Организации и предприниматели, которые занимаются определенными видами деятельности, вправе не применять ККТ при условии оформления бланков строгой отчетности. Для контроля за поступлением, расходом и остатком бланков строгой отчетности, рекомендуется вести журнал учета БСО.
Предприниматели вправе выдавать бланки БСО в случае осуществления следующих видов деятельности:
- Торговля печатными изданиями (газетами, журналами), а также сопутствующими товарами, однако доля продажи печатных изданий должна быть не менее 50%;
- Продажа ценных бумаг;
- Организация питания во время занятий в образовательных организациях;
- Торговля на рынках, ярмарках. В данном случае предусмотрены исключения (например, торговля на ярмарке со специально оборудованного места павильона);
- Разносная торговля с тележек, корзин, в вагонах поездов (исключением являются товары, нуждающиеся в специальном хранении);
- При оказании услуг населению: ремонт обуви, изготовление ключей, заготовка дров на зиму и т.д.
В Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ № 359 от 6 мая 2008 г., сказано, что учет бланков, информация по их наименованиям, сериям и номерам заносится в журнал учета БСО (образец заполнения вы найдете в конце статьи). Для заполнения книги предусмотрены определенные правила: так, листы книги должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы и подписаны, скреплены печатью (при наличии). Давайте разберемся по порядку.
Журнал учета БСО
Обязательной к применению формы для книги учета бланков строгой отчетности законодательством не предусмотрено. Однако компания вправе утвердить для использования, как журнал учета бланков строгой отчетности, одну из следующих форм:
- форму из приложения № 6 к Указаниям, приведенным в приложении № 2 к Протоколу заседания ГМЭК № 4/63-2001 от 29 июня 2001 г.;
- форму, приведенную в приложении № 4 к Приказу Минфина России № 52н от 30 марта 2015 г., которая применяется, в частности, государственными ведомствами, федеральными и муниципальными учреждениями.
Кроме перечисленных выше форм, чтобы вести журнал учета БСО, не возбраняется разработать собственную форму, в том числе воспользовавшись в качестве образца указанными выше формами и удалив ненужные реквизиты или дополнив необходимыми.
Какую бы форму не решила использовать компания, необходимо помнить правила заполнения книги учета бланков строгой отчетности:
- Весь документ, от самого первого до самого последнего листа должен быть прошит и пронумерован;
- Каждый раздел журнала должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем компании;
- В журнал необходимо вносить наименования бланков, их серии и номера.
Если компания не будет следовать правилам, перечисленным выше, книга БСО не будет считаться корректно заполненной. Правила заполнения и обращения с БСО целесообразно закрепить в локальном нормативном акте. Кто из сотрудников ведет учет бланков, отвечает за корректное заполнение книги, за ее сохранность – все эти вопросы стоит закрепить в документе.
Журнал регистрации бланков строгой отчетности: образец
В шапке книги или на отдельной странице, которая будет использоваться в качестве титульной страницы, необходимо указать название документа «Журнал регистрации БСО» (образец записи) и период, который включает в себя все оформленные в нем записи. Под названием документа указывается название компании или данные предпринимателя, также потребуется указать отдел, который отвечает за ведение данного документа (обычно это бухгалтерия) и название формы строгой отчетности.
- Дата: отдельно в каждой колонке необходимо указать дату, месяц, год. Например: число – 3, месяц – август, год – 2017;
- От кого получен бланк или кому отпущен;
- Основание, согласно которому передан бланк – название документа, номер документа и его дата. Например: «товарная накладная №423 от 11.08.2017»;
- Образец журнала БСО далее содержит сведения о приходе бланков: в одном столбике необходимо указать количество бланков, а в другом – серию и номер бланка;
- Расход: количество израсходованных бланков, серию и номер документа, подпись сотрудника, который получил бланк;
- Остаток бланков: количество бланков, серия и номер оставшихся бланков;
В последней строке таблицы «Итого» целесообразно подвести итоговое количество бланков по таблице: приход, расход и остаток бланков.
Журнал учета БСО, образец заполнения
Сама форма не является сложной для заполнения, но требует аккуратности и системного подхода. Если у вас есть вопросы по заполнению журнала, ознакомьтесь с образцом заполнения
Что это такое
Организации и ИП, оказывающие услуги населению , независимо от выбранной системы налогообложения , имеют право не применять кассовый аппарат , а вместо кассовых чеков выдавать своим клиентам бланки строгой отчетности.
Обратите внимание , выписывать БСО можно только за оказание услуг физлицам и индивидуальным предпринимателям. При расчетах с организациями необходимо выдавать кассовые чеки.
БСО и ОКВЭД2, ОКПД2
Ранее, перед заказом БСО, необходимо было убедиться, что коды вашей деятельности есть в ОКУН (общероссийском классификаторе услуг населению). Но, с 1 января 2017 года на смену этому справочнику введены в действие новые классификаторы – ОКВЭД2 (029-2014) и ОКПД2 (ОК-034-2014) .
В том случае, если нет однозначного понимания, можно ли использовать БСО или нет, лучше всего обратиться в местную налоговую инспекцию и уточнить данный вопрос.
Формы БСО (что к ним относится)
В зависимости от вида оказываемых услуг бланки строгой отчетности могут называться по-разному: квитанции, билеты, путевки, абонементы и т.д. Разными могут быть и формы БСО.
За использование бланков строгой отчетности в предпринимательской деятельности отвечает Постановление Правительства от 06.05.2008 г. № 359 . До принятия этого закона бизнесмены имели право применять только формы БСО, утвержденные Минфином РФ.
На данный момент (2018 год) организации и ИП могут сами разрабатывать ту форму бланка строгой отчетности, которую им будет удобно использовать в деятельности, но при условии, что она будет содержать перечень обязательных реквизитов .
Перечень обязательных реквизитов бланка БСО
- наименование, серия и шестизначный номер документа;
- наименование организации или ФИО ИП;
- местонахождение исполнительного органа юридического лица (для организаций);
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) организации или ИП;
- вид услуги;
- стоимость услуги в денежном выражении;
- размер оплаты осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
- дата осуществления расчета и составления документа;
- должность и ФИО лица, ответственного за оформление БСО, его личная подпись, печать организации (ИП);
- иные реквизиты, характеризующие специфику оказываемой услуги, которыми вправе дополнить БСО организация (ИП).
Для некоторых видов деятельности существуют формы БСО, разработанные государством. В этих случаях собственные бланки применять нельзя :
- билеты (железнодорожные, авиа, общественный транспорт);
- услуги предоставления парковок;
- туристские и экскурсионные путевки;
- абонементы и квитанции на оплату ветеринарных услуг;
- залоговые билеты и сохранные квитанции для услуг ломбардов.
Обратите внимание , с 1 июля 2019 года большинству ООО и ИП придется перейти к использованию БСО в новом, электронном формате. Для этого потребуется приобрести специальное автоматизированное оборудование, а именно ККТ, предназначенную для формирования бланков БСО и печати их на бумажных носителях. Новые БСО в электронном виде будут передаваться в налоговую и направляться на электронную почту покупателю (либо в виде смс).
Где купить (заказать печать) БСО
Изготовить бланки строгой отчетности можно двумя способами:
Способ 1. Заказать в типографии (наделенной правом выпускать БСО)
Стоимость БСО в типографии составляет примерно 3 руб. за шт. (но она может быть другой в зависимости от региона, вида бланка и объема тиража). Как правило, в типографиях для каждого вида услуг уже есть разработанные шаблоны БСО (стоимость макета – примерно 100 рублей).
Если ни одна из готовых форм вам не подойдёт, то можно найти бесплатный шаблон в Интернете и принести в типографию свой разработанный бланк.
В дальнейшем вам потребуется вести строгий учет распечатанных бланков. Поэтому перед их изготовлением проверьте, чтобы каждый БСО имел свой уникальный идентификатор, состоящий из серии и шестизначного номера (например, «АА-000001» ).
Для более простого учета, делайте в типографии для каждой новой партии БСО свою серию (она может быть произвольной «АА» , «АБ» и т.д.). Номером бланка будет его порядковый номер в заказе.
Способ 2. Распечатать при помощи автоматизированной системы
Под автоматизированной системой подразумевается устройство внешне похожее на кассовый аппарат, но с несколько другим функционалом.
Такие устройства должны обеспечивать защиту бланков от несанкционированного доступа, а также идентифицировать, фиксировать и сохранять информацию по всем операциям с бланками в течение не менее 5 лет (в том числе уникальный номер и серию).
Купить автоматизированную систему можно примерно за 5 000 рублей в специализированных магазинах, где продают кассовые аппараты. Устройства для печати БСО не относятся к контрольно-кассовой технике, поэтому ставить их на учет в ФНС не нужно.
Обратите внимание , БСО – это документы строгой отчетности, поэтому их нельзя распечатывать на обычном принтере. Также не стоит пользоваться услугами сайтов, предлагающих подготовить «особые» формы бланков, которые можно просто распечатать в домашних условиях.
Преимущества и недостатки БСО
Используя в деятельности бланки строгой отчетности, вы получаете следующие преимущества :
- не нужно покупать кассовый аппарат (стоимость ККМ от 8 000 рублей);
- не нужно проводить ежегодное техобслуживание кассового аппарата (стоимость от 10 000 рублей);
- БСО в отличие от ККМ не нужно регистрировать в налоговой инспекции;
- при выездной деятельности (фотосессии, свадебные прически и т.д.) проще выписать БСО, чем возить с собой ККМ.
В свою очередь, у бланков строгой отчетности есть свои недостатки :
- бланки можно использовать только при оказании услуг населению;
- БСО, напечатанные в типографии, заполнятся вручную, что достаточно неудобно, при большом потоке клиентов;
- необходимо осуществлять строгий учет БСО и хранить их копии (корешки) в течение 5 лет;
- периодически необходимо заказывать новые партии бланков.
Учет, хранение, выдача и списание БСО
Одним из важных условий использования БСО является обеспечение их сохранности и ведение правильного учета.
В зависимости от способа изготовления бланки необходимо учитывать по-разному:
Учет бланков изготовленных типографским способом
Бланки, изготовленные в типографии, должен принять работник, ответственный за их хранение, учет и выдачу (либо сам руководитель или ИП). С этим работником должен быть заключен договор о материальной ответственности.
Во время принятия БСО необходимо проверить соответствие фактического количества бланков, а также их серий и номеров с данными, указанными в сопроводительных документах из типографии. После этого нужно составить акт приемки БСО .
Акт должен быть подписан руководителем организации (ИП) и членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии утверждается соответствующим приказом.
Хранить бланки необходимо в металлических шкафах, сейфах или в специально оборудованных помещениях в условиях исключающих их порчу и хищение.
Контроль над использованием БСО
Контроль над соблюдением правил использования бланков строгой отчетности осуществляют работники Федеральной Налоговой службы. В случае проверки вам необходимо будет предоставить инспекторам на проверку книгу учета БСО или информацию из автоматизированной системы о количестве выпущенных бланков.
Штрафы за невыдачу БСО
За выявление нарушений, связанных с использованием бланков строгой отчетности, а также за невыдачу БСО клиентам предусмотрен штраф по статье 14.5 КОАП РФ:
- для ИП и должностных лиц организации (руководителя) – от 3 000 до 4 000 рублей;
- для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.
Также, за несоблюдение порядка и сроков хранения бланков строгой отчетности, для ИП и должностных лиц организаций предусмотрен штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (статья 15.11 КОАП РФ).
Кроме этого, за отсутствие БСО (как первичного документа) предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ.
Учет бланков строгой отчетности и организация их хранения - процедуры, которые предприятия обязаны проводить согласно требованиям законодательства. Какие нормы права могут использоваться при организации учета бланков строгой отчетности и обеспечении сохранности БСО?
Основные правила хранения бланков строгой отчетности
Правила, в соответствии с которыми российские организации должны хранить БСО, зафиксированы в Положении о денежных расчетах без применения ККТ (далее — Положение), утвержденном Постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008.
Традиционный способ изготовления БСО — обращение в типографию (п. 4 Положения). Законодательство РФ также допускает выпуск бланков при задействовании автоматизированных систем (п. 11 Положения).
Что касается БСО, изготовленных типографскими методами, их следует размещать в сейфах либо в специальных помещениях предприятия, в котором гарантируется сохранность бланков. Каждый день место, где хранятся БСО, подлежит опечатыванию или опломбированию (п. 16 Положения).
Функции по обеспечению сохранности бланков строгой отчетности обязано выполнять материально ответственное лицо (далее — МОЛ) — сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения).
Свои функции МОЛ начинает исполнять с момента поступления БСО в распоряжение организации (например, из типографии). Его задачи в момент получения бланков сводятся к тому, чтобы:
- сверить количество бланков, их серии и номера с данными, указанными в сопроводительных документах;
- оформить акт приемки бланков;
- внести информацию о принятых бланках в книгу учета бланков строгой отчетности.
Все 3 действия МОЛ должен осуществить в присутствии комиссии, которая создается на основании приказа руководителя фирмы (п. 15 Положения).
В качестве книги учета БСО (либо основы для ее создания) коммерческими компаниями может быть использована форма, соответствующая номеру 0504045 по ОКУД. Для государственных и муниципальных организаций ее использование обязательно (приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015).
Акт приемки (чуть позже мы рассмотрим, на основе какой формы он должен составляться) подлежит подписанию всеми членами комиссии. Он также должен быть утвержден руководителем. Книгу учета бланков строгой отчетности следует прошить и пронумеровать. Она должна быть подписана руководителем фирмы, главным бухгалтером, а также скреплена печатью.
Хранение бланков с помощью автоматизированных систем
«Инновационный» сценарий изготовления БСО — с помощью автоматизированных систем (АС) — значительно упрощает руководству фирмы задачу по организации хранения бланков. Если соответствующая система удовлетворяет критериям, содержащимся в п. 11 Положения (обладает защищенностью от несанкционированного доступа, идентифицирует и фиксирует операции с БСО в течение 5 лет и более, сохраняет в памяти данные о бланке), то необходимости в осуществлении отмеченных выше процедур не возникает, так как:
- приемка БСО от сторонней организации не осуществляется;
- копии БСО остаются в памяти компьютера и иных устройств в составе АС;
- поставщики современных АС для организации оборота БСО, как правило, включают в комплект ПО решения, позволяющие вести книгу учета бланков строгой отчетности в электронном виде.
Вместе с тем однажды распечатанные с помощью АС, но по тем или иным причинам испорченные БСО должны, как и те, что созданы типографским способом, храниться в сейфах организации либо в иных надежных местах.
Функции МОЛ в случае использования АС возлагаются чаще всего на бухгалтера, обученного работе с соответствующим ПО, реже — на системного администратора, управляющего автоматизированной системой.
Внимание! В связи с переходом на онлайн-кассы налогоплательщик обязан с 01.07.2018, а в некоторых ситуациях с 01.07.2019 формировать БСО с помощью автоматизированных систем для бланков строгой отчетности, способных передавать сведения о взаиморасчетах в ФНС в режиме онлайн. Подробнее см. в материале "Закон об онлайн-кассах - как применять БСО (нюансы) ". БСО выдается покупателю на бумажном носителе или отправляется по электронной почте или на телефонный номер клиента.
Передача бланков в распоряжение сотрудников организации
Если расчеты, при которых используется БСО, осуществляет не МОЛ, а другой работник фирмы, то передача в его распоряжение соответствующих бланков осуществляется материально ответственным лицом на основании письменной заявки. Данные о выданных БСО заносятся МОЛ в книгу учета бланков строгой отчетности.
Копии БСО, выданных клиентам организации, либо корешки бланков (в зависимости от того, какая конкретная форма БСО используется) передаются работниками материально ответственному лицу. Данные об этом также фиксируются в книге учета БСО. Если какой-либо из ранее выданных бланков оказался испорченным, то он перечеркивается, после чего прилагается к книге учета.
Имеют ли юридическую силу протоколы ГМЭК?
Некоторые положения законодательства, регулирующие оборот БСО, содержатся в протоколе заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) № 4/63-2001 от 29.06.2001. Имеют ли они юридическую силу, распространяющуюся на все российские организации?
Несмотря на то что ГМЭК прекратила существование с 09.08.2004, ее решения, которые были приняты в период осуществления данным учреждением полномочий, носят общеобязательный характер (письмо ФНС РФ № ЕД-18-2/947 от 17.06.2014).
Так, в том, что касается формы акта приемки БСО, следует использовать ту форму, которая соответствует номеру 070000 по ОКУД. Предписание задействовать данную форму включает п. 18 протокола ГМЭК № 4/63-2001.
Аналогично сохраняют юридическую силу и иные положения протокола ГМЭК № 4/63-2001. В частности, те, что регулируют бухгалтерский учет БСО.
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности
Оборот БСО фиксируется на забалансовом счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бухучет БСО осуществляется посредством проводок, отражающих суммы затрат на изготовление бланков (п. 22 протокола заседания ГМЭК № 4/63-2001). Как правило, это проводки:
- Дт счета 26 «Общехозяйственные расходы»;
- Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
В некоторых случаях бухучет БСО предполагает создание субсчетов для счета 006. Это возможно, если бланки, оприходованные бухгалтерией, впоследствии выдаются другим сотрудникам, фактически распоряжающимся БСО (выше мы рассмотрели подобный сценарий). В этом случае может быть сформирован субсчет 006-1 «БСО в бухгалтерии», а также субсчет 006-2 «БСО у исполнителей».
Критерии корректной нумерации бланков строгой отчетности
Важный критерий, характеризующий учет и хранение БСО, — корректная нумерация соответствующих бланков.
Главное требование к БСО — наличие уникального 6-значного порядкового номера и серии, состоящей из 2 букв. На уровне федерального законодательства отмеченные критерии не закреплены, однако они регулярно встречаются в ведомственных правовых актах, регулирующих изготовление БСО (например, в письме Минкультуры РФ № 2344-01-39/03-Е4 от 13.04.2009). Данные положения могут быть применены субъектами правоотношений в иных отраслях по принципу правовой аналогии.
Соответствующие реквизиты бланков — серия, номер — необходимо будет фиксировать в отмеченных формах (акт приемки БСО, книга учета БСО).
Как мы отметили в начале статьи, БСО подлежат изготовлению типографским методом либо при задействовании автоматизированных систем. В первом случае организация, как правило, заказывает изготовление бланков у стороннего подрядчика, обладающего необходимым типографским оборудованием. Если подобный заказ осуществляется впервые, то можно начать выпуск БСО с серии АА и номера 000001. Но в последующих заказах распечатанные бланки должны начинаться с номера, следующего за тем, что присутствовал на последнем БСО предыдущего тиража.
Задействование автоматизированных систем выпуска бланков предполагает, что корректная нумерация БСО (в корреляции с занесением необходимых сведений в реестры системы) будет осуществляться соответствующим ПО автоматически.
Инвентаризация и списание БСО
В число задач, которые включает в себя процесс хранения бланков строгой отчетности, входит инвентаризация. Данная процедура предполагает сверку имеющихся копий БСО, а также их корешков с данными, содержащимися в книге учета бланков строгой отчетности. Инвентаризация БСО должна проводиться одновременно с аналогичной процедурой, установленной в отношении наличных денежных средств в кассе (п. 17 Положения).
По истечении 5 лет хранения бланков (включая испорченные либо некомплектные) в организации необходимо осуществлять списание БСО. Эта процедура осуществляется посредством составления отдельного акта (можно использовать форму, соответствующую номеру 0504816 по ОКУД, а для государственных и муниципальных структур ее задействование обязательно). Данный документ составляется при участии комиссии, создаваемой на основании приказа руководителя фирмы.
В структуре современных автоматизированных систем, как правило, присутствуют решения, позволяющие издавать необходимые акты об инвентаризации и списании БСО в электронном виде. Также в соответствующих системах предусмотрены алгоритмы исключения списанных цифровых БСО из аппаратных регистров.
Итоги
БСО приравнены к кассовым чекам и должны формироваться с использованием автоматизированных систем, способных передавать сведения в ФНС в режиме онлайн. Учет бланков в таком случае ведется также с использованием таких систем. Некоторым налогоплательщикам законодательно разрешено перейти на использование онлайн устройств с 01.07.2019. До этого они вправе применять типографские бланки. Приобретение таких бланков ведется на счетах учета затрат (25,26,44 - в зависимости от подразделения), а последующий учет с использованием звабалансового счета 006.
Задают много вопросов, касающихся учета бланков строгой отчетности (БСО). В частности, бухгалтеров интересует, где нужно регистрировать бланки, как организовать их учет и какие создать проводки. Мы подготовили статью, которая поможет прояснить сложные моменты, связанные с созданием и учетом БСО.
Вводная часть
Бланки строгой отчетности нужны компаниям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению и пользуются правом не применять контрольно-кассовую технику. Такое право предоставлено им пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ*.
Получив деньги за услугу, организация или предприниматель вместо кассового чека выдает покупателю другой документ, подтверждающий оплату — к примеру, квитанцию, билет или талон. Эти документы оформляются на бланках строгой отчетности, которые приравнены к кассовым чекам. Правила создания, учета, хранения и уничтожения БСО приведены в Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — Положение).
Форма бланка строгой отчетности
Существуют БСО, форму которых разрабатывают органы исполнительной власти. Это некоторые отраслевые бланки, например, железнодорожный билет и экскурсионная путевка (утверждены Минтрансом России и Министерством культуры соответственно).
Но в большинстве случаев компании и предприниматели могут изобретать свои собственные формы бланков. Главное, чтобы эти формы содержали все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 3 Положения: наименование, шестизначный номер и серию, вид и стоимость услуги, ИНН организации или предпринимателя и проч. Не возбраняется позаимствовать форму, разработанную другим налогоплательщиком. Об этом сообщило УФНС России по г. Москве в письме от 01.03.10 № 17-15/020721 .
Регистрировать выбранный вариант бланка в государственных органах, в том числе в Министерстве финансов, не нужно. Такова официальная точка зрения Минфина России, изложенная в письме от 29.01.13 № 03-01-15/1-14 (см. « »). Достаточно утвердить форму БСО в своей учетной политике.
Где можно распечатывать БСО
Печатать бланки строгой отчетности можно одним из двух способов: либо в типографии, наделенной правом выпускать БСО, либо своими силами при помощи автоматизированной системы. В качестве такой системы подойдет контрольно-кассовый аппарат, прошедший специальную доработку. Причем в отличие от обычной кассовой техники, которая печатает традиционные чеки, машину для изготовления БСО в налоговой инспекции регистрировать не надо. Это подтвердила ФНС России в письме от 24.08.12 № АС-4-2/14038 (см. « »).
Что же касается обычного компьютера с принтером, то он для печати бланков строгой отчетности не подходит. Подобную точку зрения неоднократно высказывали чиновники Минфина России — в частности, в письме от 25.11.10 № 03-01-15/8-250 (см. « »).
Документы для учета бланков строгой отчетности
Если бланки изготовлены в типографии
Учет бланков, изготовленных типографским способом, нужно организовать следующим образом. Поступление фиксировать в акте приемки, а дальнейшее движение отражать в книге учета бланков строгой отчетности.
В пункте 13 Положения говорится, что учет в книге надо вести по наименованиям, сериям и номерам бланков. Листы книги должны быть подписаны руководителем и главбухом (либо ИП), пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
Форма книги учета БСО для коммерческих организаций законодательно не утверждена. Поэтому, как сообщили чиновники финансового ведомства в письме от 31.08.10 № 03-01-15/7-198, компании и предприниматели вправе разработать свой вариант книги (см. « »).
Как правило, в книгу учета БСО включаются графы, где отражается дата поступления бланков, количество поступивших бланков, лицо, передавшее бланки, и реквизиты соответствующего документа. Аналогичные графы предусмотрены для бланков, переданных для использования. Кроме того, в книге выводится текущий остаток по каждому наименованию, серии и номеру БСО. Данный остаток должен подтверждаться актом инвентаризации бланков строгой отчетности. Она проводится в те же сроки, что и инвентаризация наличных денег в кассе (п. 17 Положения).
Далее, в момент приема денег у клиента, работник компании или предприниматель заполняет БСО и указывает в нем полученную сумму. Основную часть заполненного бланка он передает клиенту, а отрывной корешок оставляет себе. Если в форме бланка отрывная часть отсутствует, то клиенту передают оригинал бланка, а себе оставляют копию. Сумма, полученная от клиента, фиксируется в приходном кассовом ордере и отражается в кассовой книге. А корешок (либо копия) БСО служит документом, подтверждающим поступление наличности.
При проверке полноты учета наличной выручки налоговики пересчитают корешки (либо копии) выписанных БСО и убедятся, что их количество совпадает с тем, что зафиксировано в книге учета бланков строгой отчетности. Затем инспекторы сложат суммы, указанные в корешках (или копиях) использованных БСО и сравнят с величиной наличной выручки, проведенной по кассе. Если эти показатели не совпадут, налоговики заподозрят нарушение и потребуют объяснений.
Если бланки изготовлены своими силами
В случае, когда бланки строгой отчетности печатаются посредством автоматизированной системы (в частности, созданной на базе ККТ), учет осуществляет эта система. То есть она фиксирует и сохраняет данные обо всех выпущенных БСО, их номерах и сериях. По этой причине книгу учета бланков вести не нужно.
Во время проверки инспекторы потребуют предоставить информацию о выпущенных бланках, которая хранится в автоматизированной системе. А налогоплательщик, в свою очередь, обязан ее предоставить (п. 12 Положения).
Бухгалтерский и налоговый учет БСО
Проводки, которые следует создать при поступлении и списании БСО, а также способ налогового учета зависят от дальнейшей судьбы бланков. Здесь возможны два варианта. Первый подразумевает, что бланки будут использованы компанией или предпринимателем. При втором варианте существует вероятность, что часть незаполненных БСО может быть реализована.
Бланки, предназначенные для собственного использования
В подавляющем большинстве случаев организации и предприниматели приобретают и создают БСО исключительно для того, чтобы использовать при расчетах с клиентами. В такой ситуации стоимость «типографских» бланков можно сразу списать на счет 20 «Основное производство» или на счет 44 «Расходы на продажу». Если же бланки изготовлены своими силами, то расходные материалы (бумага, чернила и проч.), а также амортизация ОС (например, ККТ, печатающего бланки) также относится на счета 20 или 44.
Помимо этого, необходимо организовать учет бланков на забалансовом счете 006. Здесь БСО отражаются в условной оценке, к примеру, по закупочной стоимости или по сумме, затраченной на создание. Аналитический учет следует вести по видам бланков и по местам хранения.
В налоговом учете стоимость бланков можно включить в текущие расходы в момент приобретения или создания.
Бланки, предназначенные для перепродажи
Если в момент приобретения или создания БСО бухгалтер не уверен, будут бланки использованы или проданы, то отразить их лучше на счете 10 «Материалы».
Потом, в случае реализации бланков, их следует сначала перевести на счет 41 «Товары», а затем отразить продажу проводками:
ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 91 - выручка от реализации БСО;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 68 - НДС, начисленный при реализации БСО;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 41 - закупочная стоимость (либо стоимость создания) реализованных БСО
Помимо этого, нужно вести учет на забалансовом счете 006 по видам бланков и по местам хранения.
В налоговом учете стоимость реализованных бланков строгой отчетности следует списать на расходы в момент продажи.
* Название закона — «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Книга учета бланков строгой отчетности - это обязательный регистр для всех организаций, ведущих бухгалтерский учет.
Утвержденная форма книги носит официально название — Книга по учету документов строгой отчетности. Организации и индивидуальные предприниматели применяют ее, когда речь идет о БСО. Однако, если попробуем найти форму данного регистра, утвержденную к применению, то обнаружим следующее:
- форма ОКУД 0504045, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н;
- форма ОКУД 0504819, утв. протоколом заседания ГМЭК от 29.06.2001 N 4/63-2001.
Вот и получается, что фактически все коммерческие организации и индивидуальные предприниматели применяют не Книгу учета бланков строгой отчетности, а Книгу по учету документов строгой отчетности.
Возникает вопрос, а обязательны ли к применению решения Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам. Оказывается, да. Это разъясняет Минфин в письме от 10 января 2014 г. N 03-01-15/203.
Давайте разберемся, что такое бланки строгой отчетности: как вести учет БСО?
Учет БСО
Итак, ваша организация или ИП осуществляет вид деятельности, при котором, получая наличные денежные средства от населения, разрешается использовать и вести учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии, например:
- изготовление ключей;
- шиномонтаж;
- химчистка;
- ветеринарные услуги;
- и прочее.
БСО можно печатать самостоятельно, если имеется автоматизированная система, защищенная от несанкционированного доступа. Как вариант - доработка кассового аппарата, но без регистрации в налоговой, - приобрести в типографиях. Как ведут учет таких подотчетных документов в этом конкретном случае? У хозяйствующего субъекта возникает обязанность иметь журнал учета бланков строгой отчетности, образец заполнения которого вы найдете ниже. (п.13 постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»).
Как ведут учет бланков строгой отчетности
359-е постановление (ведение книги учетов бланков строгой отчетности регулируется этим нормативным актом) определяет требования к ведению книги. Обязательными являются такие:
- листы прошнуровать;
- пронумеровать;
- подставить подпись руководителя и главбуха;
- скрепить печатью или штампом.
Рассмотрим шаблон заполнения книги, учитывая главную задачу: обеспечить учет в разрезе наименований, серий и номеров БСО. Для этого определим обязательные для заполнения поля и графы:
- Наименование формы - например, Квитанция БО-3, Наряд-заказ БО-1.
- Дата движения, число,месяц, год - это дата получения из типографии, дата передачи лицу, ответственному за прием денег от населения.
- От кого получено или кому отпущено - указываем наименование типографии при получении, а при отпуске ФИО, ответственного лица.
- Основание (наименование документа, номер, дата) - при получении квитанций это может быть акт приемки, приходный ордер М-4, при отпуске - требование-накладная, акт, расписка - в зависимости от установленного графика документооборота.
- Приход, Расход (количество, серия и номер бланка, сумма) - в данных графах необязательно переписывать все номера и серии полученных распечатанных квитанций, достаточно указать, например, 10шт серия АК №№980500-980509 30 руб.00 коп.
- Остаток (количество, сумма) - определяется после каждого поступления или отпуска бланков = Остаток до начала движения + Приход-Расход.
Книга учета бланков строгой отчетности: образец заполнения
Образец заполнения листа:
Образец заполнения заднего листа (журнал должен быть прошит и пронумерован):
Не забудьте о важных нюансах:
- с работником, осуществляющим контроль БСО, нужно обязательно заключить письменный договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 Трудового кодекса РФ (п.14 Постановления №359);
- образовать комиссию для приема БСО (п.15 Постановления №359);
- приемку бланков производить в день поступления их из типографии (п.15 Постановления №359);
- составить акт приемки документов и утвердить его у руководителя(п.15 Постановления №359).
Административная ответственность
Что случится, если форма 0504045 (книга учета БСО) будет отсутствовать в организации? Ответ на этот вопрос есть в статье 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях . Итак, неправильный контроль за БСО и непредставление книги по запросу ИФНС грозит:
- должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 1,5 тысяч до 3 тысяч рублей;
- юридическим лицам предупреждением или штрафом в размере от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.
Таким образом, каждая организация и индивидуальный предприниматель может самостоятельно решить, что ей выгоднее: книга учета бланков строгой отчетности, купить которую можно в любой типографии, или штраф при каждом запросе из ФНС.