Суточные при командировках в 2016 году: нормы и учет

Суточные при командировках в 2016 году (нормы и учет) вызывают вопросы. По налогу на прибыль и взносам суточные не нормируются. Но если вы прописали размер суточных в коллективном (трудовом) договоре или приказе руководителя, придется применять лимит.

Какие брать нормы суточных при командировках в 2016 году

При расчете налога на прибыль суточные не нужно нормировать. Суточные при командировках в 2016 году, нормы и учет зависят от того, какой размер предусмотрен внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и т. п.

Начислять взносы (в том числе на травматизм) на суточные не нужно. Дело в том, что данные выплаты являются гарантией, предусмотренной действующим законодательством. Поэтому суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от взносов. С суточных, размер которых превышает установленные компанией нормы, взносы нужно начислить.

А вот с НДФЛ ситуация иная. Не облагаются этим налогом суточные в пределах 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке. Для поездок по России — в пределах 700 руб. за день нахождения в командировке. Если компания выдает суточные свыше этих норм, нужно удержать НДФЛ. Но не со всей суммы, а с разницы между фактическим размером выплаты и лимитом. Например, компания выплачивает суточные в размере 3000 руб. за каждый день зарубежной командировки. НДФЛ надо удержать с 500 руб. (3000 - 2500).

Когда суточные при командировках в 2016 году можно учесть в расходах

Суточные при командировках в 2016 году нужно учитывать на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе. Дело в том, что при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных за все дни командировки можно только после того, как сотрудник представит авансовый отчет.

Нормы суточных для целей налогообложения

Вид налога	Загранкомандировки	Командировки по России
Налог на прибыль	Не нормируются. (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)	Не нормируются. Уменьшают налоговую базу в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)
	Нормируются. Не облагаются налогом в пределах 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ)	Нормируются. Не облагаются налогом в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ)
УСН (объект «доходы»)	Не нормируются.	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются
УСН (объект «доходы минус расходы»)	Не нормируются. размера, установленного внутренними документами организации ()	Не нормируются. Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются
	Не нормируются. Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ)	Не нормируются. Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ)
Патентная система налогообложения	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются
Страховые взносы	Не нормируются размера, установленного внутренними документами организации (подп. «и» п. 2 ч. 1 , ч. 2 абз. 10 подп. 2 п. 1 , п. 2 )	Не нормируются Не облагаются взносами в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. «и» п. 2 ч. 1 , ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 , п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19)

Признавая в расходах суточные за однодневную загранкомандировку, учтите, что сотруднику они полагаются в размере 50 процентов от той суммы, что значится в локальном нормативном акте организации (п. 20 Положения, утвержденного ). То есть если коллективным договором установлены суточные для загранкомандировок в размере 2500 руб., то при однодневной командировке признать в расходах можно только 1250 руб.

Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть если коллективным договором установлены суточные для загранкомандировок в размере 2500 руб., то при однодневной командировке страховыми взносами не облагайте сумму в пределах 1250 руб.

Суточные командировочные расходы в 2016 году, равно как и ранее, представляют собой финансовую выплату, которую выдает бухгалтерия предприятия человеку, отправляющемуся выполнять свою работу в другой город, регион или даже за границу.

При этом рассчитывается сумма, которая должна быть достаточна человеку для пребывания вне дома. Конечно же, она может показаться и не такой большой, однако без нее было бы совсем не хорошо. Такая выплата позволяет работнику не тратить слишком много в поездке и слегка компенсирует его расходы.

Какие суммы приняты к выплате

Размер командировочных расходов в 2016 году (суточные) определен законодательством. И это существенно упрощает задачу их расчетов. Так, например, все зависит от того, куда работник направляется.

Если он едет в рамках своего домашнего региона, его суточная выплата составит 200-300 рублей. С одной стороны, это вполне справедливо, т.к. иногда расстояние между городами всего 20-30 км, и сотрудник легко может ездить вечером домой.

Для поездок вне региона действует следующая вилка: от 500 до 1000 рублей в день. А вот самыми дорогими считаются поездки за рубеж. В этом случае компания возмещает работнику от 1000 до 2500 рублей.

Вилки даны, чтобы работодатель мог ориентироваться, согласно своим возможностям. При этом он совсем не ограничен данными рамками и вполне может назначать суточные расходы по своему усмотрению – сумма легко может быть значительно выше и больше. Однако стоит понимать несколько деталей.

Что стоит учитывать

Но тут есть один нюансы, который необходимо понимать. Норма суточных командировочных расходовустанавливается каждой компанией самостоятельно, основываясь на внутренних правилах и принятых договорах.

При этом законодательство достаточно однозначно трактует максимальные значения. Например, согласно правилам и требованиям власти, максимальные суточные следует ограничить при поездках по России цифрой 700 рублей, за границу – 2500 рублей. Все, что выдается сотруднику выше, расценивается как доходы физического лица и начинает обкладываться налогом на доходы.

Понятно, что в более выгодном положении находятся сотрудники частных компаний, где руководство может устанавливать свои варианты расценок. В государственных фирмах и предприятиях такое невозможно – здесь по максимуму стараются не переходить через требования закона.

Что с минимальными понятиями

Естественно, на фоне определения максимума многим становятся интересными и минимальные командировочные расходы (суточные) в 2016 году.

И тут стоит понимать, что, в принципе, такого понятия не существует. И минимумы могут устанавливать сами компании. Но тут главное, чтобы они не переусердствовали и не поставили слишком низкие цифры. Иначе целесообразность поездки для работника будет существенно ниже.

Когда и как оплачивают такие расходы

Оплата суточных командировочных расходов в 2016 году будет происходить по стандартной схеме. Такие средства выдаются сотруднику еще до начала поездки и в полном объеме, исходя из количества дней командировки и варианта выезда – по домашнему региону, за его пределы или за границу.

Выдачу денег бухгалтеры осуществляют привычным способом для компании. Сегодня большей частью многие предприятия используют перечисления на банковский счет и на карточки. Это позволяет минимизировать риски при выдаче средств и защищает работника от произвола бухгалтеров.

Выплачиваются суточные сразу же – затягивать их выплату нельзя, т.к. считается, что сотрудник будет жить на эти средства. Если же не дать ему их сразу, то априори это будет означать, что он должен провести командировку за свой счет. А это понравится немногим. Ведь выезд по служебной необходимости из дома на некоторый срок приносит неудобства, особенно для семейных сотрудников. И далеко не каждый бюджет это выдержит. Кроме того, в регионах заработные платы далеко не самые большие, за счет чего выплата суточных работником самостоятельно становится сложным испытанием, которое не всем подойдет.

Какие есть опасности

Сейчас стали говорить, что необходимо . Авторы проекта уверены, что сотрудник на выезде и сам справится. Эксперты же считают, что таким образом государство существенно усложнит жизнь тем компаниям, в которых предполагается работа с командировками.

Сотрудники попросту будут отказываться ездить в них. Да и найти работников на вакансию с предлагаемыми командировками будет крайне сложно. А это ставит под угрозу развитие как многих традиционных производств, так и различных перспективных бизнесов. И тут стоит хорошо подумать, что выгоднее – крепкие компании, дающие в бюджет неплохие средства за счет налогов. Или сэкономленная некая выгода на суточных. Тем более, что такой запрет большей частью коснется лишь государственных предприятий – частные как платили, так и будут платить. А это значит, что выгода будет достаточно сомнительной.

Надо ли за них отчитываться

Суточные расходы считаются личными расходами работника, которые выдаются ему работодателем, чтобы компенсировать неудобства отсутствия дома. Поэтому он может делать с ними все, что угодно. Хочет копит, не хочет – тратит.

Главный плюс – за них не нужно отчитываться, собирать чеки и составлять финансовые отчеты. Такие выплаты не учитываются при сдаче всех документов. Поэтому они являются как бы своеобразным бонусом. И отказываться от них большая часть сотрудников вряд ли захочет.

Вопрос о командировочных важен и интересен всем. Это сложная тема. Постоянно и систематически происходят изменения и дополнения, которые отражаются в нормативных актах.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Поэтому выплата суточных при командировках в 2019 году не может потерять актуальности по настоящее время.

Нормативная база

ТК и НК, Постановления Правительства, инструкции и разъяснительные письма Минфина России дают полную и подробную картину о составе, вариантах учета и возмещения суточных командировочных расходов.

Виды командировочных расходов

Отправляя сотрудника в служебную поездку для выполнения индивидуального поручения, работодатель обязан компенсировать командировочные расходы своего работника:

• на проезд к месту выполнения производственного задания и обратно;
• стоимость услуги найма жилого помещения;
• суточные;
• прочие затраты, произведенные с разрешения руководителя или закрепленные в .

Что такое суточные расход и что в них входит?

Командированный сотрудник гарантировано получает за каждый день фиксированную сумму, не зависящую от внешних факторов выполнения задания, которая носит название «суточные».

Целью этой статьи командировочных расходов является обеспечение нормальной жизнедеятельности человека, вынужденного некоторое количество времени находится вне привычной обстановки.

Нет необходимости подтверждать суточные документально. Человек вправе использовать их по своему усмотрению.

В каких случаях выплачиваются и обязательны ли?

Начисление и оплата суточных носит постоянный характер, и подразумевает элемент гарантии и заботы руководства о командированном работнике.

Полученная сумма аванса всегда включает в себя и величину суточных, рассчитанных на основании .

Отменили ли их?

В 2019 году Минфин РФ выдвинул идею об отмене суточных, надеясь впоследствии этой мерой повысить размер налога на прибыль.

Работодатели и сотрудники отрицательно высказались по этому поводу. Средства массовой информации широко освещали вопрос возможности отмены суточных.

Планам Минфина практически не суждено было сбыться. Изменения законодательно не прошли.

Размер, нормы и лимиты по новым правилам.

Трудовым законодательством определен размер суточных:

Следует отметить, что эти величины следует считать минимальным размером для коммерческих организаций. Границу верхних пределов предприятия определяют самостоятельно.

Размер суточных при командировке с питанием не изменяется.

Все надбавки и доплаты к суточным, которые устанавливаются в организациях, должны найти отражение в Положении о командировках.

На что можно тратить?

На что выдаются суточные? Подтверждения использования суточных не требуется при оформлении после служебной поездки.

Каждый вправе использовать эти суммы по своему усмотрению на ежедневные расходы. Но в большинстве случаев, командированные сотрудники расходуют суточные на оплату питания и проезд на городском транспорте.

За сколько дней выдаются?

После подписания приказа на командировку и по заявлению командированного сотрудника выдается аванс на предстоящую служебную поездку.

Если в течение трех дней командировка отменяется, аванс должен быть возвращен в кассу предприятия. Срок выплаты также ограничивается периодом между оформлением приказа и фактическим отбытием сотрудника.

Оплата для разных случаев

Общие правила

Схема возникновения, оплаты, отчетности и перерасчета по командировочным проста и полностью соответствует взаимоотношениям по вопросу суточных:

• Возникает производственная необходимость в направлении сотрудника в командировку.
• Оформляется приказ с перечислением условий и требований по данной служебной поездке.
• По расходному кассовому ордеру выдается аванс, рассчитанный исходя из данных приказа. В сумму аванса включаются и суточные.
• Командированный сотрудник отправляется к месту назначения, выполняет производственное задание и возвращается обратно.
• В течение трех дней после возвращения, работник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие расход документы (чеки, квитанции, счета и прочее).
• Экономические службы предприятия проверяют авансовый отчет, после чего его утверждает руководитель организации. Размер суточных контролируется датами приезда и отъезда на проездных документах.
• Производится окончательный расчет по выданному авансу и фактически затраченным средствам. Перерасход дополнительно выплачивается сотруднику, экономия возвращается в кассу организации.

Однодневная командировка

Если командированный сотрудник имеет возможность каждый день возвращаться на место жительства, суточные в командировке не начисляются и не выплачиваются.

К возмещению будут приниматься только расходы на проезд.

Поездка за счет принимающей стороны

В письменном соглашении, заключенном обеими сторонами, оговаривается источник финансирования командировки.

Если служебную поездку оплачивает принимающая сторона, то в сумму компенсации будут включаться и суточные.

В бюджетных учреждениях могут оплачивать только разрешенный законодательно размер суточных. Расходы, осуществленные сверхнормы, к возмещению не принимаются.

Две поездки в один день

В Положении о командировках целесообразно отметить ситуацию, когда работник в течение дня может перемещаться в несколько мест с разными нормами суточных.

Выплаты должны происходить по нормативам, утвержденным для местности прибытия.

Работа за границей

Алгоритм действий соответствует общим правилам выплат суточных.

В приказе на загранкомандировку необходима формулировка цели поездки в точном соответствии с действующим законодательством.

Размер суточных по заграничной поездке утверждается в Положении о командировках, минимальная граница которых зафиксирована в законодательных актах, а максимальная устанавливается руководством предприятия.

При досрочном окончании поездки

Возвратившись из командировки раньше установленного срока, сотрудник оформляет авансовый отчет.

Экономическими службами предприятия производится перерасчет ранее выданного аванса. Излишне полученные средства возвращаются в кассу организации.

Работа в выходные дни

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в служебной командировке. Сотруднику будут начислены суточные за выходные дни, даже не смотря на то, что он не работал в этот период.

Поездка в страны СНГ

Суточные в страны ближнего зарубежья начисляются по нормам заграничных поездок.

Как посчитать? Примеры

Вызывает живой интерес вопрос: «Как платятся суточные?».

Рассмотрим несколько случаев.

Пример 1:

Инженер Иванов П.С. (ООО «Сигнал» г.Самара) был направлен с 6 июня в г.Нижневартовск для испытания оборудования сроком на 10 дней. Согласно Положению о командировках, оплата суточных на территории России установлена в размере 1 200 руб.

Сотруднику начислены суточные в размере 12 000 руб.: (1 200 руб. * 10 дн.= 12 000 руб.)

Пример 2:

Технолог Савельев М.Ф. (ООО «Стимул» г.Москва) командирован с 1 июня в г.Екатеринбург для проверки технологического процесса сроком на 25 дней. Суточные по локальным актам утверждены в размере 1250 руб. Служебное задание было выполнено раньше срока. Сотрудник вернулся на постоянное место жительства 18 июня.

Перед поездкой Савельев М.Ф. получил аванс, в состав которого были включены суточные в размере 31 250 руб.

(1 250 руб. * 25 дн. = 31 250 руб.)

Фактически технолог должен был получить суточных в размере 22 500 руб.

(1 250 руб. * 18 дн. = 22 500 руб.)

Савельев М.Ф. вернул в кассу организации излишне полученные средства 8 750 руб.

(31 250 – 22 500 = 8 750 руб.)

Налогообложение

Суточные, начисленные в пределах норм (законодательный минимум или утвержденный в Положении о командировках размер выплат):

• уменьшают налогооблагаемую базу для расчета налога на прибыль;
• не подлежат налогообложению для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Начисление НДФЛ

С величины суточных, начисленных сверх положенного норматива, производится начисление НДФЛ и страховых взносов.

Можно избежать этой процедуры, если закрепить необходимый размер выплат в местных нормативных актах.

Удержание с суммы, превышающей лимит

Налогооблагаемая база для расчета налога на прибыль не уменьшается на суммы, превышающие допустимый предел.

Сверхлимит подлежит обложению в обязательном порядке:

• налогом на доходы физических лиц;
• страховыми сборами во внебюджетные фонды.

Документальное оформление

В настоящее время значительно упрощен список необходимых документов, в частности отменены:

• командировочные удостоверения;
• задания на командировку;
• журнал учета командировок.

Приказ

Унифицированная форма приказа (№ Т-9 или № Т-9а) включает в себя всю необходимую информацию:

• Реквизиты организации-отправителя.
• Название, номер и дата документа.
• Информация о работнике, направляемого в служебную поездку.
• Пункт прибытия.
• Срок выполнения задания.
• Задание для выполнения.
• Способ прибытия к месту назначения и обратно.
• Причина оформления приказа.
• Источник финансирования.

Бланки вы можете скачать на нашем сайте:

Часто задаваемые вопросы

Можно ли не платить суточные работнику?

Если служебная поездка длится более одного дня, возмещать расходы, относящиеся к статье «суточные», необходимо в обязательном порядке.

Считать ли, если работник в поездке заболел?

Организация направляет сотрудника в командировку. В это время он заболевает.

По возвращении работника на постоянное место работы, предприятие компенсирует ему следующие расходы:

• суточные за все время командировки, включая период по ;
• затраты по аренде жилья;

По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.

Что на это говорит закон?

Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.

Их сроки и цели устанавливаются с подписью директора.

И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:

• за работником будет сохранено его место работы и среднемесячная зарплата, а также оплата периода болезни (ст.167 ТК РФ);
• если деятельность работника согласно имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).

Какие нормативные документы используются?

• Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.
• Положение, раскрывающее порядок командирования, утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749.
• Принцип возмещения расходов и их размеры определяются местными локальными документами ( , трудовым соглашением, сметами и др.).

В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.

Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).

Кого можно направить?

До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.

Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:

• женщин, имеющих беременность;
• инвалидов с ограничением или запретом на деятельность разъездного характера;
• несовершеннолетних (кроме лиц творческих специальностей на время проведения съемок);
• сотрудников во время (за исключением случая, когда поездка связана с учебой).

• женщины с детьми 3-летнего и младше возраста;
• одинокие отцы;
• одинокие родители, воспитывающие детей пятилетнего и младше возраста;
• сотрудники, имеющие на иждивении детей-инвалидов;
• опекуны либо попечители несовершеннолетних;
• работники, обязанные согласно медицинскому заключению ухаживать за членом семьи во время его болезни.

Особенности оформления

Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.

В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.

Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.

Здесь не лишне указать, что оформление аналогично многодневным.

То есть также издается распорядительный документ, поездка и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).

Пошаговая инструкция

Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:

• доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
• издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
• выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
• ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
• расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.

Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в . При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.

С чего начать?

Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.

Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.

Этапы

По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.

Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:

• оформление визы (при необходимости);
• бронирование гостиничного номера;
• подготовка необходимых документов;
• определение суммы аванса в зависимости от будущих затрат и суточных;
• за дни командировки;
• оплата НДФЛ и взносов в соответствующие внебюджетные фонды.

Длительность поездки

С 2019 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.

Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.

Их обоснованием может служить:

• экономическая целесообразность;
• документальное подтверждение превышения полученного дохода над произведенными расходами.

Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.

Документы

Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к , срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.

Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.

Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).

Процедуры при отъезде

Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.

Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.

Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.

Подтверждение

О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.

Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.

Оплачиваем и возмещаем расходы

Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.

Кроме транспортных, оплачиваются также и . Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.

Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.

Какой курс учитывать при расчете?

Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.

Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.

Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.

Размер суточных в 2019

Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.

Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:

Показатели	Суммы денежных средств (в рублях)	Проводки
Условие: время, проведенное за границей, с учетом перелета Москва — Прага = 3 дня
Выдано под отчет работнику из расчета 3500 р/сут. согласно колл.договору	10500	Дт 71 — Кт 50-1
Отражено в авансовом отчете	10500	Дт 20 — Кт 71
Удержан НДФЛ с сверхнормативной суммы ((3500-2500) * 13% * 3 сут.)	390	Дт 70 — Кт 68

Страховые взносы не уплачиваются, так как размер суточных оговорен внутренним актом организации.

Порой для осуществления загранпоездки бывает достаточно одного дня. Тогда суточные принимаются в половинном размере.

Соответственно, и норматив будет составлять 1250 р./сут. (2500 р. * 50%).

Расходы по изготовлению заграничного паспорта и оформлению визы

В ходе подготовки документов для командировки может выясниться то обстоятельство, что у работника нет заграничного паспорта.

В органы ОВиР для его изготовления обращается сам сотрудник. Оплату госпошлины возмещает бухгалтерия после предъявления квитанции и копии готового паспорта.

Оформить визу можно самостоятельно либо с помощью специализированной компании.

Затраты по изготовлению заграничного паспорта, оформлению визы и возможных курьерских услуг можно отнести на командировку, если такие пункты внесены в локальный документ о командировках.

Нормы проживания

Законодательные документы, определяющие нормы пребывания (проживания) за границей, утратили свою силу.

С 2019 года действуют лишь нормативы суточных для налогообложения.

Длительность нахождения в поездке, условия размещения и возмещение командировочных затрат оговариваются внутренними документами компании.

Порядок выдачи аванса

Перед отъездом командируемого сотрудника для определения предстоящих расходов составляется смета.

Ее статьи, как правило, следующие:

• проезд к месту командирования и обратно;
• проживание;
• суточные;
• оформление медицинской страховки;
• перевозка багажа весом до 30 кг;
• телефонные переговоры;
• получение визы и загранпаспорта;
• расходы при обмене валюты.

Смета прикладывается к расходному ордеру. Во избежание трудностей с обменом, аванс командируемому лучше выдавать в валюте страны следования.

Компенсация проезда

По окончанию служебной поездки работником составляется отчет с предоставлением всей первички — билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, платежные документы за консульские и аэродромные сборы.

Если приобретался электронный билет, то для получения компенсационных выплат предоставляется его распечатка и талон при посадке.

Поездка на служебном автомобиле

Использование в поездке личного или служебного транспорта возможно, если на есть письменное разрешение руководства.

Для получения выплат компенсирующего характера сотрудник предоставляет путевой лист, оплаченные счета, кассовые чеки, квитанции.

Необходимо также представить копию техпаспорта автомобиля и доверенности в случае управления не личным, а служебным автомобилем.

Аренда (прокат) автомобиля

Сейчас стало популярным использование в служебных разъездах такой услуги, как прокат автотранспорта.

Это, порой, экономичнее поездок на такси и позволяет более оперативно решать поставленные задачи. Для оформления нужно обратиться в компанию арендодателя с предъявлением загранпаспорта и водительских прав.

К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:

• договор аренды (проката) автомобиля;
• акт о возврате автотранспорта;
• чеки и счета об оплате услуг компании.

Использование платежных карт

Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом.

Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:

• оплата затрат по курсу ЦБ на день утверждения авансового отчета;
• расход на конвертацию, подтвержденный банковской выпиской.

Пример:

Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2019 года. Локальным документом организации предусмотрен норматив суточных для поездок в Германию в размере 60 Евро за сутки. 1.02.16 было произведено снятие наличными суточных расходов в размере 180 Евро (по банковской выписке списано 15620 рублей). 3.02.16 оплачен гостиничный номер в сумме 520 Евро (списано 46790 рублей). Авансовый отчет сотрудника утвержден 05.02.16 г. с учетом оплаты стоимости проездных работодателем.

Расходы по результатам поездки отражены в нижеследующей таблице:

Расходы	Курс ЕВРО на дату утверждения отчета	Сумма в ЕВРО	Сумма в РУБЛЯХ
Суточные за 3 дня	84,8104	180	15265,78
Расход на конвертацию			354,22 (15620 – 15265,78)
Проживание в гостинице	84,8104	520	44101,41
Расход на конвертацию			2688,59 (46790 – 44101,41)

Рассчитываясь банковской картой не забывайте о необходимости сохранять квитанции!

Бухучет и проводки

Расходы по командировке учитываются по основному виду деятельности.

Проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44 …) Кт 71 («подотчетные лица»).

Перевод в российские рубли осуществляется на момент выдачи валюты.

Если продолжить пример с командировкой в Берлин (Германия) и предположить, что сотруднику 29.01.16 г. было выдано наличными 100 Евро для непредвиденных расходов, полученные из банка 27.01.16 г., то проводки будут следующими:

• 27.01.16: Дт 50 субсчет «Валютная касса»  Кт 52 «Валютные счета» (получена валюта из банка в кассу)  8888,58 руб. (по курсу 88,8858 руб./Евро);
• 29.01.16: Дт 71 — Кт 50 (выданы сотруднику из кассы на командировочные расходы)  8413,70 руб. (по курсу 84,1370 руб./Евро);
• 29.01.16: Дт 50 — Кт 91-1 (начислена курсовая разница)  474,88 руб. (8888,58 – 8413,58).

Если бы по итогам поездки образовался перерасход , то его следовало бы отразить в проводке Дт 71 — Кт 50 (работнику выдан перерасход).

Если же валютные средства были недоиспользованы и возвращены сотрудником, то проводка такая: Дт 50 — Кт 71 (в кассу возвращен остаток неиспользованных денежных средств).

Налогообложение

О расходах на загранкомандировки, облагаемых налогами и взносами, можно узнать из нижеследующей таблицы:

Расходы	Налог на прибыль	НДФЛ	Страховые взносы
Суточные	Учитываются в расходах в размере согласно локальному документу	Не облагаются не превышающие 2500 руб. за каждый день загранкомандировки	Не начисляются
Проживание (включая бронирование)	Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой в счете	Не облагается в размере согласно локальному акту при документальном подтверждении. Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки, если нет документального подтверждения)	Не начисляются
Доп.услуги, оказываемые гостиницами	Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой	Не облагаются в части размеров, установленных локальным актом и в пределах 2500 р. если нет документов.	Не начисляются
Проезд	Учитываются фактические затраты при наличии документов	Не облагаются в случае документального подтверждения	Не начисляются
Доп.услуги (сервисные сборы, пользование постельным бельем	Учитываются в полном объеме в прочих расходах	Не облагаются	Не начисляются
Плата за пользование VIP-залом аэропорта	Учитывается в составе прочих расходов, если предусмотрено локальным документом	Облагается	Начисляются
Оплата такси	Учитывается в прочих расходах при наличии экономического обоснования и подтверждения документами	Не облагается	Начисляются
Мед.страховка	Учитываются в прочих расходах, когда наличие страхового полиса является условием въезда	Не облагается	Начисляются
Консульские и аэродромные сборы		Не облагаются	Не начисляются
Сборы за право въезда или транзита автотранспорта	Учитываются в размере фактических расходов	Не облагаются	Начисляются

Нюансы для бюджетников

Отправляя работников бюджетной сферы в загранкомандировку, следует изучить постановление Правительства РФ от 26.12.05 №812, где отмечено, что нормы суточных и проживания определяются Минфином РФ по согласованию с Министерством иностранных дел.

Учитываются также расходы принимающей стороны.

Так, если принимающая сторона обязуется обеспечить командированного валютой для использования в личных целях, то командирующая сторона суточные не выдает. Если же иностранное государство не выплачивает инвалюту, но зато оплачивает питание, то суточные выдаются в размере 30% от нормативов.

Проживание принимается в расчет по цене одноместного номера в отеле среднего разряда.

Порядок оформления для госслужащих

Указом Президента РФ от 18.07.05 за №813 утверждены порядок и условия пребывания в заграничной командировке государственных служащих.

Отличие состоит лишь в возмещении проездных затрат по нормам, утвержденным в соответствии с занимаемой должностью (транспортом 1 категории комфортности, бизнес или эконом-класса).

Как оплатить командировку директора бюджетного учреждения?

При компенсации командировочных затрат руководителя бюджетного учреждения применяются нормы для проезда транспортом повышенной комфортности, а для проживания — стоимость двухместного номера гостиницы.

Порядок возмещения и размеры компенсации командировочных расходов работников и руководителей госорганов изложены в постановлении Правительства РФ от 02.10.02 за №729.

Бухгалтерам часто приходится рассчитывать командировочные. По каким правилам следует производить расчет суточных при командировках в 2016 году, читайте в статье

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК). К таковым относятся:

• суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном локальным нормативным актом вашей организации;
• расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси;
• расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки;
• другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя. Например, стоимость добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, расходы на упаковку багажа, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходы на оформление визы при загранкомандировках.

Размер суточных при командировках в 2016 году

Размер суточных в командировке в 2016 году по России и за границу устанавливается в локальном нормативном акте организации (ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 16 Положения о командировках).
Для заграничных командировок суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

• за день выезда из РФ - по нормам для командировок за границу;
• за день въезда в РФ - по нормам для командировок по РФ.

При однодневных командировках по РФсуточные не выплачиваются (п. 11 Положения о командировках); в другие страны - выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу (п. 20 Положения о командировках).

Приказ об установлении суточных при командировках в 2016 году. Образец

Нормы суточных в командировке 2016 по НДФЛ

Компания вправе установить любой размер суточных при командировках в 2016 году - как по России, так и зарубеж. Однако, рассчитывая с суточных в 2016 году НДФЛ, необходимо учитывать определеные правила. А именно: не нужно начислять НДФЛ, если размер суточных при командировках в 2016 году не превышает:

• 700 руб. в день - при командировке по России;
• 2500 руб. в день - при загранкомандировке.

Соответственно, если в организации суточные выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

Выплата командировочных расходов в 2016 году

Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 Положения о командировках).

Количество дней командировки определяется по проездным документам. Если же работник едет в командировку на личном или служебном автомобиле, то оно определяется по служебной записке, которую он должен представить по возвращении.

Если проездных документов нет, то срок пребывания работника в командировке могут подтвердить или документы по найму жилья в месте командировки или служебная записка о сроке пребывания в месте командировки.

Расчет командировочных в 2016 году с примерами

Сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится в 45 минутах езды от города, в котором работает сотрудник. Время вылета самолета - 0 часов 35 минут 20 февраля. Время прилета обратно - 23 часа 35 минут 23 февраля.

Согласно купленному билету регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.

Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, сотрудник должен выехать из города не позднее 23 часов 10 минут. В этом случае первым днем командировки, за который сотруднику положены суточные, следует считать 19 февраля.

Последним днем командировки является 24 февраля. Несмотря на то, что самолет прибыл 23 февраля, при начислении суточных нужно учесть время, необходимое для проезда от аэропорта до города. Таким образом, сотрудник имеет право получить суточные за шесть дней - с 19 по 24 февраля включительно.

Документальное оформление суточных при командировках в 2016 году

Документально подтверждать, на что конкретно сотрудник потратил суточные, не нужно. Размер суточных с целью списания командировочных расходов подтвердят документы, которые вы оформили при направлении работника в командировку в поездку. Например, приказ о направлении в командировку (письма Минфина России от 24.11.2009 № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 № 3-2-09/362).

Расчет суточных подтвердите например, бухгалтерской справкой. Такой документ обоснует размер выплаченных суточных в случае налоговой проверки (письмо УФНС России по г. Москве от 08.08. 2008 № 28-11/074505).

Бухгалтерская справка по расчету суточных за апрель 2016 года. Образец

	Ф. И. О. сотрудника	Табельный номер сотрудника	Реквизиты приказа о направ- лении сотрудника в коман- дировку	Дата начала коман- дировки	Дата окончания коман- дировки	Норма суточных, руб.	Расчет суточных за период коман- дировки
	Кондратьев А.С.						700 руб. × 18 дн. = 12 600 руб.