Без планирования и контроля оплат не может существовать ни одно предприятие: ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) - документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и информация об имеющихся в компании свободных денежных средствах. В статье приведены формы понедельного планирования БДДС, рассмотрены механизмы прогнозирования поступления выручки от продаж в оптовом и розничном направлениях, даны рекомендации по созданию форм бюджетов, рассылаемых распорядителям статей затрат.
Контроль бюджета
Существенная составляющая системы контроля - контроль казначейского исполнения бюджета, то есть контроль поступления и расходования денежных средств, которые запланированы в БДДС. Оперативный контроль бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет бюджетный контролер . Руководствуясь утвержденными лимитами денежных средств, он определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов. Финансовый контролер оценивает каждую поступающую заявку на осуществление расчетов и выясняет, не превышает ли она лимит по соответствующей статье бюджета.
Превышение лимитов в бюджетном периоде возможно только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица (финансового или генерального директора). Когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия закрепляют за финансовыми контролерами.
План движения денежных средств на месяц
Планирование денежных потоков на текущий месяц нужно начинать с общего плана бюджета движения денежных средств, пример которого представлен в табл. 1.
В общем виде БДДС состоит из следующих блоков:
- План остатков денежных средств на начало месяца.
- План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
- План операционных расходов, который состоит из двух частей:
- план оплат поставщикам за товар;
- план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.
- План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
- План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.
В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и выводим прогноз остатка денежных средств на конец периода.
|
Таблица 1. Бюджет движения денежных средств, руб. |
||||||
|
Статья |
Контрагент |
Задолженность на 1-е число |
Начисления/ |
Бюджет |
Задолженность на 31-е число |
|
|
Остаток на начало периода |
||||||
|
На расчетном счете |
||||||
|
Поступления от продаж |
||||||
|
Розничные продажи |
||||||
|
Оптовые продажи |
||||||
|
Прочие поступления |
||||||
|
Расходы от операционной деятельности |
||||||
|
Оплата поставщикам |
||||||
|
Оплата поставщикам |
ООО «Альфа» |
|||||
|
Оплата поставщикам |
ООО «Омега» |
|||||
|
Операционные затраты |
||||||
|
Выплата зарплаты |
||||||
|
Окладная часть |
Сотрудники |
|||||
|
Сотрудники |
||||||
|
Затраты на персонал |
||||||
|
ООО «Такси» |
||||||
|
ООО «Экспресс» |
||||||
|
Медицинский осмотр |
Поликлиника № 1 |
|||||
|
Затраты на содержание здания |
||||||
|
Аренда помещений |
ООО «Терем» |
|||||
|
Аренда помещений |
ООО «Теремок» |
|||||
|
Коммунальные расходы |
Горводоканал |
|||||
|
Коммунальные расходы |
ТеплоЭлектроСтанция |
|||||
|
ЧОП «Добрыня» |
||||||
|
Налоги в бюджет |
||||||
|
НДС к оплате |
||||||
|
Налог на прибыль |
||||||
|
Налог на имущество |
||||||
|
Налоги с зарплаты |
||||||
|
Итого поток от операционной деятельности |
||||||
|
Поток от финансовой деятельности |
||||||
|
Привлечение кредитов |
||||||
|
Гашение кредитов |
||||||
|
Оплата процентов по кредитам |
||||||
|
Поток от инвестиционной деятельности |
||||||
|
Доход от продажи ОС |
||||||
|
Покупка ОС |
||||||
|
Ремонт ОС |
ИП Иванов П. А. |
|||||
|
Чистый поток от деятельности |
||||||
|
Остаток на конец периода |
||||||
Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки , бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат. Поэтому для понимания ситуации лучше сразу добавить в БДДС информацию о текущей задолженности перед поставщиками, плановых затратах на предстоящий месяц и прогнозной задолженности на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.
В нашем примере чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–47,7 тыс. руб.), но за счет начальных остатков в 65 тыс. руб. мы в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц . При этом мы наращиваем дебиторскую задолженность от наших покупателей со 185 тыс. руб. до 290 тыс. руб. и уменьшаем кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 450 тыс. руб. до 300 тыс. руб. В целом по месяцу картина оптимистичная.
Однако стоит обратить внимание, что в этом месяце планируется перекредитовка в 500 тыс. руб.: у нас заканчивается срок кредита в Банке № 1, мы рассчитываем получить кредит на такую же сумму в Банке № 2. И если получить кредит в Банке № 2 мы сможем чуть позже, чем истекает срок гашения в Банке № 1, то в течение месяца нам нужно накопить на счетах 500 тыс . руб . (примерно половина нашей месячной выручки). То есть почти полмесяца мы не сможем тратить большие суммы на операционные расходы: все платежи по ним начнутся только после получения кредита в Банке № 2.
Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальных платежей, выплата заработной платы согласно графику). Следовательно, нам нужен подневной или понедельный план движения денежных средств , которого в дальнейшем мы должны четко придерживаться, чтобы не испортить себе кредитную историю в Банке № 1.
Составим понедельный план движения денежных средств на следующий месяц, где спланируем поступление выручки и обязательные к оплате расходы, после чего выведем суммы, которые мы можем выделять на прочие платежи.
План поступления выручки по неделям
План поступления выручки от розничного и оптового направления формируется по разным принципам. Поступления от оптовых клиентов легко спрогнозировать через отсрочку платежа. Для этого воспользуемся штатным отчетом «Валовая прибыль », который находится в блоке «Продажи» закладки «Отчеты» на панели инструментов Excel (рис. 1).
Настроим отчет «Валовая прибыль» под наши требования:
- Заходим в настройки отчета, нажимаем галочку «Расширенная настройка ».
- На закладке «Общие »:
- задаем период продаж, за который ожидаем поступления денежных средств от клиентов (обычно он равен максимальной отсрочке, предоставляемой нашим покупателям);
- в блоке «Параметры » нажимаем галочки «Выводить общие итоги» и «Выводить детальные записи»;
- в блоке «Показатели » оставляем только «Стоимость продажи, руб.» и «с НДС», на остальных показателях убираем галочки (рис. 2).
- На закладке «Группировки » удаляем все группировки, которые предусмотрены отчетом по умолчанию (рис. 3).
- На закладке «Отборы » устанавливаем отбор: нас интересуют продажи только оптового подразделения (рис. 4).
- На закладке «Дополнительные поля » выводим поля «Покупатель» и «По датам», для всех полей в столбце «Размещение» задаем тип «В отдельных колонках», в столбце «Положение» - «Вместо группировки» (рис. 5).
- Нажимаем на кнопку «Сформировать » и получаем отчет, который представлен в табл. 2.
|
Таблица 2. Отчет «Валовая прибыль» на основе представленных настроек |
||
|
Покупатель |
По дням |
Стоимость продажи, руб. |
|
ООО «Горизонт» |
||
|
ООО «Домовой» |
||
|
ИП Борисов А. Г. |
||
|
ИП Осинцев А. Н. |
||
|
ИП Осипов А. Ю. |
||
|
ИП Пинюга И. Г. |
||
|
ИП Полуэктов Д. А. |
||
|
ИП Ловцова Н. В. |
||
|
ИП Хоменко А. В. |
||
Скопируем полученный отчет в Excel и дополним необходимыми нам данными: добавим отсрочку оплат и рассчитаем срок оплаты как сумму двух столбцов: Дата продажи + Отсрочка платежа (табл. 3).
|
Таблица 3. Расчет даты оплаты от даты продажи и предоставленной отсрочки платежа |
||||
|
Покупатель |
Дата продажи |
Стоимость продажи, руб. |
Отсрочка платежа, дн. |
Дата оплаты |
|
ООО «Горизонт» |
||||
|
ООО «Домовой» |
||||
|
ИП Борисов А. Г. |
||||
|
ИП Осинцев А. Н. |
||||
|
ИП Осипов А. Ю. |
||||
|
ИП Пинюга И. Г. |
||||
|
ИП Полуэктов Д. А. |
||||
|
ИП Ловцова Н. В. |
||||
|
ИП Хоменко А. В. |
||||
Теперь сгруппируем даты оплат по неделям с помощью сводной таблицы:
- Выделяем табл. 3 вместе с шапкой и на вкладке «Вставка » нажимаем на иконку «Сводная таблица » (рис. 6 (а)).
- В открывшемся диалоговом окне указываем, куда хотим поместить сводную таблицу: на новый лист или на существующий (надо указать ячейку, в которую нужно вставить сводную таблицу). Для создания новой сводной таблицы лучше сначала разместить ее на новом листе, привести к удобному для нас виду, а затем перенести на тот лист, где будем работать с ней в дальнейшем (рис. 6 (б)).
В появившемся окне «Список полей сводной таблицы » зададим ее вид (рис. 7):
- в блок «Названия строк» перетащим мышкой поле «Дата оплаты»;
- в блок «Значения» перетащим поле «Стоимость продажи, руб.».
- Получаем отчет, представленный в табл. 4.
|
Таблица 4. Первоначальный вид сводной таблицы |
|
|
Дата оплаты |
Оплаты, руб. |
|
Общий итог |
|
- Видно, что в таблицу попали даты оплат за предыдущий месяц. Уберем их с помощью фильтра сводной таблицы. Встаем на любую ячейку с датой и вызываем контекстное меню правой кнопкой, в нем выбираем «Фильтр» > «Фильтр по дате», задаем фильтр «После» > «01.07.2016» (рис. 8).
- Теперь таблица содержит только продажи со сроком оплаты в июле. Снова вызываем контекстное меню и выбираем «Группировать ». В появившемся диалоговом окне задаем диапазон: с 04.07.2016 по 31.07.2016 с шагом «Дни», количество дней - 7 (рис. 9).
- Мы получили прогноз поступления денежных средств от оптовых продаж по неделям (табл. 5).
|
Таблица 5. Итоговый вид сводной таблицы |
|
|
Дата оплаты |
Оплаты, руб. |
|
04.07.2016–10.07.2016 |
|
|
11.07.2016–17.07.2016 |
|
|
18.07.2016–24.07.2016 |
|
|
25.07.2016–31.07.2016 |
|
|
Общий итог |
|
Теперь сделаем прогноз поступления денежных средств в розничном направлении . Здесь есть два важных момента, которые нужно учесть при планировании денежного потока:
- розничные продажи имеют ярко выраженную сезонность по дням недели: покупатели чаще посещают магазины по выходным дням (на них и приходится пик продаж);
- воспользоваться выручкой от розничных продаж для оплат по расчетному счету мы можем только после ее инкассации в банк, которая осуществляется в рабочие дни с задержкой в один-два дня. То есть выручка от продаж в понедельник поступает на расчетный счет во вторник-среду (в зависимости от условий инкассации), выручка за пятницу-воскресенье будет зачислена на расчетный счет в понедельник или вторник. Таким образом, выручкой за 29–31 июля мы сможем воспользоваться только в августе. Зато 1 июля к нам поступит инкассация выручки за 30 июня.
Составим подневной план продаж в розничных магазинах , на основе которого сформируем план инкассации на расчетный счет . Разбить месячный план по дням недели можно в пропорции прошлого месяца или аналогичного месяца прошлого года, что более желательно, так как в этом случае мы сможем учесть и месячную сезонность продаж.
При использовании данных за прошлый год нужно делать сопоставление не по датам, а по дням недели. Так, 01.07.2016 приходится на пятницу, в 2015 г. первая пятница июля была 3 июля. Следовательно, для выведения пропорций сезонности нам нужно взять продажи с 3 июля по 02.08.2015. То есть чтобы получить дату прошлого года, аналогичную дню недели этого года, нужно отнять 364 дня (ровно 52 недели).
В таблице 6 представлена разбивка плана продаж по дням и план инкассации по дням недели и с группировкой по неделям. В итоге видим следующее: так как последние дни июля приходятся на выходные, план поступления денежных средств отличается от плана продаж на 75 тыс . руб . Прочие поступления в нашем бюджете - это доход от субаренды , которая должна быть оплачена до 10-го числа каждого месяца согласно договору аренды. Поэтому ставим эти поступления на вторую неделю.
Таблица 6. План поступления выручки от розничных продаж на расчетный счет, руб.
|
День недели |
Дата прошлого года |
Выручка прошлого года |
Дата текущего года |
Выручка текущего года |
Инкассация |
Итого за неделю |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Воскресенье |
||||||
|
Понедельник |
||||||
|
Воскресенье |
||||||
|
Понедельник |
||||||
|
Воскресенье |
||||||
|
Понедельник |
||||||
|
Воскресенье |
||||||
|
Понедельник |
||||||
|
Воскресенье |
||||||
|
Итого |
1 000 000 |
График платежей
Мы сформировали план поступления денежных средств по неделям. Теперь разнесем в БДДС обязательные платежи (в табл. 7 выделены цветом):
- выплата заработной платы : остатки зарплаты за прошлый месяц нужно выплатить до 10-го числа, премия платится до 15-го числа, аванс за текущий месяц - до 25-го числа. Ставим 50 % зарплаты к выплате на вторую неделю, 100 % премии - на четвертую и 50 % зарплаты - на последнюю неделю месяца;
- оплата аренды : согласно договорам крайний срок оплаты аренды за текущий месяц - 10-е число. Ставим к оплате на вторую неделю;
- коммунальные платежи нужно осуществить до 25-го числа, ставим их к оплате 25-го числа, то есть на последнюю неделю;
- охрана по заключенному с ЧОП договору оплачивается до 20-го числа, ставим на оплату на четвертую неделю;
- налоги с заработной платы нужно оплатить до 15-го числа, значит, деньги на них нам потребуются на третьей неделе;
- налог на доходы физических лиц платится одновременно с выплатой заработной платы, поэтому разносим его по неделям в той пропорции, что и выплату зарплаты, премий;
- по остальным налогам срок оплаты с 25-го по 31-е число (последняя неделя июля);
- погашение кредитов и оплата процентов - до 22-го числа (привлечение кредитов - после 25-го числа).
Все прочие платежи в предстоящем месяце сразу относим на последнюю неделю (когда сможем пополнить оборотные активы за счет нового кредита, получение которого намечено на 25 июля).
В итоге видим, что на оплату товара на первых трех неделях мы можем потратить только 120 тыс . руб ., остальную сумму задолженности сможем закрыть перед поставщиками на двух последних неделях июля.
Если нам важно мнение поставщиков, нужно заранее уведомить их о сложившейся ситуации. Можно предоставить им четкий график платежей на этот месяц, чтобы они тоже могли спланировать свои финансовые возможности за предстоящий месяц.
|
Таблица 7. Понедельное планирование оплат, руб. |
||||||||
|
Статья |
Контрагент |
Срок оплат |
Бюджет на месяц |
|||||
|
Остаток на начало периода |
||||||||
|
На расчетном счете |
||||||||
|
Поступления от продаж |
1 105 000 |
|||||||
|
Розничные продажи |
||||||||
|
Оптовые продажи |
||||||||
|
Прочие поступления |
До 10-го числа |
|||||||
|
Расходы от операционной деятельности |
1 117 700 |
|||||||
|
Оплата поставщикам |
||||||||
|
Оплата поставщикам |
ООО «Альфа» |
|||||||
|
Оплата поставщикам |
ООО «Омега» |
|||||||
|
Операционные затраты |
||||||||
|
Выплата зарплаты |
||||||||
|
Окладная часть |
Сотрудники |
Зарплата - до 10-го числа, аванс - до 25-го числа |
||||||
|
Сотрудники |
До 15-го числа |
|||||||
|
Затраты на персонал |
||||||||
|
ООО «Такси» |
||||||||
|
ООО «Экспресс» |
||||||||
|
Медицинский осмотр |
Поликлиника № 1 |
|||||||
|
Затраты на содержание здания |
||||||||
|
Аренда помещений |
ООО «Терем» |
До 10-го числа |
||||||
|
Аренда помещений |
ООО «Теремок» |
До 10-го числа |
||||||
|
Коммунальные расходы |
Горводоканал |
До 25-го числа |
||||||
|
Коммунальные расходы |
ТеплоЭлектроСтанция |
До 25-го числа |
||||||
|
ЧОП «Добрыня» |
До 20-го числа |
|||||||
|
Налоги в бюджет |
||||||||
|
НДС к оплате |
До 25-го числа |
|||||||
|
Налог на прибыль |
До 28-го числа |
|||||||
|
Налог на имущество |
До 30-го числа |
|||||||
|
Вместе с зарплатой |
||||||||
|
Налоги с зарплаты |
До 15-го числа |
|||||||
|
Итого поток от операционной деятельности |
–12 700 |
–15 000 |
–63 993 |
–225 860 |
||||
|
Поток от финансовой деятельности |
–25 000 |
–250 000 |
–25 000 |
|||||
|
Привлечение кредитов |
После 25-го числа |
|||||||
|
Гашение кредитов |
До 22-го числа |
|||||||
|
Оплата процентов по кредитам |
До 22-го числа |
|||||||
|
Поток от инвестиционной деятельности |
–10 000 |
–10 000 |
||||||
|
Доход от продажи ОС |
||||||||
|
Покупка ОС |
||||||||
|
Ремонт ОС |
ИП Иванов П. А. |
|||||||
|
Чистый поток от деятельности |
–47 700 |
–15 000 |
–55 879 |
–88 993 |
||||
|
Остаток на конец периода |
||||||||
Создание форм бюджетов для контролера статей бюджета
Теперь рассмотрим разные способы получения месячного плана БДДС . Если компания небольшая и контрагентов мало, то экономист в состоянии самостоятельно спланировать предстоящие оплаты на месяц. Достаточно собрать текущую задолженность перед поставщиками и подрядчиками на счетах 60, 76 и проанализировать ежемесячные начисления по всем контрагентам.
В нашем примере всего два поставщика товаров и девять подрядчиков и поставщиков услуг (см. табл. 7), бoльшая их часть ежемесячно выставляет одни и те же счета (аренда, охрана, коммунальные платежи и услуги такси). Понятно, что спрогнозировать оплаты по ним достаточно легко. Сложность может возникнуть только в планировании налогов. Значит, нужно обратиться за помощью к главному бухгалтеру, так как он отвечает за своевременные оплаты налогов.
На крупных предприятиях правильно спланировать бюджет по всем статьям расходов одному экономисту тяжело, поэтому в таких компаниях обычно все статьи расходов закрепляются за ответственными сотрудниками, так называемыми распорядителями статей бюджета . Именно они занимаются планированием оплат, а затем предоставляют в финансовую службу заявки на оплату по счетам. Чтобы вам было проще собрать общий бюджет на основе бюджетов, поданных распорядителями, лучше разработать единый формат бюджета , который они должны заполнять.
В таблице 8 представлена форма бюджета распорядителя блока затрат по содержанию здания, из которой легко перенести данные в общую форму БДДС. Если статей в БДДС много, то лучше ввести код статьи. Тогда с помощью функции СУММЕСЛИМН() вы сможете автоматически переносить данные из бюджетов контролера в общий бюджет.
|
Таблица 8. Форма бюджета распорядителя статей затрат |
||||||
|
Статья/Контрагент |
Крайний срок оплаты (если есть) |
Задолженность на 1-е число, руб. |
Затраты на текущий месяц, руб. |
Бюджет для оплаты, руб. |
Задолженность на 31-е число, руб. |
|
|
Аренда помещений |
||||||
|
ООО «Терем» |
До 10-го числа |
|||||
|
ООО «Теремок» |
До 10-го числа |
|||||
|
Коммунальные расходы |
||||||
|
Горводоканал |
До 25-го числа |
|||||
|
ТеплоЭлектроСтанция |
До 25-го числа |
|||||
|
Охрана |
||||||
|
ЧОП «Добрыня» |
До 20-го числа |
|||||
Нужно учитывать несколько моментов, касающихся разработки форм:
- контролер не должен изменять количество и последовательность столбцов (иначе формулы, настроенные на его бюджет, будут работать некорректно). Если он хочет внести дополнительные пояснения по статье, пусть делает это справа от утвержденной формы;
- контролер может добавлять в отчет строки, если у него увеличилось количество контрагентов по какой-либо статье затрат. При этом добавление новых строк не должно приводить к необходимости изменять результирующие строки;
- все ячейки с расчетными формулами должны быть защищены от редактирования (во избежание случайного затирания или изменения формулы на неверную);
- итоговые значения по бюджету распорядителя необходимо сверять с данными, которые попали в сводный БДДС, чтобы исключить возможность искажения информации.
Рассмотрим, как реализовать эти требования, используя возможности Excel.
- Защита ячеек.
Для защиты ячеек от редактирования нажмите кнопку «Защитить лист » на вкладке «Рецензирование ». Обратите внимание, что по умолчанию Excel защитит все ячейки листа от изменений, а нам нужно, чтобы распорядители не испортили результирующие строки. Поэтому следует снять защиту с ячеек, в которых распорядителям разрешено вносить изменения. Снять защиту с ячейки можно в меню «Формат ячейки » на вкладке «Защита » (рис. 10).
Контролеру разрешено изменять количество строк (добавлять и удалять), поэтому при установке защиты листа не забудьте отметить галочками «вставку строк» и «удаление строк» (рис. 11). Обязательно задайте пароль на снятие защиты. Иначе сотрудники, знающие, как работать с защитой листа, легко обойдут это ограничение.
- Учет в формуле СУММ() новых строк, которые может добавить контролер.
Главное правило при разработке бюджета произвольной длины: всегда использовать функцию СУММ() . Применение этого правила не всегда гарантирует, что в результирующие строки попадут все данные. На рисунке 12 приведен пример, когда контролер бюджета добавил новую строку в конец блока «Аренда помещений» (вполне логично с его точки зрения), но в итоговую формулу она не попала.
Выход из данной ситуации : между всеми блоками затрат вставляем строку и включаем ее в формулу суммирования (для распознавания обязательно выделяем строку каким-либо цветом). Для пользователя эта строка станет своего рода разделителем между группами затрат, и он всегда будет добавлять новые строки именно перед ней (рис. 13).
Следующий этап управления финансами - сбор заявок на оплату и ведение ежедневного платежного календаря.
Вместо заключения
Грамотная разработка бюджетов для контролера статей затрат позволит частично автоматизировать сбор планового БДДС на месяц, что ускорит процесс его подготовки и сократит влияние человеческого фактора при консолидации данных из разных источников.
Если плановый бюджет на месяц сведен с профицитом, это не означает, что в середине месяца не будет дефицита бюджета (ситуация наиболее вероятна в месяц погашения крупной суммы кредита). Поэтому крайне важно составлять не только месячный, но и понедельный прогноз движения денежных средств, чтобы заранее знать о возможных провалах в бюджете и грамотно спланировать платежи во избежание таких проблем.
Модой последних лет для отечественных организаций и предпринимателей стало широкое применение регистров и данных управленческого учета. Информационное исследование рынка, проведенное по заказу Минфина несколько лет назад, показало, что 80 % опрошенных согласны с тем, что применение управленческого учета способствует увеличению прибыльности организации, т. е. потенциально может повысить рентабельность.
Что такое управленческий учет и для чего он нужен
На сегодняшний день не существует юридически зафиксированного понятия управленческого учета, в отличие от бухгалтерского учета, который всегда регулировался государством (советским, затем российским) еще с довоенных времен.
Многие отечественные руководители и менеджеры до сих пор считают, что управленческий учет применяется в обязательном порядке, но это не так. Видимо, это связано с непониманием того, что он не является учетом в узком смысле этого слова, а включает в себя контроль, управленческий анализ и планирование на их основе.
Обособленное ведение управленческого учета возникло из-за потребности лиц, принимающих решения, в оперативной информации — чего обычный бухгалтерский учет не может обеспечить в силу своей цикличности, регистрации уже свершившихся фактов хозяйственной жизни и жесткого законодательного регулирования.
В отличие от бухгалтерского, управленческий учет (в том числе) использует данные экономического планирования и другую информацию, не подтвержденную первичными учетными документами. Поэтому он гораздо шире по своему охвату и позволяет прогнозировать будущее. Центром внимания бухгалтерского учета являются операции прошлых периодов и уже полученные финансовые результаты.
Зарубежный подход к управленческому учету связан с применением системы национальных или международных стандартов учета (например US GAAP или МФСО). Использование алгоритмов такой системы позволяет применить к данным показателей различных хозяйственных процессов (например показателей продаж, затрат и т. п.) определенные процедуры обработки (например расчет себестоимости, финрезультатов и т. п.), которые затем сводятся в управленческую отчетность. В результате формируется набор индексов, критически важных для оперативного управления предприятием.
Спецификой при этом является то, что такая информация предназначена в первую очередь для внутренних пользователей (руководителей, работников финансовых служб и т. д.). Внешним пользователям (собственникам, банкам, кредиторам) эта информация может быть недоступна.
Задачи управленческого учета и методы их решения
Главной целью управленческого учета является предоставление информации, необходимой руководителям различного уровня для повышения эффективности управления предприятием, что должно выражаться в росте рентабельности компании и увеличении ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Поэтому часто главную цель управленческого учета формулируют как управление прибылью через управление затратами.
Основными задачами для достижения поставленной цели будут:
- планирование (на основе метода бюджетирования);
- определение затрат и контроль (в т. ч. калькулирование себестоимости на основе принятой классификации затрат);
- принятие решений.
На практике эти задачи реализуются следующим образом:
- формирование управленческой отчетности в виде различных бюджетов;
- контроль исполнения бюджетов на основании данных учета, в том числе контроль за исполнением договоров (в первую очередь с покупателями и поставщиками);
- ведение многосценарного планирования;
- осуществление план-фактного анализа.
Управленческая отчетность: что в нее входит
Факты хозяйственной жизни, регистрируемые в управленческом учете, независимо от специфики деятельности компании, можно разделить на три группы:
- Движение денежных средств (денежные потоки).
- Формирование финансового результата (доходы минус расходы).
- Изменения в имуществе и обязательствах организации, не относящиеся к первым двум группам.
Предоставление результатов обработки этих данных осуществляется с помощью управленческой отчетности.
Если мы обсуждаем понятие управленческой отчетности в терминах РСБУ (российских стандартов бухгалтерского учета), то важнейшими ее формами будут:
- баланс;
- отчет о финансовых результатах;
- отчет о движении денежных средств.
Они отражают все аспекты деятельности организации, дают полную картину ее финансового состояния.
Иностранные компании, как было отмечено выше, предпочитают метод бюджетирования, т. к. бюджет является одним из основных экономических инструментов управления хозяйственной деятельностью. В зависимости от потребностей применения, такие бюджеты формируются в различных видах. В текущей практике наиболее распространенными стали:
- БДДС (бюджет движения денежных средств);
- БДР (бюджет доходов и расходов).
Для целей планирования они могут существовать как:
- фактические БДДС и БДР, составленные на основании данных бухгалтерского учета;
- прогнозные БДДС и БДР, составленные на ближайший период для корректировки плановых бюджетов;
- плановые БДДС и БДР, описывающие будущую хозяйственную деятельность.
Управленческий учет на предприятии, примеры таблицы Excel
Тот факт, что требования МСФО или GAAP сильно отличаются от РСБУ, почему-то не является важным для многих отечественных руководителей и управленцев. Видимо, именно по этой причине такое широкое распространение получили формы БДДС и БДР, содержащие алгоритмы расчета, противоречащие отечественным стандартам, в том числе по таким важнейшим показателям, как:
- EBIT (earnings before interest and taxes) — прибыль до вычета процентов и налогов;
- EBITDA(earnings before interest, taxes, depreciation and amortization) — прибыль до вычета процентов, налогов и амортизации основных средств и нематериальных активов.
Несмотря на то, что упомянутые показатели не установлены МСФО или национальными стандартами западных стран в качестве обязательных, тем не менее, они широко используются экономистами, кредиторами, акционерами, иными заинтересованными лицами для оценки финансового положения и стоимости компаний.
В качестве примера рассмотрим результат управленческого учета в виде таблицы Excel . Примером послужит БДР (бюджет доходов и расходов), в котором отражаются выручка компании, ее прямые и операционные расходы, налоги, прочие доходы и расходы (включая проценты по кредитным ресурсам и т. д.), прибыль от деятельности (рассчитанная с учетом применяемой системы, например: РСБУ или МСФО), а также налог на прибыль и чистая прибыль.
Кратко БДР можно охарактеризовать как способ регистрации операций, формирующих финансовый результат деятельности организации. В чем-то БДР схож с российской бухгалтерской формой «Отчет о финансовых результатах», но данные будут различаться, если его составитель придерживался системы национальных или международных стандартов учета, отличной от РСБУ.
БДР можно формировать по-разному, например, по рассматриваемым периодам времени (недели, месяцы, годы) либо по ЦФО (центрам финансовой ответственности). В качестве ЦФО могут выступать отдельные магазины, офисы и другие структурные подразделения компании.
Доходную часть бизнеса в БДР можно представить по видам (например розничная торговля, оптовая торговля, оказание транспортных услуг и т. д.). В этом случае и расходы можно распределить по такому же признаку.
Предлагаемый пример БДР сформирован методом начисления, когда доходы и расходы организации совпадают с датой отгрузки товаров, оказания услуг. Зачастую его составляют, используя кассовый метод, когда доходы и расходы определяются в момент поступления или списания денежных средств. Такой подход искажает дальнейший расчет прибыли, а также не дает сопоставимых результатов для сравнения с аналогичными показателями конкурентов.
Особое примечание: все упомянутые в статье товарные знаки и зарегистрированные товарные знаки принадлежат своим законным владельцам и охраняются законом.
В Excel удобно проверять исполнение годового бюджета, сравнивая план и факт, но для этого надо перенести реальные цифры из «1С» или другой бухгалтерской программы. Ручной ввод данных может привести к ошибкам. Избежать их поможет специальный шаблон для сбора фактических цифр из оборотно-сальдовой ведомости. Вы можете готовый файл
26.10.2011«УНП»
Как работать с файлом. Шаблон включает три рабочих листа: «БДР» (бюджет доходов и расходов), «Факт» (оборотно-сальдовая ведомость, экспортированная из учетной системы и адаптированная для сбора данных) и «Условия» (вспомогательный лист, задающий правила сопоставления аналитических признаков плановых и фактических данных).
На листе «БДР» отражается бюджет доходов и расходов компании, сюда же переносится информация о его фактическом исполнении из оборотно-сальдовой ведомости. По горизонтали в графах бюджета отражены реквизиты заказов: название и номер (должны быть уникальными для корректной работы шаблона), даты начала и окончания работы, план финансирования. За реквизитами приводятся плановые и фактические помесячные данные, факт нарастающим итогом по состоянию на отчетный период и ожидаемый факт за год. По вертикали идут статьи затрат: фонд оплаты труда (ФОТ), взносы от ФОТ, материалы и услуги, прочие расходы, затраты итого, а также выручка с НДС, себестоимость, прибыль, НДС.
Как перенести данные. В готовом файле источником служат две оборотно-сальдовые ведомости за месяц - по счетам 20 «Основное производство» и 90 «Продажи». Обе сформированы в «1С:Бухгалтерия 8.1». Все что нужно сделать - сохранить их в формате Excel, выделить таблицы, исключая заголовки и итоговые строки, и перенести их на лист «Факт». Перенести данные можно и из другой программы, если она поддерживает функцию выгрузки в Excel.
Прежде чем перенести исходные данные на лист «БДР», необходимо обеспечить сопоставимость бухгалтерской и бюджетной аналитики. А именно для каждой строки оборотно-сальдовой ведомости проставить специальные метки в таблице «Дополнительные признаки», расположенной слева от ведомости, на том же листе «Факт». В первом столбце таблицы пишут порядковый номер фактического месяца. Вручную вводится значение только в первую ячейку диапазона, а затем его можно «протянуть» до конца оборотной ведомости за выбранный месяц. Остальные столбцы заполняются автоматически, понадобится лишь скопировать существующие формулы.
Ежемесячно, после окончания очередного отчетного периода, оборотно-сальдовые ведомости добавляются на лист «Факт» и сопровождаются метками в таблице «Дополнительные признаки». В соответствии с шаблоном фактические данные об исполнении бюджета доходов и расходов вносятся на место плановых в «БДР»на момент сбора факта. Чтобы обновить бюджет информацией о его фактическом исполнении за истекший месяц, надо скопировать формулы на нужный период и заменить в заголовке соответствующего столбца слово «План» на «Факт».
Бюджет на очередной год формируется с учетом функционирования предприятия: продажи, закупка, производство, хранение, учет и т.п. Планирование бюджета – это продолжительный и сложный процесс, ведь он охватывает большую часть среды функционирования организаций.
Для наглядного примера рассмотрим дистрибьюторскую фирму и составим для нее простой бюджет предприятия с примером в Excel (пример бюджета можно скачать по ссылке под статьей) . В бюджете можно планировать расходы на бонусные скидки для клиентов. Он позволяет моделировать различные программы лояльности и при этом контролировать расходы.
Данные для составления бюджета доходов и расходов
Наша фирма обслуживает около 80-ти клиентов. Ассортимент товаров составляет около 120-ти позиций в прайсе. Она делает наценку на товары 15% от их себестоимости и таким образом устанавливает цену продажи. Такая низкая наценка экономически обоснована плотной конкуренцией и оправдывается большим товарооборотом (как и на многих других дистрибьюторских предприятий) .
Для клиентов предлагается бонусная система вознаграждений. Процент скидки на закупку для крупных клиентов и ресселеров.
Условия и размер процентной ставки бонусной системы определяется двумя параметрами:
- Количественная граница. Количество приобретенного конкретного товара, которое дает клиенту возможность получить определенную скидку.
- Процентная скидка. Размер скидки – это процент, что вычисляется от суммы, на которую приобрел клиент при преодолении количественной границы (планки) . Размер скидки зависит от размера количественной границы. Чем больше товара приобретено, тем больше скидка.
В годовом бюджете бонусы относятся к разделу «планирование продаж», поэтому они влияют на важный показатель фирмы – маржу (показатель прибыли в процентном соотношении от общего дохода) . Поэтому важной задачей является возможность устанавливать несколько вариантов бонусов с разными границами на уровнях реализации и соответствующих им % бонусов. Нужно чтобы маржа удерживалась в определенных границах (например, не меньше 7% или 8%, вед это же прибыль фирмы) . А клиенты смогут выбирать себе несколько вариантов бонусных скидок.
Наша модель бюджета с бонусами будет достаточно проста, но эффективная. Но сначала составим отчет движения средств по конкретному клиенту, чтобы определить можно ли давать ему скидки. Обратите внимание на формулы, которые ссылаются на другой лист пред тем как посчитать скидку в процентах в Excel.
Составление бюджетов предприятия в Excel с учетом лояльности
Проект бюджета в Excel состоит из двух листов:
- Продажи – содержит историю движения средств за прошлый год по конкретному клиенту.
- Результаты – содержит условия начисления бонусов и простой счет результатов деятельности дистрибьютора, определяющий прогноз показателей привлекательности клиента для фирмы.
Движение денежных средств по клиентам
Структура таблицы «Продажи за 2015 год по клиенту:» на листе «продажи»:
Модель бюджета предприятия
На втором листе устанавливаем границы для достижения бонусов соответствующие им проценты скидок.
Следующая таблица – это базовая форма бюджета доходов и расходов в Excel с общими финансовыми показателями фирмы за годовой период.
Структура таблицы «Условия бонусной системы» на листе «результаты»:
- Граница бонусной планки 1. Место для установки уровня граничной планки по количеству.
- Бонус % 1. Место для установки скидки при преодолении первой границы. Как рассчитывается скидка для первой границы? Хорошо видно на листе «продажи». С помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 1 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 1 бонусной скидки; 0).
- Граница бонусной планки 2. Более высокая граница по сравнению с предыдущей границей, которая дает возможность получить большую скидку.
- Бонус % 2 –скидка для второй границы. Рассчитывается с помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 2 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 2 бонусной скидки; 0).
Структура таблицы «Общий отчет по обороту фирмы» на листе «результаты»:
Готовый шаблон бюджета предприятия в Excel
И так у нас есть готовая модель бюджета предприятия в Excel, которая является динамической. Если граничная планка бонусов находится на уровне 200, а бонусная скидка составляет 3%. Это значит, что в прошлом году клиент приобрел товара в количестве 200шт. А в конце года получит за это бонус скидку 3% от стоимости. А если клиент приобрел 400шт определенного товара, значит, он преодолел вторую граничную планку бонусов и получает скидку уже 6%.
При таких условиях изменится показатель «Маржа 2», то есть чистая прибыль дистрибьютора!
Задача руководителя дистрибьюторской фирмы выбрать самые оптимальные уровни граничных планок для предоставления клиентам скидки. Выбирать нужно так чтобы показатель «Маржа 2» находился хотя бы в приделах 7%-8%.
Скачать бюджет предприятия-бонус (образец в Excel).Чтобы не искать лучшее решение методом тыка, и не делать ошибок рекомендуем прочитать следующею статью. Там описано как сделать в Excel простой и эффективный инструмент: Таблица данных в Excel и матрица чисел . С помощью «таблицы данных» можно в автоматическом режиме визуализировать самые оптимальные условия для клиента и дистрибьютора.
Программа Финансы в Excel. Консолидация бюджетов (до версии 2.6 - Финансы в Excel. Бюджетирование ) представляет собой рабочую книгу Excel, содержащую программный код для автоматизации процесса консолидации типовых бюджетов на крупных и средних предприятиях. Анализ и консолидация бюджетов производится с использованием сводных таблиц Excel. Исходные данные бюджетов подразделений могут храниться в различных файлах.
Введение
Задача консолидации и анализа бюджетов подразделений предприятия на разных уровнях, несмотря на кажущуюся простоту, на практике вызывает множество проблем, связанных как с организационной деятельностью, так и с отсутствием специальных программных средств. В подавляющем большинстве случаев для работы используется Excel – в электронных таблицах готовятся и хранятся исходные бюджеты подразделений, в других файлах эти данные собираются в общий консолидированный отчет. При этом используются формулы и ссылки на внешние файлы, которые могут быть обновлены по запросу пользователей. Недостатки подобной схемы работы общеизвестны:
- Большое количество формул суммирования в консолидированном отчете. Необходимо постоянно отслеживать ссылки на данные исходных бюджетов подразделений.
- Отсутствие контроля целостности данных. Нет никакой гарантии, что все данные попали в консолидированный отчет.
- Сложность анализа данных на промежуточных уровнях иерархии. Первоначально выстроенная структура формул суммирования бюджетов подразделений не поддается реорганизации простыми средствами.
- Жесткая привязка ссылок к ячейкам внешних файлов. При минимальном изменении структуры файлов в консолидацию попадают неверные данные.
- Большие размеры файлов. Для устранения предыдущей проблемы обычно пытаются собрать как можно больше данных в один файл, связав страницы при помощи формул.
Подобные аргументы о проблемах использования Excel очень популярны при обсуждении специализированных программ для бюджетирования, обычно основанных на OLAP-технологиях (названия приводить не будем, чтобы не делать рекламу; желающие могут найти описания через поисковые системы). Однако эти программные продукты, несмотря на активное продвижение, не являются панацеей и к тому же требуют больших финансовых вложений для внедрения и поддержки.
Одной из задач программы «Финансы в Excel. Консолидация бюджетов» является устранение описанных недостатков без привлечения внешних программных средств, сохранив при этом все возможности вычислительного аппарата Excel.
Программа не содержит формул для консолидации – процесс обеспечивается интерфейсом сводных таблиц. Иерархическая структура подчинения подразделений предприятия настраивается в специальном справочнике, и может быть преобразована в любой момент времени (никаких формул при этом изменять не потребуется). Набор статей затрат определяется единым справочником с обязательной кодировкой. Данные подразделений могут храниться как в том же программном файле, так и во внешних файлах Excel. Эти файлы могут содержать любые дополнительные вычисления и расшифровки статей затрат, не попадающие в консолидированный отчет.
Изменения в версии 2.6
- Изменено название программы. Старое название Финансы в Excel. Бюджетирование
- Начиная с версии 2.6, не поддерживается старый формат рабочей книги XLS. Файл программы сохранен в формате XLSX/XLSM и работает в Excel, начиная с версии 2007 (2007-2016 ). Программа в формате XLS доступны только в версии 2.0, и может быть приобретена только по специальному запросу.
- Обновлен внешний вид рабочих книг в соответствии с дизайном последних версий Microsoft Office.
- Элементы управления Checkbox в справочнике Струкутра заменены на стандартные поля. Изменения значения возможно либо через двойной клик на ячейке, либо через ввод значения 1 - да, 0 - нет.