Руководство тех организаций или предпринимательских компаний, в которых зарплата выдается наличными, а не банковскими денежными начислениями, нередко задаются вопросом о том, как грамотно заполнить финансовый документ, содержащий сведения о заработной плате работника. Какой бланк ведомости на выдачу зарплаты необходим в 2018 году и как его оформить? Далее подробнее.
Платежная ведомость на выдачу заработной платы – бланк 2018
Существует две формы ведомости на выдачу зарплаты: платежная и расчетная. Применяются они для подтверждения факта выдачи трудящимся заработной платы наличными. При выдаче заработной платы заполняется платежная (зарплатная) ведомость формы Т-53, которая составляется на основании записей расчетной. Она официально подтверждает выдачу заработной оплаты и содержит всю информацию о размере выплачиваемой зарплаты сотрудника.
Правила заполнения платежной ведомости
В образце потребуется указать общую сумму оплаты труда работникам. Этот документ со сведениями о заработной плате оформляется в единственном экземпляре сотрудниками бухгалтерии и подписывается начальником данного предприятия. В перечень необходимых для указания реквизитов входят:
- наименование организации или ИП;
- период срока оплаты;
- общая сумма оплаты (и словами, и цифрами), значение которой необходимо продублировать на первой и на второй страницах бланка;
- ФИО начальника организации, его должностное положение и подпись;
- ФИО бухгалтера, который составлял документ, и его подпись;
- дата подписания данного документа;
- в таблице номер документа, дата его составления, расчетный срок – оплачиваемый период работы сотрудников (например, обычно это месяц).
- их табельные номера, фамилию и инициалы, отдельно выплачиваемый размер заработной платы каждого трудящегося, их подписи;
- ФИО, должность и подпись того, кто напрямую осуществил (выдал наличными) зарплату работникам;
- расходный кассовый ордер (РКО).
Изменения в ведомости и сроки закрытия
По необходимости в форме Т-53 разрешается внести корректировки, если того требует специфика трудовых отношений в данной организации. Но делать это нужно согласно установленным правилам. Все вносимые поправки следует сопровождать датой корректировки, а также сведениями и реквизитами лица, вносящего эти правки.
Важно то, что нельзя вносить никакие изменения в строку «Расходный кассовый ордер». В противном случае главному бухгалтеру понадобится выписать другой ордер. Завершительный этап оформления документа — это последний день выдачи заработной платы всем работникам: кассовый сотрудник выдает зарплату последнему получателю. В случае нехватки заработной платы всем работникам эта сумма обязана быть депонированной и упомянута в форме Т-53. Сроки закрытия будут зависеть от периода срока оплаты труда, указанного в ранее оформленной ведомости (на первой странице бланка). Но и у времени выплаты заработной платы есть срок – не более 5 рабочих суток. Срок хранения для этой категории бумаг не может превышать 5 лет.
Кто отвечает за хранение и учет?
В соответствии с законом «Об учете бухгалтерии» за организацию хранения бухгалтерской документации, в особенности связанной с выдачей зарплаты, обязуется отвечать исключительно начальник предприятия. Если имеется уполномоченное руководством лицо, то отвечать соответственно будет оно. В случае с индивидуальными предпринимателями за учет и хранение бухгалтерской документации отвечать должен каждый самостоятельно.
Образец заполнения платежной ведомости
Образец должного оформления ведомости:
Требуется заполнить два листа формы Т-53:
- на первом указываются общие сведения об организации, ее фигурантах и сумме выдаваемой заработной платы всех трудящихся;
- на втором листе бланка – таблица, необходимая для заполнения. Туда вносится перечень сотрудников, которым выдается зарплата.
Выдача заработной платы в учреждении должна быть своевременной и носить прозрачный характер независимо от того, выплачивается ли сумма вознаграждения наличными денежными средствами или безналично.
Документом, подтверждающим корректность начислений и выплат по каждому сотруднику в случае взаиморасчетов с сотрудниками в наличной форме, является ведомость на зарплату, бланк скачать бесплатно можно далее.
Начисление и выплата заработной платы отражается соответствующими бухгалтерскими записями, а документом — основанием таких проводок является зарплатная ведомость (ЗВ). Она составляется бухгалтером по законодательно утвержденным формам:
- платежно-расчетная (унифицированная форма Т-49, Т-51) — указывает расчет и фактические выплаты по каждому работнику, форма Т-49 — для наличных расчетов, Т-51 — для безналичных;
- расчетная (унифицированная форма Т-53) — иллюстрирует расчет ежемесячного вознаграждения по каждому сотруднику.
Бланк на выдачу зарплаты (бланк скачать можно в нашей статье) должен составляться ежемесячно при каждой выплачиваемой в учреждении зарплате в соответствии с нормами и правилами действующего законодательства.
Сам документ состоит из титульного листа, содержательной (табличной) части и раздела, включающего сведения о депонированной зарплате.
В платежно-расчетном документе отражаются сведения об окладах каждого сотрудника, количестве отработанных дней, производимых начислениях и удержаниях. Платежно-расчетная аккумулирует данные, содержащиеся в расчетном и платежном документах. Предлагаем бланк ведомости на выдачу зарплаты скачать бесплатно.
Платежная ведомость, бланк
Расчетная ведомость, бланк
Лицевой счет, бланк
При исчислении зарплаты в учреждениях применяют также унифицированную форму Т-54, она обязательна к применению и закреплена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Он отражает начисленный заработок по каждому отдельно взятому сотруднику за расчетный период (год либо период работы). Лицевая карточка сотрудника — бланк по зарплате каждого работника доступна к скачиванию.
Порядок заполнения
Можно составить как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный расчетный документ в обязательном порядке подписывается ЭЦП. Порядок заполнения регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.
В первую очередь заполняется титульный лист: указываются все организационные реквизиты учреждения (наименование, ИНН/КПП, ОКПО). Также необходимо прописать общую выплачиваемую сумму, указать расчетный период, номер и дату ЗВ. В титульной части ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер.
Табличная часть формируется из следующих информационных данных:
- порядковый номер;
- должность сотрудников;
- табельный номер;
- Ф.И.О.;
- оклад (ставка) по тарифу;
- количество отработанного времени согласно табелю учета рабочего времени;
- удержания и начисления, проводимые по каждому сотруднику;
- колонка для подписи.
В нижних строках указываются итоговые суммы по всем сотрудникам: сколько средств уплачено, а сколько депонировано. Отмечается также, кто произвел выплату зарплаты, фамилия и инициалы ответственного сотрудника — бухгалтера, а также дата проверки платежного документа.
Сроки выдачи денежных средств ограничены — не более пяти рабочих дней. В том случае, если сотрудник не получил заработную плату в указанный срок, сумма депонируется, а в ЗВ ставится соответствующая отметка.
Особенности для бюджетного учреждения
Бюджетные, автономные и казенные учреждения при начислении и выплате (наличными) заработной платы используют специальные формы ЗВ, утвержденные Приказом Минфина № 52н от 30.03.2015:
- 0504401 — расчетно-платежная;
- 0504403 — платежная.
Зарплатные ведомости, применяемые бюджетными учреждениями, формируются на основе табеля учета рабочего времени и составляются аналогично платежно-расчетному документу для ООО, НКО и ИП.
В титульной части приводятся все реквизиты бюджетной организации: наименование, подразделение, ИНН/КПП, коды в соответствии с общероссийскими классификаторами, подписи руководителя и главного бухгалтера, а также единица измерения (валюта).
В табличной части заполняются следующие графы:
- табельный номер;
- должность;
- Ф.И.О.;
- начисления;
- удержания;
- фактический итог;
- подпись.
По факту выдачи ежемесячного вознаграждения прописываются выданная и депонированная суммы. ЗВ бюджетного учреждения подписывают составитель, проверяющий и кассир с указанием должностей и даты подписи. Скачать ведомость по зарплате бесплатно (для БУ) можно на нашем сайте.
Ведомость на выдачу зарплаты служащим — платежный ордер строгой отчетности. Существуют разные варианты оформления подобной документации. Наиболее правильный из них — стандартная форма Т-53, которая утверждена . Данная форма делает возможным выплачивать зарплату значительному числу сотрудников, сократив объем текущей документации.
Как заполнять платежную ведомость на выдачу заработной платы?
Квитанция составляется работниками бухгалтерии в программе 1С. Форма заполняется в единственном экземпляре. Ответственность за точность заполнения и достоверность сведений лежит на главном бухгалтере организации.
Первичный платежный документ может содержать один или несколько листов — в зависимости от количества сотрудников, которым предстоит осуществить выплаты. Первый лист обязательно должен содержать исходные данные об организации:
- Полное наименование;
- Подразделение;
- Код ОКПО — общероссийского классификатора предприятий и организаций;
- Номер корреспондирующего счета.
Кроме того, на основной странице нужно проставить сроки действия формы, дату ее составления и итоговую сумму документа.
Ниже располагается реестр с данными работников:
- Порядковый номер служащего;
- Его ФИО;
- Индивидуальный табельный №;
- Наименование должности;
- Сумма выплачиваемых средств.
Заполненную форму необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале и передать в кассу предприятия, где старший кассир проверяет правильность введенных данных и принимает документ к оплате. Никаких исправлений в нем быть не должно.
Срок выдачи заработной платы по платежной ведомости
В соответствии с Трудовым Кодексом России, работодатель вправе устанавливать сроки выплаты зарплаты путем издания внутренних приказов по предприятию, коллективных договоров и т.д. Однако, устанавливает и ограничения. Зарплата должна выплачиваться не позднее, чем через пятнадцать дней после окончания расчетного периода. Причем Закон о труде обязывает руководителей устанавливать конкретные даты выплаты. Это значит, что они должны осуществляться регулярно в одно и то же число месяца. Сама же квитанция действительна не дольше пяти рабочих дней.
Длительность хранения ведомости на выдачу заработной платы
Распечатанный или заполненный вручную документ на выплату зарплаты подлежит обязательной регистрации в специально предназначенном журнале. Он должен вестись на каждом предприятии независимо от того, сколько сотрудников числится в штатном расписании.
Журнал регистрации платежных бланков заполняется в течении календарного года. То есть, каждый год необходимо заводить новый. Журналы должны храниться в бухгалтерии на протяжении пяти лет.
Для предприятий и предпринимателей, перешедших на выплату заработной платы посредством банковских карт, ведомость формы Т-53 неактуальна: она ведется только в случае простых выплат через кассу организации.
Кто подписывает ведомость начисления заработной платы?
После заполнения, она обязательно подлежит сверке на соответствие сумм с расчетными документами. За этот процесс лежит ответственность непосредственно на главном бухгалтере предприятия. Он же первым и подписывает форму.
В случае отсутствия такового по объективным причинам документ подписывает один из его заместителей или иное доверенное лицо, которое обладает правом подписи финансовой документации учреждения.
В процессе выплаты зарплаты каждый работник расписывается напротив своей фамилии, удостоверяя тем самым факт получения указанной в ведомости суммы.
По окончании оплаты составляется расходный ордер, а форма Т-53 заверяется старшим кассиром. Обозначается фактически выплаченная общая сумма цифрами и прописью. Если кому-либо из сотрудников заработная плата в трехдневный срок выплачена не была, напротив его фамилии ставится пометка “депонировано” и суммы реальных выплат подсчитываются без учета заработка данного работника.
Утерянные платежные документы влекут за собой тяжелые последствия при проверке, вплоть до уголовного наказания. Документ в итоге передается в бухгалтерию, где его заверяет главный бухгалтер.
Образец платежной ведомости на выдачу заработной платы
Платежная ведомость призвана отражать суммы, выплачиваемые сотрудникам в виде зарплаты. Это касается только выплат наличными. На предприятиях, пользующихся услугами банков, используются иные формы документации.
Бланки разрабатываются индивидуально на каждом предприятии с учетом локальных актов. При этом существует единый образец, на который необходимо ориентироваться при составлении платежек.
Графа №6 “Примечания” включена для того, чтобы была возможность указать номер документа. Это необходимо в тех случаях, когда вместо работника наличные получает иное лицо по доверенности.
Выписка из ведомости о начислении заработной платы
Выпиской из платежной ведомости является расчетный листок, выдаваемый работнику ежемесячно и бесплатно. Статья 136 ТК РФ обязует каждого работодателя своевременно информировать своих сотрудников о размере начисленных и удержанных сумм за соответствующий период в письменной форме.
Информация, содержащаяся в расчетном листке, включает в себя:
- Подробные расчеты произведенных сотруднику начислений;
- Основания и суммы удержаний;
- Информацию об имеющейся задолженности предприятия перед работником;
- Пенсионные отчисления;
- Общая сумма к выплате.
Платежная ведомость на выдачу заработной платы: бесплатно скачать бланк
Данный документ предназначается для отражения зарплаты, выплаченной сотрудникам в наличной денежной форме. В отношении трудящихся, зарплата которым переводится на банковские карты, такая платежная ведомость не оформляется (см. постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Оформляется документ в 1 экземпляре, в нем проставляются подписи руководителя компании и главного бухгалтера. Далее он передается в кассу.
Обычно для ее оформления применяется стандартизированная форма Т-53, утвержденная упомянутым выше постановлением Госкомстата, хотя с 01.01.2013 применение унифицированной формы для частных организаций необязательно, поэтому они могут самостоятельно разработать соответствующий бланк. Вместе с тем бланк, составленный организацией по своему шаблону, все равно должен обязательно соответствовать требованиям, предъявляемым законом к первичным учетным документам (см. ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Бланк стандартизированной формы ведомости выдачи заработной платы можно найти по ссылке: Ведомость выдачи заработной платы по форме Т-53 - образец .
Если сотрудник не получил зарплату в установленный срок, то в графе 5 ведомости проставляется отметка: «Депонировано». О том, по истечении какого срока организация может списать сумму начисленной, но не востребованной зарплаты, вы узнаете из нашей статьи по ссылке Срок исковой давности по кредиторской задолженности-201 6 .
Ведомость начисления заработной платы
Другое название этого документа — расчетная ведомость, и для нее также утверждена типовая форма Т-51 (необязательна к применению частными компаниями). Данный документ используется для исчисления суммы выплаты сотруднику (как аванса, так и полного расчета по зарплате).
ВАЖНО! Если в компании применяется расчетно-платежная ведомость (как по типовой форме Т-49, так и в свободном формате), то форма Т-51 не заполняется.
Составление такого документа осуществляется в отношении всех сотрудников, в т. ч. перечисление зарплаты которым производится на счета пластиковых карт, в отличие от упомянутых выше форм Т-53 и Т-49, которые составляются только на работников, получающих плату за труд в наличной форме.
Образец стандартизированной формы можно найти по приведенной ниже ссылке: Расчетная ведомость — форма Т-51: образец .
Если же организация самостоятельно разрабатывает бланк ведомости начисления заработной платы, ей надлежит придерживаться требований, установленных ст. 9 закона «О бухучете» в отношении первичной учетной документации.
Данные в расчетную ведомость вносятся на основании сведений первичной документации по учету выработки, фактически отработанного времени (см. также статью Как составить график учета рабочего времени сотрудников?) и других документов.
Образец сводной ведомости по заработной плате
Данный вид документации используется для контроля за движением денежных средств по заработной плате и удобен для составления бухгалтерской отчетности.
Унифицированной формы сводной ведомости не утверждено, поэтому каждая организация составляет ее самостоятельно с учетом целей использования.
Обычно в состав сведений, отражаемых в сводной ведомости, входят:
- начисления за месяц в отношении каждого работника (в т. ч. премия, аванс и прочие начисления);
- удержания за аналогичный период в отношении каждого работника;
- суммы отчислений во внебюджетные фонды и т. д.
Также в зависимости от целей составления сводной ведомости в ней могут фиксироваться следующие параметры:
- форма занятости;
- наименования должностей работников;
- количество отработанных часов;
- этап исполнения работы;
- размер оплаты за единицу рабочего времени и т. д.
Таким образом, сводная ведомость демонстрирует начальные и конечные сальдо, обороты с детализацией по сотрудникам, карточкам счетов, отчетам по проводкам и первичной документации.
Образец такого документа можно скачать по представленной ссылке: Сводная ведомость по зарплате - образец .
Итак, расчетная ведомость предназначается для расчета сумм зарплаты к выдаче/перечислению на карты работникам, а платежная — для фиксации сумм выплаченной заработной платы. Существует также расчетно-платежная ведомость, сочетающая в себе предыдущие 2 формы.
Образец ведомости на выдачу заработной платы может быть оформлен как по стандартизированной форме Т-53, так и в свободной форме, содержащей все необходимые для первичной учетной документации атрибуты. Аналогичным образом может быть оформлена и расчетная ведомость (форма Т-51).
Расчетная ведомость по унифицированной форме Т-51 применяется для расчета заработной платы и иных выплат работникам. Унифицированная форма Т-51 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Документ содержит информацию обо всех начислениях (заработной плате, премиях и т.д.) в пользу работников, а также о суммах, которые были удержаны из заработной платы . Вся перечисленная в бланке Т 51 информация должна быть указана отдельно по каждому работнику.
Все денежные начисления производятся на основании документов, которые содержат информацию о том, сколько времени отработал сотрудник (на предприятии фактически отработанное сотрудником время фиксируется в табеле рабочего времени). Премии и различные материальные поощрения производятся в соответствии с распорядительной документацией, принятой в организации (такой документацией является, например, приказ руководителя).
Суммы, которые были начислены и удержаны, а также сумма к выплате указываются в расчетной ведомости непосредственно в рублях и копейках.
Если работодатель использует для расчета зарплаты ведомость по унифицированной форме Т-51, то выплату стоит оформить ведомостью по форме Т-53 . Стоит учитывать, что если ваши работники получают зарплату перечислением на банковскую карту, то в таком случае составить необходимо только расчетную ведомость, а расчетно-платежную и платежную ведомости составлять не нужно.
Ведомость оформляется на нескольких страницах, их количество зависит от количества сотрудников компании.
Образец заполнения унифицированной формы Т-51
Ведомость составляется в одном экземпляре. Первый, титульный лист ведомости содержит реквизиты, обязательные для заполнения:
- название компании, структурное подразделение, реквизиты (ОКУД, ОКПО);
- название документа, его номер и дату, когда он был составлен;
- расчетный период.
На оборотной стороне ведомости содержится таблица для расчета, которая состоит из 18 граф:
1.Номер сотрудника по порядку;
9.Начисления сдельной оплаты;
10.Иные начисления;
11.Сведения о стоимости распределенных социальных и материальных благ;
12.Общая сумма начислений - итого предыдущих граф;
13.Сумма НДФЛ, которая была удержана из доходов работника в данном расчетном периоде;
14.Иные удержания из доходов работника (например, выплата алиментов, различные взносы в профсоюзный комитет и так далее);
15.Итоговая сумма всех произведенных удержаний (итого граф 13 и 14);
16.Долг работодателя перед работником по результатам расчетов за прошлые периоды;
17.Сведения о задолженности работника перед работодателем;
18.Сумма, которая подлежит выплате.
Обратите внимание, все графы и поля ведомости Т-51 должны быть обязательно заполнены. Если информация отсутствует, то в нужной графе или строке поставьте черточку (прочерк).
Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-51, чтобы верно заполнить бланк и не допустить ошибок.