Бухгалтерский учет подотчетных лиц. Учет расчетов с подотчетными лицами — пошаговая инструкция. Выдача и учет подотчетных сумм

Основной задачей учета подотчетных сумму является обобщение информации о состоянии с работниками предприятия, получившими аванс на хозяйственные, командировочные или операционные расходы.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Каждая компания в России наделена правом расплачиваться за товары и услуги, выплачивать зарплату служащим и суммы командировочным наличными деньгами. Но, для оплаты товароматериальных ценностей и командировок сотрудников все должны оформляться через счет учета подотчетных лиц – балансовый счет 71.

Данный счет всегда находится под строгим контролем руководства любой компании. Чем крупнее компания, тем больший объем наличных расчетов может проходить именно здесь. Учет должен быть правильным, своевременным, прозрачным и соответствовать нормам и правилам бухучета и законов РФ.

К контролю целевого использования выданной работникам наличности в подотчет на предприятиях относятся серьезно. Каждая сумма, полученная работником, выдается ему с конкретным распоряжением руководства:

произвести расчет за какую-то определенную услугу;
купить канцтовары и конверты;
бензин и другие горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля;
купить билеты для поездки в командировку и оплатить гостиницу;
закупить офисную технику и т.д.

Работник, чтобы получить деньги в подотчет пишет заявление с указанием суммы и цел расходования. Круг подотчетных лиц должен быть четко очерчен приказом руководителя или управляющего фирмы. В данном перечне указываются сотрудники, которые могут получать в кассе наличные деньги, для выполнения какой-то определенной задачи.

В списке указывают все данные сотрудника, должность, цель и сумму денежных средств, больше которой ему не имеют права выдавать.

Командировочные могут получать любые сотрудники, если они получили приказ отправиться в командировку, либо на обучение для повышения квалификации от компании.

В перечень сотрудников включают только тех, с кем заключен договор о материальной ответственности. Такой договор заключается с руководителями компаний, их заместителями, начальниками отделов и служб, завхозами, кладовщиками, снабженцами, и т.д. Работники, которые еще не достигли совершеннолетия, не могут работать на должностях, на которых предполагается нести материальную ответственность. И поэтому они также не могут быть подотчетными лицами.

После выполнения поставленной задачи сотрудник обязан отчитаться, о проделанной работе, и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех финансовых документов, подтверждающих полной или частичное расходование аванса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

Эффективная модель учета включает в себя несколько основных принципов, которыми руководствуются при совершении операций:

Наличные денежные средства должны выдаваться только определенным руководством предприятия сотрудникам. Запрещено выдавать деньги лицам, не работающим в компании.
Суммы, полученные работником не должны превышать лимит, утвержденный для него.
Прежде чем получить новую сумму в свое распоряжение, подотчетное лицо обязано отчитаться по ранее полученной сумме.
Данные расчеты используются только в том случае, если другим способом нужных целей достичь невозможно, например, если из кассы разрешено выдать заработную плату наличными, то неправомерно ее выдавать через 71 счет.
Руководитель компании должен утверждать целесообразность совершенных расходных операций.
Учет должен производиться в полном объеме и своевременно, все сроки, прописанные в нормативных документах должны неукоснительно соблюдаться.
Главный бухгалтер организации должен контролировать целевое использование подотчетных сумм.

Выполнение всех правил совершения операций гарантирует создание правильной системы их учета.

Нормативная база учета сумм, выданных в подотчет

Нормативными документами, регламентирующими расчеты:

ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.02.2011 №402-ФЗ,
Положение о бухучете, в части 10/99 «Расходы организации»,
План счетов бухучета организаций и инструкция по его применению, принятые Министерством финансов РФ,
Положения, приказы и регламенты самого предприятия

ФЗ о «Бухучете»

Несмотря на широкие возможности в расходовании своих средств, компании могут расходовать средства из выручки только на определенные цели (Указание № 3073-У от 07.10.2013г. п.2 Центрального Банка РФ). В том числе и на выдачу наличных денег в подотчет.

Указанием № 3210-У ЦБ РФ определены принципы работы кассы предприятия. Обязательное утверждение и соблюдение . В документообороте кассы используются приходные и расходные кассовые ордера, утвержденные Государственным комитетом статистики РФ (Постановление №88 от 18.08.1998)

Сам учет, как уже упоминалось выше, ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицам», здесь аккумулируются все данные об операциях.

Остаток на счете отражает – это либо задолженность, либо сумма перерасхода, которая подлежит возврату подотчетному лицу. Денежные средства выдаются на основании приказа руководства компании, заверенного главным бухгалтером. Сумма определяется из соображений целесообразности, в пределах заранее произведенного расчета. Порядок выдачи денег на совершение операционных, командировочных или хозяйственных расходов регламентирует учетная политика компании.

Операционные и хозяйственные расходы – это расходы на канцтовары, расходы на оплату коммунальных услуг, покупку основных средству, материальных ценностей, оплата почтовых расходов, выплата зарплаты. Сумма определяется, исходя из учетной политики компании. Представительские расходы могут быть не предусмотрены правилами организации.

Учет операций подотчетных лиц

Выдачу подотчетных сумм и возмещение перерасхода , операции оформляются расходным кассовым ордером.

В таблице представлены возможные проводки по счету 71 «Учет подотчетных сумм»

Сотрудники, получившие аванс денежных средств на определенные приказом руководства цели обязаны отчитаться, об использовании полученной суммы, представив в бухгалтерию авансовый отчет с приложением все платежных квитанций и и услуг. Если срок задания, на которое выдавалось финансирование, закончен, работник отчитывается на следующий рабочий день. На обороте отчета перечисляются все прилагаемые оправдательные документы (чеки, счета-фактуры), даты и суммы операций.

Сотрудники, получившие командировочные обязаны отчитаться о полученных и потраченных суммах не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Для этого также составляется авансовый отчет с приложением билетов за проезд, счет об оплате жилого помещения, докладная о проделанной работе, и .

Целесообразность совершенных расходов утверждается непосредственным начальником подотчетного лица, в зависимости от подтверждения, или не подтверждения целевого использования суммы.

Бухгалтерия проверяет, правильно ли оформлен авансовый отчет, подлинные ли приложены чеки и документы, и отдает его на утверждение руководителю компании. На купленные, на основании товарных чеков основные средства оформляется накладная по приходу, и все закупленные товарно-материальные ценности сдаются на склад.

Неизрасходованные средства сдаются в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру одновременно с авансовым отчетом. Работник не может передавать другому работнику, выданную ему сумму. Если работник помимо аванса израсходовало собственные денежные средства для оплаты товара, ему возмещаются расходы в сумме перерасхода.

Если оправдательные документы не будут признаны подлинными, или к чекам не прилагается товар, купленный подотчетным сотрудником, то сумма, полученная работником, будет считаться его доходом и подлежать налогообложению.

Заключение

Для предприятий система учета расходования подотчетных денежных средств имеет огромное значение. Правильное и четкое оформление всех документов, четкое следование инструкциям и нормативным документам, прозрачность совершаемых операций – это принципы, соблюдение которых поставят уровень учета на должный уровень.

Вконтакте

Операции по подотчетным суммам

Алгоритм операций по подотчетным суммам следующий:

интернет-биржа студенческих работ">

Рисунок 1. Алгоритм операций по подотчетным суммам. Автор24 - интернет -биржа студенческих работ

Денежные средства из кассы выдаются под отчет сотрудникам предприятия, которые в последующем обязаны представить отчет об израсходованных суммах, с приложением подтверждающих расходы документов.

Сотрудники, которые получают денежные средства под отчет - подотчетные лица. Подотчетные суммы выдаются в соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Основанием для выдачи работникам подотчетных сумм служат приказы руководителя предприятия.

Подотчетные суммы могут выдаваться сотрудникам в размере и на срок, определяемый руководителем предприятия. Лица, которые получили наличные денежные средства под отчет, должны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерскую службу предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличности под отчет может быть произведена при условии полного отчета подотчетного лица по авансу выданному ему ранее. Передача выданных под отчет денежных средств между двумя лицами запрещается.

Подотчетные суммы выдаются из кассы предприятия по расходным кассовым ордерам (РКО), с указанием целевого назначения подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на цели не указанные не допускается.

После истечения срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет и оправдательные документы, подтверждающие целевое расходование денег.

Оформление авансового отчета

Авансовый отчет оформляется по форме № АО-1 «Авансовый отчет», проверяется бухгалтером и требует утверждения руководителем предприятия.

На основании авансового отчета, бухгалтер осуществляет списание с подотчетного лица, фактически израсходованных денежных средств. Не израсходованные подотчетным лицом денежные средств должны быть возвращены в кассу предприятия. Данная операция оформляется приходным кассовым ордером (ПКО).

Если сотрудник истратил сумму, больше полученного аванса, образуется перерасход, и работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и авансом.

Учета расчетов с подотчетными лицами

Учет взаиморасчетов с подотчётными лицами ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицами», который является активно-пассивном. При этом выдача подотчетных сумм отражается по дебету 71 счета в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», на сумму израсходованных сумм, кредитуется в корреспонденции с затратными счетами и счетами учета ТМЦ, а также иными счетами в зависимости от типа произведенных расходов. Первичные документы, подтверждающие расходы, представлены в таблице:

Рисунок 3. Расчеты с подотчетными лицами. Автор24 - интернет-биржа студенческих работ

Подотчетные суммы, которые не были возвращенные сотрудниками в определенные сроки, списываются с кредита 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если сотрудник отказывается в установленный срок возвратить остаток неизрасходованных подотчетных средств, администрация предприятия имеет право произвести удержание из заработной платы работника.

Не возвращенные подотчетные суммы, если их можно сразу же удержать из заработной платы работника, списываются с 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Если не возвращенные в оговоренный срок подотчетные средства невозможно сразу же удержать из заработной платы сотрудника, то они списываются с 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет 73 счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям», на субсчет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». И только после удержания из заработной платы, делается запись по дебету 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту 73 счета.

Замечание 2

Чаще всего подотчетные суммы выдаются при направлении его в командировку на оплату расходов связанных с проездом, наймом жилого помещения и прочих расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, так называемые суточные.

После возвращения из командировки в компанию, работник должен составить авансовый отчет по унифицированной форме № А01и приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. Авансовый отчет необходимо составить не позднее трех рабочих дней со дня возвращения сотрудника из командировки

Оплата или возмещение расходов сотрудника в иностранной валюте, обусловленных командировкой за границу РФ, включая аванс в иностранной валюте и погашение не израсходованного аванса в валюте, осуществляются согласно закону «О валютном регулировании и валютном контроле». Выдача иностранной валюты сотруднику на командировочные расходы отражается по кредиту 50 счета «Касса», субсчета 50.4 «Касса в иностранной валюте» и дебету 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами».

Предприятие должно проводить инвентаризацию выданных подотчетных сумм. В процессе ревизионной инспекции проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам и их целевое исполь-зование, суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с целью осуществления контроля финансовых трат и освоения выданной наличности. Если сотруднику были даны деньги для закупки материальных ценностей или служебной поездки, то после исполнения задания лицо должно отчитаться за потраченные средства.

Подотчетные суммы могут быть предназначены:

для осуществления хозяйственных или административных расходов, которые обусловлены производственными потребностями;
для командировки.

Все подотчетные лица должны придерживаться предельных сроков для возврата неиспользованных средств и составления отчета по произведенным расходным операциям.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Если деньги выдаются работнику через кассу наличностью, то обязательно оформляется расходный кассовый ордер. На заполнение отчета по израсходованным средствам работнику отводится 3 дня после истечения срока, на который выданы деньги. Отсчет этого срока ведется от даты, которой заканчивается период распоряжения деньгами, или когда сотрудник вернулся из служебной поездки. К отчету обязательно прикладываются подтверждающие произведенные траты документы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

При расчете суммы аванса в подотчет сотруднику, направляемому в служебную поездку, учитывается предварительный размер стоимости билетов в обе стороны, величина суточных за прогнозируемый период нахождения в другом населенном пункте. Если работнику надо будет оплачивать съем квартиры или гостиничного номера на время командировки, то стоимость аренды жилья тоже должна быть заложена в расчет подотчетной суммы.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на 71 счете. На его субсчетах организовывается аналитический учет в разрезе сотрудников и выданных сумм. Денежные средства могут выделяться по заявлениям сотрудников или без них при условии, что имеется письменное распоряжение руководства компании.

Когда производятся расчеты с подотчетными лицами, проводки могут быть такими:

Д71 – К50 – работнику выданы подотчетные суммы в кассе;
Д71 – К51 – должностное лицо получило подотчетные средства на банковскую карту;
Д50 – К71 – сотрудник после выполнения служебного задания вернул неиспользованные деньги в кассу.

Если по результатам поездки или закупки окажется, что работнику не хватило полученных авансом средств, пришлось доплачивать из собственных денег, то на основании отчета и приложенных к нему документов будет произведена доплата. В учете она оформляется так же как выдача под отчет.

Если выдано подотчет, проводка затрагивает только счета учета денежных ресурсов и расчетов с подотчетными лицами. Отнесение на определенную группу расходов осуществленных трат осуществляется после оформления авансового отчета должностным лицом. При утверждении авансового отчета и имеющихся в нем сумм, счет 71 кредитуется. Дебетовые обороты могут проходить по таким счетам:

10 – если целью выдачи подотчетных средств была закупка материалов;
20 – при расходовании денег на нужды основного производственного подразделения;
23 – при покрытии нужд вспомогательных цехов;
25 – если издержки могут быть отнесены к группе общепроизводственных;
26 – для трат из подотчетных сумм для административных и общехозяйственных нужд;
41 – при закупке партии товаров подотчетным лицом;
44 – при покрытии подотчетными средствами расходов, связанных с реализацией продукции;
91 – если подотчетные средства выдавались для организации мероприятия, не связанного с производственной деятельностью.

Авансовый отчет считается утвержденным после проставления на нем визы руководителя. С этого момента он может считаться основанием для внесения бухгалтерских записей в учет.

Если должностное лицо, которое получило авансом подотчетные суммы, нарушило сроки возврата неиспользованных средств, то величина невозврата заносится в долг этому сотруднику. В учете это отражается записью между дебетом 94 и кредитом 71 счета. Сумма может быть погашена работником добровольно или удержана из его заработка. При возмещении долга из заработной платы составляется корреспонденция Д70 – К94. В ситуациях, когда удержать из зарплатных доходов задолженность нельзя, она переводится в дебет 73 счета с кредита 94.

Пример

Инженеру были выданы наличные деньги для закупки запасных деталей в сумме 5500 рублей. Фактически потрачено было 4900 рублей. Сотрудник отчитался на следующий день после покупки запчастей и вернул остаток денег. В учете делаются записи:

Д71 – К50 на сумму 5500 рублей;
Д10.5 – К71 в размере фактических расходов 4900 рублей по отчету;
Д50 – К71 в сумме возврата 600 рублей (5500 – 4900).

Другой пример – бухгалтер направлен в командировку на 2 дня для участия в семинаре. Авансом ему были выданы в кассе деньги в сумме 4000 рублей. На третий день после возвращения был составлен авансовый отчет, по которому выявлен перерасход средств на сумму 450 рублей. Доплату перечислили на карту сотруднику. Проводки:

Д71 – К50 на сумму 4000 – выдан аванс подотчетных средств;
Д26 – К71 – утвержден авансовый отчет в сумме 4450 рублей;
Д71 – К51 – сотруднику произведено возмещение средств в сумме 450 рублей.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности в бюджетных учреждениях постоянно возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ, услуг. Для этих целей могут использоваться как безналичные, так и наличные расчеты. Например, работнику выдаются наличные денежные средства (авансы) под отчет для выполнения определенных действий по поручению учреждения, в частности:

На хозяйственные расходы;

В порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов (включая перерасход по авансовым отчетам);

Раздатчикам для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, денежного довольствия, стипендий в учреждениях, имеющим большое количество подразделений или в централизованных бухгалтериях.

Работники, получающие такие средства, называются подотчетными лицами.

Бюджетное учреждение в приказе об организации бюджетного учета устанавливает правила проведения расчетов с сотрудниками - подотчетными лицами и наделения их правом осуществлять определенные действия за наличный расчет от имени учреждения. Также детально регламентируется порядок и правила оформления сотрудниками отчетных документов по использованию подотчетных сумм и мера их ответственности.

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы по учету расчетов с подотчетными лицами целесообразно представить в виде системы (рис. 3).

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основными нормативными документами, регулирующими выдачу и учет наличных денежных средств работникам учреждения под отчет, являются Письмо Центрального банка Российской Федерации от 4 октября 1993 г. №18 об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (далее - Порядок ведения кассовых операций) и Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 30 декабря 2009 №152н (далее Инструкция 152н).

В Порядке ведения кассовых операций прописано, что размеры и сроки выдаваемых под отчет наличных денег на хозяйственно-операционные и другие расходы учреждения, в том числе его филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, определяются руководителем учреждения.

Это означает, что Порядок ведения кассовых операций не устанавливает ограничений на размер суммы аванса, выдаваемой организацией подотчетным лицам .

Однако следует помнить, что при оплате каких-либо материальных ценностей, работ, услуг (за исключением услуги проживания в гостинице) подотчетное лицо выступает от имени учреждения. Поэтому на него распространяется Указание Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 года г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее - Указание). Указанием установлено, что в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке ограничен суммой 100 000 руб. .

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели в соответствии с нормами возмещения командировочных расходов, определенных следующими нормативными актами:

Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 №812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

Приказ Минфина России от 02.08.2004 №64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. Приказа от 12.07.2006 №92н).

В течение трех рабочих дней по истечении срока, на который указанные суммы выданы, или со дня возвращения командированных лиц из командировки, подотчетники обязаны предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для получения денежных средств работник должен написать заявление на имя руководителя учреждения с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». А также делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

При получении подотчетных сумм работник должен написать в командировочном удостоверении расписку в получении денег, которая пишется получателем только собственноручно с указанием полученной суммы: руб. - прописью, коп. - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача наличных денег под отчет производится только после полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Выдача наличных денежных средств под отчет производится по расходному кассовому ордеру формы КО-2 на основании письменного распоряжения уполномоченных на это должностных лиц (на заявлении о выдаче аванса, командировочного удостоверения и т.д.). Обязательным условиям является ознакомление подотчетного лица с порядком расходования подотчетных сумм (установленным приказом учреждения об организации бюджетного учета) под роспись, а также при условии полного отчета этого лица по ранее полученному авансу.

При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе за проживание в гостиницах) наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа:

Квитанцию к приходному ордеру;

Накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг);

Счет-фактуру.

Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме N КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации-продавца (исполнителя).

Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должна содержать следующие реквизиты:

Наименование документа;

Дату составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);

Должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с расшифровкой фамилии и инициалов;

Штамп (печать) продавца (исполнителя или организации).

Счет-фактура должна отвечать требованиям положений ст. 169

Налогового кодекса Российской Федерации и выписываться по форме, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. №914, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

Иные документы при покупках за наличный расчет организаций (договоры купли-продажи и т.п.) оформляются дополнительно к вышеперечисленным документам, но не взамен их.

При покупках за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) следующие документы:

Кассовый чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру);

Товарный чек (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве индивидуального предпринимателя (полностью) и о его ИНН для представления сведений о полученных им доходах в налоговую инспекцию по форме, приведенной в Приказе МНС России от 1 ноября 2000 г. N БГ-3-08/379 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц» (далее - Приказ N БГ-3-08/379). Без получения таких сведений производить покупки за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей для нужд организации запрещается.

Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные сотрудником на свой риск без учета установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу организации).

Лица, получившие денежные средства под отчет, а также лица, производившие хозяйственные расходы за счет личных средств, составляют авансовые отчеты по форме №0504049 с приложением оправдательных документов и отметкой об оприходовании и (или) использовании приобретенных материальных ценностей.

Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 - 6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах. К Авансовому отчету прикладываются пронумерованные подотчетным лицом документы в порядке их записи в отчете, подтверждающие произведенные расходы.

Оформленные отчеты с прилагаемыми документами, утвержденные уполномоченными лицами, передаются подотчетными лицами в бухгалтерию не позднее 30 дней с момента выдачи наличных денежных средств под отчет (а при командировках - не позднее 3 дней после возвращения из командировки).

В бухгалтерии проверяют правильность оформления авансового отчета и наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Затем заполняются графы 7 - 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

После проверки авансового отчета и прилагаемых к нему документов оформляется расходный кассовый ордер и оплачивается перерасход по авансовому отчету (возмещение расходов, произведенных сотрудником из личных средств).

В случаях неполного использования подотчетных сумм (наличия остатка по авансовому отчету), невнесения остатков в кассу, а также непредставления авансового отчета в установленные сроки подотчетные суммы в установленном порядке подлежат удержанию из заработной платы, денежного довольствия, начиная с текущего месяца.

Перед составлением квартальной и годовой отчетности неизрасходованные суммы авансов должны быть возвращены подотчетными лицами в кассу (за исключением лиц, находящихся в командировке).

На основании Инструкции №152н для обобщения информации о расчетах с работниками учреждения по суммам, выданным им под отчет, в бюджетном учете используется счет 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам в корреспонденции с соответствующими счетами бюджетного учета.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами ф. 0504071 либо в Карточке учета средств и расчетов ф. 0504051.

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами применяется для отражения движения средств по счету «Расчеты с подотчетными лицами» и формируется на основании авансовых отчетов, приходных или расходных ордеров. По каждой строке графы «Наименование показателя» журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

При отражении сумм в иностранной валюте показывается сумма в валюте Российской Федерации, одновременно в графе «Наименование показателя» приводится запись: «В рублевом эквиваленте».

В Главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале операций по счету 20104 000 «Касса».

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях, по курсу Центрального банка Российской Федерации. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета:

10500 000 «Материальные запасы»;

10600 000 «Вложения в нефинансовые активы»;

40101 200 «Расходы учреждения»;

В случаях, если подотчетное лицо не может отчитаться за израсходованные денежные средства, выданные ему подотчет, работодатель имеет право произвести удержания из заработной платы этого сотрудника.

По мнению автора статьи «Учет расчетов с подотчетными учреждениями в бюджетных учреждениях» журнала «Ваш бюджетный учет» Засорина В.А., при учете операций с подотчетными лицами следует учесть одну особенность. Подотчетное лицо, как правило, для получения подотчетных сумм пишет заявление или оформляет командировочное удостоверение. На этих документах руководитель учреждения ставит разрешительную надпись, тем самым учреждение принимает бюджетное обязательство по оплате расходов. При получении авансового отчета, как правило, сумма понесенных расходов будет больше или меньше суммы аванса. В таких случаях необходимо произвести корректировку принятых бюджетных обязательств соответственно: с плюсом или минусом. Данный подход позволяет отслеживать наличие лимитов бюджетных обязательств, например при большом количестве сотрудников, направляемых в командировки.

При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использованию, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

В соответствии с п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. №49, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса Российской Федерации не подлежат налогообложению единым социальным налогом все виды установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с возмещение командировочных расходов .

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

В соответствии с подпунктом «а» п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» возмещение расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки.

Пунктом 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 не ограничено право организаций, финансируемых из федерального бюджета, на установление нормы расходов в соответствии со ст. 168 ТК РФ в большем размере, чем предусмотрено вышеуказанным постановлением Правительства РФ, при наличии средств из других источников, полученных от предпринимательской или иной приносящей доходы деятельности, а также за счет экономии выделенных бюджетных средств.

Суммы возмещения организацией, финансируемой из федерального бюджета, расходов по найму жилого помещения при служебной командировке работника, оплаченные сверх 550 руб. за счет экономии средств, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц .

Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что бухгалтерский учет исполнения смет расходов учреждений осуществляется, как правило, централизованными бухгалтериями. При централизации учета за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права распорядителей ассигнованиями, в частности: заключать договоры на поставку товаров и оказание услуг и трудовые соглашения на выполнение работ; получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды и разрешать выдачу авансов своим сотрудникам; разрешать оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных сметой; расходовать в соответствии с установленными нормами материалы и другие материальные ценности на нужды учреждения; утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по инвентаризации, в соответствии с действующими положениями; разрешать другие вопросы, относящиеся к финансово - хозяйственной деятельности учреждений.

Учреждения расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами, строго соблюдая финансово - бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств.

Бухгалтерский учет в бюджетном учреждении должен обеспечить систематический контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятием, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

Для анализа нормативных документов по бухгалтерскому учету необходимо более детальное изучение особенностей ведения бухгалтерского учета в бюджетной организации по видам хозяйственных средств на примере одного из учреждений.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и 15 аналитических групп к данному синтетическому счету.

Подотчетные лица – это сотрудники учреждения, получившие денежные средства и (или) денежные документы под отчет для последующих целевых расходов. Денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами. Выдача денег любому другому физическому лицу, не состоящему с учреждением в трудовых отношениях, не придает выданной сумме статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется не трудовым, а гражданским законодательством.

Учреждения бюджетной сферы выдают денежные средства иод отчет для оплаты:

– труда;
– административно-хозяйственных расходов (транспортных и коммунальных услуг, услуг аренды и связи, приобретения материалов, горюче-смазочных материалов (ГСМ) для хозяйственных нужд и т.п.);
– командировочных расходов.

Перечень лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет, посредством корпоративной банковской карты на административно-хозяйственные нужды, сроки, максимальные суммы выдачи денег под отчет, порядок представления отчета об израсходованных суммах утверждаются или отдельно приказом руководителя учреждения, или в приказе по учетной политике.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Поездка работников, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера, не является командировкой независимо от условий договоров и характера выполняемой работы. В случае возмещения работнику командировочных расходов они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за выполненную работу по договору.

При выдаче наличных денежных средств работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется расходный кассовый ордер (ф. 0310002) согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному, как правило, по утвержденной учреждением форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также подпись руководителя и дату.

При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу может применяться ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501), утвержденная приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н. Указанные ведомости составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:

– на заработную плату;
– административно-хозяйственные расходы;
– командировочные расходы;
– другие нужды.

По результатам выдачи денежных средств по ведомости оформляется один расходный кассовый ордер.

При выдаче наличных денежных средств в иностранной валюте в расходном кассовом ордере выданные суммы указываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу Банка России на дату совершения операции).

Служебной командировкой в соответствии со ст. 166 ТК РФ является поездка работника по распоряжению руководителя учреждения на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места основной работы.

Не признаются служебными командировками:

– служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;
– вызванные производственной необходимостью поездки работников, отношения которых с учреждением регламентированы не трудовым, а гражданским законодательством (по договорам подряда, поручения и др.).

Общий порядок направления работников в командировки в пределах России , их сроки и другие вопросы, связанные со служебными командировками, регламентируются постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные документы но оформлению направления сотрудников учреждения в командировку (табл. 5.12).

Таблица 5.12

Унифицированные документы по оформлению командировок

Перечень возмещаемых расходов в соответствии с КОСГУ приведен в табл. 5.13.

Таблица 5.13

Перечень возмещаемых расходов но служебным командировкам на территории РФ

Нормы возмещения стоимости проезда, расходов по найму жилого помещения, суточных расходов работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней :

1) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу па командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
2) отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. К документам, подтверждающим произведенные расходы, относятся:

– железнодорожные и авиабилеты;
– счета гостиниц;
– товарные чеки;
– счета-фактуры;
– чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);
– приходные документы (накладные), подтверждающие принятие товарно-материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения и т.п.

Указанные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете для первичных документов (рассмотрены в параграфе 2.4).

При использовании электронного билета представляется маршрут/квитанция к электронному билету. Электронный билет – это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и на железнодорожном транспорте представлена в электронно-цифровой форме.

Маршрут/квитанция является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники и содержит следующие сведения о пассажире: ФИО, наименование, серию и помер документа, удостоверяющего личность, наименование и код перевозчика, номер, дату, время отправления рейса (поезда), наименование пунктов отправления и назначения, тариф, итоговую стоимость перевозки, форму оплаты, сборы, код бронирования.

Формы электронного авиабилета и железнодорожного электронного билета утверждены приказами Минтранса России от 08.11.2006 № 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" и от 23.07.2007 № 102 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте".

Суммы, выданные под отчет, списываются с подотчетного лица на основании представленного им авансового отчета, который составляется подотчетным лицом в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию учреждения. На лицевой стороне авансового отчета подотчетные лица приводят сведения о себе. На оборотной стороне приводятся данные о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. При этом документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Не подлежат включению в авансовый отчет расходы по первичным документам, оформленные с нарушением установленных требований соответствующими нормативными актами. Так, например, счет-фактура должен отвечать требованиям положений ст. 169 ПК РФ и выписываться по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет целевого расходования средств, правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, и обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета работником бухгалтерии заполняются гр. 7–10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, указываются суммы расходов, принятые к учету. При этом приводятся синтетические и аналитические счета, которые дебетуются на эти суммы.

Проверенные в бухгалтерии авансовые отчеты передаются для утверждения руководителю учреждения. Списание дебиторской задолженности в иностранной валюте с подотчетных лиц учреждений и отражение этой суммы в авансовом отчете производятся в рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Предельный срок для проведения проверки правильности представленного авансового отчета должен быть установлен руководителем экономического субъекта. Это может быть реализовано при формировании учетной политики в составе приложения, регулирующего порядок расчетов с подотчетными лицами учреждения.

В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходованных подотчетных суммах или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждение на основании приказа руководителя, но не позднее одного месяца со дня окончания срока возвращения аванса, имеет право удержать эту задолженность из заработной платы. При этом в соответствии со ст. 137, 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику.

Если сотрудник оспаривает наличие задолженности перед учреждением или срок для принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с сотрудника только через суд.

Задолженность подотчетных лиц, признанная согласно законодательству РФ нереальной к взысканию, подлежит списанию в состав чрезвычайных расходов учреждения и переводится на забалансовый счет бухгалтерского учета. Инициатором рассмотрения вопросов о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности и последующего согласования ее списания должно выступать само учреждение. Безнадежная дебиторская задолженность выявляется по результатам инвентаризации, как правило, по результатам ежегодной обязательной инвентаризации расчетов.

Существует возможность избежать выдачи наличных денег под отчет на расходы путем зачисления средств:

– на расчетную пластиковую ("зарплатную") карточку работников, поскольку эти карточки являются именными. Перечисленные учреждением средства поступают на открытый в соответствующем банке счет работника, который может получить их в банкомате наличными или оплатить соответствующие расходы картой безналичным путем. Учреждение вправе перечислять подобные суммы на расчетные пластиковые карточки работников, если это предусмотрено условиями договора, заключенного с банком. Кроме того, для перечисления подотчетных сумм работникам учреждения на карточки следует предусмотреть такую возможность в коллективном и трудовом договоре;
– на корпоративную банковскую карту (см. параграф 5.1.1 "Учет денежных средств").

При использовании в расчетах с подотчетными лицами банковских карт отчетом об израсходовании денежных сумм подотчетными лицами также является авансовый отчет. Есть определенные особенности оформления авансового отчета при перечислении средств на зарплатную банковскую карту сотрудника:

1) в строке "Получен аванс" необходимо указывать номер платежного поручения, по которому произошло списание подотчетных сумм с лицевого счета учреждения;
2) в разделе "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" в строке "Кассовый ордер" указываются номер и дата платежного поручения, подтверждающего поступление на лицевой счет остатка неиспользованных подотчетных сумм или выбытие – при выдаче перерасхода.

При составлении авансового отчета но расходованию средств с корпоративной банковской карты работник прилагает документы по совершенным операциям. Документ должен содержать обязательные реквизиты: идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт; вид операции; дату совершения операции; сумму операции; валюту операции; код авторизации; реквизиты платежной карты.

Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подписи держателя карты и кассира.

Пример

Материально ответственному лицу государственного бюджетного учреждения согласно его заявлению, с указанием назначения аванса (хозяйственные расходы для приобретения 40 шт. электролампочек) и срока аванса (3 рабочих дня) выдана корпоративная банковская карта. Денежные средства в размере 4000 руб. за счет иной приносящей доход деятельности перечислены на данную карту учреждения. В учреждении операции будут отражены бухгалтерскими записями:

При направлении работников в командировки за рубеж учреждения, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств федерального бюджета, дополнительно руководствуются следующими нормативными правовыми актами:

– постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета";
– приказ Минфина России от 02.08.2004 № 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках па территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Учреждения, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств бюджетов субъектов РФ или местных бюджетов, должны применять в своей деятельности нормативные акты соответствующего субъекта или муниципального образования.

В табл. 5.14 приведены типовые записи по отражению операций приобретения основных средств и материальных запасов подотчетными лицами и погашение задолженности по средствам, выданным под отчет.

Таблица 5.14

Отражение операций по учету расчетов с подотчетными лицами


Приобретение подотчетными лицами:
основных средств – иного движимого имущества
материальных запасов
Принятие к учету расходов, произведенных подотчетным лицом	0109 хх ххх 0401 202хх (по соответствующим КОСГУ расходов)
Погашение подотчетным лицом суммы задолженности, не возвращенной в установленные сроки:
удержание из заработной платы работника
погашение задолженности подотчетного лица за счет удержаний из заработной платы
Перечисление подотчетному лицу денежных средств на пластиковую каргу в кредитной организации		0201 11610 18 забалансовый счет

Пример

Главный инженер казенного учреждения Гусев Η. Н. но приказу руководителя был направлен в служебную командировку в Москву сроком на 5 дней с 7 по 11 апреля текущего года включительно с учетом времени нахождения в пути. 25 марта текущего года работник написал заявление па имя руководителя учреждения о выдаче денежных средств под отчет на командировочные расходы. Руководитель подписал его 26 марта текущего года, а 30 марта из казначейства в кассу учреждения были получены денежные средства и выданы работнику но КОСГУ 212 (суточные) в размере 500 руб.; на приобретение железнодорожных билетов по КОСГУ 222 в сумме 3300 руб.; на проживание 1650 руб. По возвращении из командировки главным инженером был представлен Авансовый отчет по ф. 0504049. На оборотной стороне работник заполнил графы 1–6, в которых указал фактически израсходованные суммы. Документы, подтверждающие фактические расходы, пронумерованы и приложены к отчету. Работник бухгалтерской службы принял к проверке Авансовый отчет, о чем выдал расписку работнику, заполнив отрывную часть Авансового отчета.

После проверки, внесения записей в графы 7–10 на оборотной стороне отчета и отражения сумм, принятых к учету, Авансовый отчет был утвержден руководителем учреждения.

Ниже приведены образцы Заявления и заполнения авансового отчета.

Продолжение ф. 0504505

Отражение расчетов с подотчетными лицами в регистрах бухгалтерского учета

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами.

Записи операций в Журнале осуществляются ежедневно на основании Авансовых отчетов, ПКО и РКО. По каждой строке графы "Наименование показателя" Журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

По окончании месяца в Главную книгу переносятся сальдо на начало и конец отчетного периода по счету 0 208 00 000, а также обороты по счету 020800000, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в Журнале операций по счету "Касса".