Работника отправили в служебную командировку. Кадровик оформил все приказы, выписал служебное задание, а кассир выплатил аванс. Командированный сотрудник вернулся, предоставил документы бухгалтеру. Как вести учет командировочных расходов в 2019 году и как правильно отразить хозяйственную операцию в бухучете — расскажем далее.
Как отразить аванс на командировку
Допустим, сотрудник обратился в кассу учреждения для получения денежных средств на командировку. На руках у сотрудника записка-расчет, одобренная руководителем.
Действия кассира:
- Проверяем распорядительный документ. Напомним, что таким документом может быть приказ руководства, заявление работника либо отдельная записка-расчет. Все документы должны быть завизированы директором.
- Выписываем расходный кассовый ордер, если подчиненный желает получить аванс на командировку наличными деньгами. Либо составляем платежное поручение на перечисление средств на банковскую карту работника.
- Передаем наличность работнику под подпись. Одновременно осуществляем бухгалтерскую запись: Дебет 71 Кредит 50 «выдано из кассы на командировочные расходы» — проводка.
Для бюджетников при выдаче из кассы аванса на командировку проводка будет другой: Дебет 0 208 12 560 Кредит 0 201 34 610.
При перечислении денег на расчетные счета используйте аналогичные проводки:
- для НКО — выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Дт 70 Кт 51;
- для бюджетников — Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 11 610.
Принят авансовый отчет
Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней. Он должен предоставить в бухгалтерию следующие документы:
- авансовый отчет, в котором необходимо отразить все произведенные расходы и полученные средства в виде аванса;
- командировочное удостоверение, если организация решила использовать данный бланк. Напомним, что применять данное удостоверение не обязательно;
- служебное задание с отметкой о его выполнении либо служебную записку с пояснениями обстоятельств и причин неисполнения служебного задания;
- документы, которые подтверждают произведенные затраты. Например, билеты подтверждают затраты на проезд, гостиничная квитанция — траты на проживание, чеки и акты подтверждают прочие траты, одобренные руководством компании.
Бухгалтер проверяет весь пакет документов, сверяет данные авансового отчета и подтверждающей документации, подбивает итоги. Напомним, что суточные в командировке обязательному подтверждению не подлежат. Рассчитать количество дней пребывания в поездке можно по датам из билетов либо из командировочного удостоверения.
Списаны командировочные расходы, проводка зависит от цели служебной поездки. Так, например:
- для выполнения заданий по основному производству бухгалтер сделает запись: Дт 20 КТ 71;
- для продвижения товаров и произведенной продукции — Дт 41 Кт71;
- для приобретения имущества и активов в пользование НО — Дт 08 Кт 71.
Проводки по командировочным расходам в бюджете:
- для затрат, связанных с основной деятельностью, — Дт 0 109 ХХ 212 Кт 0 208 12 000;
- для затрат, не связанных с основной деятельностью, — Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.
Возмещаем долги
Нередко по результатам проверки авансового отчета образуется задолженность. Например, работник был вынужден задержаться в поездке и перерасходовал средства. Или, наоборот, сотрудник сэкономил и должен вернуть неизрасходованный аванс.
Бухгалтер отражает долги по командировочным расходам, проводки для НКО.
- Если долг за организацией, то следует перечислить сумму перерасхода на банковскую карту работника: Дт 71 Кт51, проводка для наличных расчетов: Дт 71 Кт 50.
- Если должен остался сотрудник, отражаем возврат в кассу Дт 50 Кт 71, для удержаний из зарплаты — Дт 70 Кт71.
Бухгалтерские записи для бюджетников:
- Выплачиваем долг работнику: Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610 (касса)/ 0 201 1 610 (расчетный счет).
- Удерживаем долги с зарплаты сотрудника: Дт 0 302 11 830 Кт 0 304 03 730; Дт 0 304 03 830 Кт 0 208 12 660.
- Работник возвращает долг в кассу: Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 12 660.
Составление бухгалтерских проводок по суточным выплатам сотрудникам для командировок осуществляется в следующей последовательности:
Расчет суточных на основании установленных на предприятии размеров выплат в рублях и иностранной валюте (основание - приказ руководства на отправку работника в командировку, который может быть составлен на основании унифицированной формы Т-9);
- выплата денежных средств сотруднику наличными или безналичным перечислением;
- расчет НДФЛ и начисление страховых взносов с сумм, превышающих установленный законодательством лимит (независимо от установленного лимита на предприятии);
- перечисление налогов и взносов в контролирующие органы (ИФНС России).
Часто бывают ситуации, когда по распоряжению руководства сотрудника отправляют в рабочие поездки по вопросам фирмы - командировки. Действующим законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций погашать расходы сотрудника на:
- проживание на территории вне постоянного места жительства;
- питание работника;
- дополнительные расходы - суточные;
- иные затраты по согласованию с руководством организации.
На каком счете отображаются суточные при командировках?
Размер суточных определяется организацией самостоятельно и отображается в коллективном трудовом договоре или закрепляется локальными нормативными актами.
Бухгалтерский учет расчетов с сотрудниками в части выплаты им денежных средств на возмещение затрат по командировкам осуществляется на 71 счете :
- По дебету отображаются суммы, выплаченные работнику в корреспонденции со счетами учета денежных средств (средства могут быть выданы наличными или перечислены на текущий банковский счет сотрудника).
- Кредит счета - возврат излишне перечисленных средств на основании предоставленного авансового отчета (предъявляется в течение 3 дней после окончания рабочей поездки).
К счету предусмотрено открытие отдельного субсчета для фиксирования выплат в российских рублях, а также для учета платежей в иностранной валюте. Аналитический мониторинг счета осуществляется обособленно по каждому сотруднику.
Суточные выплаты рассчитываются за каждый день рабочей поездки, включая праздничные и выходные дни, а также дни временной нетрудоспособности сотрудника во время командировки.
Следует иметь в виду! Компанией должен быть утвержден фиксированный размер суточных. Работнику не требуется подтверждение направлений расходования данных средств от поставщиков, в отличие от иных сумм, выданных на командировку, т.е. сотрудник может тратить суточные выплаты по собственному усмотрению без согласования.
Законодательно установленные лимиты суточных выплат
Законодательством установлены фиксированные суммы суточных, не подлежащих налогообложению:
- 700 рублей - для поездок по территории Российской Федерации;
- 2 500 рублей - заграничные поездки.
Суммы сверх установленных государством лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами (за исключением взносов на травматизм), так как признаются доходом сотрудника. Начисление налогов и взносов осуществляется после предъявления авансового отчета.
Дополнение! При осуществлении рабочей поездки за территорию РФ: пересечение российской границы с иностранным государством оплачивается в иностранной валюте, а при поездке по России - в рублях. Даты прохождения границ определяются на основании штампов в заграничном паспорте сотрудника.
Признание суточных при налогообложении и их учет
Для принятия выплат к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль необходимо выполнение следующих условий:
- подтверждение производственного характера поездки;
- подтверждение длительности нахождения сотрудника за пределами территории постоянного проживания (при командировке по РФ на один день суточные не выплачиваются, при однодневной командировке за пределы Российской Федерации суточные выплачиваются в размере 50%).
Документы-основания для подтверждения выполнения условий:
- авиабилеты, железнодорожные билеты и иные проездные документы;
- договор аренды жилого помещения в месте рабочей поездке при отсутствии проездных документов;
- служебная записка или справка принимающей стороны;
- факт получения выплаты работником (РКО или платежное поручение банку);
- расчет суточных (бухгалтерская справка).
Практический пример составления бухгалтерских проводок
Иванов Петр Андреевич был отправлен в служебную командировку в г. Краснодар с 01.06.2018 по 14.06.2018. Локальным актом общества с ограниченной ответственностью «Азимут» предусмотрен размер суточных выплат - 2 000 рублей. Сумма начисленных выплат сотруднику по суточным составила 28 тыс. рублей.
Налогообложению не подлежит сумма в размере 9 800 рублей (700 руб. * 14 дней).
Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям по расчету с Ивановым Петром Андреевичем:
- Дт71 Кт : 28 000 рублей - на банковский счет Иванова П.А. были перечислены суточные выплаты;
- Дт44 Кт : 28 000 рублей - расходы на суточные выплаты были признаны в составе издержек на продажу (к расходам можно принять всю сумму выплат);
- Дт70 Кт68.01: 2 366 руб. - удержание налога на доходы физических лиц с сумм, превышающих установленный законодательством лимит;
- Дт44 Кт69.01: 527,80 руб. - начислены страховые взносы по социальному страхованию на сверхлимитные суммы суточных выплат;
- Дт44 Кт69.02.7: 4 004 руб. - обязательное пенсионное страхование сверхлимитных выплат;
- Дт44 Кт69.03.1: 928,20 руб. - обязательное медицинское страхование сверхлимитных сумм.
Авторское дополнение! Суточные сверх лимитов включаются в базу по начислению страховых взносов в том месяце, в котором предъявлен авансовый отчет контрагента - сотрудника предприятия, и перечисляются в ИФНС России до 15 числа следующего месяца.
Подробнее о правилах составления авансового отчета
Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее.
Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
К командировочным расходам относятся:
- Расходы по проезду;
- Расходы по найму жилья;
- Суточные расходы;
- Иные расходы с разрешения работодателя.
Важно! Все командировочные расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально и экономически обоснованными.
При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:
- В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
- При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.
Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.
НДФЛ и командировочные расходы
Рассмотрим расходы, которые облагаются НДФЛ в виде схемы:
Что такое суточные расходы в командировке
Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.
Важно! Если командировочное лицо имеет возможность возвращаться каждый день в течении командировки на место жительство, то суточные не выплачиваются.
Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути. При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки.
Суммы суточных прописываются в локальных нормативных документах, при этом отдельно учитываются заграничные командировки и командировки в пределах Российской Федерации.
Суточные не выплачиваются при однодневных командировках в пределах РФ и оплачиваются в половинной стоимости при выезде за границу.
Пределы суточных расходов при начислении НДФЛ (суммы меньше предела не облагаются):
- Для командировок в пределах РФ – 700 руб.;
- Для заграничных командировок – 2 500 руб.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Типовые проводки по командировочным и суточным расходам
Пример
Васильков И.И. командирован из Москвы в Сухум с 10 по 16 декабря. Поезд отправляется из Москвы 10 декабря в 07.44 и прибывает в Сухум 12 декабря в 09.47, при этом границу РФ пересекает 12 декабря. Васильков И.И. с 17 декабря был в отпуске по месту назначения командировки и 20 декабря выехал обратно. Локальным нормативным актом предприятия предусмотрен следующий размер суточных: 1 000,00 руб. — для командировок по России, 2 500,00 руб. — для командировок за границу.
За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.
Следующие командировочные расходы были документально подтверждены:
- Дорога – 15 000,00 руб. Москва – Сухум;
- Дорога – 14 000,00 руб. Сухум — Москва;
- За найм жилья – 4 дня * 1 500,00 руб. = 6 000,00 руб.
- Прочие командировочные расходы, обговорённые с работодателем – 10 000,00 руб.
Облагаемые расходы НДФЛ:
- Суточные – 2*300,00 руб.;
- Дорога Сухум – Москва – 14 000,00 руб.;
- Итого НДФЛ – 2119,00 руб.
Бухгалтер сформировал следующие проводки по командировочным расходам:
| Дата | Счёт Дт | Счёт Кт | Сумма, руб. | Описание проводки | Документ-основание |
| 09.12.2016 | 71 | 50 | 60 000,00 | Выдача аванса на командировочные расходы | КО-2 |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 15 000,00 | Дорога Москва- Сухум | Авансовый отчет |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 6 000,00 | Жилье | |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 14 600,00 | Суточные | |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 10 000,00 | Прочие расходы | |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 14 000,00 | Дорога Сухум — Москва | |
| 20.12.2016 | 50 | 71 | 400,00 | Возврат неизрасходованных денежных средств | КО-1 |
| 31.12.2016 | 70 | 68 | 2 119,00 | Удержан НДФЛ с командировочных расходов |
Бухгалтерский учет представительских расходов
К представительским расходам относят:
- Официальные приёмы, как представителям других организаций, официальных лиц организации – налогоплательщика, так и участников совета директоров и прочих, независимо от места проведения;
- Транспортное обеспечение доставки этих лиц до места официального приёма и обратно;
- Буфетное обслуживание во время переговоров;
- Услуги переводчиков, во время проведения официального приёма.
Перечень является закрытым и не включённые в него представительские расходы не учитываются в налоге на прибыль.
К представительским расходам не относят организации:
- Развлечений;
- Отдыха;
- Профилактики или лечения заболеваний.
Важно! Представительские расходы некоммерческой организацией за счёт целевого финансирования не учитываются в налогообложении по налогу на прибыль.
Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере не превышающие 4% от расходов на оплату труда за отчётный период. На превышение представительных расходов от нормы возникает постоянная разница.
Важно! Расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными.
Типовые проводки по представительским расходам
Представительские расходы — как оформить на примере
Допустим, у предприятия фонд заработной платы – 1 500 000,00 руб. Предприятие понесло расходы на создание представительского приёма в размере 154 000,00 руб. Из них:
- на проведение официального приёма 70 000,00 руб.;
- на буфетное обслуживание (официальный приём) — 15 000,00 руб.;
- на транспортное обслуживание – 10 000,00 руб.;
- на культурно-массовое мероприятие – 14 000,00 руб.;
- на экскурсию – 5 000,00 руб.;
- на буфетное обслуживание (культурно-массовое мероприятие)– 20 000,00 руб.;
- на приобретение подарков и сувениров – 20 000,00 руб.
Расчет представительских расходов согласно примеру:
- Сумма представительских расходов входящие в перечень учитываемых при исчислении налога на прибыль: 70 000,00 + 15 000,00 +10 000,00 = 95 000,00 руб.
- Из них учитывается сумма не более 4% от расходов на оплату труда – 60 000,00 руб.
- Сумма прочих расходов на представительный приём, не входящий в перечень составляет: 14 000,00 + 5 000,00 + 20 000,00 + 20 000,00 = 59 000,00 руб.
- В учётной политике закреплено использование директ-костинг при учёте косвенных затрат.
Учет представительских расходов проводки:
| Дата | Счет Дт | Счет Кт | Сумма, руб. | Описание проводки |
| 10.12.2016 | 26 | 60 | 154 000,00 | Представительские расходы учтены в общехозяйственных расходах |
| Закрытие месяца | ||||
| 31.12.2016 | 90.08 | 26 | 154 000,00 | БУ |
| 31.12.2016 | 90.08 | 26 | 60 000,00 | НУ |
| 31.12.2016 | 90.08 | 26 | 94 000,00 | ПР |
Выдано в подотчет на командировочные расходы - проводка по такой операции зависит от способа выдачи денежных средств: наличными, безналичным расчетом, перечислением на карту или выдачей денежных документов. Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.
Выдача в подотчет из кассы
Наиболее распространенный в недалеком прошлом способ выдачи денег командированному лицу — выдача наличных денежных средств из кассы. Деньги выдаются путем составления расходного кассового ордера на основании сотрудника, утвержденного руководителем.
ВНИМАНИЕ! Нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Данное указание действует только на наличные расчеты, соответственно его требования не распространяются на перечисление безналичных средств на карту.
В кассовом ордере будет отражена корреспонденция бухгалтерских счетов:
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (71-1, 71-2) Кт 50 «Касса» (50-1).
Использование субсчетов зависит от принятого рабочего плана счетов (п. 4 ПБУ 1/2008).
Для сообщности работы бухгалтера и используемых компьютерных бухгалтерских программ желательно утвердить субсчета, рекомендованные разработчиками. Например, целесообразно к сч. 71 использовать субсчета:
- 71-1 — для расчетов в рублях;
- 71-2 — в валютах.
К счету 50 можно открыть субсчета:
- 50-1 «Касса организации»;
- 50-2 «Операционная касса»;
- 50-3 «Денежные документы».
При выдаче денег из кассы проводка будет выглядеть так: Дт 71-1 Кт 50-1.
При загранкомандировках разрешена выдача денег в иностранных валютах. Поступление денег в кассу с валютного счета отразите проводкой Дт 50 Кт 52.
При этом к счету 50 целесообразно завести отдельный субсчет для каждого вида валюты. Выдачу из кассы в валюте на зарубежную командировку отразите проводкой Дт 71-2 Кт 50 (соответствующий валюте субсчет).
Если средства на командировку выданы в валюте, то появляются курсовые разницы. Курсовая разница возникнет, если дата получения валюты в кассу и дата ее выдачи не совпадают. Нужно определить разницу между суммами, пересчитанными по официальному курсу на каждую дату — дату оприходования денег в кассу и дату их выдачи.
Положительную курсовую разницу отразите в учете путем отнесения в прочие доходы организации: Дт 50 (соответствующий субсчет) Кт 91-1.
Отрицательную разницу — в расходы организации: Дт 91-2 Кт 50 (соответствующий субсчет).
Перечислены командировочные на личную карту
В настоящее время широкую распространенность приобретают безналичные расчеты с использованием банковских карт. Выдача командировочных не является исключением. На зарплатную карту сотрудника разрешается перечислить и подотчетные суммы (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).
В бухучете перечисление командировочных следует отразить проводкой Дт 71-1 Кт 51 — перечисление денег под отчет.
Использование специального карточного счета
Командированному сотруднику можно выдать открытую на его имя корпоративную банковскую карту — дебетовую или кредитную.
Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перечисление средств с расчетного на специальный счет.
Если карточный счет открыт в валюте, то перечисление происходит с валютного счета: Дт 55 Кт 52.
По мере расходования средств по дебетовой карте следует отразить движение денег проводкой Дт 71 Кт 55 — использованы (сняты) деньги на командировочные расходы.
Если используется кредитная карта, открытая на основании банковского кредитного договора, то зачисление денег согласно кредитной линии на карточный счет отражаем так: Дт 55 Кт 66 (67)
Также по мере того, как расходуются средства с кредитной карты, делаем бухгалтерскую проводку Дт 71 Кт 55.
Начисленные банком проценты за использование кредитных средств отражаем записью Дт 91-2 Кт 66 (67)
Выданы командировочные денежными документами
Командированному сотруднику могут выдаваться дорожные чеки. Дорожный чек — это обязательство эмитента по выплате суммы чека его владельцу. Учет дорожных чеков ведется на счете 50-3 «Денежные документы». В бухучете необходимо сделать следующие записи:
- Дт 50-3 Кт 60 (76) — приобретение дорожных чеков;
- Дт 71 Кт 50-3 — выданы дорожные чеки.
К сожалению, на территории РФ использование дорожных чеков не распространено. Их можно лишь обменять на деньги, но и то не во всех финансовых учреждениях. Поэтому такой вид финансового документа удобнее всего использовать при поездках в зарубежные командировки. Применение дорожных чеков в качестве средства платежа имеет свои преимущества — как в простоте, так и в безопасности их использования.
Организация может приобрести и выдать командированному сотруднику проездные документы. Учет проездных документов ведется аналогично учету денежных чеков на счете 50-3.
Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах
После окончания командировки сотрудник отчитывается за полученные подотчетные суммы. Для этого он составляет авансовый отчет либо другой документ, самостоятельно доработанный и утвержденный в учетной политике.
При наличии неиспользованного остатка командировочных сумм остаток следует вернуть в кассу и отразить записью Дт 50 Кт 71.
Неизрасходованный остаток можно перевести с карты сотрудника на расчетный счет организации: Дт 51 Кт 71.
Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71.
Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:
- Дт 08 (10, 41…) Кт 71 — приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
- Дт 19 Кт 71 — отражена сумма входного НДС;
- Дт 20 (23, 26…) Кт 71 — расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
- Дт 44 Кт 71 — расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
- Дт 91 Кт 71 — утверждены и списаны непроизводственные расходы.
Итоги
Проводка при выдаче денег в подотчет на командировочные расходы будет зависеть от источника выдачи — будь то наличные деньги, безналичные деньги, карты или денежные документы.
Примеры проводок по расчетам с подотчетными лицами приведены в статье .
Командировочные расходы - проводки по ним мы приведем далее в статье - могут рассматриваться по-разному в контексте бухгалтерского и налогового учета. Играет роль содержание поездки по существу, поскольку на этом основании подбираются конкретные проводки для отражения операций в регистрах бухгалтерского учета.
Учет командировок: основные процедуры
Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:
1. Выдача сотруднику авансов и суточных.
Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.
2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.
Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).
3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).
Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.
4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.
Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).
Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.
Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных
Сотрудник перед выездом в командировку получает:
Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.
2. Суточные.
Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.
Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.
Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
- Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.
Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.
Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода
В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).
По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:
1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.
2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.
3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.
Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.
В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:
- Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
- Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.
Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.
В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам - проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.
Проверка авансового отчета: проводки по расходам
Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.
Основные виды командировочных расходов:
1. Суточные.
Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:
- Дт 26 Кт 71.
При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:
- 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
- 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
- 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.
При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:
- Дт 70 Кт 68;
- Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.
2. Проезд, проживание и т. д.
По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:
- Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.
Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:
- Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
- Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.
Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.
Зарплата в командировке: проводки
Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).
О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте .
Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:
- Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 70 — начисление зарплаты, исчисленной по среднему заработку;
- Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ;
- Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69 — начисление страхвзносов.
Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:
- Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
- Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.
Итоги
Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.
Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:
- .