Платежный календарь образец. Что такое платежный календарь предприятия и зачем он нужен? Этапы составления платежного календаря

Платежный календарь - это один из видов оперативного финансового плана предприятия, разрабатываемый по отдельным видам движения денежных средств (налоговый платежный календарь, платежный календарь по расчетам с поставщиками, платежный календарь по обслуживанию кредита и т.п.) и по предприятию в целом (в этом случае он детализирует текущий финансовый план поступления и расходования денежных средств).

Составление платежного календаря

Платежный календарь составляется обычно на предстоящий месяц (в разбивке по дням, неделям и декадам). Состоит из следующих двух разделов:

график расходования денежных средств (или график предстоящих платежей);
график поступления денежных средств.

График расходования денежных средств отражает сроки и суммы платежей предприятия в предстоящем периоде по всем (или конкретным) видам финансовых обязательств.

График поступления денежных средств разрабатывается по тем видам движения этих средств, по которым имеется возвратный их поток; он фиксирует сроки и суммы предстоящих платежей в пользу предприятия.

Платежный календарь разрабатывается с целью своевременного погашения неотложных финансовых обязательств предприятия и обеспечения постоянной платежеспособности в текущем периоде.

Страница была полезной?

Еще найдено про платежный календарь

Оптимизация денежных потоков предприятия в режиме реального времени
Конкретный период времени на который должен составляться платежный календарь однозначно не определен Выбор временных интервалов охватываемых денежным бюджетом зависит от природы фирмы
Как наладить управление финансами в условиях кризиса
Действовали на глазок прикинем сколько денег поступит и сколько уйдет если не угадаем - быстро возьмем кредит и закроем кассовый разрыв Платежный календарь был по сути фиктивным поступившие заявки на оплату с ним конечно сравнивали но
Проверенные практикой способы управления деньгами компании
Тем не менее есть несколько простых шагов которые помогут разработать платежный календарь Шаг 1. Разработать структуру статей платежного календаря Проще всего это сделать если взять
Депозит как способ обеспечения платежеспособности предприятия
Спланировать предстоящие платежи более детально по контрагенту и назначению платежа поможет платежный календарь Платежный календарь - это плановый финансовый документ в котором отражаются ежедневные поступления и
Обеспечение сбалансированности дебиторской и кредиторской задолженности организаций российских регионов как направление укрепления региональных бюджетов
Уилсона широко применяющейся в зарубежных странах разработка платежного календаря позволяющего в максимально возможной степени синхронизировать положительный и отрицательный денежные потоки повысив тем самым эффективность денежного оборота предприятия Платежный календарь - это один из видов оперативного финансового плана предприятия разрабатываемый по отдельным видам
Актуальные вопросы управления денежными потоками
В нем отражаются планируемые остатки денежных средств на начало и конец периода Платежный календарь составляется на основе поступлений и заявок расходования денежных средств Модуль оперативного планирования решает
Финансовое планирование
При создании платежного календаря решаются следующие задачи организация учета временной стыковки денежных поступлений и предстоящих расходов предприятия
Политика управления денежными активами
В этих целях разрабатывается план поступления и расходования денежных средств платежный календарь и другие документы обеспечивающие этот оборот 3. Определение минимально необходимого остатка денежных активов
Системный подход к управлению дебиторской задолженностью
Реализация функции контроля требует мониторинга и анализа состояния дебиторской задолженности на основе ведения платежного календаря и сопоставления его с графиком ожидаемых поступлений денежных средств от дебиторов с целью
Политика привлечения товарного кредита
Расчеты по товарному кредиту включаются в платежный календарь и контролируются в процессе мониторинга текущей финансовой деятельности В процессе формирования политики привлечения
Кредитная политика
Платежи по кредитам включаются в платежный календарь и контролируются в процессе мониторинга текущей финансовой деятельности На предприятия привлекающих большой объем
Как преодолеть кризис, если компания на грани
Жесткий контроль средств составление платежных календарей ранжирование платежей по приоритетности и соблюдение очередности установление лимитов и введение дополнительной авторизации
Как за месяц поменять устоявшиеся правила планирования и контроля платежей
Появилась возможность оперативно формировать платежный календарь на любой период не превышающий месяца Хуже всего пришлось подразделениям инициирующим оплаты Теперь
Управление оборотным капиталом хозяйствующего субъекта как важное направление его краткосрочной финансовой политики
Прочие дебиторы составлять прогноз притока денежных средств от дебиторов используя коэффициенты инкассации составляя платежный календарь рефинансировать дебиторскую задолженность 2 В качестве эффективных мероприятий по рефинансированию дебиторской задолженности на
Налоговое планирование
Небольшие организации включают показатели налоговых платежей в общий платежный календарь Синонимы планирование налогов Страница была полезной
Форма «отчет о движении денежных средств»: особенности составления и оценка платежеспособности коммерческой организации на ее основе
В В Ковалев определяет платежеспособность как способность предприятия без нарушений исполнять платежный календарь то есть наличие у компании достаточного количества денежных средств позволяющих оплатить долговые обязательства
Политика управления кредиторской задолженностью
Выплата средств включается в разрабатываемый платежный календарь и контролируется в процессе мониторинга текущей финансовой деятельности компании С учетом прогнозируемого прироста
Политика привлечения заемных средств
Платежи по обслуживанию кредитов включаются в платежный календарь и контролируются в процессе мониторинга текущей финансовой деятельности На предприятиях привлекающих большой объем
Политика привлечения банковского кредита
Эти платежи включаются в платежный календарь и контролируются в процессе мониторинга текущей финансовой деятельности предприятия 7. Обеспечение своевременного и
Регламент, который позволит оптимизировать оборотный капитал холдинга
С производится процедура балансирования платежного календаря 4.6.4. Ответственный за расходную часть может производить балансировку только в статьях находящихся в

Введение

Предполагается, что читатель уже знает что такое платежный календарь и зачем нужен, в связи с этим далее будут обсуждаться только практические вопросы организации платежного календаря. В принципе, если у Вас есть хотя бы небольшой бюджет на автоматизацию платежного календаря в 1С можете смело пропустить следующий материал и перейти сюда . Кроме того, желательно минимальное владение терминологией бюджетирования (понимание таких терминов как «бюджет», «лимитирование», «ЦФО»). Если все вышеперечисленное для Вас понятно, предлагаю определиться, а насколько вообще правилен поход, предусматривающий ведение платежного календаря в MS Excel? Существуют разные прямо-противоположенные мнения, т.к. здесь не все так просто. Попытаемся быть объективными. Если у Вас есть программный продукт, в котором Вы ведете оперативный или бухгалтерский учет, то скорее всего Вам лучше вести платежный календарь именно в этом продукте, даже если его функционал не вполне Вас удовлетворяет. Если речь идет об 1С, то, возможно, имеет смысл доработать ее с тем, чтобы вести платежный календарь в базе данных. Но, как всегда, есть исключения из правил, о которых Вы сможете узнать в конце следующего блока статьи.

Плюсы и минусы использования MS Excel в качестве платформы для организации платежного календаря

Перед тем как рассказывать об организации платежного календаря в MS Excel хочу перечислить основные недостатки такого подхода.

Отсутствие контроля ссылочной целостности – MS Excel не контролирует пользователей, если те хотят удалить значение какой-нибудь ячейки. Можно с этим косвенно бороться установкой защиты ячеек, или макросами, но проблема может проявится в любой момент;

Проблема с многопользовательским режимом работы – организовать некое подобие многопользовательского режима в MS Excel можно, если речь идет о двух-трех пользователях, но если пользователей будет больше лучше задуматься о базе данных;
Разграничение доступа и конфиденциальность – все пароли в MS Excel очень легко ломаются, при желании даже далекий от ИТ-индустрии человек сможет легко найти несколько таких способов в открытых источниках. Таким образом, к файлу доступ должен даваться только проверенным людям;
Повторный ввод данных – в отличии от 1С готовых обработок обмена между MS Excel и клиентом банка не существует, сделать конечно же можно, но дешевле будет доработать используемую Вами базу данных с тем, что бы вести платежный календарь в ней. Впрочем на небольших объемах операций использование обработок значительной экономии трудозатрат не дает;
Ограничение на размер базы – большой массив данных MS Excel не потянет, хотя для средних размеров фирмы возможностей MS Excel хватит.

Из всего вышесказанного можно сделать следующий вывод – использование MS Excel для организации платежного календаря допустимо при одновременном соблюдении следующих условий:

Объем платежных операций в день не превышает 20-30 документов;
С файлом работает не боле трех доверенных лиц;
У Вас нет функционала платежного календаря в используемом программном продукте для бухгалтерского или оперативного учета.

Надеюсь понятно, что вышеперечисленные условия не являются догмой, но позволяют «ощутить» допустимые пределы.

Теперь несколько слов о нюансах, которые могут перевесить недостатки организации платежного календаря в MS Excell . Дело в том, что помимо собственно реестра платежей и платежного календаря данный файл может еще выполнять дополнительные вкусные функции – например составление бюджетов и лимитирование платежей относительного бюджетов, а недостатки MS Excel по повторному вводу данных вполне можно компенсировать, организовав двухсторонний обмен с платежной подсистемой 1С. Дело в том, что если Вы собираетесь плотно работать с бюджетированием, то относительная эффективность MS Excel в сравнении со специализированных программными продуктами бюджетирования запросто может перевесить минусы использования MS Excel в качестве платформы платежного календаря. Поэтому, рассматриваемый в настоящей статье пример сразу содержит в себе элементы бюджетирования, а именно лимитирование платежей (без этого не вижу практического смысла в использовании MS Excel для организации платежного календаря). Если у Вас есть в MS Excel система бюджетов, то настроив достаточно простыми формулами из нее трансляцию лимитов платежей в платежный календарь Вы получите дешевый, простой и эффективный инструмент бюджетирования. Теперь, прояснив плюсы и минусы платежного календаря MS Excel, Вы сможете самостоятельно решить, использовать ли MS Excel для платежного календаря или нет.

Хочу также сразу предупредить - целью статьи не является описание процесса разработки готового платежного календаря, который можно взять и начать использовать, ведь в таком случае статья была бы не нужна, достаточно было бы взять прилагаемый файл. Да и это уже была бы не статья, а книга. Поэтому, цель статьи – показать методику и принципы создания платежного календаря, с учетом практических нюансов настройки таблиц и формул в MS Excel. В рассматриваемом примере допущено несколько упрощений, с тем, что бы Вы смогли легче и быстрее понять пример, но обещаю, если у Вас есть минимальные знания MS Excel и некоторое время для внимательного изучения, то Вы сможете настроить под себя приведенный пример и он будет работать.

Концепция настройки платежного календаря в MS Excel

Концепция следующая:

Создаем на отдельных листах книги MS Excel ключевые классификаторы (статьи движения денежных средств и ЦФО, для рабочего примера еще могут понадобится например контрагенты, организации, банковские счета/кассы);
Задаем соответствия между статьями ДДС и ЦФО;
Создаем лист с бюджетом движения денежных средств (БДДС);
Создаем лист с реестром платежей (этот лист и будет основным рабочим местом);
Создаем лист с реестром увеличения лимитов (для сверхбюджетных заявок на расход денежных средств);
Создаем лист с таблицей данных, которая будет собирать все необходимые для платежного календаря данные;
Создаем сводную таблицу «Платежный календарь» - это, собственно, и есть Ваша цель.

Для целостной системы еще хорошо создать отчет, показывающий выполнение бюджета движения денежных средств, не обязательно – но рекомендую.

Добавлю так же, что можно дополнительно настроить выгрузку платежных поручений в 1С, и загрузку из 1С факта об оплатах и остатках на счетах/кассах. Кроме того, можно настроить обмен справочников с 1С, особенно таких больших как контрагенты. Процесс творческий – но при избытке времени и ресурсов главное не увлекаться процессом отшлифовки, ведь MS Excel обладает все-таки массой недостатков, и свою творческую энергию, возможно, лучше в таком случае направить на перевод платежного календаря в нормальную базу данных.

Создаем классификаторы

На каждый классификатор создаем отдельный лист, в нашем случае это листы «Классификатор ЦФО» и «Классификатор статей ДДС».

Со справочником статей ДДС есть другой нюанс – во многих случаях полная версия классификатора не нужна, по полной версией понимается наличие групп и доходных статей. Иногда нужен просто список статей ДДС по выплатам. Для этих целей заведите еще дополнительный лист «СтатьиДДС_Выплаты»

Полная же версия справочника статей ДДС пускай «обитает» на листе «Классификатор статей ДДС».

После заполнения выплатных статей создайте именованный диапозон-список (вкладка «формулы»-«Присвоить имя»).

Значения в диапазон СтатьиДДС_Выплаты можно указывать ссылками с полного классификатора статей ДДС.

Важный шаг – это привязка с ЦФО статей ДДС. Кроме того, что это правильный шаг с точки зрения методологии управления предприятием посредством бюджетов, это еще значительно облегчит ввод данных по платежам и позволит сократить количество ошибок. Технически данная возможность организуется достаточно просто – на отдельном листе создается таблица, колонки которой именуются наименованиями ЦФО, а в строках вводятся соответствующие ЦФО статьи ДДС.

После этого ранее уже показанным способом (через присвоения имени диапазону) на каждое ЦФО создается свой именованный список.

Кроме перечисленных классификторов необходио создать также список периодов планирования, который будет служить разделителем бюджетных периодов. В частности этот список пригодится при вводе бюджета движения денежных средств, при увеличении лимитов и при добавлении заявок на расходование денежных средств.

Управление бюджетом (лимитами)

Для того, что бы контролировать текущие платежи на соответствие бюджету понадобятся две таблицы – «Бюджет ДДС» и «Увеличение лимитов». Создадим одноименные листы и разместим на них эти таблицы.

Для того, что бы ЦФО и периоды планирования не нужно было бы каждый раз впечатывать, можно добавить функционал выбора значений из списка. Покажем это на примере колонки «ЦФО» - выделяете заведомо большой диапазон ЦФО (для учебного примера достаточно и 20 строк, для рабочего примера нужно предусмотреть как минимум тысяч десять строк). После того как выделите диапазон на вкладке «Данные» в блоке кнопок «Работа с данными» нажмите на кнопку «Проверка данных», в открывшемся диалоговом окне в поле «Тип данных» выберите «Список», а в поле «Источник» впишите знак равно и наименование поименованного списка, в нашем примере это будет выглядеть так: =ЦФО.

После указанных манипуляций поле ЦФО будет заполнятся выбором из списка, что, несомненно, очень удобно.

Аналогичным образом следует настроить выбор в колонке «Период планирования»

Однако со статьями ДДС все немного сложнее. Выбор из полного списка неуместен, и тут нам пригодится возможность выбора значений из подчиненного списка.

Указав с поле источник не название списка, а функцию ДВССЫЛ(), возвращающую список по наименованию, мы сможем выводить для выбора только те статьи, которые относятся к данному ЦФО!

Если Вы хотите контролировать платежи на их соответствие бюджету (лимитирование платежей) – то перед Вами неизбежно встанет задача отражения факта увеличения лимитов. Для этих целей на листе «Увеличение лимитов» создайте таблицу, в которой будут поля регистрации (номер и дата), а также содержательные поля (ЦФО, Статья ДДС, Период планирования и сумма). Кроме того можно добавить произвольные поря, такие как «Причина увеличения лимита». Настройка выбора ЦФО, Периода планирования и Статей ДДС производится аналогично тому, как это мы сделали при разработке таблицы Бюджета ДДС.

Реестр платежей

Реестр платежей представляет собой таблицу, в которой следует регистрировать планируемые, осуществленные и аннулированные платежи. При наличии лимитирования платежей Вы сможете увидеть остатки по бюджету, а также настроить фильтр который предоставит Вам инструмент утверждения платежей на конкретную дату.

Вам следует наиболее ответственно подойти к дизайну (удобству) именно этой таблицы, т.к. с ней предстоит работать каждый день. Для того, что бы хотя бы немного продемонстрировать возможности MS Excel в части удобства интерфейса в пример включен макрос, помогающий упростить выбор дат, ниже функционал макроса будет показан в действии, но сам текст кода Вы сможете посмотреть в примере, в статье подробно на этом останавливаться не имеет смысла – тем более, что даты легко можно вводить вручную.

В целях регистрации операций создайте колонки «Номер заявки», «Дата заявки», «Номер платежки» и «Фактическая дата оплаты». С точки зрения лимитирования платежей (бюджетирования) ключевыми колонками являются «ЦФО», «Статья ДДС», «Период планирования» и, конечно же, «Сумма». Колонка «Остаток бюджета если оплатим» должна быть расчетной – т.е. считаться автоматически для информирования пользователя о текущем состоянии бюджета.

Колонка «Желаемая дата оплаты» необходима для удобства утверждения платежей (в рабочем варианте целесообразно добавить еще колонку «Крайний срок оплаты»). Для регистрации факта утверждения платежа добавьте колонки «Утверждена» и «Планируемая дата оплаты». Отфильтровав таблицу по параметрам «Оплачена»=ЛОЖЬ, «Утверждена»=ИСТИНА Вы получаете таблицу, в которой изменением планируемой даты оплаты можно сформировать платежный календарь. Добавив фильтр «Планируемая дата оплаты» = текущая дата Вы получите список платежей на сегодняшний день.

Обсудим технические аспекты. Макросами, как уже говорилось выше, можно упростить ввод дат, реализовав возможность их выбора из календаря двойным щелчком по ячейке.

ЦФО и Периоды планирования настройте выбором из одноименных диапазонов, выбор статей ДДС настройте из подчиненных списков точно так же, как это было показано в разделе, посвященном БДДС. Наверное наиболее сложным моментом является расчет остатков по бюджету после заявки. Для этого следует воспользоваться отличной функцией СУММЕСЛИМН().

Формула должна «вытащить» по связке ЦФО-СтатьяДДС-ПериодПланирования бюджет ДДС (основной лимит с листа «Бюджет ДДС»), добавить к нему дополнительный лимит с листа «Увеличение лимитов» и отнять все ранее утвержденные суммы в таблице «Реестр платежей» по данным ЦФО-Статье ДДС-Периоду планирования, включая и текущую строку. Как именно пользоваться данной формулой можно почитать в «хелпе» MS Excel – там все вполне понятно расписано.

Платежный календарь

Платежный календарь подразумевает график поступлений денежных средств, выплат, и остатков по периодам (обычно дням). В MS Excel для графического представления платежного календаря идеально подходит инструмент «сводная таблица», ниже приведен пример того, что мы должны получить «на выходе».

Однако для того, что бы сводная таблица могла быть сформирована, следует подготовить таблицу с данными. В нашем случае для этих целей понадобится четырехмерная таблица данных и ресурсом «Сумма».

Измерения следующие:

Дата – по этой дате будут группироваться колонки
Вид – возможно четыре значения – начальный остаток, приход, расход и конечный остаток.
Показатель – для вида «Расход» это статья ДДС, для других видов показатель дублирует сам вид (начальный остаток, приход и конечный остаток).
Контрагент – сюда будут выводится контрагенты по планируемым расходам.

Предлагаемый пример предполагает, что начальный входящий остаток и планируемые приходы пользователем будут вносится вручную (поля выделены желтым). Остальные поля будут расчетными. Перед началом конструирования таблицы определитесь на какой временный горизонт планирования денежных потоков в разрезе дней Вы будете опираться. Мной было выбрано 9 календарных дней. Первые строки, соответствующие горизонту планирования, должны быть фиксируемыми. На каждый день я создаю три строчки, с начальным остатком, приходом и конечным остатком, далее такие же строчки на следующую дату и так вплоть до окончания горизонта планирования.

Расходную часть разместите под фиксированными блоками. Эти данные будут динамически меняться в зависимости от того, что Вы внесли в таблицу «Реестр платежей».

Теперь немного о формулах. Первые две строки, относящиеся к первому дню планирования, заполняются вручную. Это начальный остаток и планируемый приход. В рабочем варианте входящий остаток целесообразно настроить так, что бы он рассчитывался исходя из реальных кассовых остатков, с учетом денег в пути (подойдет таблица, периодически подгружаемая из той же 1С). Поле приход содержит прогнозируемую сумму денежных средств, поступление которых Вы ожидаете на первую дату. По приходу то же самое касается и остальных фиксированных строк – вопрос о том, что ставить в прогнозируемый приход решается для каждого предприятия отдельно. Специфика розничных сетей позволяет составить календарные профили прогнозируемых поступлений, у проектных организаций график поступлений составляется индивидуально по каждому акту/этапу и т.д.

Принцип формулы расчета конечного остатка простой – берем начальный остаток рассчитываемой даты (равен конечному остатку предыдущего дня), добавляем прогнозируемый приход и отнимаем все суммы расхода, которые функцией СУММЕСЛИМН() отобраны по текущей дате в блоке содержащем расходную часть.

Как пользоваться разработанным платежным календарем.

Вы, работая с реестром платежей, обозначаете планируемые даты оплат. В таблице данных платежного календаря вносите планируемый остаток денежных средств и прогнозируемые поступления. После этого переходите на лист «ПК» и щелкаете «Обновить» на сводной таблице «Платежный календарь». После этого Вы в наглядном виде получаете платежный календарь.

Допустим Вас не устраивает текущий график, например Вы хотите избежать кассового разрыва 16 октября – переходите в таблицу «Реестр платежей», меняете планируемую дату оплаты заявки (которая на 600 тыс.руб.) допустим на 18 октября.

Снова обновляете сводную таблицу с платежным календарем и она перемещает оплату 600 тыс.руб. на 18.10 и пересчитывает начальные и конечные остатки денежных средств!

Все просто и эффективно!

P.S.:
Картинка к анонсу - известный календарь Майя, который то ли заканчивается, то ли не заканчивается в 2012 году. Но что примечательно, само его наличие ясно дает понять, что уже древние люди занимались темой календарей. Платежных календарей, правда у Майя точно не было, потом что у них был военный коммунизм и не было денег, но, уверен, что будь у них капитализм, то сейчас мы бы находили при раскопках глиняные платежные календари:)

Действия:

Платежный календарь является инструментом оперативного планирования, управления и контроля над движением денежных потоков организации, а так же средством которое обеспечивает эффективный мониторинг процесса расчетов с покупателями и поставщиками. Для решения этих задач в систему платежного календаря входят три основных функциональных блока: планирование платежей (выплат), планирование поступления денежных средств и формирование платежных документов.

Функционал платежного календаря позволяет объединить информацию о потребности организации и ее подразделений в денежных средствах с прогнозируемыми объемами поступлений от покупателей (заказчиков) и иных источников в единое информационное пространство, которое обеспечивает прозрачность и прогнозируемость данных, а так же значительно повышает эффективность управления денежными средствами предприятия.

Одним из наиболее важных требований к любой финансовой системе является система управления уровнями допуска пользователей, которая обеспечит не только четкое ограничение доступа к конфиденциальным данным, но и сохранит удобство работы с теми функциональными блоками которые необходимы сотрудникам для выполнения своих задач. Модуль администрирования прав доступа к функциям платежного календаря, обеспечивает широкие возможности для управления правами как на уровне объектов прикладного решения (справочников, документов, отчетов) так и на уровне организаций и центров финансовой ответственности.

Общая функциональная модель системы "Платежный календарь" представлена на следующей схеме.

Платежный календарь

Перечень основных функциональных блоков системы "Платежный календарь":

Календарное планирование платежей

Управление платежами и контроль за расходованием денежных средств одна из ключевых задач финансового планирования, основным условием решения которой является наличие четкой, структурированной и актуальной информации о всех запланированных безналичных платежах и выплат наличными денежными средствами, а так же текущем и прогнозируемом уровнях обеспеченности денежными средствами. Для отражения в платежном календаре предприятия запланированных платежей, предназначен документ "Платежный календарь: План расходования денежных средств ", который позволяет регистрировать планируемые платежи как разрезе видов денежных средств (наличные, безналичный) и мест их размещения (расчетные счета, кассы), так и в разрезе направлений и целей их использования (статей движения денежных средств, получателей, договоров).

Удобство и эффективность процесса планирования и контроля исполнения платежей обеспечивает целый ряд специализированных инструментов, предназначенных планирование платежей относящихся к различным потокам движения денежных средств: поставщикам товаров и услуг, выплат по заработной плате, уплате налогов и т.п.

Формирование платежных документов

Данный модуль предназначен для ежедневного формирования платежных поручений в банка, и обеспечивает окончательное ранжирование запланированных платежей, с учетом установленных приоритетов. Формирование платежных поручений осуществляется с помощью документа Платежный календарь: Реестр платежей , работа с которым осуществляется через помощник "Формирование реестров платежей", который позволяет на основании заложенных в платежный календарь предприятия планов платежей, формировать платежные поручения и контролировать (исполнение).

Сформированные платежные поручения автоматически экспортируются в программу 1С: Бухгалтерия 8 и в дальнейшем могут быть переданы в банк с использованием стандартной обработки обмена с системой банк-клиент. Более подробную информацию по данному модулю можно получить на странице, описывающей порядок работы по формированию платежных документов .

Календарное планирование поступлений денежных средств

Блок планирования поступления денежных средств предоставляет возможность сотрудникам отделов, ответственных за контроль расчетов с поставщиками и заказчиками, планировать поступления средств по основным направлениям деятельности предприятия и осуществлять контроль за исполнением сроков оплаты и календарных графиков платежей. Возможности данного блока обеспечивают:

Оперативный доступ к информации о поступлении денежных средств от контрагентов, их текущей задолженности и позволяют осуществлять эффективный контроль за погашением дебиторской задолженности и соблюдением установленных договорами графиков платежей;
Выявление неплатежеспособных покупателей и способствуют своевременному принятию необходимых мер;
Повышение финансовой дисциплины сотрудников и прозрачности процесса работы с клиентами.

Для отражения сумм запланированных поступлений предусмотрен документ "Платежный календарь: План поступления денежных средств ". Удобство работы пользователей с данным блоком в системе "Платежный календарь" обеспечивает специальный интерфейс - "Помощник планирования поступления денежных средств", объединяющий в себе все необходимые данные как для контроля запланированных сумм, так и для планирования новых ожидаемых платежей.

Управление правами доступа пользователей

Одной из наиболее важных задач любой финансовой системы является обеспечение информационной безопасности. Заложенная в систему "Платежный календарь" система управления уровнями доступа пользователей, предоставляет широкие возможности для администрирования прав как на уровне объектов (справочников, документов, отчетов) так и на уровне доступа к данным в разрезе организаций и центров финансовой ответственности. Текущая версия системы предоставляет три предопределенных набора прав:

Право планирования поступлений;
Право формирования платежных документов;
Право планирования платежей.

Платежный календарь – это важный инструмент для эффективного управления денежными средствами предприятия. Чаще всего его формируют в Excel. Читайте, как составить платежный календарь и сохраняйте себе пример в Excel.

Финансовый директор, стремящийся к увеличению стоимости компании, не может оставить без внимания платежный календарь, поскольку это безрисковый способ заработать дополнительные средства, укрепить финансовую дисциплину и обнаружить проблемные зоны в структуре денежного оборота.

Зачем нужен платежный календарь

Платежный календарь в Excel – основной инструмент в системе оперативного финансового планирования. Он помогает решить, прежде всего, следующие важные задачи:

прогнозирование кассовых разрывов: позволяет снизить объем привлекаемых заемных средств или разработать меры по восстановлению требуемого уровня ликвидности без привлечения внешнего финансирования.
максимизация процентного дохода: получить дополнительные несколько процентов от размещения временно свободных денежных средств в краткосрочном депозите вместо начисления процента на остаток.
анализ платежной дисциплины покупателей / дебиторов: выявление ненадежных плательщиков с помощью регулярного мониторинга отложенных поступлений.

Как автоматизировать платежный календарь с помощью Excel

Скачайте Excel-модель, чтобы автоматизировать всю работу по ведению и наполнению платежного календаря, а также реестра платежей. Средним компаниям могут понадобиться небольшие корректировки, например изменение состава статей поступления и выбытия средств. Крупным предприятиям модель пригодится в качестве прототипа будущего модуля управления текущими платежами комплексной информационной системы.

Как составить платежный календарь в Excel. Пример

Перед тем, как сформировать платежный календарь, требуется сделать два ключевых шага для разработки структуры шаблона: определить формат ввода данных и разработать интерфейс для комфортного мониторинга. Для этого потребуется два рабочих листа.

Лист «База данных»

Чтобы свести к минимуму количество случайных ошибок (опечаток), следует фиксировать данные в виде отдельных операций с уникальным набором аналитик. Стандартный набор в целях ведения управленческого учета состоит из 10 аналитик:

движение денежных средств – поступление или оплата (см. также, );
дата операции;
сумма;
статья операции;

код статьи;
комментарий (пояснение/расшифровка в свободной форме);
контрагент;
раздел (крупный раздел учета, к которому относится операция);
проект;
центр финансовой ответственности (ЦФО) .

Заданный набор полей легко можно дополнить в случае необходимости (номер договора, НДС, счет, инициатор и другие).

Аналогичные операции добавляются элементарным копированием и незначительной корректировкой (дата, сумма, контрагент). Значения всех аналитик (за исключением полей «Сумма», «Комментарий») ограничиваются списками, чтобы избежать дублирования наименований. А в случае с наименованием «Статьи» и «Кода статьи», привязываются через функцию «ВПР». Таким образом, добавление новой операции отнимает всего несколько секунд. В шапке таблицы с наименованием аналитик устанавливаются фильтры, что позволяет выбрать несколько аналитик и сформировать требуемый массив данных (рис. 1).

Рисунок 1 . Пример базы данных для платежного календаря (кликните, чтобы увеличить)

Лист «Прогноз ликвидности»

Лист «База данных» при всей его универсальности с широким диапазоном информации является лишь отличным помощником в структуре календаря платежей, пример которого мы разбираем. Основная роль отведена графику прогноза ликвидности (рис. 2). Визуально это стандартный отчет о движении денежных средств, но с временным шагом в один день. Каждая операция из базы данных находит свое место в матрице прогноза ликвидности. Перенос данных осуществляется через формулу «СУММЕСЛИМН» с заданными параметрами по коду статьи и дате. Таким образом, любая новая операция автоматически отражается в графике, при этом исключена ситуация, когда данные не транслируются из-за ошибок ввода – в данной модели таких проблем нет, так как ключевые аналитики задаются через списки, а значит, любая операция найдет свое место на графике ликвидности.

Рисунок 2 . Пример составления прогноза ликвидности в платежном календаре

Горизонт и периодичность формирования платежного календаря в Excel

Предложенный образец платежного календаря в Excel может выходить за рамки привычного горизонта планирования в один месяц, поскольку порядок ввода позволяет идентифицировать любую операцию. Вполне допустимо осуществлять мониторинг вплоть до квартала, однако в этом случае существует значительная зависимость качества прогноза от принципов планирования, действующих на предприятии. В ситуации, когда у организации налажен процесс систематического обновления плановых данных на всех ЦФО, горизонт ликвидности длинною в квартал может быть качественным и полезным для принятия управленческих решений.

Периодичность формирования может различаться – в зависимости от назначения календаря платежей в системе финансового менеджмента компании, но при этом обновление данных должно проводиться не реже одного раза в неделю, в противном случае информативность и актуальность прогноза будет снижаться до уровня стандартного отчета об исполнении .

Как контролировать исправления в платежном календаре с помощью Excel

Если платежный календарь в Excel ведут несколько человек, отслеживать их правки поможет специальный журнал изменений. Благодаря ему вы сможете контролировать:

кто внес правки – имя пользователя (учетная запись);
что исправили – адрес измененной ячейки, лист;
как исправили – значение ячейки до изменения и после;
когда – дата и время правок.

Кроме того, журнал изменений можно скрыть от посторонних глаз.

Что учесть при формировании платежного календаря

Существенным недостатком платежного календаря считается невозможность (ограниченная возможность) многопользовательского доступа. К сожалению, сегодня не существует технического решения для устранения данной проблемы. Однако этот барьер успешно преодолевается за счет передачи полномочий по ведению календаря в руки опытному сотруднику планово-экономического отдела или казначейства. Плюсы такого подхода очевидны: наличие единственного пользователя системы снизит количество ошибок до минимального уровня, хотя и будет отнимать существенную долю рабочего времени.

В отличие от бюджетной кампании, когда каждый центр финансовой ответственности формирует свой план раз в год и ежеквартально корректирует, платежный календарь требует регулярного обновления – еженедельно или чаще). Формализованный сбор информации со всех ЦФО может быть затруднен, поэтому экономисты должны быть глубоко погружены в ситуацию с оборотом денежных средств по всем направлениям.

Поступления

Прогнозирование входящих денежных потоков от продаж, безусловно, самый сложный участок работы. При большом количестве мелких стабильных клиентов возможно применение простейшего метода оценки – средней арифметической, когда планируемый объем поступлений за несколько периодов делится на количество периодов. Данные можно актуализировать с помощью ряда косвенных факторов (сезонность, динамика отрасли / рынка, влияния текущей стадии жизненного цикла компании / стратегии). Точность планирования усложняется при наличии нескольких крупных клиентов. В данной ситуации следует воспользоваться методом экспертной оценки. Суть ее заключается в том, что по каждой сумме определяется вероятность ее получения в трех сценариях (консервативный, оптимистический, пессимистический) и затем выводится среднее взвешенное с учетом удельной доли каждого сценария.

Платежи

Определение даты многих платежей осуществляется без участия инициаторов оплаты. Полезно использовать эмпирические данные, особенно по известным и давним поставщикам. Кроме того, удачным дополнением будет регулярный мониторинг крайних сроков оплат по действующим контрактам (инициаторы платежей имеют устойчивую привычку указывать даты оплат раньше допустимого крайнего срока по договору). То же самое касается уплаты налогов. Хорошим приемом может стать практика оплаты некоторых счетов на несколько дней позже допустимого срока. Подобные мелкие хитрости зачастую остаются незамеченными со стороны контрагента, однако не стоит применять подобную тактику в отношении ключевых поставщиков.

Оценка качества планирования в платежном календаре

Измерение эффективности любого планового документа осуществляется посредством оценки качества прогнозирования. Платежный календарь не является исключением. установить предельный целевой показатель отклонения факта от плана в зависимости от специфики бизнеса, периодичности обновления отчета и горизонта планирования. В случае с платежным календарем в Excel, пример которого мы разобрали, следует отметить, что регулярное превышение нормы отклонения сведет полезность такого документа к минимуму, а значит компания не заработает несколько дополнительных процентов.

На практике часто бывает, что неточностью грешат один и те же ЦФО. Одним из вариантов борьбы со слабыми «планировщиками» может стать введение регулярных аналитических докладов для высшего руководства, в котором будет даваться оценка упущенным ресурсам из-за некачественного планирования отдельно взятых ЦФО. Другим способом мотивации ответственных за исполнение бюджетов работников может выступить фиксация допустимых отклонений в карте ключевых показателей эффективности для определения размера годового (квартального) бонуса сотрудника.

Роль платежного календаря в системе управленческого учета

Качественный платежный календарь по праву занимает центральную позицию в системе управленческого учета компании. Безусловно, комплексное использование этого универсального инструмента позволяет расширить границы классического назначения по мониторингу проблем ликвидности. Логичным продолжением заданного вектора по формированию структуры будет автоматическая подготовка план-фактного отчета БДДС. Для этого нужно лишь ввести блок плана движения денег на график (за месяц или за квартал) и сгруппировать данные факта до аналогичного периода. Кроме того, по мере наполнения базы формируется еще один мощный инструмент контроля и анализа – максимально гибкая матрица всех денежных операций предприятия с высокой степенью достоверности данных.

Вложенные файлы

Пример плаежного календаря в Excel.xlsx

Чтобы предприятие вовремя могло выполнять взятые на себя финансовые обязательства, следует избегать кассовых разрывов - недостатка денежных средств, необходимых для финансирования очередных расходов. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь», который не только помогает бороться с кассовыми разрывами, но и способствует оперативному управлению финансовыми потоками. В календаре могут отражаться сведения о поступлениях от покупателей и о запланированных оплатах поставщикам; о платежах в бюджет; о просроченных платежах; о денежных средствах, находящихся в пути между банком и кассой (например, при инкассации), и планируемых к поступлению по договорам эквайринга. Новая функциональность особенно полезна для малых и средних компаний, у которых отсутствует финансовый отдел или в штате нет финансового менеджера.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени:

1. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь» - функционал, помогающий бороться с кассовыми разрывами и способствующий оперативному управлению финансовыми потоками.

2. Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование.

3. Платежный календарь - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.

4. Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций): оплата от покупателей, прочие поступления, налоги и взносы, платежи поставщикам, зарплата, периодические платежи.

Новый функционал по планированию финансовых потоков

Для стабильной работы предприятия необходимо своевременное осуществление всех запланированных платежей контрагентам. Для этого на момент выполнения платежа в кассе или на расчетных счетах организации в банке должно быть достаточно средств. Ситуация, когда денежных средств временно не хватает, называется кассовым разрывом. В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для предотвращения кассовых разрывов предусмотрена новая функциональная возможность - Платежный календарь (см. рис. 1).

Рис. 1. Форма платежного календаря

Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование . В настройках командной панели указывается организация, для которой формируются сведения о планируемых платежах, и период составления прогноза, включая текущую дату. Платежный календарь - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.

Отрицательные значения на конец дня обозначают кассовые разрывы. Они выделяются в отчете красным цветом. Для исключения кассовых разрывов необходимо следить, чтобы сумма платежей не превышала сумму поступлений с учетом остатка на начало дня. Используя Платежный календарь , бухгалтер видит, где намечается недостаток средств, и может вовремя принять меры для его устранения.

Разделы Платежного календаря

Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций):

Оплата от покупателей;
Прочие поступления;
Налоги и взносы;
Платежи поставщикам;
Зарплата;
Периодические платежи.

Рассмотрим, какая информация отображается в каждом из разделов.

Оплата от покупателей

В разделе Оплата от покупателей отображаются платежи, запланированные согласно документам учетной системы Счет покупателю, Реализация (акты, накладные), Оказание производственных услуг, Передача ОС, Передача НМА .

Напоминаем, что возможность указывать сроки уплаты в этих документах устанавливается в настройках функциональности. Для того чтобы пользователь мог отслеживать сроки ожидаемых оплат от покупателей, в разделе Главное -> Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Планирование платежей от покупателей .

Информацию о просроченных платежах можно получить, если перейти по соответствующей гиперссылке в форму помощника Ожидаемая оплата от покупателей (рис. 2).

Рис. 2. Помощник «Ожидаемая оплата от покупателей»

В форме помощника можно изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделив их курсором. По кнопке Изменить срок оплаты открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в колонке Срок оплаты . Выделив строки в списке, можно отправить электронное письмо контрагенту с напоминанием об оплате. Письмо сформируется автоматически по кнопке Напомнить .

Прочие поступления

В разделе Прочие поступления отображается информация о денежных средствах, внесенных в кассу кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению (остатки по счету 57.01 «Переводы в пути»). Также в разделе отображается планируемое поступление денежных средств по договорам эквайринга (остатки по счету 57.03 «Продажи по платежным картам»).

Налоги и взносы

В разделе Налоги и взносы отображаются задачи по уплате платежей в бюджет (налоги, сборы, страховые взносы). Суммы налогов, сборов и взносов к уплате рассчитываются по данным информационной базы - это либо начисленные суммы налогов, либо данные из подготовленных деклараций или отчетов. Если по платежу не было возможности определить сумму (например, нет ни декларации, ни начислений), то в поле вместо суммы отображается прочерк.

Для платежей в бюджет доступны действия, аналогичные соответствующим задачам в Списке задач . По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие - например, Оплатить или Свериться с ФНС . В случае, когда сумма платежа не определена, программа «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 подскажет, какое действие нужно выполнить - например, подготовить декларацию по соответствующему налогу.

Платежи поставщикам

В разделе Платежи поставщикам отображаются платежи, запланированные согласно документам Счет от поставщика, Поступление (акты, накладные), Поступление доп. расходов, Поступление НМА . По клику на ячейку открывается документ, на основании которого запланирован платеж. Для того чтобы пользователю была доступна возможность указывать сроки оплаты в документах поставщика, необходимо в настройках функциональности программы на закладке Расчеты установить флаг Планирование платежей поставщикам .

Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке. При нажатии на нее открывается форма помощника Оплата поставщикам , с помощью которого можно автоматически сформировать список платежных поручений на оплату поставщикам. Для этого нужно отметить флагом строки, по которым нужно сформировать платежные поручения. Платежные документы формируются автоматически по кнопке Создать платежные поручения .

Зарплата

В раздел Зарплата включены платежи по выплате сотрудникам заработной платы. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие, например Выплатить или Свериться с ФНС по НДФЛ (рис. 3).

Рис. 3. Разделы «Налоги и взносы» и «Зарплата»

Периодические платежи

В разделе Периодические платежи отображается информация о регулярных платежах - например, за коммунальные услуги, связь, аренду, интернет и др. Дату напоминания об очередном платеже и регулярность напоминаний можно установить в форме платежного поручения по гиперссылке Повторять платеж ? Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке.

В форме Платежного календаря можно скорректировать планы по приходу/расходу денег с помощью команды Перенести на другой день . Для этого нужно выделить область, содержащую информацию о платеже. Также команда доступна в контекстном меню ячейки платежа. Перенос доступен только для платежей поставщикам и для оплаты от покупателей.

В простом и наглядном виде Платежный календарь представляет информацию о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами и способствует оперативному принятию мер по недопущению этой ситуации. Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств организации, в котором кассовые разрывы отсутствуют.