Методология «бюджетирования» в 1С: Управление Производственным Предприятием

Существует две основные методологии , используемые при автоматизации бюджетирования – методология, основанная на принципе «двойной записи» и методология, основанная на принципах оборотов по статьям бюджетов .

«Двойная запись» подразумевает использование при учете и планировании управленческого плана счетов и проводок по счетам, все отчеты по бюджетам формируются исходя из остатков и оборотов по плану счетов. Другая методология, основанная на оборотах по статьям бюджетов, использует в качестве рабочего инструмента планирования и учета оборот по статьям движения денежных средств, статьям затрат и т.д.

У «двойной записи» есть существенное преимущество в достоверности данных, обеспечиваемое главным образом защитной функцией самой «двойной записи», но данный подход более сложен и понятен в основном специалистам в области бухгалтерского учета.

Обороты по статьям более понятны «не бухгалтерскому» большинству, более просты в использовании, но данные, полученные таким путем трудней проверить на предмет взаимосвязанности, сложно получить аналитический баланс и т.д.

В УПП подсистема бюджетирования использует некий скомбинированный вариант, методология которого основана на использовании оборотов по статьям бюджетов, но параллельно формируются проводки по плану счетов, что позволяет использовать преимущество обоих подходов к ведению бюджетирования.

Статьи оборотов по бюджетам

При планировании и отслеживании исполнения плана различают два вида показателей: оборотные и остаточные . К оборотным относятся такие показатели, как продажи, затраты, движение денежных средств и т.п., то есть те показатели, которые оцениваются за определенный период.

К остаточным относятся показатели, оцениваемые на определенную дату. К ним относятся остатки активов, обязательств и собственного капитала предприятия на определенную дату. Остаточными показателями являются, например, сумма дебиторской задолженности, материальные запасы, остаток денежных средств.

Большинство общепринятых бюджетов оперируют оборотными показателями, при этом в них могут присутствовать и остаточные. Например , бюджет закупок нацелен на планирование и отслеживание оборотного показателя “закупки” за определенный период, но при этом может содержать данные об остатках материальных запасов на начало и конец бюджетного периода. В целом же остаточные показатели сосредоточены в прогнозном балансе, в котором оборотные показатели отсутствуют.

Планирование и отслеживание оборотных показателей происходит постатейно, то есть планируется и отслеживается каждый показатель отдельно. Показатели оборотов в системе носят название статей оборотов по бюджетам . При этом все процессы бюджетирования привязаны именно к статьям оборотов, а сами бюджеты служат лишь для внешнего представления данных по статьям в определенной форме .

Одна и та же статья оборотов может присутствовать в нескольких бюджетах, а может и вовсе не входить ни в одну бюджетную форму. В приведенном примере статья оборотов “Розничные продажи ” фигурирует как в бюджете продаж, так и в бюджете доходов и расходов. При этом планирование, отслеживание и контроль применяются к самой статье, независимо от того, в каких бюджетах она участвует .

Таким образом, бюджетирование в системе осуществляется в привязке не к собственно бюджетам, а к статьям оборотов, а бюджеты служат формой представления этих данных для пользователя.

Для планирования и отслеживания остаточных показателей в рамках подсистемы бюджетирования предусмотрен отдельный план счетов “Бюджетирование”.

В стандартной поставке системы этот план счетов заполнен списком предопределенных счетов. Это означает, что пользователь не может удалить эти счета или изменить их тип. При этом такие счета можно свободно переименовывать, менять их код, устанавливать дополнительную аналитику.

Список счетов иерархический, то есть все счета сгруппированы по принадлежности к группе активов или пассивов . Например, счета “Готовая продукция” и “Сырье и материалы” принадлежат счету “Запасы”, а тот, в свою очередь, подчинен счету “Текущие активы”:

В проводках, как правило, используются счета нижнего уровня, а по счетам верхнего уровня можно видеть итоги в отчетах.

Схема работы механизма проводок по счетам выглядит следующим образом:

Таким образом, остатки и обороты по счетам учитываются раздельно для каждого сценария планирования, также отдельно учитываются остатки и обороты по фактическим данным. При этом проводки по оборотам формируются не вручную, а автоматически через дополнительную настройку справочника “Статьи оборотов по бюджетам “.

Сценарии планирования

Планирование в рамках бюджетирования может осуществляться на различные промежутки времени. Так, бюджет доходов и расходов может составляться на очередной месяц, при этом одновременно составляются такие же бюджеты на квартал и год.

Для возможности составления планов разной периодичности в системе предусмотрено понятие сценариев планирования. Сценарий планирования – это основная аналитика планирования в бюджетировании. Иными словами, планирование данных по бюджетам производится для каждого сценария отдельно. Это позволяет хранить в системе сразу несколько различных планов на один период.

Необходимые сценарии настраиваются в справочнике “Сценарии планирования “:

Справочник “Сценарии планирования”

Набор сценариев определяется пользователем в процессе настройки подсистемы бюджетирования.

Аналитика бюджетирования

Бюджетирование в части планирования и отслеживания фактических данных в системе может вестись по следующим видам аналитики:

ЦФО. Плановые данные по бюджетам, а также фактические данные всегда учитываются в подсистеме бюджетирования в разрезе центров финансовой ответственности. Таким образом, при планировании там, где это необходимо, данные должны разбиваться по ЦФО, к которым они имеют отношение.

В этом случае аналитику по ЦФО можно будет получить в отчетах. Если нет необходимости в использовании аналитики по ЦФО, то в документах можно просто оставлять соответствующее поле пустым. Также это поле не заполняется, если какую-либо статью нельзя однозначно отнести к определенному ЦФО.

Проекты. Проекты – это дополнительная аналитика бюджетирования, которая может использоваться по усмотрению пользователя. Например , можно рассматривать как проекты различные направления бизнеса, инвестиционные проекты, или работу на различных крупных объектах.

В этом случае при планировании и отслеживании фактических данных необходимо указывать проект, к которому эти данные относятся. В этом случае можно будет строить отчеты в разрезе проектов или с отбором по конкретному проекту.

Номенклатура. Аналитика по номенклатуре относится уже не ко всей системе бюджетов, а к определенным статьям. Аналитику по номенклатуре имеет смысл вводить для статей продаж, производства, закупок в том случае, когда необходимо более подробно планировать данные по этим статьям.

Эта аналитика может вестись в двух вариантах: по конкретным позициям номенклатуры или по укрупненным номенклатурным группам.

Контрагенты. Эта аналитика также относится только к определенным статьям. Например , в случае если компания работает с небольшим количеством крупных клиентов, продажи и другие статьи можно отслеживать в разрезе конкретных контрагентов. Закупки также могут разбиваться по поставщикам.

Краткое резюме по структуре бюджетной подсистемы

Если попытаться очень сжато представить структуру программы, то она будет выглядеть следующим образом:

Существует справочник статей бюджетов – статей доходов и расходов, статей движения денежных средств.

Есть документ «Бюджетная операция », в котором указывается статья бюджета (например , «Заработная плата»), сумма по статье (например : 100 000 руб.), подразделение (например : Бухгалтерия) и дата планирования (когда планируется выплатить 100 000 руб. зарплаты работникам бухгалтерии).

Есть справочник «Бюджеты », в котором находиться перечень бюджетов. По кнопке «перейти» можно открыть подчиненный справочник «Статьи бюджета », в котором задается состав статей бюджета (например , затраты бухгалтерии, где две статьи: «Заработная плата» и «ЕСН»).

Отчетом «Отчет по бюджету » формируется бюджет, который можно распечатать и подписать.

Для того, чтобы можно было составлять несколько вариантов бюджетов на один период необходим справочник «Сценарии планирования ».

Бюджетам можно указывать счета из плана счетов бюджетирования; остатки по счетам, также, как и обороты по статьям, выводятся в отчете по бюджету (в бюджете).

Бюджетирование в системе управления финансами предприятия

Зачастую под управлением финансами подразумевают существующую на предприятии систему финансового учета и отчетности, позволяющую оценивать результативность деятельности компании, эффективность работы подразделений, рентабельность и т.п.

Действительно, без продуманной и стабильной работающей системы учета принимать управленческие решения затруднительно. Однако само по себе существование системы учета не позволяет построить полноценную систему управления предприятием, так как в такой ситуации руководство является пассивным потребителем отчетных данных за истекший период:

В такой ситуации поле для принятия управленческих решений сильно ограничено, так как руководство оперирует уже свершившимися фактами и получает данные в тот момент, когда менять что-либо уже поздно.

Поэтому следующим шагом после построения системы финансового учета становится внедрение на предприятии системы внутрифирменного бюджетирования , которая дает возможность предвосхитить неприятный поворот событий и своевременно принять управленческое решение.

Тем самым бюджетирование позволяет руководству принимать более активное участие в оперативном и стратегическом управлении предприятием:

При этом роль бюджетирования в системе управления предприятием не сводится только к планированию, хотя планирование является неотъемлемой частью бюджетирования. Основные функции бюджетирования представлены на схеме:

Функция планирования заключается в детальной разработке плановых показателей деятельности всех подразделений. Планы могут составляться на различные периоды, исходя из их назначения. Оперативные планы составляются, как правило, на очередной месяц или квартал, тогда как стратегические планы могут составляться на период от 1 до 5 лет и даже больше.

Отслеживание исполнения заключается в фиксации фактических данных в системе бюджетирования для их последующего сравнения с плановыми показателями. Фактические данные должны учитываться в системе бюджетирования в тех же разрезах, в которых производится планирование , это обеспечивает наглядное сравнение данных.

Функция контроля состоит в анализе отклонений фактических показателей от плановых и выявлении причин таких отклонений. Также функция контроля обеспечивает своевременное принятие решений еще до момента возникновения отклонения.

Например , если одно из подразделений истратило заложенную в бюджете на месяц сумму уже в середине месяца, система контроля исполнения бюджетов должна просигнализировать руководству, что затраты по этой статье в конце месяца, скорее всего, превысят плановые.

В случае отклонения показателей от плана на месяц, может быть скорректирован, например, план на квартал. Таким образом, бюджетирование предполагает непрерывное планирование, то есть утвержденный план может подлежать обоснованным корректировкам.

Существенным отличием бюджетирования от простого планирования является функция установки целей и мотивации . Утвержденный бюджет может быть не просто прогнозом деятельности на следующий период, но скорее ориентиром или даже требованием для руководителя подразделения и компании.

Например , бюджет продаж на следующий месяц часто является не столько прогнозом, сколько “заданием” отделу продаж, за выполнение которого руководитель несет ответственность. От степени выполнения такого плана может зависеть вознаграждение руководителя.

Таким образом, система бюджетирования может тесно взаимодействовать с системой мотивации на предприятии.

Функции контроля и установки целей служат также для обратной связи с функцией планирования. На планирование очередного периода будут влиять как пожелания руководства в установке целей, так и результаты контроля исполнения бюджетов в предыдущих периодах.

Так, если бюджет затрат на оплату труда превышался в течение нескольких периодов, то в последующем бюджете эта статья затрат может быть увеличена, даже если поставлена задача сократить затраты на персонал.

Задачи, решаемые при помощи подсистемы бюджетирования

Основными задачами, решаемыми с помощью подсистемы “Бюджетирование”, являются:

формирование основных бюджетов предприятия, контроль за их выполнением;
управленческий и финансовый анализ сформированных бюджетов, а также фактической деятельности предприятия.

Однако универсальность механизмов подсистемы позволяет с ее помощью решать очень широкий круг задач планирования и анализа, например :

ведение управленческого учета деятельности предприятия на бухгалтерском плане счетов;
формирование и анализ выполнения материальных планов;
распределение затрат предприятия по данным управленческого учета;
расчет предварительной себестоимости готовой продукции и полуфабрикатов;
и т.д.

Формирование бюджетов

Подсистема “Бюджетирование ” позволяет формировать неограниченное количество бюджетов на любые периоды. Все бюджеты, независимо от вида бюджета, формируются по одинаковым принципам:

Автоматизированный расчет по предварительно настроенным источникам данных. В качестве источников данных могут выступать все без исключения регистры системы, обороты по любому из планов счетов (бухгалтерский. налоговый, МСФО, бюджетирования ).
Ручной ввод бюджетных транзакций.
Комбинированное заполнение. Например , суммы бюджета по некоторым статьям рассчитываются, а по некоторым вводятся вручную; или сумма по статье бюджета вносится вручную и автоматически распределяются по ЦФО или проектам.
Автоматическое формирование бюджетных транзакций по зависимым статьям бюджета при ручном или автоматизированном формировании оборотов по влияющим статьям.

Набор и структуру бюджетов пользователь может разработать самостоятельно. Для настройки бюджетов в системе предусмотрен справочник “Бюджеты “, а также подчиненные ему справочники “Статьи бюджета ” и “Счета бюджета “. Общую схему построения структуры бюджета можно представить следующим образом:

Для настройки структуры бюджета достаточно указать счета и статьи бюджета. Бюджет может состоять только из статей (например, бюджет продаж) или только из счетов (прогнозный баланс), а может содержать и счета, и статьи (бюджет движения денежных средств).

Набор разработанных бюджетов может дать определенное понятие об эффективности деятельности компании и перспективах ее развития на ближайшие периоды. Однако анализ бюджетов в чистом виде не всегда нагляден.

Как правило, аналитику приходится в отдельных таблицах рассчитывать определенные количественные и качественные коэффициенты, наиболее часто используемые при анализе финансовых результатов и финансового состояния предприятия.

Между тем в международной практике финансового анализа сформировался ряд стандартизированных методов и подходов, которые могут применяться практически в любом предприятии независимо от профиля его деятельности.

Наиболее распространенные из этих методов включены в стандартную поставку “1С:Управление производственным предприятием ” в виде отчета “Финансовый анализ данных бюджетирования ” состоящего из двух основных блоков: аналитического баланса и отчета о прибылях и убытках.

Финансовый анализ баланса

Первый блок анализа основывается на отчете, который принято называть аналитическим балансом. Эта форма баланса отличается тем, что все активы в ней разделены на 4 группы по степени их ликвидности, а все пассивы – по степени их срочности.

Под ликвидностью понимается способность активов быстро обратиться в денежные средства. Так, основные средства относятся к низколиквидным активам, так как продать их сложно, а иногда и невозможно. Товарные запасы легче превратить в деньги, поэтому они более ликвидны. Денежные средства обладают абсолютной ликвидностью.

Срочность пассивов определяется сроком погашения долгов. Так, текущую кредиторскую задолженность нужно погасить в краткосрочном периоде, долгосрочные займы имеют более длительный срок погашения, к выплате можно подготовиться. Собственный капитал вообще не требует погашения.

Суть аналитического баланса состоит в том, чтобы понять, насколько пассивы каждой группы обеспечены соответствующими активами. Например, достаточно ли высоколиквидных средств для погашения краткосрочной задолженности.

Данная форма баланса позволяет помимо анализа структуры активов и пассивов проводить следующие виды анализа:

Горизонтальный анализ подразумевает анализ изменения статьей баланса за период. Возможности горизонтального анализа предоставляет колонка “Изменение”
Вертикальный анализ предполагает анализ веса каждой статьи в валюте баланса. Валютой баланса называют общую сумму одной из сторон баланса (любой, так как сумма активов равна сумме пассивов). Для целей вертикального анализа предусмотрены колонки “% к валюте баланса “

Финансовый анализ отчета о прибылях и убытках

Второй блок финансового анализа основан на оценке финансовых результатов деятельности компании за период. Применяемые методы базируются на отчете о прибылях и убытках (по сути, аналог бюджета доходов и расходов) в аналитической форме.

Особенностью отчета является поэтапное формирование чистой прибыли, такое представление более удобно для анализа. Иными словами, отчет показывает, каким образом был “проеден” маржинальный доход от продаж, случилось ли это за счет основной деятельности, либо внереализационных расходов.

Сравнительный анализ и контроль

Сравнительный анализ данных бюджетирования

В подсистеме бюджетирования можно проводить несколько видов сравнительного анализа:

План-факт анализ подразумевает сравнение плановых и фактических данных за определенный период с целью выявления отклонений и анализа причин этих отклонений.

Сценарный анализ отвечает на вопрос “Что если? “, то есть позволяет прогнозировать деятельность компании в различных ситуациях. Например , если в систему введены три сценария – оптимистичный, пессимистичный и наиболее вероятный – то сценарный анализ позволит сравнить планируемую результативность компании в каждом из трех случаев.

Анализ динамики позволяет оценить как фактическую, так и планируемую динамику изменений определенных бюджетных показателей за произвольное число периодов.

Для реализации сравнительного анализа оборотов по бюджетам в системе предусмотрен отчет “Сравнительный анализ оборотов по бюджетам “.

Отчет “Сравнительный анализ оборотов по бюджетам”

Этот отчет позволяет сравнивать между собой произвольное количество наборов данных, что позволяет проводить сравнительный анализ любого из видов, описанных выше.

Контроль бюджетов

Помимо сравнительного анализа разных типов данных, в системе предусмотрен и более оперативный механизм, позволяющий еще до наступления неприятного поворота событий принять решение по исправлению ситуации. Этот механизм называется контролем бюджетов и включает следующие основные составляющие:

Установка целевых показателей предполагает побуждение руководителей к достижению определенного уровня показателей. Например , для руководителя отдела продаж может быть установлена сумма продаж, которую он должен обеспечить в следующем месяце. При этом цель может быть установлена как в абсолютном выражении (например, $100 000), так и в относительном (например, на 15% больше, чем в предыдущем месяце).

От степени достижения целевых показателей может зависеть зарплата руководителя, то есть установка целей по бюджетам является элементом мотивации руководителей. Как правило, установка целей применяется к статьям доходов.

Установка ограничений подразумевает установку лимитов по определенным статьям бюджетов для определенных ЦФО или для предприятия в целом. Например , может быть утвержден лимит на расходы на мобильную связь в абсолютном или относительном выражении. Различают два вида использования ограничений:

При планировании. Это ограничение накладывается на плановые данные по бюджетам. Например , установлено ограничение на плановую сумму расходов на аренду в размере 25 000 долларов США на следующий месяц. В этом случае при составлении бюджетов на следующий месяц будет контролироваться превышение этой суммы, и система не позволит запланировать больше, чем 25 000.

В системе такой контроль сработает при попытке ввести бюджетную операцию по статье, ограничение по которой в случае проведения этой операции будет превышено. Такой документ система провести не позволит.

При исполнении. Такое ограничение действует при фактическом исполнении бюджетов. То есть, если установлен лимит на выдачу денежных средств на компенсацию проезда, то система будет контролировать фактическую выдачу средств на эти цели и не позволит выдать деньги, если лимит превышен.

Такой контроль в системе предусмотрен в документе “Заявка на получение денежных средст в”. При проведении заявки по статье, на которую наложено ограничение, система произведет анализ превышения лимита и не позволит провести документ в случае, если лимит превышен.

Для установки целевых и контролируемых показателей по бюджетам в системе предусмотрен документ “Установка контролируемых значений по бюджетам “.

Решение других задач в подсистеме “Бюджетирование”

Для решения специфических задач планирования и анализа могут быть использованы те же механизмы:

автоматизированный расчет сумм и количеств по статьям бюджетов;
трансляция фактических данных в подсистему “Бюджетирование “;
финансовый анализ данных бюджета и фактических данных.

Целесообразность использования подсистемы для решения других задач (с примерами решения таких задач)

Практически за счет универсальности подсистемы с ее помощью можно решать любые задачи планирования, учета и анализа.

Но для эффективного использования подсистемы требуется хорошее знание ее механизмов; настройка справочников подсистемы; четкое понимание того, что при изменении условий деятельности потребуется ее перенастройка.

Рассмотрим примеры решения таких задач.

ПРИМЕР . План производства предприятия формируется таким образом, чтобы обеспечить максимальную загрузку производственных мощностей.

Данная стратегия планирования не является типичной, поэтому не реализована в “Помощнике планирования”. Такой план производства может быть реализован при помощи механизмов бюджетирования .

В рассматриваемом примере формируется план производства продукции одного вида (диван для отдыха) исходя из месячного фонда рабочего времени участка сборки диванов и нормы времени изготовления одной единицы продукции на этом участке.

Месячный фонд рабочего времени участка сборки диванов определяется по данным регистра сведений «Доступность ключевых ресурсов предприятия» по ключевому ресурсу Труд. Участок сборки диванов и по тому же сценарию, по которому формируется план. Норма времени вводится вручную и равна 8 ч.

Автоматическое определение нормы времени исходя из технологической карты или сведений о производственных мощностях возможно, однако в данном примере не рассматривается, т. к. планирование производства таким способом эффективно, если номенклатура готовой продукции на предприятии невелика или однотипна; в таком случае нормы времени изготовления на ключевых рабочих центрах проще ввести вручную.

Таким образом, планируемое количество продукции определяется как объем доступности ключевых ресурсов предприятия / 8.

ПРИМЕР . Требуется распределить коммерческие расходы торгового предприятия между подразделениями пропорционально оборотам их продаж.

Фактические коммерческие расходы периода определяются по данным регистра накопления «Затраты» по статьям затрат, имеющим характер Коммерческие расходы . Для их распределения используется профиль распределения Продажи по ЦФО . По этому профилю распределение производится пропорционально объему фактических продаж каждого подразделения (ЦФО) за тот же период.

Для распределения фактических затрат используется документ «Расчет по модели бюджетирования», который предназначен для планирования и, в котором, поэтому обязательно указание сценария. В документе используется сценарий, специально созданный для распределения фактических данных.

ПРИМЕР . Предварительная себестоимость производимой продукции определяется как фактическая сумма прямых затрат и плановая сумма косвенных затрат.

Фактическая сумма прямых затрат на весь объем выпуска каждого вида продукции за период определяется по данным регистра накопления «Затраты на выпуск продукции» по этому виду продукции.

Плановая сумма косвенных затрат на единицу каждого вида продукции определяется по регистру сведений «Плановая себестоимость». Определяется суммарная плановая себестоимость по этому виду продукции по всем статьям затрат, кроме статей, имеющих характер производственные .

Объем выпуска каждого вида продукции за период определяется по данным регистра накопления «Выпуск продукции» по этому виду продукции.

Таким образом, предварительная себестоимость выпуска продукции определяется по формуле:

фактическая сумма прямых затрат на выпуск + (плановая сумма косвенных затрат на единицу продукции * объем выпуска продукции)

Как и в предыдущем примере, в документе используется сценарий, специально созданный для распределения фактических данных.

Альтернативные варианты решения задач по формированию бюджетов

Подсистема позволяет построить бюджеты различных видов вручную либо путем автоматизированного расчета, а также контролировать выполнение бюджетов. Однако, если задачи финансового планирования на предприятии достаточно просты, могут быть предложены альтернативные варианты.

Бюджет движения денежных средств может быть построен при помощи механизма “План движения денежных средств “. Преимуществом построения бюджета при помощи механизма “План движения денежных средств” является упрощение работы за счет использования специализированных, частично уже настроенных источников планирования, возможность более подробной детализации взаиморасчетов.

Преимуществом построения бюджета при помощи подсистемы бюджетирования является возможность использования практически неограниченного перечня источников планирования, возможность ограничивать расход денежных средств в соответствии со статьями бюджета.

Очень простой бюджет доходов и расходов торгового предприятия может быть построен при помощи подсистемы материального планирования, заполнением документов «План продаж » и «План закупок ». Однако при этом придется вручную заполнять суммы расхода по всем статьям бюджета, кроме себестоимости товаров .

Как правило, бюджет доходов и расходов формируется при помощи подсистемы бюджетирования .

Четыре ресурса по изучению «Бюджетирования» в 1С:УПП в формате видео

Выделим четыре основных ресурса по возможности изучению «бюджетирования» в 1С в формате видео (на момент написания статьи ):

1. YOUTUBE

Описываем понятия и модели предметной области:

Ради чего вообще запускают бюджетирование
Как понять, что именно хочет получить заказчик
Какие показатели - что означают

Перекладываем это в пошаговые схемы в 1С:

Как реализуются базовые теоретические модели
Из каких шагов состоит реализация задач

Не просто показываем - объясняем связи и причины:

Видео-демонстрация решений
Со всеми необходимыми пояснениями
На сквозном практическом примере

3. Проект «GROOFFE »

Все действия в курсе совершаются шаг за шагом в хронологической последовательности – с момента, когда Вы садитесь за компьютер не зная ничего о бюджетной подсистеме и настройках учетной подсистемы (какая учетная политика на предприятии, как распределяются затраты и т.д.) и заканчивая рабочей бюджетной моделью – настроенными бюджетами, источниками получения фактических данных, отчетами и правами пользователей, а также изменениями в учетной подсистеме под потребности бюджетной модели.

4. Проект “1С:Образование”

Интернет-курс “Планирование и Бюджетирование в программе “1С:Управление производственным предприятием 8” позволяет получить любому пользователю, имеющему доступ в Интернет, системное представление о возможностях программы в части функционала, обеспечивающего формирование календарных планов продаж, производства и закупок, расчета производственной программы, расчета графика работы рабочих центров, а также о возможностях подсистемы бюджетирование.

Ресурс «1С:Образование» является официальным проектом самой фирмы 1С.

Подведем итог: главным достоинством «платных» проектов является полнота, целостность и последовательность в изложении материала. В тоже время, достоинством Youtube является «свободный» контент и огромное количество разнообразных видео по одному и тому же вопросу, что позволяет увидеть решение проблемы со всех возможных сторон.

Доброго времени, коллеги. Хотел бы Вам рассказать про свой опыт внедрения на производственном предприятии блока бюджетирования на базе типовой 1С УПП. Хотя на самом деле конфигурация тут большой роли не играет, и если захотеть, то можно данный блок развернуть на любой конфе.

Целью данного проекта было получение отчетов по затратам на основное производство, косвенные расходы и инвестиции. В дальнейшем планируется завязать это с производством и считать себестоимость. На момент начала этот процесс существовал в "Эксельном" варианте. Было много сложностей с согласованием счетов, долгие хождения сотрудников в отдел бюджетирования. Ожидание утверждения руководителем и т.д. Сами же отчеты естественно собирались руками, что требовало большего количества времени.

Задачи.

Разработать механизм позволяющий каждому ЦФО формировать бюджет на месяц / неделю.
На основании этих бюджетов должны формироваться заявки на расход денежных средств.
После утверждения заявок службой логистики должны формироваться заказы поставщикам.
После получения счета от поставщика должно быть согласование и утверждение счета в 1С.
Оплата счета с разбивкой суммы по статьям бюджетирования.
Оприходование ТМЦ.
Выдача ТМЦ.
Отчеты позволяющие видеть плановые данные, контролировать затраты, видеть исполнение бюджетов.

Сразу скажу, что прошел уже год с момента начала работы по данному проекту. Было много совещаний. И на данный момент некоторые моменты допиливаются.

С чего начиналось.

Главным требованием руководства было сделать все как можно менее трудозатратным со стороны пользователя. Каждым ЦФО в конце года подготавливались бюджеты годовые с разделением по кварталам их я и взял за основу. В годовых «Эксельных» бюджетах была информация о номенклатуре, которую планируют приобрести ЦФО с ценой за единицу с учетом инфляции и количеством и счетом из плана счетов бюджетирования. (в дальнейшем туда так же добавились назначения. Т.е. для тех номенклатурных позиций для которых можно было 100% определить на какой вид производства они пойдут, указывался вид производства.

Эти данные с помощью обработки я загнал в документ «Корректировка остатков по прогнозным балансам » , добавив в табличную часть документа колонку «Назначение » и вид оплаты нал или безнал.

С точки зрения пользователя ничего не поменялось. Как они делали годовой бюджет в Экселе так и продолжали делать. Отличия для них начинались дальше.

Формирование бюджета на месяц.

В качестве основы был взят документ Бюджетная операция. В него была добавлена табличная часть, для того что бы видеть бюджет в разрезе номенклатуры. Заполнение документа происходит с помощью обработки, которая, в начале, предлагает всю еще не распределенную по бюджетам номенклатуру в указанном квартале и пользователю остается проставить только количество, которое ему необходимо в текущем месяце. Обработка так же отслеживает превышение квартального бюджета, не запрещая вводить количество больше чем в квартальном бюджете. Просто если будет превышение, то количество сверх плана квартала пойдет отдельной строчкой с особой отметкой. Для таких строк требуется обоснование, иначе программа не даст перевести бюджет в статус «подготовлен ».

Формирование бюджета на неделю.

Так же делается с помощью обработки. Программа делит указанный месяц по неделям, заполняет табличную часть данными утвержденного ежемесячного бюджета, и пользователь так же, не вникая в цены и не считая суммы, раскидывает план своих затрат «пономенклатурно» в количественном выражении. Для исключения ошибок, когда план месяца по сумме не совпадал с суммами недельных бюджетов, было принято решение о том, чтобы не давать пользователю создать ежемесячные бюджеты пока есть не распределенные строчки в обработке формирования бюджета на неделю.

Естественно после утверждения бюджетов они защищены от изменений и открываются только на чтение!!!

С помощью отчета отдел бюджетирования может видеть плановые затраты по организации по неделям и на месяц в целом. С разделением по видам затрат / ЦФО.

Формирование заявок.

На этом планирование закончено. Переходим к формированию заявок.

Как уже можно было догадаться, руками документы заполняются очень редко. Вся работа пользователя сводится к использованию обработок, которые заполняют документ один за другим.

Данный случай не является исключением. В документе Бюджетная операция есть кнопка, нажимаю которую, пользователь может создать документ заявка. Программа показывает весь перечень номенклатуры бюджета, и пользователь проставляет галочки, при необходимости меняет количество, нажимает кнопку и документ сформирован. (делать заявки можно только на основании недельных бюджетов.

Для формирования заявок по услугам есть возможность формирования заявок по сумме. Это актуально когда запланировали услугу, например на 1 000 000 , а оплачивать будут частями.

Журнал заявок выглядит следующим образом.

У каждой заявки есть статус. Который присваивается для заявок по безналичной форме оплаты в зависимости от статуса заказов (счетов) сделанных их этой заявки, а для наличной статус указывается в самой заявке.

Если надо сделать заявки на затраты, которых не было в ежемесячном бюджете, делается заявка вне бюджета, которая заполняется в ручном режиме пользователем, и требует наличия служебной записки. Такие заявки идут на утверждение напрямую руководителю.

Формирование заказов поставщику службой логистики.

Каждую заявку можно обработать двумя способами.

Через службу логистики.
Самим ЦФО.

И там и там все делается обработками.

Рассмотрим случай обработки заявки службой логистики.

Сразу хочу сказать, что все пользователи были разделены по ролям и для каждой роли был разработан интерфейс. А все документы, которые используются в блоке были скопированы с типовых, типовые остались как есть.

Для службы логистики была сделана обработка, которая за выбранный период показывает данные всех заявок этого периода. С возможностью отслеживать Бюджетная заявка или нет. В обработке видно на какую неделю планируются затраты по этой заявке, это помогает при определении срочности. Была идея ввести еще статус срочности, но потом решили, что все будут выставлять срочность максимальную и возникнут сложности в службе логистики. Решили отталкиваться от даты.

В обработке так же видно дополнительную информацию по номенклатуре, если пользователь указал ее в заявке. Если пользователь не указал дополнительную информацию, но она нужна службе логистики для оформления заказа, то менеджер из службы логистики может отправить данную номенклатуру на уточнение. При этом пользователю который создал заявку с этой номенклатурой на почту придет уведомление с номером документа уточнения, перейдя в который пользователь указывает информацию (можно указать ссылку на сайт, контрагента, артикул,…) и она появляется в обработке у службы логистики.

Отмечая галочками номенклатуру, менеджер службы логистики формирует заказ поставщику. В заказ переносится информация о номенклатуре из заявки с плановыми значениями количества, цены и суммы. После получения счета от поставщика менеджер проставляет фактические данные, прикрепляет счет к документу и переводит документ в статус подготовлен. Все документы в статусе подготовлен попадают в отдел бюджетирование на согласование.

Для удобства работы отдела бюджетирования в заказе поставщику выводится отклонение по строчкам табличной части, и по документу в целом. Так же выводится расшифровка с разделением суммы счета по статьям затрат бюджетирования.

После согласования счет идет на утверждение к руководителю и после этого на оплату.

Журнал заказов так же имеет раскраску в зависимости от статута документа.

Формирование заказов поставщику самим ЦФО.

Бывают случаи, когда пользователь создавший заявку сам планирует довести ее до конца. В нашем случае так в большинстве случаев обрабатываются услуги. Пользователь проставляет признак в заявке, что он будет являться исполнителем заявки, и данная заявка не попадает в обработку службы логистики. В остальном процедура формирования заказа ничем не отличается.

Оплата счетов.

Оплата в нашем случае происходит в другой программе не из семейства 1С. Поэтому пришлось настраивать обмены и придумывать методику работы отдела бюджетирования, так, чтобы не было задержек в оплатах и получению информации по оплаченным счетам в 1С. Договорились, что каждое утро будут загружается платежные поручения из сторонней программы в 1С.

И вот тут в начале у нас возникла сложность. Платежка изначально никак не связана с заказом, а у нас была задача получить данные по исполнению, причем по статьям / назначению / цфо. На первых этапах данная информация вносилась как текст в комментарии к платежке примерно в следующем формате. ЦФО/НАЗНАЧЕНИЕ/СУММА;

Для отчета этого хватило. Пришлось немного поковыряться с разбивкой строки, для тех случаев когда в одной платежке идет оплаты по 5 цфо, или по 5-ти назначениям. Но в итоге все заработало, хотя очень часто были ошибки. Я сам понимал, что это не удобно но какое то время так и жили ибо программист 1 а задач как всегда много.

В итоге в документ платежное поручение была добавлена табличная часть расшифровки. Поле выбора заказа поставщику и кнопка, которая заполняет по выбранному заказу расшифровку.

После того как сотрудник отдела бюджетирования соединяет платежное поручение и Заказ поставщику, последний получает статус «Оплачен». Бывает, что оплата проходит не на полную сумму счета, тогда это «Частичная оплата».

К журналу платежных поручений у пользователей доступа нет. Ну точнее есть только у отдела бюджетирования. Но бывают случаю когда необходимо знать номер и дату платежки по которой прошла оплата. Тут были внесены изменения в журнал заказов поставщику. Когда пользователь наводит на статус оплаты, программа показывает номера платежек по данному заказу. На данном этапе этого достаточно.

Приход ТМЦ .

Данный пункт идет после оплаты, хотя по факту это может быть и до оплаты.

Тут все просто. На основании заказа поставщику делается приход. Единственное что менялось - в документ приходный ордер на товары была добавлена табличная часть для ввода первичных приходных документов.

Выдача ТМЦ.

Выдача ТМЦ делается на основании Прихода. Для удобства был добавлен механизм позволяющий проводить выдачу по ЦФО. Т.е. В одном приходе могут быть номенклатурные позиции от нескольких ЦФО. И т.к. выдача делается только на одно ЦФО программа каждый раз при создании расходного ордена выводит список ЦФО из Прихода. После выбора нужного ЦФО в расход попадет отсортированный список.

На этом цикл заканчивается.

Хотел еще отметить, что для услуг алгоритм похож, вся разница только в том что для услуг нет выдачи. И статус «выдано» присваивается вместе с «получено».

Формирование заявок по наличной форме оплаты.

Наверное в любой организации есть затраты по наличке. Это может быть топливо для погрузчиков, или медикаменты…

Заявки по наличной форме отличаются от безналичных тем, что по ним нет заказов поставщикам. Весь процесс обработки такой заявки осуществляется в самой заявке.

После того как ЦФО создает заявку на расход наличных денег, эту заявку должен подтвердить руководитель данного ЦФО. В табличной части заявки открывается доступ к колонкам Сумма план и сумма факт. Т.е. возможно что в день, когда мы хотим получить ДС в бухгалтерии, мы точно знаем какая нам потребуется сумма. Если не знаем то оставляем плановую. После подтверждения руководителя заявка согласуется отделом бюджетирования и утверждается руководителем организации или кем то уполномоченным. Утвержденная заявка попадает в реестр заявок на выдачу ДС в бухгалтерии. Бухгалтер после выдачи ставит отметку что ДС выданы.

После приобретения ТМЦ или услуг за Нал, надо отчитаться в бухгалтерии. Отнести чеки или еще какой то документ подтверждающий что вы не к себе в карман положили те ДС.

Если по чекам вы потратили меньше, чем взяли – необходимо сделать корректировку расхода ДС. Для этого был добавлен документ. Он показывает сумму которая была выдана по заявке, рядом необходимо указать фактически потраченную сумму по чеку и программа рассчитает перерасход это или экономия. Если это была экономия, то документ будет показан в реестре возвратов ДС в бухгалтерии. И будет там пока бухгалтер не проставит отметку о возврате ДС.

Если был перерасход – тогда на основании корректировки делается внебюджетная заявка и сотрудник получает ДС потраченные сверх плана.

Возможно это велосипед, и многие могут сказать что в УПП есть блок планирования закупок и блок бюджетирования, но к сожалению он нам не подошел. Или к счастью.

Если кому то данная тема интересна, если кто то у себя так же планирует внедрение блока бюджетирования в похожем варианте – пишите, расскажу подробнее отдельные моменты.

Спасибо за внимание.

Бюджетирование - это современный инструмент управления, направленный на построение на предприятии единой системы среднесрочного планирования, контроля и анализа затрат, доходов и финансовых результатов.

В результате бюджетирования составляется совокупность финансовых планов, согласованных между собой:

бюджет движения денежных средств (БДДС);
бюджет доходов и расходов (БДР);
прогнозный баланс;
оборотные бюджеты для отдельных подразделений и для отдельных видов деятельности предприятия.

Бюджеты могут составляться как на ближайшие месяцы (текущее или уточненное планирование), так и на более длительные периоды времени (стратегическое или укрупненное планирование).

Бюджетирование выполняет следующие функции:

экономический прогноз;
контроль результатов деятельности предприятия;
средство координации деятельности подразделений предприятия;
основа для принятия решений по развитию предприятия.

Подсистема бюджетирования в 1С:УПП включает функции финансового планирования, учета и контроля доходов и расходов как на уровне предприятия в целом так и на уровне ЦФО. Данная подсистема позволяет анализировать как прогнозируемые, так и фактические данные бюджетирования.

Планирование в подсистеме "Бюджетирование" конфигурации 1С:УПП ведется с помощью бюджетных операций. "Бюджетная операция " похожа на проводку бухгалтерского учета. Главное различие между ними заключается в том, что бухгалтерская проводка отражает уже свершившееся событие хозяйственной жизни предприятия, а бюджетная операция отражает будущее событие или несколько будущих событий.

Для группового ввода, когда бюджетные операции имеют несколько одинаковых параметров, используется обработка "Пакетный ввод бюджетных операций ". Для ускорения ввода бюджетных операций в документе "Установка зависимостей оборотов по статьям " можно указать каким образом сумма по зависимой статье зависит от влияющей. Тогда после ввода оборота влияющей статьи обороты по зависимой статье будут введены автоматически без использования дополнительной бюджетной операции. Документ "Расчет по модели бюджетирования " предназначен для автоматического формирования группы движений по статьям бюджетов на основании сложных расчетов и распределений, одновременно заменяя собой группу бюджетных операций. Обработка "Копирование данных бюджетирования " позволяет перенести данные планирования прошлых периодов в будущий либо без изменений, либо с указанным изменением. При этом переносятся как документы "Бюджетная операция", так и "Расчет по модели бюджетирования".

Данные подсистемы "Бюджетирование" хранятся в информационной базе в двух различных представлениях:

обороты по статьям бюджета (записываются в регистр накопления "Обороты бюджетов");
проводки по счетам плана счетов бюджетирования.

Все данные подсистемы формируются и хранятся в разрезе сценариев планирования . Сценарность планирования позволяет:

формировать и сравнивать варианты одних и тех же бюджетов (например, оптимистический и пессимистический);
формировать бюджеты на периоды времени разной продолжительности, от года до дня;
вести учет и анализ фактических данных при помощи механизмов бюджетирования.

Плановые данные в подсистеме могут формироваться в разрезе неограниченного количества сценариев. Фактические данные после трансляции их в подсистему хранятся без указания сценария. Именно хранение фактических данных в разрезе отдельного, пустого сценария позволяет анализировать их при помощи отчетов подсистемы "Бюджетирование".

Обороты бюджетов, как по плановым, так и по фактическим данным, могут храниться в разрезах:

статей оборотов;
проектов;
контрагентов;
номенклатуры.

Статья оборотов является обязательным аналитическим разрезом. Указание статьи оборотов обязательно как при формировании бюджетной операции, так и при трансляции фактических данных. Статьи оборотов определяются пользователями подсистемы бюджетирования и вносятся в справочник "Статьи оборотов по бюджетам ", относящийся к этой подсистеме.

ЦФО и проект являются необязательными аналитическими разрезами. ЦФО и проект рекомендуется по мере возможности указывать для каждой бюджетной операции, а также при трансляции всех фактических данных в подсистему бюджетирования. Но если такой возможности нет, бюджетная операция может быть задана без указания этих аналитик. ЦФО выбирается из справочника "Подразделения"; проект выбирается из справочника "Проекты". Оба эти справочника в равной мере относятся как к подсистеме бюджетирования, так и к подсистемам, обеспечивающим учет фактических данных. Это значит, что справочники заполняются пользователями различных подсистем таким образом, чтобы обеспечить удобство ввода и сопоставимость данных бюджетирования и фактических данных.

Контрагент и номенклатура также являются необязательными аналитическими разрезами. Однако их рекомендуется указывать в оборотах только по определенным статьям. Это значит, что для каждой статьи оборотов определяется возможность разделения (учета) по контрагентам и номенклатуре. Контрагент и номенклатура выбираются из одноименных справочников. Эти справочники относятся к подсистемам, обеспечивающим учет фактических данных. В подсистеме бюджетирования они используются, но как правило не заполняются.

Перечень аналитик, обязательность и возможность их указания определяется технологией формирования бюджета. В первую очередь разрабатывается структура бюджетов, т.е. перечень статей оборотов. Поэтому статья оборотов является обязательной аналитикой бюджетной операции.

Перечень видов субконто плана счетов бюджетирования совпадает с перечнем аналитик, определяемых для оборотов бюджета.

Для каждого счета плана счетов бюджетирования может быть указано до трех субконто. Выбор субконто для каждого из счетов полностью определяется пользователями подсистемы.

Таким образом, подход к определению аналитик проводок бюджетирования более гибкий, чем к определению аналитик оборотов бюджета. Такой подход объясняется тем, что проводки по плану счетов бюджетирования, как правило, формируются не самостоятельно, а автоматически, в момент формирования оборотов по бюджету. При этом значения субконто по счетам, участвующим в проводке, заполняются также автоматически теми аналитиками, которые указаны в бюджетной операции (при трансляции фактических данных).

Это значит, что для счета плана счетов бюджетирования целесообразно задавать аналитику либо совпадающую с аналитикой статей оборотов, в шаблонах которых указан счет, либо менее подробную. При указании для плана счетов аналитик, которые заведомо не будут указаны в обороте по бюджету, соответствующие субконто в проводке не будут заполнены. Таким образом, жесткий контроль за перечнем субконто счета не имеет смысла.

В подсистеме бюджетирования предусмотрен контроль оборотов по статьям бюджета . Контролируемые значения бывают 2-х типов - ограничивающие и целевые. При установленных целевых показателях система проинформирует пользователя об их достижении. При установке ограничивающих показателей система призвана проверять превышение лимитов, установленных для статей бюджета. Например, таким образом реализована система контроля оборота денежных средств. Если при проведении заявки на расходование денежных средств происходит превышение суммарных оборотов по установленным значениям аналитики, то выводится соответствующее сообщение и процедура проведения блокируется. Установка контролируемых значений проводится документом "Контролируемые значения по бюджетам ". Документ может регистрировать как непосредственные значения показателей, так допустимые отклонения от величин показателей. Для анализа ситуации по контролируемым показателям предназначен отчет "Контролируемые значения по статьям оборотов ".

Для план-фактного анализа исполнения бюджетов недостаточно отражения свершившихся хозяйственных операций в подсистемах учета фактических данных. Фактические данные должны быть отражены также в подсистеме "Бюджетирование", для них должны быть определены обязательные, а в случае необходимости и необязательные аналитики бюджетирования. Учет фактических данных в подсистеме "Бюджетирование" всегда ведется в рамках пустого сценария. К обязательным аналитикам фактических данных относятся статья оборотов, период, а также для статей оборотов, по которым ведется суммовой учет, - валюта.

Для данных финансового планирования периодичность определяется сценарием. Для фактических данных сценарий не указывается. Фактические данные могут быть сопоставлены с данными бюджета, сформированными в рамках сценария любой периодичности, поэтому для фактических данных в подсистеме бюджетирования поддерживается минимальная из возможных для сценариев периодичность - день.

Фактические данные вносятся в подсистему при помощи документа "Учет фактических данных по бюджетам ". Этот документ может быть заполнен вручную данными, полученными из отчетов учетных подсистем. Однако штатным режимом является автоматическое заполнение документа. Для возможности автоматического заполнения оборотов по статье бюджета необходимо задать для этой статьи источники для получения фактических данных. Такие источники настраиваются по разделам учета, к которым относятся транслируемые в подсистему данные. При настройке источника следует определить необязательные измерения бюджетирования, в разрезе которых должны транслироваться фактические данные, и настроить связь с этими измерениями бюджетирования. Независимо от границ отбора данных, установленных для источника, обороты фактических данных будут формироваться за тот период, который указан в документе "Учет фактических данных по бюджету". Такой расчет фактических данных позволяет использовать один и тот же источник для расчета плановых и фактических данных подсистемы бюджетирования.

При проведении документа формируются обороты по статьям и аналитикам бюджетирования, указанным в документе, и проводки по счетам плана счетов бюджетирования, соответствующие сформированным оборотам. Счета по дебету и кредиту проводок определяются шаблонами, заданными для статей оборотов; субконто определяются аналитиками сформированных оборотов бюджета.

Обороты по зависимым статьям при проведении документа не формируются. Для учета фактических данных в подсистему следует транслировать данные по всем статьям оборотов.

Подсистема "Бюджетирование" позволяет формировать неограниченное количество бюджетов на любые периоды. Все бюджеты, независимо от вида бюджета, формируются по одинаковым принципам:

Автоматизированный расчет по предварительно настроенным источникам данных. В качестве источников данных могут выступать все без исключения регистры системы, обороты по любому из планов счетов (бухгалтерский, налоговый, МСФО, бюджетирования).
Ручной ввод бюджетных операций.
Комбинированное заполнение. Например, суммы бюджета по некоторым статьям рассчитываются, а по некоторым вводятся вручную; или сумма по статье бюджета вносится вручную и автоматически распределяются по ЦФО или проектам.
Автоматическое формирование бюджетных операций по зависимым статьям бюджета при ручном или автоматизированном формировании оборотов по влияющим статьям.

С помощью подсистемы "Бюджетирования" возможно проводить управленческий и финансовый анализ данных бюджета и фактических данных при помощи одних и тех же отчетов. Анализ данных бюджета возможен сразу же после формирования бюджета.

Система 1С:УПП дает пользователю широкие возможности настройки получения отчетных данных. Примером отчета, конструируемого пользователем может служить "Отчет по бюджету ", структура которого собирается пользователем из остатков по счетам бюджетирования и оборотов по статьям. Другой пример - "Финансовый расчет ", который является конструктором расчета показателей. Формируя состав строк отчета пользователь сам выбирает вид показателя для этой строки: остаток или оборот по данным подсистемы бюджетирования, источник фактических данных или расчет по другим строкам отчета (можно указать формулу).

Правильно организованная система бюджетирования дает ответ на вопрос "как достичь поставленных целей предприятия, опираясь на контролируемые показатели". Выбрав в качестве системы автоматизации расчёта бюджетов подсистему бюджетирования в "1С:Управлении производственным предприятием 1.3", можно с уверенностью сказать, что она позволит планировать деятельность предприятия, рассчитывать, достигаются ли цели предприятия при тех или иных плановых показателях, автоматически отслеживать выполняются ли планы и при необходимости их оперативно корректировать. Это позволит руководителю даже в период экономического кризиса добиваться стратегических целей в финансовой политике компании.

ВВЕДЕНИЕ

Статья является первой частью методического пособия, в котором излагаются основы разработки бюджетов в подсистеме «Бюджетирование» конфигурации «1С: Управление производственным предприятием 8» (далее 1С:УПП). После знакомства с основными элементами подсистемы разобраны простейшие примеры построения Бюджета продаж и Бюджета производства . Подробный вариант статьи изложен в прилагаемом файле (upp1. zip).

1. ПОДСИСТЕМА «БЮДЖЕТИРОВАНИЕ» В 1С:УПП

1.1. Основные элементы подсистемы «Бюджетирование»

Сущность бюджетирования состоит в разработке взаимосвязанных планов хозяйственной деятельность компании, ее подразделений, исходя из текущих и стратегических целей функционирования, контроля за выполнением этих планов, в корректирующем воздействии на отклонения их исполнения. Планирование в подсистеме «Бюджетирование» конфигурации 1С:УПП ведется с помощью бюджетных операций.

Бюджетная операция похожа на проводку бухгалтерского учета. Главное различие между ними заключается в том, что бухгалтерская проводка отражает уже свершившееся событие хозяйственной жизни предприятия, а бюджетная операция отражает будущее событие или несколько будущих событий.

В бюджетной операции не указываются детали, которые не существенны для финансового планирования: конкретные расчетные банковские счета предприятия, с которых и на которые будут поступать денежные средства, конкретные подотчетные лица и т.д. Дату достаточно указывать с точностью до периода планирования, причем обычно указывается первая дата периода. В то же время в бюджетной операции фиксируются значения следующих аналитических разрезов:

сценарий планирования;
статья оборотов;
валюта операции;
центр финансовой ответственности (ЦФО);
проект;
контрагент;
номенклатура.

Сценарий планирования - это средство для разделения нескольких вариантов финансовых планов в системе. В разрезе сценариев ведется планирование продаж, производства, закупок. Это позволяет сопоставлять данные бюджетов с данными системы планирования.

В сценарии определяются следующие параметры:

детализация планирования (укрупненное планирование или планирование с точностью до элементов аналитического учета);
периодичность (временной интервал, который определяет детализацию планирования по календарным периодам: год, квартал, месяц, неделя, день);
способ планирования (циклическое планирование сразу на несколько последовательных периодов одинаковой продолжительности, скользящее планирование, когда очередной период планирования открывается по мере окончания предыдущего, планирование на определенный интервал времени);
валюта планирования;
признак использования отдельной линейки курсов валют для сценария (что позволяет подготовить несколько сценариев развития ситуации в зависимости от разных прогнозов динамики изменения курсов валют операций).

Статьи оборотов являются ключевыми элементами подсистемы «Бюджетирование». Они служат для детализации оборотов предприятия при составлении бюджетов и анализе фактической информации. Статьи оборотов характеризуются следующими параметрами:

признаки ведения учета по сумме и по количеству;
признаки ведения оборотов по номенклатуре и контрагентам;
источники получения фактических данных (указание связи между статьей оборотов и реквизитами управленческого и бухгалтерского учета, что необходимо для автоматического сопоставления плановых и фактических показателей) и др.

Статья оборота бюджетной операции соответствует сочетанию счета дебета и счета кредита счетов бюджетирования или совокупности таких сочетаний, которые устанавливаются в свойствах статьи оборота.

Одному обороту соответствует одна или несколько бюджетных проводок, характеризующих перемещение денежных средств между счетами плана счетов бюджетирования. Причем в случае использования нескольких бюджетных проводок общая сумма оборота распределяется между ними пропорционально коэффициентам, указываемым в свойствах статьи оборота.

Справочник Статьи оборотов по бюджетам имеет иерархическую структуру. В нем можно вводить группы, например, Доходы и Расходы.

Счета бюджетирования служат для отражения планируемых остатков средств. В системе 1С:УПП по каждому из счетов можно организовать количественный и валютный учет, а также ведение аналитического учета в разрезе подразделений, номенклатуры и т.п. Совокупность всех счетов представлена планом счетов бюджетирования.

План счетов бюджетирования напоминает упрощенный план счетов бухгалтерского учета. Фрагменты плана счетов бюджетирования, принятого в типовой конфигурации 1С:УПП приведены в табл. 1.1. Жирным шрифтом выделены те счета, которые в дальнейшем будут использоваться в рассматриваемых ниже примерах.

Таблица 1.1

План счетов бюджетирования

Код счета	Наименование	Активный(А)/ Пассивный(П)
	Внеоборотные активы
	Основные средства
	Инвестиционная собственность
	Амортизация инвестиционной собственности
	Текущие активы

	Сырье и материалы
	Незавершенное производство
	Основное производство
	Готовая продукция
	Дебиторская задолженность, текущая
	Задолженность покупателей и заказчиков за вычетом резервов, текущая
	Задолженность покупателей, текущая
	Денежные средства и их эквиваленты
	Счета в банках
	Собственный капитал и резервы
	Собственный капитал
	Акционерный капитал, обыкновенные акции
	Текущие обязательства
	Кредиты и займы, включая выплату процентов, текущие
	Обязательства по оплате труда, текущие
	Текущая кредиторская задолженность
	Расчеты с поставщиками и подрядчиками, текущие
	Прочие обязательства
	Дивиденды к выплате
	Выручка
	Налог на прибыль

В этом плане коды счетов установлены так, что каждый последующий разряд предназначен для более детального разделения счета. Так, например, на счете 200 собирается информация по всем текущим активам, на счете 203 представлены запасы, на счете 208 - денежные средства, на счете 2081 - счета в банках.

Бюджеты предназначены для группировки результатов ввода хозяйственных операций по различным направлениям хозяйственной деятельности предприятия. Так, например, выделяют: бюджет продаж для учета реализации товаров и услуг, бюджет материалов для учета материалов и т.п.

Источники данных для формирования строк бюджетов могут быть следующих видов:

счета бюджета - указываются счета бюджетирования, остатки по которым выводятся и контролируются при формировании бюджета;
статьи бюджета - указываются статьи оборотов, данные по которым включаются в строку бюджета.

Подразделения -- это элементы финансовой структуры предприятия. Так, в качестве отдельных подразделений можно выделить: отдел продаж, производство, администрацию и т. д.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) - это подразделение предприятия, которое является самостоятельным объектом бюджетного процесса. Конфигурация предусматривает несколько видов ЦФО: центр дохода, центр затрат и др. ЦФО является одним из реквизитов подразделения.

При настройке информационной системы прежде всего заполняются справочники: Сценарии, Подразделения, Номенклатура Валюты и т. п., при необходимости корректируется План счетов бюджетирования .

Центральным звеном подсистемы являются статьи оборотов по бюджетам, с помощью которых вводятся бюджетные операции. На основании введенных бюджетных операций строятся различные отчеты: Оборотно-сальдовая ведомость, Отчет по Бюджету продаж и т. п.

1.2. Способы ввода бюджетных операций

В системе 1С:УПП существуют различные способы ввода бюджетных операций.

В данном пособии мы рассмотрим следующие из них:

с помощью документа Бюджетная операция ;
с помощью пакетного ввода бюджетных операций;
с использованием зависимостей между статьями оборотов.

2. РЕШЕНИЕ СКВОЗНОЙ ЗАДАЧИ

2.1. Упрощения, принятые для сквозной задачи

Сквозная задача предусматривает последовательную разработку основных бюджетов предприятия, начиная от бюджета продаж и заканчивая бюджетом доходов и расходов. При этом примем следующие упрощения:

1) планирование бюджетов будем производить только на первый квартал следующего года с разбивкой его по месяцам;
2) считаем, что предприятие специализируется на выпуске продукции только одного вида, на производство которой затрачиваются материалы одного вида, таким образом, не будет необходимости вести аналитический учет по номенклатуре;
3) вся выпускаемая продукция реализуется оптом покупателям;
1) рассматривается только один сценарий планирования с именем «помесячный»;
2) оставим без изменения План счетов бюджетирования , принятый в типовой конфигурации 1С:УПП (см. табл.1.1);
3) в качестве налогов оставим только налог на прибыль со ставкой 40%.

2.2. Бюджет продаж

Планирование бюджетов обычно начинают с бюджета продаж. Это обусловлено тем, что реализация продукции является главным фактором, ограничивающим развитие производства. Для простоты предполагаем, что фирма специализируется на выпуске продукции одного вида.

Пример 1. Прогноз продаж на первый квартал следующего года задан в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Составить бюджет продаж.

Решение

1. Ввод статьи оборотов

Мы введем новую статью оборотов Оптовая торговля . Для этого:

воспользуемся командой Бюджеты>Статьи оборотов по бюджетам;
с помощью кнопки Вставить или клавиши Ins добавим в справочник Статьи оборотов по бюджетам новый элемент;
планируя оптовую торговлю, следует вести как количественный, так и суммовой учет, поэтому в окне созданного элемента справочника Статьи оборотов по бюджетам на вкладке Основная включим флажки Учет по количеству, Учет по сумме ;
остальные флажки оставим отключенными, поскольку аналитический учет по номенклатуре и контрагентам не предусмотрен;
при реализации продукции покупателям должна автоматически записываться проводка:

Перейдем на вкладку Проводки и выберем в колонке Дебет счет 20711, в колонке Кредит - счет 600;
в колонках К-т для суммы, К-т для количества укажем, с какими коэффициентами записывается на счета бюджетирования данная проводка.

Замечание 1. При вводе каждой статьи оборотов следует обращать внимание на заполнение полей в колонках К-т для суммы, К-т для количества. Обычнов этих полях будем проставлять единицы.

2. Сценарий планирования

Под бюджетным периодом понимают временной интервал планирования, в нашем случае - это первый квартал следующего года. Система 1С: УПП позволяет рассматривать различные способы планирования:

циклический, в котором планы на очередной бюджетный период составляются в конце предыдущего бюджетного периода;

скользящий, обеспечивающий непрерывное планирование; так, например, при таком способе планирования вначале в декабре составляют бюджеты на первый квартал следующего года с разбивкой его по месяцам, в конце января составляют бюджеты на февраль- апрель, в конце февраля - на период с марта по май включительно и т.д.;

планирование способом «на интервал», в котором план составляется однократно на заданный бюджетный период.

С помощью команды Баланс>Сценарии планирования введем сценарий планирования, заполнив поля:

Наименование - помесячный,
Периодичность - месяц
Способ планирования - На интервал;
Валюта - руб.

3. Бюджет продаж

Введем в справочник Бюджеты новый элемент Бюджет продаж, состоящий из одной статьи Оптовая торговля . Для этого:

с помощью команды Бюджеты>Бюджеты откроем в справочнике Бюджеты идобавим в немновый элемент с именем Бюджет продаж .
в справочнике Бюджеты выделим элемент Бюджет продаж и с помощью кнопки Перейти выберем пункт меню Статьи бюджета . Добавим в список статей бюджета новую статью, в графе Статьи оборотов выберем статью Оптовая торговля. При этом графа Наименование заполнится автоматически. Знак1 означает, что эта статья входит в бюджет с коэффициентом +1.

4. Пакетный ввод бюджетных операций

Замечание 2 . Хотя ниже планирование производится на первый квартал 2012 г., при самостоятельном выполнении всех примеров целесообразно планировать бюджеты на будущее , т.е., если, например, текущий год - 2012, то следует составлять бюджеты на первый квартал 2013 г.

Нам необходимо ввести три бюджетные операции, имеющие ряд общих реквизитов, таких как: статья оборотов, валюта и т.д., поэтому воспользуемся обработкой. Для этого:

вызовем команду Бюджеты > Пакетный ввод бюджетных операций ;
выберем сценарий помесячный и перейдем вначале на вкладку Общие реквизиты бюджетных операций , на которой заполним следующие реквизиты: Статья оборотов - Оптовая торговля, Валюта операции - руб., Ответственный - Балаганов А., Состояние - подготовлен;
перейдем на вкладку Бюджетные операции изаполним данными о планируемых продажах в соответствии с табл. 2.1;
нажмем кнопку Выполнить , после чего результат наших действий отразится на вкладке Сформированные документы ;
на вкладке Сформированные документы нажмем кнопку Провести ;
с помощью команды Бюджеты>Бюджетная операция просмотрим список введенных операций.

Замечание 3. В результате примененияобработки Пакетный ввод бюджетных операций формируются бюджетные операции. Сама обработка не сохраняется в информационной базе, однако результат ее использования (записанные бюджетные операции) всегда можно увидеть в журнале Бюджетные операции .

5. Отчет по Бюджету продаж

Для получения отчета по Бюджету продаж:

вызовем команду Бюджеты > Отчет по бюджету ;
нажмем кнопку Настройка ;
на вкладке Общие в колонке Представление включим флажок для реквизита Количество , в этом случае в отчете будут также представлены данные количественного учета;
на вкладке Группировки добавим группировку Период и в списке Развернуть по горизонтали выберем элемент Период ;
установим период с 01.01.12 по 31.03.12 и нажмем кнопку Сформировать .

Замечание 4 . Отчет по бюджету не сохраняется в информационной базе, однако с помощью кнопки Сохранить значения можно сохранить настройки отчета, после чего, благодаря наличию кнопки Восстановить значения, отчет легко восстанавливается.

2.3. Бюджет производства

Пример 2 . В соответствии с прогнозом продаж подготовлен план производства в первом квартале следующего года (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Составить бюджет производства.

Решение выполнить самостоятельно, следуя решению примера 1.

Указания:

1. Ввести статью оборотов Выпуск продукции , в которой должен вестись суммовой и количественный учет.

2. При выпуске продукции должна записываться проводка:

Дебет	Кредит
2034 Готовая продукция	20321 Основное производство

3. Создать Бюджет производства , состоящий из одной статьи Выпуск продукции.

4. С помощью команды Пакетный ввод бюджетных операций ввести предполагаемый план производства (табл. 2.2).

5. Подготовить отчет по Бюджету производства запервый квартал 2012 г.

На любом предприятии бюджетирование является важнейшей составляющей системы управления. Основная задача бюджетирования — это планирование различных хозяйственных операций, которые направлены на достижение материальных целей организации.

Ниже речь пойдет о том, какие функции содержит в себе обычная подсистема для в 1С 8.3 от сторонних разработчиков: , Инталев Корпоративные финансы, и так далее. При желании Вы можете обратиться к нам за помощью во внедрении. Мы объективно подберем систему для Вас и произведем внедрение на более привлекательных условиях, нежели монополисты-разработчики ().

Модуль бюджетирования в 1С представлен подсистемами для финансового учета, которые обычно включают в себя финансовое планирование, контроль, учёт расходов и доходов на уровне организации в целом, а также на уровне ЦФО. Благодаря этим модулям можно анализировать фактическую и прогнозируемую информацию бюджетирования.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования на 1С, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим .

Внедрение Бюджетирования в 1С 8

Использование подсистем начинается с оценки и анализа уже существующей финансовой системы отчётности организации. Сначала создаётся список показателей отчётов. Обычно используют два типа показателей: оборотные и остаточные. На основе перечня остаточных показателей пользователи создают план счетов бюджетирования в информационной базе. В справочнике 1C «Статьи оборотов» заполняется перечень оборотных показателей.

Во время описания движений по оборотным статьям и счетов можно использовать большое количество аналитических разрезов, доступных в подсистемах «Бюджетирование 1С 8»:

проекты;
разные статьи оборотов;
различная номенклатура;
контрагенты;
и так далее.

Значение показателя может обладать суммовым и количественным выражением. Для каждого показателя можно указывать источник для получения фактической информации. В данных есть готовый перечень алгоритмов для того, чтобы заполнять источники информации бюджетирования, этот список в случае необходимости пользователь может дополнять по своему усмотрению.

Следующим этапом является внесение финансовых отчётов в базу данных системы. В справочнике «Бюджеты» хранится список бюджетов, который вводит пользователь. Далее в модуле « Бюджетирование 1C» для указанных бюджетов необходимо вносить наполнение показателями в справочники «Счета бюджета» и «Статьи Бюджета». Чтобы получить информацию о структуре и состоянии бюджета, имеется функция «Отчёт по бюджету».

Далее заполняется справочник «Сценарии». Данный справочник необходим для того, чтобы описывать версии и виды планов, а также чтобы отличать фактические данные от плановых. В этой системе нет отдельных регистров для того, чтобы учитывать плановые и фактические данные материального учёта, существует только сценарий. Сценарию можно указывать степень детализации, периодичность, нужную валюту и прочую информацию.

Основные функции программ 1C для учета финансов:

контроль результатов работы организации;
экономические прогнозы;
средство координации работы подразделений компании;
основа для того, чтобы принимать решения по развитию организации.

Программа обладает набором инструментов для финансового планирования в организации, который соответствует универсальной модели бюджета. С помощью данных конфигурацийможно реализовывать такие функции бюджетирования в 1С 8.3:

финансовое планирование сразу по нескольким разным сценариям; создание текущих бюджетов на основании стратегических бюджетов с поправкой по фактическому выполнению (в завершённом периоде) бюджета;
планирование движения материальных средств организации на любой период по временным интервалам, подразделениям предприятия, проектам, контрагентам, номенклатуры и пр.;
отображение фактической работы организации в тех разрезах, в которых осуществлялось планирование;
контроль соответствия поступивших заявок на расходование материальных средств согласно плану работы на период;
финансовый анализ;
анализ доступности материальных средств;
сопоставление отклонений фактической и плановой информации.

Бюджетирование в 1С даёт пользователям большие возможности в настройке получения отчётной информации. Первым примером отчёта, создаваемого пользователем, является «отчёт по бюджету». Его структура собирается сотрудником из оборотов по статьям и остатков бюджетирования. Другим примером является «Финансовый расчёт», который играет роль конструктора расчёта показателей. Создавая состав строк данного отчёта, пользователь выбирает для этой строки вид показателя:

источник фактической информации;
оборот или же остаток по информации подсистемы бюджетирования;
расчёт по прочим строкам отчёта (есть возможность указания формулы).

Чтобы сделать отчёты в подсистеме «Бюджетирование 1С» привычными для российских пользователей, большинство расчётных данных имеет комментарии, которые описывают их экономический смысл. По итогам разных разделов отчёта программа выводит сжатые экспертные заключения.

Внедрение подсистемы бюджетирования на предприятии позволит повысить экономическую эффективность предприятия и прозрачность предприятия в целом.

P.S. Мы имеем большой опыт во внедрении учета финансов и бюджетирования на предприятиях различных отраслей и рады предложить свои услуги Вам в Москве и регионах. Мы работаем на более выходных условиях с абсолютно различными программами — Инталев, 1АБ Управление финансами, и т.д. Подробности на странице .

Пример построения системы бюджетирования в 1С ERP: