Наше общество невозможно представить без операций, тем или иным образом связанных с деньгами. Ежедневно бесчисленное множество организаций производит обмен денежными средствами с частными лицами. И естественно для легитимности данного процесса созданы специальные документы. Одним из таких документов является РКО.
- .Excel
Расходный кассовый ордер – это документ, при предъявлении которого производится получение денежных средств с кассы. Данный документ имеет унифицированную форму КО-2, подтверждённую постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.
Согласно статьям 14 – 21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. №40, существуют определённый регламент заполнения формы КО-2 и выдачи наличных средств кассами организаций.
В каких случаях используется форма КО-2
Согласно Положению Банка России №373-П использование формы КО-2 допустимо в следующих случаях:
- В случае необходимости перечисления денежной выручки организации на расчетный счет банка.
- Когда наличные средства необходимо использовать сотруднику для осуществления им предпринимательской деятельности в целях данной организации. В этом случае в документе нужно указать сумму средств к выдаче и период, на который она выдается.
- При выдаче денежных средств сотруднику на личные расходы.
- Когда наличные средства необходимы для нужд предприятия (например, ремонт оборудования), тогда в документе указывается конкретная цель для их выдачи, которая не противоречит Указанию ЦБ РФ № 1843-У.
- Когда частный предприниматель снимет деньги для нужд собственного частного предприятия, при этом в его предприятии отсутствуют другие работники кроме него.
Заполнение расходного кассового ордера
Заполнять документ имеет право только бухгалтерский работник (или ответственное за это лицо). Выдается документ в единственном экземпляре.
В случае наличия ошибок в оформлении документ считается недействительным.
Заполнение заголовка
В заголовке документа необходимо указать название организации и, если имеется, название структурного подразделения. В противном случае ставится прочерк.
Заполнение граф
Код формы по ОКУД (общероссийской классификации управленческой документации) – 0320002. Код предприятия (организации) по ОКПО (общей классификации предприятий и организаций) можно узнать в Росстате (раннее Госкомстат).
Номер документа должен соответствовать номеру в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал имеет форму КО-3.
Дата составления расходного кассового ордера должна соответствовать дате выдачи наличных средств с кассы. В соответствующей графе указывается дата арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Графа «Дебет, код структурного подразделения» должна заполняться, если операция по выдаче денег производится в структурном подразделении организации (структурным подразделением называется отдел, работающий в индивидуальном направлении и не пересекающийся с основной деятельностью организации кроме отдела кадров, бухгалтерии и общей администрации. Пример такого подразделения: отдел магазина). В противном случае ставится прочерк.
В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» должны указываться номер счета и при необходимости номер субсчета, по дебету которого отражается снятие денежных средств из кассы организации. Иными словами, здесь должен быть указан номер счета, на который должны поступить средства.
В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается соответствующий код учета по счету, указанному в графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет». Данная графа заполняется в случае, если в организации предусмотрено использование таких кодов. В противном случае графа перечеркивается.
Графа «Кредит» должна содержать номер счета, по кредиту которого снимаются денежные средства с кассы. То есть номер счета, с которого перечисляются деньги.
В графе «Сумма, руб. коп.» указывается арабскими цифрами в российских рублях денежная сумма, выдаваемая из кассы организации.
В графе «Код целевого назначения» указывается код назначения использования поступивших средств. Данная графа не заполняется в случае, если организация не использует соответствующую систему кодирования.
Заполнение строк
Заполнение строк в форме КО-2 выполняется следующим образом:
- В строке «Выдать __» записывается полностью ФИО лица, которому производится выдача денежных средств, в дательном падеже.
- В строке «Основание __» бухгалтер должен указать содержание финансовой операции, то есть цель, причину или на основании какого повода происходит передача средств данному лицу. В зависимости от целей, описанных в пункте «В каких случаях используется форма КО-2», в строке прописывается следующее: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка», «Для оплаты услуг» и др.
- В строке «Сумма __» указывается сумма денежных средств, снимающихся с кассы. Причем рубли указываются прописью с начала строчки и с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Оставшееся место после записи перечёркивается. Следует также отметить, что, если в графе «Сумма, руб. коп.» выдаваемая сумма указана с копейками независимо от числового значения (например, 500-00), то в строке также должны быть указаны копейки («Пятьсот рублей 00 копеек»). Если же не указано значение в копейках (500-), то его не указывают и в строке («Пятьсот рублей»).
- В строке «Приложение __» указываются прилагаемые документы, на основании которых происходит выдача средств с кассы.
Если средства выдаются лицу сторонней компании, то среди документов у него должна быть доверенность от своей организации на получение денежных средств.
Видео: как заполнять расходный кассовый ордер
Требования к проведению операции
Оформленный бухгалтером расходный кассовый ордер должен быть обязательно зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Далее он подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия). Стоит отметить, что подпись руководителя не обязательна, если таковая имеется в других документах, прилагаемых к расходнику.
Правильно заполненный бланк передается кассиру, который обязан проверить правильность составления документа и требовать удостоверения личности. Денежные средства кассир обязан выдавать только лицу, данные которого указаны в бланке. Если при оформлении бланка была допущена ошибка, то кассир обязан вернуть бланк в бухгалтерию.
Далее в строке «Получил __» лицо, которому выдаются деньги из кассы, должно указать полученную сумму, уже собственноручно заполняя по тем же правилам, по которым заполняется строка «Сумма __», расписаться и поставить дату в соответствующих строках.
Средства могут выдаваться как в российской, так и в зарубежной валюте
После реализации операции по выдаче денег по РКО кассир обязан зафиксировать паспортные данные получателя в строке «По __». Затем, расписаться, дать расшифровку подписи и проставить дату проведения операции в соответствующих строках. В приложенных к расходнику документах он должен поставить печать «Оплачено» или проштамповать их с указанием даты проведения операции
Важно помнить, что бланк ордера остается в кассе после выдачи денег!
Ведение РКО в электронном виде
Ведение РКО допустимо и в электронном виде. Важно, чтобы оформление соответствовало унифицированной форме КО-2.
Вести форму КО-2 можно в специальных программах, например, «БухСофт онлайн», «1С: Бухгалтерия» и др. При этом последовательность и правила заполнения документа сохраняются.
Оформленный документ в форме КО-2 должен быть распечатан на принтере перед выдачей наличных средств. После распечатки его подписывают уполномоченные лица, и дальнейшая процедура не отличается от описанной выше.
Таким образом, снятие денежных средств с помощью расходного кассового ордера в форме КО-2 является вполне законным и не должно вызвать затруднений при использовании.
Новая форма "Расходный кассовый ордер" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.
Подробнее о применении формы "Расходный кассовый ордер":
- Как исправляется ошибка неверно указанного вида оплаты при использовании ККТ нового типа (онлайн-кассы)?
Касается необходимости оформления РКО (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от...
- Возврат денег покупателю при использовании онлайн-кассы
Оформления расходного кассового ордера (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от...
- Отмена налога на "движку" и пересмотр критериев контролируемости готовы ко 2 чтению
Госдума подготовила ко второму чтению законопроект № 249505-7 с учетом недавно предложенных кабмином поправок. Проект был принят в первом чтении в конце прошлого года, и был изначально нацелен на сокращение сроков камеральных проверок до одного месяца с момента подачи налоговой декларации (сейчас статьей 88 НК установлен срок 3 месяца). Теперь понятно, что этой идее (авторами которой выступили депутаты) не суждено было воплотиться, законопроект использован в качестве "рыбы" для...
- Раздутые взносы ИП, не отчитавшихся о доходах, спишут: законопроект готов ко 2 чтению
Кроме того, оговорен порядок списания безнадежных недоимок по взносам за периоды до 2017 года, числящихся за работодателями. Комитет Госдумы по бюджету и налогам подготовил ко второму чтению законопроект № 300200-7 , который изначально был посвящен корректировке ряда норм, так или иначе касающихся контролируемых иностранных компаний и доходов от их работы. Ко второму чтению в проект внесено множество поправок, в том числе он дополнен изменениями в закон от 3 июля 2016 года № 243-ФЗ, которым в...
- Росстат: цены на бензин в России начали расти
- Законопроект о необоснованной налоговой выгоде не забыт: грядет доработка ко 2 чтению
Законопроект № 529775-6 о необоснованной налоговой выгоде будет доработан ко второму чтению с учетом мнения бизнеса и профессионального сообщества при участии абсолютно всех заинтересованных сторон в формате широкой открытой дискуссии, заверяет председатель комитета Госдумы по бюджету и налогам Андрей Макаров. Эту мысль доносит "РИА Новости". Макаров сообщил, что бюджетный комитет совместно с представителями налоговой сферы, бизнеса и экспертов возвращается к работе над указанным...
Выдача наличных денег из кассы организации производится бухгалтерией на основании расходного кассового ордера (РКО). Бланк расходника официально утвержден постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и именуется унифицированной формой № КО-2.
Оформляется расходный кассовый ордер в соответствии с порядком ведения кассовых операций, согласно которому выписывается бухгалтерским работником (или ответственным за это лицом) в единственном экземпляре.
Заполнение расходного кассового ордера
В заголовке РКО указываются названия организации и структурного подразделения (при его наличии). Если структурное подразделение отсутствует, ставится прочерк."Коды" выбираются из справки Госкомстата. Код документа по ОКУД 0310002.
"Номер документа" указывается в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов .
Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года.
Расходный кассовый ордер составляется в день выдачи денег из кассы, следовательно, дата, указанная в нем, и является датой выдачи денег. В документе дата должна быть указана в соответствующей графе, арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Графы "Дебет" и "Кредит" заполняются бухгалтером, который будет обрабатывать этот первичный документ.
Графа "Дебет, код структурного подразделения" заполняется в том случае, если выдача денег производится в структурном подразделении организации, например, отдел магазина, конкретная торговая точка. В противном случае графа прочеркивается. В противном случае графа прочеркивается.
Графа "Дебет, корреспондирующий счет, субсчет" должна содержать номер счета и, если необходимо, субсчета, по дебету которого отражается выбытие денежных средств из кассы организации.
Графа "Дебет, код аналитического учета" заполняется в том случае, если применение таких кодов предусмотрено в организации. В этом случае в графе указывается код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, иначе ставится прочерк.
В графе "Кредит" отображается номер счета, по кредиту которого выдаются денежные средства.
В графе "Сумма, руб. коп." бухгалтер указывает цифрами денежную сумму, выдаваемую из кассы организации.
Графа "Код целевого назначения" заполняется, если организация применяет в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.
В строке "Выдать" указываются в дательном падеже фамилия, имя и отчество лица, которому будут выданы из кассы деньги.
В строке "Основание" указывается содержание финансовой операции.
Строка "Сумма" заполняется по тому же принципу, что и в .
В строке "Приложение" указывают прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если деньги выдаются сотруднику сторонней организации, то им обязательно должна быть представлена доверенность от своей организации на получение денег. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному ордеру или ведомости.
Оформленный РКО обязательно регистрируется в журнале (форма № КО-3) и подписывается руководителем и главным бухгалтером организации (или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжение руководителя). Стоит напомнить, что подпись руководителя на расходнике не обязательна в том случае, если его резолюция, разрешающая проведение операции, уже имеется на прилагаемых к расходному ордеру документах.
Строка "Получил" заполняется лицом, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (рубли - прописью, с заглавной буквы, с начала строки; копейки - цифрами). Ниже данной строки получатель расписывается и ставит дату получения денег.
При выдаче денег по РКО отдельному лицу кассир требует предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке расходного ордера кассир записывает наименование и номер, дату и место выдачи документа. Это может быть любой официальный документ содержащий фотографию и подпись владельца.
Следует заметить, что документ указывается независимо от того, кем является получатель денег: представителем сторонней организации или своим сотрудником. Никаких исключений здесь не предусмотрено.
Строка "Выдал кассир" заполняется кассиром только после выдачи денег по расходному кассовому ордеру. В ней кассиру необходимо расписаться и указать свою фамилию и инициалы.
Документы, приложенные к расходнику, погашаются кассиром надписью "Оплачено" или штампом с указанием даты на них.
Необходимо помнить, что расходный кассовый ордер остается в кассе, и не выдается на руки лицам, получившим деньги!
Расходный кассовый ордер относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему оформляется выдача наличных денежных средств из кассы. Кассовый ордер — это расчетный регистр, он формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. Печать в этом случае не является обязательной и используется только при наличии в организации.
Расходный кассовый ордер не должен содержать исправлений, иначе он признается недействительным. Если ошибка допущена, кассовый ордер необходимо сделать заново в правильном варианте.
Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России № 3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Ведение бизнеса также подразумевает формирование кассового ордера для взаимного расчета подотчетного лица и кассира компании.
Какой бланк использовать
В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 № 88 расходный кассовый ордер должен быть унифицированного вида — форма по ОКУД 0310002. Можно распечатать бланк расходно-кассового ордера и заполнить от руки, а можно использовать текстовый редактор.
Как выписать расходный кассовый ордер
Нельзя просто скачать бесплатно бланк расходно-кассового ордера 2019 года и заполнить его. Для этого должно быть законное основание. Для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, и выдачи кассового ордера таким основанием может быть:
- приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
- заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
- выдача наличных на командировочные расходы;
- выдача денег на материальную помощь сотруднику.
Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. По-лу-чив расходный кассовый ордер, кас-сир про-ве-ря-ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука-за-ния):
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
- соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.
Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.
В Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 № 4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А расходный кассовый ордер может оформляться в электронном виде с использованием электронной подписи.
Как заполнить РКО
Кассовый ордер заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. В интернете есть сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер, а затем скачать или распечатать его. Мы на примере разберем, как правильно заполнить его самостоятельно.
Шаг 1. Заполняем шапку
В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.
ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.
Номер документа указывается строго по порядку в течение календарного года.
В строке «Дата» указывается дата выдачи из кассы.
Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»
Эти строки расходного кассового ордера заполняются по утвержденному .
В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.
Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги
Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.
Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т. п.
В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.
В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.
Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги
Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, ставит дату и подпись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.
В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.
Шаг 5. Подпись руководителя
РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.
Готовый образец заполнения расходного кассового ордера 2019 года выглядит так:
Особенности заполнения
РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы.
РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего.
Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата.
Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.
Как вести учет и сколько хранить
Регистрация и учет расходного кассового ордера ведется в по форме КО-3, а также в кассовых книгах (КО-4). В журнал вписываются порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.
Журнал КО-3 (форма по ОКУД 0310003) представляет собой обложку, в которой заполняются регистрационные данные учреждения и вкладной лист. Во вкладном листе формируются две таблицы: в левой отражаются сведения по ПКО, в правой — по РКО.
Приходные и расходные КО хра-нят-ся в те-че-ние 5 лет по пра-ви-лам, уста-нов-лен-ным ру-ко-во-ди-те-лем ор-га-ни-за-ции.
Образец журнала регистрации РКО по форме КО-3
Ответственность за нарушение ведения кассовых операций
РКО является первичным документом, а значит, требует корректного заполнения. Если регистр заполнен неправильно или не заполнен вообще, то на учреждение могут выписать штраф в размере 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Основание — неправильный учет доходов и расходов налогоплательщика в течение одного налогового периода.
Если налогоплательщик не предоставляет в составе отчетности ИФНС подтверждающие затраты РКО, то инспектор вправе отказать в признании таких расходов для целей налогообложения.
Расходный кассовый ордер является первичным документом, который в обязательном порядке оформляется при выдаче из кассы. Расходник имеет унифицированную форму КО-2. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер? Скачать бланк форма КО-2 можно в конце статьи. Предлагаем также вашему внимание пример оформления документа, скачать который можно по ссылке внизу статьи.
Расходный кассовый ордер форма КО-2
Документу присваивается индивидуальный номер согласно журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, ставится дата заполнения бланка, которая равна дате выдачи денег из кассы.
Вверху формы пишется наименование организации и ее код ОКПО.
Далее нужно указать корреспондирующие счета бухгалтерского учета, которые участвуют в операции выдачи наличных средств. В графе «дебет» ставится номер счета в зависимости от назначения выдачи денег из кассы (счет 71 при выдаче средств подотчетному лицу, счет 70 - при выдаче зарплаты сотрудникам, счет 76 (60) - при оплате услуг, работ, ТМЦ сторонним организациям). Если по указанному счету ведется аналитический учет, то его также нужно указать в соответствующей графе бланка. В графе «кредит» пишем счет 50 «Касса».
В графе «сумма» – пишется выдаваемая сумма денежных средств цифрами.
Графы «код структурного подразделения» и «код целевого назначения» заполняются в том случае, если на предприятии есть соответствующие системы кодирования.
Под таблицей в строке «выдать» пишем ФИО лица, которому выдаются деньги по данному бланку ордера.
«Основание» – указываем содержание операции.
«Сумма» – прописью, с большой буквы пишется выдаваемая сумма, оставшееся пустое место заполняется прочерком, копейки цифрами.
В «Приложении» к бланку ордера указываются документы, прилагаемые к бланку расходного кассового ордера и служащие обоснованием выдачи наличных.
Подписывает расходник главный бухгалтер, руководитель предприятия. Скачать образец заполнения ордера можно ниже.
Теперь на основании заполненного таким образом бланка формы КО-2 можно выдать деньги из кассы. После чего сотрудник компании либо представитель сторонней организации, получивший деньги, должен подтвердить факт выдачи суммы, для этого он заполняет строки «получил», «дата», «подпись».
В строке «по» пишутся реквизиты документов, которые подтверждают его личность (например, паспорт).
Внизу расходного кассового ордера КО-2 кассир, выдавший деньги, ставит свою подпись.
Все расходные кассовые ордера подлежат обязательной регистрации в журнале приходных и расходных кассовых документов форма КО-3, скачать которой можно по .
Образец заполнения приходного кассового ордера, который оформляется при поступлении денег в кассу, можно посмотреть и скачать в , там же можно скачать и сам бланк приходного ордера.
Видео-урок. Как заполнить расчетно кассовый ордер в 1С Бухгалтерия 8.3: пошаговая инструкция
Практический видео урок по заполнению расчетно кассового ордера в 1С Бухгалтерия 8.3. Урок ведет эксперт сайта “Бухгалтерия для чайников” Ольга Ликина, бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео менеджмент”. По этапам разбирается ключевые аспекты заполнения ордера.