Какие командировочные расходы должен оплатить наниматель? Почему при оплате билетов на транспорт или за проживание банковской карточкой для отчетности бухгалтерия требует выписку движения средств по карт-счету? Почему наниматель требует бронировать жилье и оплачивать билеты только банковской карточкой сотрудника, который отправляется в командировку?
сайт собрал несколько простых вопросов о командировках, найти ответы на которые помогли юристы корпоративной практики адвокатского бюро REVERA.
Что считать командировкой?
Служебная командировка — это поездка на определенный срок по распоряжению нанимателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Обязательное условие — поездка проходит в другую местность (то есть поездка в пределах одного города — не командировка).
Чем командировка по Беларуси отличается от зарубежной?
В основном — большей суммой командировочных и более строгой отчетностью об их использовании. Есть и другие отличия: например, при поездке за границу командировочные могут выдаваться в иностранной валюте.
В отличие от командировок по Беларуси обязательно иметь при себе задание на служебную командировку.
Какие командировочные расходы должен оплатить наниматель?
Не позднее чем за день до командировки наниматель обязан выдать работнику денежный аванс. Аванс должен покрывать проезд в обе стороны, аренду жилья и суточные (как правило, это расходы на питание, общественный транспорт и т.д.).
Что касается расходов, которые наниматель обязан возместить, здесь есть свои нюансы. Так, если у работника есть право на бесплатный проезд или в командировку он едет на служебном авто, то транспортные расходы туда и обратно ему не возмещаются. И если принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, то суточные выдают только в размере 50% от нормы.
А вот расходы на мобильную связь в суточные чаще всего не включаются. Здесь все решается по договоренности с нанимателем, но в целом, он имеет право не возмещать их. Чтобы наниматель возместил другие расходы, нужно согласовать их заранее.
По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет и возвращает остаток денег, если он будет. Если потраченная сумма превышает размер аванса, но расходы работника обоснованы и он может подтвердить их, наниматель может возместить эту сумму.
Во избежание возможных споров лучше указывать конкретные виды расходов, подлежащих возмещению, в приказе (распоряжении) нанимателя о направлении работника в командировку.
Все правила возмещения командировочных расходов по Беларуси можно посмотреть в соответствующей инструкции .
Решение о возмещении указанных в отчете расходов принимает только руководитель?
По общему правилу — да, руководитель. В каждой отдельной ситуации все зависит от того, кто может исполнять обязанности руководителя по распоряжению денежными средствами: в госорганах обычно действуют специальные положения, в частных организациях — локальные нормативные правовые акты (например, должностная инструкция заместителю директора).
Тем не менее, если руководитель знает, что будет отсутствовать, ему лучше оформить разовую доверенность на одного из своих подчиненных, чтобы тот смог утвердить отчет и возместить расходы.
Для подтверждения расходов нужны только оригинальные документы? А если они утеряны?
К примеру, если сотрудник ехал в поезде, таким подтверждением может быть чек из купе-ресторана или из магазина на конечной станции. Если и таких документов нет, тогда расходы компенсируют по минимальной стоимости проезда. Она рассчитывается по формуле: рекомендуемая норма расстояния перевозок пассажиров и грузов * тариф за 1 км.
Например, работника направили в командировку из Минска в Бобруйск. Сегодня рекомендуемая норма расстояния перевозок между этими городами составляет 150 км. Тариф на перевозки на региональных линиях экономкласса составляет 0,016 BYN/км. Таким образом, работнику выплатят 2,4 рубля за проезд в одну сторону.
Если у сотрудника нет оригинальных документов, подтверждающих оплату жилья, за каждый день командировки ему возместят 2,5 рубля.
Почему при оплате билетов на транспорт или проживания банковской карточкой для отчетности требуют выписку движения средств по карт-счету?
Законодательство устанавливает, что для возмещения расходов на общественный транспорт (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту нужны подлинные проездные документы.
Для возмещения расходов по найму жилья также требуются подлинные документы, подтверждающие эти расходы, — чеки, квитанции.
Наниматель, конечно, вправе запросить выписку движения средств по счету. Но даже если в ней не будет информации об аренде, так как сотрудник расплачивался наличными и у него есть чек, наниматель будет обязан возместить этот расход.
Почему в бухгалтерии требуют бронировать жилье и оплачивать билеты только банковской карточкой сотрудника, который едет в командировку?
Во внутренних документах компании могут быть свои правила на этот счет. Тем не менее они не должны противоречить законодательству. Если вы документально подтвердили свои расходы, наниматель обязан их возместить независимо от того, оплачивались ли они вашей зарплатной карточкой или чьей-то другой.
Другое дело, когда наниматель перечисляет деньги для командировки на специальную корпоративную дебетовую карточку — тогда все расходы должны оплачиваться с нее.
Суммы суточных отличаются для работников частных и госкомпаний?
Нет. Министерство финансов устанавливает единый для всех размер компенсации суточных. К примеру, при командировке по Беларуси эта сумма составляет 7 рублей в сутки. Эти нормы работают как для государственных, так и для частных компаний. По усмотрению нанимателя суточные могут устанавливаться и в большем размере.
Как начисляется зарплата во время командировки?
Зарплата считается как при обычной работе, вне зависимости от того, сколько дней длится командировка и сколько часов в день вам приходится работать в ней. Плюс, конечно, работнику возмещаются командировочные расходы.
Компенсируют ли расходы на командировку, если сотрудник забыл поставить отметку о своем пребывании?
Компенсируют. С одной стороны, любой документ, исходящий от юрлица, принято скреплять печатью. С другой, законодательство безоговорочно требует ее лишь в некоторых случаях: оформление доверенности от имени юрлица, выдача копии любых исходящих документов и др. То есть, сугубо с точки зрения законодательства, отсутствие печати на документе не лишает его юридической силы.
Базово, для того, чтобы документ имел юридическую силу, на нем должны быть:
наименование организации или структурного подразделения, дата, регистрационный индекс, подпись.
Существуют ли ограничения на максимальную сумму суточных?
Наниматель может установить любую сумму компенсации. Главное — она не должна быть меньше аналогичных сумм, установленных для бюджетных организаций.
Сотрудникам, работа которых связана с постоянными разъездами, командировку можно оформлять?
Служебные поездки курьеров, водителей и других сотрудников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считается командировкой. Командировку на таких оформить можно, но в период командировки таким работникам не будет выплачиваться надбавка за разъездной или подвижной характер.Первым днем командировки считается дата отправления транспорта?
Первым днем командировки считается день отправления поезда, самолета, автобуса из места постоянной работы, а последним — день приезда.
Если самолет вылетает в 23.55 1 января, то начало командировки — 1 января. При вылете в 00.05 командировка начнется 2 января. Расходы в последний день командировки возмещаются так же, как и в остальные дни.
Если ваш самолет/поезд отправляется в середине рабочего дня или прибывает до его начала, то вопрос, во сколько закончить работу и приходить ли вообще, решается по договоренности с нанимателем.
Командировочные на неполные сутки оформляются так же, как и любая другая командировка, — приказом (распоряжением) нанимателя. Командировка некоторых госслужащих может оформляться постановлением.
Какие документы у работника в обязательном порядке должны быть с собой в командировке?
Если командировка в пределах Беларуси, то законодательно никаких документов для этого не требуется. Для заграничных командировок обязательно служебное задание.
Есть ли ограничения по минимальному и максимальному времени нахождения в командировке?
Нет. Однако для командировки свыше 30 дней обязательно согласие работника, непрерывная же командировка на территории радиоактивного загрязнения не может превышать одного года.В командировку можно отправлять сотрудников, которые не находятся в штате?
Нет. В командировку могут направляться только сотрудники, работающие по трудовому договору (контракту). Все остальное командировкой не считается; затраты на поездки сотруднику, который работает по гражданско-правовому договору (в т. ч. договору подряда), компенсируются по условиям этого договора.Пребывание сотрудника в поездке по распоряжению руководителя организации и для осуществления служебных поручений оплачивается с учетом средней заработной платы и суточных за все проведенные в командировке календарные дни.
В текущем 2020 году правительство не изменило порядок выплаты командировочных за границей государства.
Кто может стать зарубежным командировочным, а кто нет
Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:
- находятся в декрете;
- имеют оформленные ученические договорные соглашения;
- состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
- являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.
Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.
В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме. Это относится к следующим сотрудникам :
- женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
- у которых есть ребенок-инвалид;
- если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
- с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.
Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.
Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.
Вычисление налога на доходы физических лиц предполагает нормирование суточных. Командировки за пределы нашей страны не предусматривают налогообложение на суммы расходов сотрудника за проживание, если они не превышают 2500 рублей за один день, согласно той же статье Налогового кодекса. К примеру, если размер суточных, оплачиваемых организацией, составляет 2700 рублей, тогда 200 рублей из этой суммы облагаются налогом.
Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.
Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации . Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.
Подробная информация по загранкомандировкам представлена в данном семинаре.
Ключевые особенности оплаты командировочных расходов для организаций бюджетной сферы закреплены в Постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2008. Данный НПА содержит не только основные определения, но и предельные лимиты на оплату затрат в служебных разъездах.
Определимся с понятием
Однодневная командировка — это направление специалиста компании для выполнения служебного задания в местность, откуда этот работник может возвращаться к месту жительства ежедневно (ст. 166 ТК РФ). Следовательно, к таким разъездам относят не только командировки, которые длятся всего один день, например, для сдачи отчетности в головное учреждение. Но и длительные поездки в места, которые находятся в доступной близости. Например, работнику выгоднее купить обратный билет до места жительства, чем арендовать гостиничный номер.
Отметим, что каких-либо ограничений на расстояния для признания поездок однодневными не установлено. Такое решение принимает руководитель, исходя из экономической целесообразности.
Как оформить
Командировка на 1 день (оформление) ничем не отличается от длительной поездки. То есть кадровый работник должен подготовить:
- (если компания использует документ в работе);
Командировка на один день: как оплачивается
Независимо от продолжительности служебной поездки за работником сохраняется его рабочее место и должность. Также наниматель должен выплатить ему его среднюю заработную плату. Следовательно, при однодневной оплатите:
- Один среднедневной заработок, если СК выпадает на рабочий день.
- Если СК приходится на праздник или выходной день, то оплату производите в соответствии с действующим трудовым законодательством, то есть среднедневной заработок в повышенном размере. Подробнее читайте в материале .
Помимо среднего заработка, оплатите работнику все траты, которые подтверждены документально. Например, оплата проезда, подтвержденная билетами. Также возместите траты, которые работник произвел с разрешения нанимателя.
Ограничения для оплаты командировочных расходов учреждение устанавливает самостоятельно. Причем такие показатели должны быть закреплены в отдельном локальном распоряжении руководства организации.
Как оплачивать суточные
Суточные при однодневных командировках в 2019 году оплачиваются в особом порядке. Недопустимо производить оплату в соответствии с порядком, который действует для длительных СК.
Так, чиновники установили, что размер выплат напрямую зависит от страны:
- Зарубежная командировка 1 день: суточные 50 %. То есть если работник направлен за рубеж на один день, то ему оплатят 50 % от действующей нормы оплаты суточных в день.
- Российская командировка одним днем: суточные не оплачивают! При однодневной СК по России работодатель не обязан оплачивать суточные.
Взамен суточных работнику могут быть возмещены иные расходы, произведенные в поездке. Например, траты на питание. Размер таких «замещающих» выплат не ограничены. Однако действуют исключения при налогообложении.
Чтобы не ошибиться, используйте памятку, как облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные при СК на один день.
В основе величины командировочных расходов, осуществляемых на территории республики, лежат установленные Минфином Республики Беларусь нормы расходов (суточные, расходы на проживание, проезд). Изменится ли порядок их применения с учетом деноминации? Повлияет ли последнее событие на расчеты с подотчетными лицами? Предлагаем ознакомиться с рекомендациями автора по данной теме.
Как установлено Указом Президента Республики Беларусь от 04.11.2015 № 450 «О проведении деноминации официальной денежной единицы Республики Беларусь», с 1 июля 2016 г. проводится деноминация белорусского рубля путем замены денежных знаков образца 2000 г. на денежные знаки образца 2009 г. в соотношении 10 000:1.
Безусловно, деноминация касается и расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам. В первую очередь возникают вопросы именно по расчетам, связанным с командировками на территории Республики Беларусь. Что касается зарубежных командировок, то, как известно, нормы расходов по ним установлены в валюте и в большинстве своем расчеты производятся либо в валюте, либо в белорусских рублях в привязке к установленному официальному курсу Нацбанка Республики Беларусь.
В соответствии с пунктом 1 Разъяснений Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь по порядку расчета заработной платы работников, денежного довольствия военнослужащих, сотрудников, имеющих специальные звания, суворовцев, воспитанников воинских частей, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат, установленных законодательством, в связи с проведением деноминации официальной денежной единицы Республики Беларусь (письмо от 15.03.2016 № 1-2-12/525) с 1 июля 2016 г. выплаты, установленные нормативными правовыми актами, в т.ч. локальными, в абсолютных (цифровых) размерах, подлежат уменьшению в 10 000 раз.
Обращаем внимание, что размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в республике Минфином. Именно это ведомство наделено правом устанавливать новые размеры возмещения расходов при служебных командировках. В настоящее время нормы возмещения командировочных расходов определены постановлением Минфина Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53.
Справочно: по имеющимся в редакции данным, Минфин готовит документ, устанавливающий новые нормы командировочных расходов с 1 июля 2016 г.
Их величина составит:
Проживание вне места жительства (суточные) - 7 руб.;
Проживание вне места жительства (суточные при однодневных командировках) - 3 руб. 50 коп.;
Оплата расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов - 2 руб. 50 коп.
Измененные размеры возмещения расходов при служебных командировках следует применять с 1 июля 2016 г.
Возмещение расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь производят в порядке и размерах, установленных соответствующей инструкцией, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35.
Рассмотрим порядок расчетов по командировочным расходам, возникающим в организации в июне - июле 2016 г. (см. таблицу).
|
Период командировки |
Порядок расчетов по командировке |
Оформление авансового отчета |
|---|---|---|
|
1. Командировка начинается в июне, заканчивается в июле, отчет составлен в июле |
За дни командировки, приходящиеся на июнь, применяем «старые» нормы и деноминируем суммы расходов; |
|
|
2. Командировка начинается и заканчивается в июне, отчет составлен в июле |
За все дни командировки применяются «старые» нормы и деноминируем суммы расходов. Сумму выданного аванса деноминируем |
Авансовый отчет утверждается в деноминированной сумме |
|
3. Командировка начинается и заканчивается в июне, отчет составлен в июне, окончательный расчет с работником произведен в июле |
За все дни командировки применяются «старые» нормы. Окончательный расчет с работником производим в деноминированной сумме |
Авансовый отчет утверждается в неденоминированной сумме |
|
4. Командировка начинается и заканчивается в июле |
За все дни командировки применяются «новые» нормы |
Авансовый отчет утверждается в деноминированной сумме |
Пример. Командировка переходного периода июнь - июль 2016 г.
Согласно приказу нанимателя работник организации направляется в служебную командировку из г. Березы в г. Минск с 27 июня по 4 июля 2016 г. Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 2 670 000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с приложенными подтверждающими расходы документами:
- проезд: г. Береза - г. Минск - 33 800 руб.; г. Минск - г. Береза - 3 руб. 38 коп.;
- проживание в гостинице - 160 руб. 32 коп. (в т.ч. НДС 20 %).
В данном случае авансовый отчет будет утвержден в деноминированной сумме, поскольку он составлен в июле 2016 г., т.е. после деноминации.
В бухгалтерском учете будут иметь место следующие записи:
Д-т 71 - К-т 50
- 2 670 000 руб.
- отражена сумма выданного аванса на командировочные расходы (26.06.2016);
Д-т 26 и др. - К-т 71
- 192 руб. 36 коп. (52 + 6,76 + 160,32 - 26,72)
- включена в затраты сумма командировочных расходов;
Д-т 18 - К-т 71
- 26 руб. 72 коп. (160,32 × 20 / 120)
- отражена сумма «входного» НДС.
Материал доступен для подписчиков электронного журнала "Главный Бухгалтер"
Как и ранее, в настоящем году работодатель при возмещении работнику понесенных им командировочных расходов обязан выплачивать ему суточные (дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного проживания). Никаких новых правил в отношении суточных при командировках в 2016 году не введено.
Суточные как часть командировочных расходов
Ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ определяет круг расходов командированного работника, подлежащих возмещению работодателем. Он включает в себя:
- затраты на проезд к месту командировки и обратно;
- оплату найма жилого помещения (гостиницы, частного жилья и др.);
- собственно суточные — дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
- прочие расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.
То есть суточные - это часть командировочных расходов, имеющая свои особенности.
Состав командировочных расходов в скором будущем может быть изменен. Правительство планирует исключить из него суточные при командировках внутри Российской Федерации, оставив их лишь для зарубежных командировок.
Что входит в суточные командировочные расходы
Закон не регламентирует, на что могут быть потрачены суточные работником.
Исходя из п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, суточные выплачиваются работнику для того, чтобы компенсировать ему неудобства от нахождения вне своего места жительства. В основном подразумеваются расходы на питание в командировке, понесенные работником. Но это могут быть и другие траты, которые работник по своему усмотрению посчитает необходимыми для создания комфортного пребывания вне дома.
За этот вид командировочных расходов работник не должен отчитываться. Значит, собирать и предъявлять работодателю чеки из предприятий общепита и т.п. не требуется. А работодатель лишен права контролировать целесообразность этих трат.
Именно поэтому закон не конкретизирует, что именно входит в понятие «суточные в командировке».
Размер суточных при командировках
Для коммерческих организаций сумма суточных законом не установлена. Порядок оплаты командировочных расходов, включая суточные и их размер, должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167 ТК РФ). Обычно это положение о командировках или одноименный приказ.
Однако в налоговом законодательстве (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) определен максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.
По этой причине многие организации в своих локальных положениях о командировках устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.
Размер суточных при командировках в 2016 году не изменился в сравнении с прошлыми периодами.
Выплата суточных расходов при командировке
Законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки.
Необходимо знать, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.
Желательно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировках (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.
Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.
Таким образом, выплата суточных при командировках в 2016 году особенностями не отличается.