Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет – бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной.
Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы.
Бухгалтер, получив комплект документов, проверяет их и фиксирует в бланке авансового отчета в местах, отведенных для заполнения бухгалтерам.
Отчет следует подписать у руководителя, списать подотчетные суммы
В последующем отчет располагают в альбоме унифицированных форм, учитывая в качестве кассовых операций, приведенных к единой форме № АО-1.
Авансовые средства выдаются сотрудникам на предприятии, если планируются представительские или хозяйственные расходы.
Для выдачи определенной суммы денег требуется приказ руководителя о подотчетных лицах, где указан список лиц и причины для выдачи.
Подотчетное лицо – это сотрудники, которым полагается сумма для будущих расходов под отчет.
Есть определенные сроки, в которые лицо обязано составить авансовый отчет об израсходованных средствах.
Cоставление авансового отчета,примеры
Пишем авансовый отчет на примере отправления сотрудника в командировку.
Бухгалтерия и отдел кадров собирают и оформляют необходимые документы по командировке:
- подтверждение направления сотрудника в командировку,
- служебное задание.
- С подотчетным лицом рекомендуется составить договор о материальной ответственности, если это утверждено в Учетной политике организации.
При предъявлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. При определенных растратах, сотрудник обязательно сохраняет подтверждающие документы.
После возвращения сотрудника из командировки, ему необходимо в этот же день составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.
Бухгалтер, проверив отчет, переводит его в специальную программу и производит списание, подтверждает обоснованность растрат.
Если имеется неизрасходованная сумма, сотрудник вносит остаток средств в кассу, или, в обратном случае, средства могут быть перерасходованы, тогда подотчетному лицу делают возврат.
При имеющихся недостачах с прошлого авансового отчета у сотрудника, следующий аванс запрещен к выдаче.
Сотрудник не имеет право передавать аванс другому лицу
Все документы должны быть оформлены в соответствии требованиям, установленным законодательством (Федеральный закон “О бухгалтерском учете”), чтобы избежать претензий налоговых органов, последующих штрафов.
Бланки авансового отчета заполняются только по унифицированной форме № АО-1, их можно скачать из официальных источников в интернете.
Инструкции по заполнению авансового отчета, примеры
Имеется несколько способов заполнения: с помощью специальных бухгалтерских программ или электронного файла в формате (Еxcel), который можно скачать из интернета. Одна часть оформляется подотчетным лицом, а другая – бухгалтером.
На первой странице формы отчета сотрудник обязан указать требуемые реквизиты:
- наименование фирмы,
- дату составления отчета,
- должность и инициалы.
Цели, на которые были выданы средства, указываются в графе назначение аванса.
На оборотной стороне указывается весь список оправдательных документов. Необходимые колонки для заполнения – с 1 по 6.
Последовательность указания перечня осуществляется по порядку, в том числе и в самом отчете с указанием документов.
Проводки в авансовом отчете: последовательно указываются суммы расхода по каждой операции, дебет счета, субсчета.
После указания всех итоговых сумм, форма подписывается и расшифровывается. На лицевой стороне вписываются суммы в графу «израсходовано», те, что обозначаются на предыдущей стороне в графе «итого».
После приема документа на проверку авансового отчета, бухгалтер должен составить расписку о получении и отдать подотчетному лицу.
Бухгалтер сверяет проводки и принятые суммы, номера счетов, по которым ведется дебет расходов, и указывает их на обратной стороне формы.
Если были выявлены перерасход средств или остатки, из ранее полученного или нынешнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой странице формы отчета.
В случае расходования средств на хозяйственные нужды, рекомендуется заполнять отдельный авансовый отчет
Документы на иностранном языке необходимо перевести на русский язык, в соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
После всех необходимых формальностей и проверок бухгалтера, авансовый отчет передается на утверждение руководителю организации.
Руководитель прописывает на лицевой части формы должность, ставит подпись с расшифровкой и дату утверждения. Только после этого отчет будет принят к учету.
Несоблюдение сроков сдачи авансового отчета
В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине.
Чтобы рассмотреть возможные случаи несоблюдения сроков предоставления авансового отчета, можно обратиться за помощью к статье 15.1 КоАП РФ.
Следует учесть, что ответственность за авансовый отчет не устанавливается, но нарушение фиксируется. Поэтому организация может не ожидать штрафных санкций от налоговых органов.
Контролировать выделенные средства для расходов – задача, поставленная для организации, так как это сугубо внутренний контроль руководства.
В случае невозврата суммы подотчетным лицом, организация имеет право списать их с заработной платы сотрудника, только имеются ограничения по суммам удержания (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник не соглашается с мерами работодателя, ситуация разрешается через суд.
Так как директор – ответственное лицо за все денежные средства кассы, долг по невозврату подотчетных средств может числиться не за сотрудником, а за директором. И тогда бухгалтер теряется: что делать с тем авансом, по которому директор не дал отчета?
Требуется выяснить, куда включить сумму аванса, по которой нет авансового отчета (от сотрудника или директора).
Как быть с тем фактом, что сотрудник вовремя не предоставляет авансовый отчет?
Ранее налоговой службой было сказано, что с подобных подотчетных сумм списывается налог на доход. Но, как оказалось, это утверждение не является нормой законодательства.
Так как денежные средства числятся за сотрудником как долг перед организацией, но не являются его доходом.
Сотрудник, предоставивший авансовый отчет после, погашает долг. Соответственно, НДФЛ с этого дохода не списывается.
Неправомерно говорить о том, что в ту минуту, когда сотрудник не предоставил отчет, он автоматически получил доход. Следуя этим мерам, начислять страховые взносы не требуется.
Потому что они могут быть начислены только на выплаты в пользу физических лиц и их вознаграждений. Следовательно, за сотрудником будет числиться долг, и никаких начислений не происходит.
Образец бланка авансового отчета, скачать
Если в вашем учреждении есть расчеты с подотчетными лицами (например, покупка тех или иных товаров или услуг через подотчетных лиц или возмещение расходов сотрудника при выполнении служебных обязанностей), то вы, наверняка, используете в своей работе авансовые отчеты. В этой статье хотелось бы рассказать о правильности заполнения этих документов в программе "1С: Бухгалтерии государственного учреждения, редакция 2.0".
Что такое авансовый отчет? В программе – это документ, подтверждающий факт выдачи аванса сотруднику и отчет по расходам. Поэтому методически правильно сначала формировать в программе документ «Заявление на выдачу аванса», а затем вносить «Авансовый отчет», в котором и будет отражена отчетность подотчетного лица.
Заявление можно найти:
Создадим документ:
Заполняем документ данными:
Обращу ваше внимание на обязательство: правильнее создавать обязательство на каждое заявление подотчетного лица, поэтому в нашем примере создадим обязательство:
Чтобы наше обязательство стало видно в списке, нужно снять флаг:
После заполнения документ выглядит следующим образом:
Проведенный документ формирует следующие движения по счетам:
Затем на основании создается документ «Авансовый отчет»:
Документ состоит из четырех вкладок. Рассмотрим последовательно каждую из них
1. Аванс
На этой вкладке указывается вся информация о выданном авансе сотруднику. При формировании на основании вкладка автоматически заполняется основными данными.
Если имеется перерасход или остаток предыдущего аванса, то нужно воспользоваться кнопкой заполнения:
Также важно заполнить табличную часть, в которой следует указать денежный расходный документ на выдачу средств подотчетнику в качестве аванса:
Сформируем новую строку. Как видно на рисунке, открывается список денежных документов с отбором по контрагенту (в нашем примере - это сотрудник Зайцева Ольга Константиновна). Но так как мы не успели еще создать документ выплаты аванса – список пустой. Поэтому выплатим аванс сотруднику:
Создадим документ выплаты денежных средств:
Заполним документ:
Выберем соответствующую бухгалтерскую операцию:
Выплатим денежные средства сотруднику, установим дату исполнения документа и проведем:
Документ формирует следующие проводки:
Документ создан и проведен. Теперь вернемся к нашему авансовому отчету и попытаемся снова добавить денежный расходный документ в табличную часть вкладки «Аванс»:
Как видно, теперь добавить денежный документ есть возможность:
На этом заполнение первой вкладки окончено. После того, как подотчетное лицо приобретет необходимые материалы, основные средства, услуги и отчитается соответствующими документами в бухгалтерию – заполняется вторая вкладка «Израсходовано».
2. Израсходовано.
Опять же, благодаря созданию на основании заявления, вкладка частично заполнена. В таблице данной вкладки указываются расходы подотчетного лица. Можно просто добавлять строки с описанием затрат либо привязывать приходный документ (для этого необходимо установить флаг в первой строке):
Так как в нашем примере приобретаются книги для библиотеки, создадим и укажем документ поступления основных средств:
Данный документ формирует следующие проводки:
После того, как документ поступления готов, укажем его в табличной части:
Так как в документе поступления основных средств в табличной части уже отражены реквизиты бухгалтерской операции, в авансовом отчете автоматически устанавливается запись:
Если же вы не указывается какой-либо приходный документ, а расшифровываете расходы подотчетного лица в табличной части авансового отчета, в столбцах бухгалтерской записи полностью указываются реквизиты. Для примера добавим такую запись:
Такого рода расходы можно отнести к общехозяйственным – счет 109.80 или сразу на расходы текущего финансового года – счет 401.20:
Также хотелось бы обратить ваше внимание, что при заполнении бухгалтерской записи в таком варианте отчета по расходам при попытке открыть список бухгалтерских счетов мы увидим, что список пуст. Дело в том, что установлен отбор по корректным счетам:
Снимем отбор:
После снятия список заполняется счетами.
Вариант с отчетом без документов прихода мы рассмотрели, но так как он не подходит для нашего примера, удалим эту строчку. Вторая вкладка примет вид:
3. Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода.
Данная вкладка заполняется в случае, когда сумма аванса не равна сумме расходов подотчетного лица (меньше или больше). Если сумма меньше – подотчетное лицо возвращает остаток суммы (также оформляется приходный денежный документ), если сумма расходов больше и вся сумма принимается к учету – подотчетному лицу выдается перерасход (оформляется денежный документ, уже расходного характера). И в авансовом отчете на этой вкладке в табличной части указывается документ, который доказывает выдачу перерасхода или возврат остатка. В нашем примере на всю сумму были закуплены основные средства, поэтому эта вкладка останется пустой.
4. Бухгалтерская операция.
На данной вкладке, как и в других документах, указывается бухгалтерская операция, которая позволит сформировать необходимые проводки при проведении. По умолчанию в документе проставлена бухгалтерская операция:
Это произошло потому, что у данного документа от поставщика поставляется только одна бухгалтерская операция:
После заполнения проводим документ. Необходимо просмотреть, какие проводки будут сформированы документом:
В нашем примере не было создано ни одной проводки. Разберемся, правильно ли это:
- первый документ, который был нами сформирован – это заявление на выдачу аванса. Он формирует проводки по принятию денежных обязательств. То есть мы должны выплатить деньги подотчетному лицу сейчас, не когда-то, когда поступит товар, а сейчас – значит, принимаем денежные обязательства.
- далее формируется расходный денежный документ – в нашем примере это была заявка на кассовый расход. Этот документ сформировал проводки, которые «положили» денежные средства в размере 10 000 руб. с соответствующей аналитикой (субконто «Контрагент») на счет 208.31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств». Проводки этого документа правильны.
- после того, как подотчетное лицо отчитался – нами был создан документ поступления основных средств, сформировавший проводку, в которой как раз счет 208.31 был указан по кредиту, данная проводка закрывает счет 208 и заканчивает операцию расчетов с подотчетными лицами. Подотчетное лицо больше не имеет задолженности.
- касаемо счетов раздела 5 «Санкционирование», в частности – денежные обязательства – то эти счета закрываются в конце года, в течение года суммы на этих счетах накапливаются.
Поэтому документ «Авансовый отчет» при проведении не сформировал проводок.
Рассмотрим сложившуюся ситуацию в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость»:
Воспользуемся следующими настройками:
Сформируем отчет:
Как видно из отчета, в результате операций у нас осталось дебетовое сальдо на счете 106 – это наши капитальные сложения в основные средства, которые были приобретены через подотчетное лицо. Необходимо принять к учету с этого счета на счет 101, и в учете появится вновь приобретенное основное средство.
Также обратите внимание, что счет 208 закрылся. Это значит, что подотчетное лицо полностью отчиталось за выданный аванс.
Сохраняются остатки на счетах санкционирования, но, как я уже упоминала, это нормально, т.к. закрытие происходит в конце года.
И наконец, хотелось бы заострить ваше внимание на одном важном нюансе заполнения документов: при формировании и заполнении необходимых документов для подотчета обращайте внимание на последовательность, которая обеспечивается дата документа. То есть дата заявления на выдачу аванса должна быть самой ранней, дата авансового отчета – самая поздняя. Даты документов выдачи и принятия денежных средств, документов прихода ТМЦ, услуг должны быть внутри этого интервала.
В данной статье мы рассмотрим заполнение и основные принципы работы с одним из достаточно распространенных документов в бухгалтерии, а именно — документом «Авансовый ». в программе 1С Бухгалтерия 8.2 производится подобно тому, как это происходит в более ранних версиях программ 1С версии 8. Однако есть некоторые отличия.
Как известно, авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя предприятия на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса.
Пример заполнения документа «Авансовый отчет» будем проводить в конфигурации 1С Бухгалтерия для Украины. Читатели нашего сайта из России, Белоруссии и Казахстана уже имеют представление о том, что основные действия и алгоритмы работы с программами 1С подобны в локализациях для этих стран. Поэтому приобретение навыков работы как с авансовым отчетом, так и с другими документами будет актуально для бухгалтеров, использующих практически любые версии 1С 8.х
Откроем документ «Авансовый отчет». Это можно сделать перейдя на одну из вкладок панели функций «Касса» или «Производство» и выбрать соответствующую документу позицию. Также к аналогичному результату приведет использование кнопки «Касса» главного меню.
После открытия журнала документов, в которых хранятся записи о документах «Авансовый отчет», создадим новый документ. Для этого нажмем кнопку «+Добавить».
Заполнение документа начинаем с установки значений реквизитов, находящихся в шапке документа. Выбираем значения организации, склада, указываем при необходимости назначение. Обязательно выбираем физическое лицо, которое отчитывается за аванс. Если в справочнике физических лиц нет нужной записи, то можно ее создать не выходя из процесса заполнения основного документа.
Выбор физического лица производится нажатием на кнопку «…» справа, в поле «Физ. лицо».
Форма авансового отчета имеет несколько закладок, различных по своему назначению. Это закладки: «Авансы», «Товары», «Тара», «Оплата», «Прочее».
На закладке «Авансы» указываются документы, на основании которых были выданы средства подотчетному лицу. Это могут быть виды документов: «Платежное поручение..», «Платежный ордер..» или «Расходный кассовый ордер».
После нажатия на кнопку в меню табличной части «+» в таблицу добавится строка. Выберем нужный тип документа. Рассмотрим случай, когда деньги выдавались через кассу по РКО.
В открывшемся журнале кассовых ордеров выбираем нужный документ. После этого таблица в остальных столбцах заполнится данными РКО.
Далее заполняем вторую закладку, а именно указываем в табличной части товары, приобретенные подотчетником за выданный аванс. В нашем случае, например, пусть будут бланки. Аналогично действиям на первой закладке, добавляем товар нажатием на зеленую кнопку «+».
Если товар предварительно был внесен в справочник номенклатуры с указанием всех нужных данных, то столбцы по строке товара в авансовом отчете заполнятся автоматически из карточки товара. Указываем количество приобретенного товара. Если товаров было несколько, то повторяем действие. В строке, если развернуть форму документа на все доступное место или передвинуть полозок прокрутки снизу, доступны к заполнению еще некоторые необходимые параметры. В случае приобретения у известного контрагента можно внести наименование этой организации в соответствующем поле, внести договор и документ расчетов с контрагентом.
Заметим, счета учета в строке проставились автоматически. Если необходимого товара нет, то его также можно завести не выходя из создания авансового отчета.
В случае, если при приобретении использовалась возвратная тара, то переходим к заполнению соответствующей закладки «Тара». Выбираем или заполняем тару аналогично заполнению товара на предыдущей закладке.
Вкладку «Оплата» используем если товар или материалы приходуются через 631 счет. Т.е. если аванс не выдавался, приобретение было выполнено подотчетным лицом в результате оплаты «своими» средствами. В нашем случае необходимость в заполнении этой закладки отсутствует.
На вкладке «Прочее» вносим затраты подотчетного лица, которые были произведены им по приобретению различных дополнительных услуг или товаров. Например, бензин, проезд, интернет по рабочим вопросам и т.д. Также на этой вкладке указываем расходы в случае, если подотчетное лицо отчитывается за командировочные расходы. На рисунке для примера приведен уже заполненный отчет по командировке.
Стоит отметить, что нажатием на кнопку меню «Цены и валюта» во вспомогательном окне можно устанавливать действующие в документе валюты и размерности цен. При изменении значения в документе будут автоматически пересчитаны.
Выводим печатную форму отчета по кнопке «Печать» или по кнопке «Авансовый отчет». 
Проводим документ нажатием соответствующей кнопки меню или нажатием на кнопку «ОК».
На этом заполнение документа «Авансовый отчет» для случая, когда были выданы денежные средства авансом через кассу, можно считать завершенным. Рассмотренный пример может дать достаточное представление о процессе создания документа.
Скачать иллюстрированную инструкцию:
Обсудить операцию и задать по ней вопросы можно в .
У нас на сайте Вы найдете статьи по темам:
авансовый отчет, авансовый отчет бланк, авансовый отчет +в 1с, авансовый отчет скачать, заполнение авансового отчета, авансовый отчет бланк скачать, авансовые отчеты 2013, авансовый отчет +в 1с 8.2, форма авансового отчета, , приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, расходник, приходно кассовый ордер бланк, счет фактура бланк, платежная ведомость, расчетно платежная ведомость, расчетная ведомость, бланк накладной, товарно транспортная накладная, платежное поручение, платежное требование, кассовая дисциплина, приходный ордер, первичные бухгалтерские документы, товарная накладная, счет фактура, бухгалтерский баланс, кассовый чек, рко, внеоборотные активы, нематериальные активы, капитальные вложения, основные средства, бланк расходного кассового ордера, главная книга
Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде). Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»:
Открывается форма для заполнения. Здесь заполняем поля:
Нажимаем «Провести» и посмотрим, какие проводки сформировались: Дт71.01 - Кт50.01 – расход из кассы. Эта сумма была передана подотчетному лицу на покупку некоторого товара. А теперь выдадим другую сумму другому лицу на проезд. Аналогичным образом формируем документ «Выдача наличных». Общий расход денег можно посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Будет отображаться, кому и какая сумма была выдана:
Переходим к оформлению авансовых отчетов. Вкладка «Банк и касса», раздел «Касса», входим в журнал «Авансовые отчеты»:
При нажатии на кнопку «Создать» открывается форма заполнения документа:
- Поле «Подотчетное лицо» - кому выдавали денежные средства;
- Поле «Склад» - не заполняется.
Программа самостоятельно выбирает документ по указанному подотчетному лицу. На экране появляется окошко с созданным ранее документом на выдачу наличных этому сотруднику:
Нажатием, этот документ переносится в табличную часть авансового отчета.
Переходим на вкладку «Прочее» и нажимаем кнопку «Добавить». На этой вкладке нужно ввести зачем выдали, кукую сумму, счет списания и т.д.:
Заполняем:
- Документ расхода – прописываем название, например - «Билет», в пустой строке снизу указываем номер и дату билета;
- Номенклатура – прописываем название (будет отражаться в печатной форме);
- Сумма – указываем стоимость билета;
- НДС – не облагается, поэтому выбираем «Без НДС»;
- Счет затрат – указываем 26 (Общественные расходы);
После ввода всей информации нажимаем «Провести» и смотрим образовавшиеся проводки: Дт26 - Кт71.01.
В оборотно-сальдовой ведомости отражается списание данных средств на конец расчетного периода:
С помощью второго авансового отчета рассмотрим покупку какого-либо товара подотчетным лицом. Открываем новый документ «Авансовый отчет» и приступаем к заполнению:
- Подотчетное лицо - выбираем, кому выдавали денежные средства на приобретение товара;
- Документ аванса – заполняется аналогично, через клавишу «Добавить», «Выдача наличных», выбор расходно-кассового ордера в появившемся окне.
Здесь указываем, что приобрелось и в каком количестве поступит на склад, а также, на какую сумму, у какого поставщика и т.д. Заполняем:
- Документ(расхода) – товарный чек (или накладная);
- Ниже – номер товарного чека и дата;
- Номенклатура – наименование приобретенного товара;
- Количество – сколько единиц поступит;
- Сумма – которая указана в товарном чеке;
- НДС – 18%, сумма НДС высчитывается программой;
- Поставщик – берем из товарного чека, название организации, у которой куплен товар;
- СФ – ставим галочку, если выдан счет-фактура;
- Реквизиты счета-фактуры - прописываем номер и дату;
- Счет учета – 41.01 (Товары на складах);
- Счет НДС – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам);
- Номер ГТД (Страна производитель) указывается в случае, если товар импортный.
Все заполнено и осталось провести документ. Посмотрим, какие проводки сформировались:
- Дт41.01 - Кт71.01 – себестоимость товара;
- Дт19.03 - Кт71.01 – входящий НДС.
Обратите внимание на нижнюю часть документа «Авансовый отчет», который только что был заполнен. Программа просчитала, на основании созданных документов, какую сумму получило подотчетное лицо, какая сумма израсходована и какая сумма осталась неучтенной (остаток).
Вот этот остаток нужно вернуть в кассу. Для этого переходим в журнал «Кассовые документы». Нажимаем клавишу «Поступление».
Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.
Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.
Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.
В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.
Выдача денежных средств
Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».
Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.
Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.
Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.
Оформление авансового отчета в 1С
Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.
Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».
Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.
На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.
Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:
- На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
- Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
- Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
- На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.
Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».
Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.
Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.
Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С: