Что приложить к авансовому отчету по командировке. Отчет о командировке

Стороне формы указывается общая сумма полученного аванса (включая суточные), а также остаток или перерасход средств, если таковые имеются.

Оборотная сторона формы №АО-1 представляет собой таблицу и предназначена для перечисления подтверждающих расходы документов, прилагающихся к . Ее заполняет работник. Поскольку сумма в графе «Итого» этой таблицы должна соответствовать общей сумме отчета, списываемой предприятием, то суточные здесь также должны быть упомянуты. Но поскольку никаких подтверждающих суточные расходы документов работник представлять не обязан, то графы таблицы, предназначенные для реквизитов подтверждающих документов, остаются пустыми. Работник просто пишет в графе «Наименование документа (расхода)»: «Суточные с такого-то по -то число», а в графе «Сумма расхода» - сумму, выданную в качестве суточных. Больше ничего писать суточных не нужно. Правомерность учета этих затрат в качестве производственных, подтверждают документы, доказывающие производственный характер самой командировки, а также о направлении в командировку и проездные документы.

Суточные учитываются организацией в размере фактических затрат. Законодательство не содержит лимитов размера суточных, их денежное значение регулируется внутренними актами организации. В НК существует норматив суточных лишь в целях исчисления НДФЛ, но он не является ограничением самого размера суточных. Тем не менее, принимая во наличие этого норматива, в отчете обязательно надо указать даты/количество дней, на которые выдаются суточные.

Источники:

Письмо Минфина РФ от 22 марта 2006 г. №03-03-04/1/271
списание авансового отчета

Почти каждый руководитель сталкивается с необходимостью отправляться в командировки или посылать сотрудников для решения каких-либо вопросов, касающихся процветания кампании. Такие ситуации, естественно, подразумевают некие затраты, которые называются командировочными расходами. Эти расходы регулируются нормами Трудового кодекса.

Вам понадобится

- авансовые отчеты;
- чеки;
- квитанци;
- авиа и ж/д бмлеты;
- различные счета, подтверждающие факт оплаты каих-либо услуг.

Инструкция

Организация обязана оплачивать командировочные расходы своим сотрудникам, то есть затраты на проезд, найм жилого помещения, а также иные расходы , которые осуществлены с разрешения руководителя. Денежные средства должны быть выданы сотруднику под авансовый отчет, денежная сумма может быть как в виде наличной, так и безналичной. При выдаче денег, вам необходимо отразить это в бухгалтерском следующей : Д71 «Расчеты с подотчетными » К50 «Касса» или 51 «Расчетный счет».

Бывают командировки заграничные, в этом случае сотруднику выдают денежные средства в иностранной валюте. При таком расчете вам нужно к счету 50 открыть субсчет «Расчеты в валюте». Также для бухгалтерского учета курс устанавливается согласно Центральному банку Российской Федерации на дату оформления . В учете делается запись: Д26 «Общехозяйственные расходы » К71 «Расчеты с подотчетными лицами» (отражены расходы на ) и Д71 «Расчеты с подотчетными лицами» К91 «Прочие доходы и расходы (отражена ).

Документами, подтверждающими затраты во время командировки являются: авиа и ж/д билеты, квитанции и счета за проживание, различные чеки, а также с терминалов и банкоматов. На основе всех этих документов формируется авансовый отчет. Расходы признаются в том периоде, в котором они были осуществлены.

Согласно ПБУ, затраты во время командировки относятся к обычным видам деятельности и учитываются при расчете налога полностью. Так, например, если поездка была связна с покупкой , то потраченные средства необходимо включить в их стоимость, если же осуществлялась покупка , то, соответственно, затраты формируют первоначальную стоимость этих активов организации.

Служебные поездки, или командировки, влекут за собой некоторые затраты, например, на проезд, проживание, услуги связи и т.д. Для этого из кассы организации командированному сотруднику выдаются денежные средства. Вернувшись, он должен отчитаться за потраченные суммы, предоставив чеки, квитанции, счета, накладные, билеты. На основе этих подтверждающих документов бухгалтер или же сам сотрудник оформляет авансовый отчет (форма №АО-1).

Вам понадобится

- подтверждающие документы;
- план счетов;
- калькулятор.

Инструкция

Проверьте правильность оформления подтверждающих документов. Затраты, указанные в них, должны быть экономически обоснованы. При покупке за наличный расчет вы должны предоставить квитанцию и товарную накладную. В этих документах проверьте указание реквизитов компании, дату и время покупки, наименование товара. В товарной накладной обязательно должна присутствовать синяя печать организации.

После того как все проверено, начните заполнять авансовый отчет. В самой верхней строчке напишите наименование компании, проставьте код вашего предприятия (ОКПО).

Напишите номер документа и дату составления отчета. Впишите наименование структурного подразделения, укажите подотчетное лицо, должность и его номер по табелю. В строке «Назначение аванса» укажите «командировочные расходы».

Заполните таблицу. Сначала впишите сумму, которая была выдана на руки. Ниже подведите итог, то есть укажите, сколько получено и израсходовано денежных средств. Рядом напишите то же самое, только используя бухгалтерский язык, то есть сделайте . Для этого вам понадобятся подтверждающие документы.

Заполните оборотную сторону форму. Впишите дату и номер документа, наименование, сумму затрат, дебетовый счет. Например, при покупке материалов в дебете укажите счет 10. После того как записи внесены – подведите итог. Подпишите у подотчетного лица.

Под таблицей укажите, сколько приложений прикреплено к форме, для этого подсчитайте количество подтверждающих документов. В правом верхнем углу утвердите отчет, указав сумму прописью и поставив подпись.

Источники:

заполнение авансового отчета по командировке

Налоговым законодательством определен порядок выплаты суточных, которые полагаются работникам, пребывающим более одного дня в командировке. Размер суточных устанавливается коллективным договором, положением о командировках и зависит от региона, страны, куда отправляется специалист по служебным делам.

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

Расходы на проезд.
Затраты на аренду жилья.
Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Актуальный бланк

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.

Все документы, которые подтверждают произведенные затраты в командировке, приложите к авансовому отчету. В ином случае расходы будут считаться неподтвержденными, а следовательно, деньги придется вернуть.

Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Скачать заполненный образец

Важное о сроках

Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.

Если работник заболел, например, в день возвращения либо на следующие сутки, сотруднику был выписан больничный лист, то в таком случае он должен отчитаться в течение 3 рабочих дней с момента, когда листок нетрудоспособности будет закрыт официально.

Ответственность

Авансовый отчет — это основной отчетный бланк, который подтверждает правильность оформления и ведения расчетов с подотчетными лицами. За нарушение действующих правил для руководителей организаций предусмотрена административная ответственность.

Напомним, что если суммы подотчет выдаются через кассу, то есть наличкой, то за нарушение кассовой дисциплины могут оштрафовать — до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Ответственность за правильность оформления следует возложить на бухгалтера, ведущего расчеты с подотчетниками. Закрепите данное условие в его должностных инструкциях.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной
работы.
При направлении работника в командировку в пределах Российской Федерации на него оформляется командировочное удостоверение, в котором указываются:
фамилия, имя, отчество командированного;
пункт назначения командировки;
наименование организации, куда командируется работник;
цель командировки;
срок командировки.
Удостоверение подписывается руководителем организации, направляющей работника в командировку.
На удостоверении делаются отметки (с указанием даты) о выбытии в командировку, о прибытии в пункт назначения, выбытии из него, о прибытии на место постоянной работы. При направлении работника в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом их них. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. Для подтверждения служебного характера командировки при возвращении составляется отчет о проделанной во время командировки работе.
Оформление командировки в пределах Российской Федерации приказом по организации дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться по решению руководителя. Вместе с тем приказ необходим при командировке за грани-цу, поскольку командировочное удостоверение при этом не выписывается. Кроме того, приказ необходим для расчета размера аванса, если руководитель своим решением устанавливает размеры компенсационных выплат выше нормативно установленных (суточные, оплата найма жилого помещения и т.д.).
Регистрация лиц, отбывающих и прибывающих в командировки, ведется в журналах специальной формы. При этом лицо, ответственное за ведение этих журналов и производство отметок в командировочных удо-стоверениях, назначается приказом руководителя организации.
Накануне выбытия в командировку работнику выдается аванс на командировочные расходы исходя из срока командировки, стоимости проезда и установленных размеров компенсационных выплат.
Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
оплату суточных за время нахождения в командировке;
оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
оплату расходов по найму жилого помещения.
В период командировки за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту по-стоянной работы. В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или №Т-13 за дни командировки проставляется соответствующий код: буквенный «К» или цифровой «10».
За каждый день нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные. Их размер определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом (но не менее размера, установленного для организаций, финансируемых из федерального бюджета). При этом следует учитывать, что для целей налога на прибыль суточные признаются расходами в размере не более 100 руб. в сутки. У работников, направляемых в командировки, су-точные не признаются доходом для целей НДФЛ в размере, не превышающем 700 руб. в сутки.
Днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда- календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.
Суточные не выплачиваются, если командировка длится один день или если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Решение о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель организации.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются ра-ботнику по минимальной стоимости. Для принятия этих расходов в целях налогообложения налогом на прибыль организации необходимо получить документ соответствующей транспортной организации (вокзала, аэропорта, пристани), в котором указана минимальная стоимость проезда до определенного пункта.
Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.
Дополнительно работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах.
При командировании работника за границу командировочное удостоверение не выписывается, а основанием командировки является приказ руководителя организации, в котором указывается, кто, в какую страну, какой город, на какой срок и с какой целью командируется. Время пребывания работника в загранкомандировке при этом определяется по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют страны СНГ, при въезде на территорию которых наличие загранпаспорта не обязательно. В этом случае командировочное удостоверение необходимо, поскольку расходы по командировкам в страны СНГ могут быть приняты на основании приказа по организации, командировочного удостоверения и авансового отчета сотрудника с приложением всех оправдательных документов.
Работнику, командированному за пределы Российской Федерации:
выплачиваются суточные;
возмещаются расходы по проезду и провозу до 30 кг багажа;
возмещаются расходы по найму жилого помещения;
возмещаются расходы по получению заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;
возмещаются комиссионные, удержанные при обмене чеков в банке за иностранную валюту.
Выплата суточных при командировке работника за пределы Российской Федерации производится в следующем порядке:
при проезде по территории Российской Федерации - в валюте Российской Федерации - рублях по нормам, действующим при командировках в пределах Российской Федерации;
при проезде и за время пребывания на территории иностранного государства - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу.
Размер суточных устанавливается конкретно для каждой страны пребывания.
Со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую работник направляется, со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находится в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. День выбытия определяется по отметке в загранпаспорте.
Если принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированного работника иностранной валютой на личные расходы, выплата суточных направляющей стороной не производится.
Если принимающая сторона предоставляет за свой счет только питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 % нормы.
Если работник выехал в командировку за пределы Российской Федерации и в тот же день (календарные сутки) вернулся, суточные выплачиваются в размере 50 % нормы.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.
Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. При отсутствии подтверждающих документов расходы не возмеща-ются.
Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются в счет суточных и возмещению не подлежат.
Командированному работнику возмещаются фактические затраты на получение заграничных паспортов и виз, а также за прописку паспорта.
При выдаче в качестве аванса банковских и дорожных чеков в ино-странной валюте для оплаты расходов, связанных с командированием за границу, командированному работнику возмещаются комиссионные, удержанные при их обмене за наличную валюту.
Работник имеет право на возмещение иных расходов, не включаемых в доход, облагаемый подоходным налогом, если они связаны с вы-полнением задания руководителя.
Отражение в 1С:Бухгалтерии 8 расчетов с работниками по наиболее типичным командировочным расходам рассмотрим на примерах.
Пример 3-1
Работник организации Тимохин В.И. командирован в город Брянск для согласования графика поставки товаров в рамках заключенного договора сроком на 5 дней (с 12 по 16мая) проездом самолетом.
8 мая работник получил аванс на командировочные расходы в размере 4710руб. из расчета:
суточные - 500руб. (5х 100руб.);
расходы по найму жилого помещения 2200руб. (4 х 550); расходы на проезд - 2010руб.
После возвращения из командировки в бухгалтерию представлен отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 3000 руб. (4 х 750 руб.) и авиабилеты на сумму 2010руб. Суммы уплаченного налога на до-бавленную стоимость в документах не выделены отдельной строкой. Кроме того, по заявлению работника приказом руководителя ему разрешено выплатить суточные из расчета 150 руб. за каждый день пребывания в командировке. Итого авансовый отчет утвержден 19 мая в сумме 5760руб.
В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом: Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кре-дит Сумма, руб. Операция Дебет Кре-дит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 4710.00 Выдан аванс на команди-ровочные расходы Не отража-ется 44.01 71.01 3000.00 Отражены расходы по найму жилого помещения 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 3000.00 Отражены расходы по найму жилого помещения 44.01 71.01 2010.00 Отражены расходы на проезд 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 2010.00 Отражены расходы на проезд 44.01 71.01 500.00 Суточные по нормативу 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 500.00 Суточные по нормативу 44.01 71.01 250.00 Суточные сверх норма-тива 44.01,
вид учета «ПР» ПВ 250.00 Суточные (сверх норма-тива) НЕ01.9 250 Суточные (сверх норма-тива) 71.01 50.01 1050.00 Компенсация перерасхода по авансовому отчету (5760-4710) Не отража-ется
1С:Бухгалтерия 8:
1. Выдача работнику денежных средств на командировочные расходы отражается документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику (рис. 3-4).

2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет.
В форме документа (рис. 3-5) указывается, кто и за что отчитывается, сколько документов приложено к отчету, на каком количестве листов.
На вкладке Авансы указывается расходный кассовый ордер, по которому выданы денежные средства на командировочные расходы.

Сведения о произведенных командировочных расходах приводятся на вкладке Прочее (рис. 3-6). Для целей правильного отражения в налоговом учете суточные по нормативу и сверх норматива в отчете отражаются отдельными строками. При этом для суточных сверх норматива указывается статья с Видом расходов НУ Не учитываемые в целях налогообложения.

При проведении документа по данным, приведенным на вкладке Прочее, формируются проводки бухгалтерского (рис. 3-7) и налогового (рис. 3-8) учета. Бухгалтерский уче Действия» + 100руб.; расходы по найму жилого помещения - 600 USD (4 х 150 USD);
расходы на проезд - 24700руб.; Аванс в долларах США на командировочные расходы 7 мая 2008 г. перечислен на пластиковую карту, открытую на имя Романова СВ. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 8мая 2008г. со-ставлял 23,7456руб. за 1 USD.
Аванс в рублях на командировочные расходы выдан 8 мая 2008г.
После возвращения из командировки 19 мая 2008г. работник представил в бухгалтерию отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 400 USD (4 х 100 USD), авиабилеты на сумму 24700руб., билеты по проезду в аэропорт и обратно на сумму 150руб., копия загранпаспорта с отметками пограничной службы о выезде из РФ 12 мая и возвращении в РФ 16 мая 2008 г. За время нахождения в командировке работнику положены суточные в размере 268 USD и 100руб. Итого расходы по командировке составили 668 USD и 24950руб. Руководителем все расходы признаны обоснованными, отчет утвержден 19 мая.
Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006) при обработке авансового отчета все суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 19 мая 2008 г. составлял 23,8391 руб. за 1 USD.
Таким образом, авансовый отчет утвержден в сумме 15924.52руб.
В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом: Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кредит Сумма, py6./USD Операция Дебет Кредит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 26800.00 Выдан аванс в рублях на командиро-вочные расходы Не отражается 71.21 52 20611.18/
868 Выдан аванс в долларах США на командиро-вочные расходы Сама операция не отражается, но в случае выявления курсовой разницы по счету 52 вводятся записи на сумму вне- реализационно - го дохода или расхода 44.01 71.01 24950.00 Приняты к учету расходы в руб-лях
(24700 + 150 + 100) 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 24950.00 Приняты к учету расходы в рублях 44.01 71.21 15924.52/
668 Приняты к учету расходы в дол-ларах США [(4 х 67) + (4х 100)] х 23.8391 44.01,
вид учета «НУ» пв 15924.52 Приняты к учету расходы в долларах США 91.02 71.21 81.16 Отражена курсовая разница (23.8391 - 23.7456) х 868 USD 91.02.
7, вид учета «НУ» 81.16 Отражена курсовая разница
Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кредит Сумма, py6./USD Операция Дебет Кредит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 150.00 Выплачена компенсация пере-расхода в рублях (24950.00 - 24800.00) Не отражается 52 71.21 4767.82 Неисполь Сама операция /200 зованная не отражается, валюта пе-речислена на счет ор-ганизации (868 USD - 668 USD) но в случае выявления курсовой разницы по счету 52 вводятся записи на сумму вне- реализационного дохода или расхода
1С:Бухгалтерия 8:
1. Выдача работнику наличных денежных средств на командировочные расходы в рублях отражается документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику.
«Выдача» работнику денежных средств на командировочные расходы в долларах США отражается документом Платежный ордер на списание денежных средств с операцией Перечисление денежных средств подотчетнику (рис. 3-9). S Платежный ордер на списание денежных средств Перечисление денежных средств подотчетнику Проиеден _ О X Операция - Действия » « м Зі lii Список кыд р и, а ^Советы гд Номер: [БА000000012 | от |07.05 2008 22:5047 я! Счет учета |52 » Отразить в: 0 налог, учете Вх. номер Рис. 3-9. Перечисление денежных средств на командировочные расходы
2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет. При этом расходы в рублях и в долларах США регистрируются отдельными (!) документами.
Порядок заполнения документа на командировочные расходы в рублях мы рассматривали выше. Он не имеет никаких особенностей в связи с командировкой за пределы Российской Федерации.
По расходам в долларах США необходимо, прежде чем заполнять форму документа данными, по кнопке открыть вспомогательную форму и указать валюту, в которой приводятся данные в документе (рис. 3-10).

Для данного примера на вкладке Авансы указывается документ Платежный ордер на списание денежных средств, которым в учете отражено перечисление на счет работника иностранной валюты на коман-дировочные расходы (рис. 3-11). | Авансы (1 поз.) j Товары (0 поз.) Оплата (0 поз.) Прочее (0 поз.) | і % & ч a t * ё? IN; Документ аванса |Сумма аванса Валюта! Выдано Израсходовано Д Платежный ордер на списани Н Дага [документа документа Содержание Сумма Счет затрат
(БУ) Субконто 1 Субконто 2 Субконто 3 Счет затрат
(НУ) Субконто 1 (НУ) Субконто 2 (НУ) Субконто 3 (НУ) 1 счет гостиницы расходы по найму
жилого
помещения 268.00 44 01 Команаировочи 44 01 Командироеочн 23/56 15.05 2008 2 справка-расчет
2 19.05.2008 суточные 400.00 44 01 Комамаировочн 44 01 Командироеочн
Рис. 3-12. Сведения о командировочных расходах в валюте
При проведении документа формируются «идентичные» по суммам проводки бухгалтерского (рис. 3-13) и налогового (рис. 3-14) учета.
Сумму проводки в рублях программа рассчитывает автоматически как произведение суммы расхода в валюте на курс валюты на дату документа. Бухгалтерский учет 1 Налоговый учет Действия - (J ? Счет Дт Субконто Дт Количество Дт СчетКт Субконто Кт Количество Кт Сумма Валюта Дт Валюта Кт Содержание Вал сумма Дт Вал сумма Кт № журнала Ч. 71.21 Романов Степан Ва USD 91 01 Курсовые разницы 81.16 Переоценка валюты 44 01 Командировочные р Л 21 Романов Степан Ва USD
268.00 6 388.88 расходы по найму жи. 44 01 Командировочные р 71.21 Романов Степан Ва USD
400.00 9 535.64 суточные по спрапек.
Рис. 3-13. Бухгалтерские проводки «валютного» авансового отчета Бухгалтерский учет | ^Налоговый учет; Действия» Q ? Счет Дт ^Субкоито Дт ІСчет Кт Субконго Кт С^има Количество Дт (Количество Кт Содержание Вий учета Дт Вин учета Кт № журнала 91.01.7 НЫ Курсовые разницы 81.16
Пересчета валюты 44 01
НЫ Комамацювочные расходы пв
НЫ Заплету 6 388.88] расходы по найму жилого п Ч, 44 01
НЫ Командировочные расхааы пв
НЫ За плету 9 536.64 суточные по спралвка-расчв.
Рис. 3-14. Налоговые проводки «валютного» авансового отчета
3. Зачисление на счет неиспользованных валютных средств, перечисленных работников со «своего» счета, отражается документом Платежный ордер на зачисление денежных средств с операцией Прочее поступление безналичных денежных средств (рис. 3-15).
I Платежный ордер на поступление Прочее поступление безналичных денежных средств Проведен _ П X
Операция» Действия- «. r7j. hjg .^j ^ К» » IIг.і- ¦ КУДиР (Т) T-r Советы?
Per номер |БА0000000іТ] от 119.05.200612:00:04 |Д| Счет учета |52 f#j Отразить в: 0 налог учете
Вх дата:
! 19052008 D
Банковскийсчет- "Текущий счет (USD) в ЗАО "НеПлательщик {Романов Степан Васюъавич |~{Рмміерош платежа
Счет и аналитика бухгалтерского учета
Счет: [Л.21 У
РаботСчет і
Счет;
"г~пГ*
Организация: {Белая акация
Ей
Статья овмженыя [Возврат аенежшк ipwup пол отчет j-і и дек срааств: Возврат неиспользованной валюты и а команоироечные расходы 1 Фамилия ответственного лица OK Загасать Закрыть
Назначене платежа:
Ког^іенгар^
Рис. 3-15. Регистрация возврата подотчетным лицом неиспользованной валюты

Авансовый отчёт по командировке в 2018 году остаётся одним из немногих обязательных командировочных документов. Он относится к числу бумаг строгой отчётности, и порядок его заполнения чётко регламентируется действующим законодательством РФ. А поскольку этот документ является элементом бухгалтерской, финансовой и налоговой отчётности и может стать предметом проверки контролирующими органами, подход к его заполнению «на отцепись» недопустим.

Что такое авансовый отчёт по командировке

Авансовый отчёт по командировке - это бухгалтерский документ, который каждый работник заполняет по возвращении из служебной поездки, отражая в нём все подлежащие возмещению расходы, понёсённые в связи с командировкой, и прилагает к нему документы, подтверждающие эти траты.

Так выглядит авансовый отчёт с подтверждающими документами

Для бухгалтерии компании-работодателя этот документ выполняет сразу две функции:

выступает подтверждением расходов при выдаче аванса перед убытием работника в командировку (а выдать ему аванс - обязанность работодателя, предусмотренная законом);
служит основанием для перечисления работнику средств, полагающихся ему в виде компенсации его трат.

Ключевое значение имеет авансовый отчёт и с позиций налогового учёта:

согласно ст. 252 и п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (НК) РФ, командировочные расходы - это прочие расходы в связи с производством и реализацией;
в соответствии со ст. 313 и 314 НК РФ, эти расходы должны подтверждаться первичными бухгалтерскими документами, к которым относится и авансовый отчёт;
для проведения расходов по учётной документации нужна дата, в которую эти расходы были понесены, по закону такой датой применительно к тратам на командировку признаётся авансовый отчёт.

В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведённых расходов <…>. Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты <…>, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации<…>. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

ст. 252 Налогового кодекса РФ

До 2015 года пакет обязательных командировочных документов был довольно толстым. Он включал в себя, в частности, командировочное удостоверение и бланк служебного задания с отчётом о его выполнении. К 2018 году в результате последних изменений в законодательстве обязательными для всех по закону остались лишь авансовый отчёт и приказ о командировке. Все остальные приобрели факультативный характер. Если их использование по-прежнему практикуется в организации и это отражено в локальном акте, регламентирующем служебные поездки работников (чаще всего это положение о командировках в организации, но допускаются и другие варианты, например, совокупность отдельных приказов), оформлять их по-прежнему нужно. А если нет, то они не нужны. Но в случае с авансовым отчётом обязательность его оформления даже не обсуждается.

Как заполнять авансовый отчёт по командировке

Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.

На лицевой указываются такие сведения:

Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
должность;
данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).

Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:

дату, когда был понесён расход;
порядковый номер подтверждающего документа;
наименование расхода;
сумму;
наименование подтверждающего документа.

Каждому пункту посвящена отдельная графа.

Так выглядит заполненный бланк авансового отчёта

Часто и у командированных, и у некоторых бухгалтеров возникает непонимание, какую именно дату указывать применительно к билетам. Ведь в нём указываются две даты - дата продажи и день отправления. А приобретаются билеты, если работник знал о командировке заблаговременно, как правило, предварительно. Опытные бухгалтеры советуют в этом случае указывать дату не поездки, а приобретения билета, то есть когда расход был фактически понесён. Сам же билет прилагается к отчёту как подтверждение целевого использования средств - что поездка состоялась.

Если вместо денег на проезд работнику выдали билет, тот отражается и в разделе о выданном авансе, и на оборотной стороне в числе понесённых расходов.

В случае заграничной командировки суммы расходов в рублях и иностранной валюте вносятся в предусмотренные для них графы.

Первичные документы, подтверждающие расходы, приклеиваются на отдельный лист формата А4, который затем подшивается к заполненному бланку отчёта. Впрочем, чаще всего от самого командированного требуется лишь сохранить и предоставить бухгалтерии все эти документы, а дальше с ними разбираются сами бухгалтеры.

Алгоритм сдачи авансового отчёта обычно такой:

Сотрудник по возвращении из командировки заполняет и подписывает авансовый отчёт, прикладывает к нему все подтверждающие документы и передаёт всё это в бухгалтерию.
Бухгалтер проверяет отчёт и расписывается в нём, подтверждая, что его принял.
Отчёт утверждают главный бухгалтер и первое лицо компании, ставя свои подписи в соответствующих графах.
Сотрудник возвращает неизрасходованный остаток аванса или получает компенсацию перерасхода.

Схема может корректироваться в зависимости от организационной структуры конкретной компании. Ведь в малом бизнесе зачастую есть только один штатный бухгалтер, а может его и не быть, функции же главбуха возлагаются на директора, который и расписывается один за всех. Но общее правило в том, что отчёт должны утвердить главный бухгалтер и директор, а перед подписанием всю документацию желательно проверить профессионалу.

Фотогалерея: образец заполнения авансового отчёта

Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 1 Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 2 Образец заполнения авансового отчёта по командировке, оборотная сторона

Сроки сдачи авансового отчёта после командировки

Сдать авансовый отчёт работник обязан в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Таково требование закона.

Если же он этого не сделает, работодатель получает право взыскать с него всю сумму выданного аванса через удержания из зарплаты или в суде.

В свою очередь, об удержаниях он должен издать приказ в течение месяца по истечении крайнего срока сдачи авансового отчёта. При этом сумма таких удержаний не может быть больше 20% причитающихся работнику выплат. Когда удержания проводятся сразу по нескольким статьям (например, ещё не до конца удержан аванс по предыдущей командировке, за которую тот же сотрудник тоже вовремя не отчитался), их размер разрешается увеличить до половины зарплаты.

Если же работник с решением работодателя несогласен или тот пропустил месячный срок для издания приказа, ситуация подлежит разрешению только в суде.

Так что сделать всё вовремя в интересах, в первую очередь, самого работника.

Иногда бухгалтеры терзаются сомнениями, не будет ли проблем в свете того, что авансовый отчёт датирован одним числом, а расходы другими. Но никаких проблем с этим нет. Более того, командировка обычно длится больше одного дня, а отчитаться о ней работник получает возможность лишь по возращении. Впрочем, это же правило действует и применительно к случаям, когда дело касается разовой траты подотчётных средств - например, на закупку материалов, инструментов, оборудования и т. п. Если расходы были понесены в один день, а авансовый отчёт утверждён в течение трёх дней после этого, ничего страшного.

Даты [в подтверждающем документе и авансовом отчёте] не должны быть одинаковыми. Дата на чеке - это когда работник приобрёл товары. А дата на авансовом отчёте - это когда он отчитался о потраченных суммах в бухгалтерию. Это необязательно должен быть один день.

Тимур Унароков, юрист, г. Москва
https://pravoved.ru/question/1277188/

Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции - как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.

В качестве таких документов используются:

билеты;
распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
товарные чеки;
бланки строгой отчётности;
командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2018 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2017 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

Билеты на поезд в 2018 году подтверждают не только расходы на проезд, но и даты прибытия/убытия

Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

В случае с заграничной командировкой прилагаются документы и по расходам, подлежащим подтверждению в связи со спецификой таких поездок, а значит и подтверждающие их документы:

квитанция об оплате госпошлины за изготовление загранпаспорта, если у сотрудника его изначально не было и ему пришлось оформить его в связи с предстоящей загранкомандировкой;
подтверждение оплаты услуг визового центра;
квитанции или иные подтверждения оплаты консульских и визовых сборов, в том числе и в иностранной валюте (порядок оформления таких документов определяется политикой консульства конкретной страны - средства могут приниматься и подтверждаться в рублях, евро или иной валюте, например, долларах США);
копии первой страницы загранпаспорта и страниц с отметками о пересечении границ.

Если работник имеет второе гражданство, дающее ему право на безвизовый въезд в другие страны (например, является не только россиянином, но и одновременно гражданином Литвы, Республики Молдова или Украины, имеющим право на безвизовый въезд в Евросоюз), к отчёту он прилагает копии всех загранпаспортов, использованных в поездке. Ведь из РФ он согласно закону должен выезжать по российскому загранпаспорту.

В правоотношениях с Россией её граждане признаются только россиянами, сколько бы ещё паспортов у них ни было, за исключением стран, с которыми у России заключены соглашения о двойном гражданстве, но с государствами Евросоюза и теми, граждане которых имеют право безвизового въезда в ЕС, у РФ таких нет. А вот в другие страны имеет полное право въезжать по тому паспорту, который ему удобнее. А при таком раскладе это выгоднее и работодателю, поскольку отпадает необходимость компенсировать траты на визу. Иностранный паспорт при этом должен иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

Дата пересечения границы имеет значение при расчёте суточных. Ведь их размер в поездках по России и за границей чаще всего отличается. При этом по пути туда суточные по норме для другой страны считаются со дня въезда в неё, а на обратном пути со дня въезда в РФ - по внутрироссийской ставке. Например, если работник командирован в Германию и добирался туда и обратно самолётом, пересекая границы в день вылета, суточные с первого до предпоследнего дня командировки ему полагаются по ставке для Германии, а за день приезда - по российской.

Дни загранкомандировки, за которые причитаются суточные по нормам для внутрироссийских и зарубежных поездок, разделюятся на основании отметок в загранпаспорте

Если работник был командирован в страну, для въезда в которую достаточно внутреннего паспорта РФ, включая Республику Беларусь (ведь на границе с ней паспортного контроля, как известно, нет), дни приезда и отъезда определяются по билетам или иным документам, позволяющим установить даты прибытия в пункт назначения и возвращения в начальный пункт командировки.

Немаловажную роль при подтверждении расходов на загранпоездку играет справка об обмене валюты. Этот документ применяется, если сотрудник получил аванс рублями и обменял их на валюты страны назначения. Если она приложена к отчёту, пересчёт всех валютных расходов в рубли ведётся по отражённому в ней курсу. Если справки нет, ничего страшного, но считать придётся по курсу ЦБ РФ на день утверждения отчёта.

Проводки по учёту командировочных расходов

Для проведения командировочных расходов по бухгалтерии используются такие счета:

71 - расчёты с подотчётными лицами (из разряда Активно-Пассивных счетов), аванс отражается по дебету, расходы - по кредиту;
70 - расчёты с персоналом по оплате труда;
51 - расчётный счёт;
50 - касса;
94 - недостачи и потери предприятия.

В зависимости от характера операций используются такие проводки:

При выдаче аванса:
- Дебет 71 - Кредит 50 - сотруднику выдан аванс наличными из кассы, бухгалтер оформил расчётно-кассовый ордер (РКО), сотрудник его подписал.
- Дебет 71 - кредит 51: аванс перевели со счёта фирмы на счёт работника. Подтверждением выдачи аванса служит банковская платёжка.
Для закрытия выданных работнику сумм по возвращении работника из командировки:
- Дебет 10 - Кредит 71 - покупка материалов (если они приобретались во время командировки).
- Дебет 41 - Кредит 71 - покупка товаров.
- Дебет 20 - Кредит 71, Дебет 26 - Кредит 71, Дебет 24 - Кредит 71 - торговая или производственная деятельность предприятия.
Для расчётов при недоиспользовании или перерасходе аванса:
- Дебет 50 - Кредит 71 - сотрудник израсходовал аванс не полностью, остаток вернул в кассу наличными.
- Дебет 51 - Кредит 71 - аванс израсходован не полностью, остаток работник перечислил на расчётный счёт.
- Дебет 71 - Кредит 50 - сумма перерасхода возвращена работнику наличными из кассы, оформлен расходный кассовый ордер.
- Дебет 71 - Кредит 51 - сумма перерасхода перечислена с расчётного счёта предприятия на расчётный счёт работника.
- Дебет 94 - Кредит 71 - аванс в части, за которую работник не отчитался (например, потому что потерял подтверждающие документы), или в сумме не утверждённых работодателем расходов, списывается с недостачи компании.
- Дебет 70 - Кредит 94 - часть аванса, подлежащая возврату, подлежит удержанию из зарплаты работника.

Фотогалерея: варианты проводок по командировочным расходам

Проводки по командировочным расходам сверх выданного аванса Проводки по бухучёту командировочных расходов Проводки по командировочным расходам, не принятым работодателям, их сумма подлежит возврату в кассу или на счёт предприятия Проводки по командировочным расходам, оплаченным работодателем с расчётного счёта фирмы Проводки по расходам работодателя на билет для командированного сотрудника, оплаченный с расчётного счёта компании (билет учитывается на субсчёте 3 счёта 50 «Касса»)

Пример учёта расходов на командировку

Компания направила в командировку сотрудника на 10 дней. Его суточные равны одной тысяче рублей в день, на дорогу туда и обратно он потратил 10 тысяч рублей, в том числе НДС 1800 рублей. Проживание в гостинице обошлось ему в восемь тысяч рублей, в том числе НДС 1440 рублей. Компания является плательщиком НДС.

Сумма аванса сотруднику составила 25 тысяч рублей.

Подтверждённые командировочные расходы составили:

Проезд - 10 тысяч рублей.

Проживание - 8 тысяч рублей.

Суточные - 10 тысяч рублей.

Итого: 28 тысяч рублей, в этой сумме авансовый отчёт был утверждён.

Учитывая, что сумма аванса была равна 25 тыс., перерасход составил 3 тысячи рублей.

Проводки по командировочным расходам из примера (таблица)

Сумма.	Дебет.	Кредит.	Название операции.
25000	71	50	Выданы денежные средства под отчёт из кассы.
8200	20	71	Списаны расходы на билеты без учёта НДС.
1800	19	71	Выделен НДС по расходам на билеты.
1800	68 НДС	19	НДС направлен к возмещению.
8000	20	71	Списаны расходы на гостиницу без учёта НДС.
1440	19	71	Выделен НДС по расходам на гостиницу.
1440	71	19	НДС направлен к возмещению.
10000	20	71	Списаны суточные.
3000	71	50	Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса.

Корпоративная бюрократия, одной из составляющих которой является оформление командировок и проведение их по бухгалтерии, с первого взгляда представляется невыносимо сложной. Но если разобраться, что к чему, всё быстро становится на свои места.

Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете , и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Авансовый отчет АО –1 является первичным документом , необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели , такие как :

командировочные расходы ;
административные или производственные расходы .

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО ). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели , которые были прописаны в РКО . Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику , который заключил трудовой договор с организацией , и его фамилия включена в перечень приказа о лицах , которые могут брать деньги в подотчет . Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение .

После того , как подотчетник потратил выданные средства , составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней .

Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.

Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником . К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.

Порядок составления авансового отчета (форма АО –1)

Документ оформляется как работником , так и сотрудником бухгалтерской службы .
Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные :
1 . Название организации ;
2 . Дата составления ;
3 . Назначение аванса (производственные , представительские , командировочные расходы и т .д .);
4 . Персональные данные , а именно : фамилию и инициалы , структурное подразделение , в котором работает подотчетник , табельный номер , должность ;
5 . Информация о размере последнего аванса ;
6 . Сумма подотчета , выданного кассиром ;
7 . Графы «Израсходовано », «Остаток /Перерасход », а также информация о количестве документов , которые прикладываются к АО –1 , заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных ;
8 . Табличная часть об израсходованных средствах , а именно :

порядковый номер . Все документы , которые прилагаются к авансовому отчету , должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня ;
номер , дата каждого документа , подтверждающего целевое расходование средств ;
название документов , приобщенных к АО –1 (товарный (кассовый ) чек , квитанции к ПКО , командировочное удостоверение ,счет –фактура и т .п .), на что потрачены деньги ;
сумма расхода переписывается с каждого документа . Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов );
расчет конечной суммы . Далее итог переписывается в графу «Израсходовано » (пункт 7 ).

После того , как подотчетник сдал АО –1 , сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа , который подтверждает сумму потраченных средств , их правильное расходование на поставленные цели , а также нужно заполнить остальные разделы . Для подтверждения того , что отчет по форме АО –1 сдан в бухгалтерию , сотруднику выдается расписка . После просмотра всех документов в оригинале , которые подтверждают расход , проверки правильности заполнения авансовый отчет АО –1 подписывается главным бухгалтером , бухгалтером и директором , далее принимается к учету .

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения

Форма авансового отчета - это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

наименование организации;
дата составления отчета;
структурное подразделение, в котором он работает;
свои ФИО, должность, табельный номер;
назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше - то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по , если есть перерасход - то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по