Как известно, на сегодняшний день существуют разнообразные формы оплаты труда сотрудников на предприятии. В зависимости от формы оплаты, а также от ее составляющей используются те или иные документы для учета.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Вообще, самыми распространенными формами ЗП на сегодняшний день является:
- Окладная.
- Без окладная.
- Оклад + % от продаж.
- Система на комиссионной основе.
- Тарифная и без тарифная.
При тарифной системе , сотруднику полагаются дополнительные выплаты в зависимости от условий труда (тяжелая, вредная и т. д.). Причем такая доплата установлена правовыми актами, перечень которых представлен в ТК.
Окладная часть устанавливается работодателем, прописывается в трудовом договоре и является неизменной в соответствии с трудовым договором.
Без окладная форма расчета представляет собой выплаты, строящиеся только на основе выполненных работ, то есть своего рода сдельная оплата труда. Такая форма оплаты считается исходя из отчетов сотрудников, выполненных заказов-нарядов и так далее.
Форма оклад +% от продаж , самая распространенная форма расчета, здесь потребуется отчет по продажам, как самого сотрудника, так и начальника отдела, если таковой имеется.
Что такое платежная ведомость, и в каких случаях используется.
Платежная ведомость отражает все начисления по заработной плате сотрудников компании. Является бухгалтерским документом. В зависимости от структуры компании, платежная ведомость может, состоят:
- Одной части , где отражаются данные по начислениям ЗП всех работников предприятия.
- Нескольких частей. Здесь выплаты разделены в зависимости от подразделений, отделов компании.
Платежная ведомость необходима для бухгалтерской отчетности точных исчислений по каждому из сотрудников компании и для учета заработных выплат. Ведомость включает полную информацию по отработанному периоду, то есть рассчитывается рабочее время, учитывается отпуска, больничные и опоздания.
Существуют несколько форм для правильного исчисления:
- Платежно-расчетная ведомость Т-49. Такая форма зарплатной ведомости используется для первичной отчетности. Здесь учитывается 23 графы, где подробно расписывается все расчетные начисления ЗП. При заполнении формы Т-49 не требуются иные формы для заполнения. Данный документ содержит в себе общие начисления и удержания, благодаря которым выводится общий результат.
- Расчетная ведомость Т-51. Образно говоря, данная форма используется при безналичных выплатах заработной платы. Оформляется исключительно в единственном экземпляре и заполняется бухгалтером.
- Платежная ведомость под номером Т-53.
Применяется для выдачи заработной платы, декларируется сотрудниками росписью. Составляется на базе формы Т-51. Документ состоит из личных данных сотрудника, а именно:
- точной выплаченной суммы.
Правила заполнения
Заполнение расчетной ведомости является очень ответственным делом. Оно требует большого внимания.
После заполнения ведомости, необходимо зарегистрировать ее в журнале. Такой журнал меняется раз в год:
- Итак, на первом листе необходимо указать имя фамилию и отчество сотрудника или наименование предприятия.
- Следующая колонка посвящена код классификации компании и номер корреспондирующего счета.
- Указывается дата заполнения ведомости.
- Затем прописывается полная сумма выданных средств, как цифренно, так и прописью.
- В конце первого листа прописывается дата расчетного периода.
- Далее ведомость заверяется руководителем.
- Затем происходит непосредственно сама выдача ЗП и заполнение ведомости. То есть:
- Прописывается ФИО сотрудника.
- Напротив, прописывается сумма выдачи.
- И в последней колонке роспись сотрудника о получении средств.
- После всего процесса необходимо подать на проверку ведомость главному бухгалтеру.
- Ведомость закрывается.
- На титульном листе документа прописывается полное наименование компании , а также код организации, номер ведомости и дата заполнения.
- Табличная часть ведомости включает в себя личные данные сотрудников – ФИО, порядковый и табельный номер работника и его должности, а также количество выработанных часов, сумма выплат по каждому из сотрудников. Здесь же указывается размер удержанных денежных средств, если таковые имеются.
Исправление в платежной ведомости
Конечно, лучше всего ничего не исправлять в бухгалтерских документах, во-первых, с эстетической точки зрения, это выглядит некрасиво, а во-вторых, исправления влекут за собой определенные трудности.
Однако, человеческий фактор не всегда играет на руку, тем более что зачастую такие опечатки делаются не намеренно, поэтому следует поступить таким образом:
- Аккуратно, одно прямой чертой зачеркнуть исправляемый фрагмент.
- Рядом или сверху написать верный вариант.
- Все лица, которые до исправления подписывали ведомость, должны повторить эту процедуру для заверения новой надписи.
- Поставить дату исправления.
Закрытие платежной ведомости
Закрытие платежной ведомости происходит в срок указанный на титульном листе. При этом не все работники могут к тому времени получить заработную плату. В таком случае бухгалтеру необходимо сделать следующие:
- Возле ФИО сотрудника , не получившего заработную плату ставиться надпись «Депонировано».
- Снизу от табличной части ведомости , подсчитывается и указывается общая выданная сумма, и общая депонированная.
- Кассир/бухгалтер или руководитель заверяет ведомость подписью.
- Далее, выписывается расходный ордер , где указывается выданная сумма. Номер ордера вписывается в соответствующей графе ведомости.
- Далее, ведомость отправляется в бухгалтерский архив для хранения.
Стоит учесть, что платежная ведомость подвергается налоговой проверки, поэтому, как и при заполнении, так и при закрытии стоит уделить этому документу особое внимание.
Хранение и учет
Как известно, многие бухгалтерские документы хранятся в архивах компании долгое время. Так, платежная ведомость сохраняется в течение 5 лет, если за этот период будет проходить отчетная проверка. В обратном же случае документ сохраняется в течение 75 лет.
Учет заработных выплат ведется на основе формы В-8. В платежной ведомости учитываются различные прибавки, премии, удержания, а также прочие выплаты, предусмотренные ТК РФ.
Также следует учесть важный момент. В случае если по истечении 3 дней со дня выплат, сотрудник не получает ЗП, то данные вносятся в графу депонирования и переносятся в ведомость будущего месяца.
Также следует отметить, что за последние годы, появившиеся бухгалтерские софты заметно модернизировались. И в контексте данной темы. А именно все процессы начисления происходят автоматически.
Ответственные лица
Ответственными лицами за платежную ведомость является главный бухгалтер и собственник компании. То есть за все дополнительные выплаты, а также удержания из заработной платы ответственность несет бухгалтер. При этом, если на документе не стоит подпись главного бухгалтера документы являются недействительными.
Кассир, если таковой числится в штате компании, занимается приемом, хранением, а также выдачей и учетом денежных средств. При отсутствии кассира на предприятии его обязанности выполняет бухгалтер.
Согласно законодательству РФ, удержание заработной платы более чем на срок указанный в ТК РФ, грозит уголовной, материальной или административной ответственностью. Поэтому, если бухгалтер отсутствует на рабочем месте вследствие болезни или отпуска в день выдачи ЗП, руководитель обязан назначить заместителя бухгалтера.
Выплата зарплаты по ведомости
Как правило, заработную плату сотрудники получают 2 раза в месяц. Причем чаще всего это 15 и 30-е число каждого месяца. Так как денежные процедуры всегда очень ответственные, в компании выделяется специальное место для выдачи ЗП. Это либо касса, либо кабинеты бухгалтера или руководителя.
Работник компании при получении денежных средств, должен пересчитать сумму, поставить подпись о получении соответствующей суммы, что будет означать, что он согласен с полученной суммой и претензий не имеет.
Платежная ведомость оформляется кассиром, бухгалтером или руководителем. В случае если сотрудник не смог получить ЗП, по причине болезни, командировке или другим, то напротив его фамилии прямо в ведомости пишется «Депонировано».
После окончания выдачи заработной платы сотрудникам, ответственное лицо составляет расходный ордер. В ведомости записывается расходный номер.
Оплата зарплаты на банковские карточки
В соответствии с постановлением Госкомстата, если в компании заработная плата выдается безналичным расчетом, то есть на карту, то составляется только расчетная ведомость под номером Т-51 в электронном виде. При этом в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты:
- ФИО сотрудника.
- Должность.
- Тарифная ставка.
- Табельный номер.
- Количество отработанного времени.
Зарплатная расчетная ведомость применяется на каждом предприятии для расчета суммы выплаты для каждого работника. Этот документ содержит информацию обо всех причитающихся начислениях, премиях, иных материальных благах, а также обо всех удержаниях из заработной платы работника.
Для этого используется унифицированная форма №Т-51 , выплата зарплаты по данной ведомости производится по бланку . Некоторые предприятия используют для начисления и выплаты заработанных сотрудником денег единую ведомость по .
Обязательна ли она
Расчетная ведомость по заработной плате обязательно присутствует в бухгалтерии каждого предприятия, ведь без этого документа невозможно произвести начисление зарплаты штату
.
Всё чаще организации переходят на электронную бухгалтерию, а денежные средства перечисляют работникам на банковские карты. При существовании такой системы в фирме необходимость использования платежных ведомостей отпадает, поэтому форма №Т-53 используется только в случае выдачи зарплаты наличными средствами на руки сотрудникам. Расчетная же ведомость используется и в случае перечисления денег на карту.
Что нужно знать для составления документа
Ведомость составляется на основании нескольких документов:
- . Количество отработанных работником часов обязательно отражается в регистре, на основании этого значения производится расчет начисленной ему суммы.
- Бухгалтерские расчеты по всем дополнительно начисленным суммам и пособиям по временной нетрудоспособности.
- Налоговые карточки – в ведомости обязательно указывается сумма удержанного подоходного налога.
- Платежные ведомости, в которых указана сумма ранее выданных авансов.
- Решения судебных органов о сумме удержаний из заработной платы работника.
В программе «1С: Зарплата и кадры» форма расчетной ведомости заполняется в электронном виде. Занимается этим, как правило, бухгалтер организации или лицо, исполняющее его обязанности. Вручную в ведомости проставляется только должность и подпись с расшифровкой лица, составившего данный документ. Составляется этот регистр в единственном экземпляре для бухгалтерии.
Формирование и заполнение документа в одной из программ вы можете посмотреть на следующем видео:
Порядок заполнения
Данный документ состоит из двух листов: титульного и табличного . На титульном листе указывается идентификационный номер предприятия по , его полное или сокращенное наименование (так, как указано в уставных документах), структурное подразделение, для работников которого производится расчет.
В нижней части первой страницы указывается номер составленного документа, дата составления и расчетный период, за который будет осуществляться выплата заработной платы. Как правило, большинство организаций за расчетный период принимают полный календарный месяц, начиная с первого числа.
На втором листе производится сам расчет заработанных каждым сотрудником денег. Здесь присутствует таблица, которую бухгалтер должен заполнить полностью. Заполняется она следующим образом:
- Колонка 1 – номер сотрудника по порядку;
- Колонка 2 – табельный номер сотрудника;
- Колонка 3 – фамилия и инициалы работника, для которого осуществляется расчет;
- Колонка 4 – его должность;
- Колонка 5 – здесь указывается оклад или тарифная ставка данного кадра. Эта сумма берется из , составленного для конкретного сотрудника;
- Колонка 6 – фактическое количество отработанных дней/часов за расчетный период (рабочие дни);
- Колонка 7 – фактическое количество отработанных дней/часов в праздничные и выходные дни. Для таких дней производится отдельный расчет, так как тарифицируются они, как правило, в двойном размере (или по тарифу, установленному организацией самостоятельно);
- Колонки 8-12 объединены общей графой «Начислено». В восьмой колонке рассчитывается сумма начислений, исходя из оклада работника, помноженного на процент отработанного за расчетный период времени;
- Колонка 9 – указывается размер премии, начисленной данному кадру. При отсутствии премии колонка не заполняется;
- Колонка 10 – оплата больничных листов в период временной нетрудоспособности (не заполняется при отсутствии подтверждающего документа);
- Колонка 11 – указывается размер других начислений в виде материальных и социальных благ;
- Колонка 12 суммирует данные колонок 8-11;
- Колонки 13-15 объединяют все указанные удержания для сотрудника. В тринадцатой колонке указывается сумма удержанного подоходного налога;
- Колонка 14 – вычеты, производимые организацией за нанесенный работником ущерб или же производимые в судебном порядке;
- Колонка 15 – общая сумма удержаний;
- Колонки 16-17 указывают на сумму имеющихся задолженностей контрагентов (16 – за организацией, 17 – за работником). При отсутствии задолженностей колонки остаются пустыми;
- Колонка 18 подводит итог вычислениям. Она рассчитывается по формуле: К18 = К12-К15 .
Снизу на втором листе вручную указывается должность и фамилия ответственного лица, составившего документ, ведомость заверяется его подписью. На основании значения, указанного в восемнадцатой колонке расчетной ведомости, бухгалтером составляется документ для отчетности по форме № Т-53 – для выплаты штату заработной платы.
Для оплаты труда каждая организация обязана формировать ведомость на заработную плату. Это основной документ бухгалтера по учету затраченных на эти цели средств.
Выплаты трудящимся должны осуществляться таким образом, чтобы они понимали, откуда берутся суммы к выдаче, по каким правилам производятся удержания из зарплаты и начисления на нее.
Выдачу заработка необходимо тщательно документировать в соответствии с требованиями законодательства РФ. Любая ревизионная комиссия должна с легкостью проверять обороты средств организации, порядок расчетов с сотрудниками.
Основные моменты
Согласно ст. 136 ТК РФ работодатель обязан придерживаться определенного порядка и сроков выдачи зарплаты, подготовки и заполнения соответствующих бумаг.
Сведения и определения
Процедура выдачи денег должна оформляться документально. На предприятии формируют специальные ведомости. Их формы утверждены законодательством.
Они бывают трех видов:
- расчетные;
- платежные;
- расчетно-платежные.
Применение той или иной формы зависит от некоторых нюансов.
Уполномоченные сотрудники, выдающие зарплату, в первую очередь, должны подробно изучить следующие вопросы:
- определения;
- предназначение документа;
- существующие нормативы.
Недопустимо нарушать действующие нормы. Это может привести к проблемам с трудовой инспекцией.
Для более легкого изучения законодательной базы по поводу заполнения РКО и иных документов, нужно знать соответствующую терминологию.
К основным понятиям относятся следующие:
| Заработная плата | Это сумма, которую должен выдать работодатель сотрудникам за выполнение ими своих трудовых обязанностей. Ее размер регулируется трудовым соглашением и законодательством. Он не может быть ниже МРОТ. Сейчас по России он составляет 7500 р., а с первого июля 2019 года повысится еще на 300 р. |
| Расходный ордер | Это документ, который заполняется при выдаче зарплаты через кассу. Оформляется на каждого сотрудника отдельно. |
| Платежная ведомость Т-53 | Отражает фактически полученную персоналом зарплату. Оформляется на группу работников (цех, подразделение и т. д.) или предприятие в целом. |
| Расчетная ведомость Т-51 | Отражает расчет заработка по всем сотрудникам организации. |
| Расчетно-платежная ведомость Т-49 | Используется для выдачи жалования, а также содержит сведения о том, как она рассчитывалась: оклад, число рабочих дней, начисления, удержания. Данный документ объединяет в себе формы Т-51 и Т-53. |
Порядок составления бумаг по расчету и выдаче зарплаты отражен в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.04. Из этого нормативного документа можно скачать бесплатно бланк ведомости. Расхождения с утвержденными в Постановлении формами не допускаются.
Существующие формы
Ведомость по зарплате отражает все начисления сотрудникам. Данный бухгалтерский документ может состоять из одной части или нескольких, если работники разделены по структурным подразделениям компании.
Ведомость отражает точные исчисления по каждому трудящемуся. Данные из нее применяются при составлении бухгалтерской отчетности.
Платежно-расчетная форма (Т-49) включает 23 графы. В них содержится необходимая информация для выведения итога. Она состоит из двух разделов. В основном указывается название организации (подразделения), общая сумма по документу, подписи главбуха и директора.
Табличная часть содержит колонки:
- номер по порядку;
- табельный номер сотрудника;
- должность;
- ставка (оклад);
- отработанное время;
- начисления и удержания;
- сумма к выдаче или переплата;
- фамилия, роспись в получении.
Ведомости Т-49 и Т-53 подписывают бухгалтер и руководитель, а форму Т-51 только исполнитель. Для учета оплаты труда на малых предприятиях используют ведомость формы В-8. В документе указывают начисления, удержания, сумму к выдаче. По ней же предусмотрены колонки, отражающие получение денег.
Назначение бланка
Ведомости по зарплате необходимы для следующих целей:
- систематизации информации по зарплатным выплатам;
- подтверждения целевого расходования денег;
- упрощения осуществления ревизии налоговиками;
- проведения проверок трудовой инспекцией.
ТК РФ обязывает работодателя начислять и выплачивать заработок персоналу так, чтобы люди уясняли, каким образом сформировалась сумма к выдаче. Расчетная ведомость наглядно демонстрирует все начисленные и удержанные суммы.
Помимо расчета, следует зафиксировать сам факт получения жалования на руки в виде подписи работника. Эта функция возложена на платежную ведомость. С ее помощью отражается факт получения заработка каждым конкретным тружеником.
Расчетно-платежная ведомость объединяет обе вышеперечисленные функции: начисление и получение средств.
Сейчас платежную ведомость используют очень редко. Это связано с тем, что зарплата в основном перечисляется на пластиковые карты безналичным путем. Выплаты единичным сотрудникам, например, не оформившим карту, осуществляются с помощью РКО.
Еще одной причиной отказа от применения формы Т-53 является то, что расписываясь напротив своей фамилии, сотрудник видит суммы других работников, отраженные в документе. Это нарушает конфиденциальность зарплатных данных и часто привод к конфликтам.
Оформление документа
Ведомость заработной платы заполняется в три этапа:
| Оформление титульной части | Указывается название организации, порядковый номер документа согласно журналу, дату заполнения, общую сумму средств к выдаче, отчетный период. Отдельные строки отведены для подписей должностных лиц. Эта часть является общей для всех видов ведомостей. Она содержит обязательные сведения, которые указывают независимо от метода расчета и выдачи заработка. |
| Оформление табличного раздела | Таблица предусмотрена для разбивки общей суммы на детальные начисления и удержания для каждого работника. Содержание колонок и их число зависит от формы документа, способа выплаты, численности персонала.
В расчетной ведомости необходимо дополнительно отразить метод исчисления суммы к выдаче. Таблица расширяется для максимально подробного отражения того, из чего сложился трудовой доход, который работник получит на руки. В платежной ведомости таблицу корректируют так, чтобы отразить факт получения зарплаты и сопроводительную информацию. Для этого предназначены колонки для подписей и примечаний. В последней указывают удостоверяющий личность документ, который предъявляется при получении денег либо доверенность, если заработок выдан доверенному лицу трудящегося. Если зарплата выдается персоналу по платежной ведомости, то дополнительно каждому сотруднику нужно подготовить расчетный листок. В нем человек может увидеть:
Расчетно-платежный вариант ведомости сочетает в себе два вышеописанных, т. е. отражает порядок расчета и факт выплаты. |
| Заполнение пустых полей после выдачи денег |
|
Требования к заполнению ведомости заработной платы
Ведомость заработной платы можно составлять от руки или в электронном виде, например, в зарплатной программе 1С ЗУП.
В документе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- подписи должностных лиц;
- итоговая сумма;
- период выплаты заработка;
- номер и дата документа;
- наименование организации (ИП).
При заполнении формы бухгалтер берет сводные данные из табеля рабочего времени и кадровых приказов. Ведомости состоят минимум из двух листов: титульного (содержит реквизиты) и табличного (включает данные для расчета выплат). При необходимости к документу можно добавлять страницы.
Зарплата должна выдаваться в течение пяти рабочих дней, начиная со дня ее получения со счета (п. 6.5 Указаний ЦБ от 11.03.14 г. №3210-У). Ведомость составляется, если в организации трудится более трех человек, в ином случае заполняют расходный ордер.
Руководитель организации и главбух отвечают за правильность начислений и удержаний. Если в ведомости отсутствуют их подписи, то они не могут быть приняты к исполнению.
Кассир несет ответственность за получение, учет, выдачу, сохранность и хранение денег. Образец заполнения ведомости можно найти в интернете.
Ответственность за ведение
Составление ведомости относится к обязанностям бухгалтера-расчетчика. Он отвечает за достоверность данных в документе и правильность его оформления. Исполнитель должен расписаться в ведомости накануне выдачи денег по ней и до утверждения ее руководителем.
После осуществления всех выплат и подведения итогов по ведомости бухгалтер вновь подписывает уже полностью заполненный и оплаченный документ. Далее бланк подшивается и убирается на хранение.
Ведомости относятся к бумагам строгой отчетности и подлежат проверкам. Нужно обеспечить их надлежащую регистрацию и хранение. Для этого ежегодно в организации разрабатывается и утверждается учетная политика. В ней должна предусматриваться разработка и ведение журнала учета ведомостей формы Т-53а. Он открывается на год.
В журнале регистрируют все сформированные и оплаченные в течение года ведомости. Указываются их номера и даты оформления. Затем расчетные документы подшиваются и сдаются на хранение. Беречь их нужно в течение пяти лет.
Исправление, хранение и закрытие
В идеале в ведомостях на зарплату ничего не исправлять. Зачеркивания некрасиво выглядят и влекут за собой некоторые трудности. Однако опечатки, хоть и ненамеренные, имеют место.
При их появлении нужно сделать следующее:
- одной прямой линией аккуратно зачеркнуть неверную цифру;
- выше либо рядом написать правильное значение;
- все лица, которые подписали документ до момента исправления, должны поставить подписи вновь;
- указать дату корректировки.
Ведомость на выплату заработка необходимо закрыть в срок, отраженный на титульной странице.
Если деньги к установленному дню получили не все работники, бухгалтер должен сделать следующее:
- около ФИО работника, не получившего зарплату, написать слово «Депонировано»;
- после табличной части отражаются общие выданная и депонированная суммы;
- ведомость заверяют своими подписями ответственные лица;
- выписывается РКО на выданную сумму, его номер вписывается в соответствующую ячейку ведомости;
- документ отправляется на хранение.
Оформлять и закрывать ведомость нужно внимательно, т. к. она часто подвергается проверкам.
Каждый вид бухгалтерских бумаг имеет свой срок хранения. Ведомость хранится 5 лет при условии, что в ходе этого периода будет отчетная ревизия. В противном случае период хранения удлиняется до 75 лет.
Итак, выплата зарплаты должна строго регламентироваться и предельно ясно отражаться в соответствующих документах каждой организации. Для этого и предусмотрены ведомости, утвержденные Госкомстатом. Их оформление упрощает и унифицирует начисление и выдачу денежных средств работникам.
(кликните, чтобы открыть)
Процедура начисления заработной платы в организации
Вне зависимости от того, как сотрудник фирмы получает свои средства, будь то выплата наличных или же перевод на карту. В любом случае все его трудовые будни будут учтены в специальных ведомостях, в которых черным по белому будут отмечены все рабочие часы отдельно взятого сотрудника. Данный документ принято называть табелем. По этой ведомости в дальнейшем производится заполнение платежной ведомости, которая в итоге и определяет куда переводить заработанные средства.
Платежная ведомость начисления заработной платы (образец) составляется в строго отведенной форме и делается на основании расчетных листов по каждому сотруднику фирмы. В настоящее время законом утверждены 3 формы ведомостей:
- Расчетная ведомость Т51
- Расчетно-платежная ведомость Т49
- Ну и платежная ведомость Т53
Рассмотрим каждую из форм по порядку
Т51 принято считать первичным документом. Обычно ее используют для перевода заработной платы на указанные расчетные счета сотрудников. Данный документ требует лишь указания самого расчетного счета и переноса данных фамилии и суммы перевода в специальный кассовый ордер для перевода.
Достоинством данной формы является то, что бухгалтерии более нет необходимости вести дополнительные ведомости в случае если заработная плата начисляется переводом на расчетный счет. Именно поэтому большинство организаций стремится выдать банковские карты своим сотрудникам.
Т53 используется в крайних случаях. Зачастую такая форма выбирается в случае необходимости включения труда наемных рабочих. В этом случае в документ вносится лишь фамилия и реальная сумма заработной платы, без указания часов работы.
Т49 является неким гибридом первых двух форм. Зачастую ее используют в организациях где выплата заработной платы осуществляется наличными.
Как происходит выдача заработной платы по ведомости
Платежная ведомость представляет собой что-то на подобие бланка с указание фамилий нескольких сотрудников. Порядок выдачи денежных средств обычно происходит следующим образом:
- Руководителю приносят оригинал ведомости. Он с ней ознакамливается и в случае отсутствия замечаний ставит подпись.
- Сотрудник заходит в расчетный отдел и ставит подпись о получении денежных средств в размере, указанном на бланке.
- После этого кассир может выдать ему заработную плату.
Если сотрудник по какой-то причине не может прийти за заработной платой, кассир откладывает указанную в ведомости сумму до его появления.
Данная форма выдачи заработных средств неудобна по нескольким причинам:
- Человеческий фактор. Нужен постоянный контроль и личное присутствие каждого сотрудника. Ситуация усложняется если таких сотрудников в организации много.
- Осведомленность о начислениях всех сотрудников. В случае безналичного расчета, о величине зарплаты знает только лишь ответственное за расчеты лицо, в случае же выдачи денег на руки, каждый сотрудник будет видеть суммы остальных работников и сравнивать со своей. Это в некоторых случаях действует негативно, не только психологически, но и физически деморализуя самого сотрудника.
Правила составления платежных ведомостей
П латежная ведомость крайне важный документ, а значит для него также есть свои правила, от которых не стоит отходить. Большинство их конечно же связаны с неправильным заполнением и способами их устранения:
- В случае если Вы указали неправильную информацию, ошиблись с строкой подписи или же напутали сумму, ложные данные зачеркиваются одной горизонтальной чертой.
- Над этой чертой указывается правильное значение
- Рядом с верным вариантом пишется: «Исправленному верить» и ставится подпись ответственных лиц с указанием даты исправления.
- В случае кражи, порчи или же утере платежных документов, необходимо распечатать аналогичную ведомость и заполнить ее заново. Если же это сделать невозможно, из-за отсутствия некоторых сотрудников по причине увольнения, то на новом листе пишется дубликат, а в пустых строках ставится прочерк или же указывается причина отсутствия данных.
Подпишитесь на свежие новости
Зарплатная ведомость - скачать бланк которой можно на нашем сайте - не изменяла формы (известной как Т-53) с момента своего принятия. Форма этой ведомости была утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Что представляет собой ведомость на выдачу зарплаты
Зарплатная ведомость (форма Т-53), зарегистрированная в ОКУД под № 03010111, рекомендуется фискальными органами для оформления при выдаче сотрудникам заработной платы. Ведомость на выдачу зарплаты, заполненная бухгалтером и подписанная директором, передается кассиру для осуществления выдачи наличных средств работникам предприятия по указанному в ней списку.
Зарплатная ведомость, бланк которой может состоять из нескольких страниц (в зависимости от количества сотрудников), оформляется на срок, обычно не превышающий три дня. После завершения этого срока зарплатная ведомость Т 53 (скачать которую следует заблаговременно), закрывается кассиром и передается бухгалтеру на проверку.
Ведомость на выплату зарплаты отличается от расчетной тем, что здесь указывается лишь сумма к выдаче, т.е. уже за вычетом необходимых отчислений. При получении средств каждый сотрудник ставит подпись в специально предназначенной графе. Если по какой-то причине указанный в списке работник не получит причитающуюся сумму, то кассир напротив его фамилии в графе «подпись» делает отметку «депонировано» - эти средства будут возвращены обратно в кассу.
Зарплатные ведомости образцаТ-53 регистрируются в специальном журнале, который ведется на протяжении календарного года, а затем сохраняется в компании в течение 5 лет. У каждой ведомости есть порядковый номер, по которому этот первичный кассовый документ и регистрируется в журнале.
Есть вопросы по начислению заработной платы, первичной документации, которую запрашивают проверяющие органы для подтверждения ее исчисления? Переходите на наш форум и задавайте их! Например, по можно уточнить, какими документами должна быть подтверждена выплата заработной платы наличными, а также перечисленная на карты сотрудников.
Зарплатная ведомость: образец заполнения
Титульный лист ведомости для выдачи зарплаты содержит такие реквизиты:
- название и код ОКПО компании;
- дебетовый счет;
- срок действия документа;
- общая сумма, предназначенная для выплаты по данной ведомости;
- подписи руководителя предприятия и главбуха с проставлением даты подписи;
- название документа, его номер и дату;
- продолжительность расчетного периода.
Зарплатная ведомость (образец заполнения которой мы рассматриваем), может быть оформлена на нескольких страницах, причем общая их численность должна быть указана в соответствующей строке. На этих листах, которые следуют за титульным, содержится таблица, в которой приводятся:
- порядковый номер записи;
- табельный номер сотрудника и его Ф. И. О.;
- сумма, а в следующей графе сотрудником ставится отметка о получении (его личная подпись) либо, если деньги не были получены, кассиром проставляется «депонировано».
В графе «Примечание» обычно указывается номер идентификационного документа, который предъявляется получателем денег. Такое практикуется, если очень большой штат сотрудников, и кассир не знает всех в лицо.
В самом низу документа указывается кассиром, сколько средств было выплачено, а сколько депонировано. Ставится подпись человека, ответственного за выдачу денег (обычно это кассир), проставляется номер и дата расходного кассового ордера. Бухгалтер, проверивший ведомость, переданную кассиром вместе с кассовыми отчетами, ставит свою подпись и указывает дату проверки.
Скачать заполненный образец формы Т-53 вы можете на нашем сайте:
Бланк зарплатной ведомости: где скачать бесплатно
Бланк зарплатной ведомости (образец которой является унифицированным) должен содержать все необходимые реквизиты. Однако при распечатке бланков возможно некоторое их редактирование. Так, реквизиты могут располагаться немного в другом порядке или могут быть добавлены еще какие-то - если в компании используется особая технология обработки бухгалтерской информации. При этом необходимо обеспечить наличие всех обязательных реквизитов.
Большинство бухгалтеров предпочитает использовать уже готовый бланк зарплатной ведомости (скачать бесплатно его можно в формате Excel на нашем сайте, см. ниже ссылку). В такой форме удобно заполнять необходимые реквизиты, а также достаточно просто их обрабатывать при помощи встроенных в офисную программу вычислительных функций.
Допустимы ли исправления в ведомости на выплату зарплаты?
В платежную ведомость можно вносить исправления, но они сильно привлекают внимание проверяющих при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии. Так, если исправления есть и нет возможности заменить бланк на новый (уже начата выдача денег по документу и есть подписи об их получении), тогда необходимо оформить их правильно.
Обнаруженная ошибка аккуратно зачеркивается, а сверху этой записи делается новая. Исправления необходимо подписать руководителю, главбуху и кассиру. Нелишним будет составление бухгалтерской справки с объяснением причины исправления.
Итоги
Платежная ведомость является первичным документом, который зачастую используют на предприятиях при выдаче зарплаты. Данный документ удобен тем, что здесь содержится лишь информация о выплате указанных денежных средств. При этом все получающие денежные средства сотрудники ставят подпись в одной ведомости, что упрощает обработку информации.