Акт списания бланков строгой отчетности, образец и бланк которого доступны для скачивания чуть ниже, является важным для многих организаций документом. Он подтверждает факт уничтожения БСО.
ФАЙЛЫ
2 файла
Бланк строгой отчетности – это бумага, которая подтверждает факт получения денежных средств от граждан. Оплата поступает юридическому лицу или ИП за предоставленные услуги. Оформлять операции между юридическими лицами БСО категорически запрещается.
Законодательная база
Списание бланков строгой отчетности в законе регулируется Постановлением Правительства №359 от 6 мая 2008 года. Именно в нем описаны все нюансы процедуры. Также рекомендации по работе с БСО описывается в Приказе Минфина №52Н от 30 марта 2015 года. Это два основных документа, и ими следует руководствоваться при возникновении вопросов по теме.
Правила предписывают хранить акты подобного рода 5 лет (а точнее, их корешки). Даже если при заполнении БСО была допущена ошибка, его нельзя сразу же уничтожать. Как только документ был заполнен, он автоматически должен храниться до момента списания.
Обязательна ли именно такая форма
Муниципальные и государственные учреждения для этих целей с успехом используют форму 0504816 по ОКУД. Для них она утверждена законодательно и зафиксирована в качестве единственно возможной. С коммерческими же организациями процедура может быть мягче. Компания вправе сама разработать и закрепить за собой право использовать тот или иной бланк для заполнения акта списания бланков строгой отчетности. Но для этого нужно вносить его в учетную политику, разрабатывать приказ.
Таким образом, перспективу самостоятельного формирования рассматривают редко. Чаще всего скачивается обычный и принимаемый «на ура» проверяющими органами бланк формы 0504816. Он закрепился в деловых кругах. Кроме того, он удобен и имеет графы для размещения всех необходимых данных.
Важные условия
В приводимой документации помарки и исправления недопустимы.
Еще один значительный нюанс: для заполнения акта нужно отдельным приказом созывать комиссию.
Последняя выбирает из своих членов председателя. Именно эти люди будут нести ответственность в случае, если ситуация с бланками строгой отчетности выйдет из-под контроля. Они расписываются в документе в знак подтверждения факта окончательного списания БСО.
Элементы документа
Акт списания бланков строгой отчетности устроен достаточно просто. В начале его располагается:
- Ссылка на законодательный акт, который предписывает его использование. Она содержится только в тех формах, которые не формируются организациями самостоятельно. Малейшее расхождение с типовой формой – и организация не имеет права публиковать ссылку на закон правом верхнем углу.
- Виза руководителя учреждения. Она включает в себя: подпись, расшифровку подписи, должность начальника, печать организации (при наличии таковой).
- Наименование документа с присвоенным ему номером. Именно этот номер вместе с датой подписания акта являются его опознавательным знаком при занесении в последующие регистрационные документы.
- Мини-таблица с кодами. Там расположены: код по ОКУД (он уже проставлен в прилагаемом бланке), дата подписания акта, код по ОКПО.
- Название организации. При необходимости – наименование структурного подразделения. Этот пункт особенно актуален при списании бланков строгой отчетности при проведении инвентаризации в рамках одного их подразделении компании.
- ФИО материально ответственного лица, его должность.
- Бухгалтерская информация: кредит и дебет счета, по которому проводится акт. Эта информация заполняется уже после поступления акта списания бланков строгой отчетности в бухгалтерию.
- Перечисление состава комиссии. Оно включает ФИО председателя (отдельно) и членов комиссии с указанием должностей.
Основная часть акта списания бланков строгой отчетности – это таблица с перечислением пригодных к уничтожению документов. Удобство таблицы в обилии данных, которые в нее могут быть помещены. Хотя приведенная в бланке таблица предполагает указание в каждой из строк:
- Номера и серии бланка, подлежащего списанию.
- Причины списания.
- Даты уничтожения документа.
Продолжительность таблицы определяется только конкретными условиями, в частности, количеством БСО, трудностью принятия решения об их списании и пр.
Заключительная часть документа, которая может располагаться как на той же странице, так и на значительном расстоянии от начала (смотря по объему прикрепляемой таблицы), – это подписи комиссии во главе с председателем. Каждая подпись требует расшифровки. Также здесь указываются должности всех, кто ставит свои «автографы».
При каких условиях БСО подлежат уничтожению
Организация имеет право уничтожить любой из бланков строгой отчетности, только если у него истек пятилетний срок хранения. В дополнение к этому в организации не должна проводиться инвентаризация.
Согласно существующему законодательству, списание бланков строгой отчетности возможно только в случае, если инвентаризация проводилась более месяца назад. Однако именно факт проведения инвентаризации на практике служит отправной точкой для списания корешков бланков строгой отчетности, срок которых вышел.
Если бланк испорчен
Испорченный бланк вопреки распространенному убеждению не подлежит уничтожению сразу же. По закону он хранится так же, как и корешки действующих БСО, 5 лет. Он тоже регистрируется в книгах учета организации. Это нужно для соблюдения хронологического порядка, создания и поддержания системы в документообороте бланков строгой отчетности.
Таким образом, это действие закреплено законодательством не просто так. Любой произвольно взятый бланк строгой отчетности из регистрационных документов не старше 5 лет должен быть доступен для изучения.
За заполнение акта списания бланков строгой отчетности отвечает руководитель организации. Однако в большинстве случаев он перепоручает эти обязанности своим работникам. Это может быть кадровик, бухгалтер или любой другой сотрудник. Главное, чтобы этот функционал значился в трудовом договоре сотрудника.
Действующие предписания отечественных актов нормотворчества допускают применение местными предприятиями и предпринимателями бланков БСО. Указанные формуляры могут использоваться хозяйствующими субъектами в строго определенных случаях и с непременным соблюдением обязательных требований по их получению и расходованию. Одним из элементов учетных процедур является составление акта на списание бланков строгой отчетности. Образец поименованного документа доступен для ознакомления по тексту ниже.
Использование БСО вместо кассовых чеков
- оказания бытовых услуг населению;
- розничной продажи периодики, мороженого, разливных напитков, ценных бумаг и билетов на транспорт;
- отпуска товаров на рынках и ярмарках.
Списание БСО
Правительство Постановлением от 06.05.2008 N 359 ввело в действие Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, которым предусмотрело два возможных метода изготовления БСО:
- типографским способом на бумажном носителе;
- с помощью специализированных систем.
Важно отметить, что в случае изготовления формуляров на бумажном носителе предусмотрены некоторые особенности:
- при получении БСО;
- для списания испорченных бланков строгой отчетности.
Оприходование документов производится ответственным сотрудником, а также членами специальной комиссии, созданной приказом руководителя, и отражается в журнале учета БСО.
Для случаев списания формуляров также существует отдельная процедура, предусматривающая некоторые особенности ее оформления.
Акт списания бланков строгой отчетности
Правительство в Положении об осуществлении наличных расчетов указало на возможность уничтожения испорченных или некомплектных формуляров БСО.
При этом обязательным условием для надлежащего списания бланков строгой отчетности является их хранение не менее 5 лет, а также:
- участие в процедуре уничтожения БСО членов комиссии;
- составление акта о списании испорченных бланков строгой отчетности.
Важно отметить, что отечественная система нормотворчества не предусматривает каких-либо специальных требований при составлении описываемого акта о списании БСО коммерческими организациями.
Но Минфин РФ Приказом от 30.03.2015 N 52н ввел в оборот Акт о списании бланков строгой отчетности , являющийся обязательным для предприятий бюджетной сферы.
Официальную форму акта на списание бланков строгой отчетности
Следует особо подчеркнуть, что предписания отечественных законодательных актов не содержат запрета на использование указанного выше официального формуляра коммерческими компаниями или предпринимателями.
Каждый субъект хозяйственных отношений вправе прибегнуть к помощи утвержденного Минфином документа или утвердить свою форму, участвующую в порядке списания бланков строгой отчетности.
Непременным условием для правильного оформления описываемого акта является наличие в нем обязательных сведений:
- о наименовании предприятия и его реквизитах (организационной форме, адресе, ИНН, телефонах, руководстве);
- указание на материально ответственного сотрудника, членов комиссии и реквизитов соответствующего приказа;
- перечня подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности;
- подписей всех лиц, участвующих в описываемой процедуре;
- даты изготовления формуляра.
В качестве заключения важно отметить, что соблюдение указанных выше требований выступает непременным условием для признания процедуры уничтожения документов надлежащей.
В целях облегчения процесса заполнения описываемого формуляра по ссылке ниже можно ознакомиться с образцом акта на списание бланков строгой отчетности.
Образец заполнения акта на списание бланков строгой отчетности
Одним из обязательных для формирования документов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей является БСО. Данный документ представляет собой бумагу строгой отчетности.
При этом использовать её необходимо в строго установленных государством случаях. При этом необходимо обязательно хранить журнал учета БСО, а также сами бланки строгой отчетности в течение определенного периода времени.
По истечении определенного периода времени необходимо будет соответствующим образом списывать данный документ. Процедура данная имеет свои особенности и нюансы.
Со всеми ними стоит ознакомиться заблаговременно. Это позволит избежать штрафов и других осложнений с законодательством, контролирующими органами.
Необходимые сведения
Сегодня практически все без исключения предприятия обязаны использовать ККМ – контрольно-кассовые механизмы. Данные устройства применяются для формирования специальных чеков.
Причем как в случае наличного, так и безналичного расчета. Но в отдельных случаях подобные документы могут быть заменены специальными БСО – бланками строгой отчетности.
Такие документы также являются подтверждением осуществления оплаты и заранее печатаются в типографии. Впоследствии в них вносятся все необходимые данные.
При этом существуют определенные стандарты составления и хранения. Их необходимо обязательно соблюдать. Важно помнить о формате составления само журнала.
БСО можно использовать в следующих случаях:
Важно помнить о недопустимости использования таких бланков в следующих случаях:
- при расчетах между юридическими лицами;
- если за наличные средства реализуются товары.
Имеются определенные правила списания бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении, а также коммерческом.
К наиболее важным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заблаговременно в целях исключения сложностей с контролирующими органами, можно отнести:
- базовые определения;
- возможные причины;
- правовая база.
Базовые определения
Существует достаточно обширная нормативная база, регулирующая применение бланков этого вида, а также их списание, утилизацию. Но для верной трактовки всей отраженной в ней информации требуется понимать значение терминов.
К наиболее существенным на данный момент относятся следующие:
- наличие и безналичные денежные расчеты;
- фискальный режим/память/данные;
- государственный реестр ККМ;
- платежный терминал/банкомат;
- журнал учета БСО;
- приказ на списание, акт.
Аббревиатура ККМ расшифровывается как контрольно кассовый механизм. Данным термином обозначается большое количество самого разного оборудования. В первую очередь это кассовые аппараты, банкоматы, платежные терминалы.
Банкоматы и платежные терминалы позволяют осуществлять всевозможные операции по оплате услуг, товаров, а также приобретению товаров. Главной особенностью является отсутствие необходимости в присутствии оператора.
| Наличные денежный расчет | Операция, когда деньги передаются непосредственно наличными средствами. Безналичный расчет – оплата при помощи специальной банковской карты. В независимости от способа перечисления средств необходимо выдавать платежный документ. Он может быть различного типа |
| Фискальная память | Энергозависимая память, применяемая в машинах ККМ. Используется для регистрации различных данных при осуществлении денежных операций. Фискальный режим – режим, в котором осуществляется регистрация всех данных на обозначенную выше память. Вся техника, применяемая для регистрации денежных операций, обязательно регистрируется в специальном государственном реестре |
| БСО | Документ, в котором отражаются данные при осуществлении оплаты за услуги, товары. Сама аббревиатура расшифровывается как «бланк строгой отчетности» |
| Журнал учета БСО | Реестр в бумажном формате, ведется на предприятии или же у ИП (индивидуальном предпринимателе). Приказ на списание, акт – документ, составляемый когда подходит срок утилизации БСО. Данный момент отражается в действующем на территории законодательстве |
Возможные причины
Сама процедура списания бланков такого рода осуществляется только при соблюдении определенных, установленных законодательством условий.
Списание необходимо будет осуществлять в следующих случаях:
Важно помнить о наличии разницы между процедурой списания и уничтожения бланков. Важно помнить, что списание также осуществляется в случае отказа клиента от услуги/товара когда документ уже заполнен.
В таком случае ни в коем случае нельзя просто выбрасывать документ. Требуется сдать БСО в полной комплектации (два экземпляра) или же номера корешков. Обязательно совпадение серий и номеров.
Важно помнить, что существует установленные законодательством формат как БСО, так и , приказов списания бланков строгой отчетности.
Важно придерживаться всех правил, отраженных в действующих законодательных нормативах.
Пример приказа на списание БСО старого образца можно найти в интернете или же в налоговой . Работники данного учреждения обязательно должны дать необходимую консультацию.
Правовая база
Процесс составления как самих бланков строгой отчетности, так и актов для их списания отражается в специальных законодательных нормах.
Помимо данного закона необходимо также использовать следующие НПД:
Помимо актов законодательного характера существует также достаточно обширный перечень различного типа иных материалов вспомогательного характера.
Они дадут ответы на большинство возникающих вопросов. При отсутствии должного опыта следует обратиться именно к материалам дополнительного характера.
Порядок списания БСО в бюджете
Процедура списания бланков строгой отчетности связана с множеством самых разных нюансов. Не допускаются различного рода нарушения формата документов.
Контролирующие организации в лице Федеральной налоговой службы и иных уделяют максимально пристальное внимание актам сдачи, .
Основные вопросы, раскрыть которые требуется перед тем, как приступить к самой операции списания документов строгой отчетности:
- документальное оформление — заполнение акта, формирование приказов, образец заполнения;
- отражение проводками.
Документальное оформление
В первую очередь необходимо уделить внимание именно документальному оформлению. Особенно это важно в случае возникновения различных вопросов со стороны контролирующих органов.
Например, если имеет место какой-либо криминал, прокуратура проверяет БСО при их наличии, а также специальный акты утилизации.
Заполнение акта
Рассматриваемого типа акт в обязательном порядке включает в себя следующие компоненты:
- порядковый номер акта;
- наименование учреждения;
- индивидуальный налоговый номер;
- дебет счета;
- комиссия в составе;
- форма по ОКУД;
- в правой части обязательно указываются специальные коды (ОКПО, КПП, кредит счета);
- обозначаются лица, которые входят в специальную экспертную комиссию;
- обозначить приказ, которым осуществляется само назначение;
- указывается период, в течение которого осуществляется списание.
После всех обозначенных элементов необходимо будет составить специальную таблицу. В ней перечисляются все документы строгой отчетности, которые необходимо будет обязательно списать.
Сама таблица включает в себя следующие разделы:
- бланк строгой отчетности — номер, серия;
- причина списания;
- дата уничтожения.
После таблицы в обязательном порядке будут проставлены подписи с расшифровкой. Требуются подписи следующих лиц:
- руководителя предприятия;
- иных членов комиссии (не менее 3).
В нижней части рассматриваемого акта проставляется дата формирования документа. Важно помнить, что она не должна быть ранее, чем окончится срок хранения бланка строгой отчетности.
Формирование приказов
Прежде, чем включить документ в специальный акт, необходимо будет обязательно проставить приказ.
Данный документ обязательно включает в себя следующие основные разделы:
| Отражается состав комиссии | Которая в обязательном порядке должна проверить процесс движения бланков строгой отчетности |
| Устанавливается полный перечень документов | Который относится к бланкам строгой отчетности |
| Устанавливается перечень работников | Которые ответственны за учет, а также сохранность, составление бланков |
| Определяется место постоянного хранения бланков рассматриваемого вида | Например, это может быть сейф бухгалтерии |
| Обозначается лицо, ответственное за исполнение всех приказов | Составленных относительно хранения, списания и утилизации БСО |
Бланки строгой отчетности должны быть обязательно пронумерованы. Существуют определеннее стандарты их составления. Не допускается печатать их на обычном ПК.
Для составления данных документов требуется использовать:
- специальные средства автоматизации;
- средства типографии.
В то же время акт списания и приказ составляются на персональном компьютере. Процедура составления приказа, в отличие от акта, законодательством не регламентирована. Потому формироваться он может в произвольном формате.
Но имеются определенные регламенты работы с подобного рода документами. Необходимо отражать в них установленные законодательством данные.
Образец заполнения
Рассматриваемого типа документы имеют большое количество самых разных особенностей. По возможности стоит обязательно со всеми ними ознакомиться.
Проще всего заранее обзавестись верно составленными образцами. Найти их можно на авторитетных ресурсах в интернете.
Отражение проводки
При осуществлении различных операций с БСО обязательно необходимо соответствующим образом отражать все нюансы в бухгалтерской отчетности.
Для этого используются проводки вида:
Процесс отражения ликвидации, порчи или же списания полностью стандартен и является идентичным вне зависимости от того, каким образом реализуется процедура бухгалтерского учета (1С/вручную). По возможности стоит изучить все моменты заранее.
Налоговая при проведении как и иных проверок всегда пристальное внимание уделяет именно проводкам с БСО. Так как через такую документацию нередко реализуются всевозможные коррупционные схемы.
Списание бланков строгой отчетности должно обязательно происходит в соответствии с действующими законодательными нормами.
В противном случае возможно наложение административной ответственности со стороны контролирующих организаций. Важно помнить о правилах написания приказа о создании акта.
В приведенной ниже статье будет представлена подробная расшифровка БСО. Все организации, в том числе и индивидуальные предприниматели, осуществляющие операции с наличными средствами или расчеты при помощи банковских карт, должны владеть контрольно-кассовой техникой (ККТ).
Но разрешается не пользоваться ККТ при выполнении некоторых операций. В этом случае, при осуществлении денежных наличных расчетов с населением должны выдаваться соответствующие бланки строгой отчетности
.Нужно понимать, что ФЗ предусматривает оказание услуг и продажу товаров именно физическим лицам. Иными словами, если заключается договор между ИП и юридическим лицом, который предусматривает оплату наличными деньгами, ККТ в таком случае обязательна.
Правительством РФ установлен порядок учета, хранения и утилизации бланков в случае проведения расчетов с их помощью.
Вид деятельности предпринимателя определяет и количество БСО, которые он должен применять в своей работе. Чаще всего это оказание определенных услуг. Предприниматель может заниматься транспортными, жилищно-коммунальными, бытовыми, туристическими услугами, у них может быть правовой характер, также ИП может трудиться в сфере образования, общественного питания и торговли. Бланки используются только при расчетах с физлицами лицами и индивидуальными предпринимателями. При взаимодействии с организациями кассовый аппарат обязателен, а вот БСО не применяется.
Виды БСО
Что такое БСО? По значимости и бухгалтерскому учету являются кассовым чеками:
- квитанции (например, квитанции ателье);
- билеты (железнодорожные, авиабилеты, театральные, концертные);
- проездные;
- талоны (на питание);
- путевки (санаторные, на отдых);
- абонементы (в фитнесс-залы, посещение косметических кабинетов).
Все формы утверждаются Минфином РФ. Бланки строгой отчетности также можно предлагать на рассмотрение путем подачи обращения.
Что указать в обращении?
В нем должно быть указано:
- подробное описание бланка;
- печатный эскиз;
- предложения по защите бланка от подделок;
- образец заполненного бланка с инструкцией;
- перечень услуг, для которых может применяться этот бланк.
Все утвержденные формы могут использоваться всеми организациями. Сюда же относят и индивидуальных предпринимателей, которые оказывают услуги по согласованным бланкам. Перечень БСО для ИП индивидуален, в зависимости от вида деятельности.
А вот в случае, когда бланки не утверждены для каких-либо видов деятельности, для расчетов должна использоваться кассовая техника.
Сроки действия БСО, которые утверждены Минфином, устанавливаются этим же ведомством. Определенные сроки могут быть продлены, но при условии, что бланк будет действовать на момент обращения.
Если образцы разработаны, но еще не вступили в действие, то работать следует по старым. Что такое БСО, знают далеко не все.
Обязательные пункты в бланках строгой отчетности
Утверждены следующие реквизиты в БСО:
- сведения о том, кем и когда был утвержден бланк;
- наименование бланка, серия и шестизначный номер;
- код формы бланков строгой отчетности по ОКУД;
- наименование предприятия или индивидуального предпринимателя, выдавшего бланк;
- ИНН юр. лица или ИП;
- виды оказываемых услуг;
- количественная единица измерения услуг;
- общая цена услуг в рублевом выражении;
- дата расчета;
- должность, Ф. И. О. лица, уполномоченного на совершение операции;
- место личной подписи;
- штамп организации или ИП для БСО.
Реквизиты билетов
Для билетов установлены менее строгие правила. В них должно быть прописано не так много реквизитов, которые являются обязательными. Безоговорочно в нем должны присутствовать: наименование, серия, 6-значный номер, код бланка по ОКУД, наименование организации или ИП, выдавшего бланк, вид услуги или транспорта, стоимость в денежном выражении.
Отмечено, что бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографическим способом, т. к. на них обязательно должно быть название изготовителя бланка, ИНН, адрес. Также в обязательном порядке проставляются тираж, номер заказа, год исполнения. Хотя в Положении № 171 прямого указания к этому пункту нет.
Рассмотрим, что такое БСО и как их изготавливают.
Выпуск защищенных БСО
Что касается процесса производства бланков строгой отчетности, то они могут изготавливаться обычным типографским способом. Лицензированию подлежат только защищенные от подделок БСО. Что это значит?
Защищенная полиграфическая продукция - это бумажная продукция, в том числе ценные бумаги, которые должны быть защищены нормативно-правовыми актами президента РФ, правительства РФ, постановлениями органов местного самоуправления, коллегиальными решениями лиц, сделанная с использованием типографических, голографических, микропроцессорных, информационных и иных способов защиты бумажной продукции, предотвращающих подделку таких бланков строгой отчетности.
БСО, изготовленные с различными степенями защиты, должны выпускаться только на полиграфических предприятиях или, возможно, на любых других предприятиях, имеющих лицензию Минфина РФ и соблюдающих соответствующие технические требования.
Производство бланков строгой отчетности, не защищенных от подделок
Деятельность по торговле такими бланками в соответствии с ФЗ № 128-ФЗ обязательной лицензии не требует. Бланки строгой отчетности - это продукция полиграфической отрасли. Поэтому серия и нумерация проставляются соответствующим способом.
Производство защищенной бумажной продукции - это полный цикл полиграфических работ, поэтому изготовление на других предприятиях подобной продукции не допускается. Более того, продажу защищенной документации может осуществлять только изготовитель без каких-либо посредников для заказчика или его представителя.
Самостоятельное изготовление подобных бланков строгой отчетности с помощью известной компьютерной техники противоречит законодательным актам. Поэтому БСО с обязательными защитными составляющими допускаются к изготовлению только на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию. При этом серию бланкам самостоятельно присваивает юридическое лицо или индивидуальный предприниматель при оформлении заказа на изготовление бланк строгой отчетности (БСО) в типографии. А как насчет других данных? Номер же внутри соответствующей серии конкретного очередного бланка проставляется типографией.
При изготовлении допускается вносить изменения в документацию, которые касаются расширения или сужения некоторых граф с учетом внесения в них реквизитов.
Заполнение документов
Рассмотрим правильное применение БСО.
Бланк строгой отчетности обязателен к заполнению под копирку с не менее чем 1 копией. Также допускается наличие отрывных частей. Должны быть заполнены абсолютно все пункты, содержащиеся в бланке. Если по каким-либо причинам у юридического лица или ИП отсутствуют те или иные сведения, проставляется прочерк в соответствующей строке.
БСО должны заполняться четко, грамотно и разборчиво. Применение копировальной или самокопировальной бумаги обязательно, если в бланке не предусмотрено отрывной части. Исправления, подчистки, поправки при заполнении документов категорически не допускаются.
Учет испорченных бланков
Ранее отмечалось, что все бланки строгой отчетности пронумеровываются в полиграфической организации. Поэтому все испорченные или с ошибками в заполнении бумаги должны быть сохранены, обязательно перечеркнуты и приложены к отчетности за прошедший рабочий день, в котором их использовали.
Бланк - это первичным бухгалтерским документом только со всеми заполненными строками, со всеми реквизитами, подписанный указанным в нем должностным лицом. Иными словами, он должен иметь юридическую силу. Исключение - билеты за проезд в городском транспорте любого вида общего пользования. Чек в таких случаях можно не использовать. К нему приравниваются БСО с нумерацией.
Учет
Учет бланков обязано вести юридическое лицо и ИП по наименованию, номеру и серии документа. С этой целью открывается специальная книга по аналогии с кассовой. Называется она «Журнал учета БСО». Листы должны быть прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью, подписаны всеми главными лицами юридического лица или ИП. Форму книги обычно разрабатывают самостоятельно и закрепляют в учетной политике организации, так как унифицированной формы такой книги нет.
Что такое БСО в бухгалтерии?
Отражение в бухгалтерском и налоговом учете
На то, чтобы осуществить какую-либо услугу, организации или индивидуальному предпринимателю потребуется сделать некоторые затраты. Так вот, на эти же расходы и приходится приобретение бланков строгой отчетности. Пример приведем ниже.
В бухгалтерии эти затраты отражают в ПБУ 10/99. Их относят на расходы по обычным видам деятельности.
У забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности» в Плане счетов специальное предназначение - учет всей информации о наличии и движении БСО, выдаваемых под отчет или находящихся на хранении.
Все бланки, в том числе приобретенные подотчетными лицами, отражаются в оценке, например, 1 руб., которая является условной, по дебету счета 006. Это дает возможность учитывать их все, вплоть до последнего, находящегося на хранении. Точно также списание идет в условной единице, к примеру 1 рубль. Отражают эту операцию на забалансовом счете 006. Обязательно предоставление документов об использованных или испорченных бланках. Весь учет и перемещение ведут по каждому из них и по каждому месту хранения.
Налоговая база по налогу на прибыль уменьшается соразмерно расходам юридических лиц на приобретение бланков строгой отчетности. Также нужно учитывать, что суммы, потраченные на покупку БСО, должны быть сразу отнесены на расходы, не дожидаясь их постепенного использования.
По индивидуальным предпринимателям существует налоговый вычет, и он равен сумме расходов, понесенных при приобретении бланков.
Хранение и списание БСО
Хранение, получение, выдача бланков строгой отчетности должно возлагаться на работника юридического лица или ИП, с которым необходимо заключать договор, согласно нормативно-правовому законодательству Российской Федерации. Обычно это соглашение о материальной ответственности. Полностью весь учет возлагается на материальное лицо по договору. На кассире остаются обязанности по выдаче бланков строгой отчетности. Это касается и их приема, хранения.
В день поступления бланков строгой отчетности руководитель организации или индивидуальный предприниматель должен назначить своим приказом комиссию по приемке БСО, а ответственный по договору работник должен их принять. Задача всех членов комиссии - проверить, насколько соответствует фактическое количество бланков строгой отчетности, их серии и номерам внутри серий. Сверить данные приемки с данными в документах изготовителя. После приемки коллегиально составляют акт, утверждаемый и подписываемый руководителем или ИП. Затем на основании этого акта лицо, ответственное за бланки по договору о материальной ответственности, ставит на учет принятые бланки.
Обеспечение сохранности
На предприятиях у индивидуального предпринимателя для работника, у которого имеется ответственность за хранение, приемку и выдачу бланков строгой отчетности, непременно должны быть созданы максимально возможные условия для обеспечения сохранности бланков. Обычно специально для этих целей закупаются особые металлические шкафы и (или) сейфы, в которых они хранятся. При этом ключи находятся у материально ответственного за бланки лица и у главного бухгалтера.
В некоторых случаях есть и специально оборудованные помещения. Здесь бланки хранятся в больших количествах, и сейфов недостаточно. Соблюдаются и другие правила. Если бланки хранятся в сейфах или металлических шкафах, то они должны быть опечатаны в конце рабочего дня. Если же выделены специальные помещения, то они должны быть еще и опломбированы.
При проведении строго по графику контроля за использованием бланков по назначению, в первую очередь проверяют наличие копий (через копировальную бумагу) и корешков бланков. Также обращают внимание на отсутствие исправлений и подчисток. Комиссионно проверяют, чтобы суммы, указанные в копиях и корешках, строго соответствовали суммам, учтенным в реестрах и ведомостях, которые сдают в бухгалтерию организации или передают бухгалтеру индивидуального предпринимателя.
Стоит отметить, что нельзя возложить контролирование использования бланков строгой отчетности на лиц, которые выдают эти бланки. Исключение - ответственное лицо: индивидуальный предприниматель, главный бухгалтер или директор организации.
Сроки хранения
5 лет - таков срок хранения корешков и копий использованных бланков. Здесь также есть свои нюансы. Перед сдачей в архив на хранение все корешки от бланков хорошо упаковывают в мешки, которые впоследствии опечатывают. По истечении месяца (минимальный срок хранения), но обязательно должна предшествовать инвентаризация, корешки от бланков и сами бланки уничтожаются. Документация списывается на основании акта о списании (уничтожении) бланков с истекшим сроком хранения. Акт составляется и подписывается комиссией. Точно также в неиспользованном виде уничтожаются некомплектные бланки или те, что уже испорчены.
Итак, что такое БСО? Это документ, который выписывается, если организации или индивидуальному предпринимателю разрешается не использовать контрольно-кассовую технику. Он может быть как в обычном виде, так и в защищенном. Учитывается на 006 забалансовом счете. Для учета и хранения по договору назначается лицо. Оно будет являться материально ответственным. Ведется строгий учет и списание в установленном коллегиальном порядке всех бланков строгой отчетности.
Приложение № 14
к типовой учетной политике
ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ
БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
1. Общие положения
1.2. Основными задачами являются:
Формирование единого подхода к бухгалтерскому учету БСО;
Обеспечение объективности контроля оценки БСО, получение достоверной информации о состоянии бухгалтерского учета БСО.
Федеральным законом от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Федеральным законом от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;
- «Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008г. № 359;
Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 17.12.2008г. № 257 «Об утверждении бланков строгой отчетности» (зарегистрировано в Минюсте РФ 13.02.2009 № 13322);
Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 25.02.2000г. № 20н «Об утверждении бланков строгой отчетности»;
Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.07.2013г. № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации»;
Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 15.12.2010г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению";
Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010г. № 157н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению»;
Указания Центрального Банка Российской Федерации от 11.03.2014г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
Приказа министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»;
1.4. К бланкам строгой отчетности относятся:
Квитанции (ф. 0504510);
Абонемент;
Транспортная карта.
1.5. Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
б) наименование и организационно-правовая форма юридического лица, его местонахождение;
в) идентификационный номер налогоплательщика, выдавшей документ;
г) вид услуги;
д) стоимость услуги в денежном выражении;
е) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ учреждение;
Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.
Проставление серии и номера на бланке документа, изготовленного типографским способом, осуществляется изготовителем бланков. Дублирование серии и номера на бланке документа не допускается.
При изготовлении бланков билетов на зрелищные мероприятия в типографии в виде билетных книжек, являющихся документами строгой отчетности. Каждая билетная книжка может, заготовленная на определенную дату и на определенное мероприятие, может иметь общий порядковый номер и серию.
Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа.
Бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный бланк документа перечеркивается и прилагается к книге учета бланков за тот день, в котором они заполнялись.
1.6. Расчеты при использовании БСО осуществляются в следующем порядке:
При оплате услуг наличными денежными средствами уполномоченное лицо учреждения:
Заполняет бланк документа;
Получает от клиента денежные средства;
Называет сумму полученных денежных средств, и помещает их отдельно на виду у клиента;
Называет сумму сдачи, и выдает ее клиенту вместе с документом, при этом бумажные купюры и разменные монеты выдаются одновременно.
2. Приемка, хранение и порядок учета бланков строгой отчетности
2.1. Руководители учреждений создают условия, обеспечивающие сохранность бланков документов. Работникам, связанным с выдачей, хранением, использованием БСО и приемом выручки, руководителем учреждения должны быть созданы условия, обеспечивающие сохранность БСО.
С работником заключается договор о полной материальной ответственности по утвержденной форме (Постановление Министерства труда и социального развития от 31.12.2002г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»), на получение, хранение, учет и выдачу бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам.
2.2. Бланки принимаются работником в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации. Приемка производится в день поступления бланков. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляет акт приемки бланков документов. Акт, утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.
Бланки хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) допускается их хранение в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или апломбируются.
2.3. Бланки строгой отчетности учитываются по фактической стоимости приобретения на счете
0 105 36 340 и одновременно на забалансовом счете 03.1 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке один рубль – один бланк.
Аналитический учет БСО ведется в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам, а также по местам их хранения с указанием получения (выдачи) БСО, их количества и стоимости, а также по материально-ответственным и подотчетным лицам. На основании данных по приходу и расходу БСО выводится остаток на конец периода. Книги должны быть прошнурованы и опечатаны печатью, а количество листов заверено руководителем учреждения.
2.3.Выдача со склада оформляется требованием-накладной (ф. 0315006), подписанным руководителем учреждения или уполномоченным лицом.
Требование-накладная выписывается в двух экземплярах, один служит основанием для списания материальных запасов, второй остается у лица, получившего БСО. Требование-накладную подписывают материально-ответственные лица, сдавшие и принимающие БСО, один экземпляр сдается в бухгалтерию для учета движения материальных запасов.
Материально-ответственные лица отчитываются за полученные и использованные БСО, корешками бланков строгой отчетности, неся ответственность за использование каждого полученного ими БСО.
Уполномоченные по реализации билетов и кассиры учреждений обязаны в срок, установленный приказом руководителя учреждения, сдать в кассу учреждения или перечислить на лицевой счет вырученные деньги за реализованные БСО.
2.4. Возврат нереализованных БСО оформляется накладной и отражается по цене реализации.
2.5. На основании данных о регистрации БСО, накладных на отпуск для реализации, накладных на возврат непроданных БСО по каждому виду услуг составляется сводный отчет по продаже БСО.
Сводный отчет о продаже БСО должен поступать в бухгалтерию учреждения для проверки и обработки не позднее следующего дня после проведения мероприятия. К этому отчету должны быть приложены корешки БСО использованного комплекта в сброшюрованном виде и накладными на непроданные БСО, погашенные специальным штампом с описью. Погашение БСО производится кассиром при составлении кассового отчета.
В отчете по проведенным операциям должны отражаться все обороты по полученным для реализации, проданным и возвращенным БСО. Остаток непроданных билетов, абонементов, показанных в отчете, должен соответствовать данным накладных по возврату билетов, абонементов.
3. Особенности заготовки БСО театрально-концертными учреждениями.
3.1. При заготовке билетов к продаже на концерты, представления, проводимые на площадках других учреждений, сохраняется порядок реализации билетов с типографским обозначением места, ряда, на билетах специальным штампом проставляется дата проведения представления, концерта. Его название и цена.
При заготовке билетов для выездных представлений билетные книжки, после регистрации в бухгалтерии, выдаются кассирам или уполномоченным без проставления в них даты, места, названия представления, концерта, времени его начала и цены. Эти обозначения проставляются кассиром (уполномоченным) в момент подготовки к реализации билетов.
3.2. При регистрации БСО на титульном листе каждого балетного комплекта (книжки) проставляется регистрационный номер, дата регистрации и подпись работника бухгалтерии. Проверившего и зарегистрировавшего комплект.
Лицо ответственное за реализацию билетов, абонементов, выдает зарегистрированные билеты, абонементы по накладным кассиру билетной кассы, нештатным уполномоченным для реализации.
3.3. Категорически запрещается расшивать билетные книжки и вырывать из них страницы. В случае порчи билетных книжек должен быть составлен акт о причинах порчи с указанием лица. Виновного в порче билетов. Эти книжки погашаются специальным штампом, сохраняются до уничтожения в установленном порядке и должны представляться при проверках.
Вырезка билетов для передачи их на реализацию производится без расшивки билетных книжек, с оставлением в книжках корешков.
3.4. Выданные для продажи, но нереализованные билеты должны возвращаться лицу, выдавшему их. В установленный руководством учреждения срок, но не позднее, чем за день до проведения первого, объявленного по данному билету, абонементу представления.
4. Контроль за сохранностью бланков строгой отчетности.
4.1. Инвентаризация БСО, находящихся в кассе учреждения, производится одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств.
Инвентаризация фактического наличия БСО производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.
4.2. При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков документов проверяется наличие печати учреждения и подписи главного бухгалтера на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков), а также наличие копий документов (корешков документов), отсутствие в них исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях (корешках документов), суммам, отраженным в кассовой книге.
4.3. Кроме обязательных инвентаризаций БСО в соответствии с действующим законодательством, необходимо, в сроки установленные руководителем учреждения проводить внезапные контрольные проверки их наличия, правильности заполнения и использования.
В случаях выявленных расхождений или недостач БСО главный бухгалтер немедленно письменно докладывает руководителю учреждения для принятия мер.
5. Порядок списания и уничтожения бланков строгой отчетности.
5.1. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающие суммы принятых наличных денежных средств, хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем учреждения. В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.
5.2. Нереализованные БСО списываются и уничтожаются в соответствии с установленным для БСО порядке в сроки указанные в пункте 4.1.
5.3. После окончания установленного срока хранения, использованные БСО, их копии сдаются по акту о списании БСО (уничтожении) организациям по заготовке сырья или уничтожаются самостоятельно.
5.4. Списание реализованных, испорченных, а также нереализованных БСО производится по Акту о списании бланков строгой отчетности (ф.0504816). На его основании БСО уничтожаются и отражаются списанием с забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности».
В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым комиссия была назначена, Кроме того, в акте указываются период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляют с указанием их номеров, серии и причин списания. После списания БСО должны быть уничтожены. В акте указывают дату их уничтожения. Акт подписывают члены комиссии, и утверждает руководитель учреждения.