Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
- Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
- возвращения работника из командировки.
За нарушение срока работника можно наказать материально.
«Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .
- Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)» .
- Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
- Утверждается руководителем.
- В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
- Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
- Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
- Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью» .
Авансовые отчеты в 2019 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения
Изменений по авансовым отчетам в 2019 году (равно как и в 2017-2018 гг.) не было - этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2019 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет – бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной.
Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы.
Бухгалтер, получив комплект документов, проверяет их и фиксирует в бланке авансового отчета в местах, отведенных для заполнения бухгалтерам.
Отчет следует подписать у руководителя, списать подотчетные суммы
В последующем отчет располагают в альбоме унифицированных форм, учитывая в качестве кассовых операций, приведенных к единой форме № АО-1.
Авансовые средства выдаются сотрудникам на предприятии, если планируются представительские или хозяйственные расходы.
Для выдачи определенной суммы денег требуется приказ руководителя о подотчетных лицах, где указан список лиц и причины для выдачи.
Подотчетное лицо – это сотрудники, которым полагается сумма для будущих расходов под отчет.
Есть определенные сроки, в которые лицо обязано составить авансовый отчет об израсходованных средствах.
Cоставление авансового отчета,примеры
Пишем авансовый отчет на примере отправления сотрудника в командировку.
Бухгалтерия и отдел кадров собирают и оформляют необходимые документы по командировке:
- подтверждение направления сотрудника в командировку,
- служебное задание.
- С подотчетным лицом рекомендуется составить договор о материальной ответственности, если это утверждено в Учетной политике организации.
При предъявлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. При определенных растратах, сотрудник обязательно сохраняет подтверждающие документы.
После возвращения сотрудника из командировки, ему необходимо в этот же день составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.
Бухгалтер, проверив отчет, переводит его в специальную программу и производит списание, подтверждает обоснованность растрат.
Если имеется неизрасходованная сумма, сотрудник вносит остаток средств в кассу, или, в обратном случае, средства могут быть перерасходованы, тогда подотчетному лицу делают возврат.
При имеющихся недостачах с прошлого авансового отчета у сотрудника, следующий аванс запрещен к выдаче.
Сотрудник не имеет право передавать аванс другому лицу
Все документы должны быть оформлены в соответствии требованиям, установленным законодательством (Федеральный закон “О бухгалтерском учете”), чтобы избежать претензий налоговых органов, последующих штрафов.
Бланки авансового отчета заполняются только по унифицированной форме № АО-1, их можно скачать из официальных источников в интернете.
Инструкции по заполнению авансового отчета, примеры
Имеется несколько способов заполнения: с помощью специальных бухгалтерских программ или электронного файла в формате (Еxcel), который можно скачать из интернета. Одна часть оформляется подотчетным лицом, а другая – бухгалтером.
На первой странице формы отчета сотрудник обязан указать требуемые реквизиты:
- наименование фирмы,
- дату составления отчета,
- должность и инициалы.
Цели, на которые были выданы средства, указываются в графе назначение аванса.
На оборотной стороне указывается весь список оправдательных документов. Необходимые колонки для заполнения – с 1 по 6.
Последовательность указания перечня осуществляется по порядку, в том числе и в самом отчете с указанием документов.
Проводки в авансовом отчете: последовательно указываются суммы расхода по каждой операции, дебет счета, субсчета.
После указания всех итоговых сумм, форма подписывается и расшифровывается. На лицевой стороне вписываются суммы в графу «израсходовано», те, что обозначаются на предыдущей стороне в графе «итого».
После приема документа на проверку авансового отчета, бухгалтер должен составить расписку о получении и отдать подотчетному лицу.
Бухгалтер сверяет проводки и принятые суммы, номера счетов, по которым ведется дебет расходов, и указывает их на обратной стороне формы.
Если были выявлены перерасход средств или остатки, из ранее полученного или нынешнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой странице формы отчета.
В случае расходования средств на хозяйственные нужды, рекомендуется заполнять отдельный авансовый отчет
Документы на иностранном языке необходимо перевести на русский язык, в соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
После всех необходимых формальностей и проверок бухгалтера, авансовый отчет передается на утверждение руководителю организации.
Руководитель прописывает на лицевой части формы должность, ставит подпись с расшифровкой и дату утверждения. Только после этого отчет будет принят к учету.
Несоблюдение сроков сдачи авансового отчета
В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине.
Чтобы рассмотреть возможные случаи несоблюдения сроков предоставления авансового отчета, можно обратиться за помощью к статье 15.1 КоАП РФ.
Следует учесть, что ответственность за авансовый отчет не устанавливается, но нарушение фиксируется. Поэтому организация может не ожидать штрафных санкций от налоговых органов.
Контролировать выделенные средства для расходов – задача, поставленная для организации, так как это сугубо внутренний контроль руководства.
В случае невозврата суммы подотчетным лицом, организация имеет право списать их с заработной платы сотрудника, только имеются ограничения по суммам удержания (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник не соглашается с мерами работодателя, ситуация разрешается через суд.
Так как директор – ответственное лицо за все денежные средства кассы, долг по невозврату подотчетных средств может числиться не за сотрудником, а за директором. И тогда бухгалтер теряется: что делать с тем авансом, по которому директор не дал отчета?
Требуется выяснить, куда включить сумму аванса, по которой нет авансового отчета (от сотрудника или директора).
Как быть с тем фактом, что сотрудник вовремя не предоставляет авансовый отчет?
Ранее налоговой службой было сказано, что с подобных подотчетных сумм списывается налог на доход. Но, как оказалось, это утверждение не является нормой законодательства.
Так как денежные средства числятся за сотрудником как долг перед организацией, но не являются его доходом.
Сотрудник, предоставивший авансовый отчет после, погашает долг. Соответственно, НДФЛ с этого дохода не списывается.
Неправомерно говорить о том, что в ту минуту, когда сотрудник не предоставил отчет, он автоматически получил доход. Следуя этим мерам, начислять страховые взносы не требуется.
Потому что они могут быть начислены только на выплаты в пользу физических лиц и их вознаграждений. Следовательно, за сотрудником будет числиться долг, и никаких начислений не происходит.
Образец бланка авансового отчета, скачать
Авансовый отчет - образец заполнения его рассмотрен в настоящей статье. Это документ, составляемый работником, получившим наличные деньги для расходов, совершенных в интересах организации. Далее мы расскажем, в какой срок, на каком бланке должен быть составлен авансовый отчет и какие документы к нему необходимо приложить.
Для чего составляется авансовый отчет
Авансовый отчет является документом, который подтверждает правомерность расходования ранее полученных сумм и полноту расчетов по ним работника организации или ИП.Он должен быть составлен не позже 3 дней (п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У):
- после окончания срока, на который выдается подотчетная сумма;
- выхода на работу по окончании командировки или периода нетрудоспособности и отпуска (если последний день отчета пришелся на их срок).
- чеки;
- товарные чеки;
- документы, выданные гостиницами;
- бланки строгой отчетности;
- товарные накладные;
- счета-фактуры.
На каком бланке составляется авансовый отчет
Бланк авансового отчета (АО-1) был утвержден постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. В постановлении дана краткая инструкция, как заполнить бланк авансового отчета.В настоящее время этот бланк не является обязательным, и каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать свой бланк авансового отчета, утвердив его в учетной политике. Такая же позиция подтверждена в письме Минфина РФ от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700.
Однако многие организации все равно продолжают использовать для заполнения авансового отчета бланк этого образца. Он же реализован в большинстве бухгалтерских программ.
Образец заполнения авансового отчета можно скачать выше.
Порядок и цели выдачи подотчетных средств
П. 2 указания ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У разрешает организациям и предпринимателям выдавать наличные деньги, поступившие в их кассу, под отчет для оплаты:- канцтоваров,
- почтовых расходов;
- услуг связи;
- хозяйственного инвентаря;
- представительских и командировочных расходов.
Список сотрудников, получающих деньги под отчет систематически, утверждается приказом руководителя, копия которого передается в кассу предприятия или ИП. Разовые подотчетники для получения денег пишут заявление, в котором указывают нужную сумму и срок, на который она должна быть выдана. Заявление подписывается руководителем.
Подотчетные деньги могут быть выданы только работникам организации. Причем для того, чтобы получить на расходы новую подотчетную сумму, работнику уже не обязательно полностью отчитываться за ранее полученные деньги.
Сумма, которая может быть разово выдана подотчетнику, законодательно не ограничена (п. 6 указания № 3073-У).
Обратите внимание! Законодательство не запрещает перечислять подотчетные деньги на корпоративные или дебетовые пластиковые карты (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В этом случае порядок перечисления сумм и отчетность за них должны быть определены во внутренних документах организации.
Как заполняется лицевая сторона документа
Авансовый отчет заполняется как от руки, так и с применением компьютерных средств. Он утверждается руководителем предприятия.В шапке документа указываются:
- наименование и ОКПО предприятия или ИП;
- порядковый номер отчета и дата его составления;
- структурное подразделение организации (при его наличии);
- Ф. И. О. отчитывающегося лица;
- профессия, должность и табельный номер отчитывающегося сотрудника.
- В левой выводится остаток либо перерасход денежных средств. При заполнении от руки это может сделать сам подотчетник.
- В правой делаются бухгалтерские записи, отражающие затраты подотчетника и расчеты с ним.
Верность заполнения отчета подтверждается подписью бухгалтера, принявшего авансовый отчет, и главного бухгалтера, проверившего его.
Далее приводится информация о выведенном остатке подотчетных сумм и кассовом ордере, по которому этот остаток денег был внесен в кассу либо получен перерасчет. Правильность оформления этой операции подтверждается подписью кассира.
В расписке указываются:
- дата принятия документа;
- порядковый номер и дата составления отчета;
- истраченная сумма;
- количество приложенных к отчету документов.
Как заполнить оборотную сторону отчета
При заполнении этой части отчета вручную отчитывающийся сотрудник заполняет столбцы таблицы с 1 по 6.Им указываются дата и номер документа, полученного подотчетным лицом от продавца, назначение затрат, потраченная сумма и валюта, в которой была совершена покупка.
Информация о каждом расходе записывается подотчетником с новой строки. В том случае, если информация об оплаченной услуге или описание покупки занимает несколько строк, информация о следующей покупке заносится на строку ниже.
Все сделанные подотчетником записи нумеруются по порядку, а затраты суммируются.
Столбцы 7, 8 и 9 заполняются бухгалтером организации по каждой сделанной подотчетником покупке.
При компьютерном заполнении вся таблица формируется в бухгалтерской или аналогичной программе.
Правильность записей подтверждается подписью подотчетника.
Пример заполнения авансового отчета
Теперь посмотрим, как заполнить авансовый отчет и образец заполнения отчета в конкретной ситуации.Пример
Приведем пример заполнения авансового отчета работником ООО «Новый дом» Чановым И. И., получившим 02.07.2018 на приобретение ТМЦ для нужд автохозяйства организации 3600 руб.
06.07.2018 завхоз Чанов И. И. составил авансовый отчет о потраченных деньгах в сумме 3540 руб. и представил 2 документа.
05.07.2018 им были приобретены:
- Набор отверток и ключей на сумму 1200 руб. по товарной накладной № 14.
- Набор слесарных инструментов на сумму 2340 руб. по товарной накладной № АТ002/1.
Оставшиеся на руках 60 руб. Чанов И. И. вернул 06.07.2018 в кассу организации.
Образец заполнения авансового отчета в 2018 году для скачивания был представлен в нашей статье выше.
Авансовый отчет представляется работником предприятия или ИП не позднее установленного срока на бланке, установленном Госкомстатом РФ, или по самостоятельно разработанной форме. Он заполняется от руки или с использованием компьютера и передается в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами.
Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете , и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.
Авансовый отчет АО –1 является первичным документом , необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели , такие как :
- командировочные расходы ;
- административные или производственные расходы .
Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО ). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели , которые были прописаны в РКО . Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику , который заключил трудовой договор с организацией , и его фамилия включена в перечень приказа о лицах , которые могут брать деньги в подотчет . Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение .
После того , как подотчетник потратил выданные средства , составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней .
Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.
Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником . К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.
Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.
Порядок составления авансового отчета (форма АО –1)
Документ
оформляется
как
работником
, так
и
сотрудником
бухгалтерской
службы
.
Подотчетному
лицу
необходимо
заполнить
следующие
данные
:
1
. Название
организации
;
2
. Дата
составления
;
3
. Назначение
аванса
(производственные
, представительские
, командировочные
расходы
и
т
.д
.);
4
. Персональные
данные
, а
именно
: фамилию
и
инициалы
, структурное
подразделение
, в
котором
работает
подотчетник
, табельный
номер
, должность
;
5
. Информация
о
размере
последнего
аванса
;
6
. Сумма
подотчета
, выданного
кассиром
;
7
. Графы
«Израсходовано
», «Остаток
/Перерасход
», а
также
информация
о
количестве
документов
, которые
прикладываются
к
АО
–1
, заполняются
после
написания
и
расчета
на
другой
стороне
отчета
необходимых
данных
;
8
. Табличная
часть
об
израсходованных
средствах
, а
именно
:
- порядковый номер . Все документы , которые прилагаются к авансовому отчету , должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня ;
- номер , дата каждого документа , подтверждающего целевое расходование средств ;
- название документов , приобщенных к АО –1 (товарный (кассовый ) чек , квитанции к ПКО , командировочное удостоверение ,счет –фактура и т .п .), на что потрачены деньги ;
- сумма расхода переписывается с каждого документа . Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов );
- расчет конечной суммы . Далее итог переписывается в графу «Израсходовано » (пункт 7 ).
После того , как подотчетник сдал АО –1 , сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа , который подтверждает сумму потраченных средств , их правильное расходование на поставленные цели , а также нужно заполнить остальные разделы . Для подтверждения того , что отчет по форме АО –1 сдан в бухгалтерию , сотруднику выдается расписка . После просмотра всех документов в оригинале , которые подтверждают расход , проверки правильности заполнения авансовый отчет АО –1 подписывается главным бухгалтером , бухгалтером и директором , далее принимается к учету .
Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения
Форма авансового отчета - это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.
Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?
На лицевой стороне бланка оформляются строки:
- наименование организации;
- дата составления отчета;
- структурное подразделение, в котором он работает;
- свои ФИО, должность, табельный номер;
- назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);
На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.
Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?
Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.
Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.
С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.
Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:
- в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше - то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по , если есть перерасход - то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по
Подотчетное лицо при выдаче ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.
Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы.
Общие правила заполнения авансового отчета
Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.
Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.
Порядок принятия к учету авансового отчета
1. Выдача денег под отчет.
Основанием для выдачи денег под отчет является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка).
При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.
2. Когда расходы произведены.
По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию.
Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.
Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.
4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.
О первичных документах
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
— подтверждающие документы подаются в оригинале;
— по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
— по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.
Заполнение авансового отчета
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.
На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:
— наименование организации, направившей его в командировку;
— структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
— свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);
— должность;
— назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).
Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.
На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.
Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:
N п/п — Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало их. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку.
Дата — Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку.
Номер — Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)
Кому, за что и по какому документу уплачено — Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)
Сумма расхода — Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению
предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства
Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д., бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета… Ф.И.О. N…».
Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.
Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.
Проверка авансового отчета бухгалтером
После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:
— по форме — устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;
— по содержанию — определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;
— арифметическая проверка — удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.
Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств.
Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.