В обиход в нашей стране инструмент вошел с 1991 года и первоначально был ориентирован на юридических лиц с большим автопарком. Вопросы бухгалтерского учета ГСМ (горюче-смазочные материалы), покупаемых по безналичному расчету, актуальны и по сей день.
В чем преимущества карт от ЕКА
Пластик с электронным носителем, на котором хранится информация о видах топлива и его объемах, запрограммирован на использование в течение определенного временного промежутка и дает возможность владельцу:
- сократить затраты на горючее;
- уменьшить налоги на сумму НДС (18%);
- снизить оборот наличных денег;
- предупредить хищение ГСМ.
Для оптимизации финансовых затрат постоянным клиентам мы предоставляем отсрочку платежа, программу лояльности (скидки и бонусы). При этом отпуск, оплата и учет нефтепродуктов производится в автоматическом режиме при полном контроле вашей бухгалтерии. Ежедневные удобные отчеты можно распечатать из личного кабинета на нашем сайте.
Подписанный с эмитентом договор на отпуск нефтепродуктов и перечисление определенной суммы на приобретение горючего, является основанием для получения карты (одной или нескольких). Некоторые для удобства используют 2 вида: основную, где будет «храниться» все топливо предприятия и дополнительную, куда будет перечисляться с основной необходимое количество литров в каждом отдельном случае.
Электронный продукт продан по определенной цене за единицу и становится собственностью держателя, что подтверждается актом приема-передачи или товарной накладной. С этого момента он является документом строгой отчетности, закрепляется за определенным водителем или хранится в бухгалтерии, откуда выдается для использования. При этом ведется журнал движения (в произвольной форме), в котором указывается дата выдачи-возврата и баланс после возврата.
Относительно бухгалтерского учета топливных карт, стоит отметить, что, по мнению аудиторов, счета 10, 50, 71 для этих целей не совсем подходят. Карты сами по себе не являются материалами, денежными средствами и расчетами с подотчетными лицами, в том понимании, как это трактует Положение о бухучете. Корректнее будет принять к учету стоимость на расходы, связанные с основным видом деятельности и вести ее на забалансовых счетах, утвержденных собственной учетной политикой.
Нюансы учета топлива и ГСМ
Учетная политика предприятия и рабочий План счетов существенно упростят работу бухгалтерии и минимизируют проблемы с налоговой, поскольку позволяют:
- создавать новые счета и субсчета;
- объяснить, почему учет топлива и карт ведется именно на этих счетах;
- избежать вопросов относительно приобретения и списания нефтепродуктов по определенной цене, специфики работы со складами;
- определиться с отдельными нюансами для налогового учета.
Для осуществления учета топлива и горюче-смазочных материалов на предприятии ведутся путевые листы, утверждаются нормы расхода горючего и водители обязаны предоставлять в бухгалтерию чеки с каждой заправки. Отчет по карте можно посмотреть в личном кабинете, где указан ее номер, количество нефтепродуктов, цену, по которой произведена заправка, время заправки, номер АЗС, остаток на конец месяца. Он сверяется с отчетами водителей и полученными чеками.
Проводки такие же, как и для топлива, приобретенного по талонам. Приход проводится последним днем месяца, но не ранее даты выставленных документов. Важно! В качестве позиции «склад» можно использовать «лицевой счет в резервуаре поставщика» (согласно учетной политике). При этом для налоговой в договоре оговариваем, что это не является безвозмездным хранением. На основании отчета делаем последним днем месяца перемещение со склада в «бак машины №…», который становится «складом».
Списание производится на основании путевых листов, где указывается норматив и фактический расход топлива, через накладную-требование. Остаток по складу (бак машины №…) должен сходиться с данными путевого листа по конкретному авто.
В случае перерасхода горючего (норма-факт), результат относится на непроизводственные расходы (счет 91.2).
Наши топливные карты помогут бухгалтерии вести точный учет ГСМ без излишних сложностей.
Как правильно организовать учет Топлива (а конкретно интересует каким документом оформлять его поступление на смарт карты?). Топливная компания по концу месяца выдает Накладную и счет-фактуру за месяц на объем истраченного топлива, а не поступившего на карты. Вместе с тем она дает отчеты по смарт-картам, где указано сколько истрачено, сколько зачислено на карты.На каком основании оформлять Поступление топлива (приход в литрах), чтобы корректно вести склад по товарному количеству топлива (литраж)?
Основанием для списания ГСМ на расходы является путевой лист. На заправке водитель получает на руки чек, в котором указываются дата и количество залитого в бак топлива. Нужно обязать водителей прикладывать эти чеки к сдаваемому в бухгалтерию путевому листу. ГСМ в общем порядке приходуется на учет на момент заправки водителя по смарт-карте (топливной карте). Данную информацию бухгалтер узнает также из путевого листа. Для сверки данных по заправкам используйте отчеты по смарт-картам, о которых говорится в вопросе.
Подробно о том, как вести учет ГСМ по топливным картам, см. материалы ниже.
Обоснование
Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ по топливным картам Бухучет
В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте , оприходуйте на счет 10 «Материалы». Топливо принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. , ПБУ 5/01). Сумму НДС, выделенного в счете-фактуре, отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
В бухучете ГСМ оприходуйте в тот день, когда к организации перешло право собственности на топливо. Это связано с тем, что счет 10 «Материалы» предназначен для отражения информации о наличии материалов, принадлежащих организации на правах собственности (Инструкция к плану счетов). Дата перехода права собственности может быть предусмотрена в договоре (например, топливо может переходить в собственность к покупателю на дату оплаты ГСМ) (). Если особый порядок перехода права собственности договором не предусмотрен, то оно переходит к покупателю в момент фактического отпуска ГСМ потребителю (). То есть при заправке автомобиля.*
Если право собственности на ГСМ переходит в момент оплаты, откройте к счету 10 субсчета «ГСМ в резервуарах поставщика» и «ГСМ в бензобаках автомобилей». На дату оплаты сделайте проводку:
– приняты к учету ГСМ, право собственности на которые перешло к организации (на основании накладной).
По мере фактического отпуска ГСМ делайте записи:
– оприходованы ГСМ, заправленные в бак автомобиля (на основании чеков АЗС).
Если топливо переходит в собственность организации в момент заправки, в бухучете на эту дату сделайте проводку:
Дебет 10-3 Кредит 60
– оприходованы ГСМ.
НДС можно принять к вычету только при поступлении счета-фактуры от поставщика (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Пример отражения в бухучете приобретения ГСМ по топливным картам. Право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки
4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день организация оплатила карту, стоимость которой составляет 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). По договору плата за обслуживание карты не взимается, право собственности на ГСМ переходит к «Альфе» в момент заправки. Карта предназначена для заправки автомобиля КамАЗ-5320, который используется для доставки готовой продукции покупателям.
30 июня «Альфа» перечислила на карту аванс в сумме 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).
В бухучете организации сделаны следующие записи.
Дебет 60 Кредит 51
– 118 руб. – оплачена топливная карта;
Дебет 44 Кредит 60
– 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость карты;
Дебет 19 Кредит 60
– 18 руб. – отражен НДС со стоимости купленной карты;
Дебет 015 «Топливные карты»
– 118 руб. – учтена топливная карта;
– 18 руб. – принят к вычету входной НДС по приобретенной карте.
Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
– 5900 руб. – перечислен аванс на карту.
В течение месяца (июля) Колесов получил по карте 380 литров дизельного топлива по цене 15 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,29 руб.):
- 3 июля – 180 литров на сумму 2700 руб. (в т. ч. НДС – 412 руб.);
- 17 июля – 200 литров на сумму 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.).
Приобретение ГСМ бухгалтер «Альфы» отразил проводками.
Дебет 10-3 Кредит 60
– 2288 руб. (180 л? (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);
Дебет 19 Кредит 60
– 412 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.
Дебет 10-3 Кредит 60
– 2542 руб. (200 л? (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);
Дебет 19 Кредит 60
– 458 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.
- счет-фактуру;
- акт приемки-передачи с указанием объема и стоимости фактически отпущенного топлива;
- отчет по операциям с топливной картой.
В учете организации сделаны записи:
Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
– 5700 руб. (2288 руб. + 412 руб. + 2542 руб. + 458 руб.) – зачтен ранее перечисленный аванс;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 870 руб. (412 руб. + 458 руб.) – принят к вычету НДС по ГСМ (на основании счета-фактуры).
Документальное подтверждение
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 . О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные .*
Расчет количества топлива
По данным путевого листа рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:*
Списание топлива
Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО , по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).
При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:
Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).*
ОСНО
В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:
- материальных расходов (при оказании автотранспортных услуг) ( , письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253);
- прочих расходов, связанных с производством и реализацией (при использовании автотранспорта для нужд организации) (подп. и п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если НДС включен в цену и выделен в расчетных документах отдельной строкой, то сумму этого налога следует исключить (п. 1 ст. 170 НК РФ). НДС на основании счета-фактуры можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).*
Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом метода оценки материалов , который применяет организация (п. 8 ст. 254 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 170 НК РФ).
О применении норм расхода ГСМ при расчете налога на прибыль см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные .
Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных по топливной карте
Включите стоимость ГСМ в расходы на дату принятия путевого листа к учету. А если расходы на топливо признаются прямыми, ГСМ – по мере реализации товаров (работ, услуг), в себестоимость которых они включены.
Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/117 , п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС.
При использовании топливных карт к моменту фактического получения ГСМ их стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2 , подпункта 3 пункта 7 статьи 272, и п. 2 ст. 318 НК РФ).*
Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания ГСМ по топливным картам. Право собственности на топливо переходит к организации в момент оплаты за ГСМ
4 июня ООО «Альфа» заключило с поставщиком ГСМ договор на обслуживание литровой топливной карты . В этот же день организация перечислила поставщику залоговую стоимость топливной карты – 100 руб. По договору право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент оплаты за топливо. Для оценки материалов в бухучете учетной политикой организации предусмотрен метод средней стоимости.
5 июня топливная карта была передана менеджеру А.С. Кондратьеву для заправки автомобиля, который используется в служебных целях.
30 июня «Альфа» перечислила на карту аванс в сумме 6800 руб. (в т. ч. НДС – 1036 руб.) за 400 литров бензина АИ-92 по цене 17 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,59 руб.). В этот же день поставщик выдал «Альфе» счет-фактуру и акт приемки-передачи ГСМ.
В учете организации сделаны следующие записи.
Дебет 60 Кредит 51
– 100 руб. – перечислена залоговая стоимость топливной карты;
Дебет 008
–100 руб. – оприходована карта, полученная в залог.
Дебет 60 Кредит 51
– 6800 руб. – перечислен аванс на топливную карту;
Дебет 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» Кредит 60
– 5764 руб. (400 л? (17 руб. – 2,59 руб.)) – принят к учету бензин после перехода права собственности (на основании акта приемки-передачи);
Дебет 19 Кредит 60
– 1036 руб. (400 л? 2,59 руб.) – учтен входной НДС по приобретенному бензину;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 1036 руб. – принят к вычету НДС по бензину (на основании счета-фактуры).
По итогам месяца (июля) поставщик выдал организации отчет об операциях по топливной карте. В нем отражены количество и стоимость бензина, отпущенного «Альфе»: 380 литров на сумму 6460 руб. (в т. ч. НДС – 984 руб.). Эти же данные подтверждены терминальными чеками, выданными на АЗС.
На дату каждой заправки бухгалтер «Альфы» делал проводку:
Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика»
– оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании чека АЗС).
Учетной политикой организации предусмотрено ежемесячное составление путевых листов. Путевым листом за июль подтверждено, что весь полученный Кондратьевым бензин был израсходован. Фактический расход соответствует нормам, утвержденным руководителем организации. 31 июля бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость одного литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость литра бензина оказалась равной его покупной стоимости.
Дебет 26 Кредит 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей»
– 5476 руб. (380 л? (17 руб. – 2,59 руб.)) – списан израсходованный бензин (на основании путевого листа).
При расчете налога на прибыль в июле бухгалтер включил эту сумму в состав прочих расходов.
После того как по топливной карте были выбраны оставшиеся 20 л бензина, договор на ее обслуживание был расторгнут. Поставщик вернул залоговую стоимость карты.
В учете «Альфы» сделаны следующие записи:
Дебет 51 Кредит 60
– 100 руб. – получена залоговая стоимость топливной карты;
Кредит 008
– 100 руб. – списана карта, ранее полученная в залог.
Система расчетов между юридическими и физическими лицами за последние десятилетия претерпела существенные изменения. Сегодня предпочтения отдаются безналичным вариантам. Топливные карты, как один из способов контроля за горючим, приобретенным по безналичному расчету, пользуется спросом среди экономических субъектов. Они дают возможность без усилий определить, когда, в каком количестве работник приобрел ГСМ для заправки автомобиля. Расскажем в статье, как осуществляется бухгалтерский учет топливных карт.
Топливные карты – что это? Преимущества
Топливная карта представляет собой документ строгой отчетности, предназначенный для контроля за движением ГСМ. При этом важным аспектом является то, что топливная карта – не платежное средство, а технический ресурс отслеживания отпускаемых нефтепродуктов.
Топливные карты имеют преимущества как для физических, так и для юридических лиц. Физические лица получают возможность приобрести ГСМ по скидкам и бонусам. Но большие плюсы несут топливные карты предприятиям. К ним относится:
- возможность сократить трудоемкие расчеты с подотчетными лицами за счет безналичного перечисления средств продавцов горючего;
- получение скидок по стоимости топлива;
- простой контроль за движением ГСМ;
- возможность возврата НДС по картам.
Главным преимуществом топливной карты является упрощение процедуры контроля получения и расходования топлива сотрудниками.
Виды топливных карт и их возможности
Топливные карты могут быть нескольких видов:
| Вид карты | Возможности |
| Денежная | Содержит сведения о величине средств, перечисленных продавцу. Эта карта позволяет покупателю приобрести любой вид топлива или какие-либо сопутствующие услуги в пределах тех средств, которые получены продавцом. ГСМ реализуется по рыночной цене, действующей на день заправки. |
| Литровая | После оплаты литровой топливной карты на нее зачисляется определенное количество ГСМ в том ассортименте, которое указано в договоре. Стоимость горючего фиксируется ан день перечисления денег продавцу. Далее при заправке по такой карте цена топлива останется без изменения |
Документальное оформление движения карт
Порядок выдачи топливной карты сотрудникам организации устанавливается учетной политикой и приказом директора. Система их документального учета должна включать в себя:
- правила применения топливных карт;
- перечень лиц, которые их могут получать;
- порядок выдачи карт;
- заполнение журнала их движения.
Если топливная карта систематически используется одним и тем же работником, то ее можно закрепить за ним письменным распоряжением руководителя.
Движение карт оформляют записями в специальном журнале. Форма этого документа произвольная. В нем должны содержаться обязательные реквизиты – номер и дату карты, Ф.И.О. работника, данные об остатках, поступлении и расходе топлива.
Бухгалтерский учет топливных карт
Бухгалтерский учет у покупателя
Бухгалтерский учет у покупателя горючего зависит от того, на каких условиях была получена топливная карта. Она могла быть предоставлена:
- реализатором ГСМ бесплатно;
- на условиях возврата;
- либо за средства покупателя.
Учет карт на ОСНО: проводки
Учет карт зависит от того, какой налоговый режим применяется на предприятии. Когда топливная карта выдана покупателю бесплатно, то показывать ее в учете не надо. Ее закрепляют за определенным юридическим лицом, и продать ее невозможно.
При выдаче карты на условиях возврата покупателю необходимо перечислить ее залоговую стоимость. После окончания действия карту необходимо возвратить продавцу. В таком случае она учитывается на балансе продавца топлива, как его собственность. У покупателя топливная карта должна отражаться на забалансовом счете.
| Корреспонденция счетов | ||
| Дебет | Кредит | |
| 60 | 51 | Перечисление залоговой стоимости карты собственнику |
| 009 | На сумму залога | |
| 015 | При получении карты | |
| 51 | 60 | Возврат залоговой стоимости по завершении действия карты |
| 009 | Возврат залогового обеспечения | |
| 015 | Возврат карты | |
Когда карты покупают, то их движение отражается следующим образом:
| Корреспонденция счетов | Содержание хозяйственной операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 60 | 51 | Перечислено поставщику за карты |
| 20, 26, 44 | 60 | Списана на затраты стоимость карт |
| 19 | 60 | НДС по топливным картам |
| 68 | 19 | Списание НДС |
| 015 | Отражение карты за балансом | |
Пример 1. Организация составила с продавцом ГСМ договор на обслуживание топливных карт, в соответствии с которым ему перечислено 1180 рублей (в т.ч. НДС 180 рублей). В учете приобретение карты показано так:
- Дт 60 Кт 51 = 1180 – перечислено за карту;
- Дт 20 Кт 60 = 1000 – оприходована карта и списана в издержки производства;
- Дт 19 Кт 60 = 180 – НДС по карте;
- Дт 015 = 1180 – карта учтена за балансом;
- Дт 68 Кт 19 = 180 – НДС к вычету.
Многие предприятия для отражения операций с топливными картами применяют счета 71 и 10. Это не обосновано. Прежде всего, следует учитывать тот факт, что топливные карты не являются денежными средствами или денежными документами, поэтому отражение передачи их сотруднику проводкой Дт 71 Кт 50/3 не верно.
Учитывать топливные карты на 10 счет также не следует в связи с тем, что они не удовлетворяют признакам материалов:
- не используются в качестве сырья и материалов для производства продукции, работ, услуг;
- не предназначены для реализации;
- не применяются для управленческих потребностей юридического лица.
Таким образом, топливные карты не отвечают требованиям, предъявляемым к МПЗ. Они не имеют ценности сами по себе и не могут применяться предприятием как предметы труда.
Учет топливных карт при УСН
При бесплатном предоставлении карты, показывать ее также не нужно, поскольку никакой экономической выгоды это не несет. Получение карты во временное пользование под залог отражается как при ОСНО. Когда она покупается за счет средств предприятия, то стоимость разрешается включить в расходы при расчете единого налога.
Если единый налог рассчитывается как разница между доходами и расходами, то для снижения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в расходы необходимо выполнение следующих условий:
- экономическая обоснованность затрат;
- документальное подтверждение издержек;
- горючее по картам должно предназначаться для автотранспорта, используемого предприятием для получения коммерческой выгоды.
Как вести учет топливных карт на ЕНВД
Поскольку при этой системе предприятие уплачивает налог на вмененный доход, то стоимость топливной карты не может никаким образом изменить величину налогового платежа. Возможен вариант, когда юридическое лицо совмещает ОСНО и ЕНВД.
В таком случае топливные карты могут использовать и в той и в другой деятельности, и расходы на их приобретение следует распределить между ними. НДС также требует распределения. Та часть НДС, которая не подлежит возмещению, прибавляется к расходам предприятия.
Налоговый учет топливных карт
Издержки, связанные с приобретением топливных карт, можно включить в расходы при расчете налога на прибыль. Читайте также статью: → “ ». Они могут быть учтены в качестве:
- материальных затрат;
- затрат на содержание транспорта на предприятии;
- прочих издержек по производственной и коммерческой деятельности.
Выбор варианта налогового учета расходов по топливным картам юридическое лицо в обязательном порядке должно зафиксировать в учетной политике.
Ответы на актуальные вопросы
Вопрос №1. Предприятие занимается оптовой и розничной торговлей, совмещая при этом общую систему и ЕНВД. По оптовой торговле организация является плательщиком НДС и налога на прибыль. В апреле предприятие купило топливные карты стоимостью 1180 рублей (в т.ч. НДС 180 рублей). В отношении розничной торговли применяется ЕНВД. Согласно учетной политике компании общехозяйственные расходы распределяются в конце месяца пропорционально выручке, полученной от опта и розницы. Доходы за апрель:
- оптовая торговля – 250000 рублей;
- розничная торговля – 125000 рублей.
Доля доходов по опту в общей величине выручки по предприятию за апрель 2016 г. составляет 66,67%. Следовательно, на расходы по ОСНО можно отнести 666, 70 рублей, потраченных на покупку карты ((1180-180)*66,7%).
Вопрос №2. Как показать на счетах бухучета операции по движению топлива, полученного по топливным картам?
Проводки по учету горючего, полученного по картам, не отличаются от корреспонденций счетов по движению ГСМ, купленного за наличный или безналичный расчет.
- Дт 60 кт 51 – перечисление средств поставщику за ГСМ;
- Дт 10 Кт 60/1– оприходование топлива;
- Дт 60/2 Кт 60/1 – зачет предоплаты;
- Дт 20, 26, 44 (в зависимости от направления использования) Кт 10 – списание израсходованного топлива.
По учету НДС:
- Дт 19 Кт 60 – НДС по полученному ГСМ;
- Дт 68 Кт 19 – НДС к зачету.
Вопрос №3. Когда можно списать издержки на покупку горючего по картам для уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль – при перечислени денег за ГСМ или при заправке автотранспорта? На предприятии применяется метод начисления.
Ни в один из указанных моментов списывать расходы нельзя. Перечисление аванса по топливной карте, также как и заправка автомобиля не являются основанием для включения стоимости горючего в затраты.
Чтобы издержки можно было признать расходами, необходимы подтверждающие документы. При заправке транспорта у покупателя остается всего лишь чек, который подтверждает факт покупки ГСМ, но не факт их расхода. Не являются основанием и такие документы, как акт приема-передачи, счет фактура.
Вопрос №4. Можно ли принять к вычету НДС по купленной топливной карте? Какие документы являются основанием для этого?
НДС по приобретенным топливным картам можно приять к вычету. Для этого одновременно должны выполняться такие условия:
- карта должна быть приобретена для автотранспорта, участвующего в производстве продукции, работ, услуг, которые при продаже облагаются НДС;
- карта должна быть оприходована;
- у предприятия должен быть счет-фактура на топливную карту;
- расчет с продавцом за карту должен быть произведен в полном объеме.
- принятие НДС к вычету оформляется проводкой: Дт 68 Кт 19.
Вопрос №5. Можно ли отнести издержки, связанные с покупкой топливной карты, в дополнительные затраты по приобретению ГСМ, то есть увеличить стоимость бензина?
Нет, увеличивать стоимость купленного горючего таким образом нельзя. Если бы карта использовалась однократно, то такой вариант был бы допустим. Но карта в большинстве случае применяется многократно. Поэтому расходы на ее покупку сложно распределить между объемом полученного топлива. В связи с этим стоимость топливной карты следует отнести в расходы от обычных видов деятельности.
«Наука и жизнь», так можно описать чувства бухгалтера, ведущего учет ГСМ по топливным талонам. Реалии практического учета очень трудно вписываются в нормативные требования.
Поставщик, как правило, только по окончании месяца представляет документы на сумму выкупленного топлива, то есть 31-м числом получаем документы, а забираем бензин ежедневно. Происходит разрыв во времени между представлением документов от топливной организации и моментом заправки автотранспортного средства.
На практическом примере с проводками рассмотрим наиболее корректный способ бухгалтерского учета ГСМ с использованием топливных карт.
Пример
Допустим, ООО «Счастливый шанс» заключило договор на заправку топливом по смарт-картам. С расчетного счета в августе 2016 года произведена предоплата за смарт-карты и бензин. Топливные карты изготовлены, проданы по конкретной цене за штуку и переданы в собственность компании по товарной накладной (форма ТОРГ-12) в сентябре 2016 года с выделенным НДС. НДС предъявлен по счету-фактуре, не имеющей дефектов заполнения. Для заправки автомобиля топливная карта выдана в этом же месяце водителю автомобиля, о чем в журнале учета выданных топливных карт сделана запись. В компании имеется утвержденный бланк путевого листа и нормы расхода бензина в производственных целях. В течение сентября был произведен отпуск бензина с заправочных автостанций в бак служебной машины. В конце месяца водитель предоставил путевые листы и чеки с автозаправочных станций.
Топливной компанией предоставлены услуги личного кабинета ООО «Счастливый шанс». По требованию компании в конце сентября 2016 года предоставлен реестр операций. В начале октября 2016 года в компанию поступили товарная накладная на бензин и счет-фактура, датированные сентябрем 2016 года. Претензий к правильности оформления нет.
Дополнительная информация по примеру:
1. Компания находится на общем режиме налогообложения. Автомобиль является собственностью компании и используется для служебных поездок.
2. Учетной политикой в целях бухгалтерского учета и в соответствии с рабочим планом счетов:
- Топливо принимается к учету на счет 10, субсчет 10.03;
- Фактическая себестоимость формируется на счете 10 «Материалы»;
- Топливные карты отражаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по ценам поставщика, в противном случае по условной цене 1 шт. — 1 руб.;
- При выбытии материалы оцениваются по средней себестоимости;
- Транспортно-заготовительные расходы непосредственно включаются в фактическую себестоимость материалов;
- При приобретении топлива имеется специфика дополнительных складов и названий.
3. Учетной политикой в целях налогового учета:
- Затраты на приобретение топливных карт отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
- Затраты по топливу в пределах норм отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
- Затраты по топливу сверх норм отражаются во внереализационных расходах, не принимаемых в целях налогообложения прибыли.
Решение примера. Действия бухгалтера по учету ГСМ
Действия бухгалтера можно представить в виде следующего алгоритма:
1.Топливо приходуется в конце месяца, когда поступает от поставщика счет-фактура, акт приема-передачи топлива и отчет по карте (детализация).
Когда документы приходят с опозданием, можно воспользоваться информацией личного кабинета, который открывает топливная компания. Топливо учитывается на счете 10, субсчет 10.03 «Топливо». В детализированном отчете видим следующую информацию:
- Номер топливной карты;
- Дату и место заправки;
- Количество приобретенного топлива;
- Марку топлива;
- Стоимость топлива;
- Остаток по топливной карте на конец месяца.
Проводка по приходу топлива формируется последним днем месяца.
Есть маленький нюанс. ТМЦ должны приходовать на склад. На какой? На стационарный склад топливо в любом случае не попадает. Выходим из положения так: придумываем название склада и заполняем позицию склад как «лицевой счет в резервуаре в …»(наименование поставщика топлива). Чтобы налоговые органы не считали услуги по хранению безвозмездными, оговорите как-то этот момент в договоре или в дополнительном соглашении. Это важно. Это просто технический прием.
2. На основании детализации поставщика (отчета) делается перемещение со склада (смотрите пункт выше) в бак конкретной машины. То есть теперь склад будет иметь наименование «Бак машины №..».
Перемещение делается тоже последним днем месяца, несмотря на то, что датой поставки считается дата выборки топлива. Момент перехода права собственности на горючее – это момент заправки в баки. Но бухгалтер не может организовать приход этой датой, так как приход будет раньше, чем дата выставленных документов. Кроме того, не может поставить на учет НДС по приобретенному топливу. Судьба НДС — следовать за приобретенными ценностями. Но документ с выделенной суммой НДС поступит в конце месяца. Поэтому приходится использовать такой прием.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
3. Данные детализации сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС. Обязательно требуйте от водителей прикрепления чеков с автозаправочных станций к путевым листам.
4. Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов. В путевом листе по каждой конкретной машине указывается норматив топлива и фактический расход. Списывается топливо последним числом месяца по каждой машине через документ Накладная-требование. Удобно предварительно сделать ведомость в виде таблицы Excel. Итоги удобнее оформить бухгалтерской справкой.
5. Контроль. Остаток топлива на конец месяца по складу «Бак конкретной машины» должен сходиться с остатком в последнем путевом листе данной машины.
6. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2. Его можно вычислить, если будет по каждой конкретной машине указываться в путевом листе норматив топлива и фактический расход.
Сформируем проводки в таблице. Обращаем внимание, что проводки составлены для режима ОСНО. Для предприятий на УСН порядок работы с НДС другой:
| № п/п | Дебет | Кредит | Факт хозяйственной жизни | Документ-основание |
| 1. | 60.02 | 51 | Перечислена предоплата поставщику за изготовление топливных карт | Выписка от августа 2016г. |
| 2. | 60.02 | 51 | Перечислена предоплата поставщику за топливо разных видов | Выписка от августа 2016г., Договор поставки топлива |
| 3. | 26 | 60.01 | Учтены услуги по изготовлению топливных карт как расходы, связанные с обычным видом деятельности (п.5 ПБУ 10/99) | Акт приема-передачи топливных карт. Обычно дают товарную накладную (форма № ТОРГ-12).Сентябрь 2016г. |
| 4. | 19.04 | 60.01 | Учтен предъявленный НДС по услугам | Счет-фактура от сентября 2016г. |
| 5. | 68.02 | 19.04 | Счет-фактура, Книга покупок сентябрь 2016г. | |
| 6. | 60.01 | 60.02 | Зачтен аванс при расчетах за топливные карты | Акт приема-передачи топливных карт или Накладная. сентябрь 2016г. |
| 7. | 10.03 (лицевой счет в резервуаре) | 60.01 | Принято к учету топливо, полученное по топливным картам. Определитесь со складом исходя из реалий и договора | Договор поставки ГСМ, Товарная накладная; Отчет по карте или реестр операции. Дату прихода вынуждены делать 30.09.2016г. |
| 8. | 19.03 | 60.01 | Учтен предъявленный НДС по топливу | Счет-фактура от 30.09.2016г. |
| 9. | 68.02 | 19.03 | Зачтен НДС при выполнении всех условий по НК РФ | Счет-фактура, Книга покупок 30.09.2016г. |
| 10. | 60.01 | 60.02 | Зачтен аванс при расчетах за топливо | Акт приема-передачи топливных карт или Накладная 30.09.2016г. |
| 11. | 006 «Топливные карты у МОЛ» | Приняты к учету на забалансовый счет топливные карты в условной оценке (если передаются бесплатно) или по стоимости приобретения. В примере по стоимости в товарной накладной. | Акт приема-сдачи, накладная. сентябрь 2016г. | |
| 12. | 006 «Топливные карты у сотрудников» в разрезе мест хранения или ответственных за их хранение | 006 «Топливные карты у МОЛ» | Выданы сотрудникам топливные карты (по условию примера — в сентябре) | Журнал в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем |
| 13. | 006 «Топливные карты у сотрудников» | Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в компании | Оправдательные первичные документы путем изменения ответственного лица (или) места хранения | |
| 14. | 006 «Топливные карты у МОЛ» | Списание топливных карт с учета у материально-ответственного лица | В случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией | |
| 15. | 10.03 склад (бак машины №) | 10.03 склад (лицевой счет в резервуаре) | Внутреннее перемещение топлива в баки автотранспортных средств | Отчет топливной компании по карте, предоставленный в конце месяца. Чеки водителей, если не потеряны. 30.09.2016г. |
| 16. | 20,26,46 | 10.03 | Списано израсходованное топливо по каждой машине | Путевой лист, бухгалтерская справка, Требование-накладная 30.09.2016г. |
| 17. | 91.2 | 10.03 | Списан расход топлива выше норм. К налоговому учету не принимается | Бухгалтерская справка 30.09.2016г. |
Приведем несколько пояснений к проводкам.
Проводка №3 . Согласно ПБУ 5/01 все затраты, связанные с приобретением МПЗ включаются в их фактическую стоимость, по которой МПЗ принимаются к учету. Однако многоразовые топливные карты невозможно соотнести с какой-либо определенной партией приобретаемого топлива. Поэтому принимаем решение списать стоимость топливных карт на расходы, связанные с обычным видом деятельности.
Для отражения этой суммы по налоговому учету в учетной политике закрепляется, к какому виду расходов будет отражаться приобретение карт. По НК РФ данный расход может быть отражен как:
- Материальные расходы;
- Расходы на содержание служебного транспорта;
- Прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
Существует несколько позиций о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты и как организовать контроль за их сохранностью и движением. Но они не совсем корректны:
- Некоторые компании топливные карты учитывают на счете 10, по субсчету «Прочие материалы» в качестве объекта МПЗ, так как деловые партнеры дают товарную накладную. Но в соответствии 5/01, п.2 к МПЗ относятся активы, используемые организацией как средства или предметы труда, имеющие сами по себе ценность, что к топливным картам не относится.
- Карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов. И с этой точки зрения их можно рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ. Поэтому некоторые учитывают на счете 50 по субсчету 50.03 «Денежные документы». Однако карта не имеет ни одного из признаков денежного документа: является документом многократного применения, ее можно пополнить, заблокировать, она не имеют номинальной стоимости. По сути она не является средством платежа.
- Проводка Дт 71 Кт 50.1 при выдаче топливной карты водителю так же будет некорректна, так как денежные средства фактически работнику не выдаются.
Проводка №5. НДС по картам принимается к вычету, когда выполнены 3 условия:
- Карта принята на учет;
- Имеется правильно оформленный счет-фактура;
- Карта предназначена для осуществления операций, облагаемых НДС.
Проводка №7. В целях налогового учета расходы на топливо признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся либо к материальным расходам, либо к расходам на содержание служебного транспорта. Поэтому сделайте свой выбор в пользу нужного варианта и закрепите его в Учетной политике по налоговому учету.
Помните о том, что для уменьшения налогооблагаемой прибыли расходы согласно нормам ст. 252 НК должны быть:
- Экономически обоснованными, то есть находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива или обычаев делового оборота;
- Документально подтвержденными;
- Производиться для деятельности, направленной на получение дохода.
Проводка №9. НДС по топливу можно принять к вычету, когда:
- Топливо принято на учет;
- Имеется счет-фактура, заполненный в соответствии с нормами законодательства;
- Топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.
Проводка №11. Есть разные мнения о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты. Утвержденного бухгалтерского порядка учета топливных карт не существует, поэтому на практике используются различные варианты.
Топливная карта является своего рода носителем информации, так как карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Фактически топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов. А раз так, то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей, наиболее целесообразно организовать учет карт на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Однако, это не означает того, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Просто данный счет позволяет учесть всю необходимую информацию о картах. Учет карт и бланков должен вестись раздельно.
Для ясности в этом вопросе нужный вариант учета топливных карт закрепляется в Учетной политике. Учет может вестись как в условной оценке (один бланк-один рубль), если по условиям договора топливные карты передаются бесплатно, так и за плату — по стоимости приобретения.
Рекомендации по учету ГСМ и работе с топливными картами
Позаботьтесь о следующем:
1. О наличии Учетной политики и рабочего Плана счетов, где присутствует счет и субсчет, на котором учитывается топливо и топливные карты. Если топливные карты отражаются на забалансовом счете, то укажите на каком именно и заявите также в рабочем плане.
2. В Учетной политике для целей бухгалтерского учета нужно проверить наличие пунктов:
- По какой стоимости поступают на учет ГСМ и по какой стоимости списываются, выберите один из вариантов, предложенных в законодательстве;
- О способе учета транспортно-заготовительных расходов по материалам;
- О порядке учета топливных карт, как ставить на баланс;
- Об организации контроля за сохранностью. Целесообразнее утвердить форму специального журнала по учету топливных карт;
- По описанию специфики работы со складами в части топлива. Как называются склады, на которые приходуется топливо (у вас же нет цистерн).
- О том, что не применяете ПБУ 18/02, если организация относится к малым и применяется общий режим налогообложения.
3. В Учетной политике в целях налогового учета определиться с расходами по:
- Топливным картам — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, или прочие расходы, связанные с производством и реализацией;
- По топливу в пределах норм — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта;
- По топливу сверх норм.
4. В части документооборота. Приложить бланк того путевого лица, с которым будете работать. При этом можно разработать и утвердить свой.
5. Утвердите нормы расхода топлива отдельным приказом, чтобы избежать проблем с обоснованностью расходов на ГСМ. Ориентируйтесь на нормативы Минтранса. Эти нормативы содержатся в распоряжении Минтранса от 14.03.2008г. №АМ-23-р.
6. Контролировать перерасход топлива по каждой машине, указывая в путевом листе норматив топлива и фактический расход топлива по каждой конкретной машине. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2.
7. Для контроля за платежными картами заведите специально разработанный журнал учета поступления топливных карт, перемещения, выдачи и списания. Форма такого журнала утверждается в учетной политике. Обычно он содержит следующие данные: дата получения карты сотрудником, дата возвращения, марку машины, государственный регистрационный номер машины, ФИО и подпись водителя машины.
9. Для удобства учета списания расхода по путевым листам разработайте ведомость-таблицу в Excel, внутреннюю аналитическую таблицу.
Данный материал поможет вам разобраться в том, как происходит учет ГСМ по топливным картам, какие существуют особенности, приведем пример учета и расчета количества топлива на ОСНО/ЕНВД. Расскажем, какие наиболее распространенные ошибки и ответим на самые частые вопросы.
Ранее и физические, и юридические лица пользовались специальными топливными талонами – это было удобно и позволяло контролировать расходы топлива. Талоны имели ряд особенностей:
- они отличались определенным лимитом топлива;
- при заправке автомобиля совершалась минусовка литров бензина;
- на них отражался неиспользованный остаток топлива.
На сегодняшний день талонами пользуются для одноразовой заправки машины, а распространение получили топливные карты.
Учет ГСМ по топливным картам: что такое топливная карта?
Топливная карта – новый способ заправки транспорта без постоянной оплаты топлива. Удобство карт заключается в следующем:
- Сведения о расходовании бензина хранится на чипе карты в электронной форме;
- Просмотреть данные об остатке и времени заправки горючего можно в любое время;
- Карта может оформляться как физическими, так и юридическими лицами;
- Повышается скорость обслуживания на заправочной станции;
- При оформлении большего лимита действуют скидки;
- Отсутствие нужды в отчете по чекам за топливо перед начальством;
- Упрощение бухгалтерского учета (все данные имеются в личном кабинете владельца карты).
Виды топливных карт
Существуют 2 вида топливных карт:
- Лимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту с целью последующей его выдачи владельцу карты ограниченным литражом на определенный период времени – день, неделю, месяц).
- Нелимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту, и владелец карты может по договоренности со специализированным сервисом приобрести и потратить любое количество одного вида топлива).
Как получить топливную карту?
Этапы оформления карты:
- Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
- Создать личный кабинет.
- Определиться с параметрами договора:
- установить лимит на количество топлива;
- закрепить карту за конкретным автомобилем (по номеру авто – так в случае воровства карты мошенник не сможет ею воспользоваться);
- выбрать марку бензина.
- Пополнить счет (банковский перевод, оплата на расчетный счет).
Учет топливной карты
Сама карта (без стоимости топлива) относится к материально-производственным расходам и оцениваются по фактической стоимости. Затраты на приобретение карт пойдут на расходы по обычным видам деятельности.
Учет цены карты ведется на основании товарной накладной на счете “Прочие расходы” , а под конец месяца общая стоимость прибавляется к стоимости купленного топлива.
Бухгалтерский учет выдачи топливных карт
Ни на каком бухгалтерском счете выдача топливной карты сотруднику не отображается, и никаких проводок не осуществляется , поскольку денежные средства фактически не выдаются.
Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:
- Модель и гос. номер транспорта, на который оформлялась карта, и которым пользуется работник предприятия по приказу начальства;
- ФИО водителя, его личная подпись;
- Дата выдачи топливной карты водителю;
- Дата, на которую карта должна быть возвращена.
Бухгалтерский учет затрат на топливо
Топливо относится к ГСМ, имеющим следующие характеристики:
- нормативный расход;
- фактический расход.
Затраты топлива подтверждаются путевыми листами, содержащими сведения:
- о пробеге машины;
- о марке и номере авто;
- о количестве топлива, выданного по топливной карте;
- остаток топлива при выезде водителя и прибытии в компанию;
- сравнение нормативного и фактического расхода горючего;
- заключение о перерасходе или об экономии бензина.
Бухгалтерский учет и проводки покупки и списания ГСМ по топливным картам
В бухгалтерском учете горюче-смазочные материалы, купленные по топливной карте, приходуются на счет 10 “Материалы” по фактической себестоимости и без учета НДС. Выделенный в счет-фактуре НДС отражается независимо на счете 19 “НДС по приобретенным ценностям”.
Бухгалтерские проводки
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| На день денежного расчета осуществляется проводка: | ||
| Приняты к учету ГСМ, право владения которыми перешло компании (согласно накладной) | 60 | |
| По мере фактического отпуска ГСМ: | ||
| Оприходованы ГСМ, которыми заправлены авто (согласно чекам АЗС) | 10 с/сч “ГСМ в бензобаках автомобилей” | 10 с/сч “ГСМ в резервуарах поставщика” |
Если особых правил перехода прав на топливо не оговаривается, ГСМ переходят к приобретателю в момент отпуска товара (при заправке машины).
Бухгалтерские проводки
НДС может быть принят к вычету исключительно по прибытии счета-фактуры от поставщика ГСМ.
Списание ГСМ
Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).
Налоговый учет затрат на покупку топливной карты
Вид затрат на приобретение топливных карт должен быть закреплен приказом в учетной политике фирмы:
- материально-производственные расходы;
- затраты на содержание автотранспорта;
- другие производственные затраты, не относящиеся к производственному процессу и продажам.
НДС может быть принят к вычету, если:
- была получена счет-фактура, подтверждающая покупку топливной карты;
- с помощью карты осуществляются торговые операции, и их стоимость облагается НДС;
- топливная карта принята на учет бухгалтерией.
Налоговый учет затрат на топливо
Идея установления транспортного налога, сумма которого учитывалась бы в стоимости топлива, появилась в 2010 году. Данный вид налога относится к региональным, а потому власти на местах вправе самостоятельно утверждать:
- правила его расчета;
- показатель мощности машины для расчета суммы налога по определенной ставке;
- размер ставки налога.
На сегодняшний день налог на топливо относится к транспортным налогам, и его сумма напрямую зависит от показателя мощности транспортного средства.
Бухгалтерский учет и проводки по ГСМ в бюджетном учреждении
Бюджетным учреждениям приходится обосновывать целевое расходование средств государственного бюджета. Особенность бюджетного учета затрат на ГСМ – необходимость оформления специальной первичной документации, заполняемой бухгалтером и водителем.
Топливная карта служит одновременно и расчетным, и учетным документом. Согласно нормам закона бюджетные организации обязаны разместить заказ ГСМ путем проведения торгов или без них, но тогда общая сумма заказа должна быть ниже 100 тысяч рублей за квартал. А значит, для доказательства понесенных расходов нужно иметь результаты торгов или документы, подтверждающие расчетную (плановую) стоимость заказа . Организация подготавливает смету с учетом плановых показателей, применяемых при расчете объема затрат на ГСМ, а после их проверки главный распорядитель средств должен утвердить смету.
ГСМ должны тратиться в рамках утвержденных норм, в каждом бюджетном предприятии должен быть внутренний локальный акт о нормах расхода ГСМ. Учреждение вправе вводить отдельные поправочные коэффициенты к нормам затрат горючего, обосновав их применение и доказав производственную необходимость в их установлении.
Бухгалтерия бюджетного учреждения ведет раздельный учет ГСМ в зависимости от направлений их применения на обособленном счете 010503000 “Горюче-смазочные материалы” . Приходуются ГСМ по фактической стоимости. НДС, уплаченный при покупке ГСМ, не включаются в эту стоимость только тогда, когда топливо оплачено из доходов от налогооблагаемой предпринимательской деятельности учреждения и использовано в деятельности, облагаемой налогами.
ГСМ подлежат списанию по фактическому расходу (не важно, как горючее оплачивалось):
- на счет учета затрат списывается в рамках норм;
- на счет учета стоимости оказанных услуг, выполненных работ или проданных товаров (при осуществлении предпринимательской деятельности);
- на счет учета затрат со взысканием недостачи с виновных лиц или со списанием из средств установленных источников в будущем (при превышении норм).
Также бюджетные учреждения практикуют списание ГСМ методом скользящей оценки, когда материалы подвергаются оценке по стоимости запасов по состоянию на первый день месяца, и стоимости всех поступлений за этот месяц.
При оплате ГСМ топливной картой учитывается форма расчетов (карты могут быть денежные и литровые).
Бюджетные учреждения используются для учета расчетов картами счет 020105000 “Денежные документы”. В аналитическом учете приходуется, а затем списывается то количество топлива, которое указано в документах, выданных на АЗС. Для литровых топливных карт стоимость определяется по цене покупки, для рублевых карт – по цене, актуальной на дату заправки.
Бухгалтерские проводки на примере
- первая (литровая) выдана водителю служебного авто и рассчитана на выдачу 1 тысячи л. бензина (в оплату ее перечислено 30 тыс. рублей);
- вторая (денежная) выдана водителю фуры для осуществления основной деятельности фирмы и рассчитана на выдачу бензина общей стоимостью 30 тысяч рублей.
19 августа водители принесли авансовые отчеты на заправку 200 л. бензина (по 100 л. 7 и 15 августа). На день заправки стоимость бензина равнялась 27 и 27,5 рублям.
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ | Стоимость |
| Отражена стоимость купленных топливных карт | ● 120105510 | ● 1302022730 | 60 тыс. руб. |
| Отражена стоимость карт, выданных водителям | 120822560 | 120105610 | 60 тыс. руб. |
| Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой | 110503340 | 120822660 | 6 тыс. руб. |
| Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой | 110503340 | 120822660 | 5450 руб. |
| Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы | 140101222 (или 140101272) | 110503440 | 6 тыс. руб. |
| Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия | 110601310 | 110503440 | 5450 руб. |
Документальное подтверждение расхода топлива
Для подтверждения израсходованных горюче-смазочных материалов используются путевые листы, образцы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Данное требования является обязательным.
Расчет количества топлива
По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:
ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ ,
ТС – топливо на списание (в литрах),
ОТВ – остатки топлива при выезде машины,
ТБ – топливо в баке машины,
ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.
Пример учета ГСМ по топливной карте
04.06 фирма заключила договор с АЗС на пользование топливной картой и сразу оплатила стоимость карты (118 рублей, включая НДС 18 руб.). Обслуживание карты бесплатное, право собственности на бензин переходит фирме в момент заправки авто. Карта закреплена за КамАЗ-5320, на котором доставляется товар клиентам.
05.06 карта была выдана фирме и передана водителю.
30.06 на карту был перечислен аванс (5900 рублей, включая НДС 900 рублей).
На протяжении июля водителю было выдано по карте 380 л ДТ стоимостью 15 руб./л, включая НДС 2,29 руб.:
- 07 – 180 л на 2700 руб. (НДС – 412 руб.);
- 07 – 200 л на 3000 руб. (НДС – 458 руб.).
На последний день июля (31.07) АЗС переслала фирме:
- счет-фактуру;
- акт приемки-передачи, где прописаны объем и стоимость выданного ГСМ;
- отчет по операциям с топливной картой.
Бухгалтерские проводки
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ | Сумма (руб.) |
| на 04.06 | |||
| Оплачена топливная карта | 60 | 51 | 118 |
| Отнесена на расходы стоимость топливной карты | 44 | 60 | 100 (118 – 18) |
| Отражен НДС с цены карты | 19 | 60 | 18 |
| Учтена карта | 015 “Топливные карты” | – | 118 |
| Принят к вычету входной НДС по купленной карте | 68 с/сч “Расчеты по НДС” | 19 | 18 |
| на 30.06 | |||
| Перечислен аванс | 60 с/сч “Авансы выданные” | 51 | 5900 |
| на 03.07 | |||
| 10-3 | 60 | 2288 (180 л * (15 – 2,29)) | |
| Учтен входной НДС | 19 | 60 | 412 |
| на 17.07 | |||
| Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) | 10-3 | 60 | 2542 (200 л * (15 – 2,29)) |
| Учтен входной НДС | 19 | 60 | 458 |
| на 31.07 | |||
| Зачтен ранее перечисленный аванс | 60 | 60 с/сч “Авансы выданные” | 5700 (2288 + 412 + 2542 + 458) |
| Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре) | 68 с/сч “Расчеты по НДС” | 19 | 870 (412 + 458) |
Учет ГСМ предприятиями на ОСНО
Затраты на ГСМ включаются в состав:
- Материальных расходов (когда оказываются автотранспортные услуги). Списываются с учетом метода оценки материалов, принятого в компании;
- Прочих затрат на производство и продажи (когда транспорт эксплуатируется для нужд компании). Списываются по фактической стоимости покупки (без НДС).
С целью расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по цене приобретения без учета НДС, если он включен в стоимость и выделен в расчетном документе отдельной строкой. НДС принимается к вычету по счет-фактуре. Стоимость ГСМ включается в затраты на день принятия к учету путевого листа или по мере продажи товаров/работ/услуг, в себестоимость которых ГСМ включены, если затраты на ГСМ признаны прямыми.
Когда путевые листы проведены по учету (должны быть чеки с АЗС), стоимость истраченного топлива включается в состав затрат, которые снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Указанный порядок списания ГСМ применяется в фирмах, рассчитывающих налог кассовым методом и методом начисления, поскольку при применении топливной карты ко времени фактической выдачи топлива деньги за него уже уплачены.
Учет ГСМ компаниями на УСН
Фирмы на режиме УСН “Доходы минус расходы” имеют право включить затраты на ГСМ в состав расходов , однако необходимо документально их подтвердить.
Компаниям, применяющим режим УСН “Доходы” (ставка 6%), запрещено снижать налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.
Списываются расходы на топливо при расчете налога к уплате также как в случае с предприятиями на ОСНО, но есть одно непременное условие для признания затрат на УСН – их оплата. НДС по таким затратам также снижают налогооблагаемую базу по налогу на УСН.
Учет ГСМ фирмами на ЕНВД
Затраты на топливо не оказывают никакого влияния на расчет налогооблагаемой базы по ЕНВД в силу того, что объект налогообложения ЕНВД – вмененный доход.
Учет ГСМ организациями на ОСНО/ЕНВД
Затраты на топливо в компаниях, применяющих одновременно ОСНО и ЕНВД, должны быть распределены, однако расходы на ГСМ, которые относятся только к одному из видов деятельности, не подлежат распределению.
К вычисленной части затрат по тому виду деятельности, которая облагается ЕНВД, нужно прибавить сумму НДС, которую не разрешается принимать к вычету.
Законодательные акты по теме
Законодательные акты представлены следующими документами:
| п. 5, 6 ПБУ 5/01 | О порядке оприходования ГСМ |
| ст. 223 ГК РФ | О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты |
| ст. 458 ГК РФ | О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто) |
| п. 1 ст. 172 НК РФ | О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика |
| Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд” | О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей |
| Методические рекомендации “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р) | О нормах расхода топлива |
| п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н) | Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ |
| п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ,
п. 1 ст. 252 НК РФ | О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ |
Типичные ошибки
Ошибка № 1: На предприятии, одновременно применяющем режимы налогообложения ОСНО и ЕНВД, НДС по расходам на ГСМ приняли к вычету в отношении налогооблагаемой базы только по одному из видов деятельности.