Первичная документация как правильно вносить. Первичные документы – подтверждение факта хозяйственной операции. Каковы их функции

Первичная документация в бухгалтерии

Приветствую вас, уважаемые читатели, на моем блоге!

Обычно, я просматриваю рабочую почту каждый день, но на этой неделе не срослось, и писем накопилось немало. Сегодня решила разобрать и тема новой статьи пришла сама собой. Будем говорить о первичной документации, ведь это основа регистров и важная часть работы бухгалтера.

Во время учебы эта тема была не самой важной, да и тяжело осваивать ее в теории, но поступив на работу, пришлось наверстывать упущенное. Давайте заранее разберем все нюансы, чтобы избежать трудностей в будущем. В предыдущей теме мы разобрали бухгалтерские регистры, я знаю, немного сложновато, но после сегодняшней статьи станет немного проще.

Чтобы уверенно ориентироваться в плоскости первичной документации мы рассмотрим:

  • Понятие и назначение первичной документации предприятия.
  • Обязательные реквизиты и допустимы изменения первичных документов.
  • Группы, виды, степени детализации и возможные правки документов.
  • Сроки действия и хранения первичной документации.

Основная цель – научиться отличать первичный документ от остальной массы не менее важных бумаг, запомнить их реквизиты и виды. Обещаю, будет интересно, приступим!

Как правильно работать с первичной бухгалтерской документацией

Для начинающих, неопытных бухгалтеров и предпринимателей хочется объяснить принципы работы с первичной бухгалтерской документацией.

Документы, с которыми вы будете работать, делятся на две группы:

  • Поступившие от кого-либо;
  • Исходящие от вас.

Как работать с поступающими документами?

1. Определите: является ли данный документ бухгалтерским?

Документ, принимаемый к учету должен содержать существенную для отражения в учете информацию, т. е. нести в себе информацию о каком-либо совершенном хозяйственном событии.

Например, кассовый чек «говорит» об оплате кому-либо (расход денег), накладная - о перемещении ТМЦ (приход-расход) и т. д. А вот, например, заявление сотрудника с просьбой выдать аванс без визы руководителя к работе принимать нельзя.

Не являются бухгалтерскими документами всякие записки, черновики, газетные вырезки и прочее. А так же документы, составленные с нарушением установленных для них правил.

2. Определите: относиться этот документ к вашей организации или нет?

Документ, проще говоря, должен иметь отношение к данному предприятию, т. е. в нем должны быть реквизиты именно вашей организации, либо они должны быть выписаны на вашего сотрудника.

Бывает, что по разным причинам, вам приносят документы, не относящиеся к данной организации. Это возможно просто ошибка. А может быть и так, что сотрудник осознано, стремится списать с себя подотчетные суммы.

Возможно еще, что документы по закупу ТМЦ (работ, услуг) сознательно выписываются на данное предприятие с целью получить дополнительные суммы на вычет по налогам.

В случае, если несоответствие между вашим видом деятельности и сутью документа бросается в глаза, то лучше этот документ не брать к учету.

Еще один момент - возможно контрагент не имеет оснований выписывать в ваш адрес, данный документ, т. е. у вас нет с ними договорных отношений.

Например, энергоснабжающая организация выставила вам счет, не разобравшись, что потребляемую вами электроэнергию оплачивает другая организация, например, арендодатель.

3. Проверьте реквизиты.

Контрагент несет ответственность за правильность своих реквизитов сам. Сейчас многие предприятия используют компьютерные программы и поэтому ошибок в своих реквизитах, как правило, не допускают, хотя и такое бывает. А вот ваши реквизиты стоит перепроверить - в них зачастую могут быть ошибки.

Отдельно надо сказать про рукописные документы - кроме того, что в них бывают ошибки, так же бывает, что документ поддельный, т. е. например, выписаны от имени несуществующего предприятия.

Существует или нет такое предприятие, можно перепроверить через реестр налогоплательщиков на сайте Налогового комитета РК.

Подписи в документе должны быть подлинными, т. е. именно тех людей кому они принадлежат, и эти люди должны иметь право подписывать такие документы. В документах не допускается факсимильная подпись.

Печатей в одной организации может быть несколько. Проверьте, та ли печать стоит на данном документе. Например, на счет-фактуре не должна стоять печать с надписью «Отдел кадров».

Еще бывает, что документ по ошибке выписан на схожую по названию организацию. Во всех таких случаях надо обратиться в эту организацию и потребовать переделать документ.

4. Было ли фактически совершено событие, отраженное в документе?

Возможно, поставщик не поставлял вам эти ТМЦ или не оказывал вам этих услуг. Или возможно контрагент выставил счет на больший чем нужно объем, цену и соответственно сумму.

Например, на ваш склад не привозили указанный в счете товар. Ваши специалисты этот документ должны акцептовать (подтвердить). В данном примере это должен подтвердить завсклад, своей подписью о получении товара.

А цену, объем, и условия закупа надо сравнить с условиями договора. Либо это должен подтвердить экономист - маркетолог или снабженец.

5. Определите: к какому периоду относиться документ.

Периоды могут быть:

  • текущий месяц,
  • текущий квартал,
  • текущий год,
  • прошедший месяц,
  • прошедший квартал,
  • прошедший год.

От этого зависит, нужно ли принимать этот документ к учету. Да бывает и такое, что, например, приносят Счет-фактуру за прошедший период - на ваше усмотрение принимать его к учету или нет.

В целом, конечно, вы обязаны принять документ к учету, но если примите, это вызовет необходимость корректировать отчеты в т. ч. и налоговые.

Однако если отчеты прошедшего периода текущего года (прошлый квартал, прошлый месяц) исправить не составит труда, то отчеты прошлого года откорректировать бывает весьма затруднительно. Выбор за вами;

Возможно этот документ уже был (есть) у вас. Тогда либо это дубликат (копия), либо этот документ от вас забирали для чего-либо и теперь вернули. Будьте осторожны - не проводите один документ дважды. Это создаст двойные обороты, т. е. необоснованно увеличит те или иные суммы.

6. Определите: к какому разделу учета относиться документ.

Разделы учета:

  1. Касса,
  2. Банк,
  3. Материалы,
  4. Товары,
  5. Основные средства,
  6. Подотчетные лица,
  7. Поставщики,
  8. Покупатели и т. д.

Как работать с поступающими документами

Существует регламентация документов по разделам учета. Это можно прочитать в любом учебнике бухучета. Например, Выписка банка - это документ раздела «Банк», так же называется и регистр, куда вы подошьете этот документ.

Это просто. А вот с документами относящимся к приходу ТМЦ дело обстоит сложнее.

Определите, чем для вашей компании является поступившее ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой/работой (да и такое бывает)?

Материал - это то, что используется в работе и при этом расходуется, т. е. заканчивается. Например, это бумага, бензин, цемент и прочее. Материал изменяет свою форму: был цемент - стало бетонное изделие.

Товар в отличие от материала не используется в работе, оно приобретается для дальнейшей реализации, т. е. для продажи. Это единственное его отличие. А на практике товаром может быть и бумага, и бензин, и цемент - смотря, чем мы торгуем.
Справочник товаров в программе «1С» называется «Номенклатура».

Основное средство - это некое орудие труда, используемое в работе, которое в отличие от материала не меняет своей физической формы. Т. е. не заканчивается и не расходуется.

Например, это стол, компьютер, автомобиль и т. д. И через несколько лет эксплуатации они останутся столом, компьютером и автомобилем. Только в процессе эксплуатации происходит амортизация (износ) ОС.

В программе «1С» ОС называются фиксированными активами.

Бывает так же, на что некую услугу (работу) выписывают документ, будто бы вам продали товар. Например, СТО заменило масло в двигателе вашего автомобиля, а счет-фактуре вместо «замена масла» пишут «моторное масло такое-то, такое-то количество, по такой то цене».

Задайте себе вопрос: а мы получали фактически это товар на руки? Нет. Тогда - это услуга (работа) и приходовать этот документ нужно соответствующим образом.

7. В какой регистр (журнал) вы подошьете этот документ?

Определите это сразу, и желательно сразу же после обработки подшейте документ на свое место. Бывает правда, что документ пока нельзя «убрать» - он еще требует какой-то доработки или выяснения каких-то обстоятельств. Желательно завести отдельную папку для таких бумаг или отдельный лоток.

Одна из самых плохих недостатков которое могут быть у бухгалтера - это лень. Документ отложенный «на потом», может вызвать массу неприятностей.

Поэтому лучше документы обрабатывать по возможности сразу после получения. Документы, отложенные по объективным причинам, надо дорабатывать сразу же как представляется такая возможность.

8. Определите: будут ли в дальнейшем какие-либо события связанные с этим документом?

Некоторые документы могут в будущем повлечь какие-либо последствия. Например, Уведомление налогового комитета может вызвать в будущем неприятные последствия: арест счета и т. д. Поэтому с такими документами нужно заняться незамедлительно, отложив все прочие дела.

Бывают так же документы, которые могут иметь неприятные последствия после вашего подтверждения их правильности. Например, Акт сверки с указанием вашей кредиторской задолженности - это может быть основанием для подачи иска в суд против вашей компании.

Поэтому если не уверены, лучше оставьте подобные документы на усмотрение руководителя. Иные документы могут потребовать получения других документов.

Например, накладные на приход товара без счет-фактуры. Возможно, так установлено, что ваш контрагент позже выставит вам общую счет-фактуру за определенный период или объем товара.

В таком случае эти накладные надо собирать и сразу же после окончания периода или получения оговоренного объема напомнить поставщику об счет-фактуре.

Здесь же надо упомянуть о следующем: бухгалтер должен держать на контроле своевременное получение необходимых документов.

Документы, об ожидаемом поступлении которых вы знаете, надо требовать от контрагента или ответственного сотрудника в случае не получения в установленные сроки.

Источник: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Первичные документы в бухгалтерском учете

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы .

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н)

При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).

Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами.

Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием «Вид операции»), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

Кроме того, к учету принимаются самостоятельно разработанные малым предприятием формы, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Самостоятельно разрабатывать можно только те документы, которые не содержатся в альбомах унифицированных форм.

Реквизиты первичных учетных документов

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:

  • наименование документа;
  • дата его составления;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.Вместо руководителя и главного бухгалтера в первичных документах могут расписываться другие должностные лица, но их перечень должен быть утвержден руководителем организации и согласован с главным бухгалтером.

Первичный документ - это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) и должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Виды документов

Все первичные документы можно разделить на следующие группы:

  1. организационно-распорядительные;
  2. оправдательные;
  3. документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы — это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.

График документооборота в организации

Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:

  • по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
  • арифметически (подсчет сумм);
  • по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

Учетные регистры

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Учетные регистры - это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. Ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

  1. книги (кассовая, главная);
  2. карточки (учета основных средств, учета материалов);
  3. журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

  1. хронологические (регистрационный журнал);
  2. систематические (главная книга счетов);
  3. комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают:

  1. синтетические (главная книга счетов);
  2. аналитические (карточки);
  3. комбинированные (журналы-ордера).

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах. В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Тот реквизит первичного документа, который подлежит исправлению, зачеркивается четкой, но тонкой чертой, таким образом, чтобы было видно первоначальное значение (содержание) исправляемого реквизита. Рядом от руки делается отметка «Исправленному верить», и исправление заверяется подписью лица, внесшего исправление, с указанием фамилии и инициалов.

Сроки хранения первичных учетных документов

В соответствии со ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Восстановление первичных документов

Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четко установленных правил, которые регламентируют порядок восстановления первичных документов в случае их утраты.

В ряде нормативных актов определены только сроки хранения первичных учетных документов. Законодательством не установлено, что должна сделать организация в случае утраты документов по не зависящим от нее причинам. В Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 руководителю организации рекомендуется в случае пропажи или гибели первичных документов:

  • назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов, для участия в которой по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора;
  • предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно получить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.

Но не всегда можно получить дубликаты всех утраченных документов, например, при наличии большого числа контрагентов, в силу отсутствия поставщиков (покупателей) по ранее известным адресам либо по причине отсутствия таких контактов. Таким образом, по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы.

Практический вопрос: что делать в этом случае? Следует ли ставить налоговый орган в известность?

По мнению ряда специалистов, ставить налоговую инспекцию в известность необязательно, тем более что это не поможет избежать возможной ответственности, а отсутствие первичных документов может грозить штрафом в соответствии со ст. 120 НК РФ.

В данном случае налогоплательщик может выбрать три варианта действий:

  1. По возможности восстановить утраченные документы (хотя бы частично).
  2. Произвести исправительные записи по не подтвержденным документально расходам и отразить исправления в уточненной декларации по налогу на прибыль за отчетный год, ведь не подтвержденные документально затраты в налоговом учете расходами не признаются.
  3. Дать возможность представителям налогового органа в случае налоговой проверки определить суммы, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющихся у налогоплательщика данных, а также на основании данных об иных аналогичных налогоплательщиках (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Изъятие первичных документов

Могут изыматься только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Письмом Минфина РСФСР от 26.07.1991 №16/176 утверждена Инструкция о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Все хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, должны быть в обязательном порядке задокументированы. Для каждой операции должны быть оформлены соответствующие оправдательные первичные документы бухгалтерского учета.

Первичные бухгалтерские документы – что к ним относится?

Первичные бухгалтерские учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные.

К первым относятся, прежде всего, различного рода распоряжения, приказы на выполнения всевозможных операций. Как правило, данные формы утверждаются руководящим составом предприятия.

К оправдательным относятся документы, подтверждающие факт совершения операции.

Также распорядительные и оправдательные бланки могут быть скомбинированы в один учетный документ, который будет содержать как приказ на выполнение какого-либо действия, так и подтверждение выполнения этого действия.

Оправдательные бухгалтерские документы иначе можно именовать первичными учетными бухгалтерскими. Первичные учетные формы - это первое свидетельство совершения операции, и они являются обязательными для отражения операции в бухгалтерском учете. Все проводки в бухгалтерии должны отражаться только после того, как получен правильно оформленный оправдательный документ. Следует запомнить важное правило: «Нет документа - нет проводки!»

Важно не только наличие оправдательной формы, но и правильное ее оформление. Наличие ошибок может сделать его не действительным, поэтому при получении любого бланка обязательно нужно проверить все строки на правильность заполнения. Обязательно нужно проверить наличие подписей ответственных лиц, наличие печати, причем она должна быть четкой и читаемой. Только при правильном оформлении можно быть уверенным в том, что в будущем у вас не возникнут проблемы с проверяющими органами. Правильно оформленные первичные документы в бухгалтерии обязательно должны содержать определенный набор реквизитов.

Обязательные реквизиты первичных документов:

  • наименование и код формы;
  • дата составления;
  • наименование организации;
  • вид хозяйственной операции и ее содержание;
  • натуральные и денежные измерители операции;
  • подписи ответственных лиц.

Госкомстатом России установлены унифицированные формы первичных документов, которые необходимо использовать при оформлении хозяйственных операций.

Типовые формы первичных учетных документов применяются для учета кассовых операций, для , основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, торговых операций, а также операций, связанных с .

Если в существующие унифицированные формы необходимо внести какие-либо изменения, дополнить их реквизитами и необходимыми строками, то на предприятии нужно оформить распоряжение или приказ о внесении дополнительных реквизитов. Изменяя типовую форму первичного учетного документа, стоит помнить, что удалять уже имеющиеся реквизиты нельзя, можно лишь их дополнить.

Если для какого-либо первичного бухгалтерского документа унифицированная форма не утверждена, то организация самостоятельно разрабатывает удобный для себя бланк, в этом случае основные требования к измененным формам – это наличие в них всех обязательных реквизитов, указанных выше.

Право подписи первичных документов может быть присвоено только определенному кругу лиц, перечень фамилий и должностей которых должен быть отражен в соответствующем документе на право подписи того или иного документа (например, по ссылке вы можете скачать образец доверенности).

Если в уже оформленном первичном бухгалтерском документе допущена ошибка, то допускается его редактирование в том случае, если это не кассовый и не банковский бланк. Для последних никакие исправления не допускаются. Если в денежных формах допущены ошибки, то такой бланк перечеркивается и выбрасывается, после чего заполняется новая форма. Примерами форм, не допускающих исправлений можно назвать приходный и расходный кассовый ордер, денежный чек, объявление на взнос наличными.

Исправления в первичных документах бухгалтерского учета выполняются следующим образом: необходимо зачеркнуть неверно указанные данные и сверху написать правильную информацию, рядом обязательно нужно указать дату изменения, подпись. Внесение исправлений в нужно согласовать с лицами, составившими данную форму и подписавшими его. По факту согласования рядом с исправлением необходимо указать фразу: «исправлено и согласовано».

Первичные бухгалтерские документы. Обработка

Поступая на предприятие, первичные документы бухгалтерского учета проходят проверку на правильность заполнения: все ли строки заполнены, правильно ли подсчитаны суммы, имеются ли подписи и печати, все ли реквизиты проставлены правильно. После этого бланк необходимо зарегистрировать в специальных журналах. Например, платежная ведомость форма Т-53 регистрируется в журнале регистрации платежных ведомостей форма Т-53а, а приходные и расходные кассовые ордеры регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форма КО-3. После регистрации документы передаются на хранение в бухгалтерию, где они подшиваются в соответствующие папки и хранятся там определенный период времени. По прошествию определенного срока документ передается в архив. Срок хранения первичных документов определяется и регулируется архивным законодательством. Хранение и систематизация бухгалтерских документов на предприятии именуется документооборотом. Подробнее о хранении и уничтожении документов читайте в .

Закон, который определяет сроки хранение первичных бухгалтерских документов, именуется Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Ответственным за правильную организацию хранения и уничтожения является руководитель организации. За сохранность и правильное оформление документов ответственность несет главный бухгалтер.

На нашем сайте вы можете скачать многие формы и бланки первичных документов бухгалтерского учета в разделе « », там вы найдете как чистые бланки, так и образцы их заполнения с краткими рекомендациями по оформлению. Для удобства поиска нужного бланка они разделены на разделы, в которых вы без труда сможете разобраться и найти нужную форму.

Видео-урок. Удаление документов в 1С Бухгалтерия: пошаговая инструкция

Практический видео урок по удалению документов в 1С Бухгалтерия 8.3. Ведет Ликина Ольга: эксперт сайта “Бухгалтерия для чайников”, бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео менеджмент. В уроке рассматривается пошаговая инструкция по удалению документов.

Видео-урок “Как составить первичную документация предприятии”

Смотрите видео-урок преподавателя сайта “Бухгалтерия для чайников” Гандевой Н.В.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Бухгалтерский учёт финансовой деятельности начинается с принятия правильно оформленных первичных документов. Это обусловлено действующим законодательством и необходимо самому хозяйствующему субъекту, его партнёрам и проверяющим органам. Факты хозяйственной жизни, подтверждённые первичными документами, легко доказать. В конфликтных ситуациях такое подспорье, как грамотно оформленная документация бухгалтерии, поможет решить дело в пользу компании.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйствующие субъекты отчитываются перед государством об итогах финансовой деятельности с помощью регистров бухгалтерского учёта, в которых отражены все особенности работы организации.

Бухгалтерский учёт начинается с принятия и обработки первичных документов.

Первичные документы (чеки, товарные накладные, акты, счета-фактуры и прочее) представляют собой неопровержимые доказательства наступления событий финансовой жизни, которые влияют на итог финансовой деятельности. Они устанавливают и подтверждают ответственность за выполненные хозяйственные операции.

Правила оформления «первички»

Первичные документы содержат обязательную информацию (реквизиты):

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов.

Подлинность сведений этих документов, обеспечивают те, кто их подписал.

Каковы требования к заполнению и оформлению учётных документов

Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

пункт 5 статьи 9

Заполняют первичные документы вручную - авторучками и с помощью технических средств, позволяющих сохранить записи во время продолжительного хранения в архиве. Нельзя заполнять «первичку» простым карандашом. Все незаполненные позиции прочёркивают.

Руководитель с одобрения главного бухгалтера назначает лиц, которые подписями заверяют реальность и законность данных первичных документов.

При приёме в бухгалтерию, проверяют наличие обязательной информации, безошибочность расчётов и делают отметку, чтобы предотвратить их повторное принятие.

Перечень платёжных документов

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учёту документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт статьи 9

Каждое финансовое событие подтверждают соответствующими видами первичных документов.

Например, принятие и отчуждение товаров оформляют накладными. Поступление и убытие денежных средств через банк документируют платёжными поручениями. Движение денег через кассу подтверждают кассовыми ордерами. Выезд водителей на линию сопровождают путевыми листами.

Формы платёжных поручений и кассовых ордеров утверждены законодательно. Они должны полностью соответствовать утверждённым образцам. Позиции этих документов оформляют строго по инструкции, устанавливающей правила для заполнения. Не допускается составление платёжных поручений и кассовых ордеров в произвольной форме и оформление платёжных операций через банк или кассу другими документами.

По какой форме должна оформляться «первичка»

Образцы законных форм платёжных документов приведены на фотографиях ниже.

Платёжные поручения заполняются с участием банка.

Приходный кассовый ордер подписывают только работники бухгалтерии. Лицу, которое внесло деньги, выдают квитанцию, отрезанную от конкретного ордера. Она подтверждает факт внесения денег по этому ордеру.

Расходный кассовый ордер, кроме главного бухгалтера и кассира, подписывает руководитель и получатель денег. Если у ИП нет бухгалтера, он подписывает документы самостоятельно. Так подтверждают целевое назначение выданной суммы.

Как заполнять товарные документы

При документировании факта реализации обычно применяют товарную накладную. Она содержит сведения о наименованиях, адресах, банковских реквизитах сторон, присвоенном номере, дате сделки, названиях товаров, их цене, количестве, стоимости, единицах измерения, сумме начисленного налога, прилагаемых документах. Подписывают её лица, уполномоченные руководителями каждой стороны сделки. Подписи обязательно расшифровывают, указывают должности, фамилии и инициалы. На накладных после заполнения ставятся печати обеих сторон.

Форма накладной представлена ниже.

В случае передачи товара через перевозчика обычно оформляют товарно-транспортную накладную - документ, подтверждающий трёхстороннюю сделку между продавцом, покупателем и перевозчиком. Продавец передаёт товар перевозчику. Перевозчик принимает товар у продавца, перевозит и передаёт покупателю. Покупатель принимает товар у перевозчика. Таким способом подтверждается факт перехода права собственности от покупателя к продавцу.

Налогообложение операций на общей системе

Лица, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, по каждой реализации оформляют счёт-фактуру, который не является первичным документом бухгалтерского учёта. Он не подтверждает факт реализации, поскольку подписывается только одной стороной сделки. Начисленный продавцом в счёте-фактуре налог не влияет на финансовый результат продавца, потому что продавец не уплачивает этот НДС. Покупатель не принимает счёт-фактуру к бухгалтерскому учёту, потому что он подписан лицом, не отвечающим перед ним за достоверность данных - представителем продавца.

Не признают первичным документом счёт на оплату продукции, выставляемый продавцом. Он не доказывает наступление события, влияющего на финансовый результат, не подтверждает сделку - подпись одной стороны, не подтверждает платёж.

Относится ли договор к первичным документам

Многие события хозяйственной жизни сопровождаются договорами, которые, как правило, фиксируют намерения участников и не подтверждают каждую финансовую операцию. Например, договоры поставки устанавливают обязательства одной стороны, до установленного срока поставить определённое количество продукции, а другой - принять и оплатить. Поскольку договорами определяются не имевшие места события, то их не принимают к бухгалтерскому учёту.

Что бухгалтер должен знать о формах «первички»

Формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Формы первичных учётных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт 4 статьи 9

В перечень организаций государственного сектора входят:

  • государственные (муниципальные) учреждения;
  • государственные органы;
  • органы местного самоуправления;
  • структуры управления государственных внебюджетных фондов;
  • органы управления территориальных государственных внебюджетных фондов.

Для этих лиц формы первичного учёта утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (ред. от 16.11.2016).

Среди поименованных в этом приказе форм нет счетов-фактур и договоров. Приобретение и отчуждение документируется накладными и актами.

Пример одной из накладных, оформляемых всеми государственными организациями, приведён ниже.

Как оформляют исправления в учётных документах

В первичном учётном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учёта. Исправление в первичном учёном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт 7 статьи 9

Для исправления ошибки зачёркивают неправильное и надписывают правильное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте (утверждённое Минфином СССР 29.07.1983 № 105)

Каждое исправление подтверждают:

  • дата исправления;
  • подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление;
  • указание фамилий и инициалов лиц, составивших документ либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Отсутствие любого реквизита из списка делает исправление незаконным.

Пример исправления в накладной представлен на фото.

Чтобы исправление имело бесспорную юридическую силу, его оформляют следующим образом. На свободных полях документа делают надпись: «Исправленному с» и записывают то, что оказалось неверным. Продолжают: «на» и записывают то, что считают правильным. Затем пишут: «верить», указывают дату, ставят подписи ответственных лиц, их фамилии и инициалы. При таком оформлении исправления исключены поправки, не согласованные с подписавшими.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010, с изм. от 08.07.2016) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации»

пункт 16

Как хранят бухгалтерскую «первичку»

Первичные учётные документы… подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт 1 статьи 29

Принятые к учёту документы группируют по видам, подтверждаемых ими событий, и прошивают. Обычно их прошивают за каждый месяц и сразу сдают в архив бухгалтерии. Работники бухгалтерии отвечают за их безопасность при хранении, защиту от изменений. Расположенная ниже схема показывает, какие виды документов нужно переплести, а что из них достаточно прошить.

Какие документы принадлежат к первичным, должен знать каждый бухгалтер. Это связано с тем, что именно эта документация и является основанием для ведения бухгалтерского учета. Они доказывают факт осуществления операций хозяйственного характера. Начинающему специалисту в сфере бухучета нужно разобраться, что это такое, для чего нужны первичные документы, как их составлять и хранить. В противном случае проблем с контролирующими органами избежать не удастся.

Юридические лица и частные предприниматели могут перечислить друг другу средства только на основании определенной первичной документации. Предполагается, что первичка составляется еще до того, как прошла хозяйственная операция, однако законодательство не исключает возможность ее составления завершения сделки, однако, для этого должны быть веские причины.

Как первичные, так и сводные документы учета, должны включать реквизиты: наименование бланка; дата и место, где он был составлен; полное название компании, которая его подготовила; какие счета используются для перечисления средств; полное имя ответственного должностного лица и т.д.

Зачем они нужны

Первичные документы (ПД) являются обязательным компонентом бухгалтерского учета. Составляются они в ходе осуществления хозяйственных операций и служат доказательством того, что такие операции были завершены. При проведении сделки может быть задействовано различное число первичных документов: зависит оно от специфики ее проведения.

Перечень операций, которые обязательно должны быть проведены в ходе сделки:

  1. Подписание контракта с получателем. Если он является постоянным, можно подписать один договор на несколько сделок, однако, в таком случае стоит сразу обговорить сроки выполнения работ, последовательность расчетных операций и прочие нюансы.
  2. Выставление счетов для оплаты.
  3. Непосредственно оплата, подтверждением которой является кассовый чек (или товарный), если речь идет о наличной оплате, или же платежки, если деньги перечисляются по безналу.
  4. Когда отгружается товар, исполнитель передает клиенту накладную.
  5. После предоставления услуг в полном объеме, исполнитель должен получить от клиента акт выполненных работ

Существующие виды

Существует 6 основных видов ПД бухучета, которые используются чаще всего при проведении различных сделок:

Контракт В контракте закрепляются права и обязанности сторон сделки. Договор может быть составлен на оказание услуг или продажу товаров.

Гражданский кодекс не исключает возможности заключения устного договора, но нужно помнить, что только документ, подписанный двумя сторонами, может защитить права и интересы пострадавшей стороны в судебном органе в случае возникновения каких-либо проблем, включая невыполнение обязательств другой стороной.
Счет-оферта
  • В данном документе указывается, какую сумму должен внести клиент для получения услуг или работ. Когда производится оплата, это означает, что клиент дает свое согласие на условия, которые выдвинуты исполнителем.
  • Не существует конкретной формы этого документа, поэтому его оформление может отличаться у разных поставщиков. Однако, нужно помнить, что обязательно документ должен содержать название самого документа; реквизиты для оплаты; наименование товаров и услуг, а также их стоимость. Подготовить его можно в программе 1С.
  • Счет не представляет ценности с точки зрения ведения бухучета и отчетности перед контролирующими органами, в нем лишь фиксируется цена, установленная продавцом. Ставить на нем печать и подпись не обязательно, но, если компания хочет подстраховаться и обезопасить себя, лучше это сделать.
  • Если будут нарушены какие-либо интересы или права покупателя, он имеет право требовать от продавца возврата перечисленных средств.
Платежная документация Это подтверждение того факта, что клиентом был оплачен счет, выставленный производителем. Существуют различные виды таких документов: платежные требования, поручения и чеки, бланки строгой отчетности.
Товарная накладная
  • Применима в тех случаях, когда нужно оформить сделку купли-продажи материальных ценностей. Данная бумага должна быть оформлена в двух экземплярах. Продавцу он нужен, чтобы отобразить продажу, а покупателю – для оприходования полученного товара.
  • В товарной накладной и счете должна полностью совпадать информация. На данном документе печать продавца и покупателя должна стоять обязательно.
Акт про выполнение работ или оказание услуг Двусторонний документ. Он подтверждает не только факт выполненных работ, но и цену, которая была заплачена за товар или услугу. Данная бумага служит также доказательством того, что стороны полностью выполнили обязательства друг перед другом и не имеют взаимных претензий.
Счет-фактура Важным документом является , при помощи которой закладывается основа для акцептования сумм НДС, поданных к вычету. Очевидно, что это документ очень важен для тех структур, которые являются плательщиками НДС.

Список первичных документов бухгалтерского учета

Итак, список первичной документации бухгалтерского учета выглядит таким образом:

Договор Заключается с клиентом в письменной форме. Важно сказать, что закон не запрещает устную форму такого контракта, однако, стороны чаще предпочитают зафиксировать права и обязанности, предусмотренные соглашением, на бумаге.
Счет В нем содержатся реквизиты для произведения оплаты и наименование товаров, которые приобретаются.
Чек (товарный или кассовый) или же бланк строгой отчетности Выдаются в случае оплаты наличными. В случае безналичного расчета у покупателя товара или услуги в качестве подтверждения оплаты остается платежный документ, который заверен банковской структурой.
Накладная Выдается в момент произведения отгрузки товара.
Акт оказания услуг или выполнения работ Предоставляется после того, как услуги оказаны в полном объеме.

Определение понятия «первичный учетный документ» дает статья 60-1 Российского Налогового кодекса: первичные документы – это задокументированное свидетельство того, что операция была совершена или присутствует событие, которое дает право на ее совершение. Такие документы могут быть в бумажном виде или на электронном носителе. Ведение бухучета происходит на основе подобной документации.

В статье 60-2 приведены формы таких документов и требования, которые выдвигаются к их оформлению.

Еще один нормативный акт, в котором дается определение первичной документации, а также определяются ее формы – закон про бухучет и финотчетность.

Россия – страна, в которой законодательство по бухучету и оплате налогов периодически меняется. Учитывая тот факт, что формы могут быть изменены или дополнены, нужно отслеживать, какие изменения утверждаются различными госструктурами, в том числе Министерством Финансов. Так, например, в начале 2019 года была утверждена форма бухгалтерской справки, которая раньше имела произвольную форму.

КоАП предусматривает ряд санкций за отсутствие в организации первичных документов, они определены в статье 276 Кодекса.

Общие инструкции по применению

ПД являются основой для начала ведения бухучета определенных операций и внесения записей в регистр учета. Такой документ выступает в качестве письменного свидетельства того факта, что была совершена хозяйственная операция.

Те первичные учётные документы, формы которых не утверждены официально, утверждает руководитель организации, издавая соответствующий приказ. В них должны быть закреплены все обязательные реквизиты, которые предусмотрены законодательством.

Такая документация должны быть подготовлена на бумаге и подкреплена подписью лица, которое составило документ. В случае применения электронного документа, его нужно подписать электронной подписью.

Унифицированные формы ПД не являются неукоснительными для использования. Исключение составляют кассовые документы, которые утверждены уполномоченными структурами.

Бланк ПД должен содержать такие обязательные данные:

  • наименование документа;
  • точная дата проведения операции;
  • в чем состоит хозоперация в натуральном и стоимостном выражении;
  • название структуры, которая составляет документ;
  • сведения о лицах, которые ответственны за то, чтобы документ был оформлен правильно.

Такие документы разделяют на следующие группы:

  • учет оплаты труда;
  • учет произведенных кассовых операций;
  • учет основных средств;
  • учет строительных и ремонтных работ.

Правила заполнения

Отчётные документы следует оформлять аккуратно и четко.

Основные правила:

  • разрешено пользоваться шариковыми, а также чернильными ручками, можно применять вычислительную технику и пишущую машинку;
  • составлять такую документацию нужно в тот момент, когда совершение сделки только планируется;
  • допускается составление документов после осуществления операции, если для этого есть объективные причины;
  • в документе отражаются все возможные реквизиты;
  • при отсутствии любых сведений можно ставить прочерки.

В 2019 году для подготовки ПД используются типовые формы. Документы разделяются на внешние и внутренние.

Первая организация получает со стороны: от госучреждений, вышестоящих организаций, банковских структур, налоговиков и т.д. Примеры внешних документов: счет-фактуры, платежные поручения или требования. Что касается внутренних документов, то они составляются непосредственно в организации.

В случае некорректного заполнения документа организация будет испытывать затруднения с определением налоговой базы, а это может привести к тому, что возникнут разногласия с налоговой службой.

Исправление содержания

Случается, что даже опытный бухгалтер, который оформлял документ ни один раз, допускает ошибку. Исправить ее возможно только тогда, когда не произошло отражение документа в бухучете, то есть он не был проведен. Нужно помнить, что делать исправления при помощи штриха — недопустимо.

Можно использовать только три следующих способа:

  • дополнительная запись;
  • способ сторнировочный;
  • способ корректурный.

Последний применяется в случае, когда ошибка была допущена в учетном регистре, при этом она не касается корреспонденции счетов. Этот способ уместно использовать до того, как составлен баланс. При этом неправильную цифру или иной знак нужно перечеркнуть тонкой линией, рядом же указать верное значение. Сбоку указать — «исправленному верить», и поставить дату и подпись.

Дополнительная запись будет уместна, если сумма операции, которая проводится, была занижена.

Сторнировочный способ предполагает корректировку неверной записи при помощи отрицательного числа. Неправильную цифру указывают красными чернилами, тут же составляется верная запись, которая делается обычным цветом.

Уточнения об акте сверки

Акты сверки законодательно не относятся к первичным документам, поэтому не регламентируются нормативными документами. В них отображаются произведенные взаиморасчеты за определенный период между компаниями, которые имеют статус юрлица, или же индивидуальными предпринимателями.

Данный вид документов используется по инициативе бухгалтеров, поскольку с его помощью реально решить ряд спорных вопросов, что защищает интересы организации.

В каких случаях важно составление акта сверки:

  • когда у продавца представлен широкий выбор товаров;
  • в случае предоставления отсрочки по платежам;
  • если цена на товар высока;
  • в случае наличия между сторонами взаимоотношений, которые носят регулярный характер.

Данный документ может использоваться в суде в случае возникновения спорной ситуации между сторонами.

Сроки хранения

Положение про хранение первичной документации закреплено на законодательном уровне.

Для разных видов документов предусмотрены различные термины хранения:

На протяжении одного года Нужно хранить корреспонденцию с контролирующими органами про термины подачи отчетной документации.
Не менее 5 лет Хранится кассовая документация и такие бумаги, как баланс за квартал, отчет организации с объяснительной запиской за квартал; протокол заседания о принятии квартального баланса; первичная документация и кассовая книга; документы по системному и внесистемному учету и другие.
Не менее 10 лет Должны сохраняться годовой баланс, инвентарная опись, баланс передаточный, разделительный, ликвидационный и прочие документы.
Не менее 75 лет Сохраняется лицевой счет каждого работника и зарплатные ведомости.