Учет работ в бюджетном учреждении. Организация бухгалтерского учета в бюджетных организациях. Код вида доходов бюджетов

Необходимость ведения бухгалтерского учета в организациях различных видов деятельности, в том числе и бюджетных учреждениях, определена Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и БК РФ.

Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях представляет собой систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств органов государственной власти, органов управления государственных внебюджетных фондов, органов управления территориальных государственных внебюджетных фондов, органов местного самоуправления и созданных ими бюджетных учреждений и операциях, приводящих к изменению вышеуказанных активов и обязательств.

ПБУ 1/08 «Учетная политика организации» в бюджетных учреждениях не применяется. Тем не менее, требование обязательного формирования «учетной политики», а также правила ее составления закреплены в Законе о бухгалтерском учете и каких - либо исключений для бюджетных учреждений не предусмотрено.

В системе нормативного регулирования бухгалтерского учета под учетной политикой бюджетного учреждения понимается принятая им совокупность способов ведения бухгалтерского учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной жизни.

Учреждение организует бухгалтерский учет в соответствии с нормативно-законодательными актами РФ, определяющими единую государственную учетную политику для бюджетных учреждений. Однако в инструкции недостаточно полно отражены организационные и методические особенности учетной политики бюджетного учреждения.

Принятая учетная политика утверждается приказом руководителя бюджетного учреждения и применяется последовательно из года в год.

Изменение учетной политики может производиться в случаях изменения законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработки учреждением новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий его деятельности.

В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета, изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года.

В пояснительной записке к бухгалтерской отчетности учреждение объявляет об изменениях в своей учетной политике на следующий отчетный год.

Учетная политика бюджетного учреждения включает в себя организационную и методическую составляющие.

Организационная составляющая учетной политики бюджетного учреждения должна включать в себя следующую информацию: организация бухгалтерской службы; график документооборота; формы первичных учетных документов; форма бухгалтерского учета и учетных регистров; создание номенклатуры дел и организация хранения документов; технология обработки учетной информации; порядок и сроки проведения инвентаризации; рабочий план счетов; постановка бухгалтерского учета в филиалах; порядок внутреннего контроля за хозяйственными операциями.

Организация бухгалтерской службы. Руководители учреждений несут ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение действующего законодательства при выполнении финансово - хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации.

В соответствии с законодательством существуют следующие варианты организации бухгалтерской службы в бюджетном учреждении:

бухгалтерская служба как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

передача ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии;

передача ведение бухгалтерского учета и составление на его основе отчетности по договору (соглашению) другому учреждению.

Деятельность бухгалтерии должна регламентироваться следующими организационно-распорядительными документами: положением о бухгалтерии, должностными инструкциями работников бухгалтерии, штатным расписанием бухгалтерии. В положении о бухгалтерии подробным образом излагаются цели, задачи, функции, права и обязанности, взаимоотношения и организация труда работников бухгалтерии.

В обязанности бухгалтерских служб входит:

ведение учета в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ в области учета, анализа, аудита;

осуществление предварительного контроля за соответствием заключаемых договоров лимитам бюджетных обязательств при казначейском обслуживании получателей через лицевые счета;

своевременным и правильным оформлением первичных учетных документов и законностью совершаемых операций;

контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с целевым назначением и системными указаниями по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, а также за сохранностью финансовых и нефинансовых активов в местах их хранения и эксплуатации;

начисление и выплата в установленные сроки заработной платы работникам учреждений, стипендий учащимся, студентам, аспирантам в образовательных заведениях;

своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения бюджетов в пределах санкционированных расходов, с организациями и отдельными физическими лицами;

ведение учета доходов и расходов по средствам, полученным за счет внебюджетных источников;

отражение по методу начисления результатов финансовой деятельности учреждения по бюджетной и внебюджетной деятельности;

ведение учета сумм лимитов бюджетных обязательств, принятых бюджетных обязательств, бюджетных ассигнований в разрезе кодов доходов и расходов бюджетной классификации РФ;

контроль за использованием выданных доверенностей на получение имущественно - материальных и других ценностей;

проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;

широкое применение современных средств автоматизации при выполнении учетно-вычислительных работ;

составление и представление в установленном порядке и в предусмотренные сроки бухгалтерской отчетности;

составление для утверждения руководителем учреждения смет доходов и расходов и расчетов к ним;

ведение массива нормативных и других документов по вопросам учета и отчетности, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;

хранение документов (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, а также смет доходов и расходов и расчетов к ним и т.п. как на бумажных, так и на машинных носителях информации) в соответствии с правилами организации государственного архивного дела;

участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете.

Штатный состав бухгалтерии рассчитывается в зависимости от специфики деятельности учреждения и от объема учетной информации на основании Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях, утвержденных постановлением Минтруда России от 26.09.95 №56.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения, несет ответственность за ведение бюджетного учета, а также своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Все работники бюджетного учреждения, а при централизации учета – все обслуживаемые учреждения обязаны выполнять требования главного бухгалтера в части оформления и предоставления в бухгалтерию необходимых документов, сведений. Права и обязанности главного бухгалтера отражены в «Положении о главных бухгалтерах», утвержденном постановлением Совмина СССР от 24.01.1980г. №59 (с изменениями и дополнениями) и в ФЗ «О бухгалтерском учете» от № 402-ФЗ от 06 декабря 2011г.

Распределение служебных обязанностей в бухгалтериях производится по функциональному признаку, то есть за каждой группой работников или отдельным работником, в зависимости от объема работ, закрепляется определенный участок. В бухгалтериях, как правило, создаются следующие группы: финансовая, материальная, расчетов и т.д. В зависимости от объема работ из финансовой и материальной групп могут быть выделены следующие группы: оперативно - финансовая, расчетных операций, основных средств, продуктов питания и т.д.

В необходимых случаях в учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, создаются учетно-контрольные группы из работников централизованных бухгалтерий. На эти группы может быть возложено оформление всей первичной документации по бухгалтерскому учету операций данного учреждения, контроль за сохранностью ценностей, находящихся у материально ответственных лиц и выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей.

Главный бухгалтер разрабатывает и утверждает должностные инструкции для работников бухгалтерии.

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения полномочий работников, определения их функций, прав, обязанностей, ответственности, подчиненности и др. Наличие должностной инструкции позволит правильно организовать труд работников бухгалтерии и обеспечить четкое и грамотное выполнение учетных функций.

Основные должностные обязанности и квалификационные характеристики бухгалтеров и главного бухгалтера определены в Сборнике тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 06.06.96 № 32 (с изменениями и дополнениями) и в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37 (действующая редакция от 12.02.2014).

При централизации бухгалтерского учета централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых учреждений необходимые им сведения об исполнении смет доходов и расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений.

График документооборота. Документооборот в учреждении – это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования. Он оказывает значительное влияние на эффективность деятельности учреждения, является залогом обеспечения полноты и достоверности бухгалтерской информации.

Понятие документооборот включает в себя составление графика движения документов в учреждении с момента их создания или получения до принятия к учету, обработки, завершения исполнения, передачи в архив.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя учреждения.

График должен устанавливать в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, работающих с каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Все структурные подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию, согласно графику документооборота, необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и др.).

При составлении графика документооборота главному бухгалтеру необходимо применять Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином РФ и соблюсти следующие требования: первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты; при приеме документов должна осуществляться проверка арифметических вычислений; документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов; все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления; по любой сделке должны быть предъявлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников учреждения, а при централизации учета - для всех обслуживаемых учреждений.

Формы первичных учетных документов. Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательными документами служат первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н
«Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых бюджетными учреждениями, а также Методические указания по применению форм документов и регистров учета.

Согласно этому приказу, в бюджетном учреждении применяются унифицированные формы первичных учетных документов Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД): класса 03 «Унифицированные формы первичной учетной документации» (таблица 2), класса 04 «Унифицированная система банковской документации» (таблица 3), класса 05 ОКУД «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» (таблица 4). В случае использования неунифицированных форм первичной учетной документации необходимо руководствоваться требованиями финансового и гражданского законодательства к оформлению первичных документов.

Таблица 2 - Формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД

№ п/п	Код формы
		Табель учета рабочего времени
		Расчетная ведомость
		Платежная ведомость
		Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
		Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
		Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
		Акт о списании автотранспортных средств
		Акт о приеме-передаче здания (сооружения)
		Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
		Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
		Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)
		Приходный кассовый ордер
		Расходный кассовый ордер
		Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
		Акт о приемке материалов
		Требование-накладная
		Накладная на отпуск материалов на сторону
		Путевой лист строительной машины
		Путевой лист легкового автомобиля
		Путевой лист специального автомобиля
		Путевой лист грузового автомобиля
		Путевой лист автобуса не общего пользования

Таблица 3- Формы документов класса 04 «Унифицированная система банковской документации» ОКУД

Таблица 4 - Формы документов класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД

№ п/п	Код формы	Наименование формы документа
		Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря
		Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда
		Меню-требование на выдачу продуктов питания
		Ведомость на выдачу кормов и фуража
		Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения
		Акт о списании материальных запасов
		Расчетно-платежная ведомость
		Платежная ведомость
		Карточка-справка
		Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
		Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях
		Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам
		Квитанция
		Кассовая книга
		Табель учета посещаемости детей
		Извещение
		Акт о списании бланков строгой отчетности
		Уведомление по расчетам между бюджетами
		Уведомление о лимитах бюджетных обязательств (бюджетных ассигнованиях)
		Справка
		Акт о результатах инвентаризации
		Акт приемки-передачи кассовых выплат и поступлений при реорганизации участников бюджетного процесса
		Справка о финансировании и кассовых выплатах

Первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).

Форма бухгалтерского учета и учетных регистров. Под формой бухгалтерского учета принято понимать определенное сочетание построения и взаимосвязи регистров, а также порядок и способы регистрации и группировки в них учетной информации. Ранее в бюджетных учреждениях применялась мемориально-ордерная форма учета, а в связи с выходом новых инструкций бюджетное учреждение обязано применять новую форму учета, приближенную к журнально-ордерной, но не являющейся таковой, т.к. не предусмотрен кредитовый порядок перенесения оборотов в Главную книгу.

Для систематизации первичных данных учета предназначены регистры бухгалтерского учета, которые определены Приказом Минфина РФ № 173н. К ним отнесены журналы, книги, карточки и иные формы.

К регистрам синтетического учета в рамках системы бюджетного учета относятся: журнал операций по счету «Касса»; журнал операций с безналичными денежными средствами; журнал операций расчетов с подотчетными лицами; журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками; журнал операций расчетов с дебиторами по доходам; журнал операций расчетов по оплате труда; журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов; журнал по прочим операциям; журнал по санкционированию; главная книга.

Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим данный регистр.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

Причем проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются раздельными журналами операций за счет бюджетных средств и средств, полученных из внебюджетных источников.

При наличии технической возможности регистры учета могут формироваться на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную цифровую подпись.

В случае комплексной автоматизации бухгалтерского учета (а именно ведения учета с использованием программных продуктов) формирование регистров учета должно осуществляться с периодичностью, установленной в рамках учетной политики, но не реже периодичности, установленной для составления и представления бухгалтерской отчетности. В данном случае рекомендуется регистры учета выводить на печать ежемесячно.

Ошибки, обнаруженные в регистрах бюджетного учета, исправляют в порядке, действующем в коммерческом учете.

Исправления ошибок оформляют Справкой (ф. 0504833), в которой делают ссылку на номер и дату исправляемого журнала операций.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Создание номенклатуры дел и организация хранения документов. По истечении каждого отчетного месяца первичные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. Если документов немного, их можно брошюровать за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке указывают: наименование учреждения; название и порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; общее количество листов.

Первичные учетные документы брошюруются в бухгалтерии по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему субсчету.

Первичные учетные документы, регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах.

Если документы пропали или уничтожены, руководитель учреждения назначает комиссию по расследованию причин происшедшего.

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель учреждения. Копию акта направляют в вышестоящее учреждение.

Требования к хранению документов определены ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Так, организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Конкретные сроки хранения документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.) и в Основных правилах работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Совмине СССР от 15 августа 1998 г. №263 (в редакции последних изменений от 6 октября 2000 г.).

В соответствии с этими документами установлены следующие сроки хранения для отдельных первичных учетных документов, регистров учета и форм отчетности: бухгалтерские балансы и отчеты, приложения и пояснения к ним: для годовых – постоянно, для квартальных – 5 лет; отчет об исполнении сметы расходов: для годовых – постоянно, для квартальных – 5 лет; первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые, банковские документы, квитанции, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты, табели, акты и т.д.) – 5 лет; лицевые счета работников – 75 лет; доверенности на получение материальных ценностей и денежных сумм – 5 лет; документы о переоценке основных фондов, определении амортизации, оценки стоимости имущества организации – постоянно.

Рабочий План счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики должны храниться не менее пяти лет после того года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. При формировании, хранении и дальнейшем использовании дел учреждения руководствуются ведомственными инструкциями.

Ответственность за организацию хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Технология обработки учетной информации. Компьютеризированный бухгалтерский учет является одним из основных эффективных методов управления бюджетным учреждением. В современных условиях рынок программных продуктов для ведения бухгалтерского учета широк. Бюджетное учреждение в учетной политике отражает характеристики используемых бухгалтерской компьютерной программы и информационно-справочной системы.

Порядок и сроки проведения инвентаризации. ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» рассматривает проведение инвентаризации имущества и обязательств организации как одно из обязательных условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

В настоящее время инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств осуществляется бюджетным учреждением в соответствии с порядком, установленным приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (ред. от 08.11.2010).

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится также в соответствии с Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 29 августа 2001г. № 68н и «Правилами учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности», утвержденными постановлением Правительства РФ от 28 сентября 2000 г. №731.

Инвентаризация прав на результаты научно-технической деятельности и их стоимостная оценка осуществляются с учетом положений постановления Правительства РФ от 14 января 2002г. № 7 «О порядке инвентаризации и стоимостной оценке прав на результаты научно-технической деятельности» и совместного распоряжения Минимущества России, Минпромнауки России и Минюста России от 22 мая 2002 г. №1272-р/Р-8/149 «Об утверждении Методических рекомендаций по инвентаризации прав на результаты научно-технической деятельности».

Инвентаризация библиотечного фонда проводится в соответствии с письмом Минфина России от 04.11.1998 № 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов».

Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества бюджетного учреждения, бюджетных средств и средств, полученных от внебюджетных источников, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации, и данными бухгалтерского учета, что в конечном итоге способствует повышению достоверности информации при формировании отчетных показателей о результатах деятельности учреждения.

По обязательности проведения инвентаризация может быть обязательной и инициативной; по периодичности проведения – плановой и внеплановой; по степени охвата проверяемых объектов – полная и частичная; по методу проведения – натуральная и документальная.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем учреждения, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно: при передаче имущества в аренду, продаже; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года); при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации учреждения; в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

По отдельным активам и обязательствам представляется целесообразным проводить инвентаризацию чаще, чем один раз в год, например:

ежеквартально – дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе по налогам и другим обязательным платежам в бюджет и внебюджетные фонды;

ежемесячно – наличных денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности в кассе учреждения, остатков производственных запасов, сырья, материалов, ГСМ и других товарно-материальных ценностей, состояния расчетов с обособленными подразделениями учреждения.

Сроки проведения инвентаризации библиотечного фонда следующие:

наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, – ежегодно;

редчайшие фонды – один раз в 3 года;

ценные фонды – один раз в 5 лет.

фонды библиотек, содержащие:

до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;

от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;

от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц – один раз в 10 лет;

свыше 1 млн. учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

Для проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств приказом руководителя учреждения назначается инвентаризационная комиссия.

Результаты инвентаризации оформляются:

инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) ф. 0504087 - по объектам нефинансовых активов;

актом инвентаризации наличных денежных средств в кассе (ф. 0504088) - по наличным денежным средствам;

инвентаризационной описью ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. 0504086) - по ценным бумагам и бланкам документов строгой отчетности;

актом инвентаризации расчетов по дебиторской задолженности покупателей, поставщиков, по выданным авансам (ф. 0504089) - по расчетам.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в установленном законом порядке.

План счетов. План счетов бюджетного учета включает в себя пять разделов: 1) нефинансовые активы; 2) финансовые активы; 3) обязательства; 4) финансовый результат; 5) санкционирование расходов бюджетов.

Образец формы баланса бюджетного учреждения приведен в таблице 5.

Таблица 5 -ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО БАЛАНСА БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

План счетов бюджетного учета предусматривает отражение текущих, инвестиционных, финансовых операций, как по кассовому методу учета, так и по методу начисления.

Первый и второй разделы представлены активными счетами; третий, четвертый и пятый разделы – пассивными счетами. Активно-пассивных счетов в бюджетном учете нет.

Номер счета состоит из двадцати шести разрядов (таблица 6).

Таблица 6 - Форма счета бюджетного учета

В план счетов бюджетного учета интегрирована бюджетная классификация, что позволяет учитывать влияние хозяйственных операций на стоимость активов и обязательств бюджетного учреждения (фрагмент плана счетов представлен в приложении 3).

При формировании номера счета предусмотрено отражение кодов классификации доходов, ведомственной, функциональной классификации расходов бюджетов и др. (1-17 разряды), вида деятельности (18 разряд), код синтетического и аналитического учета (19-23 разряды), код классификации операций сектора государственного управления (24-26 разряды).

Разряд 18 – код вида финансового обеспечения (деятельности) учреждения. Этот код может содержать в качестве вида финансового обеспечения и деятельности:

1-деятельность, осуществляемая за счет средств соответствующего бюджета бюджетной системы РФ (бюджетная деятельность);

2-приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения);

3 -средства во временном распоряжении;

4- субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания;

5 - субсидии на иные цели;

6 - бюджетные инвестиции;

7 - средства по обязательному медицинскому страхованию.

Для отражения органами Федерального казначейства, финансовыми органами субъектов РФ (муниципальных образований) операций, осуществляемых в рамках кассового обслуживания бюджетных учреждений, автономных учреждений, иных некоммерческих организаций, не являющихся участниками бюджетного процесса:

в части операций с собственными средствами учреждения (организации), средствами во временном распоряжении и субсидией на выполнение государственного (муниципального) задания, учитываемых на лицевом счете учреждения (организации):

8 - средства некоммерческих организаций на лицевых счетах;

в части операций с субсидиями на иные цели и бюджетными инвестициями, учитываемых на отдельном лицевом счете:

9- средства некоммерческих организаций на отдельных лицевых счетах.

Так как План счетов содержит несколько тысяч наименований счетов и многие из них бюджетным учреждением не будут использоваться, то учреждению нужно разработать рабочий план счетов, оптимальный для отражения финансово-хозяйственных операций.

При утверждении рабочего плана счетов учреждение вправе вводить дополнительные аналитические коды счетов, обеспечивающих формирование в учете дополнительной информации, необходимой как внутренним, так и внешним пользователям бухгалтерской отчетности.

Перечень счетов забалансового учета представлен в приложении 4.

На забалансовых счетах учитываются ценности, временно находящиеся в учреждении и не принадлежащие ему, а также бланки строгой отчетности, путевки в дома отдыха и санатории и др. Учет на забалансовых счетах ведется по простой форме.

Все товарно-материальные ценности, а также арендованные основные средства, учтенные на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для ценностей, учитываемых на балансе.

Постановка бухгалтерского учета в филиалах. Если у бюджетного учреждения есть филиалы, оно должно определиться, каким образом будет организована учетная работа. Первый вариант - организация бухгалтерских служб в филиалах, второй - ведение учета в бухгалтерии головного отделения учреждения.

Порядок контроля за хозяйственными операциями . В бюджетном учреждении целесообразно создать службу внутреннего контроля за хозяйственными операциями, выполняющую контрольно-ревизионные функции.

Руководитель бюджетного учреждения права выбора между различными методами отражения в учете отдельных операций не имеет, поэтому описанные ниже методические аспекты учетной политики бюджетного учреждения будут одинаковыми для всех учреждений, но с некоторыми отраслевыми особенностями.

Методические составляющие учетной политики бюджетного учреждения сводятся к следующим:

учреждения расходуют бюджетные средства и средства, полученные за счет внебюджетных источников, по целевому назначению в соответствии с действующим законодательством и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами доходов и расходов, строго соблюдая финансово - бюджетную дисциплину и обеспечивая экономию и рациональное использование нефинансовых и финансовых активов;

предусмотрен раздельный учет бюджетных и внебюджетных средств (ввиду различной экономической природы источников и как следствие этого – различных норм налогового регулирования);

интеграция с бюджетной классификации РФ плана счетов бюджетного учета позволяет на основе кодов классификации запасов активов, обязательств и потоков по операциям учитывать наличие активов и пассивов на начало отчетного периода, провести учет их изменений в результате финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период и отразить остатки на конец отчетного периода;

метод начисления, применяемый бюджетным учреждением, признает все операции в момент их возникновения, либо изменения экономической стоимости активов и обязательств (при методе начисления возникает понятие остатков (остатков нефинансовых, финансовых активов, остатков обязательств) и отдельно выделяются доходы и расходы). Метод начисления дает огромные возможности для управления, так как он представляет полную информацию о государственных активах и обязательствах;

нефинансовые активы (основные средства, нематериальные активы, непроизведенные активы) оцениваются по первоначальной стоимости,куда включаются любые расходы учреждения, связанные с приобретением, сооружением, доставкой и доведением этих активов до состояния, пригодного для эксплуатации;

метод оценки материалов при принятии их к учету – фактическая учетная стоимость;

метод списания материальных запасов – по средней фактической стоимости;

метод начисления амортизации по основным средствам и нематериальным активам - линейный.

Иные методы оценки материалов (ФИФО, по стоимости каждого объекта) и иные методы начисления амортизации (уменьшаемого остатка, по сумме чисел лет полезного использования, пропорционально объему производства продукции и др.) в бюджетном учете не применяются.

К методическим аспектам учетной политики бюджетного учреждения следует также отнести:

порядок определения себестоимости выпускаемой продукции, оказываемых услуг, выполняемых работ;

порядок распределения накладных расходов (при выпуске нескольких видов продукции, оказании различных услуг, выполнении различных работ).

В бюджетном учреждении накладные расходы могут распределяться:

пропорционально заработной плате работников, занятых данным видом предпринимательской деятельности;

пропорционально стоимости израсходованных материалов;

пропорционально всей сумме прямых расходов.

Метод распределения прибыли в бюджетном учреждении заключается в следующем: прибыль может распределяться по двум фондам – фонду средств на материальное поощрение и социальные выплаты и фонду средств на содержание и развитие материально-технической базы.

Бюджетное учреждение, согласно действующему законодательству, не создает резервы по сомнительным долгам.

Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях: как правильно вести, чем отличается от коммерческого учета, как правильно формировать отчетность. Из данного материала вы узнаете все нюансы работы с бюджетными поступлениями, правила отражения операций в проводках и особенности сдачи отчетов.

Бухгалтерский учет в коммерческих и государственных организациях имеет общую основу, общие принципы и законодательную базу. Но есть и различия: бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях отличается методами, которые используются при формировании счетов и проводок. Работа с государственными деньгами – ключевой фактор, порождающий различия в методике.

Бухгалтерский учет в государственных учреждениях основан на работе с бюджетной сферой b имеет дополнительные нормативно-правовые акты (не применимые к коммерческим организациям) и требования к отчетности. В бюджетной сфере ведется тотальный контроль за всеми операциями. Это необходимо учитывать при организации отчетности.

Организация бухгалтерского учета в бюджетных организациях

Не каждое некоммерческое учреждение можно назвать бюджетным, в законе выделено порядка 30 разных форм некоммерческих учреждений. Точно также не каждое государственное или муниципальное учреждение является бюджетным – существуют автономные, казенные и, собственно, бюджетные организации (Закон № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»). Разница проявляется в нюансах - методы работы, задачи, способы финансирования и т.д. В данном материале речь пойдет строго о бюджетных компаниях.

Госпредприятия имеют различия, которые выражаются в методах работы с поступающими от государства и собственными средствами. В частности, казенные предприятия не могут распоряжаться полученной от коммерческой деятельности (в разрешенных по закону объемах и формах) прибылью в своих целях, они обязаны отдавать их в счет дохода государства. Это не касается других форм. Бухгалтерский учет в казённых учреждениях должен учитывать этот фактор.

При работе с документами и бухгалтерией следует понимать, чем бюджетники отличаются от прочих форм организации государственного предприятия.

Бюджетное учреждение (бюджетная государственная организация) – это некоммерческая организация, созданная РФ или ее субъектом для оказания услуг (обслуживания) населения. Основная сфера работы - образование, медицина, культура и досуг и т.д. Такое предприятие на государственные деньги оказывает услуги или производит работы по заказу государственных органов. Источником средств могут быть различные субъекты РФ. Основная задача бухгалтерского учета в бюджете – точное отражение передвижений и расходования полученных от государства денег.

Бюджетное учреждение по закону может вести коммерческую деятельность, доход от которой используется на собственные нужды. Однако основной источник финансирования – государственные и муниципальные субсидии. Коммерческая составляющая строго контролируется и не может превышать определенный процент от общего дохода.

Учреждение причисляется к бюджетной форме на основании решения уполномоченного органа, а также на основании учредительной документации, где указана форма организации.

Бюджетный учет – единая государственная упорядоченная система сбора, обработки (регистрации) и обобщения информации о состоянии финансовых и нефинансовых активов РФ и ее субъектов. Термин «бюджетный учет» часто применяется в отношении бюджетных учреждений, но это не совсем верно. Согласно закону бюджетный учет ведут казенные госучреждения, а вот остальные занимаются бухгалтерским учетом. Эти понятия не следует смешивать, так как существует различие в методах работы.

План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений

Сервис по составлению учетной политики и плана счетов

Особенности формирования плана счетов бюджетного учреждения

Номер каждого счета в рамках ПС состоит из двадцати шести разрядов и формируется по следующей схеме: 1-17 – классификатор поступления (и выбытия) денежных средств, 18 – вид деятельности организации, 19-21 – код синтетического счета ПС, 22-23 – код аналитического счета ПС, 24-26 - код классификации операций сектора государственного управления (вид поступления).

В номер счета ПС включен код классификации, который позволяет проводить мониторинг передвижения государственных денег. План счетов бухгалтерского учета содержит порядка двух тысяч доступных счетов, однако на практике бухгалтеры пользуются далеко не всеми. Для текущей деятельности предприятие разрабатывает собственный ПС, в который входят только те счета, которые необходимы в процессе работы.

В работе учреждения активно используются счета, входящие в следующие группы:

• Нефинансовые активы. Основные средства учреждения, его нефинансовые активы. План счетов бухгалтерского учета бюджета, в отличие от ПС коммерческих организаций, содержит отдельный счет для вложений в материальные запасы.
• Финансовые активы. Операции с депозитами, акциями, ценными бумагами и т.д. Здесь же – работа с дебиторскими задолженностями.
• Обязательства. Расчет со сторонними поставщиками и подрядчиками, операции по работе с кредиторами.
• Финансовый результат. Информация о финансовых итогах деятельности учреждения: доходы-расходы, годовые итоги и т.д.
• Санкционирование расходов. Учет государственных вливаний и обязательств.

Обращаем ваше внимание, что закон разрешает органам государственной власти и другим уполномоченным органам введение дополнительных разрядов в код аналитического счета ПС в случаях, когда это необходимо внутренним пользователям для работы.

Счета в плане счетов бухгалтерского учета бывают двух видов: активные (учет движения активов предприятия) и пассивные (учет источников формирования и движения средств предприятия).

Проводки в бухгалтерском учете бюджетного учреждения

Проводки в бухгалтерском учете бюджетного учреждения составляются на основании правил, представленных в инструкции к единому плану счетов. При составлении проводок необходимо руководствоваться общими правилами бухучета, применяемыми для всех типов организаций.

Нормативные документы и стандарты бухгалтерского учета в 2019

Бухгалтерский учет в бюджете строго контролируется законодательством.

Основные положения и требования к бухучету содержатся в Федеральном законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Этот документ формирует правовую основу, на которую должен опираться бухгалтер при работе со счетами.

При ведении учета нужно ориентироваться на Федеральные стандарты бухучета.

Справочник по Федеральным стандартам

Единый план счетов для госучреждений описан в Инструкции 157н, а именно для бюджетных учреждений в Инструкции 174н.

Также бухгалтерский учет в бюджете должен принимать во внимание прочие нормативно-правовые акты, уточнения, письма и инструкции, выпускаемые государственными и муниципальными органами, уполномоченными работать с бюджетными средствами.

Требования к ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях

В своей работе бухгалтер должен опираться на общие принципы и задачи бухгалтерского учета и учитывать особенности бюджетной сферы. К ним относятся необходимость вести контроль за точным исполнением утвержденного бюджета, проведение мероприятий по поиску дополнительных доходов, а также необходимость учитывать отраслевые особенности. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях имеет более сложную систему методов и более высокий уровень контроля точности.

Общие правила ведения бухучета должны учитывать следующие принципы: законность, правильность, осмотрительность, достоверность, независимость, постоянство, доступность, уместность, сопоставимость, превосходство формы над содержанием, своевременность, денежные измерители (ФЗ № 402). Помимо этого, бухучет в бюджете должен учитывать принципы и правила работы с бюджетными деньгами.

Задачи бухгалтерского учета в бюджете:

• Формирование и предоставление контролирующим органам полных и достоверных данных о состоянии активов и движении средств на предприятии (как государственных средств, так и полученных от коммерческой деятельности);
• Своевременное предоставление необходимой (и точной) информации о ходе выполнения плана по доходам и расходам бюджетных средств;
• Своевременное предоставление необходимой (и точной) информации о ходе исполнения сметы расходов, участвующих в исполнении государственного бюджета.

Основные требования к бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях:

• Учет должен вестись только в национальной валюте (рублях);
• Учет ведется постоянно с момента регистрации предприятия;
• Содержание аналитического отчета должно соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;
• Каждая хозяйственная и инвентаризационная операция должна подлежать обязательной регистрации.

Под учет попадают все хозяйственные операции, имущественные объекты и обязательства компании.

В бухгалтерском учете в бюджетных учреждениях важна своевременность: все операции должны вовремя быть зарегистрированы и отражены.

Ответственность и штрафы . С 9 июня для учреждений госсектора ввели специальные штрафы за искажение бухгалтерской и бюджетной отчетности. Президент подписал Закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ, который внес поправки в статью 15.15.6 КоАП. Размер штрафа зависит от процента искажения отчетных показателей.

Отчетность за бухгалтерский учет

Правила заполнения и сдачи отчетности описаны в Инструкции 33н .

Бухгалтерская отчетность в бюджете ведется строго на основании Плана счетов, о котором говорилось выше – все требования к отчетности прописаны в соответствующей инструкции. Действует общепринятый принцип двойной записи для всех совершенных операций предприятия: каждое изменение состояния средств, находящихся на балансе учреждения, должно быть отражено, минимум, в двух разных счетах. Все операции отражаются только по факту их совершения (метод начисления), ценности и находящиеся на балансе активы учитываются отдельно.

Что касается сроков, то тут нет существенных отличий от обычного порядка бухучета.

Периодичность отчетности в бухгалтерском учете в учреждениях:

• 1 раз в квартал (1 апреля, 1 июля и 1 октября отчетного года);
• Годовая отчетность (1 января года, следующего за отчетным).

Отчетным считается период с 1 января по 31 декабря включительно. Отчетной датой (дата, на которую составляется бухгалтерская отчетность) считается последний календарный день отчетного периода. Исключение составляют случаи, когда проводится реорганизация или ликвидация учреждения, а также случаи, когда бюджетное учреждение проходит процесс преобразования в казенное.

В бухгалтерском учете в бюджете отчетность заполняется исключительно в рублях с учетом копеек до двух знаков после запятой (использование других валют недопустимо согласно принципам работы с государственными деньгами). Документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером, а в некоторых случаях, руководителем финансово-экономической службы бюджетного учреждения (если таковая имеется на предприятии). Эти же лица несут ответственность перед государством.

В балансе бюджетного учреждения реализуется принцип двусторонности: хозяйственные средства отражаются по вещественному составу и размещению (актив) и источникам формирования, целевому назначению (пассив).

В бухгалтерском учете в бюджете баланс имеет особую структуру. К активу относятся внеоборотные активы (средства для долгосрочного использования) + оборотные (средства, предназначенные для использования в ходе уставной хозяйственной деятельности) + затраты. К пассиву – собственный капитал + обязательства + доходы.

Поскольку бюджетные организации собственных средств не имеют, они покрывают все расходы за счет государственных ассигнаций и поступления специальных средств. Движение этих средств отражается в отчетности.

Ведение бухгалтерского учета - это процедура, посредством которой осуществляется организация и регулирование бухучета обособленного учреждения любого типа. Рассмотрим, каким образом выстраивается система бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях Российской Федерации.

Ведение бухгалтерского учета в бюджетной сфере

Бюджетное учреждение — это отдельная некоммерческая организация, образованная в РФ на любом уровне с целью оказания государственных, муниципальных услуг и реализации конкретных государственных программ (7-ФЗ от 12.01.1996).

В настоящее время классифицируют 3 типа таких учреждений:

• бюджетное;
• автономное;
• казенное.

Ведение бухучета на предприятии таких типов регулируется действующим бюджетным законодательством, а также 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.

Рассмотрим три вида ГБУ в сравнительной таблице:

Наименование сравнительного параметра	Бюджетное	Автономное	Казенное
НПА	7-ФЗ «О некоммерческих объединениях и компаниях»	174-ФЗ «Об автономных организациях»	БК РФ
Основной вид деятельности	Оказание услуг населению в области науки, образования, здравоохранения, социальной защиты		Оказание государственных услуг и выполнение определенных функций
Возможность использования средств от приносящей доход деятельности	Возможно по усмотрению организации (пп. 2, 3 ст. 298 ГК РФ)		Перечисление таких доходов в региональный, федеральный бюджеты
Основной источник финансирования	Субсидирование		Бюджетные средства
Документ, на основании которого осуществляется расходование средств	План финансово-хозяйственной деятельности		Бюджетная смета
Расчетный счет	В органах Федерального казначейства	В ФК и коммерческих банках	В ФК
Владение имуществом	Право оперативного управления
Распоряжение объектами имущества	По факту получения согласия собственника имущественного объекта
Ответственность по основным обязательствам	Ответственность своими активами, за исключением случаев, когда такие обязательства образованы из-за причинения вреда гражданам, при недостатке активов, которыми можно распоряжаться (ответственность остается за учредителем)		Ответственность осуществляется посредством денежных средств. При недостатке таковых наступает ответственность учредителя

Как осуществляется бухгалтерский учет БУ

Особенности ведения бухгалтерского учета бюджетных пользователей предопределяются их организационно-правовой формой. При осуществлении бухучета и составлении отчетности необходимо учитывать не только нормы и правила, закрепленные действующим законодательством, но и отраслевые особенности конкретной организации бюджета: образование, наука, здравоохранение и проч. Финансово-хозяйственная деятельность в БУ, АУ и КУ строится исходя из следующих характеристик:

• учет в разрезе КОСГУ и КБК;
• контроль за исполнением доходных и расходных статей сметы;
• казначейская система исполнения бюджета;
• классификация кассовых и фактических расходов.

Отчетность в обязательном порядке должна предоставляться в вышестоящие контролирующие органы в установленные сроки (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно). Баланс БУ существенно отличается от коммерческих организаций структурой обязательств и активов предприятия.

Порядок применения классификации по КБК утвержден Приказом Минфина РФ от 08.06.2018 № 132н (применяется с 2019 года). Инструкция по составлению и подаче отчетности об исполнении бюджета, формы такой отчетности и правила их заполнения представлены в Приказах Минфина № 191н от 28.12.2010 и № 33н от 25.03.2011. Первичка и основные учетные регистры закреплены Приказом № 52н от 30.03.2015.

Основные правила ведения бухгалтерского учета в БУ, АУ, КУ заключаются в следующем:

1. Бухгалтерский учет ведется только в рублях.
2. Бухгалтерский учет ведется на постоянной основе, начиная с момента регистрации организации.
3. Основы бухучета, а именно бюджетный план счетов и инструкция его применения, утверждены Приказом Минфина № 157н от 01.12.2010. Ключевой метод — двойная запись по корреспондирующим счетам.
4. Аналитические данные должны соответствовать оборотам и сальдо в разрезе синтетических счетов.
5. Каждая финансово-хозяйственная операция должна быть зарегистрирована, проведена и подтверждена первичной документацией.
6. Учреждению необходимо самостоятельно разработать и утвердить учетную политику.
7. В БУ необходимо обеспечить должный уровень внутреннего контроля.
8. Все активы и обязательства учета надлежит периодически пересчитывать.
9. Информация, предоставляемая БУ, АУ, КУ в отчетах, должна быть актуальной и достоверной.

Принципы бухгалтерского учета и отчетности БУ базируются на таких ключевых понятиях, как законность, достоверность, независимость, постоянство, доступность, уместность, правильность, осмотрительность, сопоставимость, своевременность и денежная измеряемость.

Учетная политика учреждения

Правила бухгалтерского учета предусматривают обязательное следование положениям собственной учетной политики предприятия. С 01.01.2019 учетная деятельность организации строится на основании Приказа № 274н от 30.12.2017 об утверждении федерального стандарта бухучета об учетной политике для учреждений государственного сектора. В соответствии с нормами федеральных стандартов, каждому бюджетному учреждению необходимо разработать свою учетную политику (Письмо Минфина РФ № 02-06-05/30974 от 08.05.2018).

Под учетной политикой понимается свод основных способов, методов и правил бухучета в учреждении. Порядок составления УП пользователи также находят в ФЗ № 402 и ПБУ 1/2008.

Учетная политика — это документ, который в первую очередь отражает методологию работы с реальными активами и обязательствами организации. Изменения в этот документ вносятся один раз в год — перед началом нового отчетного периода. Однако предусмотрен ряд ситуаций, когда корректировка УП проводится в течение календарного года.

В УП 2019 года, составленной согласно ФСБУ и действующему законодательству, прописываются следующие аспекты:

• выбранная форма бухучета;
• структурные и отраслевые особенности финансово-хозяйственной деятельности;
• способы амортизации, применяемые в бюджетном учреждении;
• используемые нормативно-правовые акты, первичные документы (журналы, отчетные формы);
• ответственные сотрудники;
• порядок отражения операций с доходностью и затратами, материалами, основными средствами и проч.;
• методы оценки объектов бухучета;
• правила инвентаризации;
• рабочий план счетов и т. п.

Ответственным за формирование и соблюдение правил ​УП назначается главный бухгалтер или иной сотрудник, отвечающий за бухучет на предприятии.

Бюджетный план счетов

Минфин разработал для бюджетной сферы единый план счетов и инструкцию по его применению (Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010). Указанный регистр действителен и для государственных органов, и для БУ. В самом же едином плане есть указание, что каждый тип государственных организаций должен использовать частный план счетов:

• АУ — Приказ № 183н от 23.12.2010;
• БУ — Приказ № 174н от 16.12.2010;
• КУ — Приказ № 162н от 06.12.2010.

ПС для БУ, АУ, КУ состоит из балансовых и забалансовых счетов. Балансовые счета поделены на пять разделов:

1. Нефинансовые активы (ОС, НМА, НПА, ПЗ, готовая продукция, амортизация, расходы, вложения в НФА).
2. Финансовые активы (денежные средства, ЦБ, дебиторская задолженность и т. п.).
3. Обязательства (платежи, кредиторская задолженность).
4. Финансовый результат (счета учета доходов и расходов).
5. Санкционирование расходов (ассигнования, ЛБО, плановые показатели).

На забалансовых счетах отражается движение в стоимостной оценке тех активов, которые не принадлежат организации, либо по установленным причинам не могут быть учтены на балансовых счетах. Например, основные средства стоимостью до 10 000 рублей.

Особенности составления бухгалтерских проводок

Принципы ведения бухгалтерского учета подразумевают отражение результатов финансово-хозяйственной деятельности посредством бухгалтерских проводок. Проводка — это инструмент учета, при помощи которого записываются операции учреждения.

Схема составления проводок довольна проста — каждая операция записывается по дебету одного и кредиту другого (корреспондирующего) счета учета. Данный способ получил название двойная запись. Метод двойной записи — это ключевой принцип ведения бухучета.

Все счета учета подразделяются на три вида:

• активные — на них проводятся активы организации;
• пассивные — необходимы для отражения источников формирования активов, то есть пассивов;
• активно-пассивные, или смешанные — для записи попеременно сформировавшейся дебиторской и кредиторской задолженности перед контрагентами на одном и том же счете, а также для учета активных и пассивных финансовых результатов.

При этом в проводке могут быть учтены следующие комбинации счетов:

• актив — пассив;
• актив — активно-пассивный;
• пассив — активно-пассивный;
• два активно-пассивных счета.

Федеральные стандарты БУ

Бухучет учреждения регулируется не только законодательными нормами, но и, согласно ст. 21 402-ФЗ, федеральными, отраслевыми стандартами, стандартами экономического субъекта и различными методическими рекомендациями.

Под федеральными стандартами учета понимается документация, определяющая ключевые требования к организации и осуществлению учета на предприятии. Федеральные стандарты обязательны к использованию всеми организациями, в том числе бюджетными и государственными учреждениями.

ФС разработаны с целью корректного и эффективного ведения учетной деятельности. Каждый стандарт регламентирует какой-либо раздел учета. При этом стандарты могут определять специальные требования к бухучету организаций, относящихся к бюджетной сфере РФ.

В 2019 году начали действовать пять стандартов:

• концептуальные основы учета и отчетности организаций госсектора (Приказ Минфина России № 256н от 31.12.2016);
• основные средства (Приказ № 257н от 31.12.2016);
• аренда (Приказ № 258н от 31.12.2016);
• обесценение активов (Приказ № 259н от 31.12.2016);
• предоставление отчетности (Приказ № 260н от 31.12.2016).

С 2019 года также введены новые стандарты:

• учетная политика, оценочные знания и ошибки (Приказ Минфина РФ № 274н от 30.12.2017);
• события после отчетной даты (Приказ № 275н от 30.12.2017);
• отчет о движении денежных средств (Приказ № 278н от 30.12.2017);
• доходы (Приказ № 32н от 27.02.2018);
• влияние изменений курсов иностранных валют (Приказ № 122н от 30.05.2018).

Все стандарты будут вводиться постепенно вплоть до 2021 года.

Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!

Основными документами, регламентирующими вопросы бюджетного учета казенных учреждений, органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления и бухгалтерского учета бюджетных и автономных учреждений, являются:

Бюджетный кодекс РФ;

Гражданский кодекс РФ;

Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях";

Федеральный закон от 03.11.2006 N 174-ФЗ "Об автономных учреждениях";

Федеральный закон от 06.12.2011г. №402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (вступил в силу с 01.01.2013г.);

Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению"

Приказ Минфина России от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению"

Приказ Минфина России от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению";

Приказ Минфина России от 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению";

Инструкция N 157н содержит:

1) Общие единые требования к организации учета;

2) Общие правила ведения учета:

3) Требования к первичным (сводным) учетным документам и регистрам бухгалтерского учета;

4) Обязательные требования к структуре аналитического учета;

5) Общие положения по составу регистров бухгалтерского учета.

Инструкцией 157н установлены основные принципы организации бухгалтерского учета:

1. Метод двойной записи. Бухгалтерский учет государственного (муниципального) имущества, обязательств, операций, их изменяющих (фактов хозяйственной деятельности), финансовых результатов осуществляется методом двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов учреждения.

2. Метод начисления. Бухгалтерский учет ведется методом начисления, согласно которому результаты операций признаются по факту их совершения, независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства (или их эквиваленты) при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций.

3. Непрерывность. Бухгалтерский учет ведется непрерывно исходя из предположения, что учреждение будет осуществлять свою деятельность в обозримом будущем.

4. Полнота. Информация в денежном выражении о состоянии активов и обязательств, об операциях, их изменяющих, и финансовых результатах указанных операций (доходах, расходах), отражаемая на соответствующих счетах рабочего плана счетов учреждения, должна быть полной. Также должна учитываться существенность этой информации.

5. Прозрачность (открытость). Информация об имуществе, обязательствах и операциях, их изменяющих, а также о результатах исполнения бюджета и (или) хозяйственной деятельности учреждения формируется им на соответствующих счетах бухгалтерского учета с обеспечением аналитического учета (аналитики) в объеме показателей, предусмотренных для представления внешним пользователям (опубликования в средствах массовой информации) согласно законодательству РФ.

6. Сопоставимость. Данные бухгалтерского учета и сформированная на их основе отчетность государственного (муниципального) учреждения должны быть сопоставимы (в том числе за различные финансовые (отчетные) периоды деятельности учреждения) вне зависимости от его типа.

7. Стабильность. Рабочий план счетов учреждения, а также требования к структуре аналитического учета, утвержденные в рамках формирования учетной политики учреждением, применяются непрерывно и изменяются при условии обеспечения сопоставимости показателей бухгалтерского учета и отчетности за отчетный, текущий и очередной финансовый годы (очередной финансовый год и плановый период).

8. Достоверность. В бухгалтерском учете должна быть отражена информация, не содержащая существенных ошибок и искажений и позволяющая положиться на нее как на правдивую. В целях применения Инструкции N 157н существенной признается информация, пропуск или искажение которой может повлиять на экономическое решение учредителей учреждения (пользователей информации), принимаемое на основании данных бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской отчетности учреждения.

9. Раздельный учет имущества. Имущество, являющееся собственностью учредителя государственного (муниципального) учреждения, учитывается учреждением обособленно от иного имущества, находящегося у данного учреждения в пользовании (в управлении, на хранении).

10. Разделение ответственности по обязательствам. Обязательства, по которым учреждение отвечает имуществом, находящимся у него на праве оперативного управления, а также указанное имущество учитываются в бухгалтерском учете учреждений обособленно от иных объектов учета.

Инструкция N 162н устанавливает единый порядок ведения бюджетного учета, а также его нормативно-правовое регулирование. Она распространяется:

На органы государственной власти;

Органы местного самоуправления;

Органы управления государственными внебюджетными фондами и органы управления территориальными государственными внебюджетными фондами;

Государственные академии наук;

Казенные учреждения;

Иные юридические лица, осуществляющие согласно законодательству РФ бюджетные полномочия получателя бюджетных средств (учреждения);

Органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы РФ, органы Федерального казначейства, финансовые органы субъектов РФ (муниципальных образований), осуществляющие открытие и ведение лицевых счетов государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений;

Финансовые органы и органы управления государственных внебюджетных фондов и территориальных государственных внебюджетных фондов, осуществляющие составление и исполнение бюджетов;

Бюджетные учреждения (до принятия в отношении них соответствующими органами решения о предоставлении им субсидии из бюджета согласно п. 1 ст. 78.1 БК РФ) .

Инструкция N 174н устанавливает единый порядок ведения бухгалтерского учета бюджетными учреждениями , а также его нормативно-правовое регулирование. Она распространяется:

На государственные (муниципальные) бюджетные учреждения, в отношении которых органами государственной власти (органами местного самоуправления) принято решение о предоставлении им субсидий из соответствующего бюджета;

Государственные академии наук, в отношении которых органами государственной власти принято решение о предоставлении им субсидий из соответствующего бюджета, и созданные ими учреждения.

Единый порядок ведения бухгалтерского учета автономными учреждениями и его нормативно-правовое регулирование регламентированы Инструкцией N 183н .

Основным локальным актом, регламентирующим организацию и ведение бюджетного учета в конкретном казенном учреждении, бухгалтерского учета в конкретном бюджетном или автономном учреждении, является учетная политика. Она утверждается приказом руководителя учреждения. В учетной политике дается описание порядка ведения бюджетного/бухгалтерского учета.

Учет - это составная часть управления экономическими процессами и объектами, сущность которого состоит в фиксации их состояния и параметров, сборе и накоплении сведений об экономических объектах и процессах, отражении этих сведений в учетных регистрах.

Бухгалтерский учет в сфере государственного управления носит название «бюджетный учет».

Бюджетный учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований (органов государственной власти, органов управления государственных внебюджетных фондов, органов управления территориальных государственных внебюджетных фондов, органов местного самоуправления и созданных ими бюджетных учреждений) и операциях, приводящих к изменению вышеуказанных активов и обязательств. Так определяется это понятие в Бюджетном Кодексе РФ и Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.06 г. №25н (в новой Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.12.2008 №148н, определение бюджетного учета не приводится ввиду его очевидности).

Кроме бюджетного (бухгалтерского) учета организации государственного сектора экономики должны осуществлять налоговый учет, а также возможно ведение управленческого учета в зависимости от сферы интересов организации и осуществляемой ею деятельности. Бюджетный, управленческий и налоговый учет представляет собой сложную информационно-технологическую систему, которая служит информационной базой для принятия управленческих решений.

К основным задачам бухгалтерского учета в бюджетных организациях относятся:

• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой пользователям бухгалтерской отчетности;
• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• определение финансового результата деятельности бюджетного учреждения, фактическая оценка степени исполнения бюджета;
• контроль целевого расходования средств;
• предупреждение необоснованных затрат;
• обнаружение нарушения плановой и финансово-бюджетной дисциплины;
• контроль за наличием и сохранностью материальных и денежных средств;
• выявление скрытых резервов.

Проводимая реформа государственного сектора экономики отвела бюджетному учету особенную роль, так как он становится связующим звеном во взаимодействии всех участников бюджетного процесса.

Унификация учетных инструментов и интеграция счетов бюджетного учета и кодов бюджетной классификации в едином Плане счетов бюджетного учета позволяет оптимизировать систему отражения экономической информации, а также помогает проводить анализ активов, обязательств и операций по экономическим потокам. Действующий План счетов бюджетного учета позволяет формировать требуемую международными стандартами полную и прозрачную информацию. Кроме того, установлены единые правила и требования относительно ведения бюджетного учета всеми участниками бюджетного процесса РФ.

В настоящее время осуществляется непрерывное и активное реформирование бюджетного процесса. В бюджетное законодательство постоянно вносятся многочисленные изменения и дополнения, связанные с регулированием порядка применения бюджетной классификации, ведения учета, составления и представления отчетности бюджетными учреждениями, а также вносящие коррективы в документы, освещающие особенности налогообложения и уплаты НДС, налога на имущество организаций, ЕСН и др. Это обстоятельство требует повышенного внимания к изменениям в нормативных документах, регламентирующих бюджетный учет.

Рассмотрим комплекс основных документов, являющихся нормативной основой бухгалтерского учета в бюджетных организациях.

Единые методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. с последующими изменениями. Кроме того, современные требования ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности определены в Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н, зарегистрированном в Минюсте РФ 12.02.2009 № 13309, (далее - Инструкция №148н). С введением Инструкции № 148н была отменена Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Минфина России от 10.02.06 г. №25н, которая устарела в ходе меняющейся экономической ситуации.

Инструкция № 148н устанавливает единый порядок ведения бюджетного учета в органах государственной власти, органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления территориальных государственных внебюджетных фондов, органах местного самоуправления, бюджетных учреждениях, в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации (далее - органы казначейства), а также в финансовых органах и органах управления государственных внебюджетных фондов и территориальных государственных внебюджетных фондов, осуществляющих составление и исполнение бюджетов (далее - финансовые органы).

Действие Инструкции по бюджетному учету №148н распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2009 года.

Однако работникам бухгалтерских служб бюджетных учреждений при организации работы необходимо пользоваться не только упомянутым нормативным актом, но и, как уже отмечалось, оперативно отслеживать изменения законодательной и нормативной базы, в той или иной степени касающиеся механизма действия бюджетной системы. К подобным законодательным актам относятся Письма Министерства финансов РФ, а также ежегодный Федеральный закон «О Федеральном бюджете» на соответствующий период и другие документы.

Требования к ведению бюджетного учета регламентированы Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 03.11.2006) и нормативными документами по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях, перечисленными выше. При этом основными являются следующие:

1. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.
2. Бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3. Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета, сформированный на основании утвержденного Плана счетов бюджетного учета.
4. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.
5. Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

Субъектами бюджетного учета являются все участники бюджетного процесса.

Объекты бюджетного учета определяются относительно используемого метода учета .

Вообще, в практике бухгалтерского учета известны четыре метода учета. Они выделены международной организацией бухгалтеров, занимающейся разработкой Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО) в государственном секторе.

Кассовый метод применяется уже несколько столетий. Предусматривает регистрацию всех событий кассовых поступлений на счета бюджетов и кассовых выбытий со счетов бюджетов. При этом в рамках бухгалтерского учета никакие активы и обязательства, кроме средств бюджета, учету не подлежат. Кроме того, в кассовый учет обязательно внедрялся также учет бюджетных обязательств и бюджетных ассигнований, т. е. этапов санкционирования.

Модифицированный кассовый метод как вариант был использован в Инструкции об исполнении бюджета №15н. В данном случае в дополнение к простой регистрации денежных потоков и остатков средств бюджета были введены счета для регистрации некоторых дополнительных активов и для регистрации обязательств .

Модифицированный метод начислений, при котором операции регистрируются не по потокам денежных средств, а при их осуществлении сразу (начисляются доходы и расходы, признаются активы и обязательства). В данном случае имеет место одна особенность - метод не предусматривает начисления амортизации, т.е. нефинансовые активы либо активы, приобретаемые при модифицированном методе начислений, после их приобретения сразу списываются на расходы. Сделано это было для облегчения учета, однако породило проблему учета фактической стоимости активов.

Метод начислений, при котором все операции признаются в момент их возникновения, но все активы списываются на расходы в том периоде, в котором они используются, т.е. пропорционально в течение всего срока полезной службы, что связано с начислением амортизации.

Таким образом, по методу начислений объектами учета служат: активы, обязательства, доходы, расходы, финансовый результат, счета по учету санкционирования расходов и юридические обязательства.

По кассовому методу объектами учета являются: кассовые поступления, кассовые выбытия, финансовый результат и расчеты, финансовые активы и обязательства, связанные с кассовыми поступлениями и выбытиями, а также счета по учету санкционирования расходов и юридические обязательства.

Подробная классификация объектов бюджетного учета содержится в Плане счетов бюджетного учета, который действует согласно Инструкции по бюджетному учету №148н от 30.12.2008 г. и является единым для двух областей бюджетного учета:

• учета исполнения бюджетов;
• учета исполнения смет доходов и расходов бюджетных учреждений.

В настоящее время, согласно Инструкции по бюджетному учету №148н, метод начислений используется для учета операций по текущей деятельности бюджетными учреждениями (главными распорядителями, распорядителями, получателями бюджетных средств), а кассовый метод по-прежнему используется органами, организующими исполнение бюджетов (финансовыми органами) и органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнение бюджетов (органами казначейства) .

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ руководитель бюджетного учреждения обязан:

1. согласовать с главным бухгалтером и утвердить перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы. Напомним, что все документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами;

2. утвердить для организации работы бухгалтерской службы следующие локальные нормативные документы:

   • рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для своевременного и полного ведения бухгалтерского учета и представления отчетности;
   • формы первичных учетных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
   • порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;
   • правила документооборота и технология обработки учетной информации;
   • порядок контроля за хозяйственными операциями и др.

Кроме того, согласно действующей Инструкции № 148н, руководитель (заместитель руководителя):

• обязан присутствовать при нанесении инвентарных номеров на объекты основных средств (п. 19 Инструкции № 148н);
• должен присутствовать при маркировке специальными штампами предметов мягкого инвентаря. При этом маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя (п. 59 Инструкции № 148н);
• если в учреждении принято, что наличные денежные средства для выплаты заработной платы выдаются из кассы раздатчикам, то руководитель учреждения утверждает список этих лиц своим приказом. Его копия должна находиться в кассе учреждения, а с раздатчиками обязательно заключается договор о полной материальной ответственности (п. 105 Инструкции № 148н);
• при обнаружении пропажи или уничтожения первичных документов и регистров бюджетного учета руководитель учреждения должен приказом назначить комиссию по расследованию причин происшествия. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель (п. 6 Инструкции №148н).

Согласно п. 166 Инструкции № 148н авансы под отчет сотрудникам учреждения могут выдаваться только по распоряжению руководителя. Чтобы получить аванс, нужно подать письменное заявление, указав в нем назначение аванса и срок, на который выдаются подотчетные суммы.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ (п. 2 ст. 6), руководитель в зависимости от объема учетной работы имеет право:

1. учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
2. ввести в штат должность бухгалтера;
3. передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
4. вести бухгалтерский учет лично.

Другими нормативными документами, в том числе Бюджетным кодексом РФ, за руководителями бюджетных учреждений также закрепляются права получателей, в частности в пределах ассигнований, предусмотренных в утвержденной распорядителем смете доходов и расходов:

• получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды;
• разрешать выдачу авансов и заработной платы работникам учреждения;
• расходовать в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения;
• утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по инвентаризации, акты о списании пришедших в ветхость и негодность основных средств и других материальных ценностей в соответствии с действующим законодательством;
• решать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Кроме того, руководитель бюджетного учреждения имеет право на:

• заключение хозяйственных договоров (кроме случаев, когда действующим порядком предусмотрена централизованная поставка отдельных видов материальных запасов);
• принятие кадровых решений - прием и увольнение работников, повышение окладов, установление надбавок и доплат, разрешение на совмещение и совместительство, а также на заключение договоров гражданско-правового характера (с лицами, не являющимися работниками учреждений) - при наличии выделенных бюджетных ассигнований по соответствующей статье расходов.

Руководители несут ответственность:

• за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций (п. 1 ст. 6 Закона № 129-ФЗ);
• за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности;
• за уклонение от ведения бухгалтерского учета, а также за искажение бухгалтерской отчетности и несоблюдение сроков ее представления и публикации (ст. 18 Закона № 129-ФЗ).

За указанные нарушения руководитель бюджетного учреждения может привлекаться к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ, главный бухгалтер обязан:

1. обеспечивать соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ;
2. обеспечивать контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Кроме того, главный бухгалтер:

• осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности организации и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности организации;
• руководит разработкой и осуществлением мероприятий, направленных на соблюдение государственной и финансовой дисциплины;
• организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением;
• организует учет исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (оказания услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;
• присутствует при нанесении инвентарных номеров на объекты основных средств (п. 19 Инструкции № 148н);
• должен присутствовать при маркировке специальными штампами предметов мягкого инвентаря (п. 59 Инструкции № 148н).

Согласно Инструкции №148н, подпись главного бухгалтера должна обязательно присутствовать:

• в денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах;
• в содержательной части авансового отчета;
• в оформляющей части таких документов, как Книга учета животных, Книга регистрации боя посуды, Книга учета бланков строгой отчетности, Реестр ценных бумаг, Книга учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке.

Главный бухгалтер вправе требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей; вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению ее деятельности; запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей; привлекать к решению возложенных на него задач специалистов других отделов с согласия соответствующих руководителей.

Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики учреждения, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ (п. 2 ст. 6), бухгалтерский учет в учреждении может вести бухгалтерия, как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Если организация небольшая, то бывает достаточно одного штатного бухгалтера. Учреждение может и не иметь в своем штатном расписании ставки бухгалтеров. В этом случае, оплата услуг по ведению бухгалтерского учета производится на основе договора гражданско-правового характера. Руководитель организации может также вести бухгалтерский учет лично.

Особенностью передачи (полностью или частично) функций по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях является то, что делается это, как правило, на основании решения собственника имущества - соответствующего главного распорядителя или распорядителя бюджетных средств.

Централизация бюджетного учета (то есть функционирование централизованных бухгалтерий) может осуществляться на основании конкретного нормативного распорядительного документа, принятого соответствующим органом государственной власти (министерством, ведомством, органом государственной власти субъекта РФ или органа местного самоуправления), если это не противоречит текущему законодательству.

Пример структуры бухгалтерии крупного бюджетного учреждения приведен в Приложении 2 .

Рассмотрим обязанности основных членов бухгалтерской группы бюджетного учреждения.

Заместитель главного бухгалтера по начислению заработной платы выполняет работы по начислению в установленном порядке всех видов заработной платы; осуществляет ввод данных для начисления заработной платы работникам предприятия в компьютерные системы (оклады, премии, приработки, материальная помощь, социальные льготы), выдачу справок работникам предприятия по вопросам начисления заработной платы и других выплат и удержания из них, обработку первичной документации по соответствующим участкам учета (приказы, листки о временной нетрудоспособности, премии, выплаты за сверхурочную работу, отпуска, распоряжения), начисление налоговых платежей в бюджеты различных уровней, отчисления во внебюджетные фонды, производит сверку по платежам с налоговыми органами, пенсионным фондам, фондом социального страхования, фондом обязательного медицинского страхования, а также осуществляет контроль за сохранностью бухгалтерских документов, подготовка данных для составления отчетности и оформление их для передачи в архив.

Заместитель главного бухгалтера по материальной части осуществляет учет основных средств, заполняет карточки с характеристикой на каждый объект основных средств, начисляет амортизацию, ведет учет материальных ценностей, принимает отчеты о расходе материалов, ведет оборотные ведомости и мемориальные ордера, заполняет договора о материальной ответственности с подотчетными лицами, осуществляет контроль за проведением инвентаризаций товарно-материальных ценностей.

Данный работник бухгалтерии вместо главного бухгалтера может присутствовать при нанесении инвентарных номеров на объекты основных средств (п.19 Инструкции № 148н), а также при маркировке специальными штампами предметов мягкого инвентаря (п.59 Инструкции № 148н).

Заместитель главного бухгалтера по материальной части вправе требовать от подотчетных лиц надлежащего хранения и учета материальных ценностей, проводить ревизии, вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением обязанностей, предусмотренной должностной инструкцией.

Заместитель главного бухгалтера финансовой группы ведет работу по обеспечению строгого соблюдения финансовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания с бухгалтерского баланса дебиторской задолженности и других потерь; осуществляет подготовку платежных поручений и контроль за своевременной оплатой по ним, оформление первичной документации (обработка и оплата счетов, счетов-фактур поставщиков), выставление счетов, счетов-фактур, актов клиентам, контроль оплаты клиентами счетов (ежедневно), контроль возврата актов выполненных услуг от клиентов, участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления экономии бюджетных средств.

Бухгалтер-кассир осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность; оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком денежные средства в банке по чекам организации; осуществляет выдачу из кассы наличных денег и бланков строгой отчетности работникам предприятия; сдает в соответствии с установленным порядком денежные средства в банк, получает в банке выписки по расчетному счету, обеспечивает бесперебойную работу касс предприятия, контролирует отсутствие нарушений правил торговли в работе касс, составляет кассовую отчетность, принимает все меры для обеспечения сохранности вверенных ему денежных средств и денежных документов и предотвращения ущерба.

Бухгалтер-кассир несет ответственность:

1. за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
2. за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
3. за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Ведущие бухгалтера выполняют следующие функциональные обязанности:

1. Осуществление приема и контроля первичной документации по соответствующим участкам бухучета и подготовка их к счетной обработке.
2. Оформление первичной документации.
3. Осуществляет приём и обработку документов для начисления заработной платы, ведёт лицевые счета сотрудников и карточки персонифицированного учёта налогов, готовит расчётно-платёжные и платёжные ведомости и представляет их для проверки главному бухгалтеру.
4. Ведение складского учета, анализ дебиторской и кредиторской задолженности перед поставщиками, акты сверки с поставщиками.
5. Ведение участка «услуги сторонних организаций», анализ дебиторской и кредиторской задолженности, акты сверки со сторонними организациями.
6. Составление книги покупок.
7. Подготовка данных по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности.
8. Оформление бухгалтерских документов для их архивирования.
9. Выполнение работ по формированию, ведению и хранению бухгалтерской информации.

Кассиры осуществляют контроль за исправностью и правильной эксплуатацией контрольно кассовых машин, записывают показания счетчиков, получают от покупателей деньги за товары, осуществляют продажу входных билетов и талонов на оказание услуг, готовят денежную выручку по окончании рабочего дня, составляют кассовый отчет и сдают выручку бухгалтеру-кассиру вместе с кассовым отчетом. Нигде, никогда и ни в какой мере не разглашает известные ему сведения об операциях по хранению ценностей, их отправке, перевозке, охране, сигнализации, а также служебных поручениях по кассе.

Кассиры имеют право вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными должностной инструкцией обязанностями; требовать от руководства учреждения оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Все операции, проводимые бюджетными учреждениями (финансовыми органами, органами казначейства), оформляются первичными документами, форма и перечень которых приводится в приложении № 2 к Инструкции по бюджетному учету № 148н. При этом все применяемые первичные документы подразделяются на 2 группы.

Первую группу составляют 20 унифицированных форм первичных документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД).

Вторую группу формирует 21 специальная форма первичных документов, относящихся к классу 05 «Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации» ОКУД, с указаниями по их применению. Среди них:

• формы документов, связанные с бюджетной спецификой учета материальных ценностей;
• формы документов, связанные с бюджетной спецификой учета кассовых операций и заработной платы;
• Прочие специфические формы документов.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа. Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа. В первичных документах в обязательном порядке должны присутствовать наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи и расшифровка подписей.

На третьем, заключительном этапе, проводится:

• группировка документов - процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;
• арифметическая проверка, состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;
• таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;
• контировка - процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Что касается наличия печатей, то в соответствии с государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р6.30-2003), утвержденным постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 года № 65-ст, печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами или на копиях документов.

Печати должны присутствовать также там, где это предусмотрено учетной политикой предприятия (графиком документооборота), действующим законодательством, договором или соглашением сторон по обязательству (сделке).

Например, наличие печатей на актах приемки выполненных работ (услуг) необходимо в случае, если это определено условиями хозяйственного договора (письмо Госналогинспекции по г. Москве от 10 февраля 1995 года №11-13/2072 «О первичных документах по отражению хозяйственных операций»).

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, согласно Положению о документообороте, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Во все первичные документы не допускается внесение неоговоренных исправлений. Если в документе допущена ошибка, она исправляется корректурным способом. При составлении документа вручную, неправильная запись перечеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленный текст, сверху делается правильная запись, которая оговаривается надписью « исправлено» и подтверждается подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. При составлении документа с помощью средств вычислительной техники, если ошибка обнаружена на стадии составления документа, документ следует переделать, если же ошибка обнаружена позже, исправление делается аналогичным способом.

Следует обратить особое внимание на то, что внесение исправлений в кассовые и банковские первичные учетные документы не допускается. Если в документе обнаружена ошибка, следует составить новый документ. Внесение исправлений в кассовую книгу допускается, исправления делаются корректурным способом и должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером организации.

Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для ведения бюджетного учета в учреждениях (финансовых органах, органах казначейства) применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели (всего более 50-ти позиций), которые приведены в приложении № 3 к Инструкции №148н. Формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, а также правила их ведения, утверждаются органом, организующим исполнение соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета:

1. Журнал операций по счету «Касса»;
2. Журнал операций с безналичными денежными средствами;
3. Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
4. Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
5. Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
6. Журнал операций расчетов по оплате труда;
7. Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
8. Журнал по прочим операциям;
9. Главная книга.

Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

В органах казначейства и в финансовых органах ведется Журнал по прочим операциям, данные из которого записываются в Главную книгу ежедневно.

При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы Российской Федерации органами казначейства учет операций ведется в отдельной Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.

Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета, производится в следующем порядке:

• ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись «исправлено»;
• ошибочная запись, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера, оформляется по способу «Красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;
• ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу «Красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «Красное сторно», оформляются Справкой (ф. 0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.

По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке следует указать: наименование учреждения (органа казначейства, финансового органа); название и порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле).

В случае пропажи или уничтожения первичных учетных документов и регистров бюджетного учета руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения.

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящее учреждение (орган) по ведомственной принадлежности.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация проводится учреждением (органом казначейства, финансовым органом) в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, где даются методические указания о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно:

1. при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже собственного имущества учреждения, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
3. при смене материально ответственных лиц;
4. при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
5. в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
6. при реорганизации или ликвидации организации;
7. в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

1. излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на увеличение финансирования;
2. недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на уменьшение финансирования.

Перечень форм первичной учетной документации и регистров бюджетного учета с указанием обязательных реквизитов и показателей, необходимых для проведения инвентаризации в бюджетном учреждении приводится в Приложениях 2 и 3 к Инструкции по бюджетному учету № 148н.

Автоматизация бюджетного учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим разделам Плана счетов бюджетного учета.

В условиях комплексной автоматизации бюджетного учета в учреждении операции формируются в базах данных используемого программного комплекса. При выведении регистров бюджетного учета на бумажные носители допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной формы документа, при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограмме) содержат соответствующие реквизиты и показатели регистров бюджетного учета, предусмотренные Инструкцией №148н и утверждающим документом соответствующего финансового органа.

Требования, предъявляемые к программным средствам для автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений следующие:

• соответствует требованиям к ведению учета, регламентированным нормативными документами по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях;
• оперативная поддержка законодательства;
• полнофункциональный комплекс готовых решений по автоматизации основных участков бюджетного учета;
• единый взаимосвязанный технологический процесс обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса;
• работа в едином информационном пространстве;
• единый документооборот;
• однократный ввод данных;
• использование государственных классификаторов;
• обмен данными с казначейскими системами;
• обмен данными с системами типа «Клиент-Банк»;
• формирование бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде;
• возможность подключения внешних отчетов, сохранение любой отчетной информации в виде excel-файлов;
• другое.

Вопросы для самопроверки:

1. Что представляет собой бюджетный учет?
2. Каковы основные задачи бюджетного учета?
3. Какими нормативными документами регламентируется организация и ведение бюджетного учета?
4. Перечислите основные требования к ведению бюджетного учета.
5. Что представляет собой «метод начисления»?
6. Каковы права, обязанности и ответственность руководителя бюджетного учреждения?
7. Каковы права и обязанности главного бухгалтера бюджетного учреждения?
8. Какие группы форм первичных учетных документов применяются бюджетными учреждениями?
9. Какие требования предъявляются к оформлению первичных документов?
10. Опишите порядок проверки первичных учетных документов в бухгалтерии.
11. Назовите основные виды учетных регистров бюджетного учета.
12. Опишите порядок внесения исправления в первичные учетные документы.
13. Каков порядок исправления ошибки, обнаруженной до момента представления бухгалтерского баланса и не требующей изменения данных в журналах операций?
14. Каков порядок исправления ошибочной записи, обнаруженной до момента представления баланса и требующей изменений в журнале операций?
15. Как исправляется ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бюджетная отчетность в установленном порядке уже представлена?
16. Каков порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов?
17. Какие основные требования предъявляются к автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений?