Платежка с отметкой банка. Почему нужна печать платежных поручений и выписок из «Клиент-банка

Бухгалтеры нередко распечатывают все платежки и банковские выписки из Клиент-Банка. Но если этих документов становится много, возникает вопрос, обязательно ли их печатать? Ответ — в статье.

Когда не надо печатать банковские выписки и платежки

Платежки и банковские выписки — это первичка для бухгалтерского и налогового учета (письмо Минфина России от 6 декабря 2016 г. № 03-11-06/2/72657). Электронный первичный документ, который подписан электронной подписью, может подтверждать налоговый учет, в том числе расходы (письмо Минфина России от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24). Распечатывать его не обязательно.

Но первичные документы, включая банковские, компании должны хранить пять лет (п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). А банк может реорганизоваться или сменить программное обеспечение. В таких случаях все данные или их часть могут стать недоступными. Более того, у банка могут отозвать лицензию. Тогда компания вообще не сможет получить доступ к старым платежкам и выпискам.

Кроме того, срок, в течение которого документы доступны в Клиент-Банке, может различаться у разных банков. Документы могут храниться бессрочно, но лучше уточнить это в своем банке. Если документы стали недоступны, компания может обратиться в банк и запросить их у него. Но за это придется платить.

Печать платежек и выписок при проверке

При проверке налоговики могут запросить платежки. Передать их нужно в течение пяти рабочих дней на встречной проверке, 10 рабочих дней — на камералке. Если компания не выполнит запрос, на камералке штраф составит 200 руб. за документ, на встречке — 10 000 руб. (п. 1, 2 ст. 126 НК РФ). Банковские выписки инспекторы обычно не требуют. Но на случай углубленной проверки безопаснее иметь и банковские выписки, особенно если компания применяет упрощенку, следовательно, учитывает доходы и расходы кассовым методом.

Таким образом, чтобы избежать штрафов, безопаснее сохранять документы из Клиент-Банка. Если их мало, можно распечатывать. Если много, можно выгружать документы из Клиент-Банка. Возможно, что не получится выгрузить их так, чтобы были отметки об электронной подписи. Но главное, что у компании будут сами документы. При необходимости вы сможете распечатать документ, заверить его подписью руководителя или ответственного работника и передать инспекторам.

Вопрос


Подскажите, пожалуйста, обязательно ли распечатывать из банка платежные поручения и выписку и хранить их?

Ответ

Ни в одном законодательном акте этот вопрос не регламентирован. Однако финансовое ведомство дало ответ на этот вопрос в своем Письме от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24.

Как отметили чиновники, согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ). На основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключением являются случаи, которые установлены федеральными законами о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Работа в «Клиент-Банке» к ним не относится. Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные бизнесменом, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Поэтому если выписка из банка имеет подпись ЭЦП и в ней указаны реквизиты платежки, назначение платежа и наименования контрагента, то распечатывать платежные поручения не надо. Достаточно подшивать выписки из банка. Однако даже если бизнесмен имеет ЭЦП и может не заниматься бумажной волокитой, в некоторых случаях распечатать платежки придется. Чаще всего это происходит при встречных проверках контрагентов, когда налоговые инспекторы запрашивают банковские документы, связанные с проверяемым бизнес-партнером.

Смежные вопросы:


  1. Добрый день!Наш контрагент (Газпромнефть) настойчиво предлагает нам перейти на электронный документооборот, обещая, что эта услуга будет для нас бесплатной. Мы согласны, что это очень удобно обмениваться документами в электронном…...

  2. Как принять на работу иностранного гражданина (итальянец) как ВКС? Какие документы для этого нужны?
    ✒ Работодатель (заказчик работ, услуг) самостоятельно оценивает компетентность и уровень квалификации иностранного гражданина, которого планируется…...

  3. Добрый день! Просьба предоставить разъяснения по вопросу отражения в бухгалтерском и налоговом учете продаж электронной версии Журнала. Мы являемся издателем журнала и хотим оформлять подписку на электронный Журнал, подписчиками…...

  4. Создание ООО с единственным учредителем
    ✒ Порядок создания ООО будет таким: 1 этап – учредительные документы ООО При создании ООО учредители заключают между собой договор об этом. Данный договор…...

Нужно ли распечатывать платежные документы из "Клиент-Банка"? (Семенова А.)

Дата размещения статьи: 27.01.2016

В век информационных технологий электронные деньги прочно вошли в нашу жизнь. Большинство бизнесменов используют в своей работе "Клиент-Банк", который дает возможность во многих случаях не посещать отделения банков и все операции по счету совершать дистанционно. Поговорим о том, как в этом случае быть с электронными документами, нужно ли распечатывать их из программы.

Плюсы и только плюсы

Такие системы, как "Клиент-Банк" или "Интернет-банкинг", представляют своим клиентам все без исключения кредитные организации. Чаще всего это позволяет индивидуальным предпринимателям:
- готовить и передавать в банк платежные документы, а также документы на осуществление валютных операций;
- получать из банка выписки по счетам за любой период времени;
- получать уведомления об изменениях состояний документов и о прохождении платежей;
- вести архив переданных в банк платежных документов, выписок из банка;
- отслеживать текущее состояние счетов;
- обмениваться с банком произвольной информацией в защищенном режиме;
- оперативно получать сообщения об ошибках;
- работать в одном интерфейсе со счетами в разных банках.
В некоторых программах можно и вовсе открыть срочный депозит. Клиент имеет возможность в режиме онлайн выбрать вид и сумму, валюту, в которой будет открыт вклад, а также счет для зачисления процентов. Даже для получения такой услуги посещать отделения банка не нужно. Еще одно преимущество виртуального банка - интеграция с наиболее распространенными бухгалтерскими программами, в том числе с "1С: Бухгалтерия". Некоторые системы и вовсе учитывают заинтересованность индивидуальных предпринимателей в работе по своим счетам в одной системе в качестве как индивидуального предпринимателя, так и физического лица. К возможностям физического лица относится прежде всего оплата счетов: сюда входят стационарная и мобильная связь, коммунальные услуги, страховые взносы, пошлины, налоги, кредиты, штрафы ГИБДД, услуги интернет-провайдеров. Но и не только: сегодня интернет-банкинг позволяет конвертировать валюту, оплачивать товары в интернет-магазинах, пополнять электронные кошельки платежных систем, производить денежные переводы и даже работать на рынках ценных бумагах. Все это делается за несколько "кликов" - по уже готовым шаблонам.

К сведению. Один из существенных рисков дистанционного обслуживания - это риск мошенничества со стороны третьих лиц. Существуют специалисты, которые взламывают системы или иным образом получают доступ к информации и операциям клиентов. Другим результатом неправомерных действий третьих лиц может быть взлом систем банков и распространение персональной и иной охраняемой информации пользователей систем дистанционного банковского обслуживания. Незаконное получение информации о клиентах банка может также осуществляться посредством направления клиентам сообщений, которые создают видимость их отправления из банка. Посредством этих сообщений злоумышленники получают доступ к ключам, конфиденциальной информации о клиенте, что позволяет им проводить незаконные операции и причинять вред клиентам. Поэтому во время пользования виртуальным банком нужно быть все время начеку.

Электронный документооборот

Все преимущества виртуального банка понятны. Вместе с тем у многих бизнесменов возникает вопрос: нужно ли распечатывать платежные поручения, если перечисление денежных средств происходило через "Клиент-Банк", и подшивать их к платежным документам? Ни в одном законодательном акте этот вопрос не регламентирован. Однако финансовое ведомство дало ответ на этот вопрос в своем Письме от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24. И хотя в рассматриваемом Письме речь идет об организации, все это применимо и к индивидуальным предпринимателям.
Как отметили чиновники, согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ). На основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключением являются случаи, которые установлены федеральными законами о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Работа в "Клиент-Банке" к ним не относится. Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные бизнесменом, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Поэтому если выписка из банка имеет подпись ЭЦП и в ней указаны реквизиты платежки, назначение платежа и наименования контрагента, то распечатывать платежные поручения не надо. Достаточно подшивать выписки из банка. Однако даже если бизнесмен имеет ЭЦП и может не заниматься бумажной волокитой, в некоторых случаях распечатать платежки придется. Чаще всего это происходит при встречных проверках контрагентов, когда налоговые инспекторы запрашивают банковские документы, связанные с проверяемым бизнес-партнером.

К сведению. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, в течение четырех лет.
Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Таким образом, индивидуальные предприниматели обязаны хранить данные бухгалтерского, налогового учета и другие документы четыре года. Такой порядок распространяется и на хранение документов из "Клиент-Банка" (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).

Если у ИП нет возможности приобрести ЭЦП или он не видит в этом экономической целесообразности, то все расчетные документы из системы "Клиент-Банк" лучше распечатывать и подшивать в отдельную папку. Заниматься такой бумажной волокитой во многих случаях придется потому, что многие кредитные организации, чьи клиенты подключены к электронному документообороту, попросту не распечатывают платежные поручения или делают это за деньги.
В заключение отметим, что позиция финансового ведомства о ненужности бумажных документов при наличии их электронных аналогов, подписанных ЭЦП, относится не только к банковским, но ко всем первичным документам (Письмо Минфина России от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710).

Из телефонного звонка дежурному редактору:

"Здравствуйте! У нас постоянно возникают вопросы с операционистом нашего банка. Он не проставляет отметки о проведении платежа на платежных инструкциях, а ведь нам необходимо подшивать их к банковской выписке. Соответственно мы нарушаем законодательство о хранении документов. Чем нам это грозит? Сколько нужно хранить электронные выписки и следует ли распечатывать на бумажных носителях платежные инструкции, если мы используем электронную систему "Клиент-банк"?

С уважением, Татьяна".

Давайте разбираться вместе, Татьяна. Ваши вопросы актуальны для всех организаций Республики Беларусь.

Внимательно просмотрите условия договора на банковское обслуживание - скорее всего, операционист прав, не проставляя отметок на платежных инструкциях

Банки выдают клиенту экземпляры (копии) платежных инструкций, подтверждающих списание денежных средств со счета (зачисление денежных средств на счет), в соответствии с порядком, установленным Инструкцией о банковском переводе, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2001 № 66 (с изменениями и дополнениями) (далее - Инструкция № 66).

Важно! В договоре с клиентом может быть предусмотрено, что экземпляры (копии) платежных инструкций, подтверждающих списание денежных средств со счета (зачисление денежных средств на счет), не выдают, если реквизиты платежной инструкции и (или) информация о банковском переводе будут указаны в выписке из лицевого счета (п. 10-1 Инструкции № 66).

Обратите внимание и на такой момент. Банковские переводы, осуществляемые за счет денежных средств плательщика, производят уполномоченные банки на основании полученных от клиента (взыскателя) платежных инструкций. Расчеты в безналичной форме в виде банковского перевода могут быть проведены также на основании договора между банком и клиентом, содержащего полные и достаточные сведения, необходимые для осуществления банковского перевода. В договоре также может быть предусмотрена возможность передачи клиентом в банк информации, необходимой для осуществления банковского перевода, посредством систем дистанционного банковского обслуживания при условии обеспечения надежности и безопасности передачи информации (п. 4 Инструкции № 66), т.е. платежные инструкции и иные виды документов, предусмотренные Инструкцией № 66, могут быть оформлены на бумажном носителе либо в электронном виде.

Платежные инструкции и иные виды документов, предусмотренные Инструкцией № 66, поступившие в банк (сформированные банком) в электронном виде, должны быть заверены электронной цифровой подписью или другими средствами, подтверждающими достоверность и целостность сообщений. Банк осуществляет прием платежных инструкций и иных видов документов, предусмотренных Инструкцией № 66, в электронном виде на основании заключенных между банком и его клиентами (иными банками) договоров, в которых определена ответственность клиента (иного банка) за подлинность представленных в электронном виде документов. По усмотрению банка в данных договорах могут быть определены:

Сроки и порядок представления оформленных на бумажном носителе платежных инструкций (реестров платежных инструкций), переданных ранее в электронном виде;

Направление банком клиенту (иному банку) электронного сообщения в подтверждение приема к исполнению (исполнения) платежных инструкций; исполненных платежных инструкций в электронном виде;

Направление банком клиенту (иному банку) в электронном виде извещений (иных документов), оформление которых предусмотрено Инструкцией № 66 на бумажном носителе;

Другие условия.

Таким образом, Вы не обязаны распечатывать копии платежных инструкций для того, чтобы приложить к банковской выписке для хранения. Хранить нужно сами выписки. Соответственно никаких санкций за отсутствие печатных экземпляров платежных инструкций не предусмотрено.

В случае неуказания необходимых реквизитов платежной инструкции или информации о банковском переводе в выписке из лицевого счета требуйте проставления отметки на платежной инструкции

Проставляемые банками в случаях, предусмотренных Инструкцией № 66, на платежных инструкциях отметки в виде оттиска штампа или посредством программно-технических средств (на принятых на инкассо платежных требованиях на бесспорное взыскание отметку банка проставляют в виде оттиска штампа) должны содержать наименование и код банка, дату, номер ответственного исполнителя (штампа), при необходимости иные реквизиты (далее - штамп банка). Штамп банка и оттиск печати клиента, проставляемые на платежных инструкциях, должны быть четкими (подп. 5-1 п. 5 Инструкции № 66). К таким случаям, в частности, относят случай неуказания в выписке из лицевого счета подробной информации о проводимом банковском переводе.

При представлении платежных поручений в электронном виде банк при необходимости формирует на бумажном носителе их копии в нужном количестве экземпляров. На всех экземплярах копий платежных поручений на бумажном носителе перед реквизитами, содержащими наименование, номер, дату расчетного документа, переданного в электронном виде, делают запись: "Копия". Порядок оформления банком-отправителем данных копий должен соответствовать порядку оформления платежных поручений на бумажном носителе, установленному Инструкцией № 66 (п. 16).

При исполнении платежного поручения в полной сумме в день его поступления в банк на всех экземплярах платежного поручения проставляют подпись ответственного исполнителя, дату исполнения и штамп банка-отправителя. Дату приема платежного поручения к исполнению могут не указывать.

После исполнения первый экземпляр платежного поручения помещают в документы дня банка-отправителя, а второй направляют плательщику, если иное не предусмотрено в договоре, заключенном между плательщиком и банком-отправителем.

Соответственно банк обязан отметить платежную инструкцию, если в банковской выписке не будет необходимых реквизитов. Однако, как правило, на практике уже такого нет (смотрите примерный образец формы выписки с лицевого счета).

Если банк оформляет выписку по лицевому счету по подобной форме, то приложений с отметками платежных инструкций не требуйте

Сразу скажу, что унифицированной формы выписки нет. Каждый банк разрабатывает ее форму под свое программное обеспечение. Но в выписке должны быть следующие обязательные реквизиты:

Если фирмой не организовано хранение документов в электронном виде, то следует оформлять на бумажном носителе копии платежных инструкций

В целях соблюдения порядка хранения документов в электронном виде в архиве организации следует соблюдать нормы законов:

От 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в ред. Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З (с изменениями и дополнениями) (далее - Закон № 42-З);

От 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (далее - Закон № 113-З).

Первичные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляют на машинных носителях информации, организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РБ, суда и прокуратуры.

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации следует хранить в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях. Они должны обладать системой защиты (ст. 9 Закона № 42-З).

Как видите, Закон № 42-З не требует изготавливать копии электронных документов на бумажных носителях. Это нужно делать только в отношении документов, составленных на машинных носителях.

Важно! Подлинный электронный документ приравнивают к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и он имеет одинаковую с бумажным юридическую силу (ст. 22 Закона № 113-З).

Таким образом, организации оформляют на бумажном носителе копии платежных инструкций и иных видов электронных документов, если не предусмотрено хранение документов в электронном виде.

Выписки банка следует хранить 3 года при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля и после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (ст. 462 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38).

Надеюсь, мои разъяснения помогут Вам, уважаемая Татьяна, и бухгалтерам всех организаций Республики Беларусь.

Искренне ваша, Ольга Павловна