Инспекторы просят своевременно уведомлять ИФНС, если в компании было увольнение главного бухгалтера. Как составить уведомление, из которого налоговики узнают: произошла смена главного бухгалтера?
Ни Налоговый кодекс, ни законодательство о регистрации компаний не требуют сообщать в инспекцию данные о смене главного бухгалтера. Формально представить подобную информацию нужно обязательно, только если в компании меняется генеральный директор.
Однако информация о главном бухгалтере есть в регистрационном деле компании, поэтому многие инспекторы на местах просят своевременно присылать им . Вместе с тем даже при наличии такой информации в деле компании главбуху при сдаче отчетности, представлении или получении любых документов в инспекции желательно иметь при себе доверенность (п. 3 ст. 26 НК РФ).
Конкретных сроков для подачи уведомления, если была смена главного бухгалтера, нет. Поэтому компания, в которой прошло увольнение главного бухгалтера, может отправить его в любое удобное время. Затягивать не стоит - для собственного спокойствия.
Как составить уведомление, если была смена главного бухгалтера
Уведомление о смене главного бухгалтера составляют в произвольной форме. За основу можно взять общие рекомендации по составлению любых документов для налоговой, которые оформляют в свободной форме.
Инспекторы, как правило, просят приложить к уведомлению копию приказа о назначении главбуха или выписку из него, а также указать паспортные данные нового главбуха. Могут попросить еще копию свидетельства о присвоении ему ИНН (если он, конечно, есть). В уведомлении также желательно указать контактные телефоны нового главного бухгалтера.
Главный бухгалтер отвечает за методологию ведения учета на предприятии, за соблюдение кассовой дисциплины, является руководителем отдела бухгалтерии, он наделен полномочиями подписывать отчетность, обладает правом второй подписи на банковских документах… Данный список обязанностей можно продолжать очень долго. Словом, не мудрено, что замена работника, занимающего столь ответственную
должность, дело хлопотное. Сегодня мы как раз и поговорим о тонкостях данной процедуры
Смена главбуха - дело ответственное
Базовый документ, регламентирующий работу бухгалтера, - Закон о бухучете, к сожалению, не описывает процедуры смены главного бухгалтера. Нет такой информации и в подзаконных актах. Ранее в п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 г. № 59, указывалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Однако в настоящее время данный документ не применяют, о чем неоднократно говорилось во многочисленных письмах Минфина, например, от 12.02.2010 г. № 31-34000-10-5/3091. Такой же позиции придерживается и Минюст в письме от 06.11.2003 г. № 20-9-9354. Поэтому порядок передачи дел при смене главбуха хозрасчетным предприятием определяется самостоятельно (разумеется, с оглядкой на нормы трудового законодательства) и может быть закреплен во внутренних документах, скажем, в должностной инструкции главного бухгалтера, или утвержден приказом руководителя.
В то же время для бюджетных учреждений действует Типовое положение № 59, в п. 12 которого четко оговорено: «Принятие (передача) дел главным бухгалтером в случае назначения на должность или увольнения с должности осуществляется после проведения внутренней проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности, по результатам которой оформляется соответствующий акт» .
Порядок передачи дел при смене главбуха может отличаться в зависимости от причины увольнения, наличия на момент увольнения его преемника, а также от того, насколько мирно или наоборот конфликтно осуществляется расставание с работодателем. Идеальный вариант - узнав об увольнении бухгалтера, вовремя подыскать ему замену среди имеющихся сотрудников или же найти подходящую кандидатуру со стороны, назначив такое лицо заместителем главного бухгалтера на период вхождения в курс дела. На день увольнения следует передать дела и оформить приказ о назначении зама главбухом.
Вместе с тем, очевидно, что такая схема действий на практике не всегда возможна. Например, нередко новый главбух приходит на место старого, когда последний уже уволился. Поэтому может сложиться ситуация когда новичку попросту не у кого принимать дела или приходится принимать их у директора - человека, обычно далекого от бухгалтерии. А это значит, что, вступив в должность главбуха, придется с повышенным вниманием отнестись к проверке составленных ранее документов, регистров, отчетности. Ведь, как показывает практика, если предшественник совершил действия, повлекшие уголовную ответственность, уголовное производство могут открыть и касательно нового бухгалтера. В качестве примера можно вспомнить ситуацию, рассмотренную в письме ГНАУ от 17.04.2002 г. № 3125/5/26-2119. Правда, согласно описанному в нем сценарию, уголовное дело было прекращено в связи с отсутствием у новопринятого главбухаумышленного уклонения от уплаты налогов, однако же суд усмотрел в действиях бухгалтера служебную халатность, которая может также повлечь уголовную ответственность согласно ст. 367УКУ. Подобное предостережение содержится и в письме ГНАУ от 18.09.2009 г. № 11305/5/23-4018/462: «…для избежания случаев возложения вины на работающего главного бухгалтера при увольнении предыдущего главного бухгалтера ему необходимо проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась после уволенного предшественника и будет основанием для составления налоговой отчетности в период исполнения им должностных обязанностей» .
Справедливости ради, отметим: редакция придерживается мнения, что новый главбух не должен нести ответственность за ошибки своего предшественника. Вместе с тем не стоит забывать, что чужие ошибки нередко являются следствием появления собственных. Например, декларация по налогу на прибыль составляется нарастающим итогом. И если по причине неправильного начисления амортизации прежним начальником бухгалтерии в бытность нового главбуха возникнет недоплата по налогу на прибыль, ответственность, очевидно, будет возложена на последнего.
Не менее заинтересованы в том, чтобы передача дела прошла гладко, уходящий бухгалтер и в особенности директор предприятия. Для увольняющегося главбуха правильно задокументированная передача дел - вопрос не только репутации, но и гарантия того, что после увольнения ему не будут предъявлены претензии, например, по факту отсутствия тех или иных документов. Что же касается директора, то согласно ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете именно он отвечает за организацию бухгалтерского учета на предприятии, обеспечение фиксации фактов осуществления всех хозопераций в первичных документах и сохранность документов, регистров и отчетности. Поэтому в случае выявления контролирующими органами ошибок, недоплат по налогам и т.п. за период работы прежнего бухгалтера весь груз ответственности придется нести именно ему.
Как видим, смена бухгалтера - дело непростое и, как следствие, требующее соблюдения ряда процедур, которые ниже мы рассмотрим поэтапно. Но прежде всего остановимся на нюансах увольнения главного бухгалтера.
Особенности увольнения главного бухгалтера
Главбух - такое же наемное лицо, как и все работники предприятия, поэтому он может увольняться по тем же основаниям, что и остальные сотрудники: по собственному желанию, по согласию сторон, по инициативе работодателя и т.д. Существует, правда, специфическое основание для увольнения главбуха, предусмотренное п. 1 ч. 1 ст. 41 КЗоТ - за одноразовое грубое нарушение трудовых обязанностей. Однако учитывая, что понятие «грубое нарушение» в законодательстве не определено, такое основание применяют крайне редко, причем точку при расторжении трудового договора на таком основании, как правило, ставит уже судебная инстанция.
Также при увольнении главбуха остаются в силе все требования и ограничения, установленные законодательством относительно прекращения трудовых отношений. В частности, не допускается увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности работника (кроме увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 40 КЗоТ - в связи с не появлением на работе по болезни в течение более четырех месяцев подряд), а также в период нахождения его в отпуске. Вместе с тем, в порядке исключения, для увольнения главбуха по инициативе работодателя (независимо от оснований) не нужно согласия профсоюзной организации (ст. 43 КЗоТ).
В день увольнения работнику следует выдать трудовую книжку и провести с ним окончательный расчет (ст. 47 КЗоТ). Причем это правило работает независимо от инициатора расторжения трудового договора. Возьмем случай, когда главбух увольняется по собственному желанию (ст. 38КЗоТ) и предупреждает об этом работодателя за две недели. Если в течении данного срока не удалось подыскать ему замену или в полном объеме принять дела, его все равно должны уволить в оговоренный в заявлении срок с соблюдением требований ст. 47 КЗоТ. При этом, если необходимо продлить время передачи дел, по обоюдному согласию сторон бухгалтер может уволиться и позже (по собственному желанию или по соглашению сторон), отозвав прежнее заявление об увольнении. Кроме того, трудовой договор не прекращается, если после окончания двухнедельного срока работник все равно выходит на работу (ч. 2 ст. 38 КЗоТ). Затем ему, правда, придется подать новое заявление об увольнении, но уже без учета отработки двух недель.
Понятно, что качественно соблюсти процедуру смены главбуха можно в том случае, когда увольнение происходит не в авральном порядке и при наличии преемника на должность. Поэтому для наиболее полного рассмотрения всех нюансов смены главбуха за основу возьмем именно такую ситуацию.
Документальная проверка и передача дел
Итак, главбух подал заявление об увольнении, определена дата расторжения трудового договора. Теперь самое время задуматься о передаче дел. Очевидно, что данная процедура не ограничивается только актированием. Предварительно должна быть проведена проверка учета на предприятии.
Внимание!
Не путайте с инвентаризацией активов, средств и расчетов, которую проводят согласно Инструкции № 69. Такая процедура обязательна только в том случае, если бухгалтер является материально ответственным лицом (пп. «в» п. 3 Инструкции № 69).
Таким образом, первое, что нужно сделать, после того как определились с новой кандидатурой на должность руководителя отдела бухгалтерии, - издать приказ директора предприятия о приеме-передаче дел. В приказе, в частности, следует оговорить:
- порядок и сроки проведения документальной проверки;
- лицо, принимающее дела;
- состав комиссии, участвующей в документальной проверке и приеме-передаче дел (в нее должны входить передающая, принимающая стороны и руководитель предприятия, при необходимости могут привлекаться и другие сотрудники, а также независимые эксперты, аудиторы);
- процедуру передачи дел (при необходимости).
Перед проверкой увольняющемуся бухгалтеру следует заполнить, подшить и пронумеровать документы, регистры по совершенным операциям, укомплектовать отчетность в разрезе налогов (сборов, взносов) и периодов предоставления, словом, привести учетные дела в порядок. Даже если учет ведется в электронном виде, сводные ведомости, журналы и прочие учетные регистры имеет смысл передавать в печатном виде, что позволит запечатлить текущее состояние учета. Хотя, безусловно, данный вопрос остается на усмотрение комиссии.
Далее комиссия приступает к документальной проверке. Как правило, такая проверка выборочная , поскольку ее нужно осуществить в сжатые сроки - до прекращения трудовых отношений с прежним бухгалтером. В ходе проверки в первую очередь следует сосредоточиться на документах (за последних три года), связанных с уплатой налогов, с соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, то есть на тех участках работы, ошибки на которых в будущем могут повлечь наиболее серьезные штрафные санкции. Поэтому достаточное внимание нужно уделить наличию налоговых накладных, документов, подтверждающих налоговые расходы, расчетам амортизации, ведению кассовой книги (если ее вел главный бухгалтер) и т.д.
По желанию в рамках документальной проверки можна провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности, проверить состояние расчетов с контрагентами и выполнение договорных обязательств.
Помимо первичных документов, следует внимательно проверить наличие, комплектность, действительность:
- налоговой, пенсионной, финансовой и статистической отчетности;
- главной книги, оборотно-сальдовой ведомости, учетных регистров;
- внутреннихдокументов организационного характера: приказа об учетной политике, графика документооборота, колдоговора, трудовых договоров положений об оплате труда и о командировках, пр.;
- правоустанавливающих документов;
- разрешительных и других подобных документов (лицензий, торговых патентов);
- документов по работе с контролирующими органами (актов сверок, уведомлений-решений, запросов);
- документов по работе с контрагентами (актов сверок расчетов, договоров);
- инвентаризационных описей;
- документов, связанных с обращением наличности и применением РРО (кассовой книги, книги учета расчетных операций) и др.
Если будет выявлена недостача документов, комиссия должна установить причины ее возникновения. При этом нужно потребовать от главного бухгалтера составить пояснительную записку, в которой тот обязан изложить причины недостачи. В случае пропажи или уничтожения документов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы, а также включает представителей следственных органов (если необходимо, то и пожарного надзора) в состав комиссии для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения (п. 6.10 Положения № 88).
По завершению проверки составляют акт приема-передачи дел. В нем указывают:
- наличие и количество первичных документов (папок с документами), регистров, отчетности и пр.;
- недостающие документы и причины их недостачи;
- неверно заполненные документы или документы, заполненные не полностью;
- выявление факта просроченных (недействующих) разрешительных документов, договоров;
- сроки проведения последних проверок контролирующими органами;
- сведения о переданном программном обеспечении (для работы с банком, составления отчетности, ведения учета и т.п.);
- факт проверки на правильность и работоспособность программного обеспечения, ключей, паролей к нему;
- факт передачи чековой книжки, ключей от сейфа, бланков строгой отчетности и пр.;
- сумму переданной наличности.
Подписанный всеми членами комиссии акт оформляют в трех экземплярах. Один экземпляр предоставляют главбуху, передающему дела, второй - принимающему, третий оставляют на предприятии.
Уведомляем банк
Если главный бухгалтер имеет право подписи банковских документов, в обслуживающий банк следует подать новую Карточку с образцами подписей и оттиска печати с обновленными образцами подписи всех лиц, имеющих право первой или второй подписей (п. 18.13 Инструкции № 492). Карточку заверяют нотариально или подписью руководителя предприятия (его заместителя) и печатью организации, которой клиент административно подчинен. В населенных пунктах, где нет нотариальных контор или частных нотариусов, карточки заверяются сельским, поселковым, городским, районным Советом (п. 18.11 Инструкции № 492).
Уведомляем контролирующие органы
Для этого необходимо предоставить в налоговую инспекцию регистрационное заявление по ф. № 1-ОПП с пометкой «Зміни» со сведениями относительно нового главного бухгалтера - лица, ответственного за ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятии. Срок предоставления - 10 дней со дня принятия нового сотрудника на работу. На основании поданного заявления органы ГНС вносят соответствующие изменения в Единый банк данных юридических лиц или Реестр самозанятых лиц и затем фиксируют указанные изменения в журналах по ф. № 2-ОПП и № 7-ОПП соответственно (п. 9.3 Порядка № 1588).
Что касается Пенсионного фонда, фондов соцстрахования и органов статистки, то законодательство не обязывает уведомлять их о смене главбуха. И тем не менее, рекомендуем все же направить им письмо-уведомление с копией приказов об увольнении прежнего и назначении нового бухгалтера. Это поможет избежать недоразумений при сдаче отчетности.
В завершение об отчетности. Большинство налогоплательщиков подают ее в электронном виде. В связи со сменой главбуха следует обратиться в центр сертификации ключей, у которого вы находитесь на обслуживании, подав заявление с просьбой об аннулировании старого электронного ключа и выдаче нового. Получив новый ключ, в налоговую нужно в электронном виде направить обновленный договор о сдаче электронной отчетности, содержащий новую цифровую подпись. Тоже самое с органами пенсионного фонда и статистики (в отделение ПФУ отправляют карточку присоединения к договору о сопровождении электронных отчетов).
Игорь БЕЛОВ,
независимый эксперт
Список использованных нормативно-правовых актов:
УКУ - Уголовный кодекс Украины.
Закон о бухучете - Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV.
Инструкция № 69 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина Украины от 11.08.1994 г. № 69.
Положение № 88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88.
Инструкция № 492 - Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.
Порядок № 1588 - Порядок учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом Минфина Украины от 09.12.2011 г. № 1588.
Типовое положение № 59 - Типовое положение о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденное постановлением КМУ от 26.01.2011 г. № 59.
В действующих положениях ТК РФ нет четких требований о передаче дел увольняемого главбуха новому сотруднику. Однако любой человек, занимающий столь высокую должность в организации, понимает, что без передачи дел разрывать отношения непрофессионально
Главный бухгалтер - такой же сотрудник компании, как и любой другой, поэтому вправе уволиться по собственному желанию и по согласованию сторон, а также быть уволен по приказу руководителя за нарушение трудового законодательства.
При найме на работу нового главбуха вам потребуется грамотно составить бланк трудового договора, заполнить онлайн который вы можете в функциональной и удобной программе Кадры от Бухсофт.
Довольно распространен вопрос - должен ли главбух передавать дела при увольнении? Примечательно, что в действующих положениях Трудового кодекса РФ нет четких требований и рекомендаций о передаче дел увольняемого главбуха новому сотруднику на его место. Однако любой человек, занимающий столь высокую должность в организации, понимает, что без передачи дел разрывать отношения непрофессионально. В сегодняшней статье разберемся, каков порядок передачи дел главного бухгалтера.
Этапы передачи дел главного бухгалтера
Конкретной последовательности передачи дел увольняемого главбуха не существует, поэтому каждая компания разрабатывает собственный порядок. Тем не менее, существует стандартная схема, с небольшими отклонениями компании стараются придерживаться чаще всего именно ее.
Этап первый - приказ руководителя о передаче дел
В приказе за подписью руководителя компании должны содержаться следующие основные моменты:
- причина проведения процедуры передачи дел (увольнение главного бухгалтера может являться такой причиной);
- период проведения приема-передачи дел. Важно отметить, что при увольнении главбуха по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), расторгнуть трудовое соглашение с ним работодатель обязан за две недели (ст. 80 ТК РФ). Если увольнение производится по инициативе руководителя и имеет место смена собственника имущества (п.4 ст.81 ТК РФ), срок прекращения трудовых отношений с главбухом составляет три месяца с момента установления права собственности нового собственника (ст.75 ТК РФ);
- перечисление полномочий увольняющегося главного бухгалтера;
- сведения (ФИО) о лице, ответственном за сдачу документов - увольняющемся главном бухгалтере;
- сведения (ФИО) о лице, принимающем дела (если кандидат в главбухи еще не найден, указывается руководитель компании, если найден и трудится в качестве заместителя главбуха или просто бухгалтером - указать нужно именно его);
- сведения (ФИО) иных лиц, задействованных в передаче дел (например, аудиторы и члены назначенной комиссии);
- дата окончания передачи дел. Назначенный день нужно сопоставить со сроками сдачи налоговых деклараций и бухотчетности, передавать дела накануне сдачи отчетов как минимум нерезонно.
Этап второй - завершение текущих рабочих процессов
До дня, указанного датой завершения учетных процессов в приказе о передаче дел, увольняющемуся главбуху нужно закончить все свои дела: внести необходимые бухгалтерские записи в регистры, сдать налоговую и бухгалтерскую отчетность за последний перед увольнением отчетный период, подготовить первичные документы, подшить все закрытые и сданные документы.
Срок завершения учетных процессов определяется приказом руководителя, но в любом случае он не может превышать один квартал, как период для многих отчетов в ИФНС.
Этап третий - проведение инвентаризации
Даже если с увольняемым главбухом не был заключен договор о материальной ответственности, инвентаризация денежных средств необходима, а обязательность такой проверки закреплена в статье 12 Закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухучете». Инвентаризацию финансов проводят и по кассе, и по расчетным счетам организации.
Если компания относится к крупным и крупнейшим, то проверить все имущество не так-то просто, поэтому проводится выборочная инвентаризация. Проверяют наиболее значимые показатели: доходы и расходы компании, денежные вложения, дебетовую и кредиторскую задолженности.
По итогам инвентаризации нужно подготовить акты и описи согласно установленному порядку.
Бумаги формируются в трех экземплярах, один останется в бухгалтерии, два других передаются увольняющемуся и принимаемому на работу главбухам. Оформленные документы нужно приложить к акту приема-передачи дел.
Этап четвертый - проверка бухгалтерии
Проверить состояние бухгалтерского учета, особенно если компания большая, непросто, поэтому, как правило, прибегают к помощи аудиторских организаций. Хотя такая проверка может быть проведена и руководителем компании и новым бухгалтером, который будет в дальнейшем трудиться в должности главбуха.
Чтобы не запутаться во множестве нюансов, принято за правило проверять следующие документы финансового состояния, отчетности и учета:
- учредительная документация;
- учетная политика организации, система документооборота;
- бухгалтерская и налоговая отчетность за текущий и 3 предыдущих года;
- расчетные бумаги, выписки из банков, договоры с выделенными суммами денежных средств,
- материалы прошлых проведенных инвентаризаций;
- акты налоговых, аудиторских и иных проверок за последние 3 года;
- сведения о хищениях, недостачах, растратах;
- материалы текущих судебных разбирательств компании с контрагентами, сотрудниками, госорганами.
Этап пятый - подготовка акта приема-передачи
В действующих законодательных положениях нет утвержденной формы акта приема-передачи, поэтому формируется он в свободной форме и должен отражать текущее положение дел в компании на момент передачи полномочий с полной описью передаваемых документов. Если документов очень много, опись формируется отдельно с пометкой об этом в самом акте.
Акт подписывается бывшим главным бухгалтером и лицом, вступающим в эту должность. Если же увольняющийся главбух отказывается подписывать документ, нужно подготовить акт об отказе и заручится подписями двух свидетелей этого факта.
Акт приемки-передачи - довольно значимый документ для вступающего в должность нового главбуха. Он может стать гарантом при отстаивании своих прав, например, при недостаче и неправильном оформлении документов бухучета.
Поэтому к его формированию нужно подойти со всей ответственностью. В частности, в акте обязательно должна фигурировать дата передачи документов, быть перечислены все принимаемые документы с их полным наименованием и датой составления. Недостающие документы, обязанные вестись по правилам бухучета, лучше вынести в отдельный список или сделать отметку об этом в самом акте. Также в акте обязательно нужно отразить обнаруженные ошибки расчетов, недочеты в оформлении первички, налоговой документации.
Готовый документ должен быть утвержден и подписан руководителем компании, при наличии в акте также ставится круглая печать.
Кого уведомить о смене главного бухгалтера?
В первую очередь о смене главбуха нужно уведомить обслуживающий организацию банк. Связано это с необходимостью замены банковской карточки компании, в которой отражены образцы подписей. Внебюджетные фонды и налоговиков по закону уведомлять необязательно. Однако если главбух в учредительных документах указан как лицо, наделенное правом действовать от имени компании без доверенности, то и налоговиков, и ПФР, и ФОМС, и ФСС придется уведомить письмом, составленным в свободной форме. Законом не оговорены сроки такого уведомления, однако сделать это лучше как можно скорее с момента назначения нового главбуха.
Увольнять главного бухгалтера предприятия можно, опираясь на нормы ТК РФ. Какие-то особые документы для этого не нужны. Но бывает, что о смене бухгалтера требуется уведомлять некоторые инстанции, о чем мы сегодня и поговорим. Далее мы разберем, на кого пишется уведомление о смене главного бухгалтера и есть ли в нем необходимость.
Когда это нужно
Ответственности за несообщение в налоговую о смена бухгалтера не предусмотрено, однако уведомление может помочь избежать конфликтных ситуаций, если смена происходит в середине налогового периода.
А вот извещать банковские организации нужно в обязательном порядке. В противном случае финансовая деятельность фирмы может быть приостановлена. Для этого есть общий пакет документов, но уточнить его содержание лучше в своем банке, возможны отличия. Общий пакет документов таков:
- Сопроводительное письмо в двух экземплярах.
- Приказ об увольнении старого главного бухгалтера (копия).
- Приказ о принятии на работу бухгалтера нового (копия).
- Новая банковская карточка, которая содержит образцы подписей лиц, которые имеют право данным счетом распоряжаться.
- Нотариально заверенный оттиск печати юридического лица.
- Паспорт нового главбуха (ксерокопия).
Каждая ксерокопия в обязательном порядке должна быть заверена руководителем компании. На копиях должна быть подпись директора, его ФИО и пометка, что копия верна. Кроме этого нужно указать точную дату и поставить печать организации. В противном случае ксерокопии не будут иметь законную силу, и банк просто может их не принять. Этот пакет документации нужно отправить в банк, причем лучше всего отнести лично с помощью ответственного лица. Если банковская организация потребует дополнительные бумаги, то нужно их предоставить.
И в заключение
На вопрос, кого уведомлять при смене главного бухгалтера обязательно, ответ однозначный – только банковские организации. Иначе банк может приостановить работу с компанией, а это повлечет негативные последствия. А вот в Федеральную налоговую службу РФ сообщать о такой смене вовсе не обязательно, потому что документальных оснований для этого не существует. Хотя сами налоговики настаивают, чтобы эта информация им также поступала. Но делать это или нет, вам решать самостоятельно.
Как правильно оформить эту процедуру? На что нужно обратить внимание прежнему и новому главному бухгалтеру, чтобы обезопасить себя в дальнейшем от претензий со стороны руководства организации и контролирующих органов? Ответы на эти вопросы даны в статье.
Кому можно передать дела
На практике существуют несколько вариантов приема-передачи дел главным бухгалтером.
Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер сдает дела новому главному бухгалтеру. Однако довольно часто возникает ситуация, когда новый главный бухгалтер еще не известен, а прежний главный бухгалтер на законных основаниях имеет право оставить старое место работы. В этой ситуации, если в организации работают несколько бухгалтеров, то один из них (например, заместитель главного бухгалтера) может временно принять дела.
Более сложной является ситуация, когда увольняется главный бухгалтер малого предприятия, представляющий бухгалтерию в единственном числе. В этом случае принять дела должен руководитель организации, поскольку он согласно п. 1 ст. 6 Закона "О бухгалтерском учете" несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации.
Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, по нашему мнению, нужно поступить следующим образом: составить опись дел, подлежащих сдаче, в двух экземплярах; один экземпляр оставить у себя, а другой - передать в налоговую инспекцию, перед которой отчитывается организация, лично под расписку налоговому инспектору или заказным письмом по почте.
Могут иметь место ситуации, когда прежний главный бухгалтер по какой-либо причине (внезапная болезнь, смерть и т.п.) не имеет возможности сдать дела. В этом случае по приказу руководителя организации принять дела может другое лицо (новый главный бухгалтер, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, сам руководитель организации).
Как оформить прием-передачу дел
В настоящее время нет нормативного документа, который регулировал бы процесс приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.
В Положении о главных бухгалтерах, утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, отмечалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности предприятия. Хотя этот документ уже является недействующим, им, на наш взгляд, можно воспользоваться при решении вопроса о порядке приема-передачи дел при увольнении прежнего и назначении нового главного бухгалтера.
Некоторые министерства и ведомства в определенной степени регламентировали этот порядок для подведомственных организаций. Например, Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 N 11-13/575 "О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера - начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации" (далее - Письмо ГТК) и Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденная Минздравом СССР от 28.05.1979 N 25-12/38.
Каждая организация, исходя из требований Закона "О бухгалтерском учете", вправе сама установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел.
Процедура приема-передачи дел может быть разделена на следующие этапы:
издание приказа о приеме-передаче дел;
инвентаризация имущества и обязательств;
инвентаризация расчетных операций;
проверка состояния учета и отчетности;
собственно прием-передача дел (первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и др.);
составление акта приема-передачи дел.