Введение
Глава 1. Учет кассовых операций
1.1Регламент кассовых операций
1.2 Организация работы кассы
1.2.1 Лимит наличных денежных средств
1.2.2 Инкассация денежных средств
1.3 Документирование кассовых операций
1.3.1 Ведение кассовой книги
1.4 Ответственность за несоответствие ведения кассовых операций
1.5 Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и на валютных счетах
Глава 2. Расчеты с применением контрольно-кассовой техники
2.1 Правила применения и регистрация контрольно-кассовой техники
2.2 Правила эксплуатации контрольно-кассовых машин
2.3 Контроль за соблюдением правил работы с контрольно кассовой техникой
Глава 3.Бухгалтерский учет кассовых операций
Список использованной литературы
Введение
Денежные средства представляют собой вид оборотных активов, находящихся в кассе, на банковских расчетных счетах, валютных, специальных счетах, в выставленных аккредитивах, выданных чековых книжках, переводах в пути и денежных документов. Это особые оборотные средства, обладающие абсолютной ликвидностью, поэтому именно их объем определяет на конкретный момент времени платежеспособность организации. Вместе с тем платежеспособность базируется на расчете и сопоставлении денежных потоков организации, то есть поступлении и расходовании денежных средств.
Виды расчетов, связанные с движением денежных средств в организации, складываются из расчетов в наличной и в безналичной форме. Безналичный оборот составляет значительную часть денежных потоков организации и предполагает разрыв во времени движения товара и денежных средств. Движение безналичных денежных средств осуществляется в виде записей по счетам плательщиков и получателей денежных средств в кредитных учреждениях, путем зачета взаимных требований и передачи оборотных документов (векселей, варрантов и т.п.).
Сфера использования наличных денег в организации в основном связана с осуществление расчетов со своими работниками и прочими физическими лицами.
Наличные денежные средства и денежные документы организации хранятся и учитываются в кассе организации.
Касса (итал. Cassa от лат. capsa - вместилище, ящик) 1) наличные деньги, имеющиеся у организации;
2) структурное подразделение предприятия, организации, учреждения, выполняющее кассовые операции;
3) в бухгалтерском учете счет, на котором отражаются движение, поступление и выдача "наличных денег";
4) специально оборудованное помещение для приема, хранения, выдачи денег и других ценностей.
На предприятии касса служит для приема, хранения и расходования наличных денег. Порядок ведения кассовых операций регламентируется законодательством Российский Федерации. Кассовые операции оформляются соответствующими документами в следующем порядке:
Оформляются первичные документы по приходу и расходу
Первичные документы регистрируются в журнале регистрации
Производятся записи в кассовую книгу
Ежедневно подводятся итоги по кассовой книге, отчет кассира с приходными и расходными ордерами сдается в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ - упорядоченная система сбора, регистрации, обобщения и (в итоге) формирования финансовой информации об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (ФЗ РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Таким образом БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ – упорядоченная система сбора, регистрации, обобщения и формирования информации о наличных средствах имеющихся у организации или структурного подразделения организации, их движения и документировано подтвержденного перемещения.
Глава 1. Учет кассовых операций
1.1 Регламент кассовых операций
Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию в установленной форме.
Основными Нормативно правовыми актами регламентирующими ведение кассовых операций являются:
1.Налоговый кодекс Российской Федерации.
2.Гражданский кодекс Российской Федерации.
3.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 ФЗ №129
4.Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1988 №14-П
5.Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации от 22.09.1993
6. Постановление Правительства Российской федерации от 30.07.1993 №745 «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с население без применения контрольно-кассовых машин.»
В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:
Приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков
Иметь кассу и кассовую книгу для осуществления наличных расчетов; наличные деньги хранить в кассе в пределах установленного банком лимита
Производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленной Центральным Банком суммы(предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 60 000 рублей по одному платежу.)
Производить прием наличных денег от населения с обязательным применением контрольно-кассовых машин и с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.
1.2 Организация работы кассы
В организации пердусмотрена должность кассира, который занимается ведением кассовой документации, хранением, приемом, распределением и выдачей денежных средств из кассы предприятия. После издания приказа о назначении на должность кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с Порядком ведения кассовых операции в Российской Федерации, а вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
На основании заключенного с кассиром договора о материальной ответственности он несет ответственность за сохранность в кассе средств, правильность оформления первичных документов и ведения кассовой книги, а так же за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Обязанности кассира на малых предприятиях может исполнять главный бухгалтер или другой работник назначенный по письменному приказу руководителя. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке. (Договор о материальной ответственности см. Приложение 1.)
Помещение кассы должно быть специально оборудовано, для сохранности денежных средств. Изолированное помещение, предназначенное для хранения, выдачи и приема денежных средств, а значит оборудованное сейфами и несгораемыми шкафами, без доступа посторонних лиц. Перед открытием помещения кассы и сейфов кассир обязан смотреть за сохранностью замков, дверей, оконных решеток, пломб и печатей, убедиться в исправности охранной системы.
В соответствии с действующим законодательством кассы могут быть застрахованы.
1.2.1 Лимит наличных денежных средств
В соответствии с правилами все предприятия независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в учреждениях банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые ни получены: на выдачу заработной платы, командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы.
Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям и организациям независимо от формы собственности и деятельности. Сумма на конец дня свыше лимита подлежит сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации.
Лимит остатка кассы для предприятий устанавливается банком по согласованию с предприятием в размере, необходимым для обеспечения нормально работы предприятия. Лимит определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.
Лимит наличных утверждают на год. Для этого составляют расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на год.
Заполняется все графы в Типовой форме приведенной в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ № 14-П.В начале Расчета указывают наименование предприятия, номер счета и название обслуживающего банка. Далее начинаются вычисления. Сначала берут наличную денежную выручку за последние три месяца. Причем несмотря на то, что в Расчете говорится «выручка», на самом деле на практике указывают все поступления в кассу. Это логично - ведь при проверке лимита считают всю наличность. Да и в банках, как правило, соглашаются с таким подходом.
Что касается вновь созданных организаций, то они исходят из ожидаемой выручки. Затем трехмесячную выручку делят на количество рабочих дней в этом периоде. Это - выручка среднедневная. А чтобы рассчитать среднечасовую выручку, надо трехмесячную выручку разделить на количество рабочих часов.
Документальное отражение денежных средств в кассе предприятия
Денежные средства предприятия, которые учитываются в кассе – являются наличными денежными средствами.
Определение 1
Наличные денежные средства – это банкноты и монеты, выпущенные центральным банком государства.
Вес операции с наличными денежными средствами в кассе организации должны оформляться первичными документами соответствующей, регламентированной формы.
Так, любое поступление денежных средств в кассу, оформляется приходным кассовым ордером (ПКО). В данном документе отражается:
- От кого получены денежные средства.
- Какая сумма поступивших денежных средств.
- Основание поступления денежных средств (оплата покупателя, на выплату заработной платы, возврат неизрасходованных средств, выданный под отчет и т.д.).
- Подписи ответственных лиц и печать организации.
ПКО имеет отрывную квитанцию, которая передается лицу, внесшему денежные средства в кассу предприятия.
При расходовании денежных средств, на каждую такую операцию составляется расходный кассовый ордер.
В данном документе отражается:
- Кому выдаются денежные средства.
- Основание для выдачи денежных средств (выплата заработной платы, выдача под отчет и на командировки и т.д.).
- Какая сумма выданных денежных средств.
- Подписи ответственных лиц и лиц, получивших денежные средства.
Все операции по приходу и расходованию денежных средств отражаются в кассовой книге, которая заполняется за каждый день, когда имели место кассовые операции в организации.
В данной книге указываются все данные по приходу и расходу денежных средств, а также корреспондирующие счета бухгалтерского учета.
Замечание 1
Особенность вышеуказанных кассовых документов состоит в их унифицированности. Если по остальным операциям в бухгалтерском учете можно применять, собственно разработанные первичные документы (с учетом соответствия их содержания действующему законодательству), то в данном случае применяются только регламентированные Центральным банком унифицированные формы.
Также документами для отражения операций с наличными денежными средства могут быть:
- платежные ведомости на выплату заработной платы;
- авансовые отчеты подотчетных лиц;
- отчеты кассиров и т.д.
Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе организации
Для учета денежных средств в кассе предприятия используется синтетический счет 50 «Касса». По его дебету отражаются все поступления, а по кредиту – выбытие денежных средств.
Данный счет является активным и может иметь остаток только по дебету счета. Если в организации несколько касс (например, сеть магазинов, складов или филиалов), то учет денежных средств ведется аналитически по каждой кассе организации.
Например:
- 50.01 Касса подразделения №1
- 50.02 Касса подразделения №2
- 50.03 Касса подразделения №3
Учет денежных средств ведется аналитически, но для бухгалтерской отчетности, данные по кассовым операциям группируются воедино по всем кассам предприятия.
Инвентаризация денежных средств в кассе предприятия
В каждой организации, где имеют место кассовые операции в обязательном порядке осуществляется инвентаризация денежных средств. Ее периодичность, порядок и сроки проведения должны быть отражены в учетной политике предприятия.
Кроме того, существуют случаи, когда инвентаризация обязательна на законодательном уровне:
- в конце отчетного года до составления годовой отчетности;
- если произошла смена материально-ответственного лица (кассира);
- в случаях хищения или злоупотребления служебными полномочиями материально-ответственных лиц.
Инвентаризация денежных средств может быть как запланированной, так и внезапной. Как правило, внезапные инвентаризации осуществляют в случае подозрения на злоупотребление служебными полномочиями кассиров или материально-ответственных лиц.
Замечание 2
Результаты таких проверок могут выявить,как недостачу, так и излишек денежных средств. Излишки должны быть оприходованы, а недостачи удержаны с виновных лиц.
Находящиеся в кассе, являют собой необходимые ресурсы на текущие нужды предприятия, а также средства, которые поступают из различных источников на разные цели. указанных ресурсов, а также допустимое их количество в определяется в соответствии с договором с банком, обслуживающим предприятие.
Денежными средствами в пути называются ресурсы, которые сданы в банк посредством инкассаторов, органов связи или в вечерние банковские кассы. Эти ресурсы на конец месяца (отчетного периода) не зачислены на счет компании и не подтверждены банковской выпиской. При этом бухгалтерский учет кассовых операций предусматривает исключение их из ресурсов в пути после зачисления их на счет.
Кроме основного счета у предприятия могут существовать различные обслуживающих банков. Компания может иметь основной счет в инвалюте и ряд валютных счетов. Они могут использоваться, например, для конвертации.
Учет денежной наличности (в кассе в том числе) решает несколько задач. К ним, в частности, относят:
- Систематический контроль за движением, состоянием, своевременной сдачей денег.
- Недопущение присутствия остатка сверх лимита в кассе.
- Обеспечение контроля над целевым применением средств.
- Своевременное и грамотное оформление движения денег.
- Формирование материальной ответственности (за средства) и систематический контроль над деятельностью лиц, наделенных материальной ответственностью.
- Обеспечение надзора за полнотой денежной массы и недопущение присвоения ресурсов.
Для осуществления задачи по последнему пункту учет денежных средств (в кассе в том числе) предусматривает (обычно раз в месяц). Указанная мера используется в сроках и пределах, установленных законодательно.
Денежными средствами в целом называют депозиты, кассовую наличность, средства на валютном, расчетном и прочих счетах банка.
Осуществление тех или иных операций с указанными ресурсами возможно при соблюдении определенных условий. Так, хозяйствующим субъектам предписано иметь кассу. Для осуществления соответствующих операций на предприятии должно быть выделено изолированное и специально оборудованное помещение. В нем осуществляется прием, выдача, а также временное хранение наличности. Руководители хозяйствующих субъектов несут ответственность за оборудование кассы, обеспечение сохранности денег. На администрацию предприятия возлагается также ответственность за сохранность наличности при доставке и сдаче в банк.
Все операции, которые связаны с расходованием и получением кассовой наличности, называются, соответственно, кассовыми операциями. Порядок их проведения утвержден Центробанком. В соответствии с принятыми положениями, установлены правила хранения наличности, совершения операций, проведения контроля, учет денежных средств в кассе. Кроме того, обеспечивается сохранность наличности и правильное ее применение. Ответственность за соблюдение правил возлагается на администрацию субъекта хозяйствования и руководителей определенных подразделений (финансового отдела, бухгалтерии).
Согласно указанным правилам осуществляется учет денежных средств в кассе компании. При этом устанавливаются определенные лимиты на количество В кассе предприятия не должно содержаться больше наличных средств, чем это установлено нормами. Лимиты по остаткам и использованию выручки закрепляются по согласованию банка с руководством.
В кассе осуществляется в соответствии с установленным порядком. На предприятиях предусмотрена особая должность, связанная с осуществлением соответствующих операций с финансами. Кассир является материально-ответственным, в его обязанности входит обеспечение сохранности ценностей, переданных ему.
Готовые к следующему платежу.
Наличные деньги — средства, состоящие из наличных денежных знаков.
Безналичные деньги — средства на расчетном счете в банке и на других счетах.
Выписка банка — копия записей по расчетному и текущему счетам предприятия с приложением первичных документов.
Обязательства предприятия — заемный капитал, который необходимо вернуть кредиторам в установленные сроки.
Учет кассовых операций
Часть денежных средств организации может храниться в кассе. Сумма этих средств ограничивается лимитом, который устанавливается банком по согласованию с организацией. В дни выплаты допускается превышение остатков денег в кассе над лимитом.
Основными документами, оформляющими поступление и выдачу наличных денег, являются приходные и расходные кассовые ордера . , пособия, пенсии и стипендии выдаются из кассы по платежным ведомостям. В этом случае расходные кассовые ордера на каждого получателя не составляются. В кассовых документах не допускаются подчистки, помарки и исправления.
Аналитический учет кассовых операций осуществляется кассиром в кассовой книге . Листы этой книги пронумеровываются, прошиваются и скрепляются сургучной печатью. Кассовая книга ведется в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр книги в виде отрывных листов служит отчетом кассира и сдается в бухгалтерию. Записи в кассовой книге делают после приема или выдачи денег на основе приходных или расходных ордеров.
По окончании дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и сдает в бухгалтерию отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами.
В бухгалтерии для учета кассовых операций ведется (50 "Касса")
. Дебетовое сальдо по счету означает наличие денег в кассе организации (50-1) или кассах товарных контор, судов, речных переправ (50-2) по состоянию на 1 число данного месяца. К счету
50 "Касса" могут быть открыты субсчета: 50-1 "Касса организации",
50-2 "Операционная касса", 50-3 "Денежные документы" и др. Оборот по дебету счетов 50-1 и 50-2 показывает поступление наличных денег в кассы за месяц, а кредитовый оборот — суммы, выданные в течение месяца. Кассовые операции отражаются в журнале-ордере № 1, который ведется по кредиту счета 50 "Касса", а также в ведомости № 1 по дебету этого же счета. Записи в этих учетных регистрах (журнале-ордере и ведомости) делают на основании отчетов кассира.
В кассе наряду с наличными деньгами могут также храниться вексельные и почтовые марки, марки госпошлины, проездные билеты и другие денежные документы. Они учитываются на активном счете 50-3 "Денежные документы" в сумме фактических затрат на их приобретение. Поступление и выдача этих документов оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Аналитический учет ведется по их видам.
Не менее одного раза в месяц производится инвентаризация наличия денег в кассе , которая осуществляется внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. Результаты инвентаризации оформляются актом. Выявленные недостачи взыскиваются с кассира, а излишки приходуются и зачисляются в прибыль организации.
Рассмотрим основные операции, отражаемые по дебету счета 50 "Касса".
1. Поступление в кассу наличных денег с расчетного счета в банке оформляется записью:- дебет счета 50 "Касса",
- кредит счета 51 "Расчетные счета".
- дебет счета 50 "Касса",
- кредит счета 99 "Прибыли и убытки".
- дебет счета 50 "Касса",
- кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
- дебет счета 50 "Касса",
- кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
- дебет счетов 50-1, 50-2,
- кредит счета 90-1 "Выручка",
- кредит счета 91-1 "Прочие доходы".
- дебет счета 50 "Касса",
- кредит счета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".
Операции по кредиту счета 50 "Касса":
1. Выдача заработной платы:- дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по ",
- кредит счета 50 "Касса".
- дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
- кредит счета 50 "Касса".
- дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",
- кредит счета 50 "Касса".
- дебет счета 51 "Расчетный счет",
- кредит счета 50 "Касса".
- дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",
дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", - кредит счета 50 "Касса".
Если организации производят кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты субсчета для каждой наличной иностранной .
Все без исключения российские компании должны держать деньги на счетах в обслуживающем банке и большую часть расчетов осуществлять посредством безналичных переводов вне зависимости от вида осуществляемой ими деятельности и организационно-правовой формы. Нередко на практике встречаются такие ситуации, когда для ведения хозяйственной деятельности компании прибегают к наличным взаиморасчётам. В этом случае организация обязана вести строгий учет денежных средств в кассе, поскольку за нарушение, установленного законом порядка, предусмотрены штрафы.
Задачи учета денежных средств в кассе организации
Учет денежных средств в кассе предприятия выполняет следующие задачи: правильное и достоверное оформление бухгалтерских кассовых документов; обеспечение в кассовом учете требований о своевременности, достоверности и полноте выполняемых расчетов по платежам и иным поступлениям; своевременное проведение инвентаризаций и оперативное выявление недостачи; сохранение банкнот, а также бесперебойное удовлетворение нужд предприятия необходимым количеством наличных денег; поиск направлений для рационального вложения высвобожденных средств в качестве инвестиций, которые будут приносить доход в будущем.
Лимит кассы
К обязанностям российских предприятий, которые осуществляют приходные и расходные операции, относится установление лимита кассы. Денежная сумма, превышающая установленный в расчете лимита уровень, должна ежедневно зачисляться на текущий банковский счет. Допустимо превышение денег в случае накопления наличности для выплаты заработной платы работникам предприятия, а также снятия со счёта для совершения расходных операций, которые будут исполнены в выходные или нерабочие праздничные дни. Важным условием при этом является то, что в это время компания будет производить расчет наличными.
Ограничение по лимиту наличных средств в кассе можно обойти, если образовавшийся излишек выдать в подотчет.
В соответствии с законодательно принятыми и установленными правилами учета денежных средств в кассе организации расчет лимита может осуществляться в двух вариантах – по выдаче средств и по наличной выручке. Безошибочный учет операций по кассе возможен только при использовании специальных формул, разработанных Центральным банком для исчисления лимита.
Субъекты малого предпринимательства, а также индивидуальные предприниматели, согласно нововведениям, имеют право не устанавливать лимит и хранить денежные средства без ограничения. Данное право рекомендуется подтвердить приказом руководителя.
Лимит на расчет наличными
Порядок учета кассовых операций предполагает наличие лимита, на который ориентируются организации при взаиморасчетах наличными деньгами. Он действует в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Лимит закреплен в нормативных документах и составляет 100 тысяч рублей в рамках одного договора. Если сумма, зафиксированная в договоре, превышает установленный лимит расчетов, то сумма превышения подлежит перечислению в безналичном порядке.
При этом в учете денежных средств и расчетных операций данный лимит не применяется при расчетах, которые осуществляются непосредственно между физическими лицами.
Учет кассовых операций
Действующий план счетов определяет для учета денежных средств в организации синтетический счет 50 «Касса». Он активный. В дебет счета заносят суммы поступивших денег и документов, а в кредит – их выбытие.
В зависимости от характера деятельности и учетных особенностей к счету 50 «Касса» предприятиями могут открываться субсчета:
- 50-1 – используется для учета наличных денег в рублях;
- 50-2 – его используют для учета денежной наличности билетные кассы, кассы отделений связи и др.;
- 50-3 – открывается для отражения фактических затрат на покупку денежных документов;
- 50-4 – данный субсчёт открывается для обособленного учета кассовых операций в иностранной валюте.
Организация бухгалтерского учета кассовых операций предполагает ведение седеющего перечня обязательных документов: РКО; ПКО; кассовая книга, а также расчетно платежная ведомость.
Проводимые операции по учету денежной наличности в кассе могут быть оформлены на бумажном носителе, либо на электронном носителе. Бумажный вариант документов визируются главным бухгалтером, кассиром или руководителем. Для подписи электронного документооборота используют электронно цифровую подпись.
Учет кассовых операций запрещает наличие ошибок, помарок и неточностей в таких документах.
Контроль кассовой дисциплины
Правильное ведение кассового учета и обеспечение сохранности денег контролируется кассиром, либо бухгалтером. При отсутствии в штате должности бухгалтер учет кассовых операций в организации осуществляется руководителем самостоятельно, либо лицом, назначенным руководителем.
Проверка правильности ведения учета кассовых операций и денежных документов начинается с инвентаризации кассы (плановой или внеплановой) с целью выявления хищений и недостачи денежных средств. Для этого у кассира истребуют последний кассовый отчет, а также текущие первичные документы за день. После обнаружения недостачи или излишков руководством компании проводятся мероприятия по установлению и выявлению возможных причин, а также меры по возмещению ущерба.
Ответственность за нарушение в сфере кассовых операций
За нарушения в сфере обращения денежной наличности в законодательных актах Российской Федерации предусмотрено административное наказание. В таком случае штраф зависит от вида совершенного нарушения. При этом к ответственности привлекается юридическое лицо и должностные лица. Кассир и продавец должностными лицами не являются, поэтому штрафы на них не распространяются.