Все хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, должны быть в обязательном порядке задокументированы. Для каждой операции должны быть оформлены соответствующие оправдательные первичные документы бухгалтерского учета.
Первичные бухгалтерские документы – что к ним относится?
Первичные бухгалтерские учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные.
К первым относятся, прежде всего, различного рода распоряжения, приказы на выполнения всевозможных операций. Как правило, данные формы утверждаются руководящим составом предприятия.
К оправдательным относятся документы, подтверждающие факт совершения операции.
Также распорядительные и оправдательные бланки могут быть скомбинированы в один учетный документ, который будет содержать как приказ на выполнение какого-либо действия, так и подтверждение выполнения этого действия.
Оправдательные бухгалтерские документы иначе можно именовать первичными учетными бухгалтерскими. Первичные учетные формы - это первое свидетельство совершения операции, и они являются обязательными для отражения операции в бухгалтерском учете. Все проводки в бухгалтерии должны отражаться только после того, как получен правильно оформленный оправдательный документ. Следует запомнить важное правило: «Нет документа - нет проводки!»
Важно не только наличие оправдательной формы, но и правильное ее оформление. Наличие ошибок может сделать его не действительным, поэтому при получении любого бланка обязательно нужно проверить все строки на правильность заполнения. Обязательно нужно проверить наличие подписей ответственных лиц, наличие печати, причем она должна быть четкой и читаемой. Только при правильном оформлении можно быть уверенным в том, что в будущем у вас не возникнут проблемы с проверяющими органами. Правильно оформленные первичные документы в бухгалтерии обязательно должны содержать определенный набор реквизитов.
Обязательные реквизиты первичных документов:
- наименование и код формы;
- дата составления;
- наименование организации;
- вид хозяйственной операции и ее содержание;
- натуральные и денежные измерители операции;
- подписи ответственных лиц.
Госкомстатом России установлены унифицированные формы первичных документов, которые необходимо использовать при оформлении хозяйственных операций.
Типовые формы первичных учетных документов применяются для учета кассовых операций, для , основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, торговых операций, а также операций, связанных с .
Если в существующие унифицированные формы необходимо внести какие-либо изменения, дополнить их реквизитами и необходимыми строками, то на предприятии нужно оформить распоряжение или приказ о внесении дополнительных реквизитов. Изменяя типовую форму первичного учетного документа, стоит помнить, что удалять уже имеющиеся реквизиты нельзя, можно лишь их дополнить.
Если для какого-либо первичного бухгалтерского документа унифицированная форма не утверждена, то организация самостоятельно разрабатывает удобный для себя бланк, в этом случае основные требования к измененным формам – это наличие в них всех обязательных реквизитов, указанных выше.
Право подписи первичных документов может быть присвоено только определенному кругу лиц, перечень фамилий и должностей которых должен быть отражен в соответствующем документе на право подписи того или иного документа (например, по ссылке вы можете скачать образец доверенности).
Если в уже оформленном первичном бухгалтерском документе допущена ошибка, то допускается его редактирование в том случае, если это не кассовый и не банковский бланк. Для последних никакие исправления не допускаются. Если в денежных формах допущены ошибки, то такой бланк перечеркивается и выбрасывается, после чего заполняется новая форма. Примерами форм, не допускающих исправлений можно назвать приходный и расходный кассовый ордер, денежный чек, объявление на взнос наличными.
Исправления в первичных документах бухгалтерского учета выполняются следующим образом: необходимо зачеркнуть неверно указанные данные и сверху написать правильную информацию, рядом обязательно нужно указать дату изменения, подпись. Внесение исправлений в нужно согласовать с лицами, составившими данную форму и подписавшими его. По факту согласования рядом с исправлением необходимо указать фразу: «исправлено и согласовано».
Первичные бухгалтерские документы. Обработка
Поступая на предприятие, первичные документы бухгалтерского учета проходят проверку на правильность заполнения: все ли строки заполнены, правильно ли подсчитаны суммы, имеются ли подписи и печати, все ли реквизиты проставлены правильно. После этого бланк необходимо зарегистрировать в специальных журналах. Например, платежная ведомость форма Т-53 регистрируется в журнале регистрации платежных ведомостей форма Т-53а, а приходные и расходные кассовые ордеры регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форма КО-3. После регистрации документы передаются на хранение в бухгалтерию, где они подшиваются в соответствующие папки и хранятся там определенный период времени. По прошествию определенного срока документ передается в архив. Срок хранения первичных документов определяется и регулируется архивным законодательством. Хранение и систематизация бухгалтерских документов на предприятии именуется документооборотом. Подробнее о хранении и уничтожении документов читайте в .
Закон, который определяет сроки хранение первичных бухгалтерских документов, именуется Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
Ответственным за правильную организацию хранения и уничтожения является руководитель организации. За сохранность и правильное оформление документов ответственность несет главный бухгалтер.
На нашем сайте вы можете скачать многие формы и бланки первичных документов бухгалтерского учета в разделе « », там вы найдете как чистые бланки, так и образцы их заполнения с краткими рекомендациями по оформлению. Для удобства поиска нужного бланка они разделены на разделы, в которых вы без труда сможете разобраться и найти нужную форму.
Видео-урок. Удаление документов в 1С Бухгалтерия: пошаговая инструкция
Практический видео урок по удалению документов в 1С Бухгалтерия 8.3. Ведет Ликина Ольга: эксперт сайта “Бухгалтерия для чайников”, бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео менеджмент. В уроке рассматривается пошаговая инструкция по удалению документов.
Видео-урок “Как составить первичную документация предприятии”
Смотрите видео-урок преподавателя сайта “Бухгалтерия для чайников” Гандевой Н.В.
Бухгалтерский учет - научно-организованная система, предназначенная для сбора, обработки, регистрации и анализа информации, применяемой в финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции, выраженные в денежном эквиваленте.
Кратко о бухучете можно сказать: «Все имеет свою цену!». Любые операции купли-продажи товаров и услуг, договорные отношения между партнерами, поставщиками и покупателями, трудовые отношения, связанные с учетом рабочего времени и оплатой труда – все можно привести к денежному «знаменателю».
С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.
Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.
Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?
Первичная документация в бухгалтерии – это основа бухгалтерского учета. Если визуально представить систему бухгалтерского учета раскидистым деревом с густой листвой, то листики и есть первичные документы бухучета.
Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.
В каком порядке осуществляется , вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.
Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени. Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?
Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.
Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.
Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.
Исправления в первичных документах
1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.
2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.
Цель: Сформировать у обучающегося знания по основным видам бухгалтерских документов.
Обязательным условием метода документации является отражение фактов хозяйственной деятельности в первичных документах в момент их совершения. Документальность ведения учета придает юридическую обоснованность бухгалтерской информации.
Для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация.
Документация является основой бухгалтерского учета и заключается в сплошном непрерывном отражении всех хозяйственных операций, проводимых организацией в бухгалтерских оправдательных документах.
Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или о праве на ее совершение.
Документы имеют правовое и контрольное значение. В первом случае они используются в качестве доказательства при возникновении споров между организациями и физическими лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях, служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы и др. во втором случае документы будут исключать случаи хищения, являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий и анализа работы организации.
Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, сформулированы в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
Первичный бухгалтерский документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и подтверждения факта совершении хозяйственной операции, которые называются реквизитами.
Реквизиты делятся на: обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты придают бухгалтерским документам юридическую силу. К ним относятся:
Наименование документа (формы), код формы;
Дата составления документа;
Наименование организации;
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильностью ее оформления;
Подписи должностных лиц.
Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов.
В зависимости от характера операций, технологии обработки информации в первичные документы могут быть включены:
Номер документа;
Основание для совершения хозяйственной операции;
Адрес и телефон организации;
Расчетные счета организации и др.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.
Для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать соответствующие формы первичных документов при соблюдении установленных требований.
Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные.
Записи в документах ведутся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение срока, установленного для их хранения в архиве. Производить записи простым карандашом не разрешается. Документ должен быть заполнен четко, без помарок. Свободные строки должны быть прочеркнуты. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Для правильного использования в учетном процессе документы классифицируют по следующим однородным признакам: назначению; месту составления; способу отражения; объему содержания операций.
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинирования.
Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Например, распоряжение на проведение инвентаризации, платежное поручение банку на перечисление денежных средств и др. на основании распорядительных документов не делают учетных записей, так как операция еще не совершена.
Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Ими могут служить: счета, подтверждающие произведенные расходы, накладные на получение ценностей. Эти и аналогичные документы составляются в момент совершения операции и являются основанием для отражения ее на счетах бухгалтерского учета.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии и служат основанием для записей на счетах бухгалтерского учета. К ним относятся: бухгалтерские справки, разные виды расчетов (амортизационных отчислений по основным средствам, нематериальным активам и др.).
Комбинированные документы - одновременно выполняют функции, свойственные двум и более охарактеризованным выше типам документов. Например, один документ может сочетать функции распорядительного и оправдательного документа или функции оправдательного и бухгалтерского оформления. К числу комбинированных можно отнести приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на заработную плату и др. их применение уменьшает количество записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов.
По месту составления различают документы внутренние и внешние.
Внутренние считаются документы, составляемые и используемые для оформления операций, совершенных внутри данной организации. К ним относятся накладные на внутреннее перемещение материально-производственных запасов, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.
По способу отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные.
В первичных документах фиксируют одну или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения или непосредственно после их окончания. Примером первичных документов могут служить: чеки на получение денег из банка, накладные на отпуск материальных ценностей и др.
Сводные документы составляются на основании нескольких ранее оформленных однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей. Сводными документами являются, например, кассовый отчет (составляют на основании документов, подтверждающих поступление и расходовании денег), товарный отчет (составляют на основании товарных документов). Сводные документы позволяют существенно уменьшить число бухгалтерских проводок: вместо проводок на каждый отдельный документ составляется общая проводка по итогу сводной ведомости, объединяющей данные большого числа первичных документов.
По объему содержания операций первичные документы подразделяют на две группы: накопительные и разовые.
Разовым документом оформляют одну операцию в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения, например, накладная на отпуск товара.
Накопительные документы отражают однородные или периодически повторяющие операции за определенный период. Примером таких документов могут служить лимитно-заборные карты и т.п. В отличие от разовых, накопительные документы отражаются в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на ее оформление.
В процессе учетной регистрации операций иногда возникают ошибки. Характер ошибок разнообразен: в документах и учетных регистрах записывают неправильный текст или неверную сумму; неверно подсчитывают итоги; неправильно указывают корреспондирующие счета в бухгалтерских проводках и т. п.
Для правильного и точного отражения всех операций в организации необходимо своевременно выявлять и исправлять все допущенные в учетные записях ошибки.
Ошибки должны быть исправлены до составления отчетности.
Исправление ошибок в учетных записях осуществляется способами: корректурным, дополнительных проводок, «красное сторно ».
Корректурный способ применяется в случаях:
Ошибки не затрагивает корреспонденции счетов;
Ошибки быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.
Использование данного способа предполагает, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправленные ошибки оговариваются и подтверждаются: в документах - подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах - подписью лица, осуществившего исправление.
Способ дополнительных проводок применяется в случаях, когда в учетных регистрах или бухгалтерской проводке указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма хозяйственной операции. Для исправления таких ошибок на разность между правильной и преуменьшенной суммами составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. На сумму допущенной ошибки бухгалтером организации оформляется справка, в которой со ссылкой на первичный документ указывается, когда и какая ошибка допущена. Бухгалтерская справка служит документом бухгалтерского оформления и основанием для исправления бухгалтерской ошибки.
Способ «красное сторно» (отрицательных чисел) применяется в случае, если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов. Сущность этого способа состоит в том, что вначале неправильная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, вычитаются из итога. Таким образом, неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка, отражающая правильную корреспонденцию счетов, и записывается в учетные регистры обычными чернилами.
Документация и первичный учет не могут обеспечить полного отражения в учете фактического движения имущества и источников его формирования (возможны расхождения учетных записей с фактическими остатками средств и источников). Более того, изменения бухгалтерского учета, проводимые Минфином России в соответствии с Программой реформирования бухгалтерского учета , порождают многообразие нетрадиционных ситуаций, позволяющих организациям допускать существенные отклонения данных бухгалтерского учета и реального состояния имущества, что приводит к искажениям в бухгалтерском учете информации о наличии объектов, их налогообложения. Решению перечисленных проблем способствует инвентаризация, как один из важнейших этапов подготовки к составлению годового отчета, подтверждающая достоверность данных этого документа.
Инвентаризацией называется установление фактического наличие средств и их источников путем пересчета остатков в натуре или проверке учетных записей. Слово «инвентаризация» происходит от латинского «опись» и означает проверку наличия и состояния ценностей в натуре путем пересчета, взвешивания, измерения и т.д.
Основными целями инвентаризации является: имущества, фактически имеющегося в наличии у организации, сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета и выявление отклонений, а также подтверждение достоверности учета обязательств по всем видам дебиторской, кредиторской задолженности, другим видам расчетов.
Методическое указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Минфина РФ 13 июня 1995г.) устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организаций и оформление ее результатов. При проведении инвентаризации подсчитывается, обмеривается все имущество по местам его нахождения и материально ответственным лицам, имеющееся у организации. Кроме того, согласно Методическим указаниям инвентаризации подлежит имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете на ответственном хранении, полученное для переработки, а также учтенное по каким-либо причинам.
Перечень первичных документов:
1. АКТЫ :
Приема (передачи) основных документов;
Списания основных документов;
Приема-сдачи отремонтированных объектов;
Приема материалов;
О выявленных дефектах;
Инвентаризации;
На замену.
2. ТРЕБОВАНИЯ :
Акт-требование на замену материалов;
Накладная;
Требование на отпуск материалов;
Платежное требование;
Требование-поручение.
3. НАКЛАДНЫЕ :
Накладная (требование) на внутреннее перемещение;
Накладная на отпуск на сторону.
4. НАРЯДЫ :
На выполненную работу;
На сдельную работу.
5. ПРИКАЗЫ :
Приказ о приеме, о переводе, о прекращении договора;
О предоставлении отпуска;
Приказ на отгрузку.
6. ОРДЕРА :
Приходный кассовый ордер;
Расходно-кассовый ордер;
Приходный ордер.
7. КАРТЫ :
Линейные карточки;
Заработная плата.
8. ЗАЯВЛЕНИЯ :
На открытие счета;
Об отказе от акцента.
9. ПОРУЧЕНИЯ :
Платежное поручение;
Свободное платежное поручение;
Платежное требование-поручение.
10. СЧЕТА :
Счет-фактура;
Счет (поставщика);
Счет платежное требование;
Лицевой счет.
11. ДОВЕРЕННОСТЬ .
12. ОТЧЕТЫ :
Авансовый отчет;
Материальный отчет.
13. РЕЕСТРЫ (списки, опись):
Реестр чеков;
Реестр не выданной зарплаты;
Реестр платежных требований;
Реестр приходных и расходных ордеров;
Инвентарный список;
Инвентарная опись.
КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
| По степени обобщения информации | По количеству учетных позиций | По времени обработки | ||||||||||
| Разовые | Накопительные | Однострочные | Многострочные | Первичные | Вторичные | |||||||
| График документооборота | ||||||||||||
| Виды работ с документом | Исполнители | |||||||||||
| Цех | Маркетинговая служба | Склад | В.Ц. | Бухгалтерские | ---- | Архив | ||||||
| 1. Выписка 2. Выдача-разрешение 3. Отпуск материала 4. Таксировка 5. Проверка документов 6. Хранение документов |  |
|||||||||||
На сегодняшний день в бухгалтерском учете важное место занимает правильное оформление первичной документации. Поэтому каждый бухгалтер обязан знать, как правильно оформить данный вид документов. Именно этому вопросу и будет посвящена данная статья.
Основанием для осуществления записи в бухгалтерском учете и внесении его в регистр считаются первичные документы. Эти документы, которые применяются в бухгалтерском учете, считаются частью системы управленческой документации.
В бухгалтерии к учету в реестр первичной документации допускаются документы только тогда, когда они оформлены по структуре, которая находится в определенных альбомах, содержащих унифицированные формы. Они специально созданы для первичной документации. В этих формах можно найти образец оформления необходимых документов. Данная форма определена законодательством Российской Федерации. Форма была подтверждена в России Приказом Минфина.
Классифицируются они согласно Общероссийской классификации управленческой документации, аббревиатура ОКУД. Согласно этой классификации каждому первичному документу присваивается код по ОКУД.
В бухгалтерии, в случае надобности, для оформления таких сведений, существует типовой бланк. В него возможно включение дополнительных и новых строк. Эти новые реквизиты, которые были предусмотрены ранее узаконенной формой, должны в обязательном порядке быть сохранены в неизменном виде. Новые изменения, которые были внесены, оформляются в соответствии с существующим распоряжением (приказом). Данные изменения бланков, связанных с учетом, кассовых операций не касаются.
Формы, которые были утверждены Госкомстатом России, содержат определенные зоны с кодированной информацией. Они заполняются в полном согласии с классификаторами, принятыми в РФ. Следует помнить, что коды, не имеющие ссылок в соответствии с принятым классификатором (это касается графы с наименованием «Вид процедур» и другие), используются для обобщения и классификации полученной информации, при обрабатывании данных с помощью вычислительной аппаратуры. Они проставляются в строгом соответствии с выбранной системой кодирования, которая была узаконена данной организацией.
Помимо этого, к учету пропускается бухгалтерская документация, которая была разработана предприятием самостоятельно. Это спецформы в бухгалтерии, которые имеют требуемые реквизиты. Они предусмотрены российским законодательством. Бухгалтерия допускает ведение самостоятельной разработки, но только тех сведений, которые не содержат унифицированные образцы в альбомах.
Сегодня в бухгалтерии обязательными реквизитами для оформления первичных сведений считаются:
- дата оформления документации;
- название;
- название организации. Указывается та организация, от имени которой были составлены эти сведения;
- наименование должности лица/лиц, которые были ответственны за осуществление хозяйственных процедур и правильности оформления;
- содержание хозяйственной процедуры выражается в указании стоимостного, а также натурального выражения;
- обязательно должны быть личные подписи всех указанных в документе лиц.
Качественное, своевременное оформление всей первичной документации (не стоит забывать о достоверности данных, указанных в них), а также дальнейшая передача в бухгалтерию должна проводиться в строго указанные законодательством сроки.
Это делается для отражения даты в учете. Данные процедуры оформляются людьми, которые составили и подписывали документы.
Необходимо знать, что в бухгалтерии перечень этих людей, обладающими правом подписи на первичном документе, может устанавливать только руководитель данной организации (с предварительной договоренностью с главным бухгалтером). Только эти люди могут определять перечень должностных лиц, обладающих правом подписи. Документация, по которой происходит оформление различных хозяйственных процедур, связанных с денежными средствами, может подписываться только руководителем и главным бухгалтером. Кроме вышеуказанных лиц допускаются подписи и других людей. При этом необходимо помнить, что все они обязаны предварительно быть утвержденными руководителем и главным бухгалтером.
Следовательно, в бухгалтерском учете первичные документы – это прямые свидетельства осуществления следующих типов хозяйственных процедур: выдачи наличных денег, оплата товара и другие. Они составляются прямо в момент свершения процедуры либо после ее завершения (в случае невозможности составления в момент самой процедуры).
Согласно существующей классификации, бухгалтерские первичные документы делятся на следующие виды:
- бухгалтерского оформления;
- оправдательные;
- организационно-распорядительные.
Рассмотрим две последние группы более детально:
Чтобы правильно вести перечень первичной документации в бухгалтерии, был разработан, а затем утвержден определенный документооборотный график. Он определяет сроки движения, порядок передачи первичной документации внутри предприятия и дальнейшее поступление в бухгалтерию.
Все эти документы, поступающие к бухгалтеру, обязательно проверяются по следующим пунктам:
- арифметический пункт. Подразумевает под собой осуществление подсчета суммы;
- по смысловому содержимому. В документе должна прослеживаться связь отдельных его показателей. Он не должен содержать внутренних противоречий;
- по формату. Проверяется правильность, полнота документа, а также правильность заполнения в нем реквизитов.
При обнаружении несоответствий в документе по любым параметрам, их необходимо исправить. Править должен тот человек, который занимался его оформлением. Иногда нужно провести реконструкцию всего документа.
Только после проверки проводится передача документации в бухгалтерию. Информация с них переносится в учетные регистры. Сам документ получает отметку, которая позволяет исключить возможность его повторного применения. Эта отметка может представлять собой дату записи и внесения его в учетный регистр.
В бухгалтерии разрешается составление первичной документации на машинных или бумажных носителях. Когда был применен машинный носитель, обязательно должна быть изготовлена копия на бумаге.
Все сведения сдаются в архив только по хронологии. Она комплектуется, потом переплетается и подшивается по папкам. Данная процедура сопровождается выдачей справки. Во время хранения в здании архива, сведения должны обязательно защищаться от несанкционированных внесений исправлений. Осуществление процесса исправления возможно только при подтверждении обоснованности причины. Внесенные исправления подтверждаются подписью должностного человека. Обязательно вносится дата исправления.
Сроки хранения
Хранение первичной документации происходит по определенным срокам, которые прописаны в законодательстве РФ. Согласно нему, организация должна сохранять все первичные документы, а также регистры бухгалтерской учета и отчетности на протяжении периода, не меньше 5 лет. При этом сведения, нужные для уплаты и вычисления налогов, должны храниться на протяжении 4 лет. Также документация, подтверждающая убыток, хранится на протяжении всего периода уменьшения у предприятия налогооблагаемой прибыли на сумму убытка, который был получен ранее. Документация, осуществляющая учет кадров, лицевых счетов всех работников, хранится в архиве на протяжении 75 лет.
Необходимо помнить, что срок для хранения начинает начисляться с 1 января года, который следует за годом оформления документации.
В законодательство не прописаны четкие правила, касательно осуществления процедуры восстановления таких документов. Данный аспект важен в ситуации повреждения или потери нужного.
Определенные нормативные акты содержат четкие предписания по срокам хранения бухгалтерской документации первичного назначения. Но поэтапность процедуры, которую следует провести в случае потери не определена. В данной ситуации необходимо приказом назначить комиссию, которая проводит расследование для определения причин повреждения, пропажи, нарушения целостности документа. Возможно подключение к исследованию представителей следственных органов, представителей охраны и пожарной службы. После этого следует проведение восстановительных мероприятий.
Исправление ошибок
Об исправлении ошибок в первичной документации мы говорили вкратце выше. Исправление имеющихся ошибок в документах и учетных регистрах прописано в законодательстве России.
Согласно данным законодательным нормам категорически запрещается внесение любых исправлений в документацию, относящуюся к банковским и кассовым сведениям. В других ситуациях внесение исправлений проводится только тогда, когда имеется договоренность со всеми участниками хозяйственных процедуры. Эта договоренность обязательно засвидетельствована подписями всех участников исправления. Также обязательно указывают дату занесения всех исправлений.
Помните, что в бухгалтерии реквизит документа, который нужно исправить, следует перечеркивать тонкой и четкой чертой, чтобы осталось ясно видно перечеркнутое первоначальное содержание/значение произведенного исправления. Вблизи реквизита следует сделать пометку «Исправленному верить». После этого исправление необходимо заверить подписью должностного лица, который и осуществил данное исправление. На документе должны быть указаны его инициалы и фамилия.
Знание вышеперечисленных положений поможет правильно и быстро оформить первичную документацию для бухгалтерии.
Видео «Что такое первичные бухгалтерские документы»
Посмотрев запись вы узнаете как подавать первичную документацию в налоговую на территории России.
В России законодательство накладывает на компании и предпринимателей обязательство оформления всех операций в первичной документации. В задачу таких документов входит подтверждение случившегося факта (прием продукции, отгрузка со склада, реализация и пр.) и юридическое оформление выполненной операции.
К основным требованиям при их оформлении относится внесение достоверной информации, составление при проведении операции или после ее окончания.
Для чего она нужна?
Первичные документы являются оправдательной документацией, которая подтверждает ведение предпринимателями и компаниями всех хозяйственных операций . Оформление осуществляется в последовательности выполнения операций. При неправильном их составлении организация не может сделать достоверный расчет налогооблагаемой базы, из-за чего появляются разногласия с налоговыми органами, и на предприятие могут накладываться штрафные санкции.
Данная документация принимается к учету, если составляется по форме, указанной в Положении по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ.
В типовой бланк могут включаться дополнительные графы и строки с сохранением всех реквизитов, предусмотренных утвержденной формой. При внесении изменений должен составляться приказ или распоряжение. Нельзя изменять только бланки кассовых операций.
Первичные документы предоставляют информацию для формирования отчетной и учетной документации. Их можно составлять на компьютерной программе или рукописно, они создаются для учета расчетных, материальных или финансовых операций любого масштаба.
Ее разновидности
К первичным документам относятся и , счета, заборные листы, накладные и пр.
В бухгалтерии они подразделяются на несколько видов:
- внешние (выполненные за границами компании);
- внутренние (выполненные внутри фирмы).
Также документация бывает накопительной и разовой:
- Накопительные документы (наряды, лимитно-заборные карты) составляются долгое время и отражают одинаковые повторяющиеся операции.
- Разовые документы (кассовые ордера, и ) применяются для отчета по выполненной операции.
Организационно-распорядительной документацией считаются указания, приказы, доверенности и распоряжения. Они предоставляют разрешение на выполнение указанных операций. Их сведения не добавляются в учетные регистры.
В оправдательной документации (платежных требованиях, приходных ордерах, накладных и пр.) отражается проведение операции. Информация о них заносится в учетные регистры.
В некоторых документах сочетаются признаки оправдательного и разрешительного типа. Это могут быть кассовые ордера, платежные ведомости на зарплату.
Подробную информацию о всей этой отчетности вы можете почерпнуть из следующего видео:
Как правильно с ней работать?
Для соответствующего первичного учета согласуется график оборота документации с определением порядка и сроков ее движения в компании и отправки ее в бухгалтерию. Она должна проверяться по форме (на полноту и верность составления), содержанию (взаимосвязь показателей) и арифметически (суммированием значений).
Сначала следует определить, бухгалтерский ли это документ. В нем должна отражаться информация о выполненной хозяйственной операции. Так, в указывается перемещение товарно-материальных ценностей, в кассовом чеке – расход финансов.
К бухгалтерским документам не относятся черновики, записи, выписки из газет и документация, составленная не по правилам.
Далее определяется отношение документа к организации. Проверяются реквизиты компании или специалиста (название бумаги, срок ее составления, название фирмы, стоимостное и натуральное содержание хозяйственной операции, должности ответственных лиц, личные подписи). Все подписи должны быть подлинными. Также проверяется тип печати (в некоторых компаниях может быть несколько печатей – для документов и гербовая).
После принятия сведения заносятся в учетные регистры, и на форме делается отметка. Хозяйственные операции должны отражаться в последовательности, группироваться по определенным счетам. Учетные регистры по внешнему виду бывают карточками (для учета материалов и ), книгами (главной, ) или журналами. По типу записей регистры подразделяются на комбинированные (ордера), систематические (главная счетная книга) и хронологические (журнал регистрации).
По требованиям Госкомстата, первичные бухгалтерские документы должны оформляться следующим образом:
- заполняться шариковой ручкой, чернилами, на пишущей машине или компьютере;
- составляться аккуратно с четкими и разборчивыми цифрами;
- содержать все реквизиты;
- в финансовых бумагах все суммы прописываются и указываются цифрами;
- содержать личную подпись руководителя, главного бухгалтера или уполномоченных лиц;
- скрепляться печатью.
Уполномоченные лица ответственны за достоверное и своевременное составление документов для отражения имеющихся сведений в бухучете.
Исправление ошибок
Ниже представлен список наиболее часто допускаемых ошибок при составлении документов:
- применение форм, которые были сделаны в компании самостоятельно, без подтверждения приказом от руководителя и соответствующего оформления в учетном регистре;
- неправильное оформление руководителем перечня уполномоченных лиц для подписи;
- отсутствие реквизитов;
- наличие пропусков в составлении обязательных реквизитов, помарок или исправлений, нарушений правил;
- записи графитовым карандашом;
- корректировки кассовой документации;
- наличие арифметических ошибок;
- отсутствие прочерков у незаполненных строк.
При наличии каких-либо ошибок бухгалтерский документ не принимается проверяющими структурами или признается фальсифицированным.
Исправление кассовой и бухгалтерской документации выполняется по следующим правилам:
- не допускается использование корректора, помарок и корректировок документа (кассовых расходных и приходных ордеров, квитанций);
- при выявлении каких-либо ошибок бумаги следует аннулировать и составлять снова;
- испорченные или неправильно заполненные документы не уничтожаются, их перечеркивают и прикладывают к кассовой отчетности в день их выписки.
В остальные документы исправления заносятся после их согласования с контрагентами и подтверждения подписями.
При исправлении форм, составленных вручную, неправильные реквизиты или суммы следует зачеркнуть и сверху написать правильное значение. В полях строки указывается слово «Исправлено» и согласуется лицами, ранее подписавшими этот документ. Указывается дата корректировки. Не допускается применение корректора, помарок и вытираний.
При неправильно оформленных и заверенных исправлениях они будут считаться недействительными.
Восстановление документации
При порче, уничтожении и пропаже первичных документов (на основании инструкции №157 Н) руководителем назначается комиссия по анализу причин для их восстановления и обнаружения виновных лиц. Иногда руководитель сотрудничает со следственными органами, структурами пожарного надзора или охраны. Итоги работы оформляются актом, утверждаемым руководителем. Он подшивается к папке журнала по другим операциям.
Согласно инструкции №157 Н, первичные бумаги можно хранить как на бумажных, так и на машинных носителях (с применением электронно-цифровой подписи).
Срок хранения
Согласно ст. 17 ФЗ «О бухучете», в каждой компании должно быть организовано соответствующее хранение данной документации, бухгалтерских отчетов и учетных регистров согласно установленным срокам, но не менее 5 лет
.
Хранение электронных документов производится по требованиям закона и при наличии машинных носителей. При этом обеспечивается защита от неправомерных корректировок, возлагаемая на руководителя фирмы.
Штрафные санкции
К финансовым потерям компании могут привести ошибки в первичных документах или их отсутствие. Согласно ст. 120 НК РФ, за грубые нарушения нормативов учета расходов и прибыли накладываются штрафные санкции:
- при нарушении во время одного налогового периода – до 10 тыс. рублей;
- при нарушении во время нескольких налоговых периодов – до 30 тыс. рублей;
- при снижении налоговых выплат – 20% от величины невыплаченных взносов, от 40 тыс. рублей.
К грубым нарушениям норм учета расходов, прибыли и налогооблагаемых объектов относится отсутствие , первичной документации и учетных регистров. Также к ним относят периодическое отражение в бухгалтерских счетах, учетных регистрах и отчетах хозяйственных операций, материальных ценностей, финансов и нематериальных активов.
При отсутствии этих документов фирма обязана переплачивать налоги. Их изъятие возможно по указанию соответствующих структур, полномочия которых соответствуют законодательным требованиям. При этом составляется реестр изымаемых документов.