Бух документы. Особенности оформления первичных бухгалтерских документов

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней». Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов. Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления. Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

  • от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
  • от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

  • занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее. Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

  • использование унифицированных форм первичных документов;
  • использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
  • возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе . При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата). Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

  • полностью самостоятельно разработанная форма;
  • форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты , установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации. Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен в соответствии с другими нормативными актами. Например, путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Таким образом, разработка собственных форм первичных учетных документов требует глубоких знаний и анализа действующего законодательства. Поэтому в некоторых случаях предпочтительнее воспользоваться уже готовыми формами. Например, формой универсального передаточного документа, рекомендованной ФНС РФ (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Этот документ сочетает в себе реквизиты первичного учетного документа на передачу материальных ценностей, а также реквизиты счета-фактуры, поэтому может применяться как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета (в целях исчисления НДС). Помимо универсального передаточного документа ФНС России разработала также рекомендованную форму универсального корректировочного документа, который составляется в случае изменения стоимости поставки после отгрузки (Письмо от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@). Тот факт, что организация решила использовать формы УПД и УКД должен быть закреплен в учетной политике или в отдельном приказе руководителя.

Унифицированные формы

Закон № 402-ФЗ не содержит обязательного требования применять унифицированные формы первичных учетных документов, но в то же время не содержит и запрета на их применение. Поэтому экономический субъект вправе использовать унифицированные формы тех документов, для которых они установлены. Применение унифицированных форм имеет ряд преимуществ:

  • унифицированные формы являются привычными для большинства контрагентов, поэтому их применение позволит избежать вопросов и недопонимания при оформлении сделок;
  • программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, как правило, ориентировано на применение унифицированных форм. Внедрение же самостоятельно разработанных форм потребует дополнительных затрат на настройку программ.

Кроме того, замена всех унифицированных форм на самостоятельно разработанные рискованна, поскольку обязательными к применению до сих пор остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании (Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 к Федеральному закону № 402-ФЗ). К таким документам относятся, например, документы по оформлению . Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривает использование следующих унифицированных форм:

  • приходные и расходные кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2);
  • кассовая книга (форма № КО-4);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
  • расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).

Таким образом, кассовые операции должны в обязательном порядке оформляться документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, от 05.01.2004 № 1.

С особой осторожностью нужно подходить к разработке кадровых документов, а также документов по учету труда и его оплаты, а по возможности – использовать унифицированные формы таких документов. Это связано с тем, что кадровые документы и документы по учету труда должны отвечать требованиям трудового законодательства, которые не всегда совпадают с требованиями Закона № 402-ФЗ: начиная от состава реквизитов (например, табель учета рабочего времени, личная карточка работника и т.д.) и заканчивая формой документа (ТК РФ не предусматривает составление кадровых документов в электронном виде).

Итак, в этой статье мы вспомнили, какое значение имеют первичные учетные документы для бухгалтерского и для налогового учета, а также убедились, что в случае с первичными документами «форма имеет значение». Подводя итог, еще раз тезисно сформулируем основные выводы :

  • Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом.
  • Форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ, а в отдельных случаях – реквизиты, установленные другими нормативными актами.
  • Используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем в учетной политике или в отдельном приказе – это касается как самостоятельно разработанных форм, так и унифицированных.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

  1. НК РФ
  2. КоАП РФ
  3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  4. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»
  5. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
  6. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
  7. Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  8. Письма ФНС РФ
  • от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
  • от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

♦ Рубрика: , .

Этот материал даст Вам представление о:
пользователях учетной информации;
функциях предприятия по организации бухгалтерского учета;
первичных учетных документах, их видах и обязательных реквизитах;
документообороте;
учетных регистрах и их видах;
счетах бухгалтерского учета и их структуре;
упрощенном рабочем плане счетов малого предприятия;
различных формах организации бухгалтерского учета.

1. Документы в бухгалтерском учете

В соответствии со статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Первичный документ –это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.).

Предприятие в процессе деятельности может использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов с учетом установленных требований к первичным документам. Формы таких документов утверждаются приказом об учетной политике предприятия.

Все первичные документы можно разделить на следующие группы:

  1. организационно-распорядительные;
  2. оправдательные;
  3. документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы –это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

Оправдательные документы - сюда относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Среди них – различные отчеты, справки. Информация, содержащаяся в них, также заносится в учетные регистры.

Учетные регистры – это специально приспособленные листы для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

  • книги (кассовая, главная);
  • карточки (учета основных средств, учета материалов);
  • журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

  • хронологические (регистрационный журнал);
  • систематические (главная книга счетов);
  • комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащихся в учетных регистрах, они бывают:

  • синтетические (главная книга счетов);
  • аналитические (карточки);
  • комбинированные (журналы-ордера).

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:

  • по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
  • арифметически (подсчет сумм);
  • по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота , в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию. График движения первичных учетных документов может иметь следующую форму:

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Счет – это способ группировки и отражения изменений в средствах (имуществе), их источниках и обязательствах предприятия.

Операции на счетах отражаются в денежном измерителе, то есть все имущество, его источники и обязательства (долги) предприятия оцениваются, и на счетах записывается его стоимость.

Средства предприятия могут либо увеличиваться, либо уменьшаться. Для раздельного учета увеличения и уменьшения средств счет делится на две части. Левая часть счета называется дебетом , а правая часть счета называется кредитом .

Графически счет обычно представляют в виде таблицы, состоящей из двух столбцов:

В зависимости от того, что отражается на счетах, они могут быть:

  1. активными;
  2. пассивными;
  3. активно-пассивными.

На активных счетах отражается учет средств предприятия и их движения (например, основные средства, производственные запасы, готовая продукция, денежные средства, расчеты и т.п.).

Активный счет возрастает по дебету, то есть операции, увеличивающие его, отражаются в левой части (дебете) счета.

Сальдо активного счета – остаток на конец и на начало периода – также записывается в дебет.

Структура активного счета:

На пассивных счетах отражаются источники средств предприятия (например, уставный фонд или уставный капитал, прибыль) и обязательства предприятия (например, ссуда банка, невыплаченная заработная плата и т.п.).

Пассивный счет возрастает по кредиту, то есть операции, увеличивающие его, отражаются в правой части (кредите) счета.

Сальдо пассивного счета – остаток на конец и на начало периода – также записывается в кредит.

Структура пассивного счета:

На активно-пассивных счетах сальдо может быть как кредитовым, так и дебетовым.

План счетов бухгалтерского учета утверждается Министерством финансов.

3. Формы учета

Формы учета различаются по количеству применяемых регистров, их назначению, внешнему виду и содержанию.

Существуют следующие три основные формы бухгалтерского учета:

  • мемориально-ордерная;
  • журнально-ордерная.

Наиболее простой формой является «», так как любая операция по первичному документу (или группа однородных операций) записывается в книгу «Журнал-главная», в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись). Книга «Журнал-главная» выглядит так:

В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем – все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период (при этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за отчетный период должна быть равна сумме оборотов по дебету всех счетов и сумме оборотов по кредиту всех счетов) и выявляются остатки по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.

Схема учета «журнал-главная» выглядит так:

Мемориально-ордерная форма учета основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).

Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом:

Главную книгу при этой форме также называют контрольно-шахматной ведомостью.

На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записи хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.

По сравнению с журналом-главной мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета.

Схема данной формы учета имеет следующий вид:

Однако в этой форме учета многократно повторяются одни и те же записи в различных учетных регистрах, что увеличивает объем работ. Существует упрощенный вариант данной формы для малых предприятий – с использованием ведомостей учета : основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа); производственных запасов и готовой продукции; затрат на производство; денежных средств и фондов; расчетов и прочих операций; расчетов с поставщиками; заработной платы.

Ведомость представляет собой счет бухгалтерского учета, в котором отражаются начальный остаток, обороты за отчетный период по дебету и кредиту на основании документов с разбивкой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода. Например, форма ведомости по учету денежных средств в кассе выглядит так:

Данные ведомостей обобщаются в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость. По данным оборотной ведомости составляется баланс.

Схема упрощенной формы бухгалтерского учета выглядит следующим образом:

При журнально-ордерной форме учета на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов по корреспондирующим счетам. Эти итоги представляют собой бухгалтерские проводки (мемориальные ордера) для записи на счетах главной книги.

Накопительные журналы называются журналы-ордера. Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Журнал-ордер выглядит так:

Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета главной книги, имеющей следующую форму:

Кредитовый оборот переносится на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он содержится в журнале-ордере. Дебетовый оборот на счете главной книги учитывается в корреспонденции с другими счетами. В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. По завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета, определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

Журнально-ордерная форма учета может быть представлена в следующем виде:

Первичные документы бухгалтерского учета в 2019 году используют для оформления фактов хозяйственной жизни. Компании могут применять унифицированные формы первички или разработать свои с учетом обязательных реквизитов. Что такое первичные документы, какие виды бывают и для чего их используют, читайте в статье.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

В законе о бухучете сказано, что каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным бухгалтерским документом. К фактам чиновники относят сделку, событие или операцию, которые влияют на финансовое положение компании, движение денег и на финансовый результат деятельности организации.

Получается, что первичная документация - это документы, которые используют в учете для оформления фактов хозяйственной жизни. Причем первичные учетные документы - это обязательные бумаги не только для бухгалтерского учета, но и для налогового (ст. 252 НК РФ).

Перечень форм первичной учетной документации на 2019 год

Формы первичных учетных документов можно разделить по участкам работы, в которых используют бумаги. Список первичной документации в бухгалтерии может быть обширным.

Например, для учета основных средств используют следующие первичные документы:

  • акты о приеме-передаче;
  • накладная;
  • акт о приеме-сдаче;
  • акт о списании;
  • инвентарная карточка;
  • инвентарная книга;
  • акты по оборудованию.

Подробнее о видах и формах смотрите в таблице.

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

« Конкретных требований к форме и виду первичных документов Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ не содержит. Поэтому их утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета. Вместе с тем, Закон о бухучете содержит четкие требования к … »

Что входит в типовые формы первичных учетных документов по учету основных средств

Номер формы

Наименование формы

Постановление Госкомстата, которое утвердило форму

Назначение

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)

Применяется для оформления приема-передачи отдельных объектов основных средств (кроме зданий и сооружений), их включения в состав основных средств и ввода в эксплуатацию, а также для исключения объектов из состава основных средств при их передаче (продаже, мене и т.п.) другой организации.

Акт о приеме-передаче здания (сооружения)

Применяется для тех же целей, что и акт ОС-1, но предназначен исключительно для приема-передачи зданий и сооружений.

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)

Применяется для тех же целей, что и акт ОС-1, но предназначен для передачи групп объектов основных средств, кроме зданий и сооружений

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств

Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (отдела, цеха и т.п.) в другой.

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств

Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.

Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)

Применяется для списания единичных объектов основных средств, пришедших в негодность.

Акт о списании автотранспортных средств

Применяется для списания автотранспортных средств, пришедших в негодность.

Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)

Применяется для списания групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств), пришедших в негодность.

Инвентарная карточка учета объекта основных средств

Применяется для учета наличия единичных объектов основных средств и их движения внутри организации.

Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств

Применяется для учета наличия групп однотипных объектов основных средств и их движения внутри организации.

Инвентарная книга учета объектов основных средств

Применяется для тех же целей, что и формы № ОС-6 и № ОС-6а, но предназначена для использования малыми предприятиями.

Акт о приеме (поступлении) оборудования

Применяется для учета оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств.

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж

Применяется для передачи оборудования в монтаж.

Акт о выявленных дефектах оборудования

Составляется при обнаружении дефектов оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля.

Первичные документы бухгалтерского учета компания может разработать самостоятельно (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Обязательны лишь формы первичных учетных документов по кассовым операциям. Вносить в них исправления также нельзя.

В то же время можно использовать привычные типовые бланки. Тем более что все они есть в бухгалтерских программах. В таком случае нужно установить в учетной политике, что организация применяет в качестве основы для первичных документов унифицированные формы, и их перечислить.

Чиновники утвердили много унифицированных форм для первичных документов, в том числе и для бухгалтерского учета.

Посмотреть, где взять утвержденные бланки для предприятия, можно по перечню в таблице ниже.

Перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов 2019 года и документы, которые их утверждают

Сфера действия документов

Чем утвердили бланк

Учет кадров

Учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работах

Учет услуг

Учет основных средств

Учет нематериальных активов

Учет материалов

Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов

Учет продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения

Учет денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин

Учет торговых операций (общие)

Учет торговых операций при продаже товаров в кредит

Учет торговых операций в комиссионной торговле

Учет операций в общественном питании

Учет кассовых операций

Учет результатов инвентаризации

Учет работы строительных машин и механизмов

Учет работ в автомобильном транспорте

Расчетные документы

Бланки строгой отчетности

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним)

Учет сельскохозяйственной продукции и сырья (учет движения и реализации сельскохозяйственной продукции)

Оформление первичных документов в бухгалтерском учете

Работа с первичной документацией - одна из основных задач бухгалтерии. Ведь от правильности оформления бумаг зависит учет расходов и вычетов.

Если вы модифицировали старые бланки или разработали новые с нуля, тогда их образцы приведите в приложении к учетной политике. Главное убедитесь в том, что в первичке есть все обязательные реквизиты. Проверьте первичку на опасные и безопасные ошибки по методичке налоговиков . Стоит провести ревизию до начала отчетной кампании, чтобы сэкономить время на исправление бумаг и избежать доначислений.

Основные правила ведения первички чиновники установили в статье 9 Закона о бухучете. Там же есть и обязательные реквизиты, к которым относят:

  • наименование и дата составления документа;
  • название компании;
  • содержание факта хозяйственной деятельности;
  • натуральное или денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т. п.);
  • должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за нее (ответственных за оформление события), их подписи и Ф.И.О. (иные данные, которые позволяют идентифицировать работников).

Сроки представления первички в бухгалтерию в 2019 году

Бухгалтер проводит операцию по документам бухгалтерского учета. Также учесть расходы или принять НДС к вычету получится только при наличии всех подтверждающих документов. Поэтому сотрудники, которые отвечают за саму операцию, должны своевременно предоставлять бумаги в бухгалтерию. Редакция выяснила,

Чтобы ускорить документооборот в компании, можно разработать памятки. В них распишите, что должны проверить работники перед сдачей первички бухгалтеру. Там же можно привести перечень первичных документов бухгалтерского и налогового учета, которые надо оформить с контрагентом и предоставить бухгалтеру.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

К первичной бухгалтерской документации относится все то, что оформляют на каждый факт хозяйственной жизни компании. Можно выделить такие виды первичных документов:

  • по назначению (распорядительные, исполнительные, строгой отчетности, комбинированные, бухгалтерского оформления);
  • по объему содержания информации (первичные, сводные);
  • по способу отражения хозяйственной операции (разовые, накопительные);
  • по месту составления (внутренние, внешние);
  • по способу составления (на бумаге, в электронке).

Обратите внимание, что формы бухгалтерских первичных документов могут быть как унифицированными, так и разработанными самостоятельно.

Документы первичного учета, которые используют в бухгалтерском учете, считают частью системы управленческой документации. Чиновники классифицируют их по Общероссийской классификации управленческой документации или ОКУД (утв. постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299).

Код состоит из семи чисел. К примеру, для первичных документов по учету кассовых операций первые две будут «04». Они означают класс форм. Затем следуют еще два числа, которые означают подкласс. Следующие три - регистрационный номер, а последний знак - контрольное число. Например, код у приходника - 0402007, а у расходника - 0402008. ОКУД можно увидеть на унифицированных формах первичных учетных документов в 2019 году.

Штрафы за отсутствие документов первичного учета

За то, что у компании нет первички, счетов-фактур, регистров бухгалтерского и налогового учета налоговики оштрафуют на 10 000 руб. Если нарушение совершили в течение более одного налогового периода, то штраф будет уже 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ). За нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, организации грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Чаще всего бухгалтер работает с:

  1. счетами-фактурами (форму утвердили постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
  2. счетами на оплату (утвержденной формы в законодательстве нет, поэтому можно разработать ее самостоятельно);
  3. договорами с контрагентами;
  4. товарными и товарно-транспортными накладными или ТТН (формы берите из постановлений Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 и Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78);
  5. актами выполненных работ и оказанных услуг (это своеобразный двусторонний первичный документ, на которым ставят отметки исполнитель и заказчик. Для строительных работ можно брать формы из постановления Госкомстата РФ от 11 ноября 1999 г. № 100 или разработать свои, а вот по услугам унифицированных бланков нет).

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

  • договор;
  • счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

    выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

  • товарная накладная — для товаров;
  • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

  • договор;
  • счёт;
  • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
  • накладная;
  • акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

  • информацию о суммах денежных средств;
  • фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

Бухгалтерский учет - научно-организованная система, предназначенная для сбора, обработки, регистрации и анализа информации, применяемой в финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции, выраженные в денежном эквиваленте.

Кратко о бухучете можно сказать: «Все имеет свою цену!». Любые операции купли-продажи товаров и услуг, договорные отношения между партнерами, поставщиками и покупателями, трудовые отношения, связанные с учетом рабочего времени и оплатой труда – все можно привести к денежному «знаменателю».

С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.

Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Первичная документация в бухгалтерии – это основа бухгалтерского учета. Если визуально представить систему бухгалтерского учета раскидистым деревом с густой листвой, то листики и есть первичные документы бухучета.

Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется , вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.


Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.