Чтобы обосновать компенсацию сотруднику расходов на парковку, необходимо закрепить порядок их возмещения в учетной политике компании и в трудовых договорах, а также собрать подтверждающие документы. В наши дни бывает довольно трудно найти в городе место, где можно бесплатно оставить автомобиль. Некоторые компании идут навстречу своим сотрудникам, которые используют личные авто в интересах фирмы, и компенсируют им расходы на парковку возле офиса, а также при разовых поездках по городу во время посещения переговоров, выставок, конференций, семинаров и других мероприятий (ст. 188 ТК РФ). Рассмотрим нюансы налогового учета компенсаций расходов на парковку своему сотруднику.
Компенсация расходов на парковку. Есть пределы?
Минфин и ФНС России упоминают только четыре вида затрат работника, которые, по мнению ведомств, включены в сумму компенсации за использование личного автомобиля, нормируемую для целей расчета налога на прибыль (пост. Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее — Постановление № 92); письма Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275, от 21.07.1992 № 57, УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@, от 04.03.2011 № 16-15/020447@, от 31.03.2006 № 18-11/3/25186): сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Компенсация затрат на парковку в данном перечне отсутствует. Следовательно, есть два возможных варианта ее учета в налоговой базе.Вариант 1 — рискованный. Суммы расходов на стоянку можно учесть в полном объеме как прочие расходы, связанные с производством (реализацией) (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Данный вывод косвенно подтверждает письмо финансового ведомства (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/1/404). Вместе с тем фирма, которая решит учитывать в налоговой базе затраты на парковку в полном объеме, должна быть готова отстаивать свои действия в налоговом споре.
Вариант 2 — безопасный. Если компания хочет избежать претензий налоговиков, то расходы на парковку следует учитывать в пределах норм, установленных Постановлением № 92 (см. таблицу).
Нормы компенсации расходов по легковым авто, которые включают в расчет базы по налогу на прибыль
При обоих вариантах фирма должна иметь в наличии все необходимые подтверждающие затраты документы (пост. ФАС ПО от 11.03.2009 № А57-4951/2008).
Обоснование и документальное подтверждение
Во-первых, фирма должна установить порядок выплаты компенсации затрат на парковку в своей учетной политике, в приказе директора об установлении компенсации, а также прописать в трудовом договоре с работником (или в дополнительном соглашении к нему) размер возмещения (см. образец 1). Отметим, что нормы, указанные в Постановлении № 92, применяются только при расчете налога на прибыль и никоим образом не влияют на фактический размер компенсации, выплачиваемой работнику (письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275).Во-вторых, необходимо собрать все документы и расчеты, подтверждающие затраты на компенсацию парковки. Их список будет зависеть от конкретной ситуации.
Компенсация расходов на стоянку возле офиса фирмы. Нередко компании арендуют парковочные места возле зданий своего месторасположения. Подтверждающими расходы документами в данном случае будут являться договор аренды с владельцем парковки и платежные документы. Факт использования работником парковочного места возможно подтвердить с помощью электронных карт-пропусков. Кроме того, в качестве подтверждения могут выступать реестры автомобилей, документы охраны, подтверждающие заезд и выезд автомобиля, и прочее. Вышеупомянутые документы не являются бланками строгой отчетности, но могут использоваться в качестве дополнения к остальным указанным выше документам.
В последнее время получает широкое распространение оплата парковки по мобильному телефону через SMS посредством купленной заранее скретч-карты. В данном случае открывается личный счет и денежные средства списываются с него после отправки сообщения. Списание может производиться как с корпоративных, так и с личных номеров сотрудников. По нашему мнению, целесообразно использовать корпоративные номера, поскольку фирме будет легче отслеживать расходы на парковку и подтверждать ее оплату (через распечатки от операторов). Если работники пользуются личными номерами, то могут понадобиться заверенные в установленном порядке документы, доказывающие принадлежность SIM-карт конкретным сотрудникам. Расходы на покупку скретч-карты подтверждаются кассовым чеком.
Отметим, что инспекторы предъявляют претензии по поводу включения в расчет налога на прибыль расходов на аренду парковки при наличии у фирмы собственного гаража. По нашему мнению, подобные затраты можно обосновать, использовав следующие доводы:
- количество автомобилей сотрудников превышает количество машино-мест в гараже;
- арендованная стоянка используется для обеспечения сохранности транспортных средств (пост. ФАС СЗО от 23.12.2005 № А56-5298/2005) и в качестве гостевой парковки для постоянных и потенциальных контрагентов (пост. ФАС МО от 27.03.2013 № А40-61548/12-90-349);
- арендованная стоянка используется исключительно для деятельности, направленной на получение прибыли (например для автомобилей, перевозящих грузы) (пост. ФАС ЦО от 27.04.2006 № А68-АП-266/11-05).
Отметим, что иногда при кратковременной (разовой) парковке (на срок не более суток) договор с владельцем стоянки оформляется путем выдачи потребителю документа (сохранной расписки, квитанции и т. п.) с указанием номера машины. Его копия остается у исполнителя (п. 12 Правил об оказании услуг автостоянок, утв. пост. Правительства РФ от 17.11.2001 № 795). Данный документ также может являться подтверждающим факт парковки.
Отчет об использовании автотранспорта в производственных целях составляют на основании путевого листа. Форма такого отчета не установлена, поэтому он может оформляться в произвольной форме (см. образец 2). В соответствии с требованиями Закона о бухучете формы первичных документов, подтверждающих расходы, могут разрабатываться экономическим субъектом самостоятельно. При этом они должны соответствовать установленным требованиям (ст. 9 Закона о бухучете).
Возникает ли у сотрудника доход?
Суммы возмещения расходов за использование работником его личного имущества в интересах фирмы при выполнении трудовых обязанностей согласно трудовому договору относятся к установленным законодательством РФ, не являются доходом сотрудника и освобождаются от НДФЛ (ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305; пост. ФАС СЗО от 02.11.2010 № А56-53764/2009). Кроме того, каких-либо норм компенсации в целях обложения НДФЛ не существует.Для того чтобы в рамках трудовых отношений сотруднику была выплачена компенсация за использование его личного имущества, необходимо (ст. 188 ТК РФ):
- соглашение сторон, определяющее размер возмещения расходов, выраженное в письменной форме;
- приказ руководителя организации, являющийся основанием для выплаты;
- документы, подтверждающие принадлежность автомобиля конкретному сотруднику;
- документы, подтверждающие фактическое использование машины в интересах работодателя;
- расчеты компенсаций;
- документы, подтверждающие суммы расходов на парковку.
Организация арендует у директора авто без экипажа.Для поездок на этом авто по договору ГПХ в качестве водителя приняли его супругу.Вопрос:При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов: затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ); как быть с мойкой авто если в чеке помимо мойки указаны "обезжиривание кузова" и "защитное восковое покрытие"
сообщаем следующее: Если услуги обезжиривания кузова и нанесения воскового покрытия выделены в чеке отдельной суммой, то безопаснее такие расходы в целях учета налога на прибыль не включать. Таким образом, услуги по мойке автомобиля Вы отнесете в расходы по налогу на прибыль на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, а расходы по обезжириванию кузова и нанесению защитного воскового покрытия в расходы по налогу на прибыль не включайте. Причина в том, что при проверке инспекторы могут посчитать, что производя мойку автомобиля, Организация вполне могла обойтись без дополнительных услуг. Раз так, то дополнительные услуги не являются экономически обоснованными. А значит, в расходы по налогу на прибыль их включать не следует.
Если услуги обезжиривания кузова и нанесения воскового покрытия входят в услугу «мойка автомобиля» и при этом отдельной строкой не выделены, то данную услугу можно учесть в расходах по налогу на прибыль в полном объеме (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ). В данном случае мойка автомобиля представляет собой единую услугу, а обезжиривание кузова и нанесение защитного покрытия являются отдельными этапами произведенных работ. Таким образом, отделить прочие услуги от услуги по мойке автомобиля не представляется возможным. Следовательно, мойка автомобиля – единая услуга, а этапы обезжиривания кузова и нанесения защитного покрытия позволяют реже обращаться на автомойку, что экономически выгодно.
Обратите внимание, в любом случае помимо экономического обоснования расходы должны быть документально подтверждены. При этом убедитесь, что в чеке помимо прочих реквизитов значатся марка и госномер обслуживаемого автомобиля.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
1. Статья: Памятка по безопасному учету расходов, связанных со служебным автомобилем
Как учесть другие регулярные расходы на транспорт
Есть еще несколько видов достаточно частых автозатрат. Во-первых, это мойка и стоянка. Во-вторых, это плата за шиномонтаж, а также покупка новых шин. В-третьих, это периодическое техобслуживание и техосмотр.
Объединяет все эти траты то, что каких-либо специальных требований к их учету нет. То, как отражать подобные издержки, мы описали в таблице ниже.
Что делать с дополнительными расходами на содержание транспорта
|
Вид затрат |
Как учитывать при расчете налога на прибыль |
Что делать с НДС |
|
Мойка и стоянка |
Учитывайте как прочие расходы на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Как правило, такие услуги организации оплачивают через подотчетных работников. Так что у сотрудника должен быть на руках чек ККТ и желательно товарный чек. При этом убедитесь, что в бланке помимо прочих реквизитов значатся марка и госномер обслуживаемого автомобиля. Расходы подотчетников признавайте на дату утверждения авансового отчета. В то же время плату за штрафстоянку учесть нельзя. Ведь эти вынужденные траты возникли из-за того, что работник компании нарушил Правила дорожного движения. Значит, расход не может считаться обоснованным.* |
Если исполнитель (продавец) на общем режиме, то налог поставьте к вычету по общим правилам. И проверьте, чтобы счет-фактура был оформлен по всем правилам. Если же мойка (парковка, автосервис) на «упрощенке» или является плательщиком ЕНВД, тогда и НДС вашей компании никто не предъявит* |
|
Шиномонтаж и покупка новых шин, а также дисков для них |
Плату за данные услуги также отнесите к прочим расходам в силу подпункта 11 пункта 1 статьи 264 кодекса. Стоимость нового комплекта шин, а также дисков для них спишите как материальные расходы (подп. 2 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Либо включите в расходы на содержание и эксплуатацию служебного транспорта как прочие |
|
|
Периодическое техническое обслуживание |
Плату за техобслуживание отнесите на прочие расходы на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 кодекса. Аналогичным образом учтите и стоимость тех деталей, которые пришлось заменить. Проходить техобслуживание нужно минимум раз в год. Или чаще, если у машины большой пробег. Подтвердят расходы заказ-наряд, акт выполненных работ и платежка либо кассовый чек |
|
|
«Набор автомобилиста» |
Стоимость аптечек, огнетушителей и знаков «аварийки» учитывайте в составе расходов на содержание служебного транспорта в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ |
|
|
Техосмотр |
Все расходы, связанные с техосмотром, списывают как прочие. Только пошлину в размере 300 руб. за талон вы учтете в том периоде, когда она начислена. А оплату за сами работы - уже в день, когда проходят техосмотр. Таковы требования пункта 7 статьи 272 кодекса. Сроки прохождения техосмотра для разных видов транспорта приведены в статье 15 Федерального закона от 1 июля 2011 г. № 170-ФЗ |
Если оператор не аккредитован в установленном порядке и у него есть договор с МВД России, то НДС можно поставить к вычету по общим правилам |
2. Статья: Какие бумаги устроят инспекторов, если ваша компания арендует автомобили у граждан
Сайт журнала «РНК »
Электронный журнал «РНК »
Случаи, когда из-за нарушения водителем правил остановки и стоянки транспортных средств автомобиль эвакуируют на штрафстоянку, не редкость. Не менее является ситуация, когда к услугам эвакуации прибегают при неисправности автомобиля (например, если повреждение возникло в результате ДТП). В большинстве таких случаев организации несут дополнительные расходы: на такси сотруднику, отправившемуся на место стоянки эвакуированного автомобиля, на ремонт транспортного средства, поврежденного эвакуатором, в виде стоимости услуг частной эвакуации или пошлины за оплату штрафстоянки. Инспекторы на местах обоснованность расходов на эвакуацию автомобиля ставят под сомнение и исключают соответствующие затраты из состава налоговых расходов.
Стоимость эвакуации поврежденного автомобиля до автосервиса
По общему правилу при налогообложении прибыли организация учитывает все экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). По мнению Конституционного суда РФ, обоснованность расходов, учитываемых при базы по оценивается с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате (определение от 04.06.07 № 320-О-П). Соответственно, если компания предполагает дальнейший ремонт и использование эвакуированного автомобиля в производственной деятельности, расходы, связанные с его транспортировкой к месту ремонта, обоснованны и учитываются при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Косвенно на возможность учета спорных расходов при налогообложении прибыли указывает решение Арбитражного суда области от 19.12.11 № А36-2926/2011, в котором рассматривался спор о правомерности взыскания с виновника ДТП в том числе расходов на эвакуацию поврежденного автомобиля. Подтверждая обоснованность расходов на эвакуацию автомобиля, суд отметил, что повреждения, полученные в результате ДТП, являлись существенными (рулевое управление, топливный бак) и не позволяли самостоятельно осуществлять движение. Более того, компания располагала документами, подтверждающими произведенные расходы (кассовый чек квитанции к приходным ордерам). Соответственно затраты организации на эвакуацию автомобиля и полуприцепа, по мнению судей, являлись обоснованными и документально подтвержденными.
При этом НК РФ не содержит прямой нормы, позволяющей компании учесть расходы на эвакуацию транспортных средств. Предполагается, что спорные затраты компания вправе принять к учету как другие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1ст. 264 НК РФ), либо как расходы на содержание, эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание служебного транспорта (п. 2 ст. 253 НК РФ).
Кроме того, на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ в состав внереализационных расходов включаются потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, а также затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий таких обстоятельств (письмо от 14.04.11 № 07-02-06/48). К таким расходам можно отнести и затраты на эвакуацию поврежденного транспортного средства, которая по сути является ликвидацией последствий дорожно-транспортного происшествия. Это подтверждает и судебная практика. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 30.11.09 № КА-А40/12576-09 отметил, что в налоговом учете потери от дорожно-транспортных происшествий относятся к составу чрезвычайных ситуаций и включаются в состав внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Однако из-за отсутствия официальных разъяснений ведомств по учета при налогообложении прибыли расходов на эвакуацию поврежденных автомобилей споры с налоговиками не исключены.
Расходы работника на проезд до штрафстоянки на такси
Как правило, Минфин России не запрещает включать в налоговые расходы стоимость проезда работника на такси, если такие расходы экономически обоснованны и документально подтверждены (письмо от 08.11.11 № 03-03-06/1/720). С этим соглашаются и столичные налоговики в письме от 29.11.10 № 20-15/124949. В частности, ведомство позволяет учесть при налогообложении прибыли расходы на проезд работника на такси до вокзала или аэропорта и обратно (письма от 11.07.12 № 03-03-07/33 и от 22.05.09 № 03-03-06/1/339).
По вопросу учета расходов на проезд работника на такси, связанного с поиском места штрафстоянки эвакуированного автомобиля, официальных разъяснений найти не удалось. С одной стороны, работник вполне мог воспользоваться общественным транспортом и потратить меньшую сумму. Однако проезд на такси хотя и дороже, но существенно сокращает время работника в пути. Кроме того, штрафстоянки зачастую располагаются в спальных районах, куда проезд общественного транспорта может быть затруднен, или за чертой города, в местах, сообщение транспортом общего пользования с которыми отсутствует. В этом случае представляется, что спорные затраты являются экономически обоснованными. И при наличии подтверждающих документов (чеков или квитанций) компания вправе отнести оплату проезда работника на такси к месту штрафстоянки к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Страховое возмещение, включающее затраты на эвакуацию
НК РФ прямо не уточняет, учитывается ли в налоговых доходах возмещение, полученное по договору ОСАГО или КАСКО. По мнению Минфина России, такие суммы на основании абзаца 1 статьи 250 НК РФ являются прочим внереализационным доходом, прямо не поименованным в этой статье (письма от 16.08.11 № 03-03-06/1/489 и от 14.10.10 № 03-03-06/1/648). Ведь возмещение, полученное по договорам имущественного страхования и страхования в перечне необлагаемых доходов, приведенном в статье 251 НК РФ, не указано (письмо Минфина России от 01.02.10 № 03-03-06/2/21).
Однако в одном из дел столичные арбитры отметили, что затраты на восстановительный ремонт автомобиля, поврежденного в результате ДТП, компания не отражает в налоговых расходах. Поскольку такой ремонт производится за счет полученного страхового возмещения. Соответственно само страховое возмещение организация вправе не включать во внереализационные доходы при исчислении налога на прибыль (постановление ФАС Московского округа от 30.11.09 № КА-А40/12576-09).
Стоимость содержания автомобиля на штрафстоянке
В соответствии с пунктом 2 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются в том числе расходы в виде штрафов и других санкций, взимаемых государственными организациями, которым законодательством РФ предоставлено право наложения таких санкций. В случае нарушения правил эксплуатации или управления транспортным средством такой автомобиль задерживают и при помощи другого ТС перемещают в специально отведенное охраняемое место (на специализированную стоянку), где указанный автомобиль хранится до устранения причины задержания (п. 1 ст. 27.13 КоАП РФ).
Верховный суд РФ в определении от 20.02.13 № 46-АПГ13-1 подтвердил, что задержанное средство может быть возвращено при условии устранения причины задержания и оплаты расходов на перемещение и хранение задержанного транспортного средства. Соответственно расходы на оплату штрафстоянки относятся к административным взысканиям, которые при налогообложении прибыли не учитываются (п. 2 ст. 270 НК РФ). Однако официальных разъяснений ведомств и судебной практики по этому вопросу найти не удалось.
Ремонт автомобиля, поврежденного при эвакуации
Допустим, организация своими силами устранила повреждения лакокрасочного покрытия, вызванные небрежной работой службы эвакуации, и уменьшила налогооблагаемую прибыль на стоимость затраченных материалов. Но инспекторы на местах часто отказывают компаниям в признании расходов в виде стоимости сырья и материалов, использованных при осуществлении ремонта собственными силами. В частности, такой спор рассмотрел ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 21.12.12 № А42-790/2012. В подтверждение реальности понесенных расходов компания представила положение о порядке эксплуатации, технического обслуживания и ремонта подвижного состава с приложением необходимых первичных документов (листка учета, акта об аварийном повреждении транспортного средства, акта на списание материалов). В результате суд пришел к выводу, что компания вправе учесть спорные расходы на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 253 НК РФ как расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств, а также на поддержание такого имущества в исправном состоянии.
Кроме того, есть вероятность, что налоговики исключат из налоговых расходов стоимость ремонта имущества, не взысканную с виновного лица. При этом суды отмечают, что НК РФ не ставит в зависимость учет расходов на ремонт основного средства (п. 1 ст. 260 НК РФ) от причин, повлекших ремонт, а также от права на подачу регрессного иска к лицу, из-за которого имущество повреждено (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 24.06.09 № А53-6877/2008-С5-37).
Компенсация расходов, полученная по суду с дорожной службы
На практике немалое число ДТП возникает по вине государственных служб (открытые люки на проезжей части, отсутствие знаков дорожного движения, разрешающих или запрещающих повороты, неисправные светофоры и т. д.).
Так, в одном из дел компания пыталась взыскать с водоканала стоимость ремонта, экспертизы и эвакуации поврежденного автомобиля, пострадавшего из-за наезда на препятствие — открытый люк. Суд поддержал компанию, поскольку в функции организации водопроводно-коммунального хозяйства входят в том числе содержание в исправном состоянии сооружений, коммуникаций и оборудования, осмотр систем водоснабжения и канализации на предмет технического состояния колодцев, наличия и плотности прилегания крышек, целостности люков, крышек (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 06.11.12 № А53-21169/2011). Полученные суммы являются возмещением убытков (ущерба) и на основании пункта 3 статьи 250 НК РФ учитываются в налоговых доходах.
НДС со стоимости товара, поврежденного при эвакуации авто
Организация не восстановила НДС со стоимости товара (груза), поврежденного вследствие эвакуации автомобиля с места запрещенной парковки. Однако, по мнению Минфина России, выбытие имущества по причинам, не связанным с реализацией или безвозмездной передачей, объектом обложения НДС не является (ст. 39 и 146 НК РФ). Следовательно, в этом случае необходимо восстановить НДС, ранее принятый к вычету при приобретении такого имущества (письма от 05.07.11 № 03-03-06/1/397, от 07.06.11 № 03-03-06/1/332 и от 04.07.11 № 03-03-06/1/387).
Судебная практика складывается в основном в пользу налогоплательщиков. Так, ВАС РФ в решении от 19.05.11 № 3943/11 указал, что пункт 3 статьи 170 НК РФ содержит закрытый перечень случаев, когда необходимо восстановить НДС. В иных случаях НК РФ не обязывает налогоплательщика восстанавливать этот налог. Соглашаются с таким мнением и нижестоящие суды (постановления ФАС Московского от 31.01.13 № А41-19560/12 и Северо-Западного от 15.10.12 № А56-165/2012 округов).
Разъяснений финансового ведомства в отношении необходимости восстановления НДС именно в рассматриваемой ситуации найти не удалось. В связи с этим компании рискованно не восстанавливать НДС со стоимости товаров, утраченных или поврежденных по причине эвакуации перевозящего их автомобиля.
Обычно решение фирмы обзавестись транспортом вызывает у бухгалтера вопросы, связанные, в основном, с порядком учета расходов на ГСМ, а также оформлением путевых листов. Однако владение машиной предполагает и другие расходы, о которых сначала даже и не задумываешься. Например, на парковку, мойку или штрафы.
Вводная информация
Первым делом, надо отметить, что законодатели, создавая Налоговый кодекс, особую фантазию в части «автомобильных трат» не проявили, поместив все возможные расходы, которые могут возникать у организаций-автомобилистов, в одну норму. А именно — в подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. В нем сказано, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта. И все. Никаких конкретных указаний на то, что именно можно включить в такие расходы, мы в НК РФ не найдем. Поэтому порядок учета расходов, возникающих у организации в процессе владения автомобилем — на стоянку, мойку, оплату услуг временной парковки и т.п., вызывает трудности и даже иногда споры с налоговыми органами. Давайте попробуем разобраться, какие сопутствующие расходы можно учитывать и как доказать обоснованность их списания.
Расходы на стоянку
По своей сути расходы, связанные с оплатой стоянки автомобиля, можно разделить на две большие группы. В первую войдут затраты, связанные с хранением автомобиля в то время, когда он не используется организацией (ночью, в выходные и т.п.). А во вторую — оплата временных парковок во время разъездов.
Теоретически никаких проблем с включением этих затрат в расходы при возникать не должно. Ведь, как мы уже упоминали, подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ сформулирован настолько широко, что под него можно подвести любые затраты, возникающие у организации в связи с владением автотранспортом. Да и связь расходов на хранение автомобиля и на разовые парковки с содержанием автотранспорта оспорить сложно.
Однако на практике с этим возникают проблемы. И вот почему. Любой расход можно включить в налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если он экономически обоснован и документально подтвержден (ст. 252 НК РФ). Именно с документальным подтверждением в большинстве случаев и возникают проблемы.
Очень часто услуги по хранению и по парковке наличными деньгами оплачивает водитель. С точки зрения бухгалтера получается, что оплата произведена через подотчетное лицо. А значит, это лицо должно будет составить авансовый отчет (не позднее трех рабочих дней) и приложить к нему оправдательные документы (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 (Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 № 18)). И если составить отчет — не проблема, то с оправдательными документами все как раз наоборот.
Дело в том, что по закону в рассматриваемом случае таким документом должен быть кассовый чек — ведь произошел наличный расчет за услугу. Однако на практике автостоянки чеки не выдают, поскольку для этого нужно регистрировать кассовый аппарат, платить за его обслуживание и т.п.
Возникает логичный вопрос — можно ли чем-то заменить чек в рассматриваемой ситуации? Изучение закона о ККТ* позволяет дать на этот вопрос положительный ответ. Так, при оказании услуг населению (а в данном случае водитель корпоративной машины выступает для автостоянки именно как население) вместо чека ККТ можно выдать бланк строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона о ККТ). Такой бланк официально называется «Квитанция за парковку автомобилей». Он утвержден письмом Минфина России от 24.02.94 № 16-38 и продолжает применяться до сих пор (см. письмо Минфина России от 27.04.06 № 03-03-04/1/404 и п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.08 № 359).
Есть и еще один вариант, когда можно обойтись без кассового чека. Речь идет о праве «вмененщиков» заменять кассовые чеки документом, подтверждающим прием денежных средств за оказанную услугу (п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ). Такой документ вполне может подтверждать расходы организации на оплату услуг стоянки, с чем, кстати, не спорит и Минфин (см. ).
Но самым, пожалуй, безопасным способом в случае с длительным (ночным, на выходных и т.п.) хранением автомобиля будет заключение официального договора со стоянкой, либо аренда (опять же официальная) гаража или парко-места. В таком случае у организации на руках будет официальный договор, а оплата будет происходить в безналичной форме. При таких условиях никаких проблем с учетом расходов возникнуть не должно.
В случае же с разовыми парковками, если не удается получить правильного документа, бухгалтеру предстоит решить: спорить с налоговиками по поводу учета расходов на парковки, или просто не учитывать данные суммы в расходах.
Тем, кто решит поспорить, сообщим, что судебной практике известны случаи, когда налогоплательщик доказывал свое право учитывать расходы на автостоянку на основании квитанций к ПКО (а именно этот документ на практике охотнее всего выдают «парковщики»). Речь идет о постановлении ФАС Московского округа от 03.05.07, 11.05.07 № КА-А40/3474-07. При рассмотрении дела суд принял в качестве документа, подтверждающего расходы на автостоянку, квитанции к приходному кассовому ордеру, в которых указывались фамилия работника, номер автомашины, сумма, а также содержалась печать организации, предоставившей услуги по стоянке. При этом суд отметил: отсутствие чеков ККТ не свидетельствует, что расходов не было вовсе — у организации имеются иные документы, подтверждающие понесенные расходы.
Штраф или оплата услуг стоянки?
Отдельно стоит остановиться на ситуациях, когда машина попадает на стоянку не по воле водителя, а по воле сотрудника ДПС. Или, проще говоря, об оплате так называемых штраф-стоянок, на которые машины помещаются за некоторые нарушения ПДД, в частности, за нарушение правил парковки.
Для ответа на вопрос о том, можно ли включить плату за штраф-стоянку в расходную часть налоговой базы по налогу на прибыль, нужно предварительно ответить на другой вопрос. Чем является перемещение автомобиля на такую стоянку — санкцией за нарушение Правил дорожного движения или услугой (пусть и навязанной) по хранению машины. В первом случае расходы учесть будет нельзя. Этому препятствует пункт 2 статьи 270 НК РФ, где сказано, что расходы в виде штрафов и других санкций при налогообложении не учитываются. Во втором случае учет этих расходов ничем не будет отличаться от оплаты обычной парковки.
Ответ на вопрос о сути штраф-стоянки надо искать в Кодексе об административных правонарушениях. Все виды санкций, которые могут применяться к лицам, допустившим административные правонарушения, исчерпывающим образом перечислены в статье 3.2 КоАП РФ. И такой санкции, как помещение автомобиля на штраф-стоянку или перемещение автомобиля в этой статье не предусмотрено. Из этого следует четкий вывод, что оплата штраф-стоянки санкцией или штрафом не является. Данный вывод подтверждает и статья 27.1 КоАП РФ, которая прямо называет перемещение автомобиля на штраф-стоянку мерой обеспечения производства по делу об административном нарушении.
То есть к санкциям и штрафам плата за перемещение машины на штраф-стоянку и оплата хранения автомобиля на ней отношения не имеет. Это означает, что данные суммы учитываются так же как и обычная парковка — на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Подтверждающим расходы документом будет являться квитанция за парковку или иные документы, которые доказывают оплату времени нахождения автомобиля на штраф-стоянке.
Штрафы за нарушение ПДД
Косвенно вопросы учета сумм штрафов мы затронули, когда рассматривали налоговые последствия помещения автомобиля на штраф-стоянку. На всякий случай напомним: пункт 2 статьи 270 НК РФ не позволяет учесть в расходах при налогообложении прибыли штрафы и прочие санкции, налагаемые госорганами. Штрафы за нарушение Правил дорожного движения как раз подпадают под действие этого пункта, поэтому в расходах не учитываются.
Однако это правило действует лишь в случае, когда речь идет о штрафах, наложенных на юрлицо, которое является владельцем автомобиля. Но в сфере дорожного движения к ответственности чаще привлекается водитель автомобиля, а не его владелец. Соответственно, подобные штрафы водитель платит за счет своих средств. Компенсировать их ему (при желании, конечно) можно различными премиями, матпомощью или надбавками. И если при этом в приказе о выплате данных сумм не указывать, что они предназначены именно для компенсации сумм штрафов, уплаченных водителем, то проблем с учетом подобных сумм в расходах не будет.
Мойка автомобиля
Наконец, несколько слов надо сказать о расходах на мойку автомобиля. Здесь ситуация, в принципе, аналогична той, что мы описали выше в части оплаты парковки и стоянки. Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ охватывает и эти затраты. Причем, данный вывод чиновники не оспаривают (см. письмо Минфина от 20.06.06 № 03-03-04/1/530).
Поэтому проблемы могут возникнуть лишь в части документального подтверждения этих расходов. Как и в случае с парковками нужен или кассовый чек, или БСО. При этом к чеку налоговики предъявляют дополнительные требования — в нем должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер автомобиля (см. письмо УФНС по г. Москве от 12.04.06 № 20-12/29007). Получается, что к кассовому чеку нужно приложить еще и товарный чек.
Но тут надо отметить, что в отличие от парковок, большинство организаций, оказывающих услуги по мойке автомобилей, имеют кассовый аппарат и не возражают против составления товарного чека. То есть получить данные документы гораздо проще, чем при оплате парковки.
* Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Многие предприятия имеют в собственности автомобили, но при этом у них отсутствуют собственные парковки.
В таком случае организации прибегают к помощи сторонних платных автостоянок.
Рассомтрим порядок бухгалтерского и налогового учате подобных расходов.
Паркирование - временное пребывание на стоянках автотранспортных средств, принадлежащих посетителям объектов различного функционального назначения.
Автостоянки - открытые площадки, предназначенные для хранения или паркирования автомобилей. Автостоянки для хранения могут быть оборудованы навесами, легкими ограждениями боксов, смотровыми эстакадами. Автостоянки могут устраиваться внеуличными (в виде карманов, отступающих от проезжей части, и др.) либо уличными (в виде парковок на проезжей части, обозначенных разметкой).
Оплата стоянки автотранспортных средств предприятиями может осуществляться:
Либо с заключением со стоянкой от имени предприятия договора на оказание возмездных услуг и их дальнейшей оплатой по безналичному расчету от имени организации;
Либо через подотчетное лицо наличными (как правило, подотчетным лицом выступает водитель автомобиля).
Договором могут быть предусмотрены различные варианты оказания услуги платной автостоянки. Например, в нем могут быть перечислены несколько автомобилей, которые могут стоять на одном конкретном месте стоянки в разные дни или часы. Договором может быть предусмотрена почасовая, дневная или фиксированная арендная плата за место за полный месяц.
Бухгалтерский учет
Для начала разберемся в бухучете трат на парковку.
Затраты на парковку признаются в бухучете расходами по обычным видам деятельности компании (п. п. 5 , , и Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Если стоянку оплачивает водитель самостоятельно, то ему на эти цели выдают под отчет необходимую сумму, в учете бухгалтеру необходимо сделать следующие записи:
Дебет 71 Кредит 50
Выданы средства подотчетному лицу.
Стоимость услуг можно включить в расходы только после того, как водитель сдаст авансовый отчет и его утвердят. Именно в этот момент с сотрудника списывается задолженность и делается запись по дебету счетов затрат:
Дебет 20, 23, 25, 26, 44
Списана задолженность по подотчетным суммам.
Если же организация заключила с автостоянкой договор возмездного оказания услуг, то, как правило, сначала деньги перечисляются за хранение машины владельцу парковки, что отражается записью:
Дебет 60 или 76 Кредит 51
Перечислены деньги за хранение автомобиля.
Дебет 20, 23, 25, 26, 44
Кредит 60 или 76
Отражены затраты по содержанию автомобиля на платной стоянке.
Налог на прибыль
Теперь о налоговом учете этих затрат.
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся затраты на содержание служебного транспорта, в том числе по оплате автостоянок, поэтому такие издержки можно учесть при расчете прибыли.
При этом понесенные расходы обязаны удовлетворять условиям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно они должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (Письмо Минфина России от 27 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/404).
Стоимость парковки служебного автомобиля можно учесть при налогообложении прибыли в составе расходов на содержание транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ и Письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404) или как затраты на оплату труда (п. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ и Письмо Минфина России от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302).
Документальным подтверждением расходов на автостоянку будет квитанция паркомата, договор на оказание услуг паркования или аренды машино-места, а также бланк строгой отчетности, выданный парковкой.
Таким образом, если автомобиль используется в деятельности компании и у нее нет места для его стоянки, то расход экономически обоснован и его можно учесть при исчислении налога на прибыль организаций (Письмо Минфина России от 11 января 2006 г. N 03-03-04/2/1).
Поэтому, затраты на платные автостоянки относятся к расходам на содержание служебного транспорта и уменьшают базу по налогу на прибыль.
При методе начисления они признаются на дату утверждения авансового отчета, если стоянка оплачена сотрудником, или получения акта об оказании услуг в случае заключения договора с парковкой.
Налог на добавленную стоимость (НДС)
Если организации, заключившие договор оказания услуг платной парковки, являются плательщиками налога на добавленную стоимость, то дополнительно в бухгалтерском учете будут делаться записи по отражению "входящего" налога на добавленную стоимость на момент получения счета-фактуры по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям" и кредиту счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" или 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
На момент оказания услуг и получения акта об оказании услуг платной парковки в бухгалтерском учете будет отражаться возмещение налога на добавленную стоимость из бюджета по дебету счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС", и кредиту счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям".
Документальное оформление
Теперь разберемся более подробно, какие бумаги нужно оформить, если фирма арендует место для стоянки служебного автомобиля.
Как известно, в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными оправдательными документами.
Их формы определяет руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение учета.
Напомню, что вся "первичка" должна содержать следующие обязательные реквизиты: название; дату составления; наименование экономического субъекта, составившего бумагу; содержание факта хозяйственной жизни, величину его натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения; название должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо должности ответственных за оформление свершившегося события; подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации сотрудников.
Для того чтобы у ревизоров не возникло претензий и вопросов по подтверждению расходов, в документе на оплату стоянки должна быть информация об автомобиле, который фирма держит на платной парковке, его марка и регистрационный номер. Так компания сможет документально подтвердить обоснованность расходов, то есть доказать, что именно это транспортное средство организация ставит на стоянку в условленные сроки и за плату.
Необходимыми оправдательными документами для учета расходов на платную парковку являются (Письма Минфина России от 27 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/404 , УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. N 20-12/29007): акт об оказании услуг; кассовый (если организация, предлагающая парковку, использует ККТ) и товарный чек; бланк строгой отчетности (если деловой партнер кассу не использует).
Как правило, акт об оказании услуг по парковке составляется при долгосрочной аренде машино-места.
Кроме того, с автопарковкой составляется договор, в котором указываются существенные условия: количество ТС и их характеристики, время заезда-выезда и т.п.
Таким образом, когда организация заключает контракт на оказание платных услуг автостоянки, подтверждающим документом будет являться акт с указанием марки и регистрационного номера машины.
Если в бумаге нет упоминания о конкретном транспортном средстве, то подтверждающим документом может быть перечень автомобилей, которые хранятся на автостоянке в соответствии с договором.
Такой список обычно является приложением к контракту.
Напомним, что кассовый и товарный чеки выдаются при оплате наличными через подотчетных лиц.
В случае если предприятие подтверждает услуги платных автостоянок с помощью кассового чека, то необходимо дополнительно к этому документу приложить товарный чек с указанием в нем марки и регистрационного номера автомобиля.
В Приказе Минтранса России от 24 июня 2014 г. N 166 "Об утверждении форм бланков документов, используемых при оказании услуг по предоставлению парковок (парковочных мест) на платной основе" приведены две формы парковочного чека: на случай оплаты наличными и для расчетов пластиковой картой. Обе бумаги являются документом строгой отчетности и применяются фирмами и ИП при расчетах за предоставление платных услуг парковок.
В парковочном чеке отражают такие сведения, как: кем он выдан (в этой графе указывают наименование, местонахождение и ИНН фирмы или ИП); зона машино-места; номер и адрес паркомата; номер автомобиля; время начала и окончания парковки; размер платы за один час стоянки; итоговая сумма к оплате; номер платежной карты (если оплата производится с использованием карточки).
Пример
Организация имеет на балансе 10 автотранспортных средств.
По условиям договора Организации предоставляются 5 парковочных мест (24 часа) в течение последующих 6 месяцев начиная с февраля 2017 г.
Стоимость одного парковочного места в месяц - 5900 руб. (в т.ч. НДС - 18%), при этом места могут быть заняты любым из 10 автомобилей Организации.
Обе организации являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Денежные средства перечисляются Организацией 1-го числа каждого месяца начиная с 1 февраля 2017 г. до момента истечения срока действия заключенного договора.
Организация при исчислении налога на прибыль организаций использует метод начисления, учитывает расходы на момент получения акта об оказании услуг автостоянки. Первый акт (за использование парковочных мест в феврале) и счет-фактура были получены 3 марта 2017 г.
В бухгалтерском учете Организации будут сделаны следующие бухгалтерские записи:
Дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит счета 51 "Расчетные счета" -29 500 руб. - оплачены парковочные места за февраль 2015 г. (5900 руб. x 5 мест);
Дебет счета 44 "Расходы на продажу" Кредит счета 60 - 25 000 руб. - включены в состав расходов по обычным видам деятельности затраты на платную парковку ((5900 руб. - (5900 руб. x 18% / 118%)) x 5 мест);
Дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям" Кредит счета 60 -4 500 руб. - отражен налог на добавленную стоимость по оказанным услугам платной автостоянка на основании полученного счета-фактуры ((5900 руб. x 18%/118%) x 5 мест);
Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС" Кредит счета 19-4 500 руб. - возмещен налог на добавленную стоимость по оказанным услугам платной автостоянки из бюджета;
Есть еще несколько способов для оплаты парковки: через паркомат, с использованием парковочного абонемента или с виртуального парковочного счета водителя.
В последнем случае возможны два варианта:
Работник оплачивает парковку за счет собственных средств, а в дальнейшем работодатель компенсирует ему эти затраты;
Работодатель самостоятельно оплачивает парковку (например, передав сотруднику корпоративную банковскую карту или путем приобретения скретч-карт).
Пример
Для оплаты парковки служебного автомобиля около ресторана, в котором проводилась деловая встреча с клиентом, сотрудник воспользовался корпоративной банковской картой. Фактические затраты на парковку составили 200 руб.
В учете следует сделать следующие проводки:
Дебет 71, субсчет "Суммы под отчет по операциям с платежными картами", Кредит 55, субсчет "Корпоративные карты", - 200 руб. - отражено списание денежных средств с корпоративной карты при оплате через паркомат (на основании выписки банка по счету банковской карты);
Дебет 26 (44) Кредит 71, субсчет "Суммы под отчет по операциям с платежными картами", - 200 руб. - признаны фактические расходы на парковку (на основании авансового отчета и приложенной к нему квитанции).