В кассах организации кроме наличных денег могут храниться различные денежные документы и бланки строгой отчетности (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха санатории, переводы в пути и др.).
Указанные денежные документы и бланки документов учитываются на синтетическом активном счете 50 «Касса» (субсчет 3 «Денежные документы») по номинальной стоимости аналогично учету денег в кассе. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
При использовании полной журнально-ордерной формы синтетический учет по счету 50 «Касса» ведется в журнале-ордере №1, аналитический - в ведомости №1.
На стоимость приобретения денежных документов в учете делаются записи:
а) Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (76)
Кредит счета 51 «Расчетный счет» - при перечислении денежных средств в оплату путевок, журнал-ордер 2;
б) Дебет счета 50 «Касса» (субсчет 3 «Денежные документы»)
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (76) - при оприходовании в кассу организации полученных путевок, журнал-ордер 6 (8);
в) Дебет счета 91 «Операционные дохода и расходы» (субсчет 2 «Операционные расходы»)
Кредит счета 50 «Касса» (субсчет 3 «Денежные документы») - на полную стоимость выданных путевок работникам, журнал-ордер 1;
г) Дебит счета 50 «Касса»
Кредит счета 91 «Операционные доходы и расходы» (субсчет 1 «Операционные доходы») - на часть стоимости путевок, внесенных в кассу организации работниками, журнал-ордер 13;
д) Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 91 «Операционные доходы и расходы» (субсчет 1 «Операционные доходы») - на часть стоимости путевок, покрываемую организацией, журнал-ордер 13.
Одновременно на эту часть стоимости путевок на счетах делается следующая запись:
Дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы» (субсчет 2 «Внереализационные расходы»)
Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», журнал-ордер 10/1.
Такой порядок закрытия стоимости выданных путевок позволяет производить отчисления в Фонд Социальной Защиты Населения, Госстраху и учесть сумму, покрываемую организацией стоимости путевок при начислении подоходного налога в пределах 30 базовых величин.
Информация о наличии и движении денежных средств (переводов) в отечественной и иностранной валютах в пути (преимущественно торговая выручка), т.е. денежных сумм, внесенных в кассы банков, почтовых отделений для зачисления на расчетный и другие счета организации, но еще не зачисленных по назначению, обобщается на активном синтетическом счете 57 «Переводы в пути». К этому счету могут быть открыты следующие субсчета:
- 1 «Инкассированные денежные средства»;
- 2 «Денежные средства для покупки валюты»;
- 3 «Валютные средства для продажи»;
- 4 «Переводы в пути по банковским картам» и другие.
Основанием для принятия на учет указанных сумм по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции учреждений банка, почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банков и т.п.
При использовании полной журнально-ордерной формы учет по счету 57 «Переводы в пути» ведется в журнале-ордере №3.
При этом составляются следующие проводки:
Дебет счета 57 «переводы в пути»
Кредит счета 90 «Реализация» - на переданную выручку за реализованную продукцию, но не зачисленную на счета учета денежных средств в банках (62, 76), журнал-ордер 11;
Кредит счета 50 «Касса» - при сдаче выручки из кассы инкассатору банка или на почту, журнал-одер 1.
При зачислении выручки на счета денежных средств в банке делаются записи:
Дебет счета 51 «Расчетный счет» (52, 55).
Кредит счета 57 «Переводы в пути», журнал-ордер 3.
Движение денежных средств (переводов) в иностранных валютах учитывается на счете 57 обособленно.
В кассах организаций, как правило, могут храниться бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-транспортных накладных и др. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются организациями в соответствии с действующим положением. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». По дебету этого счета записывается поступление указанных бланков в организации, а по кредиту - их выбытие.
В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникают хозяйственные отношения с другими организациями и лицами (поставщиками, покупателями, бюджетом, банками и т.п.). В их основе лежат расчеты, связанные с кругооборотом хозяйственных средств.
Все эти расчеты осуществляются в денежной форме, наличным или безналичным путем.
В соответствии с п.1 ст.140 Гражданского кодекса Российской Федерации законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации является рубль.
Согласно п. 2 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.
Денежные средства представляют собой вид оборотных активов, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных счетах, в выставленных аккредитивах, выданных чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.
Это особые оборотные средства, обладающие абсолютной ликвидностью, поэтому именно их объем определяет на конкретный момент времени платежеспособность организации. Вместе с тем оценка платежеспособности базируется на расчете и сопоставлении денежных потоков организации, т.е. поступлении и расходовании денежных средств.
Главной целью бухгалтерского учета денежных средств , расчетных и кредитных операций является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплиной, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.
Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются:
Своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;
Оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;
Контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;
Контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;
Контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;
Своевременная сверка расчетов с дебиторами и кредиторами.
Своевременная информация о временном высвобождении денежных средств даст Вам возможность разместить их на депозите или инвестировать в акции, облигации наряду с другими ценными бумагами для получения дополнительного дохода.
Организация работает не только с наличными денежными средствами, но и с денежными документами, которые могут приобретаться как за наличные, так и в безналичном порядке и должны храниться в сейфе кассы.
Денежные документы – это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Они подлежат хранению в кассе организации.
Учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе компании, на счете 50-3 «Денежные документы» по фактическим затратам на их приобретение. Приход и расход их осуществляется в том же порядке, что и для наличных денег – выписывается приходный кассовый ордер на поступившие денежные документы и расходный кассовый ордер на выбывшие (выдаются сотрудникам в подотчет либо продаются) с обособленным отражением в Кассовой книге.
К ним относятся:
Почтовые марки;
Вексельные марки;
Марки государственной пошлины;
Банковские выписки;
Приходный кассовый ордер;
Расходный кассовый ордер;
Квитанция о приеме денег;
Путёвки в дома отдыха и санатории;
Талон на бензин, выданный на определенную сумму денег;
Переводы к получению;
Оплаченные авиабилеты и прочие документы.
Документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04);
Ценные бумаги (учитываются на счете 58);
Бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006);
Выкупленные у акционеров акции (счет 81).
Денежные документы после оприходования в кассе могут быть выданы для целевого использования подотчетным лицам (оформляется приходный кассовый ордер) или реализованы своим сотрудникам по льготной цене (оформляется расходный кассовый ордер).
Учет денежных средств и денежных документов ведется на счетах:
50 «Касса»
51 «Расчетные счета»;
52 «Валютные счета»;
55 «Специальные счета в банках»;
57 «Переводы в пути»;
58 «Финансовые вложения»;
59 «Резервы под обесценение финансовых вложений».
Эти счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранных валютах, находящихся в кассе, на расчетных, валютных и других счетах, открытых в банках на территории страны и за ее пределами, а также ценных бумаг, платежных и денежных документов.
Учет кассовых операций
3.2.1. Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций
Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации и регламентируются нормативными актами ЦБ РФ и федеральными законами РФ:
1. Федеральный закон от 10 июля 2002 года № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» - определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее - наличные деньги) на территории Российской Федерации юридическими лицами (за исключением Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций (далее - банк), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.
2. Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
3. Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации утверждено ЦБ РФ 24 апреля 2008 г. № 318-П.
3. Постановление № 88 от 18.08.1998 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
3.2.2. Порядок ведения, учета и контроля кассовых операций
Кассовые операции - операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов.
Порядок ведения кассовых операций , в частности, предусматривает:
Наличие кассы и ведение кассовой книги.
Хранение свободных денежных средств в банках.
Расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке.
Хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов.
Каждое предприятие имеет кассу для хранения и работы с наличностью и денежными документами (вексельными марками, оплаченными билетами, путевками, акциями, облигациями и др.).
Касса (итал. cassa от лат. capca – вместилище, ящик) – подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и другими денежными ценностями.
Касса должна быть соответствующим образом оборудована:
Быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
Располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях рекомендуется окна кассового помещения оборудовать внутренними ставнями;
Иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и по толка, надежные внутренние стены и перегородки;
Закрываться на две двери – внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
Оборудоваться специальным окошечком для выдачи денег;
Иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег, бланков строгой отчетности (трудовых книжек, вкладных листов к ним, квитанций путевых листов автотранспорта) и других ценных документов, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
Располагать исправным огнетушителем.
Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.
Всю полноту ответственности за соблюдение установленного порядка, создание условий сохранности денег в помещении кассы, при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк несет руководитель организации. Кроме него, ответственность за соблюдение вышеуказанного Порядка ведения кассовых операций возлагается на главного бухгалтера и кассиров организации.
Кассир – должностное лицо, на которое возложена обязанность учета, приема, хранения и выдачи денег из кассы.
Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях - бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.
Наличные деньги поступают в кассу организации:
С банковских счетов организации;
От покупателей (выручка от продаж);
От продажи имущества;
От подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм);
В оплату за денежные документы;
От сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба) и т.д.;
Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:
Выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия);
Выдача денег под отчет сотрудникам организации;
Сдача наличных денег в банк;
Выплаты поставщикам (кроме аренды недвижимости, и расчетов с ценными бумагами);
На возврат предоплаты покупателям за товары, работы, услуги, оплаченные ранее наличными.
Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом .
Лимит остатка кассы – это разрешенный остаток наличных денежных средств, который может находиться в кассе предприятия на конец рабочего дня.
В конце каждого календарного года юридические лица самостоятельно рассчитывают лимит кассы. Эта обязанность возложена на них положением Центробанка РФ от 11.04.14 № 3210-У (далее - Положение № 3210-У).
Им разрешено самостоятельно выбирать способ определения лимита: из объема поступлений выручки или объема выданных наличных (абз. 2 п. 2 указания №3210-У).
Превышение лимита кассы (как и ранее) допускается в дни выплат заработной платы, стипендий и других выплат социального характера, включая день получения наличных средств, выходные и нерабочие праздничные дни в течение трех рабочих дней, но не более чем на пять дней в районах крайнего Севера.
Установлен лимит расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, ИП (100 000 рублей по одной сделке), превышать который запрещено.
Сдавать сверхлимитные деньги можно либо в банк, либо в организацию, входящую в систему Банка России.
Кассовые операции проводятся в следующем порядке:
Оформление первичных документов по приходу и расходу;
Регистрация первичных документов в журнале регистрации;
Записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное выведение остатка по кассовой книге;
Сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.
Учет денежных средств в кассе ведется с использованием активного счета 50 «Касса». По дебету отображается увеличение денежных средств в кассе, а по кредиту – выплата денежных средств из кассы.
К счету 50 «Касса» открываются субсчета:
50.1. «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ.
50.2. «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п. Этот субсчет открывается при необходимости.
50.3. «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.
Для всех организаций специальным Постановлением Государственного комитета РФ по статистике были определены обязательные формы первичной документации:
1. Приходный кассовый ордер – этот документ сопровождает поступление в кассу наличных денег (форма КО-1). Данный ордер состоит из двух частей: ордера и квитанции. Бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) заверяют печатью и выдают лицу, внесшему деньги в кассу (рис.7). Ордер после поступления денег остается в кассе.
Если деньги поступают в кассу в процессе продажи товаров или за оказанные услуги, то покупателям должен выдаваться кассовый чек.
Кассовый чек - это первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе;
2. Расходный кассовый ордер – этим документом фиксируется выдача из кассы наличных денег физическому или юридическому лицу (форма КО-2).
РКО (рис.8) заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре.
Помарки и любые исправления не допускаются. При выдаче денег кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность покупателя денег.
Учет денежных документов через подотчетное лицо имеет определенные нюансы. Он несколько отличается от учета других видов расчетов с подотчетниками. Рассмотрим эти особенности.
Что является денежным документом?
Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от30.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н). В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.
Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги. Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы. Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).
ВАЖНО! К числу денежных документов не относят ценные бумаги (гособлигации, облигации других предприятий, акции и векселя), БСО (чеки, талоны, билеты, другие бланки, выпущенные самим предприятием).
На счете 50 денежные документы учитывают, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется интервал, в течение которого они хранятся в кассе. Если же, например, командированный работник на полученные подотчетные средства приобрел билет на поезд для своей поездки самостоятельно, то такой документ не проводят через кассу. А уже использованный билет, сданный в бухгалтерию в качестве подтверждения расходов, будет храниться вместе с авансовым отчетом. При этом использованный билет также не является денежным документом, поскольку не обладает свойством обмена на какую-либо выгоду в будущем.
Рассмотрим подробнее порядок поступления и выдачи денежных документов.
Порядок оприходования денежных документов
Все первичные объекты бухгалтерского учета, к числу которых относятся и денежные документы, необходимо учитывать в соответствующих регистрах (п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).
Унифицированного регистра для учета денежных документов не существует. К тому же предприятия имеют право разрабатывать форму подавляющего большинства первички и бухгалтерских регистров самостоятельно (информация Минфина № ПЗ-10/2012).
При разработке регистров учета для денежных документов необходимо отразить все их существенные параметры в отдельных графах. При этом специализированные программы для ведения бухучета, как правило, имеют в своем функционале подобные регистры, и бухгалтеру достаточно просто занести в них все необходимые для учета сведения из денежных документов.
Если же по какой-то причине ведение бухучета осуществляется без применения компьютерной программы, регистр придется разработать самостоятельно. Что отразить в таком регистре?
Для разных документов могут быть свои нюансы. Например, для учета билетов существенными сведениями, отражаемыми в регистре, будут:
- дата приобретения билета;
- дата поездки, на которую приобретен билет;
- номер билета;
- тип транспортного средства;
- номер рейса, время, место, класс билета;
- стоимость билета;
- сумма НДС (если имеется);
- сумма комиссионных и страховых платежей;
- иные данные, имеющие существенное значение (фамилия работника, на которую приобретен билет; количество миль, которые начислены перевозчиком; накопленная сумма дисконта и т. п.).
После занесения документа в регистр бухучета выбирается счет, на котором этот документ необходимо учесть — субсчет 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». По его дебету отражается полная стоимость денежного документа — та сумма, в которую обошлось для предприятия его приобретение.
Оплату и приход денежных документов можно отразить следующими проводками:
ВАЖНО! Оплата за денежные документы может быть произведена как безналичным способом, так и за наличные, но учитываются они на субсчете 50-3.
Как выдаются денежные документы подотчетному лицу?
Факт выдачи денежных документов из кассы подотчетникам оформляется при помощи расходного кассового ордера (РКО). При этом бухгалтерская проводка имеет вид:
Дт 71 Кт 50-3 — выдача подотчетному лицу денежных документов из кассы предприятия.
Пример
Работник торгового предприятия Савельев А. И. получил задание отправиться в командировку 12.05.2016 на 9 дней, с возвращением 20.05.2016. Предприятием для него через подотчетное лицо приобретены железнодорожные билеты (туда и обратно). Стоимость билета туда, включая комиссионный сбор и страховку, составила 6 950 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 707,51 руб.). Стоимость билета обратно на 19.05.2016 с прибытием 20.05.2016 составила 5 750 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 585,35 руб.). 23.05.2016 Савельев А. И. отчитался в бухгалтерии по использованию денежных документов.
Рассмотрим, как оформлялись все эти операции:
|
Дата |
Сумма |
Описание операции |
Первичный документ |
||
|
29.04.2016 |
Иванову А. А. выданы деньги в подотчет для приобретения ж/д билетов для Савельева А. И. |
Приказ или распоряжение, РКО |
|||
|
04.05.2016 |
Ивановым А. А. возвращен остаток денег в кассу предприятия |
ПКО, авансовый отчет Иванова А. А. |
|||
|
04.05.2016 |
Оприходован билет № 08935992 на поезд№ 018, дата: 12.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки туда |
|
|||
|
04.05.2016 |
Оприходован билет № 03565978 на поезд№ 017, дата: 19.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки обратно |
ПКО для денежных документов, бланк билета, сделана регистрационная запись в журнале учета денежных документов |
|||
|
12.05.2016 |
Выданы проездные документы для поездки туда и обратно Савельеву А. И. в подотчет |
РКО для денежных документов, бланки билетов, запись в журнале регистрации выдачи денежных документов |
|||
|
23.05.2016 |
11 407,14 |
Получен авансовый отчет от Савельева А. И. об использовании денежных документов — проездных ж/д билетов. Списана стоимость ж/д билетов (без учета НДС) на коммерческие расходы предприятия |
Авансовый отчет, бланки использованных билетов, отчет о командировке |
||
|
23.05.2016 |
1 292,86 |
Принят к вычету НДС с ж/д билетов № 03565978 и № 08935992 |
Бланки билетов |
ВАЖНО! С 01.01.2016 ставка НДС на тариф билета составляет 10% (закон «Об установлении коэффициента-дефлятора…» от 29.12.2015 № 386-ФЗ). Иные услуги, включаемые в полную стоимость билетов, облагаются по ставке 18%. При этом рассчитывать НДС самостоятельно нет необходимости.
Нюансы учета денежных документов на ГСМ
ГСМ предприятиями сегодня приобретаются 2 основными способами:
- по талонам;
- по топливным картам.
Денежными документами являются только талоны на ГСМ и только определенного вида. Топливные карты, по которым расчеты за бензин ведутся в стоимостном выражении, относятся к малоценке и учитываются за балансом по условной стоимости. Для этого можно открыть специальный забалансовый счет или вести учет их движения в специальном журнале, где следует отражать данные о том, кому и когда выдавались топливные карты. Регулярное пополнение баланса топливных карт проводится авансовыми платежами, которые в конце месяца закрываются документами от поставщика ГСМ:
- счетом-фактурой,
- накладной на ГСМ;
- реестром-отчетом о проведении заправок автомобиля по номеру карты.
Талоны на ГСМ получают от предприятия-поставщика после совершения предоплаты на основании договора на поставку ГСМ. Они могут быть литровыми или стоимостными. Талоны, в которых указано количество ГСМ без указания его стоимости, не относятся к денежным документам и учитываются за балансом.
Стоимостный талон на получение ГСМ — получают в бухгалтерии в день выезда автомобиля. По возвращении на предприятие водитель отчитывается по расходу ГСМ на основании путевого листа.
Проводки этих операций могут иметь следующий вид:
|
Описание операции |
Первичные документы |
||
|
Поставщику ГСМ переведен аванс на талоны |
Договор на поставку ГСМ, заявка от начальника гаража на оплату ГСМ на месяц, месячные нормы расхода ГСМ по предприятию, платежный документ |
||
|
Получены талоны от поставщика |
ПКО на талоны |
||
|
Выданы талоны водителю/диспетчеру |
Журнал учета талонов, РКО на талоны, путевой лист/заявка диспетчера |
||
|
Получен авансовый отчет о расходовании ГСМ (приложен путевой лист). Стоимость израсходованного ГСМ списана на общепроизводственные расходы |
Путевой лист/ отчет диспетчера о расходовании и остатках ГСМ, бухгалтерская справка — расчет, кассовая книга |
Первичная регистрация талонов на ГСМ производится в соответствующем журнале учета. Талоны на предприятии могут выдаваться либо напрямую водителю, либо диспетчеру автоцеха (гаража). Если есть такая возможность у предприятия, то можно поручить работу по учету ГСМ специалисту — работнику автоцеха (начальнику, мастеру, диспетчеру). Работа эта очень кропотливая и трудоемкая: нужно учитывать приход и расход ГСМ, проводить списание по путевым листам, следить за тем, соблюдаются ли нормы на списание. На транспортных предприятиях все перечисленные операции выполняет отдельный специалист, имеющий возможность осуществления непосредственного контроля расхода ГСМ.
Учет проездных билетов для сотрудников, занятых разъездными работами
Отдельно необходимо рассмотреть порядок учета проездных на городской транспорт. Очень часто предприятие приобретает своим сотрудникам проездные билеты для осуществления ими работы вне офиса (разъездной работы).
Типовые проводки в данном случае могут иметь следующий вид:
|
Описание операции |
Первичные документы |
||
|
Произведена оплата проездных билетов транспортному предприятию |
Договор с транспортным предприятием, выписка банка, платежное поручение |
||
|
Получены проездные билеты от транспортного предприятия |
Бланки проездных билетов, накладная, ПКО для проездных билетов |
||
|
Отражен НДС по приобретенным проездным билетам |
Счет-фактура |
||
|
Выданы проездные билеты сотрудникам в подотчет |
РКО, запись в журнале учета проездных билетов |
||
|
Получены авансовые отчеты (приложены маршрутные листы) от сотрудников. Транспортные расходы списаны на общепроизводственные (коммерческие) расходы |
Маршрутные листы, бланки использованных билетов (по окончании периода, на который они приобретались) |
ВАЖНО! Если сотрудниками, получившими проездные билеты, не будет предоставлен в бухгалтерию маршрутный лист, им необходимо начислить НДФЛ на стоимость проездного документа. Маршрутный лист работника подтверждает, что проездной он использовал не для своих личных нужд, а для выполнения производственных задач.
Если проездные билеты приобретены на длительный период, охватывающий несколько месяцев или кварталов, то предприятие на основании маршрутных листов может списывать часть стоимости проездных билетов на расходы соответствующего периода. Маршрутные листы могут быть ежедневными, а могут иметь форму недельных или месячных бланков. Форму маршрутных листов и период, на которых они заполняются, предприятие устанавливает в учетной политике.
Итоги
Учет денежных документов необходимо вести с использованием специального субсчета 50-3. Выдавать их необходимо подотчет. Это позволит предприятию минимизировать риски нехозяйственного использования денежных документов, а такжене корректного расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или НДС.
В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы должны храниться в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению. лицом, материально ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации.
Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет о движении денежных документов. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие денежные документы выданы, кому и на какую сумму. Сведения отчета по оприходованию и выдаче денежных документов используются для аналитического учета, в качестве регистров которого может быть книга учета движения денежных документов по отдельным их видам. Выделение этой части кассовых операций в отдельный субсчет обусловлено разнообразным составом денежных документов и их оценкой по сумме фактических затрат на приобретение.
Синтетический учет этих ценностей ведется на субсчете "Денежные документы" к счету 50 "Касса". Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов. Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории, пансионаты и пр. отражаются бухгалтерской записью:
Дебет 50 "Касса", субсчет "Денежные документы"
Кредит 50 "Касса", субсчет "Касса организации" или 51 "Расчетные Счета"
При выдаче путевок работникам бесплатно или с частичной оплатой делают запись.
Дебет 50 "Касса" -- на сумму частичного платежа, сделанного работником,
Дебет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению",
91 "Прочие доходы и расходы" -- на суммы, оплаченные за счет средств социального страхования или организации (в соответствии с условиями коллективного договора)
Кредит 50 "Касса", субсчет "Денежные документы".
Таблица 2.3
Операции по приобретению и выдаче денежных документов
|
Первичный документ |
Корреспондирующие счета |
||
|
Счет, авансовый отчет |
Оприходованы в кассу денежные документы, приобретенные за наличный расчет |
||
|
Счет (накладная) |
Оприходованы в кассу денежные документы, приобретенные в безналичном порядке (оплаченные с расчетного счета) |
||
|
Ведомость выдачи путевок, приказ руководителя организации, бухгалтерская справка-расчет |
Выдана путевка работнику организации за полную стоимость или с частичной оплатой: В части денежных средств, внесенных работником На суммы стоимости путевки, оплачиваемой за счет организации |
||
|
Выданы проездные документы работнику, направляемому в командировку |
|||
|
Журнал учета приема и выдачи денежных документов |
Выданы под отчет почтовые марки, марки государственной пошлины и др. для использования указанных документов по назначению |
||
|
Отражена сумма выявленной недостачи при инвентаризации денежных документов |
|||
|
Инвентаризационная опись (форма № ИНВ-16), бухгалтерская справка |
Отражена сумма потерь денежных документов в связи с чрезвычайными обстоятельствами |
Осуществляя свою экономическую деятельность, некоторые отечественные организации используют наличные деньги и осуществляют наличные денежные расчеты. Одновременно отечественное законодательство допускает использование для субъектов гражданских правоотношений или сторон трудовых правоотношений оборот денежных документов, учет которых соответствующая организация обязана осуществлять в установленном порядке.
Документы, являющиеся денежными
Министерство финансов Российской Федерации своим приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило не только План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и Инструкцию по его применению.
Также особого внимания заслуживает необходимость изготовления и оформления приходного кассового ордера, если такие документы сдаются в кассу предприятия. Если же документы выдаются третьим лицам из кассы организации, то организации необходимо оформить расходный кассовый ордер.
Существенным отличием РКО и ПКО для денежных документов от кассовых документов, необходимость в составлении которых возникает при осуществлении денежных расчетов, является необходимость проставления на кассовых документах для учета документов, являющихся денежными, записи «фондовый».
Все поступившие или выданные документы должны отражаться в журнале регистрации кассовых документов. Следует помнить, что такая регистрация производится отдельно от регистрации кассовых документов по денежным наличным расчетам.
Учет денежных документов
Помимо необходимости отражать движение документов в кассовой книге и журнале регистрации кассовых документов, разделом 5 Инструкции предусмотрен общий порядок учета документов, являющихся денежными.
В силу названных норм отечественного права аналитический учет осуществляется по видам документов на счете 50 «Касса».
По операциям с денежными документами учет производится по дебету счета 50, если документы поступают в кассу компании. Если документы выдаются из кассы компании, то учет происходит на кредите счета 50.
В кассовой книге необходимо регистрировать и осуществлять отражение документов как поступающих в кассу предприятия, так и выдаваемых из кассы организации третьим лицам. Но такой учет осуществляется на отдельных листах кассовой книги, на которых обязательно должна быть проставлена отметка «фондовый».
Как следует из методических рекомендаций по применению и заполнению кассовой книги, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н , в кассовой книге организации отражается движение денежных документов. Для этих целей используются отдельные листы книги, в которых следует проставлять метку «фондовый».
При заполнении кассовой книги по учету денежных документов следует помнить, что, строки книги » и « в кассе на конец дня» не заполняются.
Записи относительно движения документов, являющихся денежными, следует вносить сразу же после выдачи или получения соответствующего документа.
В заключение следует отметить, что в отличие от наличных денежных расчетов законодатель не разработал и не предусмотрел форму документа, используемого для учета денежных документов, выданных третьим лицам.
Как предусмотрено п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» , каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть подтвержден соответствующим первичным документом.
Такими документами могут быть не только утвержденные формы, но и формы, самостоятельно разработанные соответствующим субъектом предпринимательских отношений. Обязательным требованием к таким документам является наличие в них реквизитов, прямо перечисленных в п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».
Из изложенного выше следует, что для надлежащего учета движения таких документов предприятию, их использующему, необходимо самостоятельно разработать форму ведомости учета движения денежных документов с обязательным указанием в такой ведомости всех необходимых реквизитов.
Важно помнить, что вне зависимости от того, что такие документы не являются наличными деньгами, отечественные предприятия и организации обязаны осуществлять учет таких документов.
Неисполнение компанией установленной законом обязанности по учету денежных документов может явиться основанием для наложения на такую компанию или ее должностных лиц административного штрафа за нарушение кассовой дисциплины.