Как заполнить кассовый ордер образец заполнения. Приходный кассовый ордер

Начиная с 2012 года проверкой соблюдения кассовой дисциплины занимаются налоговые службы. Как показывает практика, наличие нужных документов и их правильное оформление - залог успешных проверок. К денежным документам относится и расходный кассовый ордер. Помимо того, что он фиксирует выдачу денежных средств из кассы, РКО дополнительно является связующим звеном бухгалтерских проводок. Приведём образец правильного заполнения расходного кассового ордера и расскажем о нюансах его использования.

РКО - бланк для выдачи денег из кассы

В 2017 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту - РКО) обязаны только юридические лица (в т. ч. и ИП, если на него открыто юридическое лицо).

ИП без оформления юридического лица не обязаны заполнять бланки РКО, ПКО и вести кассовую книгу (такая привилегия введена с 01.06.2014).

Расходный кассовый ордер в законодательстве РФ называется так:
«Унифицированная форма № КО-2.
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88»

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель).

Особенности работы с наличными у ИП

На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).

Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:

Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере

Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно . Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.

Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)

Поле	Что содержит
«Организация»	Наименование организации, оформившей РКО.
«Номер документа»	Порядковый номер расходного кассового ордера. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация.
«Дата составления»	Дата оформления расходного кассового ордера.
«Код структурного подразделения»	Код подразделения, из которого расходуются денежные средства. Имеет смысл заполнять это поле, если указано структурное подразделение.
«Корреспондирующий счёт, субсчет»	Дебетовый счёт бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера.
«Код аналитического учёта»	Объект аналитического учёта корреспондирующего счёта.
«Кредит»	Счёт по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 50 - «Касса».
«Сумма, руб. коп.»	Расходуемая из кассы сумма цифрами.
«Выдать»	Лицо (Ф. И. О. полностью), которому выдаются наличные денежные средства.
«Основание»	Назначение использования выдаваемых денежных средств, например, на выплату зарплаты.
«Сумма»	Указывается с начала строки с заглавной буквы сумма выдачи прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если сумма расхода номинирована в валюте «рубль» заменяется на наименование валюты.
«Приложение»	Перечень прилагаемых документов с указанием их реквизитов.
«Получил»	Сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняет лицо, получившее денежные средства по расходному кассовому ордеру. Сумма указывается с начала строки с заглавной буквы прописью в рублях и копейках.
«По»	Наименование, номер, дата и место выдачи удостоверяющего личность получателя документа.

Примеры заполнения РКО организацией

Выдача денег под отчёт

Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:

Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.

Выплата заработной платы из кассы предприятия

При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:

предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
выдача денег сотруднику;
обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.

Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.

Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).

Можно ли править РКО

Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:

выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).

Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.

Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.
Актуально в 2016 году.

Образцы заполнения бланков РКО

При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.

Предприниматели, которые обязаны вести кассовые документы, регулярно проверяются органами ФНС на предмет полноты учета выручки. Она оформляется ПКО, поэтому рассмотрим несколько примеров заполнения приходного ордера, и штрафные санкции за их отсутствие.

Стандартные формы бухгалтерских документов утверждены Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 года. Согласно Порядку ведения,они применяются при осуществлении всех наличных расчетов.При поступлении денежных средств в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер, как заполнять его правильно, чтобы не было вопросов при проверке, поясним на примерах.

ПКО(форма № КО-1)подтверждает внесение в кассу, другими словами —оприходование наличных денег, полученных:

в результате оказания услуг, продажи товаров, проведения работ (выручка, в том числе от обособленных подразделений);
возврата остатка денег, выданных в подотчет работникам, в качестве возмещения за нанесенный ущерб;
оплаты доли в уставном капитале новым участником общества с ограниченной ответственностью;
в счет оплаты за проданное имущество, оборудование;
снятых с расчетного счета организации на конкретные нужды.

Таким образом, этим документом оформляются любые деньги, поступившие в кассу, независимо от источника. Компании, осуществляющие деятельность платежного агента, заполняют на деньги клиентов и свою собственную выручку отдельные ордера.

Форма ПКО и порядок заполнения

Кассовые ордера составляются в единственном экземпляре. Помарки, исправления в нем не допускаются, если он испорчен — просто нужно заполнить новый.Обычно его выписывает главный бухгалтер, но такая обязанность может быть возложена должностной инструкцией на любого работника. При их отсутствии это делает руководитель. Образец заполнения приходного кассового ордера приведен на рисунке 1.

Бланк разделен линией отрыва на две части, левая остается в организации, а квитанция возвращается вносителю денег. Особенности заполнения:

Вносится полное наименование организации и структурного подразделения, если в нем имеется собственная касса, принимающая деньги.
Указываются коды ОКПО и ОКУД, присвоенные при регистрации.
Номер соответствует порядковому номеру по журналу регистрации(форма № КО-3). Они заполняются последовательно, с начала календарного года.
Дата составления совпадает с днем передачи денег, записывается в формате 00.00.0000 арабскими цифрами, например: 01.03.2015.
Код структурного подразделения, указываются при наличии; код целевого назначения — при поступлении средств со счета на конкретную цель.
В колонках "Дебет", "Кредит" прописываются соответствующие счета для отражения проводимой операции.
В строке "Принято" указывается ФИО в родительном падеже. Если деньги поступили со счета — название банка и данные кассира, другой компании.
Основание — это хозяйственная операция. Реквизиты документов (наименование, номер, т.д.) в этой строке указываются обязательно. Если они прикладываются к приходнику и хранятся вместе с ним, то данные выносят в строку "Приложение". Они обязательно гасятся штампом "Получено" с указанием даты.
Сумма пишется прописью,при этом не нужно забывать о кассовой дисциплине : она не может больше 100 000 рублей. Принятие нескольких приходных ордеров на общую сумму больше разрешенной, тоже будет нарушением.
"В том числе" — сумма НДС указывается цифрами, кроме случаев внесения денег с расчетного счета или из подотчета. Организации, не являющиеся плательщиками этого налога, а также, если услуга, товар не облагаются им, вносят запись: "Без НДС".

Все свободные места в строках дополняются прочерком. Принимая деньги, кассир сверяет подписи с имеющимися образцами, наличие подтверждающих документов, соответствие указанной суммы с фактической. Квитанция к подписывается и заверяется печатью, которую принято ставить так, чтобы часть ее оставалась на бланке приходно кассового ордера. При обнаружении ошибок, перечеркивает приходник и возвращает в бухгалтерию. Допускается оформление одного ПКО на общую сумму дневной выручки в конце рабочего дня на основании бланков строгой отчетности, контрольно-кассовой ленты, если организация работает с использованием ККТ .

В основании прихода наличных денег могут быть указаны такие причины:

оплата за отгруженную продукцию согласно накладной;
оплата за выполненные работы по акту;
возмещение материального ущерба по решению суда (приказу);
внесение авансового платежа по договору;
возврат неиспользованных средств, выданных в подотчет;
компенсация выявленной недостачи на основании ревизии, приказа.

Как заполнить приходный кассовый ордер в этом случае? Приведем образец.

Если ПКО нет или он заполнен с ошибками

Соблюдение требований по оформлению операций с наличностью проверяется налоговыми органами , в том числе: полнота оприходования выручки. За нарушение порядка предусмотрены административные штрафы: для ИП до 5 000, для организаций — до 50 000 рублей (ст. 14.1, 15.1 КоАП).

Будьте внимательны! Недочеты в порядке документооборота не относятся к финансовым нарушениям. Они рассматриваются по правилам ст.120 НК РФ , и наказание может последовать за грубое пренебрежение правилами учета доходов и расходов (штраф до 30 000 рублей).

Грубыми считаются: отсутствие первичных документов, включая ордера, фактуры, счета; неправильное отражение хозяйственных операций на счетах. Огрехи в при заполнении, если они не повлекли за собой, например, неполное оприходование или накопление сверхлимитного остатка в кассе, к ним не относятся.

Пример из судебной практики. (дело № А52-2365/2010, Постановление ФАС СВО от 07.02.2011).

Во время проверки ФНС были обнаружены некорректно оформленные приходные ордеры: без подписи главного бухгалтера, кассира, с квитанциями. На организацию был наложен штраф — 40 000 руб., на основании ст.15.1 КоАП. При оспаривании в Арбитражном суде, было установлено, что некорректное оформление ПКО, в данном случае, не привело к нарушениям финансового учета. Решение принято в пользу юридического лица.

Любая деятельность индивидуального предпринимателя связана с кассовыми операциями. Знание правил оформления, составления и заполнения приходного кассового ордера является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета.

Особенности оформления

Такими лицами на предприятии могут быть:

главный бухгалтер или сотрудник бухгалтерии.
кассир или старший кассир. Такой вариант возможен в случае отсутствия в штате должности гл. бухгалтера.
сам ИП — при отсутствии гл. бухгалтера и кассира в штате.

Представители малого бизнеса (ИП) освобождены от обязательного оформления кассовых документов в т. ч. приходного кассового ордера (далее ПКО) и могут заполнять их по собственному желанию. В случае, если предприниматель выбрал вариант – оформление ПКО, ему необходимо руководствоваться следующим законодательным актом: Указание ЦентроБанка РФ № 3210-У от 11.03.14 г. В данном Указании регламентируется порядок оформления операций с наличными денежными средствами, составление приходного ордера и оговариваются сроки его хранения. В нем также ПКО присвоен номер строгой отчетности 0310001.

Для верного заполнения и оформления документа (ПКО) необходимо знать и соблюдать ряд установленных правил.

Ниже рассмотрим основные из них:

Приходный кассовый ордер обладает юридической силой только в случае наличия подписи такого должностного лица, как бухгалтер, кассир или руководитель предприятия. Таким образом, ПКО должен быть подписан должностным лицом, которое выполняет обязанности по ведению и соблюдению кассовой дисциплины. Возможен вариант подписания ПКО с использованием электронной подписи. Пример, когда такой вариант встречается на практике: кассовый узел размещен удаленно от места нахождения бухгалтерии или офиса директора и приходный кассовый ордер может быть подписан электронной подписью.
Руководитель обязан обеспечить кассира штампом или печатью, карточками образцов подписей должностных лиц и возложить на него обязанность по их хранению. Данное средство используется при подтверждении факта проведенной кассовой операции, а именно проставляется кассиром на ПКО после прихода денежной наличности в кассу.
Допускается два варианта ведения и оформления ПКО: на бумаге или в электронном виде. Удобный вариант ведения первичных бухгалтерских документов, в том числе и кассовых выбирается руководством предприятия (ИП) самостоятельно. Основное отличие: при оформлении на бумаге бланк заполняется вручную, а при оформлении в электронной форме, используется техника и специальное ПО. Такой спец. техникой являются компьютеры, принтеры.
При поступлении ПКО в кассу предприятия кассир обязан выполнить ряд действий, перед тем как принять наличные, согласно установленного порядка.

На какие моменты в ПКО ему следует обратить внимание:

наличие всех необходимых подписей на ордере и их соответствие образцам, указанным в карточках. Карточки образцов всегда хранятся в кассе;
сумма, указанная цифрами должна полностью соответствовать указанной прописью;
после приема наличных кассир должен подписать ордер и поставить штамп или печать и передать квитанцию лицу, вносящему средства в кассу.
внести запись по ПКО в кассовую книгу. Запись вносится по каждому ордеру.

Печать при оформлении ПКО проставляется не на самом бланке, а на квитанции, которая не предназначена для хранения вместе с самим ордером, а передается клиенту или покупателю. При этом заверять квитанцию печатью нужно только в том случае, если она есть у предпринимателя.

На практике ИП сталкивается не только с оформлением ПКО, отражающим приход денежной наличности в кассу предприятия, но также с ПКО при кассовом обслуживании в банке. Порядок оформления такого приходного ордера закреплен в Положении ЦБ РФ № 318-П от 24.04.08 г. Указанным Положением присвоен номер форме документа (строгой отчетности) – 0402008.

Пример операций, при которых используется приходный кассовый ордер (форма строгой отчетности 0402008):

прием банком денежной наличности от ИП с целью зачисления на расчетные счета;
оплата ИП налогов;
прием банком средств для зачисления на вкладные счета и т.д.

Составление и формирование данного документа (форма строгой отчетности 0402008) осуществляется работником банка.

На что следует обратить внимание ИП при осуществлении выше перечисленных операций:

кассир банка должен выдать квитанцию;
ИП следует проверить правильность указания в ПКО реквизитов получателя и отправителя (номер расчетного счета, наименование);
выданная квитанция должна иметь подпись кассира и обязательно печать или штамп.

Образец заполнения ПКО по форме 0402008 (пример)

Следует также рассмотреть предприятия, которые в своей работе применяют специальную технику (кассовый аппарат) с выдачей фискального чека. Например, магазин продуктов выдает своим покупателям кассовый чек. По окончании рабочего дня на основании контрольной ленты, содержащей информацию по каждому чеку, составляется один приходный кассовый ордер по форме строгой отчетности 0310001 на одну итоговую сумму. Отметим, что если ИП работает с кассовой техникой и обязан выдавать кассовые чеки, то даже в случае её поломки, он не имеет права выдать вместо фискального чека другой документ, подтверждающий оплату. В этом случае нужно приостановить работу до исправления неисправности. Это требование является законодательно регламентированным, и нарушать его нельзя.

ПКО как документ строгой отчетности не всегда может быть приравнен к кассовому чеку. Он может заменить чек, если ИП оказывает услуги или является плательщиком ЕНВД. В иных случаях выдача квитанции ПКО клиенту вместо чека незаконна.

Как правильно заполнить ПКО

Форма ПКО утверждена Постановлением Комитета статистики от 18.08.1998 № 88 с изменениями и дополнениями. В Постановлении бланку присвоен номер КО – 1. Следует отметить, что ПКО состоит из 2-х частей: квитанция и сам ордер. Квитанция – это отрывная часть ордера, которая выдается лицу, вносящему наличные.

Главное требование: не допускается внесение исправлений, зачеркиваний и подчисток.

Рассмотрим в таблице более подробно какие реквизиты содержит бланк и на что необходимо обратить внимание осуществляя оформление приходного кассового ордера.

Наименование строки, ячейки бланка	Какие реквизиты необходимо указывать	Частые ошибки
Организация	Указывается полное название предприятия, фирмы, компании	Сокращение названия
Структурное подразделение	Вписывается только в случае наличия подразделения или филиала предприятия	Не проставляется прочерк (в случае если нет филиала)
Номер документа и дата	Дата и номер должен соответствовать журналу регистрации	Не проводится регистрация документа
Дебет
Кредит	Указывается номер бухгалтерского счета
Сумма	Вписывается цифровое значение	Не проставляется разделитель целой части от копеек
Код назначения	Код целевой, согласно применяемого на предприятии. Может не указываться
Принято от	ФИО вносящего средства	Используется сокращение имени и отчества
Основание	Содержание операции. Пример, внесение неиспользованного аванса на командировку	Не указывается
Сумма (прописью)	Вписывается сумма буквами	В оставшемся пустом месте строки не ставится прочерк
В т.ч.	указывается размер НДС, при отсутствии делается надпись «без налога (НДС);	Вместо надписи «без налога» ставится прочерк
Приложение	Заполняется при наличии первичных документов	Не указываются даты и номера документов
Раздел подписей	Место для подписей: гл. бухгалтера, кассира, в случае отсутствия подписывается ИП	Не указывается расшифровка данных подписавшего, а именно ФИО
М.П. (штампа)	Место для штампа кассира
Линия отреза	Место отрыва ордера от квитанции	Квитанция не отрывается и храниться в кассовом узле, а должна быть выдана лицу, вносившему средства.

Образец правильного заполнения ПКО (пример)

Печать (штамп) проставляется кассиром только на квитанции. На самом ПКО не предусмотрено проставление оттиска печати.

Организация процесса хранения ПКО, как бланка строгой отчетности на предприятии является обязанностью непосредственно руководителя. Срок хранения также определятся руководителем, но он не может быть менее 5 лет.

В любой организации существует касса, через которую осуществляется движение денежных средств в наличной форме.

При осуществлении приема в кассу денег таким отчетным документом является приходный кассовый ордер (сокращенное наименование на практике «приходник»).

Оформление приходника допускается как вручную, так и с помощью компьютерной техники, при этом приходный ордер оформляется только в единственном экземпляре.

В каких случаях заполняется приходник?

Деньги могут поступать в кассу от:

заказчиков работ, услуг и покупателей товаров в виде выручки,
собственных сотрудников в виде возмещений нанесенного ущерба, возврате дотаций и неиспользованных подотчетных сумм,
реализации имущества,
учредителей и прочее.

Каждая из упомянутых операций, впрочем, как и любое другое движение, так называемой «налички», надлежит быть подтвержденным соответствующим правильно оформленным первичным документом.

Обязанность по заполнению кассовых ордеров, как правило, вменена производственным приказом одному из работников бухгалтерии.

Подписывается же приходник главным бухгалтером или, в определенных случаях, лицом, уполномоченным на такие действия руководством предприятия.

Необходимо помнить, что исправления, помарки и ошибки (даже исправленные) в приходниках не допускаются.

При их обнаружении – документ следует обязательно перезаполнить.

Прием наличных средств в кассу по приходному кассовому ордеру обязательно осуществляется только в день составления и подписания документа.

/>Унифицированная форма приходного кассового ордера содержит две части: сам ордер и специальную отрывную квитанцию. Обе части документа должны быть заполнены и подписаны ответственным лицом одновременно.

Образец заполнения кассового ордера, а также его бланк, можно легко найти и скачать в специальных пособиях и онлайн в интернете. Мы же приведем более полезную информацию.

Квитанция от приходника имеет те же правила заполнения, и так же подписывается и скрепляется печатью.

Затем оставшийся ордер фиксируется в журнале кассовых операций, а сопровождающие его документы погашаются особым штампом маркировкой “Получено” и указанием даты.

Проверка кассового ордера

Ответственный кассир при получении заполненного бланка приходного кассового ордера проверяет:

подлинность зафиксированной на документе подписи главного бухгалтера либо уполномоченного лица;
правильность оформления документа;
соответствие всех отмеченных в документе приложений.

При благоприятном исходе проверки и правильности заполнения всех граф кассир принимает денежные средства, ставит дату исполнения операции и подписывает обе части ордера. В случае же обнаружения ошибок в заполнении кассир возвращает документ для переработки.

На квитанции кассир заверяет свою личную подпись печатью.

По установленной практике печать на квитанцию должна быть поставлена так, чтобы край отпечатка попадал на сам приходный ордер.

Однако стоит знать, что законодательно такой обязанности организация не несет, а Правила, регулирующие прием наличных средств в кассу, содержат требование о заверении оттиском печати квитанции.

Любой индивидуальный предприниматель, работающий с наличными деньгами и ведущий хозяйственную деятельность, обязан соблюдать существующую в нашем государстве кассовую дисциплину. Это значит, что выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером, а прием наличных – приходным кассовым ордером. Все эти документы нужны для контроля за финансовой деятельностью предприятия и возможности принятия правильных управленческих решений. , а вот как его правильно заполнить? Разбираемся в вопросе.

Что такое приходный кассовый ордер?

Приходный кассовый ордер относится к первичной учетной документации кассовых операций. Он подтверждает прием определенной денежной суммы в кассу организации. Для приходного ордера предусмотрен унифицированный бланк КО-1. Согласно «Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации», который был утвержден в 1993 году, кассы предприятий и индивидуальных предпринимателей имеют право принимать наличные средства только по приходному кассовому ордеру, который в обязательном порядке должен подписывать главный бухгалтер или лицо, обладающее этими полномочиями. Бланк ПКО (приходного кассового ордера) имеет две части: сам приходный ордер и отрывную квитанцию к приходному ордеру. При приеме наличных денег тот, кто их вносит, получает на руки в качестве подтверждения оплаты квитанцию к приходному ордеру с печатью организации, подписью ответственного лица и суммой, которая была внесена.

Приходный ордер выписывается от руки и в одном экземпляре, при этом исправления или подчистки в этом документе не допускаются. В случае ошибок, испорченный бланк нужно заменить другим и выписать ордер заново.

Заполняем приходный кассовый ордер

Несмотря на то, что приходные ордера используются достаточно давно, многие бухгалтеры часто допускают ошибки при оформлении этого документа. А ведь правильное заполнение приходного кассового ордера – принципиальный вопрос, так как ордер не только является кассовым документом для организации, которая принимает наличные средства, но и довольно часто – отчетным документом для организации, которая приобретает товар или услугу.

Кроме того, в случае предоставлении некачественных услуг или покупки бракованного товара, квитанция к приходному ордеру может использоваться для защиты прав потребителей в суде и послужит подтверждением того, что товар или услуга приобретены у конкретного продавца.

Это значит, что правильности заполнения приходного ордера и квитанции к нему стоит уделять пристальное внимание, не допуская грубых ошибок и исправлений, которые сделают документ недействительным. Образец приходного кассового ордера перед вами, а чтобы правильно его заполнить, необходимо аккуратно вписать во все строки нужную информацию без ошибок:

графа «Организация» — тут необходимо вписать правовую форму предприятия (ООО, ЗАО, ИП) и наименование предприятия или же фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, который принимает наличные средства;
код ОКПО – здесь необходимо вписать код предприятия, присвоенный органами статистики (если код не присвоен, то нужно просто поставить прочерк);
строка «Структурное подразделение» заполняется только в том случае, если сдачу наличных средств производит, например, продавец торговой точки предприятия в конце рабочего дня. Если же это средства сторонней организации или частного лица, строка не заполняется и там ставится прочерк;
в графе «Номер документа» ставится порядковый номер ордера; все ордера нумеруются по нарастающей, нумерация не должна прерываться, а с началом календарного года, начинаться заново;
в графе «Дата» указывается день, когда средства поступили в кассу; запись производится в формате ДД.ММ.ГГГГ. Это значит, что число и месяц в случае, если они состоят из одной цифры, дополняются цифрой «0». Например, 05.03.2014;
графы «Дебет» и «Кредит» не заполняются предприятиями, применяющими УСН (упрощенную систему налогообложения), поэтому эти графы остаются пустыми;
графа «Код целевого назначения» используется для записи кода использования поступивших в кассу средств теми организациями, которые применяют систему кодирования; если в организации не работают по такой системе, графа не заполняется;
в графе «Сумма, руб.коп.» указывается размер внесенной в кассу суммы; сумма записывается цифрами с указанием рублей и копеек через запятую. Например, 15674,56 рублей
в графе «Принято от….» нужно вписать фамилию, имя и отчество того, кто вносит денежные средства, в родительном падеже (если это работник того же предприятия или просто частное лицо). Если же деньги вносят от имени другого предприятия, которое приобретает товар или услугу, то нужно указать наименование организации, а потом через кого вносятся средства, например, ООО «Восток» через Петрову Анну Сергеевну;
в графе «Основание» необходимо указать основание поступления денег, например, оплата услуг, оплата товара, возврат средств, получение из банка, торговая выручка и прочее.
в графе «Сумма прописью» нужно указать прописью сумму, поступившую в кассу. При этом рубли пишутся прописью с заглавной буквы с начала строки, а копейки указываются цифрами. Свободное место, оставшееся после написания суммы, нужно обязательно прочеркнуть;
в графу «В том числе» нужно вписать ставку и сумму НДС, которая записывается цифрами. Если НДС не предусмотрен, то в графу вносится запись «Без НДС»;
в графе «Приложение» указываются все прилагаемые первичные документы, если они имеются, например, отчет кассира, распоряжения или приказы.

Квитанция к приходному кассовому ордеру

После того, как заполнен сам кассовый ордер, необходимо заполнить квитанцию к нему. Ее заполняют так же, как принято заполнять приходный кассовый ордер. На заполненный документ ставится печать так, чтобы половина оттиска осталась на самом ордере, а половина – на квитанции к ордеру. Ордер подписывает ответственный сотрудник (это может быть бухгалтер, кассир или другое лицо, уполномоченное выполнять прием наличных по письменному распоряжению руководителя предприятия) с указанием расшифровки подписи и инициалов. Когда все действия по заполнению приходного ордера закончены, квитанция отрезается по линии отрыва и выдается тому, кто внес наличные средства в кассу. Сам же ордер подшивается к кассовым документам.