зарплата
В расходной (платежной) ведомости напротив фамилии каждого сотрудника, который получил зарплату, должна стоять его собственноручная роспись. По истечении трех дней, отведенных на выдачу зарплаты, кассир подсчитывает общую сумму выданных средств, оформляет на нее расходный ордер и указывает ее в ведомости. А напротив фамилий тех сотрудников, которые в этот период по каким-либо причинам зарплату не получили, пишет «депонировано».
Сумма депонированной зарплаты, то есть неполученной, тоже подсчитывается отдельно и вносится в ведомость. После того как главный бухгалтер предприятия сверит все записи в ведомости и скажет, что все в порядке, депонированная сумма наличных снова вернется в банк.
Как получить депонированную зарплату?
Действия кассира и бухгалтеров в случае, если сотрудник почему-то не получил зарплату понятны и детально описаны, но что же делать самому сотруднику, который честно работал, а денег получить не смог? Неужели он теперь останется без зарплаты?
Конечно же, нет.
Депонированную заработную плату можно выплатить:
- с авансом;
- со следующей зарплатой;
- в день выдачи депонированных средств (если на предприятии такой установлен).
Сроки и порядок выплаты депонированной зарплаты должны быть зафиксированы во внутренних документах предприятия. Депонированная зарплата выдается по расходному ордеру.
Может ли быть депонированная зарплата при выплате зарплаты на пластиковую карту
Напомним, что депонировать средства можно только в том случае, если выплаты производятся наличными, через кассу предприятия, и только тогда, когда сотрудник по какой-то причине не смог в течение трех дней их получить. Если же зарплата переводится на пластиковые карты, ни о какой депонированной зарплате речи быть не может.
Может ли работодатель не выплатить депонированную зарплату?
Если предприятие выдает сотрудникам зарплату наличными средствами через кассу, то порой оно сталкивается с депонированием заработной платы. Что это такое, как оформлять и куда отправлять такие средства?
Что такое депонирование зарплаты?
Трудовой кодекс требует выдавать сотрудникам зарплату два раза в месяц. Сроки выплат устанавливаются руководителем и отражаются во внутренних документах компании. Перед выплатой зарплаты предприятие получает необходимую сумму из банка и составляет расходную ведомость, куда бухгалтер по зарплате вносит данные по каждому сотруднику: имя, начисленную сумму. Период выплаты зарплаты продолжается не больше пяти дней (включая день получения средств со счета в банке), и это единственное время, когда в кассе компании можно держать средства сверх кассового лимита.
Если кто-то из сотрудников не успел получить свою зарплату в отведенный срок, то эти средства придется депонировать — т.е., вернуть в банк. Это обязанность компании, по требованию ЦБ РФ (Указание от 11.03.2014 №3210-У). На какие бухгалтерские счета нужно внести средства при возвращении в банк, как признать суммы при расчете налога на прибыль, надо ли начислять с них страховые взносы и удерживать НДФЛ? - читайте далее.
Как депонировать зарплату: пошаговый алгоритм
Когда закончится срок, установленный для выплаты зарплаты, кассир должен проверить зарплатную ведомость, пересчитать выплаченные суммы и выяснить величину остатка. В графе 23 напротив фамилий сотрудников, которые не успели получить деньги, делается запись “Депонировано” или проставляется такой же штамп. В конце ведомости прописываются суммы. Важно: итоги выплаченных и подлежащих депонированию сумм должны быть равны окончательной сумме в ведомости.
Зарплату, которая подлежит депонированию, нужно сдать в банк на следующий день после завершения срока выплаты зарплаты. Депонирование отразите в реестре. Унифицированной формы реестра депонентов не существует, составить его можно в свободной форме. В реестре обязательно должны присутствовать такие реквизиты:
- название компании или ФИО ИП;
- дата оформления реестра;
- период возникновения депонированных средств;
- номер платежной ведомости;
- ФИО и табельный номер (если есть) работника, который не получил деньги;
- сумма невыплаченной з/п;
- итоговая сумма по невыплаченной з/п;
- подпись кассира с расшифровкой.
В реестр можно включить и другие реквизиты, которые важны компании. Из реестра данные перенесите в книгу учета депонированных сумм. Форму книги тоже можно сформировать самостоятельно или взять за основу формы для бюджетных организаций. Бухучет операции по депонированию з/п оформите проводкой:
Дт 70 Кт 76-4 — депонированная з/п, не полученная сотрудниками;
Дт 51 Кт 50-1 — депонированная з/п, внесенная на расчетный счет.
Когда работник, не получивший зарплату, обратится за ней, сумму нужно будет выдать по первому требованию, письменному или устному. Срока для выдачи депонированной з/п нет. Нужно получить из банка сумму зарплаты, составить расходный кассовый ордер на имя сотрудника, дату и номер ордера отразить в книге учета депонированных сумм.
Выдачу з/п надо зафиксировать в реестре депонированных сумм, проставить напротив фамилии сотрудника отметку о полученных суммах и указать дату. Хранить реестры о депонировании з/п нужно пять лет. Бухучет операции по выдаче депонированной з/п оформите проводкой:
Дт 50-1 Кт 51 — получены из банка деньги на выплату депонированной з/п;
Дт 76-4 Кт 50-1 — работнику выдана депонированная з/п.
Что делать с невостребованной зарплатой?
У сотрудника есть три года, чтобы получить свою депонированную зарплату. Отсчет начинается со следующего дня после той даты, когда предприятие должно было выдать з/п. Если работник или его представитель не обратились за депонированной з/п в течение трех лет, нужно совершить следующие действия.
В бухучете спишите сумму на прочие доходы. Для расчета налога внесите ее в состав внереализационных доходов. Подготовьте акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации о списании кредиторской задолженности.
Как удержать НДФЛ?
НДФЛ с зарплаты удерживается в момент выплаты денег сотруднику. Перечислить налог нужно в день выплаты или на следующий день. Поэтому с депонированной з/п налог удержать невозможно.
Как перечислить страховые взносы?
Со страховыми взносами все тоже однозначно. Поскольку страховые взносы платятся с начисленной зарплаты и не зависят от факта ее уплаты, с суммы депонированной з/п нужно перечислять взносы во внебюджетные фонды не позднее 15 числа следующего месяца.
Как сформировать налог на прибыль?
Порядок списания сумм депонированной з/п в налоговом учете зависит от метода, по которому предприятие рассчитывает налог на прибыль.
- При методе начисления депонированную з/п включают в расходы в том же месяце, когда она была начислена.
- При кассовам методе сумму депонированной з/п включают в расходы только в момент ее выплаты. Тогда в месяце начисления з/п возникает вычитаемая временная разница и создается отложенный налоговый актив, который спишется после выдачи з/п.
Сегодня большинство компаний имеют с банками договоры зарплатного проекта с перечислением денег на карты сотрудников, и операции по депонированию з/п случаются редко.
Контур.Бухгалтерия — веб-сервис, в котором вы можете легко вести бухучет, начислять зарплату (и оформлять депонирование зарплаты), сдавать отчетность. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней!
Одним из нормативных актов, которые регулируют правила ведения документации на предприятии, является Трудовой кодекс. Согласно ст. 136, зарплата сотрудникам должна выплачиваться не реже раза в 15 дней. Работодатель может перечислять средства на карту или выдавать наличными из кассы. Во втором случае, если сотрудник не явился за выплатой своевременно, деньги могут быть депонированы.
Кассовая дисциплина
Порядок выполнения операций регулируется положением Центрального банка № 373-П. На предприятии выделяется комната под кассу, в которой создаются условия для хранения средств (сейф, закрытый на замок). В течение тех трех дней выплаты зарплаты в помещении не должно быть посторонних лиц. У кассира должны быть такие документы:
- платежная ведомость;
- кассовая книга;
- приходный, расходный ордера (ПКО, РКО);
- ведомости выдачи и получения средств;
- книга проведения операций;
- ведомость учета зарезервированных средств.
Через кассу проводятся выплаты поставщикам и покупателям, пособия, стипендии, передача средств на расчетный счет, подотчет, выручка от продажи товаров и активов, любые другие перемещения наличных средств.
Деньги должны запираться в сейф, ключ от которого хранится у кассира. Назначенный на эту должность человек должен быть ознакомлен с правилами ведения операций и подписать договор о материальной ответственности. В кассе нельзя хранить много денег. Предельную сумму устанавливает руководитель, исходя из особенностей деятельности организации. Суммы, невостребованные по истечении трех лет, переносятся на доход предприятия. Книга учета депонированных средств хранится 5 лет. Отсчет начинается с 1 января года, следующего за периодом возникновения задолженности. Каждое движение средств сопровождает ордерами и записью в кассовой книге. В конце дня материально-ответственно лицо проводит сверку остатка денег с учетными данными и передает их в бухгалтерию.
Ревизии касс
Специальная комиссия в заранее установленные сроки пересчитывает наличные денежные средства в кассе, осуществляет сверку ценностей и документации. Если существуют подозрения в нарушении дисциплины или кассир заболел и его нужно временно заменить другим сотрудником, то такие ревизии проводят внепланово.
Выдача заработной платы
Для передачи средств создается расходная ведомость, в которой указывают данные каждого работника и сумму, назначенную к выплате. В этот период в кассе можно хранить деньги сверх установленных лимитов в течение трех дней. Если выдача приходится на праздники, то средства необходимо выплатить на день раньше. Если сотрудник своевременно не явился за деньгами, они подлежат депонированию.
Резервирование сумм
Депонированная зарплата - это выплаты, которые сотрудник не получил в срок по какой-либо причине. Такая ситуация может возникнуть, если человек был в командировке или заболел. По возвращении на место работы он обращается в бухгалтерию с просьбой о выдаче средств. Срок депонированной зарплаты законодательно ограничен тремя годами. Для получения денег необходимо предварительно снять их с расчетного счета в банке. Поэтому чаще всего средства выдаются в день аванса или зарплаты. Все налоги уплачиваются в период начисления зарплаты. Поэтому на момент выдачи средств сумма не меняется.
Оформление
На третий день выплаты зарплаты кассир заполняет платежную ведомость. Если напротив конкретной фамилии не стоит подпись сотрудника, то в документе делается пометка «депонировано». На эту сумму оформляется расходный ордер. После того как главный бухгалтер сверит все документы, средства возвращаются в банк на специальный счет и хранятся там до следующего дня выплаты. Если после выдачи средств лимит в кассе не превышен, то депонированная зарплата может храниться на предприятии до востребования.
В реестре по ДТ прописывается номер расходного ордера и сумма, а в графе «кредит» - дата появления задолженности. Книга депонированных сумм заводится на 1 год. Если долг не выплачен, то остаток переносится на следующий период. По истечении трех лет он списывается на основании инвентаризации расчетов и приказа руководителя. Документ оставляется отдельно по каждому работнику. Учет списанной суммы осуществляется в последний день месяца, в котором истек срок давности.
Выплата депонированной зарплаты
Сотрудник пишет заявление на имя директора с просьбой получить средства, регистрирует его у секретаря и передает в бухгалтерию. На основании этого документа производится выплата. Бумагу можно и не составлять, а обратиться устно, если это предусмотрено трудовым договором. Если платежная ведомость закрыта, то депонированная зарплата выдается по РКО. В документе указываются коды организации, наименование операции. Сотрудник в графе «получил» указывает сумму в рублях прописью и цифрами, данные паспорта и доверенности, если средства получает третье лицо. Ордер подписывается директором, главным бухгалтером и остается на предприятии.
Нарушения
По закону работодатель обязан выплатить работнику средства в полном объеме. Процедура регулируется Трудовым кодексом. Если работодатель отказывается выполнить это обязательство, сотрудник может обратиться в инспекцию по труду. Суд примет иск только после трех месяцев просрочки.
Депонированная зарплата: проводки
Зарезервированные средства учитывается на счете 76-4. Эти суммы относятся на расходы в месяц начисления. Списание депонированной зарплаты происходит через три года на счет 91 «Внереализационные расходы». Если предприятие находится на общей системе налогообложения, учет сумм может отразиться на налогах.
Депонирование денег фиксируются проводкой Дт 70 Кт 76-4. Возврат средств в банк из кассы отражается такой записью: Дт 51 Кт 50. Проводка Дт 50 Кт 51 свидетельствует, что выдана депонированная зарплата. Все записи оформляются на одну сумму. По истечении срока давности средства списываются на внереализационные расходы: Дт 76-4 Кт 91. Налоговый актив отображается проводкой Дт 09 Кт 68 субсчет «Расчеты по НПП организации».
Налогообложение
Депонирование средств не влияет на начисление обязательных платежей. Все удержания проводятся в момент учета заработной платы. Списание средств зависит от способа калькуляции налога на прибыль предприятия. Если используется метод начисления, то разницы между НУ и БУ не возникает. Если применяется кассовый метод, то отложенный актив списывается после закрытия задолженности. НДФЛ и страховые взносы уплачиваются не позднее дня выдачи заработка, пенсионные платежи - не позднее середины следующего месяца. Если предприятие действует на упрощённой системе, то депонированные суммы на базу начисления налога влияния не оказывают.
Пример
Сотрудникам предприятия 28 февраля была начислена зарплата в сумме 350 тыс. руб. Для ее выплаты 3 марта с расчетного счета было снято 304,5 тыс. руб. Эта сумма поступила в кассу. Тогда же перечислен НДФЛ в размере 45,5 тыс. руб. В период выплаты один из сотрудников не явился. Он получил свою зарплату в размере 21 750 руб. 17 марта. По результатам инвентаризации, проведенной в конце месяца, была выявлена невыплаченная депонированная зарплата, начисленная одному из сотрудников в 2011 году. Ее срок давности истекает 5 марта. Списанию подлежит сумма в 17,4 тыс. руб.
| Операция | ДТ | КТ | Сумма, тыс. руб. | Первичный документ |
| 28.02 | ||||
| Начислена заработная плата | 20 | 70 | 350 | Расчетно-платежная ведомость |
| Удержан НДФЛ | 70 | 68-3 | 45,5 | Регистр налогового учета |
| 03.03 | ||||
| Удержан НДФЛ | 68-3 | 51 | 45,5 | Выписка банка по счету |
| Получены в банке деньги на оплату труда | 50 | 51 | 304,5 | ПКО |
| 05.03 | ||||
| Выплачена зарплата за февраль | 70 | 50 | 282,75 | Расчетно-платежная ведомость |
| Депонирована невыплаченная сумма | 70 | 76-4 | 21,75 | |
| Сумма возвращена на счет в банке | 51 | 50 | 21,75 | РКО |
| Списана невостребованная задолженность | 76-4 | 91-1 | 17,4 | Акт инвентаризации |
| 17.03 | ||||
| Получены в банке средства на выплату депонированной зарплаты | 50 | 51 | 21,75 | ПКО |
| Выплачена работнику сумма месячного заработка | 76-4 | 50 | 21,75 | РКО |
Заключение
Сегодня большинство сотрудников получает заработную плату на банковскую карту, но некоторые организации все еще выдают средства через кассу. Если сотрудник своевременно не являлся за деньгами, то образуется депонированная зарплата. Счет 76-4 используется для учета таких средств. Кассир в платежной ведомости делает пометку «депонировано» и оформляет РКО на соответствующую сумму.
Зарезервированные средства подлежат выплате по первому требованию сотрудника в ближайший день получения аванса. Если задержка в выдаче средств составит больше трех месяцев, то следует обращаться в суд.
Срок выдачи наличных денег на выплату зарплаты руководитель организации определяет самостоятельно, но его продолжительность не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных с банковского счета). Срок выдачи зарплаты указывается в расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма № Т-49) или платежной ведомости (унифицированная форма № Т-53).
Если сотрудник не получил зарплату в течение установленного срока, то невыплаченную сумму нужно депонировать. Сделать это необходимо в последний день выдачи зарплаты.
Такой порядок установлен пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Ситуация: когда нужно сдать в банк наличную выручку, которую используют на выдачу зарплаты? Выручка, которую организация использует на выдачу зарплаты, превышает лимит кассового остатка .
По общему правилу наличные деньги сверх установленного лимита организация обязана сдать в банк. Накопление в кассе сверхлимитной наличности допустимо:
- в дни выдачи зарплаты (стипендий и ряда других выплат);
- в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни организация проводит кассовые операции.
В других случаях хранить в кассе деньги сверх лимита нельзя.
Таким образом, хранить в кассе выручку сверх установленного лимита организация вправе лишь в течение срока, установленного для выдачи зарплаты. В последний день выдачи зарплаты сверхлимитную наличность необходимо сдать в банк.
Порядок депонирования зарплаты
Порядок действий при депонировании зарплаты следующий.
Закрывая ведомость на выдачу зарплаты, кассир должен:
- поставить отметку «Депонировано» в графе 23 «Подпись» расчетно-платежной ведомости формы № Т-49 (в графе 5 платежной ведомости формы № Т-53) напротив фамилий сотрудников, которым зарплата не выплачена;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах;
- сумму фактически выплаченной зарплаты записать в кассовую книгу (на основании расходного кассового ордера).
Это следует из положений пункта 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Для контроля за невыплаченной зарплатой можно составить реестр депонированных сумм.
Реестр депонированных сумм составьте в произвольной форме. В нем можно указать:
- наименование организации;
- дата оформления;
- период возникновения депонированных сумм;
- номер расчетно-платежной (платежной) ведомости;
- фамилия, имя, отчество, табельный номер (при наличии) каждого сотрудника, не получившего зарплату;
- невыплаченная сумма по каждому сотруднику;
- итоговая сумма депонированной зарплаты.
Реестр может содержать и дополнительные реквизиты. Документ заверяется подписью кассира (с расшифровкой).
Депонированные суммы нужно сдать в банк. На эти суммы составьте один расходный ордер.
Бухучет
Для учета депонированной зарплаты предназначен счет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».
При депонировании зарплаты сделайте проводки:
Дебет 70 Кредит 76-4
- депонирована не полученная сотрудником зарплата;
Дебет 51 Кредит 50
- зачислена сумма депонированной зарплаты на расчетный счет.
Депонированную зарплату нужно включить в расходы того месяца, когда она была начислена.
НДФЛ и страховые взносы
Депонированная зарплата - это часть общей суммы начисленной зарплаты. Поэтому на расчет зарплатных налогов (взносов) наличие депонента не влияет. Ведь налоги (взносы) рассчитывают в момент начисления зарплаты.
А вот порядок перечисления платежей в бюджет разный.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний перечисляют не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начислены взносы (п. 4 ст. 22 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование нужно перечислить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начислены взносы (ч. 5 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Налог на прибыль
В налоговом учете порядок списания депонированной зарплаты зависит от того, каким методом организация рассчитывает налог на прибыль.
При методе начисления депонированную зарплату включайте в состав расходов в том месяце, в котором она была начислена (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае никаких разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не будет.
Пример, как учесть депонированную зарплату. Организация на общем режиме применяет метод начисления
В феврале в ООО «Альфа» срок выдачи зарплаты - с 1-го по 3-е число. Этот срок указан в платежной ведомости. Административно-управленческому персоналу организации зарплата за январь 2016 года выдана 1 февраля 2016 года. Деньги на выплату зарплаты были получены из банка в этот же день.
Зарплата, начисленная административно-управленческому персоналу, составила 1 200 000 руб. НДФЛ с указанной суммы - 156 000 руб. Сумма, причитающаяся к выдаче на руки, - 1 044 000 руб.
Финансовый директор организации не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающуюся ему сумму (52 200 руб.). Эта сумма была депонирована. Зарплата, начисленная финансовому директору по ведомости, - 60 000 руб., НДФЛ - 7800 руб.
Взносы на социальное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний организация уплачивает по тарифу 0,2 процента. Организация начисляет взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование по общим тарифам.
Сумма начисленных взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование составила 360 000 руб. (1 200 000 руб. × 30%).
Сумма взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний составила 2400 руб. (1 200 000 руб. × 0,2%).
Бухгалтер «Альфы» отразил операции по выплате и депонированию зарплаты так.
Дебет 26 Кредит 70
- 1 200 000 руб. - начислена зарплата административно-управленческому персоналу за январь 2016 года;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 156 000 руб. - отражена задолженность перед бюджетом в размере рассчитанной суммы НДФЛ.
Сумма начисленной январской зарплаты (в т. ч. и депонированной) включается в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете в январе 2016 года.
Дебет 50 Кредит 51
- 1 044 000 руб. - получены в кассу деньги с расчетного счета на выплату зарплаты;
Дебет 70 Кредит 50
- 991 800 руб. (1 044 000 руб. - 52 200 руб.) - отражена сумма выплаченной зарплаты.
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
- 148 200 руб. (156 000 руб. - 7800 руб.) - перечислен НДФЛ с суммы зарплаты административно-управленческого персонала за январь 2016 года.
Сумма депонированной зарплаты сдана в банк в последний день выдачи зарплаты (3 февраля 2016 года).
Дебет 70 Кредит 76-4
- 52 200 руб. - депонирована сумма неполученной зарплаты;
Дебет 51 Кредит 50
- 52 200 руб. - сумма депонированной зарплаты сдана в банк.
Деньги на выплату зарплаты за февраль 2016 года были получены из банка 1 марта 2016 года. Вместе с ними была получена депонированная ранее зарплата. В этот же день зарплата была выплачена сотрудникам.
Таким образом, вместе с февральской зарплатой финансовый директор получил и депонированную январскую зарплату:
Дебет 76-4 Кредит 50
- 52 200 руб. - выплачена сотруднику депонированная сумма.
В марте при выдаче зарплаты финансовому директору бухгалтер удержал НДФЛ только с февральской зарплаты. Это связано с тем, что январский налог был удержан ранее.
Бухгалтер перечислил НДФЛ с январской зарплаты финансового директора (7800 руб.) 2 марта 2016 года.
При кассовом методе депонированную зарплату включайте в состав расходов в момент ее выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). В этом случае в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива, который списывается, когда зарплата будет выдана.
Пример, как учесть депонированную зарплату. Организация на общем режиме применяет кассовый метод
Срок выдачи зарплаты в ООО «Альфа» - с 3-го по 5-е число каждого месяца. Этот срок предусмотрен коллективным договором организации и указывается в платежных ведомостях.
Административно-управленческому персоналу организации зарплата за январь 2016 года выдана 3 февраля.
Финансовый директор организации не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающуюся ему сумму (52 000 руб.). Эта сумма была депонирована.
Сумма депонированной зарплаты была сдана в банк в последний день выдачи зарплаты (5 февраля 2016 года).
Бухгалтер «Альфы» так отразил депонирование зарплаты в учете:
Дебет 70 Кредит 76-4
- 52 000 руб. - депонирована не полученная сотрудником зарплата;
Дебет 51 Кредит 50
- 52 000 руб. - депонированная зарплата сдана в банк.
Так как в бухучете сумма депонированной зарплаты отнесена на расходы, а в налоговом нет, возникает вычитаемая временная разница. Поэтому отразите отложенный налоговый актив:
Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
- 10 400 руб. (52 000 руб. × 20%) - отражено возникновение отложенного налогового актива.
Депонированную январскую зарплату сотрудник получил в момент выдачи зарплаты за февраль 2016 года. Зарплату за февраль административно-управленческому персоналу организации выдали 5 марта 2016 года.
Бухгалтер «Альфы» так отразил выплату депонированной зарплаты сотруднику:
Дебет 76-4 Кредит 50
- 52 000 руб. - выплачена сотруднику депонированная сумма.
Сумму депонированной зарплаты бухгалтер признал в налоговых расходах в момент ее выплаты сотруднику. То есть 5 марта 2016 года.
В месяце выдачи депонированной зарплаты (март 2016 года) бухгалтер списал отложенный налоговый актив:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09
- 10 400 руб. - списан отложенный налоговый актив в связи с выдачей депонированной зарплаты сотруднику.
УСН
Упрощенцы, выбравшие объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, учитывают депонированную зарплату в расходах в момент ее выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Упрощенцы, выбравшие объектом налогообложения доходы, при формировании налоговой базы расходы не учитывают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
ЕНВД
Если организация платит ЕНВД, сумма депонированной зарплаты никак не повлияет на расчет налога, так как ЕНВД уплачивают исходя из вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).
ОСНО и ЕНВД
Депонированная зарплата - это часть общей суммы начисленной зарплаты. А расходы по зарплате сотрудников, занятых в обоих видах деятельности, распределяются между общей системой и ЕНВД (п. 9 ст. 274 НК РФ).
В расходы по налогу на прибыль включите часть зарплаты, относящейся к общей системе налогообложения. Датой признания расходов в этом случае будет день:
- начисления зарплаты (при методе начисления) (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ);
- выплаты депонированной зарплаты (при кассовом методе) (п. 2 ст. 273 НК РФ).
Часть зарплаты, относящаяся к деятельности на ЕНВД, в расходах не учитывается (п. 9 ст. 274, п. 4 и 7 ст. 346.26 НК РФ).