Инкассация денежной наличности в банке. Инкассация денежных средств - порядок и организация процесса, цели и задачи, инструкция и правила. Что такое инкассация

С первого дня 2017 года всем исполнителям ГОЗ заказов необходимо работать, используя специальные счёта. До этого подобное условие было лишь для выполняющих заказы для Министерства обороны. Уровень компаний у исполнителей ГОЗ не имеет значения при составлении отдельного счёта. Начиная с марта, любой контракт, касающийся ГОЗ, сопровождается Федеральным казначейством, за исключением заказов для мин. обороны.

Спецсчета для гособоронзаказаов являются особыми расчётными счетами, которые открывают в банке головные исполнители, заключившие договор с Министерством обороны России. В данном вопросе задача государства — это обеспечение защиты и прозрачности расчёта между сторонами сделки, защита информации, задействование банковских инструментов с целью контролировать целевой использование бюджетных денег.

Согласно закону 275-Ф3 по всем контрактам ГОЗа исполнители и заказчики должны открыть отдельный счёт. И полученные на этот спецсчёт деньги разрешается тратить лишь на выполнение заказа. Потребуется также учитывать большое количество нововведений банковского обслуживания.

Отдельный счёт назвали «спецсчётом». Деньги, поступающие на него, из-за наличия ограничений в их трате называют «меченными» и «краплеными». «Сбербанк» счет для Гособоронзаказа предлагает открыть на особых условиях.

В некоторых случаях в договоре так и пишется «…отдельный счёт в банке».
Режим его использования установлен в статье 8.3 275-Ф3. Согласно ему разрешается перевод денег лишь на спецсчёт соискателя ГОЗ и требует указание в платёжном поручении идентификатором гос. контракта (ИГК).

Но законодательство установило и исключение, которое позволяет переводить финансы на другие счёта даже в рамках исполнения оборонного заказа. Например, головному исполнителю разрешается каждый месяц платить до 5 000 000 рублей. А соискатель, обладающий пониженными полномочиями — до 3 000 000 руб./месяц.

Как только условия в договоре будут выполнены, позволяется переводить прибыль со спецсчёта на:

  • любые реквизиты;
  • расход на осуществление припасов.

Цена запаса и доходы от него оговариваются ещё до подписания договора. Доказательство обоснованности «задела» обладает некоторыми особенностями.

О запуске банковского сопровождения и спецсчетах объявили летом 2015 . Но до сих пор некоторые вопросы касаемо выплаты з/п с данного счёта не до конца прояснены. Также не полностью прописано в законе использование денег, которые получают по оборонному контракту для выполнения аналогичных заказов.

Сбербанк представляет клиентам сопровождение контрактов, согласно Федеральному закону № 44-Ф3. Благодаря банковскому сопровождению клиенты имеют возможность:

  • увеличить оперативность и эффективность управления;
  • быстро получать информацию, причастную к контракту;
  • направлять финансы в объект, на который предусматривали финансы, и закрыть переводы на другие;
  • мгновенно приостановить инвестирование, при выявлении злоупотреблении при строении объекта.

Сбербанком предлагается два вида банковского сопровождения:

  1. Расширенное. Оно предлагает:
  • удалённо контролировать все расходы со счёта любого подрядчика;
  • предлагается оценивать ход выполнения договора;
  • клиент получает анатомический отчёт обо всех итогах.
  1. При выборе «Простого» даётся:
    1. выписка по счету каждого участника;
    2. наблюдение за расчётами.

Если условия устраивают, и тариф выбран необходимо активировать банковское сопровождение. Делается это следующим образом: потребуется составить договор, который необходимо подписывать. При заключении договора на сопровождение, его обязаны подписать обе стороны. Открытие отдельного счета по Гособоронзаказу осуществляется только после предоставления пакета документов.

Чтобы открыть спецсчёт для ГОЗ потребуется представить копии следующих бумаг:

  • свидетельство, подтверждающее госрегистрацию ИП или юридического лица;
  • налоговую декларацию и бухгалтерский учёт за предыдущий год работы;
  • если есть лицензия;
  • учредительные бумаги (количество зависит от организации)
  • аудиторское заключение;
  • документы учредителей, удостоверяющие личность.

Все представленные документы необходимо заверить:

  • у нотариуса;
  • работником Сбербанка, который будет принимать анкету и заявление;
  • у главы фирмы.

Закрыть счёт можно после выполнения заказа. Для закрытия спецсчета в банк необходимо подать заявление. Далее:

  1. Заказчик отправляет в Сбербанк уведомление о том, что государственный контракт выполнен.
  2. Головного заказчика проинформируют о получении извещения.
  3. Далее он отправляет документ, в котором просит закрыть отдельный счёт.
  4. Сбербанк проинформирует всех участников фирмы об этом.
  5. Счёт закрывают.

Правила пользования отдельным счетом при работе с гособоронзаказом

Согласно правилам пользования отдельным счётам:

  1. Списывать финансы разрешается лишь после указания в распоряжении идентификатора в договоре.
  2. Списывать финансы лишь на отдельный счёт. Исключение составляют следующие моменты:
    • выплата сбора и налога. А именно таможенных платежей, страхового взноса в ПФ РФ;
    • платы на расходы, касающихся поставок товара, выполнение работы, осуществление услуг по стоимости, касающихся гос.регулированию. Весь список работ и услуг устанавливается правительством;
    • перечисление части дохода, который согласован обеими сторонами в момент подписания договора и предусмотрен условиями контракта;
    • если использовать частично отчисления головному исполнителю денег, если результат частичного выполнения — принятый товар. Размер согласовывается с исполнителем и если он не превышает размер дохода, который подлежит применять в цену продукции.
  3. Все запреты написаны в статье 8.3 Ф3.

Закон Российской Федерации требует соблюдения определенных правил. Каждое предприятие государственного или частного образца должно иметь счет. В случае с гособоронзаказом требования ужесточились. При этом ужесточение произошло не только к требованиям оборонного заказа, но и к участникам данного процесса. Расчеты участников контролируются с особой строгостью. Что касается Министерства обороны, то проводить банковские операции по переводу средств, получать доход разрешено с определенных проверенных счетов. При этом уже с момента резервирования и оформления сложностей достаточно. Коммерческие организации также могут быть задействованы. Но при этом финансирование таких структур должно быть в большей степени государственное. Такая система обеспечивает сохранность средств и контроль денежных расходов. Также четко видно назначение пришедших или ушедших сумм. Сбербанк в числе немногих банков, участвующих в резервировании счетов для гособоронзаказа.

Преимущество работы со Сбербанком очевидно. Открытие счета для гособоронзаказа и обслуживание проходит в соответствии со всеми требованиями закона. Положение и доверие банка в процентном соотношении с другими банками в разы больше. Все-таки Сбербанк является государственной структурой. Операции, проводимые со счетом, выполняются с минимальным взиманием сборов по комиссии:

  • выписки, выдача справок и их формирование;
  • работа с перечислением средств на другие счета и зачисление с других банковских счетов (контрагенты разные);
  • зачисление денежных поступлений и выдача наличных;
  • любые переводы;
  • онлайн-проверка и подключение ДО системы;
  • полное ведение и открытие счета.

В оплату войдут только стандартные услуги: обработка платежных поручений, книжка для выдачи чеков, онлайн-услуги.

Для чего требуется отдельный счет

Только семь банков открывает счет для гособоронзаказа. В Сбербанке открыть спецсчет выгоднее по ряду причин. Но для начала разберемся, для чего он необходим. Своевременное поступление денежных средств обеспечивается исключительно заранее открытым спецсчетом ГОЗ. Сразу оформляется соглашение, по которому следует, что доступ для получения и снятия имеет исключительно Министерство минобороны. Его подрядчики также могут участвовать в процессе. Соглашения, составленные своевременно обеспечивают подрядчикам оплату по факту выполненных работ. Те случаи, при которых получатель оформляет документы об оплате услуг после выполненных работ – рискованное мероприятие, но не проблематичное.

С помощью оформления соглашения риски сводятся к нулю. При условии, что резервирование счета прошло благополучно по установленному порядку.

Режим использования, что избегать при работе со счетом

Режим использования средств по спецсчету – главный вопрос любого владельца. Сразу определено, что полную сумму снять невозможно. Расходование происходит в соответствии с законом по выплате заработной платы/аванса. Исполнитель в процессе выполнения работ должен обеспечивать нужды гособоронзаказа.

Списывание средств возможно только после получения особого распоряжения и получения номера. Индификатор делается по госконтракту, исключительно для специального государственно счета. Исключениями становятся:

  • согласованные поступления, которые уже установлены, участвуют при заказе, указаны в контракте. Согласовать такие прибыльные мероприятия должны заказчик и исполнитель сразу. Соглашение передается в банк, фиксируется акт;
  • траты, которые проходят как иные. Сумма не должна превышать или быть меньше в месяц, чем 3 млн. рублей;
  • любые оплаты, требуемые для покупки товаров или обеспечения услуг, но при этом регулируются государством. Существует специально созданный список, утвержденный Правительством Российской Федерации;
  • платежи в бюджет. Таковыми являются сборы таможни, налоги и страховки;
  • при участии иностранных исполнителей расчет тоже сюда входит.

При наличии штрафов, пени или налоговых взысканий разработана ст. 76 НК. Статья предусматривает операции такого плана, а значит, оплатить с помощью спецсчета возможно.

Важно. Закрыть счет разрешается только после получения уведомления заказчика. Банк не имеет права вмешаться в процесс. В данном случае закрытие предусмотрено контрактом об исполнении всех услуг.

Не допускается

Специальным государственным оборонным счетом по гособоронзаказу воспользоваться в качестве расплаты кредитных договоров и займов, воспрещено. Суммы, допустимые по выплатам – перечисления по сделке. Нельзя выдать никакие суммы физическим лицам. Исключением является выплата заработной платы, компенсаций работникам. Нельзя просрочить оплату обязательных налоговых платежей, сборов. Средства со счета по гособоронзаказу предусматривают это и дают возможность провести оплату.

При хранении сумм на специальном счете указаны нюансы, по которым оплата не проходит:

  • перевод на расчетные счета. Разницы в котором банке р/с открыт нет;
  • уступка прав требований и договора с этим правом;
  • приобретение иностранной валюты, ценных бумаг и драгоценных металлов;
  • участие в формировании капитала сторонних организаций;
  • осуществление благотворительности.

Под табу попадает и размещение денежных средств, участвующих в депозитах. Но если проценты будут возвращаться регулярно на спецсчет, с которого они ушли, могут выдать разрешение. Использование денег в целях обеспечения исполнений по контракту.

Списывания в пользу исполнителя могут быть произведены при оформлении соответствующих документов. Они должны стать подтверждением того, что возмещают нанесение вреда здоровью, жизни участника договора. Также при выплатах выходных пособий, зарплат, взысканиях.

Важно. При заключении договоров по открытию, закрытию или других действий, администрация банка обязана фиксировать все действия в книге регистраций. Сделать это необходимо в течение одного рабочего дня.

О проведении всех операций высылают заявителю уведомление о том, что счет открыт (с указанием номера счета). В течение рабочей недели исполнители предоставляют информацию о счете в соответствующие органы: ПФР, ИФНС и ФСС.

Расходуем деньги: спецсчет для гособоронзаказа

Для оформления специальных счетов для гособоронзаказа потребуется пакет документов. При правильном оформлении и предоставлении всех необходимых документом будут доступны операции, необходимые для выполнения всех договоров между заказчиком и исполнителем.

Сюда входит поступления всех денежных средств как с тех счетов, что есть у контрагентов, так и частных лиц. Последние только при наличии соответствующих договоров. Разрешается перевод сумм на счета банка для личных целей и обналичивания. Любые переводы, которые проводят со счета поставщиков, контрагентов.

Основным источником финансирования может выступать только Министерство обороны. Все процедуры необходимые для расчета проводятся по безналу. Предусматриваются переводы, но в обязательном порядке потребуется объяснение: для чего они делаются. Цели указываются также. Использовать любые суммы, значит, подтверждать действия, для чего необходимо использование.

Поручения о платежах имеют назначение (целевое), четко описанное объяснение о проведении операций с деньгами. Чтобы все действия, возможные разрешения и моменты не могли препятствовать работе между заказчиком и исполнителем, оформление должно пройти правильно с соблюдением всех норм и правил. Работники Сбербанка обладают всеми необходимыми знаниями и умениями, которые помогут заявителям процесс оформления провести в соответствии с законом и без задержек.

Если есть необходимость провести отказ от присвоения номера счету юридическим лицам, то это возможно. При этом банк после тщательной проверки пакета предоставленных документов, должен сообщить в кратчайшие сроки. Для отказа служит подтверждение:

  • задержек уплаты на все виды приобретений, необходимых для работы и требуемых для госрегулирования обусловленных перечнем, утвержденным Правительством Российской Федерации;
  • взаиморасчетах с нерезидентами, которые задействованы в поставках гособоронзаказа (услуги, работа, товары);
  • о расчетах по расходам, которые квалифицируются как прочие, но не превышающие 3 млн. руб. в месяц;
  • перечислениях прибыли, сумма которой равняется сумме используемой в контракте, акте приема-передачи предоставленных услуг.

Для открытия

Перед оформлением счета предварительно отправляют заявление в отделение банка. После предоставляется пакет документов. Все эти пункты для оформления можно осуществить в режиме онлайн. При этом заявитель учитывает, что резервирование происходит исключительно рублевого счета. Права на оформление счета имеют период – после того, как уведомление от банка поступило не более 360 дней.

Начиная с 26 сентября 2018 года Сбербанк в общий список услуг, предоставляемых своим клиентам, добавил возможность открытие спецсчетов для участия в электронных торгах при госзакупках в рамках ФЗ 44 и 223. На каких условиях открываются в Сбербанке спецсчета для торгов, какие документы необходимы для из регистрации? И самое главное – по каким тарифам они обслуживаются?

Как открыть спецсчет в Сбербанке

Спецсчет для участия в торгах Сбербанк позволяет открыть следующими способами:

  1. С предварительной онлайн-заявкой. На официальном сайте при этом подается заявление о резервировании банковского счета, далее – клиент обращается в отделение, где он обслуживается, подписывает договор.
  2. Без предварительной онлайн-заявки. В этом случае клиент обращается сразу в банковское отделение с необходимым пакетом документов, подписывает договор на обслуживание.
  3. С изменением формы текущего банковского счета. В режиме «онлайн» подается заявка на изменение типа банковского счета, далее – клиент обращается непосредственно в банковское отделение и подписывает договор.
  4. Через систему «Сбербанк бизнес онлайн». В этом случае все документы можно отправить в электронной форме. Но впоследствии все равно придется посещать отделение банка для подписания договора. Такая схема просто позволяет ускорить процесс активации счета.

В любом случае, без посещения офиса банка не обойтись.

Мнение эксперта

Светлана Александрова

Консультант по выбору РКО

Представители Сбербанка утверждают, что в будущем появится возможность выполнения мгновенной резервации номера спецсчета, после чего им тут же можно будет воспользоваться.

Но для окончательной активации счета все равно придется обращаться лично в банковское отделение – это требование по ФЗ 44. Исключением могут быть те случаи, когда ранее заявитель уже открывал в банке расчетный счет, а также получал ЭЦП (электронную подпись). Но такой функционал будет добавлен несколько позже и возможно будет работать только в том случае, если клиент также зарегистрирован в Сбербанк-АСТ (через эту площадку и подается заявление с электронной подписью, что позволяет точно установить личность заявителя без его личного присутствия). Все это предоставляется в рамках услуги E-invoicing (система электронного документооборота от Сбербанка).

Через Сбербанк бизнес онлайн открыть спецсчет тоже можно, но только если клиент имеет действующую электронную подпись и может отправить в банк подписанные электронные копии всех запрашиваемых документов. Опять же – все это выполняется в рамках услуги E-invoicing на обслуживание бизнес-клиентов. Но даже в этом случае однократно посетить отделение Сбербанка все равно потребуется для подписания договора и получения его бумажной копии. Только после этого счет будет активирован, его можно будет пополнить, использовать для финансового обеспечения заявок по аукционам.

Какие документы понадобятся

На данный момент необходимы следующие документы для открытия спецсчета в Сбербанке:

  • устав (при его отсутствии – копия учредительного договора);
  • выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП – для индивидуальных предпринимателей);
  • образцы подписей и оттиск печати (из бухгалтерии);
  • копия лицензий, дающих право на осуществление деятельности (если они необходимы для указанного юридического лица);
  • выписка по должностным обязательствам (где указаны те лица, которые смогут распоряжаться спецсчетом, можно также задать индивидуальные ограничения на осуществление финансовых переводов).

Для индивидуальных предпринимателей открытие спецсчета в Сбербанке выполняется аналогичным образом, но вместо устава к заявлению прикрепляют копию документа, удостоверяющего личность заявителя.

На усмотрение банка заявителя могут обязать предоставить и иные документы, но только по письменному запросу. Если по каким-либо пунктам пользователь не согласен с действиями банка – он имеет право подать жалобу в ФАС. Однако в ФЗ-44 нет четких требований к документам, которые запрашиваются у пользователя для регистрации спецсчета.

Порядок открытия спецсчета в Сбербанке

  1. Прохождение аккредитации на электронной торговой площадке по установленным оператором правилам.
  2. Подача электронного заявления на открытие спецсчета в Сбербанке (через официальный сайт).
  3. Обращение в отделение банка, где обслуживается пользователь.
  4. Подписание договора.

Сбербанк со своей стороны гарантирует, что оператор ЭТП об открытии спецсчета будет проинформирован максимально быстро после подписания договора. Срок же его регистрации составляет до 3 банковских дней (представители банка утверждают, что процесс регистрации такой же, как при открытии расчетного счета), в большинстве случаев его активация выполняется в день обращения. После удачной регистрации счета клиента уведомляют об этом любым доступным способом (сообщение на электронную почту, СМС-сообщение, письменное извещение из банка, уведомление через портал ЭТП и так далее).

Необходимо обратить внимание, что сейчас спецсчета для участия в госзакупках Сбербанк открывает продолжительностью на 12 месяцев. По окончанию этого периода необходимо повторно подавать заявление. По всей видимости, банк специально ввел такое ограничение, чтобы иметь в будущем изменить условия обслуживания спецсчета клиента для увеличения или же снижения стоимости тарифов (так как банки между собой довольно активно конкурируют).

Действующий счет в Сбербанк АСТ перевести в спецсчет тоже возможно. Но на практике процедура будет такая же, как и при регистрации нового, так что выполнять её не всегда имеет смысл. Просто в тексте заявления указывается, что клиент уже прошел аккредитацию в Сбербанк АСТ и имеет там активный счет (с 1 января 2019 года все они деактивируются, поэтому такая функция — временная).

Подача заявления

Заявление на открытие спецсчета в Сбербанке подается только в письменной форме (вариант бланка устанавливает сам банк). В заявке указываются следующие данные:

  • ФИО заявителя;
  • наименование юридического лица;
  • текст заявления (образец предоставят в банке).

А вот подтверждать аккредитацию – не нужно. Пройти её можно изначально на любой торговой площадке (а начиная с 1 января 2019 года это выполняется через единый портал ЕИС, согласно нововведениям по ФЗ 44). Проверку наличия аккредитации банк выполнит самостоятельно при регистрации спецсчета, самостоятельно никаких документов для этого получать не потребуется (в некоторых других банках этим занимается сам пользователь).

Тарифы на открытие и обслуживание спецсчета

Обслуживание и открытие спецсчета для участия в торгах в Сбербанке выполняется на следующих условиях:

  • регистрация спецсчета – бесплатно;
  • ежемесячная плата за обслуживание финансового счета – отсутствует;
  • пополнение и съем финансовых средств – по условиям стандартных транзакций с расчетным счетом;
  • операция по блокировке средств на финансовое обеспечение заявки – 50 рублей за каждый цикл блокировки (независимо от того, выиграет ли впоследствии аукцион клиент);
  • начисление средств за использование финансов банков, хранимых на счету – по ставке 0,01% годовых (зачисление выполняется в конце месяца).

Что касательно пополнения спецсчета или вывода из него средств, то комиссия прямо зависит от используемого способа. К примеру, для пополнения с расчетного счета никаких комиссий не предусмотрено, так как такая операция засчитывается как перевод средств между внутренними счетами банка. А за пополнение через кассу банка взымают от 0,5 до 1%. Самая высокая комиссия – при пополнении спецсчета через платежную карту, зарегистрированную на физическое лицо – до 4% (зависит от типа используемой карты). Все эти условия детально описываются в подписываемом договоре (он является офертой).

Ещё один нюанс – Сбербанк оставляет за собой право использовать региональную тарификацию на обслуживание спецсчетов. То есть, тарифы для клиентов из Московской области и, к примеру, Ленинградской могут отличаться. На данный момент различий нет, но в будущем они могут появиться. Обо всех таких нововведениях получить информацию можно на странице https://www.sberbank.ru/ru/legal/bankingservice/cash/bs_uchastnika_zakupok .

Нюансы работы со спецсчетами в Сбербанке

Мнение эксперта

Ирина Леонидовна Курцер

Специалист по факторингу

Спецсчет для обеспечения госконтрактов 44 ФЗ в Сбербанке позволяет пользователю также получить банковскую гарантию на обеспечение (такая возможность предусмотрена статьями 44 и 45 ФЗ). Это позволяет подавать заявки на участие в аукционах даже в тех случаях, если свободных средств на спецсчету клиента на текущий момент нет.

Сумма максимальной банковской гарантии по каждому пользователю устанавливается банком индивидуально, исходя из его возможной платежеспособности. Размер той самой гарантии, если верить словам представителя Сбербанка, будет выше, если в банке также обслуживается расчетный счет клиента. Информация о таком обеспечении вносится в общий реестр, доступ к нему имеет оператор ЭТП.

Коммерческие банки осуществляют инкассацию и доставку своих денежных средств и ценностей, а также денежных средств и ценностей клиентов собственными силами либо на договорных условиях через специализированные службы инкассации, имеющие лицензию Банка России на проведение операций по инкассации.

Работники подразделений инкассации должны быть обеспечены специальными индивидуальными средствами защиты. Руководитель подразделения инкассации несет ответственность за организацию доставки ценностей, создание условий, обеспечивающих сохранность перевозимых ценностей и безопасность бригады инкассаторов.

Количественный состав бригады инкассаторов зависит от объема и сложности выполнения операций. Руководитель подразделения инкассации выдает под расписку старшему бригады инкассаторов доверенность на прием и доставку ценностей, печать, явочные карточки, порожние сумки.

Подкрепление денежной наличностью своих филиалов и операционных касс вне кассового узла коммерческий банк производит на основании их заявок. На денежную наличность и другие ценности, отправляемые через инкассаторов, составляются отдельные описи в трех экземплярах, заверенные подписью заведующего кассой банка и печатью. Первый экземпляр описи отправляется получателю, второй остается в банке-отправителе, третий после выполнения задания передается подразделению инкассации. Затем денежная наличность и другие ценности упаковываются а сумки и опломбируются под контролем заведующего кассой. В приеме денег и ценностей старший бригады инкассаторов расписывается в расходном ордере и на втором экземпляре описи.

Прием денег и других ценностей, доставленных инкассаторами, осуществляется заведующим кассой получателя с проверкой правильности и целости упаковки и пломб. Если упаковка повреждена, то наличность пересчитывается в присутствии инкассаторов. О результате пересчета составляется соответствующий акт за подписью всех лиц, присутствовавших при приеме и пересчете денег и ценностей. По окончании приема денег и ценностей заведующий кассой получателя и старший бригады инкассаторов расписываются в первом и третьем экземпляре описи. Принятые деньги зачисляются в кассу получателя по приходному ордеру.

Кассы банка принимают выручку клиентов от инкассаторов в инкассаторских сумках. В подразделении инкассации для работы с клиентами ведется список организаций, обслуживаемых инкассаторами. Организации представляют в банк образцы оттисков пломбиров, которыми будут пломбироваться сумки. Количество пронумерованных сумок, выдаваемых клиентам, определяется объемом инкассируемой выручки. Периодичность обслуживания и время заезда устанавливаются банком по согласованию с клиентами. Кассир клиента банка к каждой сдаваемой инкассатором сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый экземпляр этой ведомости вкладывается в сумку, сумка пломбируется; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; у клиента остается третий экземпляр - копия препроводительной ведомости, в которой после проверки правильности заполнения документов и целости упаковки инкассатор расписывается и ставит инкассаторский штамп.

В случаях выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления документов прием ценностей прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы инкассаторов. В остальных случаях прием денег и ценностей от организации осуществляется при повторном заезде. Инкассация денежной наличности из филиалов, операционных касс вне кассового узла банка осуществляется на основании препроводительной ведомости в вышеизложенном порядке. По окончании заезда инкассаторы сдают сумки с денежной наличностью и кассу банка в установленном порядке.

Прием кассиром вечерней кассы банка сумок с деньгами и ценностями от инкассаторов производится в их присутствии. Принятые сумки регистрируются в специальном журнале, сличается число выданных и полученных сумок. Затем второй экземпляр препроводительной ведомости - накладная вместе с сумкой сдается в кассу пересчета. Деньги пересчитываются и подготавливаются для сдачи в оборотную кассу. Накладная передается операционисту, препроводительная ведомость остается в кассе. Если при вскрытии сумки обнаруживаются недостачи или излишки наличных денег, то составляется акт, вызывается клиент, который подписывает акт.

На сумму доставленных инкассаторами в течение операционного дня денег и ценностей оформляется приходный ордер. Сумки с денежной наличностью и другими ценностями, доставленные в банк по окончании операционного дня, сдаются в вечернюю кассу или, при ее отсутствии, хранятся под ответственностью инкассаторов.

Создание собственной структуры инкассации наличности требует больших расходов и не всегда нецелесообразно, преимуществом услуг сторонних организаций является их ответственность за несвоевременную инкассацию денежных средств. Как ведется учет инкассируемой наличности в страховой организации?

В соответствии с положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все организации обязаны сдавать в учреждения банков поступающие в их кассы наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на их счета.

Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.

Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:
— непосредственно в кассы банков;
— с помощью услуг инкассаторской службы банков;
— с помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию Банка России;
— через организацию федеральной почтовой связи;
— в автоматические сейфы.

Обособленное подразделение (филиал, представительство) организации, имеющее счет в банке, инкассируется в том же порядке, что и юридическое лицо. При этом в кассе необходимо обязательно документально оформлять оприходование выручки (приходными ордерами) и сдачу ее в банк (расходным ордером). Записи вносятся в разделы кассовой книги обособленного подразделения.

Правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации установлены положением Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее — Положение № 318-П). В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» перевозку наличных денег, инкассацию, а также кассовые операции по приему и обработке наличных денег могут осуществлять только организации, входящие в систему Банка России.

Для перевозки наличных денег кредитная организация может привлекать организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов. И если для осуществления инкассации требуется наличие лицензии, то к транспортировке денежных средств такие требования не предъявляются. Однако ее могут осуществлять только специализированные организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.

Отношения с инкассаторскими работниками, осуществляющими перевозку наличных денег и инкассацию, определяются договором о полной материальной ответственности. Если операции по перевозке и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками и нет возможности разграничить их ответственность за причинение ущерба, заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, подписывается двусторонний договор, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное лицо.

При инкассации с привлечением небанковской кредитной организации функции подразделяются следующим образом:
— организация обеспечивает подготовку сумки с наличными деньгами и ее сдачу инкассатору, оплачивает услуги инкассатора и банка;
— инкассатор в согласованные дни и часы проводит инкассацию (прием сумок с наличными деньгами) от уполномоченного лица организации, доставку в банк и сдачу в кассу банка. При необходимости осуществляет временное хранение в подразделении инкассации;
— банк принимает сумки с наличными деньгами от инкассатора, осуществляет пересчет наличных денег и зачисление на счет организации.

К договору прилагаются:
— перечень подразделений организации с указанием наименования подразделений, адресов, телефонов, ФИО руководителя и кассира. В дальнейшем, если необходимо дополнить перечень подразделений, подлежащих обслуживанию, организация оформляет заявку на обслуживание и дополнительное соглашение к договору;
— заявка на проведение инкассации;
— протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.

Как правило, по договору инкассации организации вменяется в обязанность обеспечение свободных и освещенных подъездных путей, входов, выходов и коридоров, изолированного и непросматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного передвижения вооруженных инкассаторов в здании по маршруту вход — касса — выход, сопровождение работником охраны или иным должностным лицом организации.

Правила проведения инкассации

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.

С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию инкассаторы получают:
— порожние сумки;
— доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
— штамп;
— ключи;
— явочные карточки 0402303.

По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:
— документы, удостоверяющие личность;
— доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
— явочную карточку;
— порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.

Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.

Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Прием сумки с наличностью банком

Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.

При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:
— накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;
— накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.

Кроме того, проверяется:
— не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);
— цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;
— соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке — если сумка с наличными деньгами принимается от организации.

На основании проверки составляется журнал, который при соответствии записей подписывается работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция.

При выявлении несоответствий в сопровождающих документах в графе «Примечание» журнала делается соответствующая запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией.

Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность — принимается путем поштучного, полистного пересчета.

При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег. В акте указываются:
— фирменное наименование кредитной организации (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала);
— дата;
— наименование организации;
— реквизиты упаковки;
— причина вскрытия упаковки;
— наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;
— сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;
— сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.

Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).

Вложение сумки в автоматический сейф

Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он должен иметь достаточное количество порожних сумок.

Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.

Процедура вложения сумки в сейф следующая.
1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.
2. осле вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.

Бухгалтерский учет

Сдача наличных денежных средств в банк через инкассаторов оформляется расходным кассовым ордером с использованием счета 57 «Переводы в пути». Использование указанного счета удобно с точки зрения аналитического учета по инкассируемым точкам и инкассаторам.

Пример 1
Страховщик передал наличность инкассатору для доставки в банк с целью зачисления на расчетный счет в сумме 700 тыс. руб. Комиссия банка составила 0,2% от инкассируемой суммы. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 1.

Таблица 1

Учет сдачи наличности в банк через инкассатора

В настоящее время достаточно много тарифов на пакетные продукты по расчетно-кассовому обслуживанию для юридических лиц. Стоимость услуг по приему, пересчету наличных денег зависит от состава пакета. Обычно в пакет включен определенный лимит сданной наличности. За потребление услуги сверх лимита установлено вознаграждение, которое составляет определенный процент от сданной суммы. Расчеты со специализированной инкассаторской службой производятся за месяц и состоят из двух частей:
— постоянная — в зависимости от установленного графика обслуживания каждого подразделения;
— переменная — сумма вознаграждений в проценте от каждой инкассированной суммы.

Пример 2
Предположим, что тариф за одну инкассацию составляет 400 руб., но не менее 5 тыс. руб. в месяц плюс 0,03% от суммы инкассированной наличности. Инкассация проводится один раз в неделю по трем адресам. Инкассируемая сумма является постоянной и равна 600 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 2.

Используя данные примера, определим стоимость услуг:

(5000 * 3 + (600 000 * 4 * 3) * 0,03%) = 17 160 руб.

Таблица 2

Учет оплаты услуг специализированной инкассаторской службы

Пример 3
Предположим, что при инкассации наличности в сумме 650 тыс. руб. выявлена недостача в размере 10 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 3.

Таблица 3

Учет недостачи денежных средств в инкассаторской сумке

Недостача может быть отнесена на виновных лиц (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») или на прочие расходы (счет 91.2 «Прочие расходы»), если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков. Виновное лицо несет ответственность в размере среднего месячного заработка — по распоряжению руководителя организации (ст. 248 ТК РФ), а свыше — по добровольному согласию или по решению суда.

Кассир организации является материально ответственным лицом и несет полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность вверенных ему ценностей и причиненный ущерб. Согласно действующему законодательству при установлении факта хищения и недостачи в кассе проводится ревизия.

Пример 4
Используя данные примера 3, предположим, что недостача отнесена на виновное лицо и удержана из заработной платы.

Таблица 4

Учет недостачи, отнесенной на виновное лицо

Пример 5
Предположим, что при инкассации наличности в сумме 430 тыс. руб. выявлены излишки, которые зачислены на расчетный счет в сумме 1 тыс. руб. Операции в учете будут отражены проводками.

Таблица 5

Учет излишка, зачисленного на расчетный счет

Ответственность организаций и должностных лиц за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена ст. 15.1 КоАП. Вне зависимости от того, по прямому умыслу нарушен этот порядок или по неосторожности, административный штраф должностных лиц составляет от 4 до 5 тыс. руб., организации — от 40 до 50 тыс. руб.