В случае отсутствия оформленных в установленном порядке документов, подтверждающих расходы организации, указанные расходы не могут быть учтены при определении налогооблагаемой прибыли. Каким требованиям должны соответствовать первичные учетные документы для удостоверения фактически осуществленных затрат?

Предназначение «первички» Налоговый кодекс (п. 1 ст. 252) предоставляет налогоплательщику право при исчислении налога на прибыль уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК). Одновременно Кодекс раскрывает понятие «расходы» в целях исчисления налога на прибыль: расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК).

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с российским законодательством, либо документами, которые оформлены в соответствии с применяемыми в иностранном государстве обычаями делового оборота (при их осуществлении на территории этого же иностранного государства). К подтверждающим документам относят также документы, которые косвенно свидетельствуют о произведенных расходах (таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором). Но при отнесении затрат на расходы следует учесть, что они должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Налоговым кодексом не установлен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком расходов, также не установлены требования к оформлению таких документов и порядку их заполнения.

Однако пункт 1 статьи 313 Кодекса содержит норму: «Налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета». Под налоговым учетом, согласно положениям Кодекса, понимается система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, которые должны группироваться организацией в соответствии с предусмотренным Налоговым кодексом порядком. Заметим, что само определение используемого термина «первичный документ» Кодекс также не дает.

Правда - в бухучете Обратимся к положениям абзаца 3 статьи 313 Налогового кодекса («В случае, если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями настоящей главы...») и абзаца 9 этой же статьи («Подтверждением данных налогового учета являются», в том числе, «первичные учетные документы (включая справку бухгалтера)»). Совместное толкование указанных норм позволяет сделать вывод, что налоговый учет ведется на основе данных первичных учетных документов бухучета.

На основании пункта 1 статьи 11 Налогового кодекса термин «первичный учетный документ» (равно как и первичный документ в части исчисления налога на прибыль) следует использовать в том значении, которое дано этому термину в статье 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичный учетный документ - это оправдательный документ, оформляемый в подтверждение проведения организацией каждой хозяйственной операции. Отсюда делается вывод, что в составе расходов правомерно учитывать затраты налогоплательщика только при наличии надлежаще оформленных первичных учетных документов. Такая позиция изложена в письме Минфина от 25 июня 2007 г. № 03-03-06/1/392.

Закон № 129-ФЗ в статье 9 устанавливает требование обязательного оформления оправдательных документов при проведении организацией хозяйственных операций, и, называя эти документы «первичными учетными документами», устанавливает порядок их оформления и требования к их заполнению. Закон вводит понятие «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» и допускает использование форм, не предусмотренных в этих альбомах.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах», в целях реализации положений закона № 129-ФЗ, на Госкомстат возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.

Так, Госкомстатом утверждены согласованные с Минфином и Минэкономики унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и по его оплате (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 № 1), по учету торговых операций, а также по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ (постановление Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132), по учету основных средств (постановление Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7).

Например, одной из утвержденных унифицированных форм является товарная накладная (форма № ТОРГ-12), которая применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации и вместе с тем является первичным учетным документом, подтверждающим осуществление затрат. Также существуют такие унифицированные формы документации по учету кадров, как приказы (распоряжения) о поощрении работников.

Законодательный шаблон Таким образом, если форма конкретного первичного учетного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то для принятия его к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах (письма УФНС по г. Москве от 25 июля 2005 г. № 20-12/53147, от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 18 октября 2006 г. № 20-12/92228, от 16 августа 2006 г. № 20-12/72393).

Если из утвержденных Госкомстатом унифицированных форм первичной учетной документации организация пропустила обязательные реквизиты, то в целях налогового учета затраты, произведенные ею, могут быть не признаны документально подтвержденными на основе только таких первичных документов.

Следовательно, данные затраты налогоплательщика нельзя учесть при расчете налога на прибыль - это мнение налоговых органов (письма УМНС по г. Москве от 18 февраля 2004 г. № 26-08/10738, от 11 июля 2003 г. № 26-08/38889, письмо МНС от 15 мая 2003 г. № 02-4-08/184-С827).

Но арбитры не всегда соглашаются с налоговыми органами. Существуют решения арбитражных судов, в которых указывается, что документы, составленные по форме, не предусмотренной в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, могут подтверждать произведенные расходы в случае, если «первичка» содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ.

Например, при вынесении решения в пользу организации арбитражный суд Московского округа исходил из того, что понесенные обществом расходы подтверждены другими документами. Несмотря на то что первичные учетные документы - авансовые отчеты, акты на списание материальных ценностей - составлены не по утвержденной, унифицированной форме (и к тому же в одностороннем порядке), тем не менее представленные ответчиком документы содержат информацию, необходимую для решения вопросов налогообложения. Они соответствуют требованиям, предъявляемым законом № 129-ФЗ (п. 2 ст. 9), так как содержат обязательные реквизиты (постановление ФАС Московского округа от 13 января 2004 г. № КА-А40/10978-03. - С полной версией документа вы можете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс).

А вот пример судебного решения, согласно которому нарушение унифицированной формы первичного учетного документа (даже при отсутствии обязательных реквизитов) не опровергает правомерности принятия расходов. В товарных накладных, выставленных заявителю (организации) предпринимателем, отсутствовали измерители хозяйственных операций в денежном выражении, наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, использовалась накладная, не предусмотренная альбомом унифицированных форм. Суд, отстаивая сторону налогоплательщика, указал, что произведенные им расходы подтверждаются совокупностью представленных документов. А именно: договором купли-продажи товаров, приложением об установлении цены на отпускаемые исполнителем товары, платежными поручениями, счетами-фактурами, актами выполненных работ на поставку товара, счетами, на основании которых предприниматель производил оплату товара (решение ФАС Московского округа от 24 апреля 2007 г. № КА-А41/3090-07).

Форма не предусмотрена Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату его составления, наименование организации - «составителя» документа, содержание хозяйственной операции и ее измерители (в натуральном и денежном выражении). В число обязательных реквизитов входят также наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). На наличие в «первичке» обязательных реквизитов не раз указывал и Минфин (письмо от 30 марта 2005 г. № 07-05-07/2), и налоговые органы (письма УФНС по г. Москве от 18 января 2007 г. № 21-11/003922@.а, от 19 мая 2006 г. № 20-12/43886@).

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности (утв. Минфином от 29 июля 1998 г. № 34н), в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Но иногда суды при рассмотрении налоговых споров принимают в качестве доказательства, обосновывающего позицию налогоплательщика, первичные учетные документы, которые не содержат отдельные обязательные реквизиты. Так, например, Арбитражный суд г. Москвы указал, что отсутствие в накладных, форма которых в альбомах унифицированных форм не представлена, обязательных, согласно пункту 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ, реквизитов, нельзя квалифицировать как отсутствие документального подтверждения понесенных затрат (решение ФАС Московского округа от 24 апреля 2007 г. № КА-А41/3090-07).

Хотелось бы также отметить, что налоговые инспекции часто неправомерно требуют от компаний первичные документы, которые они на самом деле иметь не обязаны по роду своей деятельности. Так, для подтверждения расходов на бензин первичные документы - путевые листы - должны вести только организации, отвечающие двум признакам: осуществляющие работу в автомобильном транспорте и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом. Это следует из пунктов 1.2 и 2 постановления Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». В то время как «заблуждающиеся» налоговики пытаются найти виновных среди не имеющих к указанным признакам отношения организаций (постановления ФАС Московского округа от 5 июня 2007 г. № КА-А40/4867-07, от 25 сентября 2007 г. № КА-А41/9866-07, от 19 марта 2007 г. № КА-А40/1804-07).

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
дата составления;
наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

Документы по учету основных средств

ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
КО-4 «Кассовая книга»;
КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Введение

Каждому российскому бухгалтеру известно, насколько важным является правильное и своевременное оформление первичных бухгалтерских документов, без которых ведение бухгалтерского учета и начисление налогов просто невозможно. Для торгового предприятия, имеющего дело с большим количеством товарно-материальных ценностей, а следовательно, и документов, эффективная организация документооборота является особенно актуальной. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона РФ "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (далее - Закон "О бухгалтерском учете") все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Таким образом, основными функциями первичных документов являются:

1. Обоснование правомерности отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

2. Доказательство правильности и достоверности определения налогооблагаемой базы для начисления налоговых платежей в бюджет и внебюджетные фонды.

3. Контроль за поступлением, движением и выбытием товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества предприятия, а также имущественных прав.

Основные правила документооборота в торговых организациях

Порядок оформления первичных документов

Все бухгалтерские операции оформляются оправдательными первичными документами. От того, правильно ли оформлен первичный документ, зависит правомерность отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Момент создания первичных документов

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков (п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Внесение исправлений в первичные документы

Согласно пункту 16 Положения по ведению бухгалтерского учета, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также

Учетные регистры

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), с использованием специализированных программ (1: С), с последующим хранением документов как в электронном виде, так и в печатном. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Система учетных регистров выбирается предприятием самостоятельно в зависимости от специфики деятельности и от величины предприятия.

Сроки хранения первичных учетных документов

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Бухгалтерский учет - научно-организованная система, предназначенная для сбора, обработки, регистрации и анализа информации, применяемой в финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции, выраженные в денежном эквиваленте.

Кратко о бухучете можно сказать: «Все имеет свою цену!». Любые операции купли-продажи товаров и услуг, договорные отношения между партнерами, поставщиками и покупателями, трудовые отношения, связанные с учетом рабочего времени и оплатой труда – все можно привести к денежному «знаменателю».

С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.

Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Первичная документация в бухгалтерии – это основа бухгалтерского учета. Если визуально представить систему бухгалтерского учета раскидистым деревом с густой листвой, то листики и есть первичные документы бухучета.

Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется , вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

договор;
счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

товарная накладная — для товаров;
товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

договор;
счёт;
бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
накладная;
акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

информацию о суммах денежных средств;
фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.