Как провести инвентаризацию бухгалтерских документов на предприятии. Документальное оформление инвентаризации. С чего начать инвентаризацию

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Министерство сельского хозяйства РФ

Федеральное государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального обучения

"Мичуринский государственный аграрный университет"

Кафедра "Бухгалтерский учет, анализ и аудит"

РЕФЕРАТ

По дисциплине : "Бухгалтерский учет"

На тему : "Документация и инвентаризация"

Мичуринск - Наукоград РФ, 2009 г.

Документация хозяйственных операций. Характерной особенностью бухгалтерского учета является, как известно, непрерывное и сплошное отражение финансово-хозяйственной деятельности организаций, предприятий и учреждений. При этом обязательное условие учетных записей -- обоснование их документами.

Бухгалтерские документы представляют собой письменное доказательство выполнения хозяйственных операций или права на их выполнение. Они служат основанием для все" последующих учетных записей. Поэтому качество учетных данных и отчетности зависит прежде всего от качества документов, их точности и своевременного оформления.

Особенно большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного, оперативного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии.

Важную роль играют документы в проведении контроля за сохранностью имущества хозяйствующих субъектов.

Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств допустимы только на основании документов, оформленных в установленном порядке (это предотвращает возможность разного рода злоупотреблений).

Документы используют в качестве доказательств при спорах данного предприятия с другими лицами. Следовательно, они имеют юридическую силу как письменное свидетельство совершенных операций.

Документы используют для передачи распоряжений исполнителям, а также для подтверждения правильности выполнения этих распоряжений. Руководящие работники (руководитель, главный бухгалтер и др.) осуществляют предварительный контроль за целесообразностью и законностью хозяйственных операций при подписании документов, на основании которых будут отпущены товарно-материальные ценности, выданы денежные средства и т.п.

На основании документов ведут также и последующий контроль за операциями, главным образом путем проверки их бухгалтерами (при приемке отчетов) и ревизорами (при проведении документальных ревизий хозяйственной деятельности).

Таким образом, документация представляет собой способ непрерывного и сплошного наблюдения за хозяйственными операциями и фиксирует полученную о них информацию для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственной деятельности и контроля за ней.

В организациях, на предприятиях совершают самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления нужны различные по форме и содержанию документы. Одним из важнейших условий является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, позволят точно и полно установить содержание операции, место, время и условия ее совершения и, во-вторых, обеспечат документу доказательную силу. Эти показатели называются реквизитами документов. К числу обязательных реквизитов относят наименование документа и его номер, название сторон, участвующих в совершении операции, описание операции, ее натуральное и стоимостное измерение, подписи лиц, разрешивших и совершивших операцию, и др. Если документ не содержит каких-либо обязательных реквизитов, то он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записей в бухгалтерском учете. Основные требования, которым должны удовлетворять документы, установлены Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Документы заполняют вручную, на машинах и комбинированным способом.

Применяется также способ бездокументного получения учетной информации посредством автоматических счетчиков и датчиков, которые регистрируют информацию и передают ее в электронную вычислительную машину (автоматический учет времени работы машин, использование машинами и оборудованием электроэнергии и т.п.).

Во всех организациях и на предприятиях страны обращается огромное количество различных документов. В связи с этим необходима правильная и целесообразная разработка их форм. Важнейшая задача -- сократить и упростить документацию. От этого зависят качество и стоимость учета. Большие возможности предоставляют унификация, стандартизация и классификация документов.

Унификация -- это установление единых типовых форм документов для отдельных ведомств, отраслей или для народного хозяйства в целом. Примером таких документов могут быть кассовые ордера, банковские документы, авансовые отчеты и др.

Стандартизация представляет собой установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Разработку типовых документов и установление единых размеров для их изготовления осуществляют Государственный комитет по статистике, Министерство финансов РФ и Центральный банк РФ.

Чтобы облегчить изучение и применение документов, их группируют по определенным признакам. Такая группировка называется классификацией документов. Документы классифицируют по назначению, месту составления, по степени обобщения (охвата) хозяйственных операций и другим признакам.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные (распорядительно-исполнительные) и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат приказ, поручение совершить хозяйственную операцию или закрепляют право на ее совершение (доверенность, чеки, наряды и др.). Они играют большую роль для предварительного контроля за правильностью (экономической и юридической обоснованностью) операции. Основанием для записей в учете эти документы не служат.

Оправдательными (исполнительными) называются документы, которые отражают факт совершения -- согласно имеющемуся распоряжению -- хозяйственной операции (приходные и расходные накладные, различные акты и др.). Они свидетельствуют о выполнении операции и дают возможность исполнителям отчитаться за совершенное действие, доказать, что хозяйственная операция проведена в соответствии с полученным распоряжением.

Комбинированные -- это документы, в которых одновременно отражаются распоряжение совершить хозяйственную операцию и факт ее исполнения (расходный кассовый ордер, счет-фактура, платежная ведомость на выплату заработной платы и др.). Комбинированные документы значительно сокращают общее количество документов и способствуют ускорению учетного процесса.

В ряде случаев бухгалтерия составляет особые ведомости, расчеты или справки, которые служат основанием для учетных записей. Такие документы, удостоверенные подписями бухгалтера-исполнителя и главного бухгалтера, называются документами бухгалтерского оформления (расчет заработной платы, расчет амортизации основных средств и др.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют и используют только на данном предприятии (кассовые ордера, накладные, авансовые отчеты и др.).

Внешними называются документы, поступившие от других предприятий, организаций и учреждений. Такими документами являются счета и счета-фактуры поставщиков, банковские документы, почтовые квитанции и др.

По степени обобщения хозяйственных операций документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичными документами оформляют совершение хозяйственной операции. Они являются доказательством действительного выполнения хозяйственных операций (счета-фактуры, накладные, приходные и расходные кассовые ордера и др.).

Сводные (вторичные) документы составляют на основании первичных; они представляют собой способ группировки хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах (отчеты материально ответственных лиц, накопительные ведомости и др.). Первичные документы обязательно прикладывают к сводным. Применение сводных документов уменьшает количество учетных записей.

В зависимости от количества зарегистрированных, однородных операций документы подразделяют на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или (одновременно) несколько хозяйственных операций. Их отличительной чертой является то, что сразу же после составления они могут быть переданы в бухгалтерию и использованы для бухгалтерских записей. К разовым документам можно отнести приходные ордера, ведомости распределения расходов, кассовые ордера и др.

Накопительные документы оформляют однородные операции, совершаемые на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого периода (лимитно-заборная карта, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.).

Из приведенной выше классификации нетрудно заметить, что одни и те же документы относятся к различным классификационным группам в зависимости от признаков, по которым они группируются.

Документы составляют на бланках установленной формы. Только при отсутствии бланка допускается составление документа на чистом листе бумаги. Но и в этом случае он должен содержать все обязательные реквизиты. Документы заполняют чернилами, шариковыми ручками, химическим карандашом, на пишущей машинке, компьютере или на вычислительных табличных машинах (фактурных и др.). Не разрешается заполнять документы простым карандашом.

В документе недопустимы подчистки и помарки, которые могут вызвать сомнения в его подлинности и правильности. Допущенные в документах ошибки исправляют так называемым корректурным способом путем зачеркивания (одной чертой) и внесения (над зачеркнутым текстом) правильной записи. В документе делают оговорку об исправлении записи, которую заверяют своими подписями должностные лица, совершившие операцию.

Исправлять записи в кассовых и банковских документах не разрешается.

Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно проверяют. Только после бухгалтерской проверки документы могут служить основанием для записи на счетах. Неверно оформленные документы возвращают для исправления.

Каждый документ должен быть проверен с формальной стороны, по существу и арифметически.

С формальной стороны проверяется соблюдение формы, наличие и правильность заполнения реквизитов, включая подписи распорядителей и исполнителей.

Проверка документов по существу состоит в выяснении необходимости, целесообразности и законности операции, указанной в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормативам и т.п.

Арифметическую проверку документов производят путем таксировки (умножение количества на цену и проверка правильности сумм стоимости ценностей) и проверки подсчетов частных и общих итоговых показателей.

Бухгалтерская обработка документов включает их проверку, таксировку, проверку подсчетов, шифровку, группировку и корреспондирование по определенным признакам.

Бухгалтерские документы проходят сложный путь от момента выписки до сдачи их в архив на хранение, который называется документооборотом.

Схему документооборота в каждой организации, на предприятии составляет главный бухгалтер, и она обязательна для всех работников. Установление порядка документооборота зависит от характера хозяйственных операций, структуры организации (предприятия) и способа обработки документов (машинного или ручного). Рациональная организация документооборота -- важнейшее условие правильной постановки бухгалтерского учета.

Инвентаризация. Одним из важных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является реальность (правдивость) его показателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности. Количество поступивших или выданных ценностей -- материалов, денежных средств, готовой продукции и др., отражаемое в учете, должно совпадать с тем их количеством, которое на самом деле получено или выдано, а остатки этих ценностей по данным учета -- с теми остатками, которые реально находятся в местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходятся с действительностью. Это может происходить по следующим причинам.

Естественные причины -- изменение веса или качества средств вследствие изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, микробами и др., потери при хранении и транспортировке, называемые привесом, усушкой, распылом, раструской и т.п.

Неточности при приеме или отпуске средств -- промеры, просчеты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена средств одного сорта (качества) другим называется пересортицей.

Ошибки в учете -- это описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах, неправильное отражение документальных данных на счетах и т.п.

Злоупотребления -- хищения, обвесы или обмеры -- при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты -- при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.

Все эти факты не могут быть выявлены в момент их возникновения -- они не поддаются учету, так как не охватываются документацией. Они устанавливаются лишь периодическими сверками фактических остатков средств с данными учета. Такая сверка дает возможность дополнять и уточнять учетные данные, а также бороться с разного рода злоупотреблениями. Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называют инвентаризациями.

Инвентаризация -- это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов для их сопоставления с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация является обязательным дополнением документации. Только при помощи обоих этих способов -- документации и инвентаризации -- в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация подразделяется на два вида: полную и частичную.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства хозяйства. Она проводится, как правило, перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января. Но ввиду ее громоздкости и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризовать и раньше.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств хозяйства, например только материалы или только расчеты с покупателями. Она должна проводиться, помимо полной инвентаризации, несколько раз на протяжении года с целью обеспечить точность отчетных данных, бороться с хищениями и потерями, укреплять финансовую дисциплину.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановые инвентаризации осуществляются в заранее намеченные сроки исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения.

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих органов, а также по требованию ревизора, следственных и контрольных органов (на основе сигналов или сведений, поступивших к ним). Вне плана проводится инвентаризация после стихийных бедствий (пожара, наводнения), а также при смене материально ответственных лиц. По характеру осуществления такие инвентаризации должны быть внезапными.

Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем предприятия и утверждаемой специальным приказом (распоряжением). В комиссию включаются разные специалисты: инженерно-технические работники, товароведы, экономисты, счетные работники, сами материально ответственные лица. Иногда инвентаризацию приходится проводить в отсутствие такого лица вследствие его болезни или других причин. В этом случае, а также в результате форс-мажорных обстоятельств к участию в инвентаризации могут привлекать представителей местных органов власти.

К началу инвентаризации в местах хранения проверяемых ценностей должна быть закончена обработка всех приходных и расходных документов, сделаны все записи в аналитическом учете и выведены остатки. Все предметы, подлежащие инвентаризации, -- сырье, материалы, товары и др. -- должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам; разнородные предметы -- рассортированы. У материально ответственных лиц берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в последний отчет или реестр (на день инвентаризации) и что у них нет неоприходованных или не списанных в расход ценностей. Если кладовщик составляет товарный отчет, то при его проверке особое внимание обращают на достоверность произведенных операций, точность заполнения реквизитов, правильность цен, подсчетов, наличие подписи материально ответственного лица, верность переноса остатка на начало периода и выведения остатка на его конец.

Инвентаризация проводится по каждому месту хранения, каждому материально ответственному лицу отдельно (и, как правило, в присутствии последнего). Все материальные ценности проверяются путем подсчета, взвешивания или обмера. Исключения допускаются лишь для предметов, хранящихся в неповрежденной фабричной упаковке, а также для навалочных и малоценных громоздких предметов. Количество первых может устанавливаться на основании документов, однако с обязательной выборочной проверкой в натуре правильности документальных данных; количество вторых -- техническими расчетами. О проверке такими способами делается отметка в описях.

Данные о выявленных и подсчитанных ценностях заносятся в инвентаризационные описи, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. По окончании инвентаризации материально ответственное лицо дает расписку о том, что все ценности, отмеченные в описи, проверены в его присутствии, приняты им на ответственное хранение и что он никаких претензий к комиссии не имеет. Оценка инвентаризуемых предметов указывается в описи только в том случае, если она расходится с оценкой в учете или не может быть установлена по его данным.

Таким образом, инвентаризационные описи представляют собой документы, фиксирующие фактическое наличие и состояние средств хозяйства на определенную дату. По окончании инвентаризации они передаются в бухгалтерию для сопоставления действительных остатков средств с их остатками по данным учета и приведения последних в соответствие с данными инвентаризации. С целью выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительные ведомости. В них данные из инвентаризационных ведомостей сопоставляют (сличают) с соответствующими данными из бухгалтерского учета. Здесь же выводятся результаты инвентаризации -- излишки или недостачи. Все сведения показываются как в денежном, так и в натуральных измерителях. В сличительные ведомости заносятся данные не обо всех видах инвентаризационных ценностей, а только о тех, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Данные в таких ведомостях располагаются согласно классификации, принятой в учете. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия должна тщательно проверить правильность всех записей, сделанных в инвентаризационных описях. При наличии ошибок в ценах, таксировке, подсчетах и т. п. их необходимо исправить, причем поправки следует скрепить подписями всех членов комиссии. Остатки в сличительных ведомостях определяются по ценам, принятым в учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые бланки, в которых соединены формы инвентаризационных и сличительных ведомостей. После внесения инвентаризационной комиссией в эти бланки данных о фактическом наличии ценностей бухгалтерия проставляет в них данные бухгалтерского учета и сличает те и другие показатели.

Комиссия выявляет причины недостач и излишков, обнаруженных в результате инвентаризации. Окончательное решение о характере потерь и порчи ценностей она принимает на основании письменных объяснений соответствующих работников и других данных. Все выводы, предложения и решения инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, который утверждается руководителем предприятия.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм -- на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Список используемых источников

1. Белов А.А., Белов А.Н. Бухгалтерский учёт. Теория и практика.

Учебное пособие. - М.: Книжный мир, 2004. - 748 с.

Бухгалтерский учёт / под ред. Л.И. Хоружий и Р.Н. Расторгуевой. -М.: КолосС, 2004. - 511 с: ил.

Бухгалтерский финансовый учёт: Учебник для вузов / Под ред. проф.Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2003. -- 525 с.

Васькин Ф.И., Дятлова А.Ф. Бухгалтерский финансовый учёт. -- М.:КолосС, 2004. - 560.: ил.

Подобные документы

Понятие и виды инвентаризации имущества. Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации. Подготовка к проведению инвентаризации. Порядок пересчёта имущества, инвентаризационная опись. Инвентаризация финансовых обязательств.

контрольная работа , добавлен 27.03.2013


Определение, характеристика и классификация объектов основных средств. Рассмотрение сущности инвентаризации основных средств. Основные аспектыв организации документального оформления инвентаризации. Порядок проведения и учета результатов инвентаризации.

курсовая работа , добавлен 17.11.2014


Основы проведения инвентаризации: периодичность, сроки и принципы, этапы этой процедуры. Правила инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств. Составление сличительных ведомостей, выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете.

курсовая работа , добавлен 13.04.2014


Понятие, цели и задачи инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации в ООО "АромаЛюкс", документальное оформление и бухгалтерский учет результатов инвентаризации. Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств.

дипломная работа , добавлен 23.06.2016


Понятие и задачи инвентаризации, виды и порядок проведения, документальное оформление, выявление результатов и отражение их в учете. Составление аналитических и синтетических счетов, оборотно-сальдовой ведомости. Журнал хозяйственных операций фирмы.

курсовая работа , добавлен 18.12.2013


Задачи, периодичность и порядок проведения инвентаризации. Оформление и учет результатов, их отражение в бухучете. Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств. Учет результатов ревизии наличных денежных средств на ООО "Апельсин".

курсовая работа , добавлен 06.10.2011


Теоретические основы проведения инвентаризации на предприятиях различных форм собственности в условиях рыночной экономики. Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств, документальное оформление и отображение ее результатов в ОАО "АСТОН".

курсовая работа , добавлен 08.01.2017


Виды, сроки проведения инвентаризации в организации. Проверка отдельных видов имущества и финансовых обязательств. Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации. Технико-экономическая характеристика Талгарского экономического колледжа.

курсовая работа , добавлен 01.02.2015


Задачи и виды инвентаризации. Подготовка к инвентаризации, порядок ее проведения. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности. Документации на проведение инвентаризации. Бухгалтерские записи на результат инвентаризации (недостачи, излишки).

курсовая работа , добавлен 12.01.2015


Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации в организации. Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества и обязательств. Техника проведения инвентаризации. Бухгалтерский учет результатов инвентаризации и их оформление.

В каждой организации остро стоят вопросы контроля результатов ее деятельности, а также организации правильности и достоверности их учета. Инвентаризация в бухгалтерском учете - это ревизия фактически имеющихся у организации имущества и обязательств, необходимая для сравнения ее результатов с учетными записями и установления достоверности учета.

Что такое инвентаризация

Инвентаризация - действенный метод контроля имущества организации, финансовых потоков, правильности ведения бухгалтерского учета в части отражения операций на счетах. Инвентаризация позволяет своевременно выявить расхождения между документальными и фактическими данными и внести соответствующие коррективы. Инвентаризация, как и документация, является методом ведения бухгалтерского учета. Документация и инвентаризация дополняют друг друга: документация фиксирует факты деятельности организации, инвентаризация позволяет подтвердить правильность или выявить неточности документирования в учете.

Для проведения инвентаризации формируется комиссия, осуществляющая ревизию. В нее могут входить работники бухгалтерии, административного отдела, специалисты, без которых проведение инвентаризации невозможно. Важно помнить, что в состав инвентаризационной комиссии не входят материально ответственные лица. При несоблюдении этого правила суть осуществления инвентаризации теряется.

При больших объемах исследуемых объектов могут создаваться рабочие комиссии по инвентаризации. В таком случае объем работ распределяется заранее, основная инвентаризационная комиссия является руководящей и компилирует результаты ревизии.

Для чего нужна инвентаризация

Документация в бухгалтерском учете регистрирует факт хозяйственных операций организации, в то время как инвентаризация как метод бухгалтерского учета проверяет соответствие учетной информации и фактических активов и обязательств предприятия.

Проведение инвентаризации необходимо для контроля имущества организации, выявления неучтенных финансовых или хозяйственных операций, залежавшихся, неоприходованных, устаревших, негодных товаров, уточнения правильности текущих данных бухгалтерского учета, отражения всех хозяйственных операций в учете, установления допущенных в нем ошибок.

Частота проведения инвентаризации

Частота проведения инвентаризаций, сроки ее проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем хозяйствующего субъекта. Существуют случаи, когда проведение инвентаризации не зависит от воли руководителя и является обязательным:

• ликвидация организации, ее реорганизация. Инвентаризация, в том числе документальная, проводится перед составлением ликвидационного или разделительного баланса;
• чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями, в том числе стихийные бедствия, аварии, пожары;
• порча имущества, его хищение или злоупотребление;
• смена материально ответственных лиц;
• составление бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет имущество, которое было инвентаризировано не ранее 1 октября года, за который составляется отчетность;
• сдача в аренду имущества, его продажа или выкуп. Сюда дополнительно относятся случаи выбытия имущества вследствие преобразования унитарных предприятий (государственных или муниципальных);

Инвентаризация при коллективной ответственности осуществляется при:

• смене руководителя коллектива;
• смене более 50% участников коллектива;
• инициативе членов коллектива.

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете

В зависимости от критериев группировки выделяют следующие виды инвентаризации:

Полная инвентаризация исследует весь объем имеющихся обязательств и имущества, в том числе арендованного, находящегося на ответственном хранении, принятого в переработку. Она проводится до подготовки годовой бухгалтерской отчетности.

При частичной инвентаризации анализируются отдельные виды имущества или обязательств, назначенные приказом руководителя. Например, частично можно исследовать денежные средства, находящиеся в кассе, материальные ценности при смене ответственного лица и т.д.

Инвентаризация, при которой объекты наблюдения подсчитываются, измеряются, взвешиваются, называется натуральной. Ей подвергаются денежные средства, бланки строгой отчетности, основные средства, запасы предприятия.

Под документальной инвентаризацией понимается проверка документов, подтверждающих фактическое присутствие объектов исследования.

Учетная политика организации на год устанавливает точные сроки проведения плановой инвентаризации. Она проводится в соответствии с графиком, утвержденным руководителем.

Внеплановая инвентаризация осуществляется вне предусмотренных плановых ревизий для дополнительного контроля или в случаях, установленных законодательством. Поводами для внеплановой инвентаризации выступают стихийные бедствия, форс-мажорные обстоятельства, смена материально ответственных лиц и др.

Инвентаризация в учетной политике

Учетная политика представляет собой внутренний документ организации, в котором прописана вся совокупность методов ведения бухгалтерского учета на предприятии. Законодательство предлагает различные варианты ведения учета, создание учетной политики помогает организации четко обозначить и закрепить те способы ведения учета, которые подходят ей и будут применяться в деятельности. Политика формируется главным бухгалтером и утверждается приказом руководителя предприятия.

В частности, инвентаризация в учетной политике прописывается как отдельный пункт документа. В политике прописываются периодичность осуществления инвентаризации, порядок ее проведения, предусматриваются случаи проведения ревизий вне плана.

"Советник бухгалтера", 2011, N 4

Продолжая разговор о формировании учетной политики, рассмотрим еще два важных вопроса, которые должны быть урегулированы в организационно-техническом разделе: тонкости постановки рационального документооборота и регламентации процедуры проведения инвентаризации.

Общие требования к первичному учету и бухгалтерским документам

Поскольку бухгалтерский учет призван осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за разнообразными хозяйственными операциями организации, нужно уделить особое внимание регламентации процедур на этапе сбора информации о совершенных операциях, то есть первичному учету . Ведь именно он является основным "поставщиком" информации для всех видов хозяйственного учета, для анализа деятельности предприятия, для осуществления контрольно-ревизионной работы и аудиторских проверок, для планирования и прогнозирования деятельности предприятия.

Способы первичного наблюдения включены согласно п. 2 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106) в состав совокупности способов ведения бухгалтерского учета, составляющих учетную политику организации, наряду со стоимостным измерением, текущей группировкой и итоговым обобщением фактов хозяйственной деятельности.

Первичный учет составляет основу последующей обработки исходной информации и процесса управления. По оценкам, затраты на него, как правило, составляют 40 - 60% общих затрат на обработку информации.

На стадии первичного учета первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие в кассе, на складах, в цехах и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Документ (от лат. documentum - "доказательство") - это письменное доказательство, свидетельствующее о происходящем факте. Он является подтверждением правомерности и законности совершения хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Обязательное оформление всех хозяйственных операций первичными документами является отличительной чертой бухгалтерского учета.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции, является свидетельством происшедших фактов, подтверждает юридическую силу произведенной операции и устанавливает ответственность исполнителей за выполненные ими операции.

Именно документирование создает основу для контроля за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности, и способствует укреплению законности операций.

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это невозможно - непосредственно после совершения операции. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах (счетах, журналах).

О видах первичных документов

Обратите особое внимание на то, что основанием для бухгалтерских записей могут служить только оправдательные или комбинированные учетные документы, но никак не распорядительные документы. Поясним подробнее.

Распорядительные документы, как следует из их названия, это документы, в которых содержатся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц о выполнении операций. Это, например, приказы о приеме на работу и увольнении с работы, об отпуске, платежные поручения и другие. Такие документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции. Именно потому они сами по себе не могут быть основанием для отражения операций в учете. Ведь если, например, директор приказал направить работника в командировку и выдать ему командировочные, это еще не означает, что для бухгалтера это будет основанием для отражения данной операции в учете. Или если организация подала в банк платежное поручение на перечисление денег поставщику, это еще не значит, что банк тут же его исполнил - движение (выбытие) денег по расчетному счету могло быть фактически осуществлено и на следующий день, а в случае нехватки денег на счете на момент поступления платежного поручения - спустя несколько дней (когда средств на счете будет достаточно).

Еще раз подчеркнем: основанием для отражения операций в учете являются оправдательные (исполнительные) документы . Именно они удостоверяют факт совершения хозяйственных операций для целей бухгалтерского учета. Например , это могут быть приходные ордера, накладные, акты приемки товарно-материальных ценностей, акты о приеме-передаче основных средств и многие другие документы. Они составляются в момент совершения операции и подписываются лицами, ответственными за выполнение операций и за правильность их оформления в документах.

В некоторых случаях - например, когда для отражения той или иной операции нет унифицированных форм документов или когда бухгалтеру нужно обобщить ряд оправдательных и распорядительных документов для подготовки учетных записей - работники бухгалтерии составляют документы бухгалтерского оформления . Такие документы обычно составляются на основании ранее оформленных оправдательных или распорядительных документов для отражения операций в регистрах, поэтому в этих документах может не быть распоряжений на проведение операций или подтверждения факта их совершения. Примерами таких документов могут служить расчеты сумм претензий по искам, расчет амортизации основных средств и нематериальных активов, расчет товарных потерь и т.д. Кроме того, к документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки , которые составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.д.

На практике нередко встречаются также комбинированные документы, одновременно являющиеся и распорядительными, и исполнительными. Например , приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия, авансовые отчеты и т.д. В них одновременно отражается и распоряжение на совершение операции (например, когда директор подписывает заголовочную часть расчетно-платежной ведомости, приказывая тем самым выплатить зарплату работникам по данной ведомости), и фактическое исполнение данной операции (когда работники расписываются в ведомости по мере получения зарплаты). Использование комбинированных документов позволяет уменьшить количество документов и снизить вероятность ошибок и описок в документах.

О формах первичных документов

Первичные учетные документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по установленной форме.

В соответствии с п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" при формировании и утверждении учетной политики должны быть утверждены в том числе и формы первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета и документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Однако это не означает, что каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать все формы первичных документов, которые она планирует применять. Ведь согласно п. 3 ст. 6 и п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ составлять первичные учетные документы нужно по типовым (унифицированным) формам первичной учетной документации.

Иными словами, для оформления большинства хозяйственных операций существуют унифицированные формы, обязательные к применению всеми организациями. И если существует унифицированная форма, организации обязаны применять именно ее и не имеют право самостоятельно разрабатывать альтернативную форму взамен унифицированной.

Впрочем, в некоторых случаях выбор все-таки есть - бывает, что одна и та же операция может быть оформлена одним из нескольких видов унифицированных первичных документов, и организация может самостоятельно решить, какую именно форму использовать. Например , отпуск материалов со склада в производственный цех может оформляться либо требованием-накладной, либо лимитно-заборной картой.

Такой выбор должен быть зафиксирован в учетной политике. Иными словами, имеет смысл предусмотреть в ней - по тексту или в качестве отдельного приложения - конкретный перечень первичных документов, для которых установлены унифицированные формы, которые будут применяться в данной организации с учетом специфики ее деятельности.

И лишь в случае, если альбомами унифицированных документов не предусмотрены формы документов для отражения каких-то операций, организация получает право самостоятельно разработать бланк (форму) такого документа.

Например , нет унифицированной формы акта приемки-передачи нематериальных активов, в то время как существующая форма НМА-1 "Карточка учета нематериальных активов" (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а) является скорее регистром аналитического учета, чем первичным оправдательным документом. Значит, организация, которая имеет на балансе нематериальные активы (или, по крайней мере, планирует их создавать или приобретать), должна самостоятельно разработать собственную форму Акта о приеме-передаче нематериального актива, в котором будут, в частности, фиксироваться первоначальная стоимость и срок полезного использования объекта - та информация, которая необходима и в бухгалтерском, и в налоговом учете для подтверждения обоснованности начисления амортизации по объекту. При этом за основу можно взять унифицированные формы Актов о приеме-передаче основных средств (например, форму ОС-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7), соответственно, модифицировав их показатели.

При разработке собственных форм необходимо проследить, чтобы в ней содержались все обязательные реквизиты, а именно:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Обратите внимание, что печать не является обязательным реквизитом. Поэтому на многих документах, используемых бухгалтером, печать не ставится. Однако существуют и такие документы, на которые печать ставится в обязательном порядке, например счета-фактуры, доверенности и т.д.

Для документов, формы которых организация разрабатывает самостоятельно, необходимо не только указать в учетной политике наименования (перечень) таких документов, но и привести в приложениях к учетной политике образцы (бланки) этих форм. Более того, желательно также включить в приложения и указания (рекомендации) по заполнению таких собственных форм. Это особенно актуально для крупных организаций, чтобы обеспечить единообразие оформления первичных документов всеми сотрудниками (в том числе сотрудниками удаленных подразделений, филиалов и т.д.).

Основные требования к составлению первичных документов

Бухгалтерская документация должна отвечать следующим требованиям:

1) быть точной (соответствовать фактически произведенным операциям по их характеру, количественному и денежному выражению);

2) быть простой и ясной, понятной не только работникам бухгалтерии, но и пользователям (работникам налоговой инспекции, банков, менеджерам, учредителям и т.д.);

3) быть своевременно оформленной и ориентированной на обработку в условиях автоматизации учетного процесса;

4) быть качественной и эффективной (формироваться с наименьшими затратами труда и времени).

Исходя из этих требований, можно сформулировать основные правила составления первичных учетных документов :

1. Документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день на основании Z-отчета ККМ (информации о пробитых за день кассовых чеках).

2. Документы должны составляться в соответствии с унифицированными формами документов, а если унифицированной формы не существует, организация обязана самостоятельно разработать форму документа, включающую все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом о бухгалтерском учете.

3. Первичные документы необходимо составлять на бланках установленной формы в необходимом количестве экземпляров с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, свободные строки обязательно прочеркиваются.

4. Записи в документах должны быть сделаны чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах, то есть таким способом, который оставляет четкий нестирающийся след, что должно обеспечить сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Использовать для записей в документе простой карандаш запрещается.

5. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации; в последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

6. Текст документа должен быть конкретным, четким, не допускающим возможности двойного чтения. Документы необходимо оформлять аккуратно, текст и цифры писать четко и разборчиво, итоговые данные следует указывать цифрами и прописью (с заглавной буквы).

7. Если в документе была допущена ошибка, ее исправляют корректурным способом - неправильно записанные текст или цифры зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать написанное, и надписывают сверху правильный текст или сумму, затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ (то есть указывают, что и на сколько было исправлено цифрами и прописью).

8. В кассовых и банковских документах исправления делать не разрешается. В случае если такой документ испорчен, его перечеркивают крест-накрест, прилагают к вновь выписанному документу и хранят как неиспорченный документ, чтобы можно было доказать обоснованно пропущенный номер документа (например, испорченный чек перечеркивают крест-накрест и оставляют в чековой книжке, а затем выписывают новый (следующий) чек).

9. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

10. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

О праве подписи документов

Согласно п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть утвержден руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, в обязательном порядке подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Логично включить такой перечень в состав учетной политики фирмы. Хотя формально не запрещено издать отдельный приказ об утверждении этого перечня.

При разработке такого перечня, конечно же, следует указывать наименования должностей лиц, имеющих право подписи первичных документов, а не Ф.И.О. конкретных сотрудников, ведь работники могут меняться (кто-то увольняется, кто-то идет на повышение и т.д.), а штатное расписание является более стабильным.

График документооборота

Полноту и своевременность получения информации обеспечивает четкая организация документооборота - прохождения (движения) документа от момента составления или поступления от других организаций и лиц до сдачи на хранение в архив.

В п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" предусмотрено, что частью учетной политики должна стать регламентация правил документооборота и технологии обработки учетной информации.

На практике это требование реализуется путем составления и включения в состав учетной политики графика документооборота - обычно в качестве приложения, оформляемого в табличной форме. Значит, график документооборота разрабатывается главным бухгалтером, а утверждается и вводится в действие приказом руководителя.

В соответствии с действующим законодательством требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации, а не только для сотрудников бухгалтерии. Поэтому необходимо предусмотреть, чтобы каждый исполнитель, то есть каждый сотрудник, который по долгу службы должен будет иметь дело с теми или иными первичными документами, получал выписку из графика документооборота. Удобнее вручать ее сотруднику при приеме на работу (или переводе на новую должность) вместе с должностной инструкцией, в которой, кстати, тоже следует прописывать, что в обязанности сотрудника входит соблюдение правил (графика) документооборота. Тогда у работника не будет оснований оправдываться тем, что он не имел представления о требованиях к его участию в документообороте.

В графике документооборота указываются наименования документов, перечень исполнителей, сроки поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников, сроки обработки документов и т.д. Например , график документооборота может иметь такой вид:

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Наименование документа

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок исполнения

Требование- накладная

2

Цех

ОМТС, бухгалтерия

Склад

Ежедневно

Бухгалтерия

1 экз. - цех, 2 экз. - склад

При отчете

Ежедневно

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По истечении квартала

При составлении графика следует соблюдать следующие принципы :

• в график не включается прохождение документа по инстанции, где документ только визируется;
• время продвижения документа от одного исполнителя к другому должно быть по возможности равномерным;
• объем обработки документов каждому исполнителю должен даваться в соответствии с его способностями и знаниями;
• необходимо планировать обработку документа в один рабочий прием, так как многократное возвращение к одному и тому же документу приводит к ошибкам.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации учета, специфики работы, величины предприятия, степени компьютеризации учетных работ и т.д.

Однако для всех документов существуют общие этапы движения :

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту их сдачи;

3) проверка принятых документов (по форме, по содержанию, арифметическая);

4) обработка документов (группировка, контировка, запись сумм в учетные регистры);

5) сдача документов в архив на хранение после составления учетных регистров и форм отчетности.

Инвентаризация в учетной политике

В организационно-техническом разделе учетной политики нужно также прописать вопросы, связанные с организацией и проведением инвентаризаций.

Ведь согласно п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" в рамках учетной политики подлежит утверждению и порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Важность этого метода бухгалтерского учета объясняется тем, что даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных учетных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности и их отражении в учете в бухгалтерском учете не было допущено нарушений. Фактически имеющееся у организации имущество (активы) может не соответствовать данным бухгалтерского учета в силу ряда причин:

• материальные ценности могут быть подвергнуты естественным природным воздействиям, вследствие чего их количество и стоимость может существенно уменьшиться (естественная убыль);
• возможны прямые злоупотребления при учете (хищения, обвесы и т.д.);
• возможны ошибки в учетных записях, в том числе при оприходовании ценностей;
• и так далее.

Поэтому в целях обеспечения полноты и достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности все организации должны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

По сути, инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности. Она способствует реализации контрольной функции бухгалтерского учета, позволяя выявлять случаи необоснованного уменьшения капитала, вложенного в различные виды имущества.

Порядок проведения инвентаризаций регламентируется следующими нормативными актами:

1) Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

2) Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н;

3) Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете обязательств.

Конечно, нет необходимости дублировать в своей учетной политике требования вышеупомянутых нормативных документов. По общему правилу в учетной политике надо отражать только те вопросы, в отношении которых нормативными актами предусмотрена возможность выбора из нескольких вариантов либо вообще не регламентированы процедуры учета.

А вот количество инвентаризаций в отчетном году, даты (сроки) их проведения, а также перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются именно руководством организации, в рамках учетной политики.

В соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета проведение инвентаризаций обязательно в следующих случаях :

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет);
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ;
• а при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Выбора, проводить или не проводить инвентаризацию в таких случаях, у организации нет. Однако и тут существует некоторый простор для творчества - например, имеет смысл разработать четкий план-график проведения ежегодных инвентаризаций, чтобы не делать их аврально под конец декабря текущего года или вообще задним числом, а осуществлять их планомерно в течение всего четвертого квартала. Это позволит обеспечить более высокое качество проведения инвентаризаций и достоверность их результатов, а также даст бухгалтеру время спокойно и планомерно урегулировать выявленные расхождения до начала напряженного "бухгалтерского сезона", когда у него будет масса работы по закрытию года и подготовке годовой отчетности.

В организационном разделе учетной политики нужно также предусмотреть не только плановые инвентаризации (как обязательные, так и проводимые по решению руководства), но и внезапные инвентаризации. Ведь именно они позволяют выявлять факты злоупотреблений и недобросовестности со стороны материально ответственных лиц (МОЛ). Конечно, в отношении внезапных инвентаризаций нет смысла прописывать в учетной политике конкретные даты или сроки их проведения (например, каждый третий вторник месяца), ведь тогда МОЛ-нарушители смогут заранее готовиться к проверкам и скрывать свои нарушения.

Для внезапных инвентаризаций логичнее установить минимальную периодичность их проведения - скажем, прописать, что инвентаризационная комиссия должна проводить внезапную инвентаризацию кассы не реже одного раза в две недели.

Кстати, о комиссиях. По правилам для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия , в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), могут также включаться представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии . При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав комиссий утверждается руководителем организации. В частности, персональный состав рабочей инвентаризационной комиссии фиксируется в приказе (постановлении, распоряжении) о проведении инвентаризации, унифицированной формы N ИНВ-22 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88), который следует регистрировать в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Однако имеет смысл и в учетной политике зафиксировать или, по крайней мере, прописать правила формирования состава постоянно действующей инвентаризационной комиссии (с указанием должностей, без Ф.И.О. конкретных работников, занимающих эти должности на момент утверждения учетной политики).

Н.Н.Шишкоедова

Консультант-эксперт

Издательского Дома "Советник бухгалтера"

Сущность и значение документов.

Классификация документов.

Требования, предъявляемые в документах.

Учетные регистры.

Документооборот.

Инвентаризация, ее виды и значение.

1. Сущность и значение документов

Порядок составления документов определен Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» в ст.9 и «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным приказом Минфина СССР №105 от 29 июля 1983г.

Документы - это письменное распоряжение на совершение хозяйственной операции или письменное подтверждение факта осуществления операции.

Документы являются источником учетной экономической информации, используемой в управлении, контроле и анализе хозяйственной деятельности, обеспечивают сохранность собственности, имеют правовое и юридическое значение, являются письменными доказательствами при спорах.

Разрабатывают формы первичных учетных документов Госкомстат, Госстрой, Минтруда и ЦБ РФ.

Показатели и значения в унифицированных формах в организации не должны меняться, они могут дополняться по необходимости.

Кассовые и банковские документы изменению не подлежат.

2. Классификация документов.

Многообразная финансово-хозяй-ственная деятельность организации требует различных видов документов. Для правильного применения бухгалтерских документов необходима их научная классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в таблице 1.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Таблица 1

Классификация документов

Признаки классификации	Виды документов	Характеристика
1. по назначению	а) организационно-распорядительные	отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью	Доверенность
б) оправдательные (исполнительные)	подтверждают совершение хозяйственного факта	Накладная Приходный кассовый ордер Расходный кассовый ордер Товарно-транспортная накладная
в) бухгалтерского оформления	не имеют самостоятельного значения, прилагаются к распорядительным или оправдательным документам; используются для систематизации учетных записей	Калькуляция Распределительная ведомость Бухгалтерская справка
г) комбинированные	сочетают свойства распорядительных, оправдательных документов и бухгалтерского оформления; упрощают учетную обработку и количество документов	Платежная ведомость Лимитно-заборная карта
2. по степени обобщения	а) первичные	впервые отражают совершившиеся хозяйственные факты	Квитанция Расписка
б) вторичные (сводные)	составляются на основе первичных документов, обобщая данные и группируя хозяйственные явления	Калькуляция Авансовый отчет
3. по способу информации	а) разовые	отражают одну хозяйственную операцию	Приходный кассовый ордер Требование на выдачу материалов
б) накопительные	отражают однородные операции, совершенные в разное время и периодически повторяющиеся	Лимитно-заборная карта
4. по месту составления	а) внутренние	составляют и исполняют в данной организации	Платежная ведомость
б) внешние	составляют в других организациях	Платежное поручение
5. по количеству	а) однострочные
б) многострочные		Товарно-транспортная накладная

Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа. К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних. Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д. К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д. Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение. Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

По способу (порядку составления) различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов. Сводные документы позволяют уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления. Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходный ордер по материалам, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Внешние документы составляют вне данного предприятия, ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения.

При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

По степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.).

Составление документов является трудоемким процессом. Использование персональных компьютеров в бухгалтерском учете дает возможность заполнять документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

3. Требования, предъявляемые к документам

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

К бухгалтерским документам предъявляются следующие требования:

Они должны быть составлены своевременно, то есть в момент совершения операции или сразу после ее окончания;

Документ должен быть достоверным, а также составлен четко и иметь ясное содержание.

К составлению документов предъявляются следующие требования:

1. документы должны быть составлены на специальных бланках;

2. документы должны строго соблюдать установленные формы и реквизиты;

3. в документе должен быть четко и разборчиво написан текст и цифры;

4. незаполненные реквизиты прочеркиваются одной чертой;

5. денежная сумма указывается цифрами и прописью;

6. в документе должны быть подписи должностных лиц с указанием должности.

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать обязательные реквизиты. Реквизиты документа - это необходимая исходная информация, которая содержится в документах. К числу обязательных реквизитов документов относят:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы. Поэтому все документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. Для обеспечения правильного использования производится их классификация по определенным признакам. После использования в учете документы хранятся в архиве предприятия в течение установленных сроков, а затем в соответствии с инструкциями документы, имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственный архив, а другие документы уничтожаются. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, т.е. совершают документооборот.

4. Учетные регистры

Учетные регистры - это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

книги (кассовая, главная);

карточки (учета основных средств, учета материалов);

журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

хронологические (регистрационный журнал);

систематические (главная книга счетов);

комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащихся в учетных регистрах, они бывают:

синтетические (главная книга счетов);

аналитические (карточки);

комбинированные (журналы-ордера).

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, для отражения на счетах и в бухгалтерской отчетности.

В учетных регистрах производится регистрация и экономическая группировка информации о финансово-хозяйственной деятельности организации. В них записываются сведения из первичных документов, обеспечивается их сохранность и осуществляется обобщение отраженной в них информации (рис. 6).

Наибольшая степень сохранности информации обеспечивается в бухгалтерских книгах, все страницы которых нумеруются, переплетаются и на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. На переплете книги фиксируют год её открытия, название организации и синтетический счет. Однако с информацией, содержащейся в книге, может работать одновременно только один учетный работник.

Карточки представляют собой плотные бланки с отпечатанными на них таблицами, которые предназначены для длительного пользования. Они не скрепляются между собой и хранятся в картотеке (специальном ящике). С карточками могут работать одновременно несколько учетных работников, однако они легко теряются и, поэтому необходима регистрация карточек в специальном реестре.

Контокоррентные карточки используются для учета в денежном измерителе расчетов и фондов; инвентарные - для учета материальных ценностей в натуральном и суммовом выражении; многографные - для отражения одного факта хозяйственной жизни несколькими составляющими его суммами (учет затрат на объект). Свободные листы (ведомости) не имеют прочного скрепления, изготовляются из неплотной бумаги большого формата, хранятся в отдельных папках. Использование различных видов регистров в учете хозяйственной деятельности организации регламентируется положениями и инструкциями по ведению учетных процессов и их механизации.

Графление бухгалтерских регистров может быть параллельным, последовательным и смешанным.

Запись хозяйственных операций в учетные регистры, называемая счетной записью, осуществляется на основе контировки на третьем этапе обработки документов.

Совокупность, логические связи, способы построения учетных регистров определяют форму бухгалтерского учета, применяемую экономическим субъектом. Объединяющими чертами всех форм бухгалтерского учета являются: двойная запись; хронологическая и систематическая записи одновременно; число уровней обобщения информации; регистрация совершившихся и ожидаемых фактов хозяйственной деятельности.

5. Способы исправления в учетных регистрах

В учетных регистрах могут возникать ошибки (локальные и транзитные). Причинами их могут быть утомление и небрежность работников, неисправность техники. Исправление ошибок в учетных регистрах должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Наиболее распространены три специальных способа их исправления: корректурный метод, способ дополнительных проводок и способ «красного сторно».

1. Корректурный применяется, когда ошибка обнаружена сразу путем зачеркивания одной чертой. Написание сверху или справа правильной цифры. Рядом ставится подпись исправителя и дата. Может быть оформлена бухгалтерская справка. В денежных документах исправления не допускаются!

2. Способ дополнительной проводки применяется если проводка составлена правильно, а сумма указана меньше фактической и отражена она во многих регистрах. Исправляется ошибка путем составления бухгалтерской справки, где указывается также и бухгалтерская проводка на разницу.

3. Способ красного сторно (сторнировочная запись, запись красным) - «отрицательные записи», «уменьшение, снятие». Если проводка составлена неправильно она исправляется путем составления той же проводки с указанием той же суммы - сторнировочной записью или красным, то есть сумма подлежит вычитанию. Затем составляется правильная бухгалтерская проводка, оформляется бухгалтерская справка.

Пример. Произошла хозяйственная операция: получены деньги в кассу 20000 руб. с расчетного счета.

1. Бухгалтер составил ошибочную проводку Дт 60 - Кт 51 - 20000,00

Сторнировочная запись Дт 60 - Кт 51 - 20000,00

2. Бухгалтер составил проводку с ошибкой в сумме Дт 50 - Кт 51 - 250000,00

а) Сторнировочная запись Дт 50 - Кт 51 - 230000,00

б) Сторнировочная запись Дт 50 - Кт 51 - 250000,00

Правильная проводка Дт 50 - Кт 51 - 20000,00

Красным сторно пользуются также при отражении экономии.

6. Документооборот

Обработанные бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в течение 1 года, затем сдаются в архив. В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерские документы должны храниться в архиве не менее 5 лет.

Существующая схема документооборота показывает движение документов в организации с момента их создания, проверки, обработки и до передачи в архив. Документооборотом считается путь продвижения документов от момента их составления до момента сдачи в архив. Рациональная организация документооборота это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата. Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям: Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов. Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

График документооборота может быть оформлен в виде схемы (Схема 1) или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Если компания крупная, то необходимо составлять полноценный график документооборота (Таблица 2). Для разработки графика рекомендуется взять за основу "Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Таблица 2

Знакомить всех сотрудников с таким глобальным графиком не имеет смысла. Лучше всего подготовить для каждого подразделения выписку из графика. В ней нужно перечислить все документы, которые относятся к сфере деятельности подразделения, и сроки, в которые их необходимо сдавать.

На практике некоторые фирмы используют смешанную схему документооборота. То есть составляют график, а потом выписки из него в виде схем, памяток передают в структурные подразделения компании.

Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

6. Инвентаризация, ее виды и значение

Понятие инвентаризация происходит от латинского слова «инвентира», что означает «находить». Это сверка данных бухгалтерского учета с наличием объектов учета в натуральном выражении путем пересчета, взвешивания, измерения и дегустации.

На предприятии в определенные сроки проводят инвентаризацию для проверки достоверности данных бухгалтерского учета. Рекомендуемая периодичность проведения инвентаризации приведена в таблице 3.

Таблица 3

Минимально необходимая периодичность проведения инвентаризаций

Виды имущества и финансовых обязательств	Срок проведения	Номер счета по бухгалтерскому учету	Периодичность
Основные средства
Капитальные вложения			1 раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Незавершенное производство и полуфабрикаты собственной выработки			1 раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Незавершенный капитальный ремонт и расходы будущих периодов			1 раз в год
Молодняк животных на откорме, птица, кролики, звери и семьи пчел, а также подопытные животные		1 раз в квартал
Готовая продукция на складах			1 раз в год
Товары на складах и базах промышленных товаров, в книжных магазинах			1 раз в год
Товары на складах и базах продовольственных товаров			2 раза в год
Товары и тара в магазинах и на других предприятиях розничной торговли			2 раза в год
Нефть и нефтепродукты		товары 41, готовая продукция 43	1 раз в месяц
Драгоценные металлы и алмазы			2 раза в год
Библиотечные фонды		в порядке, устанавливаемом министерствами и ведомствами, но не реже, чем 1 раз в 5 лет
Сырье и прочие материальные ценности			1 раз в год
Денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности		1 раз в месяц
Расчеты с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.		по мере получения выписок банка
Расчеты по платежам в бюджет		1 раз в квартал
Расчеты с филиалами, выделенными на самостоятельный баланс, и с вышестоящими организациями		на 1 число каждого месяца
Расчеты с дебиторами и кредиторами		2 раза в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)

Можно выделить несколько этапов инвентаризации:

Первый этап - подготовительный . Издается приказ о проведении инвентаризации; назначается комиссия; определяются сроки и объекты для инвентаризации; берутся расписки с материально-ответственных лиц о том, что поступившее под их ответственность имущество оприходовано (или списано в расход), все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию; определяются остатки по учетным данным; проверяются весы и другие измерительные приспособления; пломбируется помещение, где будет проведена инвентаризация и т.д.

Второй этап - основной . Натуральная и документальная проверка. Производятся подсчет, взвешивание, обмеривание, поиск документов, подтверждающих данные бухгалтерского учета о наличии имущественных прав, обязательств и резервов. Оформляются типовые формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Недопустимо заполнять акты описи со слов этих лиц. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Третий этап - аналитический . Сопоставляются полученные от проверки фактические данные с данными бухгалтерского учета, выявляются расхождения (излишки, недостачи, недооценка, переоценка) и составляются сличительные ведомости. Применяются следующие типовые бланки сличительных ведомостей: ИНВ-18 для основных средств, ИНВ-19 для товарно-материальных ценностей, ИНВ-20 для оптовой торговли, ИНВ-21 для розничной торговли. На этом этапе по распоряжению руководителя могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц обязательно до открытия помещения, в котором проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (форма ИНВ-24) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма ИНВ-25).

Четвертый этап - заключительный . Проводится заключительное заседание инвентаризационной комиссии, на котором подписывается форма ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». На основании этого издается приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации и привлечении виновных к административной и материальной ответственности. Вносятся бухгалтерские записи. Составляются заявления в следственные органы и иски в судебные органы.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на соответствующих счетах. Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (счета расходов), а сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

В целях обеспечения легитимности и достоверности результатов инвентаризации следует принимать меры к соблюдению правил оформления документов и процедур проведения инвентаризации.

Таблица 4

Ошибки проведения инвентаризации и их последствия.

	Перечень нарушений	Возможные последствия
	Состав инвентаризационной комиссии не утвержден руководителем	Нет основания для проведения инвентаризации
	Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентаризации
	В приказе не указаны сроки инвентаризации	Нет основания для начала проведения инвентаризации
	Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи	Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации
	При невозможности остановки хозяйственной деятельности, приходные и расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии	Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы
	У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию	При выявлении нарушений могут быть предъявлены приходно-расходные документы, оформленные в период проведения инвентаризации
	Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот. (Идеально составление инвентаризационных описей вручную от руки по факту)	Имеется возможность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета
	Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре	Результаты инвентаризации недействительны
	Итоги должны быть выверены на каждой странице - число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях, даже если подсчет велся в денежном измерении	Имеется возможность несанкционированных исправлений
	На каждой странице нет записи «Цены, итоги проверил» и подписи материально ответственного лица	Инвентаризационная опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам
	Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии	Исправления считаются недействительными
	Инвентаризационная опись после утверждения результатов содержит незаполненные строки. (Все они должны быть прочеркнуты)	Имеется возможность внесения дополнительных данных
	На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии и подтверждения, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение	Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответственному лицу при выявлении недостач

Инвентаризационная комиссия не несет ответственность за недостоверность данных, предоставленных другими организациями и используемых в целях составления инвентаризационных актов по материальным ценностям, за сохранность которых на момент инвентаризации работники организации не отвечают.

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы (например, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием "до инвентаризации на "__" __________ 201_ г.", что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, ), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 - 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н):

если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

• если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая.