Процесс функционирования предпринимательского объекта неразрывно связан с уплатой налогов, а также с предоставлением отчетных документов в органы контроля. Осуществление этих действий является обязанностью объекта, который зарегистрирован предпринимательским. Многие предприниматели и бухгалтеры интересуются, как сдавать нулевую 2-НДФЛ и сдается ли она вообще?
Отчетный документ будет нулевым, если нет показателей по налогообложению. То есть при отсутствии объекта налогообложения как такового.
2-НДФЛ станет нулевой в том случае, если предприятие за год не совершило ни одной выплаты сотруднику, которую можно признать объектом налогообложения НДФЛ. Такие ситуации складываются чаще всего в момент прекращения функционирования бизнеса или при тяжелой экономической ситуации в нем. Такая ситуация провоцирует отправку рабочих в бессрочный отпуск без сохранения заработной платы и отпускных за ними.
Нужно ли сдавать нулевую 2-НДФЛ? Ответ один – нет.
Если нет объекта налогообложения, значит, не платится налог, и отчитываться по нему нет необходимости.
Почему так происходит
Составление 2-НДФЛ касается сотрудников, а если таковых нет, то и повода составлять документ тоже нет.
Даже если предположить, что в кризисной для бизнеса ситуации сотрудники в штате все же числятся, но зарплата им не начисляется, в таком случае отсутствует объект обложения налогом.
Надо отметить, что отсутствие 2-НДФЛ от предприятия говорит о том, что выплат сотрудникам в нем не было, что становится поводом думать об убыточности компании и скором прекращении ее функционирования. Налоговики могут запросить документы, которые подтвердят такое положение вещей.
Для тех, кто полагает, что при отсутствии нулевой 2-НДФЛ надо сдавать пояснительные документы, существует ответ – такой необходимости нет. Но если вам очень хочется, этого сделать вам никто не запретит.
Назначение 2-НДФЛ
Справка по форме 2-НДФЛ – это отчетный документ, подаваемый как предпринимателями, так и организациями раз в году (до 1 апреля) с целью отобразить, какие доходы получили сотрудники предпринимательского объекта, а также какова сумма налога, из них изъятого и перечисленного в государственную казну.
Такая справка формируется бухгалтером или предпринимателем на основании регистра по доходам и НДФЛ и предоставляется в органы налогового контроля до определенного срока. Происходит процесс заполнения согласно правилам, предъявляемым к отчетной документации, а структура документа позволяет полноценно отобразить картину по произведенным выплатам сотруднику, а также по уплаченному на этой почве НДФЛ.
Таким же документом подтверждается финансовое положение физического лица при необходимости ему совершить какие-либо операции, связанные с данным вопросом (например, заем в банке или оформление опекунства).
Что является доходом физического лица
Для того чтобы понимать, надо ли сдавать нулевую 2-НДФЛ, необходимо сначала разобраться в том, что отображается в данном отчетном документе, так как доходы – это довольно растяжимое понятие.
Находят отображение в отчетной форме те доходы, которые являются объектом обложения и уплаты НДФЛ. К таким доходам нельзя отнести:
- Суммы подарков от предприятия не больше 4 тыс. рублей в год.
- Материальная помощь при беременности или материнстве не больше 50 тыс.
- Пособия и компенсации, которые может выплатить предприятие (например, компенсация по задержке заработной платы или за работу во вредных условиях).
Если выплаты в течение года осуществлялись только по таким параметрам, даже одному сотруднику, то объекта налогообложения по сути нет, а значит, налог платить не с чего.
Доходами, которые будут облагаться налогом, можно считать суммы, полученные в результате продажи или сдачи в аренду имущества недвижимого типа, жилого или нежилого, получение вознаграждений в счет проделанной работы (например, премия или заработная плата), поступления от дивидендов и пр. Если даже одному сотруднику в течение года была сделана хоть одна выплата по данным категориям, то уже появляется объект налогообложения, а значит, должен быть удержан налог и передан в государственную казну, что, собственно, является поводом для составления отчетного документа.
Итак, если вследствие того, что не было выплат сотрудникам предприятия, не были удержаны и переведены в бюджет суммы налога НДФЛ, то составлять нулевую 2-НДФЛ нет необходимости.
Как заполнять справку 2-НДФЛ при нулевом доходе ? Некоторые компании и ИП боятся показывать инспектору отчетность по подоходному налогу с нулевыми показателями. Насколько это оправдано?
Денег нет
Задача бухгалтера состоит в своевременном заполнении и сдаче отчетности с учетом всех изменений, вносимых в законодательство. Поскольку регулярно выходят поправки в Налоговый кодекс, бухгалтеру важно оперативно реагировать на их принятие.
Если организация (ИП) была недавно зарегистрирована или по каким-либо причинам не вела деятельность, у бухгалтера может возникнуть вопрос: нужно ли показывать нулевой доход в 2-НДФЛ налоговым органам.
Нулевая отчетность может получиться в том случае, если в течение года работникам не начисляли заработную плату или в штате организации нет ни одного сотрудника. Также выход на нулевую отчетность возможен, если все работники фирмы в силу экономических обстоятельств были отправлены на отдых без сохранения заработной платы на длительный срок.
Объект налога
Для составления отчетности по форме 2-НДФЛ необходимо корректно рассчитать налог. А для этого, в первую очередь, следует правильно определить объект налогообложения по подоходному налогу.
Закон признает объектом доход, который был получен физлицом – налогоплательщиком. Для резидентов РФ объектом выступает любое обогащение. Для нерезидентов – только тот, который получен от источников в России. Вообще, платить налоги следует лишь с тех доходов, которые являются объектами налогообложения. См. « ».
Какие доходы облагать
Налоговым кодексом определен перечень доходов, которые выступают объектом налогообложения. К ним относят:
- вознаграждения за выполненную работу или оказанные услуги;
- проценты и дивиденды, полученные физлицом;
- доходы от сдачи имущества в аренду;
- доходы от продажи имущества.
Читайте также Какой код ОКТМО указывать в 3-НДФЛ за 2016 год
Перечень доходов может быть дополнен, так как является открытым.
Не подпадают под НДФЛ такие доходы:
- материальная помощь, сумма которой не превышает 4000 рублей в год;
- материальная помощь, выплаченная при рождении ребенка, если ее сумма не превышает 50 000 рублей;
- пособия по беременности и родам;
- подарки, стоимостью не более 4000 рублей в год;
- компенсации работникам за труд в опасных и вредных условиях;
- возмещение процентов за пользование кредитом для работников, оформивших заем на приобретение или строительство жилья.
Следует понимать, что доходом может быть только экономическая выгода, которую можно оценить. Например, если работнику компенсированы затраты на проезд в командировке, данную сумму нельзя отнести к доходу
Заполнять ли пустые справки
Организации, которые являются налоговыми агентами по НДФЛ, обязаны ежегодно сдавать в инспекцию справки по форме 2-НДФЛ. В них отражают суммы начисленного, а также фактически полученного людьми дохода. В справках указывают сведения о суммах налога: рассчитанного, удержанного и отданного в казну. Таким образом, справка 2-НДФЛ содержит сведения о начислении налога за физических лиц.
Если организация не перечисляла человеку доход, она не является налоговым агентом. Значит, нет необходимости передавать сведения и подавать нулевые справки. Кроме того, нет необходимости и в сдаче пустой 2-НДФЛ с признаком 2. В итоге, 2-НДФЛ при нулевом доходе можно не заполнять. Также см. «
Обязанность налогового агента не только удержать с дохода сотрудника НДФЛ и перечислить его бюджет, но и своевременно предоставлять в налоговую сведения об этом. Сведения предоставляются по форме 2-НДФЛ по итогу календарного года. С 2016 года в обязанности организаций включена сдача расчета по форме . Но данное обязательство не отменяют справку 2-НДФЛ, так как в отличие от расчета она содержит информацию по каждому сотруднику индивидуально.
Куда сдавать 2-НДФЛ
Сдают справку в налоговый орган по месту учета организаций или предпринимателей. Если организация имеет обособленные подразделения, то куда именно подавать справку зависит от того, кто выплачивает сотрудникам зарплату. Если это делает головной офис, то справки по сотрудникам сдает он, а если заработная плата выплачивается обособленными подразделениями, то по форме 2-НДФЛ справку сдать нужно в ИНФС по месту регистрации подразделения.
Когда сдавать 2-НДФЛ для организаций, ИП и налоговых агентов
Сроки по предоставлении справок 2-НДФЛ одинаковы для всех налоговых агентов, как для организаций, так и для предпринимателей. Сделать это нужно до 1 апреля года, следующего за отч етным. Как правило, отчетным годом признается календарный год.
В том случае, если в середине года организации или предприниматели проводят реорганизацию или ликвидацию, то отчетным будет считаться период с начала года до даты реорганизации или ликвидации.
Отдельно следует выделить лиц, осуществляющих операции с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок. Они подают сведения о суммах удержанного и уплаченного НДФЛ по получателям. Но отчитываются они не по справке 2-НДФЛ, а по форме для налога на прибыль. Срок подачи при этом не один раз за год, а до 28 числа месяца, после отчетного периода. То есть в те же сроки, что установлены для сдачи отчета налога на прибыль.
Ответственность за непредставление
При представлении справки 2-НДФЛ несвоевременно ИФНС вправе оштрафовать налогового агента на сумму 200 рублей по каждой справке. При обращении ИФНС в суд, на работодателя может быть наложена административная ответственность в следующих размерах штрафных санкций:
- 100 – 300 рублей – штраф для граждан;
- 300 – 500 рублей – штраф для должностного лица.
Должностным лицом считается руководитель организации.
Кроме того, за предоставленные недостоверные сведения налогового агента могут оштрафовать на сумму 500 рублей. Причем штраф будет применен к каждой справке с недостоверной информацией.
Под «недостоверной информацией» понимают любые допущенные ошибки в справке, в том числе в реквизитах, кодах вычетах и в сообщаемых суммах. Данное правило установлено с 2016 года.
Избежать штрафа за недостоверную информацию можно только если налоговый агент сам обнаружит ошибку и исправит ее до сообщения налоговиков. Срок сдачи справки при этом значения не имеет. Даже если организация сдаст неверную справку, а затем по указаниям инспекторов исправит ее до 1 апреля, избежать штрафа не удастся.
Способ подачи 2-НДФЛ
Справку 2-НДФЛ подать можно одним из трех способов:
- на бумажном носителе непосредственно в ИФНС;
- в виде почтового отправления, оформив письмо с описью вложения;
- в виде электронной справки по ТКС.
В зависимости от способа подачи справки в налоговый орган различают ее дату представления. При подаче лично налоговому инспектору – день обращения, при отправке почтой – дата почтового отправления, при отправке по ТКС – дата, зафиксированная при отправке оператором.
Подача справки по ТКС
Все больше организаций сдают сведения по форме 2-НДФЛ в виде электронной справки. Способ подачи справки по ТКС должны применять все организации с количеством человек 25 и более. Для этого организация или предприниматель выбирают оператора, предоставляющего услуги электронного документооборота.
Дополнительно распечатывать сведения и отправлять в инспекцию на бумажном носителе не требуется.
Справка 2-НДФЛ считается принятой, если после отправки по ТКС она прошла форматный контроль и зафиксирована ИФНС.
Если форматный контроль справка не проходит, то для устранения ошибки потребуется время. А это может привести к опозданию в отправке сведений в срок. Штраф за опоздание с отправкой сведений в этом случае применен не будет, так как их отправка произошла в срок, а вот если справка содержит ошибку, грозит 500 рублей штрафа.
Если организация после отправки сведений в налоговую самостоятельно обнаружила ошибку, она вправе аннулировать справку. Для этого ошибочную справку нужно отправить вновь с кодом корректировки «99». В справке указать только реквизиты сотрудника, а данные о выплатах и налоге не заполнять. Таким образом, в строках «Сумма налога» будут проставлены нули.
После этого составляется новая справка с правильными данными и отправляется в налоговую повторно. Штрафа в этом случае удастся избежать. Главное внести исправления до требования ИФНС и уложиться в срок до 1 апреля.
Подача 2-НДФЛ на бумажном носителе
Если организация или предприниматель, как налоговый агент выплатили налогооблагаемый доход не более чем 25 лицам, то сдать справку 2-НДФЛ они могут на бумаге. К справкам также прикладывается реестр сведений о доходах в двух экземплярах. Один остается в налоговой, а второй с отметкой инспектора возвращается налоговому агенту.
После того, как сведения по сотрудникам будут проверены инспектором, налоговая составляет в двух экземплярах протокол. Данный протокол приема сведений отдают лично представителю организации или предпринимателю, либо в срок до 10 рабочих дней направляется по почте в адрес налогового агента.
Выдача справки сотруднику
По заявлению справку 2-НДФЛ можно выдать сотруднику организации. Они могут потребоваться, например, если сотрудник увольняется или переводится в другую организацию в середине года. Тогда новому работодателю нужно будет учесть все предоставленные сотруднику вычеты по прошлому месту работы.
Срок для выдачи справки сотруднику по заявлению составляет до 3 дней.
Довольно часто возникает ситуация, когда сотрудник в течение года не имел дохода, который облагается НДФЛ. Например, во время отпуска по уходу за ребенком. В этом случае справку выдавать не нужно, так как выдачей справки занимается налоговый агент, которым в этот год работодатель не был. Однако, если сотрудник пишет заявление с просьбой выдать ему справку, игнорировать это не нужно. Сотруднику можно выдать справку в свободной форме, которая подтвердит отсутствие налогооблагаемого дохода у сотрудника. Либо выдать сотруднику бланк справки 2-НДФЛ с проставленными в соответствующих разделах прочерками.
Получить справку может сотрудник не сам лично. За него это может сделать доверенное лицо или его представитель. Доверенному лицу для получения справки нужно заверить нотариально доверенность, а представитель может получить ее и без доверенности.
Законодательная база
Законодательная база | Содержание |
| П.2 статьи 230 НК РФ | «О представлении налоговыми агентами сведений в налоговый орган по месту своего учета» |
| Письмо ФНС России №ЕД-4-3/17827 от 26.10.2011 | «О порядке представления в налоговый орган справки 2-НДФЛ при реорганизации организации» |
| Статья 126 НК РФ | «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля» |
| Статья 15.6 КоАП | «Непредставление, необходимых для осуществления налогового контроля» |
| Письмо ФНС России №ГД-4-11/14515 от 09.08.2016 | «О налоговой ответственности налоговых агентов»Ответы на распространенные вопросы |
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1 Сдают ли справку 2-НДФЛ в инспекцию сотрудника, по месту его проживания?
Ответ: Нет, данная справка предоставляется только в ИФНС по месту регистрации работодателя.
Вопрос №2 Можно ли подавать сведения на электронном носителе? Например, на флешке?
Ответ: Данный способ подачи отменен с 2016 года. Подать сведения можно либо на бумаге, либо в электронном виде.
Свежие комментарии
- admin к записи Перевод беременной сотрудницы на легкий труд
- admin к записи Покупка товаров у физического лица: бухгалтерский учет, документы, налоги
- Александр к записи Покупка товаров у физического лица: бухгалтерский учет, документы, налоги
Заполнения справки 2-НДФЛ по нулевым доходам, вычетам на детей без доходов, по обособленным подразделениям.
Практически каждому работнику требуется справка по форме 2-НДФЛ. Как ее правильно заполнить, и в какие сроки передать, если у работника не было доходов или он работает в обособленном подразделении? Как рассчитать стандартные налоговые вычеты при нулевых доходах? Рассмотрим эти ситуации подробно.
Справку 2-НДФЛ оформляет работодатель для представления в налоговую инспекцию при сдаче отчетности, а также для выдачи работнику по его заявлению (п. 3 cт. 230 НК РФ).
Работодатель не имеет права отказывать сотруднику в выдаче справки. Но сроков выдачи справки и ответственности за отказ в ее выдаче в законодательстве пока нет. При отказе вас могут привлечь только к административной ответственности на основании ст. 5.27 и 5.39 КоАП РФ.
Форма справки 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России № ММВ-7-3/611@.от 17.11.2010.
Случаи, когда работнику нужна справка 2-НДФЛ:
— при смене места работы, если такое произошло в течение года, а не с января текущего года (абз. 2 п. 3 cт. 218 НК РФ);
— при получении кредита в банке;
— при заполнении декларации форме 3-НДФЛ (для получения вычетов, при продаже имущества, обучении, покупке медикаментов, благотворительности и пр.);
— в других случаях по заявлению работника.
1. Заполнение справки 2-НДФЛ по нулевым доходам или Как выдать справку 2-НДФЛ, если у работника нет доходов?
Такое может произойти, если женщина была в отпуске по уходу за ребенком, и, как известно, пособие по нему не облагается НДФЛ (п. 1 cт. 217 НК). А, поскольку в справке 2-НДФЛ отражаются только облагаемые НДФЛ доходы, то суммы пособия в ней не отражаются.
Еще один случай с нулевыми доходами – когда работник находился в отпуске без содержания в течение всего налогового периода.
Например, машинистка Петренко И.П. 21 мая 2013 выходит на работу из отпуска по уходу за ребенком, в котором была до 20 мая 2013. Она пишет заявление с просьбой выдать ей справку 2-НДФЛ для получения кредита. Нужно ли Петренко И.П. выдать справку 2-НДФЛ и как ее заполнить?
Справка по форме 2-НДФЛ гражданам с нулевыми доходами выдается, только заполнена она будет следующим образом. Поскольку доходов никаких не было, то заполняются лишь реквизиты работодателя, сведения о работнике, ставятся подпись работодателя и его печать. Все остальные поля останутся пустыми.
К тому же, помимо справки 2-НДФЛ, сотруднице может понадобиться справка о том, что она трудилась у данного работодателя, но заработная плата за такой-то период не начислялась в связи с нахождением сотрудницы в отпуске по уходу за ребенком (либо без содержания). Она пишется в произвольной форме.
2. Заявление на «детский» вычет работница подала позже, чем вышла из отпуска по уходу за ребенком.
В мае 2013 работница Петренко И.П. выходит на работу после завершения по уходу за ребенком. У нее девочка трехлетнего возраста. Заявление на детский вычет она написала в июне 2013. С какого времени ей предоставлять вычет на ребенка: с мая, когда она вышла на работу, с июня, когда написано было заявление или с начала года?
По НДФЛ определен налоговый период — год (cт. 216 НК РФ).
Предоставление работнику стандартных налоговых вычетов на основании п. 3 ст. 210 и ст. 218 НК РФ возможно за каждый месяц налогового периода только по доходам, облагаемым по ставке 13%.
Право на получение ежемесячных детских вычетов не зависит:
— от того, имел ли сотрудник доход в отдельных месяцах или нет (при наличии трудового договора) (п. 1 cт. 218 НК РФ, письмо Минфина России № 03-04-05/8-36 от 19.01.2012);
НДФЛ по закону рассчитывается нарастающим итогом с начала года, следовательно, все вычеты суммируются путем сложения за все месяцы с начала года (начиная с января), даже за те, когда дохода не было (он был равен нулю) (п. 1 cт. 218, п. 3 cт. 226, п. 3 cт. 210 НК РФ).
— от того, в какой момент было подано заявление о предоставлении вычета на детей с подтверждающими документами – в первый месяц налогового периода или позже (письмо Минфина России № 03-04-06/8-118 от 18.04.2012).
По нашему примеру сотруднице должны быть предоставлены детские вычеты с января 2013, несмотря на то, что до мая ее доходы были равны нулю. Она подала заявление в июне. Таким образом, при расчете ее заработка за май детских вычетов не было (поскольку бухгалтерия не имела подтверждающих вычет документов). А в июне она имеет право на получение детского вычета в сумме 1400 × 6 = 8400 руб.
При достижении работницей дохода более 280000 рублей, детские вычеты не предоставляются (абз. 17 пп. 4 п. 1 cт. 218 НК РФ).
3. Заполнение справки 2-НДФЛ сотруднику, работающему в обособленном подразделении.
Работник Угольков И.П. трудится в обособленном подразделении, которое, по общим правилам, не имеет ни расчетного счета, ни баланса. Где он может взять справку 2-НДФЛ и кто ее будет оформлять?
В обособленных подразделениях, не имеющих расчетного счета и баланса, исчисляет и уплачивает НДФЛ с работников и предоставляет справки работникам головная организация (письмо Минфина России № 03-04-06-01/224 о от 28.08.2009).
Работнику следует обратиться в головную организацию (ее офис или бухгалтерию), поскольку весь учет по НДФЛ ведется там.
Срок выдачи справки 2-НДФЛ составляет три рабочих дня с момента подачи заявления работником и определен в статье 62 ТК РФ.
Особенности заполнения справки 2-НДФЛ и форму справки смотрите и скачивайте здесь
Бесплатная книга
2 комментария к записи “Заполнения справки 2-НДФЛ по нулевым доходам, вычетам на детей без доходов, по обособленным подразделениям.”
Бухгалтер ответила что произошли изменния в 2014 году и справка 2 ндфл при нулевых доходах не выдается, написала мне в произвольной форме, что я ничего не получаю (в отпуске по уходу за ребенком) Права ли она?
Да, с 2014 года произошли изменения. Можно писать справку в произвольной форме.
Оставить комментарий
Бухгалтерские услуги
3месяца в подарок
1 модуль бесплатно
Бесплатная книга
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».
Бесплатная книга
Устали работать? Пора зарабатывать! Скачай БЕСПЛАТНО
Бесплатная книга
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».
Нужно ли сдавать нулевую справку 2-НДФЛ?
Основные сведения о НДФЛ
Все компании и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют свои функции, имея в штате сотрудников, обязаны перечислять взносы во внебюджетные фонды и исполнять обязанности налогового агента по налогу на доходы.
Объекты налогообложения
Помимо доходов, которые выступают объектом для обложения подоходным налогом, законом России предусматриваются категории доходов, освобожденные от уплаты данного налога. К ним, в частности, относятся различные пособия, за исключением больничных пособий, а также компенсационные выплаты.
Таким образом, не подлежат налогообложению такие виды доходов, как:
- Выплаты работнику в связи с увольнением (за исключением компенсаций за неиспользованный отпуск);
- Выплаты, связанные с командировочными расходами.
Однако для некоторых категорий командировочных расходов установлены ограничения на возможность принять к учету в полном объеме. Так, от обложения данным налогом освобождаются суточные работнику в пределах 700 рублей в поездках по стране и 2500 рублей при поездке за рубеж.
Налоговые ставки
В зависимости от статуса к доходам налогоплательщика могут быть установлены налоговые ставки в размере 13%, 35% для резидентов нашей страны, для нерезидентов установлен и 13%, 15% и 30% для нерезидентов.
Ставка в размере 13% используется:
- для всех категорий доходов от исполнения трудовых функций, в том числе и отпускных, выплачиваемых работодателем;
- для доходов бизнесменов, которые обязаны перечислять в бюджет НДФЛ вместо уплаты налога на прибыль;
- при получении доходов от реализации определенных категорий имущества;
- при поступлении дохода от участия в других организациях (дивидендов).
Ставка 35% используется в случаях:
- Выигрыша в размере, превышающем 4000 рублей;
- При получении экономической выгоды в виде экономии на процентах;
- Для доходов в сумме процентов по вкладам.
Нулевая справка 2-НДФЛ
Порядок и сроки предоставления справки 2-НДФЛ
Все компании или индивидуальные предприниматели, имеющие в штате сотрудников, обязаны ежегодно представлять в органы налогового контроля отчет по форме 2-НДФЛ. Этот отчет позволяет налоговикам проверить, насколько ответственно компании исполняют роль налоговых агентов по НДФЛ.
В том случае, если численность персонала компании не более десяти человек, на законодательном уровне разрешается представлять в инспекцию отчет в бумажном формате. Если же работников более 10 человек, передать 2-НДФЛ в органы налогового контроля можно только в электронном виде.
Несмотря на то, что представлять в инспекцию отчет следует один раз в год, в случае необходимости данная справка должна быть выдана работнику компании по первому требованию.
Отчитаться перед фискальными органами следует не позднее 1 апреля 2017 года по месту регистрации компании (или индивидуального предпринимателя). В 2017 году эта дата выпадает на выходной день, следовательно, отправить отчет в инспекцию следует не позднее 3-го апреля.
В каких ситуациях может быть сформирована нулевая справка 2-НДФЛ
В процессе осуществления компанией видов деятельности, для которых она создавалась, нередко возникают ситуации, когда по итогам периода получена не прибыль, а убыток и выплаты сотрудникам в это время не производились. Нередко кризис в компании вынуждает работодателей отправлять сотрудников в неоплачиваемые отпуска, разумеется, никаких выплат для них в этот период не предусматривается. Помимо сложной экономической обстановки в организации, отсутствие доходов может быть связано с началом деятельности, когда после регистрации фирма еще не успела выйти на уровень безубыточности.
В этих случаях у бухгалтеров возникает вопрос, необходимо ли формировать нулевую справку 2-НДФЛ? По мнению налоговых органов, при отсутствии дохода, компания не является налоговым агентом для налогоплательщиков и, следовательно, необходимости представлять справку по форме 2-НДФЛ не возникает.
Таким образом, законодательство не предусматривает для компаний необходимости сдавать нулевые справки 2-НДФЛ. Тем не менее, многие бухгалтера все же формируют по итогам года этот отчет даже при отсутствии дохода и передают в инспекцию вместе с пояснительной запиской о причине отсутствия выплат в пользу сотрудников.
Разумеется, компания, которая на протяжении большого периода времени фактически не осуществляет деятельность и не выплачивает работникам заработную плату, становится объектом пристального внимания органов налогового контроля. И если такая ситуация возникла, то не исключена вероятность проведения внеплановых камеральных и выездных проверок. В первую очередь, органы фискального контроля потребуют документы, подтверждающие получение убытка в ходе осуществления деятельности. Так налоговики пытаются определить, насколько реальны для компании перспективы банкротства.
Инструкция по заполнению нулевой справки 2-НДФЛ
Для того чтобы правильно составить справку 2-НДФЛ следует воспользоваться сведениями налоговых регистров по учету налога на доходы. Показатели доходов, полученных налогоплательщиками, а также суммы налоговых вычетов отражаются в справке в рублях и копейках. В то время как суммы налога должны быть указаны в полных рублях согласно правилам математического округления.
Справка 2-НДФЛ состоит из пяти разделов, в которых раскрываются сведения:
- Об организации, удерживающей и перечисляющей в бюджет рассчитанные суммы налога, то есть о налоговом агенте;
- О получателе доходов;
- О видах доходов, облагаемых разными ставками налога на доходы;
- О размерах вычетов, на получение которых физическое лицо имеет законное право;
- Об общих суммах дохода и начисленного налога.
Справку следует заполнять следующим образом:
- В первом разделе необходимо указать год, за который формируется отчет и ее порядковый номер, а также код органа налогового контроля, ответственный за проверку этого отчета.
- В поле «Признак» следует сообщить о том, был ли удержан НДФЛ (ставим 1) или это было невозможным по каким-либо причинам (ставим 2).
- Далее вносим сведения об организации: название в соответствие с регистрационными документами, ее ИНН. В тех случаях, когда бизнесмен представляет собой налогового агента, указываются его паспортные данные.
- Во втором разделе данной справки необходимо раскрыть информацию о физическом лице, который получает доход в организации. Указывается ИНН налогоплательщика, его статус. Если сотрудник не является налоговым резидентом в поле «Статус» необходимо указать цифру 2, если речь идет о резиденте, ставим цифру 1.
- Также в этом разделе следует отразить информацию о гражданстве сотрудника, указав код страны, и полные данные документа удостоверяющего личность.
- Третий раздел предназначен для получения налоговиками информации обо всех доходах сотрудника с разбивкой по ставкам. Все поступления доходов отражаются по каждому месяцу отдельно.
- Четвертый раздел предназначен для отражения информации о налоговых вычетах, на получение которых имеет право налогоплательщик. В том случае, если работник имеет право на получение имущественного налогового вычета, и им получено уведомление налоговых органов, подтверждающее это право, необходимо в отчете 2-НДФЛ отразить информацию об этом уведомлении и налоговой инспекции, которая его выдала.
- Пятый раздел справки 2-НДФЛ предназначен для отражения всей информации о доходах, налоговых вычетах и сумм перечисленного в бюджет НДФЛ.
Подача нулевой справки 2-НДФЛ
В соответствие с требованиями налогового законодательства в случае отсутствия функций налогового агента у компании (работникам не выплачивается заработная плата, деятельность фактически не ведется) у компании нет необходимости формировать и представлять в органы налогового контроля отчет по форме 2-НДФЛ.
Компаниям, на которых государством возложена обязанность исполнять функции налогового агента, непременно, следует ответственно подходить к вопросам расчетов с бюджетом. Нужно отслеживать каждое изменение налогового законодательства и вовремя реализовывать эти нововведения в практической жизни.
Последние изменения
В 2017 году вступило в силу множество изменений в налоговом законодательстве страны. В частности эти нововведения коснулись также и подоходного налога.
- Появление двух новых кодов источников доходов обязывает отражать отдельно полученную заработную плату и все премиальные выплаты сотрудникам.
- Помимо кодов источников доходов появились новые коды для отражения информации о детских вычетах. По новым правилам для родителей ребенка, его бабушек и дедушек установлены следующие коды: 126 – на первого ребенка, 127 – на второго ребенка, 128 – на третьего и каждого следующего ребенка, 129 – на ребенка-инвалида. Для опекунов предусмотрены следующие коды: 130 – на первого ребенка, 131 – на второго, 131 – на третьего и каждого следующего ребенка, 133 – на ребенка-инвалида.
- Для отражения социальных вычетов в отчете 2-НДФЛ введен новый код вычета за независимую оценку квалификации работника – 329.
Каких-либо изменений в самом отчете по форме 2-НДФЛ в 2017 году не предполагается. В новом налоговом периоде будет действовать тот же бланк, что и прежде, однако в него добавлено новое поле, называемое «Признак». В нем должны отражаться сведения о возможности полного или частичного удержания исчисленного налога в отчетном периоде и для этих целей предназначены поля со значениями 1 и 2.
Если организация удержала налог из доходов гражданина, то ей следует в поле «Признак» указать 1, если же это невозможно, то 2.
Для компаний с признаком 1 необходимо представить отчет до 3-го апреля 2017 года, а тем фирмам, кто в поле «Признак» указал 2 – до 1 марта 2017 года.
Ответственность
Отсутствие у налогового агента возможности удержать исчисленный налог может возникнуть в ситуации, когда изменился статус налогового резидента и резидент стал нерезидентом. В связи с этим соответственно изменилась и налоговая ставка по НДФЛ. Также нередко возникают ситуации, когда часть дохода сотрудник получает в натуральной форме или возникла материальная выгода в пользу работника.
Обо всех случаях выплаты доходов сотрудникам без удержания соответствующих сумм подоходного налога следует непременно уведомить налоговиков. Помимо органов налогового контроля в известность необходимо поставить и самого работника.
2-НДФЛ нулевая
У бухгалтеров недавно зарегистрированных организаций, а также организаций, по каким-то причинам временно приостановивших свою деятельность, возникает вопрос: сдается ли нулевой 2-НДФЛ в налоговую инспекцию? Речь идет о ситуации, когда у организации совсем нет работников, либо работники числятся, но зарплата им целый год не выплачивалась. Например, все работники в связи с отсутствием работы отправлены в отпуск за свой счет на какой-то период времени.
Сдавать ли нулевые 2-НДФЛ
Справки 2-НДФЛ представляют в инспекцию по итогам года организации и предприниматели, являющиеся налоговыми агентами по НДФЛ. Они отчитываются о суммах начисленного и фактически полученного физическими лицами дохода и суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налога (п. 2 ст. 230 НК РФ). То есть подразумевается, что справки 2-НДФЛ подаются, если в пользу физических лиц начисляется доход (возникает объект налогообложения по НДФЛ). Если же доход не начисляется, то организация или предприниматель налоговым агентом не является. Соответственно, нет обязанности подавать нулевые справки 2-НДФЛ. Аналогично не нужно подавать нулевую 2-НДФЛ с признаком 2.
Сдается ли 2-НДФЛ при нулевой численности
По описанной выше причине не нужно также сдавать нулевые справки, если у организации нет работников. Более того, заполнить справку в такой ситуации просто невозможно.
Хотя нужно понимать, что если организация длительное время не ведет деятельность, не начисляет зарплату работникам либо вообще не имеет работников, то ею могут заинтересоваться налоговики и фонды и затребовать пояснения по сложившейся ситуации.
Справка в ИФНС о нулевом 2-НДФЛ
Некоторые бухгалтеры считают, что по итогам года вместо нулевых справок нужно подать в ИФНС заявление, в котором объяснить, что справки 2-НДФЛ не сдаются в связи с отсутствием выплат в пользу физлиц. Однако подача такого заявления НК не предусмотрена, поэтому это излишне.
Всё о заполнении, представлении и выдаче справки по форме 2-НДФЛ
Справки, сделанные по форме 2-НДФЛ, полагается сдавать в налоговую инспекцию каждому работодателю, который выступает для своих подчинённых источником дохода. Иногда такой документ запрашивают и сами сотрудники. Поэтому важно знать, как правильно заполнить справку, когда и для чего она может понадобиться и какие нюансы нужно иметь в виду при её представлении.
Что такое форма 2-НДФЛ и как она выглядит?
Форма 2-НДФЛ содержит информацию о доходах физического лица и отчислениях, связанных с ними. В справке указываются такие данные:
- источник дохода;
- осуществлённые выплаты (по месяцам);
- удержанные налоги.
Как и когда документ выдаётся работнику?
Справка получается физическими лицами в бухгалтериях организаций, являющихся для них работодателями. Для этого сотруднику требуется подать соответствующее заявление. Предприятие же обязано выдать форму 2-НДФЛ в течение трёх дней со дня регистрации запроса от работника (статья 62 Трудового кодекса РФ).
Довольно часто документ вручается специалисту без его заявления при освобождении от занимаемой должности.
Кроме случаев увольнения, справка может понадобиться работнику:
- для оформления кредита в банке (при получении небольшой суммы форма 2-НДФЛ требуется не всегда, а вот для ипотеки и при запросе денежных средств на покупку автомобиля документ представляется в обязательном порядке);
- при выходе на пенсию;
- при усыновлении детей;
- для получения льгот, снижающих общую сумму налогов для некоторых групп граждан (например, справку необходимо предъявлять тем, кто является родителями студентов, обучающихся в высших учебных заведениях на платной основе);
- в случае судебных процессов (особенно при тяжбах, связанных с трудовыми спорами или назначением алиментов);
- при запросе визы для посещения некоторых стран.
Отказ от представления формы 2-НДФЛ или же задержка выдачи более чем на три дня может повлечь за собой судебное разбирательство.
В каких случаях справка не требуется?
Вполне обоснованной причиной для отказа в выдаче документа является факт невыплаты человеку на протяжении года никаких денежных средств. Если организация не была источником заработка и других доходов для физического лица, то какие-либо обязательства перед гражданином у неё отсутствуют (пункт 2 статьи 230 Налогового кодекса и пункт 2 приказа ФНС № ММВ-7–3/576 от 16.09.2011). Составлять так называемые нулевые справки при этом не нужно.
Форма 2-НДФЛ не требуется и в следующих случаях:
- при приобретении работодателем у сотрудника права на собственность или имущества у физического лица (статья 228 НК РФ гласит, что непосредственно гражданин должен высчитать, какую сумму ему надо перечислить в бюджет, и представить декларацию);
- при выплате денежных средств предпринимателю, который сам отчисляет налоги, в том числе на доходы (согласно пункту 2 статьи 226, пункту 5 статьи 214, а также статьям 227 и 228 НК РФ, бизнесмен ИП отчитывается перед государственными органами о прибылях и затратах);
- при получении пособия по беременности и родам, алиментов и материальной помощи, выплачиваемой пострадавшим в результате природных катаклизмов;
- при выдаче подарков, если организация делает презент в натуральной форме (в этом случае компания, не являющаяся физическим лицом, обязана уведомить налоговый орган, что сделать соответствующее отчисление невозможно (пункт 5 статьи 226 НК РФ);
- если иностранный работник уволился и уехал из России в страну постоянного проживания. При этой ситуации организации полагается удержать НДФЛ со специалиста, но так как бывшего сотрудника в стране нет, то сделать это невозможно. Компании остаётся только сообщить в ФНС о том, что налог взимать не с кого (в соответствии с пунктом 5 статьи 226 НК РФ).
Сроки сдачи документов о доходах сотрудников организации в налоговую службу
Справка по форме 2-НДФЛ сдаётся за определённый период, который обычно составляет один год. Сроки определяются налоговой инспекцией. В 2017 году документ с признаком «2» представляется до 1 марта включительно; «1» - до 3 апреля.
Как нужно сдавать отчётность - на бумажном носителе или в электронном виде?
Если организация стала источником доходов для более чем 25 работников, то она обязана выслать заполненные формы исключительно по телекоммуникационным каналам связи. Документ может представляться на бумаге лишь тогда, когда в компании трудится менее 25 человек.
Отчётность, сданная на флеш-накопителях, дисках и других носителях, не принимается (основания - пункт 5 статьи 226 и пункт 2 статьи 230 НК РФ).
Штрафы: чем грозят отчёты, сданные невовремя или ошибочно составленные?
За несоблюдение сроков подачи справок 2-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 200 рублей за каждый требуемый документ (основание - пункт 1 статьи 126 НК РФ).
Однако заплатить работодателю придётся и в том случае, если формы присланы вовремя, но с ошибками. В таком случае штраф составит 500 рублей за каждую справку, в которой представлены некорректные сведения. Документы при этом будут отправлены на доработку.
Распространённые ошибки
Наиболее часто встречающиеся недочёты при заполнении бланка 2-НДФЛ:
- отсутствие подписи налогового агента в соответствующей строке (её полагается ставить ответственному сотруднику бухгалтерского отдела организации и только синей ручкой; печать компании не должна закрывать отметку);
- указание даты в неверном формате (первым записывается день, затем месяц и только потом год - дд.мм.гггг);
- проставление оттиска печати не в отведённом для этого месте;
- указание старого адреса сотрудника (например, в том случае, если у специалиста поменялось место прописки, но он не уведомил об этом работодателя);
- внесение неверного ИНН;
- лишние вычеты, удержания;
- отсутствие сведений о каком-либо доходе.
Вносить какие-либо исправления в готовый документ категорически запрещено. Справку можно только переделать целиком.
Правильное заполнение бланка 2-НДФЛ с образцом
Прежняя форма документа, утверждённая приказом ФНС России №ММВ-7–3/611@ от 17.11.2010, была актуальна только до конца 2015 года. В настоящее время следует пользоваться бланком, являющимся приложением № 1 к приказу ФНС России № ММВ-7–11/485@ от 30.10.2015. Подробные инструкции по правильному составлению справки изложены в приложении №2. Основные нюансы заполнения каждой из частей приведены ниже.
«Шапка»: признак, номер корректировки, код ИФНС
- Поле «Признак»: цифра «1» ставится в случае формирования документа о доходах и удержанном налоге, «2» - при невозможности взимания последнего.
- Поле «Номер корректировки»: «00» вносится при первичном составлении справки; «01», «02» и так далее - при внесении исправлений; «99» - при подаче аннулирующей формы.
- Поле «Код ИФНС»: чтобы узнать соответствующее значение, нужно перейти на страницу определения реквизитов налоговых инспекций.
Субъекты хозяйствования, а также предприниматели, у которых в штате наемные работники, обязаны подавать в ИМНС по месту регистрации ежегодные показатели в декларации 2. В них отражают заработную плату и удержанный подоходный налог. Не всегда бухгалтерам понятно, нужно ли представлять 2 НДФЛ справку, сформированную с нулевыми показателями, если в отчетном периоде прибыль в пользу физ. лиц не начислена и налог соответственно не удерживали и не перечисляли в казну.
В таблице указано, куда подают декларацию НДФЛ 2.
При необходимости, формируют нулевую справку по форме 2 НДФЛ следующим образом:
- Титул в нулевом отчете заполняется привычным способом;
- в расчете подаются сведения о физ. лице без указания информации о прибыли и подоходном налоге;
- руководитель подписывает нулевой расчет и заверяет печатью.
Пример заполнения нулевого отчета:
Сроки подачи справки 2 НДФЛ
Субъекты хозяйствования, которые в течение отчетного года начисляли прибыль, удерживали и передавали подоходный налог в казну, обязаны представлять бланк формы 2 НДФЛ в сроки, установленные законодательством.
Напомним, когда сдавать декларацию за 2017:
- Для декларации с признаком 1 срок подачи – 1 апреля 2018 года;
- для отчета с признаком 2, когда удержать подоходный налог невозможно, срок подачи – 1 марта 2018 года;
с 2017 года и до дня реорганизации или ликвидации субъекта хозяйствования, если приняли такое решение, декларацию формируют за период времени, где заработок начисляли, и удерживали НДФЛ.
Декларация 2 НДФЛ заполняется единожды по итогам календарного года на каждого сотрудника организации. Это делается для учета налогообложения, когда при необходимости налог возвращают физ. лицу по заявлению.
Если в течение отчетного периода выплаты работнику не перечислялись, соответственно не было базы для начисления, удержания подоходного налога. В таком случае, субъект хозяйствования не налоговый агент и представлять нулевую декларацию 2 НДФЛ не должен. Эта норма регламентирована в статье 230 п. 2.
Кроме того, нулевую справку подавать не нужно в следующих случаях:
- При приобретении субъектом хозяйствования имущества или прав на него у физ. лиц;
- если прибыль получает индивидуальный предприниматель.
В обоих вариантах подоходный налог взимается с тех, кто получил прибыль. Это лицо самостоятельно подает сведения в фискальные органы.
Если в штате организации нет наемных работников, следовательно, начисления прибыли также не совершались за отчетный период. Поскольку 2 НДФЛ справка с нулевым доходом оформляется на каждое физ. лицо, при отсутствии заработка в декларации указывать просто некого, отсюда следует, что нулевую справку подавать не нужно.
Тем не менее такая ситуация заинтересует фискальные службы. Чтобы избежать вопросов инспектора, отправьте в налоговую справку в свободной форме с указанием причин непредставления декларации 2 НДФЛ, с другой стороны это вовсе не обязательное требование. В НК не предусмотрено заполнение расчета с нулевыми показателями.
Чтобы правильно сформировать расчет, воспользуйтесь сведениями из регистров налогового учета.
Показатели по доходам и вычетам отражаются с точностью до копеек, суммы подоходного налога указываются в «целых» числах согласно правилам округления.
Декларация 2 НДФЛ на каждого сотрудника содержит 5 разделов, где отражают:
- Сведения о субъекте хозяйствования, где произведено удержание и отражение подоходного налога;
- информацию о физ. лице, получившем доходы;
- сведения о видах прибыли, которая облагается подоходным налогом по «разным» ставкам;
- сумму примененных в отчетном периоде вычетов, участвующих в «порядке» начисления налога;
- сведения о сумме прибыли и начисленного подоходного налога.
Декларация заполняется следующим образом:
- В первой части указывают период представления показателей. Кроме того, номер отчетности и код фискального органа, в который будет подана декларация.
- В ячейке «Признак» следует отметить соответственно, цифрой 1 или 2 сведения удержан ли подоходный налог или это выполнить невозможно.
- Затем внести сведения о субъекте хозяйствования, наименование согласно уставным актам, ИНН. Для представления отчета физ. лицами указывается паспортная информация.
Заполнение второй части отчета:
- Заполняют сведения о физ. лице, которому начислена прибыль в отчетном году с указанием ИНН и статуса. Если работник не в статусе резидента, в нужной графе ставят цифру 2, для резидента – указать 1.
- Также здесь указывают сведения о гражданстве работника, код страны и паспортные сведения.
В 3-й части справки 2 НДФЛ отражается прибыль физ. лица с разбивкой по месяцам и по ставам подоходного налога.
В 4-й части расчета формируется информация о налоговых вычетах, примененных в отчетном периоде. Если сотрудник представил заявление и уведомление на получение имущественной льготы, а также, если выдавалось подтверждение этого права фискальными органами, в декларации 2 НДФЛ отражают эту информацию и указывают сведения об ИМНС, которая выдала уведомление.
В 5-й части формируются суммы начисленной прибыли физ. лицу, предоставленные вычеты и сведения о подоходном налоге, переданном в казну.
Декларации 2 НДФЛ утверждаются руководителем субъекта хозяйствования и заверяются печатью.
Образец заполнения декларации 2 НДФЛ, если начислена заработная плата:
Обязательство
Сдавать 2 расчет если не было начислений, с нулевыми показателями нет необходимости, однако фискальные органы заинтересуются субъектом хозяйствования, зарегистрированным, но не работающим.
Специальному контролю подлежат компании, у которых в штате нет сотрудников, соответственно отсутствуют доходы. В таком случае в адрес юр лица направляется проверка, которая на месте просмотрит счета.
При отражении убытков инспекторы проверят законность формирования, ввиду чего примут решение о приостановлении работы субъекта хозяйствования. Кроме того, налоговики предложат стратегию по выходу из кризисной ситуации и ликвидации убытков.
Обязательство по 2 НДФЛ следующее:
- Если субъект хозяйствования вовремя не уведомил фискальные органы о невозможности удержать подоходный налог, это грозит санкциями в пользу юр лица в сумме 200-500 рублей. Кроме того, если эту ошибку обнаружит ИМНС, начислят пеню;
- за ошибки в справке накажут ответственное лицо за каждую недостоверную цифру на сумму 500 рублей. Однако если работник самостоятельно обнаружит отклонения и подаст «уточненку», наказание не последует.
Когда 2 НДФЛ возможен нулевой
Иногда работа фирмы складывается плачевно, вместо прибыли компания получает убытки. Руководство принимает решение не выплачивать заработок в пользу физ. лиц и оформить отпуск без сохранения оплаты труда. Такая ситуация возможна и в начале работы, пока нарабатывается опыт и база.
Для таких случаев фискальные органы дают пояснение, что субъект хозяйствования не выступает в роли налогового агента и справку 2 НДФЛ по физ. лицам с нулевыми показателями представлять не следует.
Иными словами, пустой расчет не формируется. Но компании заполняют нулевую декларацию и вместе с пояснительной запиской о причинах отсутствия сведений передают инспектору.
Заключение
Порядок заполнения данной справки регламентирован налоговым кодексом. Подать отчет разрешается на бумажном носителе, если на предприятии прибыль получало до 25 человек, в ином случае представление сведений дозволено только в электронном виде.
Перед тем, как сдать отчет, компании или индивидуальные предприниматели самостоятельно проверяют контрольные соотношения, при обнаружении расхождений сразу исправляют, чтобы избежать применения штрафных санкций.