НДС принято относить к категории наиболее сложных видов налога. В последние годы предпринято ряд мер по упрощению учета, например, отменен журнал учета счетов-фактур. Требований их регистрации и отражения в книгах покупок никто не отменял.
Как пользоваться помощником
Для минимизации числа ошибок и снижения уровня нагрузки на работников в программе 1С реализован помощник – специальный механизм, работающий в числе прочего и с операциями по НДС. Программа «Помощник по учету НДС» целесообразна для запуска в конце отчетного периода.
В левой части экрана собран перечень действий, необходимых к проведению перед сдачей отчетности. Отчет «Журнал учета счетов-фактур» заполняется только организациями, не платящими НДС, но являющихся налоговыми агентами.
Через процедуру «Сверка данных учета НДС» осуществляется сопоставление данных реестра счетов-фактур, поступающих в организацию от контрагентов. С использованием разделов: «Книга покупок», «Книга продаж», «Декларация по НДС» пользователь имеет возможность вывести необходимые документы на печать.
Другие инструменты для проверки НДС
Имеются в распоряжении пользователей 1С и другие инструменты, позволяющие обеспечить контроль за правильностью начисления НДС. Для этого необходимо зайти в раздел «Отчеты» — «Анализ учета».
Ниже представлен документ «Экспресс-проверка ведения учета», доступный пользователям в числе первых. Он включает в себя несколько разделов, включая ведение книг покупок и продаж.
Главным преимуществом данных инструментов выступает не только выявление ошибок, но и предоставление пользователю рекомендаций по их дальнейшему устранению. Например, на примере ниже в списке счетов-фактур произошло нарушение порядка нумерации. Устранить неточность можно путем запуска новой автоматической нумерации документов.
Ниже представлен вариант с перечнем документом реализации, в которые не внесены данные по счетам-фактурам. Выписка отсутствующего счета осуществляется прямо из формы, путем входа в интересующий документ из отчета.
Идентичный по составу анализ может быть проведен и в отношении НДС, предъявленного к возмещению. Для примера показан случай, где расхождения произошли в отражении данных по счету 19.
Документ «Анализ учета по НДС» отражает конечные данные по размеру начисленного НДС и величине проведенных вычетов. При этом каждая из цифр доступна для расшифровки, вплоть до создания первичных документов.
Сверка данных учета НДС
Перед тем, как отчетность по НДС сдается, необходимо проводить дополнительную проверку. Дело в том, что налоговые органы обладают широкими возможностями проверки достоверности данных, поэтому при любых расхождениях от компании потребуют уточненной декларации.
Программа 1С обеспечивает возможность проведения собственной аналогичной проверки, чтобы исключить случаи неправильной подачи сведений. Для этого существует документ «Сверка учета данных НДС». С его помощью можно направлять запросы поставщикам/покупателям по сверке реестров.
Учет НДС в программе 1С 8.3 Бухгалтерия основан на накопительных регистрах, в которых хранятся все основные данные.
Чтобы попасть к общему списку регистров, нужно на вкладке меню «Главное» нажать клавишу «Все функции»:
Регистратор представляет каталог библиотеки, в котором хранится и систематизируется вся информация. Название каждого пункта обозначает, за какой раздел отвечает регистр.
Если зайти в любой регистр, то можно увидеть журнал со списком документов. Если учет в программе ведется по нескольким организациям, то в данном журнале отразятся все документы по всем организациям, названия организаций будут видны в соответствующей колонке:
Отсюда можно зайти в любой отображенный документ двойным нажатием. Колонки «Период», «Регистратор» имеются в любом регистре накопления:
При нажатии «Еще» выводится на печать содержимое регистра, также можно сохранить в файл, отсортировать, изменить количество и вид колонок.
Рассмотрим изменение регистра на примере «НДС предъявленный».
Открываем документ «Поступление товаров» и смотрим имеющиеся проводки:
Переходим на нужную вкладку «НДС предъявленный»:
Обратим внимание на колонку «Вид движения» - указано «Приход». А теперь вернемся в накладную и зарегистрируем полученный счет-фактуру:
Вводим номер и дату документа в соответствующих полях, жмем «Зарегистрировать».
Также отметим галочкой пункт «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения».
Проверяем движения документа. Можно увидеть, что «Вид движения» стал «Расход»:
А теперь рассмотрим, как найти ошибки по НДС через регистр. Допустим документ «Счет-фактура» образовал несколько записей (на предыдущем скрине можно увидеть 4 закладки). Один из них «НДС предъявленный» имеет вид «Расход». Пройдем в регистратор и поставим сортировку в колонке «Счет-фактура». Просчитав сумму без НДС с учетом значков «+» и «-» по виду движения. Обратите внимание, что колонка «Счет-фактура» отражает документ-основание:
При подсчете получится нулевое значение, то есть, остаток «0» на 19 счете по указанному контрагенту и договору, что является правильным. В случае возникновения ошибки, ее можно будет отследить только через обработку при закрытии месяца или через экспресс-проверку. Причина – не зарегистрирован счет-фактура.
Отсюда можно сделать вывод – регистры необходимы для оперативности анализа и формирования отчетов.
Рассмотрим теперь другую ситуацию. Допустим, нужно откорректировать стоимость по оприходованному ранее товару. Для этого создаем документ «Корректировка поступления» по документу-основанию и меняем количество товара:
Проводим корректировку и проверяем движения по регистру «НДС предъявленный»:
Можно увидеть появление новых строк с отражением подробной информации.
Регистры используются для хранения дополнительной информации и подробных данных.
Также есть регистр «Учет раздельного НДС», «НДС по ОС», «НДС по ставке 0%», «НДС с авансов» и многое другое, то есть, по каждой операции конкретный регистр. Подробное описание каждого регистра имеется в справочнике 1С при нажатии на клавишу «F1». Для того, чтобы понимать устройство и взаимосвязь учета НДС с регистрами в программах 1С, рекомендуется предварительное изучение структуры.
Сегодня мы с вами поговорим о замечательном инструменте, встроенном в программы 1С - об Экспресс-проверке ведения учета . Надеюсь, что этот отчет станет вам надежным помощником, при проверке правильности отражения операций, связанных с ведением книги продаж и книги покупок и вы сможете оперативно выявлять самые распространенные ошибки учета НДС в программе.
Как обычно работать мы с вами будем в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0.
В меню Отчеты
находим отчет Экспресс-проверка
В открывшемся окне выбираем необходимый период и открываем настройки отчета:
Так как в этой статье мы говорим об ошибках в учете НДС, то оставляем активными только два последних флажка. Остальные снимаем.
Можно раскрыть каждую возможность проверки и посмотреть, что программа будет проверять:
Нажимаем на кнопку Выполнить проверку и видим, например, вот такую картину:
Почему я пишу "Например…"? Потому что, скорее всего у вас не будет такого количества ошибок в базе. Мы с коллегами очень постарались придумать пример, который будет вам интересен.
Итак, у нас по ведению книги продаж выявлено 11 ошибок. Что ж. Будем разбираться. Раскрываем наши ошибки, ого! Ошибки по ВСЕМ возможным параметрам проверки. Вот такие мы молодцы.
Давайте разбираться по порядку. Раскрываем первую найденную программой ошибку:
Итак, первое, на что указывает нам программа – это на несоблюдение хронологического порядка нумерации счетов-фактур. Более того, очень весело и резво программа предлагает в разделе Рекомендации предлагает запустить обработку по автоматической перенумерации документов. Вот как замечательно. Т.е. мы целый квартал с вами работали, выставляли нашим контрагентам счета-фактуры, а теперь раз, и все переделаем. Вот как раз этого делать и не нужно. В законе нигде не говорится, что мы обязаны строго соблюдать хронологию в нумерации счетов-фактур, так что эту ошибку мы воспримем как условную и ничего переделывать не будем.
Следующий этап проверки - полнота выписки счетов-фактур по реализации. Раскрывая этот этап, мы видим, что программа нам указывает на конкретный документ реализации, по которому мы по каким-то причинам не выставили счет-фактуру. Прямо из этой обработки мы можем открыть "проблемный" документ. Для этого надо два раза кликнуть по нему левой копкой мыши. Открыв документ, мы устраняем найденную ошибку:
После того, как мы выписали счет-фактуру, выполним проверку еще раз. Ошибка исправлена, и мы переходим к следующему этапу. Своевременность выписки счетов-фактур по реализации. Здесь программа обнаружила ошибку, связанную с расхождением дат документа реализации и выписанного по ней счета-фактуры. Так же, мы можем прямо из этой обработки открыть либо реализацию, либо счет-фактуру и исправить дату документа:
Исправляем эту ошибку и переходим к следующей. Здесь уже более интересный случай. Программа проверила соответствие в БУ суммы выручки по счету 90.01.1 сумме начисленного НДС от реализации по счету 90.03. В детальном отчете ошибок программа указывает нам на "проблемный" документ, в котором, скорее всего и содержится ошибка. И ту мы видим такую ситуацию: Сумма выручки, База НДС и НДС рассчитанный по данному документу отсутствует, а вот НДС начисленный – равен 1525,42.
Прежде чем открывать этот документ, давайте посмотрим на следующую ошибку в экспресс-проверке:
Мы видим, что в анализ попал тот же самый документ и на предыдущем этапе, только детальная информация об ошибке – прямо противоположная. Т.е. Сумма выручки, База НДС и НДС рассчитанный по данному документу есть, а вот НДС начисленный – отсутствует. Очевидно, что исправив документ – мы избавимся сразу от двух ошибок, выявленных экспресс-проверкой.
Если вы указали в документе счет доходов 91.01, то счет учета НДС в этом случае должен быть 91.02.
Это конечно добавляет некоторых сложностей при проверке декларации по НДС, но с этим придется смириться. Вносим исправление в счета учета, перепроводим документ и переформируем экспресс-проверку. Ошибок сразу стало на две меньше. Переходим к следующей строке нашего отчета:
Здесь программа тоже нам выделяет некоторый документ, в котором обнаружены не соответствие Базы НДС в БУ с Базой НДС по регистру "НДС продажи". Конечно, причин этой ошибки может быть много, и программа предлагает нам некоторые из них. Очень часто проблемы возникают из-за ручных проводок и корректировок. В данном конкретном случае мы пытались "подправить" в документе сумму НДС и ошиблись на 1 руб. Нам надо открыть ошибочную реализацию:
И просто "перенабрать" сумму реализации. А правильный НДС программа высчитает сама:
Проводим и закрываем документ и снова выполняем экспресс-проверку. Как видим, количество ошибок уменьшается. И следующая связана с отсутствием документа . Те пользователи, которые давно работают в программах 1С знают, что этот документ надо обязательно формировать в конце каждого квартала. Я рекомендую это делать всегда, даже если вы уверены в том, при автоматическом заполнении этот документ окажется пустым.
Прямо из этого отчета мы можем перейти в помощник по учету НДС или в разделе Операции перейти в список регламентных операций по НДС и сформировать необходимый документ.
Заполняем документ и снова выполним экспресс-проверку. Следующая ошибка связана с расхождением сумм НДС, начисленных с авансов и сумм по регистру "НДС продажи". Но в этом конкретном случае программа даже не дает нам подсказки. В каком документе нам искать ошибку:
Здесь нам может помочь ОСВ по счету 76АВ:
И в оборотно-сальдовой ведомости мы сразу же обращаем внимание на строку с пустым субконто. Открываем этот документ и видим, что эта проводка сделана с помощью операций введенной вручную.
Как правило, пользователи допускают большинство ошибок именно в ручных проводках. Мы сейчас не будем разбираться в тонкостях этого документа. Просто пометим его на удаление, как ошибочный. Наша цель – рассмотреть работу экспресс-проверки.
Следующая ошибка связана с неполным отражением в книге продаж операций по агентским договорам.
И последняя ошибка в разделе проверки ведения книги продаж связана с неполным отражением в книге продаж сумм НДС по СМР. Программа также предлагает нам решение проблемы, сформировав документ в регламентных операциях по НДС:
Документ также можно автоматически заполнить по данным информационной базы. И не забываем выписать на основании этого документа счет-фактуру.
Теперь еще раз запускаем проверку и видим, что по ведению книги продаж осталась одна ошибка, которую мы не принимаем как ошибку и исправлять не будем.
Ну а теперь рассмотрим правильность ведения книги покупок. К слову сказать, что это в наших же интересах правильно и как можно более полно отражать сведения в книге покупок, поэтому я только кратко коснусь этого раздела, рассмотрев три основные ошибки.
Первая – по аналогии с книгой продаж, программа подсказывает, что есть документы поступления, по которым отсутствует счет-фактура. Либо это ошибка, либо у вас действительно отсутствует оригинал документа. Здесь надо разбираться. Во всяком случае, программа нам подсказывает, какие документы надо проверить:
Следующая ошибка - отсутствие записей книги покупок. Эту регламентную операцию тоже необходимо делать каждый квартал обязательно:
Ну и еще одна ошибка. Иногда встречается у пользователей – неправильно указан счет учета НДС в документе Поступления. Программа сравнивает данные по 19 счету и данные по регистрам НДС и оповещает нас об ошибке.
Открываем "проблемный" документ и исправляем счет учета НДС.
Также часто подобная ошибка в экспресс-проверке встречается при создании ручных операций по 19 счету. Напоминаю, что декларация по НДС заполняется по данным регистров накопления подсистемы НДС, поэтому ручных проводок по НДС следует избегать вообще.
Проведем еще раз экспресс-проверку ведения учета и у нас благополучно все исправлено, кроме нумерации счетов-фактур.
Конечно, кому-то из читателей некоторые из рассмотренных ошибок покажутся надуманными и притянутыми за уши, но моя задача была познакомить вас с очень полезной обработкой и показать принцип ее работы. Конечно, ошибки бывают разные и не всегда их так легко найти, как я вам показала, но в основном, я надеюсь, благодаря этой статье вы нашли еще одного помощника по проверке НДС в программе 1С Бухгалтерия предприятия.
С вами была Виктория Буданова. Спасибо что Вы с нами. Успешных вам отчетных кампаний. Думаю, что скоро вы поймете, что 1С – это просто.
Ошибки по расчету НДС в 1С 8.3 поможет выявить Меню Отчеты – Экспресс-проверка ведения учета:
На примере рассмотрим Экспресс-проверку ведения учета по НДС за год, но также можно установить отчетный период – квартал. Необходимо установить флажки по ведению Книги продаж и Книги покупок по НДС. Выполнить проверку:
В 1С 8.3 выполняется проверка и выдаются данные. В нашем примере обнаружены ошибки:
Проведем анализ ошибок по учету НДС в 1С 8.3:
Ошибка «Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации» означает, например, что не выписана накладная. Или выписка счет-фактуры осуществлена в другой программе, например 1С Торговля и склад и не занесена в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0:
Шаг 2. Отправить запросы поставщикам для сверки данных по НДС
Отправить запросы поставщикам, с которыми необходима сверка. Раздел Отчеты – Сверка данных учета НДС – гиперссылка запросы поставщикам. Необходимо указать отчетный период, по которым нужно сформировать запросы, далее запросить реестры. Тем поставщикам, которые отмечены галочкой отправляются по email запросы:
Данное сообщение придет на email поставщика:
Шаг 3. Показать поставщику как отправить Реестр счетов-фактур из 1С 8.3
Продавец получит сообщение от покупателя, которое автоматически отражается на закладке Запросы покупателей. Чтобы отослать покупателю Реестр счетов-фактур, необходимо нажать на кнопку Ответить. После чего все данные по запросу, которые есть в базе 1С 8.3 поставщика, выгрузятся на email:
Шаг 4. Получить от поставщика Реестр счетов-фактур
Ответ от поставщика будет получен и будет размещен в 1С 8.3 на закладке Ответы поставщиков:
Шаг 5. Сверка с реестром счетов-фактур поставщика в 1С 8.3
Чтобы сделать сверку с полученным реестром поставщика нужно на закладке Сверка использовать кнопку Сверить:
Из примера данные счетов – фактур № 38,39 совпадают. А по данным счетов – фактур № 40,400 выходит ошибка. По примеру № счет фактуры ошибочно указан в базе 1С 8.3, вместо №40 указан №400. Если данную ошибку вовремя не выявить и сдать отчетность по НДС, то придет требование из ФНС. В ответ ФНС организация должна отправить квитанцию в течение 6 дней, а далее в течение 5 дней установить причину ошибки.
Как исправить техническую ошибку после сдачи отчетности по НДС
Например, 15 сентября, в 3 квартале, организацией были учтены расходы по оказанным услугам. На данные услуги поставщик выставил счет-фактуру, на основании которой НДС был принят к вычету.
14 ноября, в 4 квартале, оказалось, что при вводе первичных документов и счета-фактуры в программу 1С 8.3 бухгалтер организации-покупателя допустил техническую ошибку при вводе данных счет – фактуры. При этом, счет-фактура поставщиком была оформлена верно. Впоследствии, данную ошибку бухгалтер выявил сам.
Трудность заключается в том, что порядок исправления «технических ошибок» , на сегодня не прописан в законодательстве. Представители ФНС дают следующие рекомендации: необходимо внести изменения в книгу покупок, но так как период закрыт, то все изменения должны осуществляться через дополнительные листы:
- Неправильная запись аннулируется;
- Правильная запись добавляется;
- Представляется «уточненка» с Приложением 1 к Разделу 8 декларации по НДС.
Что делать если пришло требование о представлении пояснений по декларации НДС
При получении письма из налоговой в виде электронного требования о представлении пояснений необходимо:
- В течение 6-ти рабочих дней отправить квитанцию о его получении согласно п.5.1 ст 23 НК РФ. Если квитанция не будет отправлена, то будут санкции – блокировка счета в силу пп.2 п.3 ст.76 НК РФ.
- Ответить на такое требование необходимо в электронной форме в течение 5-ти рабочих дней в силу п.3 ст.88 НК РФ.
Применяются коды для обозначения ошибок по требованиям о представлении пояснений ФНС:
Как отвечать на требование ФНС о представлении пояснений
Форма требования о представлении пояснений и ответа на требование ФНС опубликованы в письме ФНС от 07.04.2015 № ЕД-4-15/5752.
В ответ на требование представления пояснений ФНС прикрепляются Приложения в виде таблиц, дублирующих форму разделов декларации по НДС с 8 по 12, в которых указаны неточности либо ошибки. Требования по другим разделам декларации НДС представляются в произвольном виде.
Как исправить ошибку в декларации по НДС
Рассмотрим, как исправить ошибки в суммовых показателях декларации по НДС, которые повлияли на расчет налога НДС.
Вне зависимости от того, кем они были обнаружены – ФНС при камеральной проверке или самостоятельно налогоплательщиком. Ошибка исправляется только путем представления уточненной декларации НДС в силу п.1 ст. 81 НК РФ. Уточненные декларации по НДС представляются на основании данных Дополнительных листов к книге покупок и книге продаж.
Предлагаем вашему вниманию фрагмент из книги «Практический годовой отчет за 2015 год.» Автор книги - С.А. Харитонов , д.э.н., профессор. Купить книгу можно у партнера «1С», который обслуживает вашу организацию, сообщив ему код товара - 4601546122421. В данном материале речь пойдет о специальном отчете «Экспресс-проверке ведения учета».
Одна из проверок правильности заполнения книги покупок и книги продаж в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 - это обработка .
С помощью обработки Экспресс-проверка ведения учета (раздел Отчеты -> Анализ учета: Экспресс-проверка ) можно проверить:
- соблюдение положений учетной политики;
- состояние бухгалтерского учета;
- правильность ведения кассовых операций;
- корректность отражения операций, связанных с ведением книги продаж;
- корректность отражения операций, связанных с ведением книги покупок.
Для выполнения перечисленных проверок необходимо в форме Экспресс-проверка ведения учета сделать необходимые настройки:
- в поле Период с... по... задать период, который необходимо проверить;
- выбрать организацию, по которой планируется осуществить проверку. По умолчанию в данное поле подставляется организация из справочника Организации с признаком Основная . Если в информационной базе ведется учет только для одной организации, поле организации в форме обработки не показывается;
- нажать на кнопку Показать настройки и с помощью флажков отметить проверяемые разделы. По умолчанию проверка производится по всем разделам и всему списку проверок.
В рамках настоящей главы нас интересуют разделы, в которых предусмотрены проверки ведения книги покупок и книги продаж, поэтому эти разделы нужно отметить флажками.
Проверки ведения книги продаж
На рис. 1 показаны проверки раздела Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость.
Рис. 1. Список проверок раздела Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость
Рассмотрим, какие задачи решает каждая проверка.
Соблюдение нумерации счетов-фактур
Порядковый номер счету-фактуре присваивается в хронологическом порядке. Проверка контролирует данный порядок нумерации счетов-фактур и сообщает о фактах нарушения в хронологии или пропусках в нумерации счетов-фактур.
Методика учета расчетов по НДС, реализованная в программе, предусматривает, что для организаций, являющихся плательщиками НДС, каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным документом Счет-фактура выданный . Данная проверка контролирует отклонение от методики.
Согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ счета-фактуры по операциям реализации товаров (работ, услуг) выставляются не позднее 5-ти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Проверка контролирует выполнение этого требования.
Соответствие в БУ выручки от продаж начисленному НДС
Данная проверка обеспечивает контроль за правильностью отражения суммы НДС на бухгалтерском счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» по операциям реализации товаров, работ и услуг. То есть осуществляется сопоставление суммы НДС, рассчитанной с выручки, отраженной на счете 90.01.1 «Выручка по деятельности с основной системой налогообложения» сумме НДС, отраженной на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость».
Ошибки могут сигнализировать о том, что сумма НДС, отраженная на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» не соответствует сумме НДС, исчисленной с выручки. Такое несоответствие типично для операций, в которых осуществлялись ручные корректировки бухгалтерских проводок и сумм в них.
Соответствие в БУ суммы прочих облагаемых НДС доходов сумме начисленного НДС
Данная проверка обеспечивает контроль за правильностью отражения суммы НДС на бухгалтерском счете 90.02 «Прочие расходы» по операциям, отражающим получение прочих доходов. То есть осуществляется сопоставление суммы НДС, рассчитанной с суммы прочих доходов, отраженной на счете 91.01 «Прочие доходы» сумме НДС, отраженной на счете 91.02 «Прочие расходы».
Ошибки могут сигнализировать о том, что сумма НДС, отраженная на счете 91.02 «Прочие расходы» не соответствует сумме НДС, исчисленной с суммы прочих доходов. Такое несоответствие типично для операций, введенных вручную, либо для операций, в которых осуществлялись ручные корректировки бухгалтерских проводок и сумм по них.
Соответствие сумм выручки от продаж, прочих облагаемых НДС доходов в БУ и сумм возвратов поставщикам с суммами в подсистеме учета НДС
Данная проверка контролирует начисленный НДС. Суммы начисленного НДС с выручки, с прочих доходов, с возвратов поставщикам должны быть отражены в регистре НДС продажи .
При проверке осуществляется сопоставление суммы НДС, рассчитанной с выручки, отраженной на бухгалтерском счете 90.01.1 «Выручка по деятельности с основной системой налогообложения», с прочих доходов, отраженных на счете 91.01 «Прочие доходы» и возвратов поставщикам, сумме НДС, отраженной в подсистеме учета НДС в регистре НДС продажи .
Если суммы различаются, то выдается ошибка. Ошибка может быть связана с неправильным указанием ставки НДС или возникнуть в связи с наличием ручных проводок или отражением операций, введенных вручную, по которым не были осуществлены записи в регистре учета НДС продажи .
Наличие документа Формирование записей книги продаж
Документ Формирование записей книги продаж применяется для автоматического восстановления НДС с зачтенных авансов, выданных поставщикам, ранее по которым НДС был принят к вычету. Данная проверка контролирует наличие проведенных документов этого вида в налоговом периоде, в котором присутствуют операции по зачету авансов, выданных поставщикам.
Проверка формирования авансовых счетов-фактур при наличии авансов полученных
Налогоплательщики обязаны выписывать и регистрировать в книге продаж счета-фактуры не только по операциям реализации, но и в случае получения полной или частичной предоплаты под предстоящую реализацию. При проверке выясняется, на все ли авансовые поступления выписаны счета-фактуры.
Соответствие сумм НДС, начисленных с авансов, в БУ и в подсистеме учета НДС
Данная проверка имеет отношение к проверке учета исчисленного НДС в подсистеме НДС. Суммы исчисленного НДС с авансов, полученных от покупателей, должны быть отражены в регистре НДС продажи .
При проверке осуществляется сопоставление суммы НДС, исчисленной с авансов и отраженной записью по дебету счета 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» и кредиту счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость», сумме НДС, отраженной в подсистеме учета НДС в регистре НДС продажи .
Если суммы различаются, то выдается ошибка. Ошибка может быть связана с наличием ручных проводок или отражением операций, введенных вручную, по которым не были осуществлены записи в регистре учета НДС продажи .
Полнота отражения в книге продаж сумм НДС, подлежащих перечислению налоговым агентом (аренда или иностранцы)
В случаях, перечисленных в ст. 161 НК РФ, налогоплательщик признается налоговым агентом по НДС. Необходимость исполнения обязанностей налогового агента по конкретному договору в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 фиксируется в свойствах договора (в справочнике Договоры контрагентов ).
На исчисленную сумму налога налогоплательщик самостоятельно в базе данных выписывает счет-фактуру, который регистрируется в книге продаж. Начисленная к уплате сумма налога отражается записью по дебету счета 76.НА «Расчеты по НДС при исполнении обязанностей налогового агента» и кредиту счета 68.32 «НДС при исполнении обязанностей налогового агента».
Предметом проверки является контроль совпадения сумм НДС, исчисленных по бухгалтерскому учету (оборот по кредиту счета 68.32) с суммами НДС, отраженными в книге продаж по операциям, предусматривающим исполнение обязанностей налогового агента.
Полнота отражения в книге продаж сумм НДС по СМР, выполненным хозспособом
Согласно п. 2 ст. 159 НК РФ налогоплательщик обязан исчислять НДС с суммы всех фактических затрат на выполнение строительно-монтажных работ для собственных нужд в последний день каждого налогового периода (ежеквартально), если такие работы осуществлялись (п. 10 ст. 167 НК РФ).
Для выполнения этой нормы в базу данных вводится документ Начисление НДС по СМР хозспособом , в котором исчисляется НДС, и на основании которого выписывается счет-фактура. При проведении документ на сумму налога формирует проводку по дебету счета 19.08 «НДС при строительстве основных средств» и кредиту счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость».
Предметом проверки является контроль отражения в книге продаж сумм НДС по СМР, выполненным хозяйственным способом.
Для выполнения проверок по ведению книги продаж необходимо нажать на кнопку Выполнить проверку . Результаты приводятся в виде отчета, в котором сообщается о количестве выполненных проверок и обнаруженных ошибках. Остановимся более подробно на отдельных проверках.
Пример отчета о результатах проверки за IV квартал представлен на рис. 2. Проанализируем некоторые из возможных ошибок проверки, для этого необходимо раскрыть детальный отчет.
Рис. 2. Отчет о проверках по ведению книги продаж
Детальный отчет по ошибке включает четыре раздела:
- предмет контроля;
- результат проверки;
- возможные причины обнаруженных ошибок;
- рекомендации по устранению ошибок.
Для получения информации об ошибке необходимо щелкнуть на плюсик слева от названия проверки.
Рассмотрим более подробно ошибки, выявленные обработкой Экспресс-проверка ведения учета в примере.
Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации
При проверке была выявлена ошибка. Согласно методике проверки, если программа не обнаруживает документ Счет-фактура выданный к каждому проведенному документу реализации, в котором отражена сумма предъявляемого НДС, то выдается сообщение об ошибке.
Проанализируем, является ли отсутствие счета-фактуры в данном случае ошибкой. Для этого двойным кликом мыши по названию документа откроем его форму. По документу Реализация (акт, накладная) действительно не сформирован счет-фактура. Но с 1 октября 2014 года у налогоплательщика отсутствует обязанность составлять счета-фактуры, если его контрагентом является неплательщик НДС или налогоплательщик, освобожденный от исполнения обязанностей в соответствии со ст. 145 НК РФ, с которым достигнуто письменное согласие о несоставлении счетов-фактур (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).
Поскольку с ООО «Твемос» такая договоренность существует, то данное предупреждение не является ошибкой, и формировать документ Счет-фактура выданный по данной операции не нужно.
Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации
При проверке была выявлена ошибка. Согласно методике проверки, если программа обнаруживает Счет-фактуру выданный , дата которого, более чем на 5 календарных дней позже даты документа - основания (например, документа Реализация (акт, накладная) ), то выдается сообщение об ошибке.
Проанализировав детальный отчет об ошибках, можно увидеть, что дата выписки документа-основания Реализация (акт, накладная) - 05.12.2015, а дата документа Счет-фактура выданный к нему - 15.12.2015, т. е. счет-фактура был выписан на десятый календарный день (рис. 3), а не на пятый, как положено в соответствии с пунктом 3 статьи 168 НК РФ.
Рис. 3. Выявление причины сообщения об ошибке по операции реализации
Таким образом, действительно имеет место нарушение срока выставления счетов-фактур, и его желательно устранить - внести исправления в счет-фактуру, если это возможно. На этот факт стоит обратить внимание, так как налоговые органы иногда отказывали в вычете по НДС по счетам-фактурам, выставленным с нарушением срока (письмо Минфина России от 30.06.2008 № 03-07-08/159).
Проверка формирования счетов-фактур при наличии авансов полученных
При проверке была получена информацию об ошибке. Проанализируем, действительно ли в нашей базе данных присутствует ошибка, т. е. необходимо выяснить, на какие авансовые поступления не выписаны счета-фактуры.
В соответствии с пунктом 3 статьи 169, пунктом 3 статьи 168 НК РФ налогоплательщики обязаны составлять счет-фактуру в течение 5-ти календарных дней, в том числе и по авансам полученным.
По разъяснениям Минфина России (письмо Минфина России от 06.03.2009 № 03-07-15/39), если отгрузка товаров произошла в течение 5-ти календарных дней со дня поступления соответствующей суммы аванса, то выставлять счета-фактуры покупателю не следует. При этом согласно позиции ФНС России (письмо ФНС России от 10.03.2011 № КЕ-4-3/3790) вне зависимости от того, что в течение пяти календарных дней после получения предоплаты под предстоящую поставку товаров (работ, услуг), приходящихся на один налоговый период либо на разные налоговые периоды, производится отгрузка этих товаров (работ, услуг), счета-фактуры оформляются в двух экземплярах как на сумму полученной предоплаты, так и при отгрузке товаров (работ, услуг) в счет указанной предоплаты, с последующей их регистрацией в книге продаж и книге покупок.
Также в соответствии с ранее приведенным письмом Минфина России, налогоплательщик, осуществляющий долгосрочные поставки товаров (оказание услуг) в адрес одного и того же покупателя (электроэнергия, нефть, услуги связи и т. п.), имеет право определять налоговую базу как остаток не закрытых отгрузкой авансов на конец месяца. И счет-фактура в данном случае также выписывается на конец месяца в размере остатка, не закрытых отгрузкой авансов.
Таким образом, для исправления ошибки следует сформировать документ Счет-фактура выданный на сумму поступившего авансового платежа в соответствии с порядком, выбранным пользователем в программе.
Проверки ведения книги покупок
На рис. 4 показаны проверки раздела Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость , которые можно выполнить с помощью обработки Экспресс-проверка ведения учета . Рассмотрим, какие задачи они решают.
Рис. 4. Список проверок раздела Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость
Методика учета входящего НДС в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 предусматривает, что каждый документ поступления должен сопровождаться счетом-фактурой поставщика.
Данная проверка контролирует отклонение от методики.
Если налогоплательщик осуществляет операции реализации, как облагаемые, так и не облагаемые НДС, или облагаемые НДС по разным ставкам, то в соответствии с пунктом 4 статьи 170 НК РФ необходимо вести раздельный учет входящего НДС, который невозможно отнести к определенному виду деятельности (например, НДС по общехозяйственным расходам). Суммы такого входящего НДС нужно отнести на определенные виды деятельности и сформировать соответствующие записи на счетах учета.
Для выполнения норм, предусмотренных пунктом 4 статьи 170 НК РФ, необходимо в учетной политике установить параметры для поддержки раздельного учета.
Проверка состоит в том, что если в налоговом периоде налогоплательщик (указавший в параметрах учетной политики поддержку раздельного учета) осуществлял операции реализации, то проверяется наличие проведенных документов Распределение НДС .
При ведении налогоплательщиком раздельного учета происходит распределение сумм входящего НДС. Налог по товарам, работам, услугам, который невозможно отнести к конкретному виду деятельности, распределяется по видам деятельности согласно пропорции, определяемой в соответствии с пунктом 4 статьи 170 НК РФ.
Отчет проверяет правильность распределения. Сумма входящего НДС к распределению по поступившим ТМЦ (работам, услугам) за налоговый период (приход по регистру Раздельный учет НДС), должна быть равна сумме НДС, распределенного между видами деятельности (расход по регистру Раздельный учет НДС ). Если это равенство не выдерживается и на конец налогового периода в регистре Раздельный учет НДС присутствует остаток (Главное меню -> Все функции -> Отчеты: Универсальный отчет -> регистр Раздельный учет НДС ), то система сообщает об ошибке.
Наличие документа «Формирование записей книги покупок
Записи для книги покупок в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 могут вводиться с помощью документа . Проверка контролирует наличие проведенных документов данного вида в соответствующем налоговом периоде.
Отсутствие отрицательных остатков сумм НДС, предъявленных поставщиками
Данная проверка имеет отношение к проверке учета входящего НДС в подсистеме НДС. Суммы НДС, предъявленные поставщиками, фиксируются в регистре НДС предъявленный со знаком «+» (вид движения Приход). В процессе отражения определенных событий в регистре фиксируются прочие движения со знаком «+» и «-».
Проверка заключается в анализе остатков по регистру НДС предъявленный , они не могут быть отрицательными, т. к. это будет означать, что сумма НДС, принятая к вычету из бюджета, больше суммы НДС, предъявленной поставщиком. При наличии отрицательных остатков сообщается об ошибке.
Соответствие остатка НДС по приобретенным ценностям по счету 19 БУ и в подсистеме учета НДС
Данная проверка имеет отношение к проверке остатка входящего НДС, предъявляемого поставщиками. В бухгалтерском учете при приобретении ТМЦ (работ и услуг) НДС отражается на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям», а в подсистеме НДС он отражается в регистре НДС предъявленный (вид движения Приход ).
В процессе принятия НДС к вычету одновременно делаются записи в бухучете по кредиту счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» и в подсистеме НДС в регистре НДС предъявленный (вид движения Расход ).
Проверка заключается в сопоставлении остатка налога по счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» и по регистру НДС предъявленный . Если остатки отличаются, то будет выдана ошибка, которую необходимо устранить, иначе будет расхождение в учете НДС в бухгалтерском учете и в налоговом регистре Книга покупок .
При отгрузке товаров (работ, услуг) в части ранее полученных авансов налогоплательщик имеет право принять к зачету НДС, ранее исчисленный с авансов в соответствии с пунктом 8 статьи 171, пунктом 6 статьи 172 НК РФ. При проверке выясняется, для всех ли зачтенных авансов от покупателей имеются бухгалтерские записи по дебету счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость» в корреспонденции со счетом 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» по ранее исчисленным суммам налога с этих авансов.
Соответствие сумм НДС, взятых к вычету при зачете авансов, в БУ и в подсистеме учета НДС
Данная проверка имеет отношение к проверке суммы НДС, принимаемой к вычету, при зачете авансов покупателей. Сумма НДС к вычету отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость» и кредиту счета 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам», а в подсистеме НДС регистрируется в регистре НДС покупки .
В процессе проверки устанавливается соответствие сумм НДС, принятых к вычету в бухгалтерском учете, суммам НДС, отраженным в регистре НДС покупки в части зачтенных авансов.
Если равенство не выполняется, то тогда выдается ошибка, сигнализирующая о расхождении сумм НДС, учтенных в бухгалтерском учете и в налоговом регистре Книга покупок .
Для выполнения проверок по ведению книги покупок необходимо нажать на кнопку Выполнить проверку .
Результаты приводятся в виде отчета, в котором сообщается о количестве выполненных проверок и обнаруженных ошибках. Остановимся более подробно на отдельных проверках.
Пример отчета о результатах проверки за IV квартал представлен на рисунке (рис. 5). Проанализируем некоторые из возможных ошибок.
Рис. 5. Отчет о проверках по ведению книги покупок
Для получения подробной информации об ошибке необходимо щелчком на плюсик слева от названия проверки раскрыть детальный отчет.
Рассмотрим более подробно ошибки, выявленные Экспресс-проверкой ведения учета , в нашем примере.
Полнота получения счетов-фактур по документам поступления
В данной проверке была выявлена ошибка. Согласно методике проверки, если программа не обнаруживает регистрацию входящего счета-фактуры к каждому проведенному документу поступления, то сообщается об ошибке.
В детальном отчете об ошибках указан документ поступления, для которого отсутствуют сведения о счете-фактуре полученном. Чтобы убедиться, действительно ли по указанному документу поступления требуется зарегистрировать счет-фактуру поставщика, двойным щелчком откроем форму документа.
В документе Поступление (акт, накладная) , которым отражено поступление товаров, не указана информация о предъявленном поставщиком счете-фактуре. Для исправления ошибки необходимо указать такую информацию.
Наличие документа «Распределение НДС»
В данной проверке была выявлена ошибка (рис. 6).
Рис. 6. Отчет о проверке на наличие документа «Распределение НДС»
В случае если налогоплательщик осуществляет операции реализации, как облагаемые, так и не облагаемые НДС, или операции облагаемые НДС по обычным ставкам и ставке 0%, в параметрах учетной политики должен быть установлен соответствующий флажок.
Согласно методике проверки, в этом случае в базе данных должен быть введен документ Распределение НДС (Операции -> Закрытие периода: Регламентные операции НДС ) в каждом налоговом периоде. При отсутствии данного документа проверка сообщает об ошибке.
Необходимо заметить, что ошибка об отсутствии данного документа будет появляться и в случае, если у организации в текущем налоговом периоде есть только операции реализации, облагаемые стандартными ставками 18% и 10%, и иных операций реализации не было. В таком случае, распределение входящего НДС не требуется. В связи с этим сообщение об ошибке можно проигнорировать, но, все же, лучше создать и провести документ Распределение НДС , т. к. распределения входящего НДС в нем все равно не будет осуществляться.
Корректность распределения НДС
В данной проверке была выявлена ошибка. Ошибка сигнализирует о том, что на конец налогового периода по регистру Раздельный учет НДС со способом учета НДС Распределяется остались нераспределенные суммы в размере 42 844,26 руб.
В момент поступления ТМЦ (работ, услуг) суммы входящего НДС, отраженные по субконто Способ учета НДС как Распределяется , отражаются по приходу в регистре Раздельный учет НДС .
В момент распределения входящего НДС в этом регистре должен быть отражен расход, и предъявленные суммы НДС должны быть распределены по конкретным видам деятельности.
Сформируем отчет Универсальный отчет (Отчеты -> Стандартные отчеты: Универсальный отчет ) и посмотрим на конечный остаток по регистру.
В регистре Раздельный учет НДС на конец налогового периода имеется остаток 42 844,26 руб., именно этот остаток и показан в детальном отчете об ошибках. Также из этого отчета видно, что расход по регистру меньше прихода. То есть не был распределен входящий НДС со способом учета НДС Распределяется .
После корректировки и проведения документа Распределение НДС конечный остаток по регистру Раздельный учет НДС будет отсутствовать, т. е. ошибка исправлена.
Наличие вычета НДС с авансов при зачете авансов полученных
В данной проверке была выявлена ошибка. Проанализируем, действительно ли в текущей информационной базе данных присутствует ошибка, т. е. необходимо выяснить, по каким суммам зачтенных авансов не произошло вычета НДС.
При получении аванса налогоплательщик обязан исчислить НДС (п. 1 ст. 167 НК РФ) и выписать счет-фактуру (п. 3 ст. 169 НК РФ). По данной операции в бухгалтерском учете производятся следующие записи:
- Дт 51 «Расчетные счета» Кт 62.02 «Расчеты по авансам полученным» - на сумму аванса;
- Дт 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» Кт 68.02 «Налог на добавленную стоимость» - на сумму НДС, исчисленную по расчетной ставке с полученных авансов.
- При отгрузке товаров (работ и услуг) в части ранее полученных авансов мы имеем право принять к зачету НДС, ранее исчисленный с авансов в соответствии с п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ.
Как правило, по данной операции в бухгалтерском учете производятся следующие записи:
- Дт 62.02 «Расчеты по авансам полученным» Кт 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - на сумму зачтенного аванса;
- Дт 68.02 «Налог на добавленную стоимость» Кт 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» - на сумму НДС, принимаемую к вычету, исчисленную по расчетной ставке с суммы зачтенного аванса.
Ошибка при проведении указанной проверки сигнализирует о том, что произошел зачет ранее полученных авансов (Дт 62.02 Кт 62.01), но в момент отгрузки товаров (работ, услуг) ранее исчисленный НДС не был принят к вычету, т. е. не введена бухгалтерская запись Дт 68.02 Кт 76.АВ.
Чтобы выяснить причину ошибок, сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 62.02 «Расчеты по авансам полученным», где найдем указанные в отчете об ошибках суммы.
Из оборотно-сальдовой ведомости видно, что по суммам и контрагентам, указанным в отчете об ошибках, отражен зачет аванса (оборот по дебету счета 62.02).
При сопоставлении двух оборотно-сальдовых ведомостей (по счету 62.02 и 76.АВ) получена информация, что: зачет аванса по контрагенту НПО «Монолит» на сумму 22 892 руб. произведен. Ранее по полученному авансу был исчислен НДС к уплате (Дт 76.АВ) на сумму 6 025,42руб. Но к зачету НДС не был предъявлен, и поэтому по дебету счета 76.АВ осталось такое же сальдо 6 025,42 руб. Таким образом, проверка правильно выявила ошибку и ее необходимо исправить.
С этой целью необходимо перезаполнить табличную часть на закладке Полученные авансы в документе Формирование записей книги покупок , чтобы сумма налога на добавленную стоимость, приходящаяся на зачтенный аванс, была включена в книгу покупок и сформирована бухгалтерская запись Дт 68.02 Кт 76.АВ на сумму 3 492 руб. (22 892 / 118 x 18 = 3 492 руб.).