О новом порядке документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками в электронной форме. Федеральная налоговая служба (ФНС) (СЭД) Инструкция кадрового документооборота в межрайонной налоговой инспекции

Летом 2016 года в часть I НК РФ внесены изменения, уточняющие правила бумажного и электронного документооборота между ФНС и налогоплательщиками по спорным вопросам, а также введена серьезная ответственность за несоблюдение правил электронного документооборота - блокировка операций по всем счетам. С 01.01.2017 будет расширен список налогоплательщиков, обязанных отчитываться в ФНС по электронной форме, и список документов, принимаемых в инспекции только в электронной форме. Подробнее об этом читайте в нашей статье.

02.06.2016: уточнен порядок документооборота между ФНС и организациями (ИП) по спорным вопросам

При представлении документов, запрошенных ФНС, в бумажном виде с 02.06.2016 вы обязаны предварительно пронумеровать и прошить их. Копии бумажных документов заверяются подписью руководителя организации (ИП) или уполномоченных представителей (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Хорошая новость! С 02.06.2016 ФНС не вправе требовать у налогоплательщика нотариального заверения копий запрашиваемых документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

С 02.06.2016 запрашиваемые налоговиками документы, составленные в электронном формате, следует отправлять в ФНС только в электронной форме (через ТКС или личный кабинет) (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если же документы были оформлены в бумажном варианте, то при отправлении в электронной форме их нужно просто отсканировать и выслать в ФНС вместе с сопроводительным письмом. С 02.06.2016 отправляемые в электронной форме копии документов перед сканированием не нужно заверять вручную, так как они будут автоматически заверены при передаче в ФНС усиленной электронной подписью отправителя (его представителя) (п. 2 ст. 93 НК РФ).

С 02.06.2016 жалоба (апелляция) на действия (бездействие) ФНС может быть подана не только в письменном виде, но и в электронном (через ТКС или личный кабинет) (п. 1 ст. 139.2 НК РФ). Формат и порядок передачи жалобы устанавливается налоговыми органами. После 02.06.2016 при составлении жалобы (апелляции) вы должны указать в ней одну из форм получения решения (подп. 6 п. 2 ст. 139.2 НК РФ):

в бумажном варианте;
через ТКС;
через личный кабинет.

02.06.2016: изменен порядок получения уведомлений по налогам физлицами

Если вы относитесь к физлицам, имеющим доступ к личному кабинету налогоплательщика, то с 02.06.2016 все письма из ФНС по умолчанию вы будете получать в электронной форме через свой личный кабинет. Для того чтобы получать письма от налоговиков в бумажной форме, вам придется передать в ФНС соответствующее уведомление (п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

Для вашего удобства мы подготовили образец уведомления для направления его в ФНС на тот случай, если вам удобнее или привычнее получать письма из ФНС в бумажном варианте.

До 02.06.2016 налогоплательщики-физлица по умолчанию получали письма в бумажном виде и уведомление в ФНС писали, если хотели получать эти письма через личный кабинет.

Направить рассматриваемое нами уведомление можно в любое подразделение ФНС и желательно до 01.09.2016 (информация ФНС от 07.07.2016 «О получении пользователями "Личного кабинета для физических лиц" уведомления на уплату имущественных налогов в электронной форме») одним из способов:

лично;
по почте;
через личный кабинет, подписав его неквалифицированной электронной подписью.

Рекомендации! Если у вас имеется доступ в личный кабинет и вы не направляли в ФНС письмо о получении уведомлений в бумажном варианте, то постарайтесь проверять личный кабинет минимум 1 раз в неделю. Если вы не будете его проверять, то можете пропустить момент поступления письма от ФНС и в установленный срок не представите запрошенные документы (информацию) или не заплатите налоги.

01.07.2016: введена ответственность за нарушение правил электронного документооборота

Если после 01.07.2017 по ряду причин организация (ИП) переходит в число налогоплательщиков, обязанных сдавать отчетность в ФНС в электронной форме, то организация (ИП) должна в течение 10 дней с момента возникновения такой обязанности найти оператора электронного документооборота, подписать с ним договор на получение возможности обмениваться с ФНС документами в электронной форме и получить у него усиленную квалифицированную электронную подпись (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Если руководитель организации (ИП) передает обязанности по осуществлению электронного документооборота с ФНС уполномоченному представителю, то подтверждающие этот факт документы (доверенность, приказ) должны быть переданы в налоговую инспекцию строго в электронной форме в срок до 3 дней после их утверждения руководителем организации (ИП).

Ответственность за нарушение! При обнаружении факта несоблюдения налогоплательщиком указанных выше требований подразделение ФНС вправе приостановить операции по банковским счетам и переводы электронных денег (п. 3 ст. 76 НК РФ).

Отменить решение о приостановлении банковских операций и электронных переводов ФНС обязана не позднее следующего дня после выполнения налогоплательщиком обязанностей по обеспечению электронного документооборота с ФНС (п. 3.1 ст. 76 НК РФ).

С 01.07.2016 налоговики уже начали проверять всех налогоплательщиков на предмет соблюдения ими п. 5.1 ст. 23 НК РФ. Чтобы не пугать руководителей организаций (ИП) нежданными приостановлениями по их счетам, ФНС должна в письменной форме сообщить им об этом за 5 дней до принятия решения о приостановлении (письмо ФНС от 29.06.2016 № ЕД-4-15/11597@).

Рекомендации! По возможности следите за численностью работников. В 2016 году организации (ИП) переходили на электронную форму общения с ФНС только при превышении по итогам 2015 года среднесписочной численности работников отметки в 100 человек или переходе на уплату НДС (п. 3 ст. 80 НК РФ). С 01.01.2017, после передачи страховых взносов в ФНС, обеспечивать в 10-дневный срок возможность поступления писем от ФНС в электронной форме придется еще и тем организациям (ИП), у которых численность работников будет свыше 25 человек.

Подробнее о том, кто должен переходить на электронную отчетность и как ее подключить, читайте в статьях:

;
.

Мы очень хотим, чтобы вы не сталкивались с приостановлениями операций по банковским и электронным счетам. Оформите подписку на наши новости, и мы напомним вам о необходимости проверить численность работников после 01.01.2017 для того, чтобы вы в случае необходимости успели подключиться к электронному документообороту с ФНС.

03.08.2016: уточнен порядок уведомления ФНС о невозможности представления запрошенных документов в установленный срок

С 03.08.2016 организации (ИП), обязанные отчитываться по налогам в электронной форме (п. 3 ст. 80 НК РФ), смогут уведомлять ФНС о невозможности представления запрошенных ими документов до определенной даты только 3 способами (абз. 3 п. 3 ст. 93 НК РФ):

лично (через представителя);
через ТКС;
через личный кабинет.

Все остальные организации (ИП) помимо указанных выше способов передачи уведомления о перенесении сроков представления документов в ФНС вправе воспользоваться еще одним способом (абзац 3 п. 3 ст. 93 НК РФ):

отправка по почте заказным письмом.

До 03.08.2016 указанных выше ограничений не было, и каждый налогоплательщик мог передать рассматриваемое нами уведомление любым доступным ему способом.

К сведению! После 03.08.2016 при формировании указанного уведомления, отправляемого в ФНС через ТКС (личный кабинет), нужно применять форму, утвержденную налоговиками (абз. 4 п. 3 ст. 93 НК РФ) - см. «Утверждены форма и формат для уведомления о невозможности предоставить документы по требованию в срок» .

01.01.2017: расширен список документов, принимаемых в ФНС только в электронной форме

После 01.01.2017 налогоплательщики, отчитывающиеся по НДС, при проведении камеральной проверки деклараций по НДС запрошенные налоговиками пояснения (документы) должны будут направлять в ФНС только в электронной форме. При подаче в ФНС пояснений (документов) в бумажной форме они будут считаться непредоставленными.

С 01.01.2017 заявление о постановке на учет (снятии с учета), уведомление о выборе подразделения ФНС для постановки организации по месту нахождения ее обособленного подразделения можно сдавать не только лично в ФНС, через почту или ТКС, но еще и через личный кабинет, однако с условием, что подаваемые документы будут подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) (п. 5.1 ст. 84 НК РФ).

Рекомендации! Если вы пользуетесь ТКС (личным кабинетом), но ранее не представляли документы в ФНС в электронной форме, то при первой возможности отправьте письмо (уведомление) одним из указанных электронных способов и проследите, за какое время ваше письмо дошло до инспекции, приняли ли его и выслали ли вам квитанцию о получении (уведомление). При наличии неполадок в отправке или длительном неполучении (более 5 дней) письма подразделением ФНС обратитесь за разъяснениями к вашему оператору ТКС или в ИТ-отдел ФНС. Будьте готовы к тому, что ФНС постепенно будет полностью переводить налогоплательщиков на электронную форму документооборота.

Нам важно, чтобы в процессе подготовки отчетности вы не пропустили значимые для вас новости по налогам и разъяснения по сложным участкам учета. Чтобы мы смогли вовремя оповещать вас обо всех изменениях по налогам и бухучету, просто оформите подписку на наши новости.

Введение

Глава I. Налоговые органы Российской Федерации

1.1 Понятие и правовой статус Федеральной налоговой службы

1.2 Принципы деятельности Федеральной налоговой службы

1.3 Структура Федеральной налоговой службы

Глава II. Документооборот в системе документационного обеспечения управления налоговых органов

2.1 Историко-теоретические аспекты развития системы делопроизводства налоговых органов

2.2 Нормативно-правовое и методическое регулирование документооборота в налоговых органах

2.3 Системы документации и номенклатура дел налоговых органов

Глава III. Анализ организации документооборота в Инспекции ФНС № 30 России по республике Башкортостан

3.1 Организация документооборота в ИФНС № 30

3.2 Документооборот входящей корреспонденции

3.3 Документооборот исходящей корреспонденции

3.4 Документооборот внутренних документов

3.5 Актуальные проблемы и разработка мероприятий по совершенствованию системы документооборота

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Налоговые органы Российской Федерации составляют единую централизованную систему контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов и других обязательных платежей. Поэтому немаловажное значение для полноценного выполнения данных функций налоговых органов играет документационно-информационное обеспечение.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) представляет собой деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. В тесной взаимосвязи с данным понятием находится понятие документооборота, от грамотной организации которого зависит эффективность, оперативность и качество работы с документами, что, несомненно, отражается на деятельности всей налоговой системы в целом.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Его основное правило – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документооборот состоит из документопотоков - потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (начальником, специалистами) и пунктами технической обработки документов: секретариатом, копировально-множительной службой и др.

Выделяют следующие потоки документов:

Поток входящей документации, состоящий из поступающих в налоговые органы документов;

Потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в налоговых органах и не предназначенных к выходу за ее пределы;

Поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации или гражданам.

К сожалению, вопросам организации документооборота и делопроизводства в налоговых органов исторически уделялось очень мало внимания, поэтому проблемы формирования и совершенствования документационного обеспечения управления налоговых органов Российской Федерации еще не нашли достаточно полного отражения в публикациях российских исследователей. В исторической и документоведческой литературе предшествующего периода можно найти освещение только отдельных вопросов истории становления и развития налоговой системы, ее аппарата, научной организации труда и документационного обеспечения управления.

В этом отношении заслуживает пристального внимания деятельность научных центров страны, таких, как Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, ряда специализированных документоведческих кафедр вузов России и, прежде всего, плодотворно работающих в области теории и практики документоведения и архивоведения, методики подготовки специалистов Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета; кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления; а также организованных в системе Минфина Российской Федерации Всероссийской государственной налоговой академии; Государственного научно-исследовательского института налоговой системы (ГНИЙ РНС); Главного научно-исследовательского вычислительного центра МНС России (ГНИВЦ), осуществляющими в последнее время комплексные научно-исследовательские, проектные и внедренческие работы по совершенствованию управленческой деятельности и технологии информационных процессов в налоговой системе России.

Документооборот налоговых органов строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов Российской Федерации, касающихся вопросов документирования и работы с документами, в частности, в федеральных органах исполнительной власти. Одними из основных документов, регулирующих организацию документооборота в налоговых органах, являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрирована в Минюсте РФ 27.01. 2006 № 7418.

В настоящее время документооборот налоговых органов носит смешанных характер. Это означает, что в каждом налоговом органе имеется отдел, ответственный за делопроизводство, куда поступают и обрабатываются документы организации, что говорить о централизации документооборота. И в то же время документооборот осуществляется децентрализовано, т.е. часть документов поступает и обрабатывается в налоговом органе, минуя отдел ДОУ и попадая сразу в отделы, ответственные за данные документы. В качестве примера можно привести кадровую или финансовую документацию, которая поступает и обрабатывается непосредственно соответствующими отделами.

В настоящее время широко внедрена в практику деятельности налоговых органов система электронного документооборота (СЭД), позволяющая обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений; повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля; обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению; ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах; обеспечить открытость и доступность информации о деятельности налоговых органов, а также предоставляемых ими услугах; снизить расходы на обеспечение взаимодействия между налоговыми органами и населением. Однако, несмотря на автоматизацию делопроизводства в области организации документооборота налоговых органов остается еще ряд нерешенных проблем. Это и обусловило актуальность темы дипломной работы.

Объектом исследования в данной работе выступает Инспекция Федеральной налоговой службы № 30 России по республике Башкортостан.

Предмет исследования – процесс организации документооборота в ИФНС № 30.

Теоретической и информационной базой для выпускной квалификационной работы послужили работы различных авторов в области делопроизводства и его правового регулирования в федеральных органах исполнительной власти, периодические издания, нормативно-методические документы по организации делопроизводства в структурных подразделениях ФНС, ИФНС по республике Башкортостан, статистические данные, а также ресурсы Интернета.

Цель данного исследования – рассмотреть и проанализировать организацию документооборота в Инспекции Федеральной налоговой службы № 30 по республике Башкортостан.

Данная цель достигается решением следующих задач:

1. Рассмотреть структуру налоговых органов РФ, определить значение и принципы деятельности налоговых органов.

2. Рассмотреть в историческом аспекте развитие теоретических вопросов организации делопроизводства и документооборота в налоговых органах. 3. Дать понятие документообороту, определить его место в системе ДОУ налоговых органов.

4. Рассмотреть основные элементы процесса документооборота, а также нормативно-правовые акты, регулирующие делопроизводство и документооборот налоговых органов.

5. Проанализировать систему организации документооборота в ИФНС № 30.

6. Определить актуальные проблемы организации документооборота в ИФНС № 30 и предложить мероприятия по их решению.

Научная новизна работы состоит в постановке проблемы организации и регулирования движения документов в налоговых органах на современном этапе и разработке практических рекомендаций по совершенствованию системы документооборота в инспекциях ФНС РФ.

Практическая ценность заключается в возможности использования теоретического материала, материалов анализа по организации документооборота налоговых органов и сделанных выводов в учебном процессе со студентами - будущими документоведами, на семинарах, занятиях и курсах с работниками делопроизводственной сферы, а также в практике деятельности налоговых органов РФ.

Настоящая работа состоит из трех глав.

В первой главе рассматривается структура налоговых органов Российской Федерации, их правовой статус и принципы деятельности.

Во второй главе дается характеристика документообороту, определяется его место в системе документационного обеспечения, рассматриваются основные элементы процесса документооборота в налоговых органах.

В третье главе проводится анализ организации документооборота в ИФНС № 30 России по республике Башкортостан, определяются его основные проблемы и пути совершенствования.

ГЛАВА I. НАЛОГОВЫЕ ОРГАНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Налоговые органы составляют единую централизованную систему контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет иных обязательных платежей. В указанную систему входят федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный по контролю и надзору в области налогов и сборов, и его территориальные органы .

С 01 сентября 2014 года отправка и прием деклараций осуществляются в соответствии с приказом ФНС РФ от 31.07.2014 N ММВ-7-6/398@ «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи». Также данный приказ с 01 сентября 2014 года признает утратившим силу приказ ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@ .

При передаче отчетности, подписанной сертификатом уполномоченного представителя , с каждой декларацией передается информационное сообщение о представительстве (см. Каковы особенности предоставления налоговой отчетности через уполномоченного представителя?).

Порядок документооборота с ФНС

Налогоплательщик после отправки отчета получает следующие документы:

1. Подтверждение даты отправки отчета

Это электронный документ, формируемый специализированным оператором связи, содержащий данные о дате и времени отправки декларации. Формируется сразу после отправки отчета.

Дата представления отчета, которая указывается в квитанции о приеме, соответствует дате, зафиксированной в подтверждении даты отправки.

2. Извещение о получении либо сообщение об ошибке.

Извещение о получении — электронный документ, подтверждающий факт получения отчета налоговым органом. Формируется налоговым органом, поступает в течение 6 часов после отправки отчета. При поступлении извещения о получении документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов дальнейшей проверки отчета налоговым органом.
Сообщение об ошибке — электронный документ, формируемый налоговым органом, содержащий информацию об ошибках. Поступает от ИФНС в течение 6 часов после отправки отчета. Если вам пришло сообщение об ошибке, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в сообщении, и повторить процедуру отправки отчета.

3. Квитанция о приеме либо уведомление об отказе.

Квитанция о приеме — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт приема отчета. Поступает от ИФНС в течение следующего рабочего дня после отправки отчета. При получении квитанции о приеме документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов ввода данных в базу налогового органа.
Уведомление об отказе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт отказа в приеме сведений с указанием причин отказа. Поступает от ИФНС в течение 6-12 часов после отправки отчета. Если пришло уведомление об отказе, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в уведомлении, и повторить процедуру отправки отчета.

4. Извещение о вводе либо уведомление об уточнении.

Извещение о вводе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме. Если пришло извещение о вводе, это значит, что отчет принят. Документооборот завершен.
Уведомление об уточнении — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции, но содержащий сообщение о необходимости предоставить уточнения. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме . Если пришло уведомление об уточнении, это значит, что отчет принят, но требует уточнений. Необходимо отправить корректирующий отчет, внеся необходимые уточнения.

Сроки документооборота

Максимальный срок завершенного документооборота согласно методическим рекомендациям не должен превышать трех рабочих дней при автоматическом функционировании приемного комплекса налогового органа.

Организация документооборота в ИФНС № 30

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Схематично место документооборота в системе документационного обеспечения управления можно изобразить следующим образом (рис.2).

Рис.2.

Документооборот включает несколько этапов:

Прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в документов;

Предварительное рассмотрение документов уполномоченной службой;

Регистрация документов;

Организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

Обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Весь документооборот налоговых органов состоит из документопотоков, которые представляют собой потоки документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (начальником, специалистами) и пунктами технической обработки документов: секретариатом, копировально-множительной службой и др.

Можно выделить следующие потоки документов:

Поток входящей документации, состоящий из поступающих в налоговые органы документов;

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в учреждение, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов (приложения 4-9).

Движение документов в налоговых органах предлагаю рассмотреть на примере организации документооборота Инспекции ФНС России № 30 по республике Башкортостан.

ИФНС России № 30 по РБ является является уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, а также уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, обеспечивающим представление в делах о банкротстве и в процедурах банкротства требований об уплате обязательных платежей и требований Российской Федерации по денежным обязательствам.

ИФНС № 30 находится в прямом подчинении Управления ФНС России по республике Башкортостан.

ИФНС № 30 расположена по адресу: 450095, Россия, Республика Башкортостан, г. Уфа, ул. Левитана, дом 14.

Начальник службы - Марнюков Александр Викторович.

В структуре ИФНС № 30 выделяют следующие отделы:

Отдел общего и хозяйственного обеспечения.

Отдел финансового обеспечения.

Юридический отдел.

Отдел регистрации и учета налогоплательщиков.

Отдел работы с налогоплательщиками.

Отдел информационных технологий.

Отдел ввода и обработки данных.

Отдел учета, отчетности и анализа.

Отдел урегулирования задолженности.

Отдел камеральных проверок № 1.

Отдел камеральных проверок № 2.

Отдел выездных проверок.

Отдел налогового аудита.

Отдел оперативного контроля.

Территориально-обособленные рабочие места:

ТОРМ по Кармаскалинскому району.

ТОРМ по Архангельскому району.

Функция делопроизводства ИФНС возложена на отдел общего и хозяйственного обеспечения, что, однако, не исключает выполнения функций делопроизводства и другими отделами инспекции. Поэтому процесс ДОУ ИФНС, с одной стороны, является централизованным, так как такие функции, как прием и регистрация всей входящей корреспонденции; регистрация и отправка всей исходящей корреспонденции; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений; контроль исполнения решений и поручений из протоколов совещаний у начальника инспекции, поручений начальника, выполняется непосредственно отделом общего и хозяйственного обеспечения, с другой стороны, процесс ДОУ децентрализован, так как учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно руководителю, его заместителю или руководителям отделов инспекции; учет и контроль исполнения поручений руководителя, его заместителя и руководителей отделов, выполняется работниками приемных руководителя и его заместителя или работниками отделов.

Задачи, функции и порядок работы отдела общего и хозяйственного обеспечения определяется положением об отделе, а права, обязанности и ответственность работников данного отдела, а также работников других отелов, связанных с ведением делопроизводства, определяются соответствующими должностными инструкциями (приложение 2, 3).

Основным документом, регулирующим документооборот ИФНС № 30, является Временная типовая инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной налоговой службы по республике Башкортостан, утвержденная Приказом Управления 29.12.2006 № 621/19-04. Данная Инструкция разработана на основании положений нормативных правовых и нормативно-методических актов в области организации и введения делопроизводства в Российской Федерации.

Положения Инструкции определяют правила работы со всеми документами в УФНС и ИФНС по республике Башкортостан, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами.

Для эффективной работы с документами в деятельность налоговых органов внедрена система электронного документооборота (СЭД). Данная система создана на основе программного комплекса БОСС-Референт, разработанного компанией «АйТи» на платформе Lotus Domino/Notes. ИФНС № 30 работает с адаптированной версией для территориальных инспекций ФНС - «СЭД-регион».

В целом функциональные возможности «СЭД-регион» охватывают все ключевые процессы налогового органа в области документационного обеспечения управления:

Обработку входящей / исходящей документации, включая заявления налогоплательщиков;

Работу с организационно-распорядительными документами, служебными записками и поручениями, в том числе согласование и подписание документов;

Ведение единых ведомственных справочников (организационная структура ведомства, информация о сотрудниках и пр.).

Архитектура СЭД построена с учетом иерархической структуры налоговых органов и содержит более 50 баз данных.

Основной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях центрального аппарата и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа.

Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия-ИФНС», созданными специально для каждой инспекции.

СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в центральный аппарат. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.

Также такие базы данных, как «Для служебного пользования» (для документов с высокой степенью конфиденциальности) и «Заявления граждан» (для обращений налогоплательщиков), разделены для центрального аппарата, управлений и инспекций.

В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов базы данных «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и центрального аппарата автономны.

Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.

" № 10/2015

Комментарий к Приказу ФНС РФ от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@.

Налоговая служба утвердила Порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее – Порядок) Приказом от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@. Этот приказ опубликован на портале www.pravo.gov.ru 14.08.2015 и вступил в силу 25.08.2015.

Необходимость принятия Порядка очевидна. Дело в том, что первая часть Налогового кодекса устанавливает многочисленные правила, касающиеся направления документов от налоговых органов налогоплательщикам и ответных обязательных документов в обратном направлении. При этом определяются сроки, в течение которых должен дать ответ.

Согласно п. 4 ст. 31 НК РФ документы, используемые налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, могут быть, в частности, переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо через , если порядок их передачи прямо не предусмотрен НК РФ. Лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, указанные документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Более того, лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, такие документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо личный кабинет налогоплательщика, то есть не направляются по почте и не вручаются лично.

К сведению:

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ указанная обязанность распространяется на налогоплательщиков, которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также на вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает ту же величину.

В то же время в силу п. 5 ст. 174 НК РФ независимо от численности работников в том же порядке должны представлять декларацию по НДС все плательщики этого налога, а в определенных случаях и неплательщики его.

Неочевидно, но получается, что даже если лицо представляет в электронном виде только декларацию по НДС, то и документы от налоговиков оно должно получать тоже только в электронном виде или через личный кабинет. Ведь в п. 4 ст. 31 НК РФ для такого порядка передачи документов не ставится никаких условий в отношении численности работников или объема представленной отчетности.

Хотя, возможно, мы еще увидим уточнения по этому поводу. Ведь чтобы представить декларацию по НДС электронно, необязательно заключать договор с оператором. Последний может оказать услугу по передаче декларации и в разовом порядке. Нет пока и обязанности для налогоплательщиков заводить личный кабинет, это можно сделать добровольно.

Как же в таком случае налоговый орган передаст свою корреспонденцию? Очевидно, только лично налогоплательщику или по почте.

При этом в п. 4 ст. 31 НК РФ не определено, какой день считается днем получения документов налоговиков, если они направлены именно в электронной форме через оператора электронного документооборота.

Но согласно п. 5.1 ст. 23 НК РФ лица, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, должны обеспечить получение от налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Эти лица обязаны передать налоговому органу квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота в течение шести дней со дня их отправки налоговым органом .

В соответствии с пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ при неисполнении данной обязанности в течение 10 дней со дня истечения срока, установленного для передачи налогоплательщиком-организацией квитанции о приеме документов, направленных налоговым органом, тот вправе принять решение о приостановлении операций налогоплательщика по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств.

К сведению:

Согласно п. 11 ст. 76 НК РФ положения данной статьи применяются также в отношении (см. также п. 3 Порядка):

налоговых агентов – организаций и плательщиков сборов – организаций;

индивидуальных предпринимателей – налогоплательщиков, налоговых агентов, плательщиков сборов;

организаций и индивидуальных предпринимателей, не являющихся налогоплательщиками (налоговыми агентами), которые при этом обязаны представлять налоговые декларации в соответствии с ч. 2 НК РФ, то есть п. 5 ст. 174 НК РФ;

нотариусов, занимающихся частной практикой, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, – налогоплательщиков, налоговых агентов.

В Порядке приведен довольно длинный перечень документов, на которые он распространяется, то есть которые направляются только в электронном виде или через личный кабинет налогоплательщика, если он обязан отчитываться по налогам через оператора электронного документооборота. Начинается этот список с требования о представлении пояснений.

Обратите внимание:

Согласно п. 6 Порядка участники информационного обмена не реже одного раза в сутки проверяют поступление указанных документов и технологических электронных документов . Формально получается, что это необходимо делать даже в официально установленный государственный выходной или праздничный день (хотя понятно, что в такой день не работает, а значит, и не отсылает свои документы налоговая служба) и уж тем более в день отдыха, определенный на предприятии согласно его внутренним документам, например в связи с простоем.

Это важно, так как не предусматривается никаких причин для переноса начала срока отсчета периода, после которого истечет крайний срок получения документа и к налогоплательщику при отсутствии ответа от него будут приняты меры.

Как мы упомянули, в п. 4 ст. 31 НК РФ не определено, какой день считается днем получения документов налоговиков, если они направлены именно в электронной форме через оператора электронного документооборота. Порядок восполняет этот пробел.

При получении налоговым органом квитанции о приеме документа, который он направил, датой его получения налогоплательщиком (представителем налогоплательщика) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата принятия, указанная в квитанции о приеме. При этом датой направления (отправки) налогоплательщику (представителю налогоплательщика) документа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки (п. 10 и 11 Порядка).

Квитанцию о приеме, подписанную электронной подписью, налогоплательщик (представитель налогоплательщика) обязан направить налоговому органу по телекоммуникационным каналам связи в течение шести дней со дня отправки ему документа налоговым органом (п. 14 Порядка). Это положение корреспондирует с п. 5.1 ст. 23 НК РФ.

В соответствии с пп. 6 п. 6.1 НК РФ в данном случае речь идет о рабочих днях.

Если есть основания для отказа в приеме документа, то налогоплательщик формирует и отсылает подписанное электронной подписью уведомление об отказе в приеме. Не уточняется, но, очевидно, это надо сделать в течение тех же шести дней со дня отправки документа налоговым органом.

Основанием для отказа в приеме налогоплательщиком (представителем налогоплательщика) документа является:

ошибочное направление налогоплательщику (представителю налогоплательщика);
несоответствие утвержденному формату;
отсутствие (несоответствие) КЭП налогового органа.

Не вполне ясно, как налогоплательщик сможет проверить соблюдение налоговым органом двух последних из указанных требований.

В целом Порядок устанавливает строгие и определенные правила документооборота между налоговым органом и налогоплательщиком, несоблюдение которых может привести к серьезным последствиям для налогоплательщика.

В их число входят налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты, их представители, операторы электронного документооборота, налоговые органы (п. 2 Порядка).

Подтверждение даты отправки, квитанция о приеме, уведомление об отказе в приеме, извещение о получении электронного документа (п. 4 Порядка).