Денежные документы — это путевки, приобретенные организацией, проездные билеты, талоны на бензин, почтовые марки и другие аналогичные документы. К денежным документам не относятся ценные бумаги, они являются финансовыми вложениями. и корпоративные банковские карты тоже не относятся к денежным документам.
Денежные документы
Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций согласноПриказу от 31 октября 2000 г. N 94н
Денежные документы хранятся в кассе. Учет ведется на счете 50-3 «Денежные документы».в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет ведется по виду денежных документов. Например, в кассе организации находятся авиабилеты и путевки в детский лагерь. Их учет ведется на субсчетах «Проездные документы» и «Путевки».
Поступление и выбытие денежных документов отражается проводками:
Дебет 50-3 Кредит 60,71,76… — получены денежные документы.
Дебет 71,73,91…. Кредит 50-3 — выданы денежные документы или списаны на расходы.
Формы документов, для учета выдачи денежных документов сотрудникам, нет. Организация самостоятельно может разработать книгу (ведомость) учета движения денежных документов. Главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты для первичных документов, указанные в п.2 ст.9 402-ФЗ.
Для ведения кассовых операций в штате организации предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. У субъектов малого предпринимательства с незначительными оборотами наличных денежных средств кассовые операции разрешено осуществлять лицу, ведущему учет. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.
Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» для документирования кассовых операций предусмотрены формы:
№ КО -1 «Приходный кассовый ордер»;
№ КО -2 «Расходный кассовый ордер»;
№ КО -3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
№ КО -4 «Кассовая книга»;
№ КО -5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
Приходный кассовый ордер (форма № КО -1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации и при ручной и при компьютерной обработке информации. Приходный кассовый ордер выписывает в одном экземпляре работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер.
Квитанцию к приходному кассовому ордеру подписывают главный бухгалтер и кассир. Данная квитанция заверяется печатью, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером.
Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале и передается кассиру для исполнения.
Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует от получающего лица предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.
Расписка в получении денег может быть дана получателем только собственноручно; она должна быть сделана ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной ведомости сумма прописью не указывается.
Если деньги выдаются по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдаются по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий кассир производит по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам проводятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
По истечении установленных сроков выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
1) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не проведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;
2) составить реестр депонированных сумм;
3) в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».
4) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №__».
Своевременно не полученную работниками заработную плату организации обязаны хранить в течение 3 лет и выдавать ее по первому требованию работника. При сдаче депонированной заработной платы на расчетный счет в назначении платежа указывается «Депонированная заработная плата», что также обязывает банк учитывать данные средства отдельно.
В случае смерти работника не полученная ко дню его смерти заработная плата выдается совместно проживающим с ним членам семьи.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно ручкой или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут проводиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
1) наличие на документах и подлинность подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере - разрешительной надписи (подписи) руководителя организации.
2) правильность оформления документов;
3) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну часть (с горизонтальной линовкой) заполняет кассир как первый экземпляр, другую часть (без горизонтальных линеек) заполняет кассир как второй экземпляр, с лицевой и оборотной стороны, через копировальную бумагу, ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 «Касса».
К счету 50 могут быть открыты субсчета:
1 «Касса организации»;
2 «Операционная касса»;
3 «Денежные документы»
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.
По дебету счета 50-1 учитывают поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, а по кредиту - выплату денежных средств и выдачу денежных документов из кассы организации. Расчеты по кассе ведут в журнале ордере 1 и ведомости 1.
⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 11Следующая ⇒
Денежные документы — документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.
На субсчете50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.
К денежным документам неотносятся:
· документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04);
· ценные бумаги (учитываются на счете 58);
· бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006);
· выкупленные у акционеров акции (счет 81).
Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.
Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудниками организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).
Вкассовой книги движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.
Находящиеся в кассе организации денежные документы учитываются на субсчете 50/3 в сумме их фактических затрат на приобретение. Аналитический учет предусматривает ведение денежных документов по каждому их виду.
Приобретение денежных документов и принятие их к учету отражаются по дебету счета 50/3 в корреспонденции с кредитом следующих счетов: 51- на стоимость покупки денежных документов; 71 или 76 и других счетов расчетов через физических или юридических лиц.
Использование (выдача, расход) денежных документов отражается по кредиту счета 50/3. Выдача подотчетным лицам оплаченных авиабилетов в учете отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50/3. Выдача работникам путевок с возмещением им полностью или частично их стоимости отражается по дебету счета 73 и кредиту 50/3. Когда путевки выдаются бесплатно за счет соответствующих источников: дебет счета 91/2 кредит счета 50/3.
Требование к ведению кассовой книги и хранение денег и денежных документов.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.
В соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.
Учет денежных средств и денежных документов в кассе
Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.
В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе.
Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй — отсылается в страховую компанию, третий — высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый — остается у предприятия.
⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒
Читайте также:
Порядок хранения денег и денежных документов в кассе.
Предыдущая12345678910111213141516Следующая
Порядок ведения кассовых операций регламентируется Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» № 373-П от 12.10.2011г.
Расчеты между предприятиями, а также между предприятиями и физическими лицами могут осуществляться путем наличных и безналичных расчетов. Для работы с наличными денежными средствами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ.
Согласно Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все предприятия, организации независимо от организационно-правовой формы обязаны:
— приходовать полученные наличные денежные средства в кассу организации, предприятия;
— хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;
— производить платежи по своим обязательствам перед другими организациями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах суммы, установлен-ной ЦБ РФ.
В соответствии с указаниями ЦБ РФ изменен размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами ограничены – 100 000 руб. по одной сделке.
Сумма штрафа, налагаемого на организацию, нарушившую установленный лимит расчетов наличными — двукратный размер производимого платежа. Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.
Предприятия могут иметь в кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных обслуживающими их банками по согласованию с руководителем предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Учет и документальное оформление кассовых операций
При этом наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам в объединенные кассы на предприятиях для последующей сдачи в банк, а также отделениям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. Вместе с тем предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающим банком могут ее расходовать на оплату труда, закуп-ку сельскохозяйственной продукции и др., но предприятие не имеет право накапливать в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в т.ч. и на оплату труда. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.
Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх лимита, предназначенные для выплаты зарплаты, пособий, стипендий, но не более 3-х рабочих дней, включая день получения в банке; для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера – не более 5 дней, включая день получения их в банке. За накопление наличных средств в кассах предприятий сверх установленных лимитов обязаны следить обслуживающие их банки и направлять сведения о нарушениях в налоговые органы для принятия мер финансовой и административной ответственности (на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ, на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ).
Выполнение всех операций с наличными деньгами, ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. После издания приказа о назначении кассира на работу, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Исполнение обязанности кассира только по письменному приказу руководителя и обязательным является заключение с этим работником договора о материальной ответственности.
Основные задачи:
— своевременное, полное и точное отражение операций по учету денежных средств и расчетов;
— своевременное и точное оформление первичных документов и регистрации их в журнале;
В кассах организации кроме наличных денег могут храниться различные денежные документы и бланки строгой отчетности (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха санатории, переводы в пути и др.).
Указанные денежные документы и бланки документов учитываются на синтетическом активном счете 50 «Касса» (субсчет 3 «Денежные документы») по номинальной стоимости аналогично учету денег в кассе. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
При использовании полной журнально-ордерной формы синтетический учет по счету 50 «Касса» ведется в журнале-ордере №1, аналитический - в ведомости №1.
На стоимость приобретения денежных документов в учете делаются записи:
а) Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (76)
Кредит счета 51 «Расчетный счет» - при перечислении денежных средств в оплату путевок, журнал-ордер 2;
б) Дебет счета 50 «Касса» (субсчет 3 «Денежные документы»)
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (76) - при оприходовании в кассу организации полученных путевок, журнал-ордер 6 (8);
в) Дебет счета 91 «Операционные дохода и расходы» (субсчет 2 «Операционные расходы»)
Кредит счета 50 «Касса» (субсчет 3 «Денежные документы») - на полную стоимость выданных путевок работникам, журнал-ордер 1;
г) Дебит счета 50 «Касса»
Кредит счета 91 «Операционные доходы и расходы» (субсчет 1 «Операционные доходы») - на часть стоимости путевок, внесенных в кассу организации работниками, журнал-ордер 13;
д) Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 91 «Операционные доходы и расходы» (субсчет 1 «Операционные доходы») - на часть стоимости путевок, покрываемую организацией, журнал-ордер 13.
Одновременно на эту часть стоимости путевок на счетах делается следующая запись:
Дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы» (субсчет 2 «Внереализационные расходы»)
Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», журнал-ордер 10/1.
Такой порядок закрытия стоимости выданных путевок позволяет производить отчисления в Фонд Социальной Защиты Населения, Госстраху и учесть сумму, покрываемую организацией стоимости путевок при начислении подоходного налога в пределах 30 базовых величин.
Информация о наличии и движении денежных средств (переводов) в отечественной и иностранной валютах в пути (преимущественно торговая выручка), т.е. денежных сумм, внесенных в кассы банков, почтовых отделений для зачисления на расчетный и другие счета организации, но еще не зачисленных по назначению, обобщается на активном синтетическом счете 57 «Переводы в пути». К этому счету могут быть открыты следующие субсчета:
- 1 «Инкассированные денежные средства»;
- 2 «Денежные средства для покупки валюты»;
- 3 «Валютные средства для продажи»;
- 4 «Переводы в пути по банковским картам» и другие.
Основанием для принятия на учет указанных сумм по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции учреждений банка, почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банков и т.п.
При использовании полной журнально-ордерной формы учет по счету 57 «Переводы в пути» ведется в журнале-ордере №3.
При этом составляются следующие проводки:
Дебет счета 57 «переводы в пути»
Кредит счета 90 «Реализация» - на переданную выручку за реализованную продукцию, но не зачисленную на счета учета денежных средств в банках (62, 76), журнал-ордер 11;
Кредит счета 50 «Касса» - при сдаче выручки из кассы инкассатору банка или на почту, журнал-одер 1.
При зачислении выручки на счета денежных средств в банке делаются записи:
Дебет счета 51 «Расчетный счет» (52, 55).
Кредит счета 57 «Переводы в пути», журнал-ордер 3.
Движение денежных средств (переводов) в иностранных валютах учитывается на счете 57 обособленно.
В кассах организаций, как правило, могут храниться бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-транспортных накладных и др. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются организациями в соответствии с действующим положением. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». По дебету этого счета записывается поступление указанных бланков в организации, а по кредиту - их выбытие.
Учет операций по расчетным счетам
Учет операций по специальным счетам
Учет переводов в пути
Учет денежных средств и денежных документов в кассе
Важная роль денежных средств в обеспечении финансово-хозяйственной деятельности обусловлена тем, что эти «абсолютно ликвидные активы» выполняют такие функции, как мера стоимости, средство обмена, образования сокровищ, накопления капитала. Их способность легко и быстро преобразовываться в любые виды материальных ценностей предопределила необходимость организации непрерывного и своевременного учета денежных средств и операций по их движению; контроля наличия, сохранности и целевого использования денежных средств и денежных документов; контроля соблюдения кассовой и расчетно-платежной дисциплины.
Кассовые операции связаны с хранением и движением наличных денежных средств в отечественной и иностранной валюте, а также денежных документов.
В бухгалтерском учете движение наличных денежных средств и денежных документов учитывается на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы денег и денежных документов в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету - суммы и документы, поступившие в кассу, а по кредиту - выданные суммы и документы. При ведении бухгалтерского учета в журнально-ордерной форме кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в соответствующих журналах-ордерах и в ведомости № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»
50-2 «Операционная касса»
50-3 «Денежные документы»
50-4 «Касса в иностранной валюте» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Свободные денежные средства организаций хранятся на расчетных счетах в банках. Хранение наличных денежных средств ведется в пределах лимитов, установленных самим предприятием. Лимит - это сумма наличных денежных средств, которая может содержаться в кассе в течение суток финансово-экономической деятельности. Превышение лимита в кассе разрешается в течение трех дней (пяти дней для районов Крайнего Севера) для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды. Размер лимита устанавливается на основании расчета по форме № 0408020 «Расчет на установление лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу». Наряду с остатком наличных средств банк контролирует целевое использование наличных денежных средств (в чеке на корешке указывается предназначение получаемых из банка сумм).
Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по поручению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При назначении работника на должность кассира руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.
Для получения денежных средств из банка с расчетного счета организация получает в банке чековую книжку по заявлению специальной формы. В заявлении указываются фамилия, имя, отчество кассира и дается образец его подписи. Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью организации. После проверки правильности составления заявления в бухгалтерии банка оно передается в расходную кассу банка, где кассир под расписку получает чековую книжку на 25 или 50 чеков. Организация получает денежные средства в банке через кассира или другое уполномоченное лицо. В день получения бухгалтер заполняет реквизиты чека и корешок к нему, подписывает его у главного бухгалтера и руководителя и под роспись передает кассиру, который получает наличные деньги в банке.
На каждую полученную в банке сумму в бухгалтерии выписывается приходный кассовый ордер на имя получателя денег с указанием номера чека (ф. № КО-1), который заполняется бухгалтером и подписывается главным бухгалтером и руководителем. Квитанция приходного кассового ордера прикладывается к выписке банка, а сам приходный ордер - к отчету кассира.
Например, получение из банка денежной суммы в размере 50 000 рублей, отражается проводкой:
Выдача наличных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером (ф. № КО-2) с приложением к нему оформленных документов, например, расчетно-платежной ведомости, заявления на выдачу денег и т. п., подписанных руководителем и главным бухгалтером. Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходном ордере не обязательна. Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. Кассир должен отметить в ордере номер этого документа, кем и когда он выдан. Во всех случаях обязательна расписка получателя в получении выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты; документы подписываются и регистрируются в кассовой книге. Какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново.
Например, выдача денежных средств в сумме 5000 рублей под отчет сотруднику отдела снабжения для приобретения расходных материалов оформляется расходным кассовым ордером, который подписывается главным бухгалтером и руководителем организации, регистрируется в журнале и служит основанием для выдачи денежных средств из кассы и следующей записи в бухгалтерском учете:
При получении или выдаче денег по каждому кассовому документу кассир делает записи в кассовую книгу (ф. № КО-4), которая относится к регистрам аналитического учета и предназначена для отражения операций по движению наличных денег в кассе. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам «приход» и «расход», выводит остаток по кассе и переносит его на следующий лист на первую страницу по графе «приход». Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных ордеров и расписывается. После этого одна половина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как отчет кассира передается под расписку главному бухгалтеру. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Способы обработки кассовых отчетов в бухгалтерии зависят от количества кассовых операций в день и от частоты сдачи отчетов. Если число операций невелико, то данные отчетов после группировки их по корреспондирующим счетам заносятся в учетный регистр по счету 50 «Касса», а если в день выполняется 3-15 операций, то по счету 50 «Касса» открывается оборотно-сальдовая ведомость. Если в день выполняется более 15 операций, причем по нескольку операций на один корреспондирующий счет, к отчету прикладываются расшифровки, в которых общим итогом показываются суммы поступивших и выданных средств по данному счету. Информация расшифровок заносится в оборотно-сальдовую ведомость одной строкой.
Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.
По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету (поступление наличных денежных средств и денежных документов) и кредиту (выплата денежных средств и денежных документов) счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация рассчитывается наличными денежными средствами не только с собственным персоналом, но и с населением и сторонними организациями, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ). На каждую кассовую машину администрация заводит книгу кассира-операциониста, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера организации, а также печатью. Книга кассира-операциониста не заменяет кассовый отчет. Все записи в книге кассира-операциониста производятся в хронологическом порядке без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера. На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер, который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира-операциониста и в др.), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (например, отправку в ремонт, передачу другой организации). Ключи от ККМ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора организации, его заместителя или главного бухгалтера. Ключ для гашения технических прогонов должен находиться у старшего кассира. Ключи для перевода секционных денежных счетчиков на нули передаются директором контролирующей организации (кроме ККМ с фискальной памятью).
По окончании работы или по прибытии инкассатора кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру. Например, сдача выручки в кассу организации в сумме 830 000 руб. в бухгалтерском учете оформляется проводкой:
Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально ответственных лиц 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией. Использованные контрольные ленты, копии чеков и другие документы, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии организации в течение 15 дней после проверки товарного отчета, а в случае выявленной недостачи - до окончания рассмотрения дела. Товарные отчеты и приложенные к ним документы строгой отчетности хранятся не менее трех лет. Правительством РФ утвержден перечень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно-кассовые машины.
Приход денежных средств оформляется одним приходным кассовым ордером в конце дня с приложением квитанций к корешку. Суммы приходных документов должны соответствовать вывешиваемым ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки и др.), приобретенные на стороне.
Для учета денежных документов открывается отдельная кассовая книга, на каждый вид документов выделяются соответствующие страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Она выписывается кассиром в двух экземплярах при приеме денежных документов. Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое выписывается бухгалтером. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру
Учет денежных документов ведется по фактической стоимости приобретения. Бухгалтер должен в аналитическом учете отражать две оценки - номинальную (отраженную на самом документе) и фактическую. Относительно расхождения этих оценок должна быть сделана справочная запись.
Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории отражаются бухгалтерской записью:
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы»
К-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации».
При выдаче путевок персоналу бесплатно или с частичной оплатой делается запись:
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации» - на сумму частичного платежа, внесенного работником
Д-т сч. 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» - на суммы, оплаченные организацией
К-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы».
Приобретенные почтовые марки и проездные билеты (Д-т сч. 50-3 «Денежные документы» К-т сч. 50-1 «Касса», 51 «Расчетные счета», 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами») списываются по мере их расхода, их стоимость в зависимости от характера расходов включается в соответствующие издержки (Д-т сч. 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» К-т сч. 50-3 «Денежные документы»), в состав прочих расходов (Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы» К-т сч. 50-3 «Денежные документы»), погашаются за счет средств целевого финансирования (Д-т сч. 86 «Целевое финансирование» К-т сч. 50-3 «Денежные документы»).
Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»
Инвентаризация кассы проводится в сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено нормативными документами (не менее одного раза в месяц). Результаты инвентаризации оформляются
актом инвентаризации (ревизии) кассы, составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в делах бухгалтерии, второй - у кассира.
Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуются в кассу и зачисляются в доход организации:
Д-т сч. 50 «Касса»
К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».
Недостача денег (денежных документов) в кассе (организации, операциониста) подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что отражается проводками:
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т сч. 50 «Касса» (50-1, 50-2, 50-3) - в сумме недостачи согласно акту инвентаризации
Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - в сумме, предъявленной к возмещению кассиру, согласно приказу руководителя организации
Если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются в прочие расходы:
Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы»
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».