Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна применяться организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете .
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке .
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п.7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) . Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный учетный документ.
Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, то есть в них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, должны считаться личным доходом данного работника, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается руководителем организации с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.
Из вышеприведенного следует, что только при соблюдении определенных условий произведенные затраты по приобретению товарно-материальных ценностей могут быть отнесены на себестоимость продукции, работ, услуг или счета учета товарно-материальных ценностей .
Если к авансовому отчету приложены оправдательные документы, а при проверке наличия оприходования оплаченного товара выяснится его отсутствие, подотчетная сумма также подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица .
- 1. Количество документов должно соответствовать числу записей на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество документов.
- 2. Необходимо наличие подписей бухгалтера, подтверждающего целевое назначение и правомерность принятия к учету израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных денежных средств в погашение перерасхода или прием остатка ранее выданных денежных средств.
- 3. Должно быть указано состояние расчетов с подотчетным лицом по ранее выданным авансам. Выдача аванса при наличии ранее не погашенной подотчетной суммы является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Однако на практике это встречается достаточно часто. В принципе, за состоянием расчетов должен следить бухгалтер на соответствующем рабочем месте. В то же время обязанность по ведению аналитического учета расчетов с подотчетными лицами может быть возложена на бухгалтера-кассира. В этом случае вышеуказанные суммы должны вписываться кассиром, причем при этом целесообразно делать соответствующие отметки до того, как будут заполнены другие реквизиты авансового отчета.
- 4. Отсутствие подписи руководителя организации, утверждающего авансовый отчет, а также суммы в указанной строке делает документ недействительным, и суммы наличных денежных средств должны расцениваться как излишек или недостача (в зависимости от того, осуществлялся прием остатка или выплата перерасхода) .
Согласно п. 11 Положение о порядке ведения кассовых операций организация вправе выдавать под отчет наличные денежные средства на хозяйственные и командировочные расходы без каких-либо ограничений. Однако при этом каждый отдельный платеж, совершенный подотчетным лицом сторонней организации, не должен превышать установленных пределов расчетов наличными денежными средствами. Это требование относится как к случаю, если физическое лицо имеет на руках доверенность, выданную организацией на право осуществления отдельных операций, так и к случаю, если доверенность отсутствует: подотчетное лицо действует от лица работодателя, который должен впоследствии одобрить действия физического лица посредством утверждения авансового отчета.
Наличные денежные средства выдаются под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
При этом лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Если подотчетные средства были выданы работнику организации без установления срока их возврата и такие суммы отражены по дебету счета 71, оснований для включения в налогооблагаемый доход работника этих сумм не имеется.
Согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации основанием для записей хозяйственных операций и их отражения в регистрах бухгалтерского учета служат первичные документы, фиксирующие факт их совершения, которые должны содержать достоверные данные, создаваться своевременно - как правило, в момент совершения операции - и содержать обязательные реквизиты. Кроме того, все документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции, подлежат обязательному гашению торговой организацией штампом или надписью от руки " получено" или " оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) .
Таким образом, в оправдание расходов, произведенных подотчетным лицом, последний должен представить не только правильно оформленный, но и надлежаще погашенный оправдательный документ. Кроме того, подтверждением приема наличных денежных средств продавцом служит чек кассового аппарата либо приходный кассовый ордер. Организации, не использующие ККТ, принимают наличные денежные средства по приходному кассовому ордеру с выдачей квитанции за подписями главного бухгалтера и (или) уполномоченного на то лица и кассира, заверенной печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата (п.13 Порядка ведения кассовых операций).
Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации. Таким образом, бухгалтер-кассир не должен требовать каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером. Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено (приказом или иным распорядительным документом руководителя организации), но это практикуется крайне редко. Без подписи главного бухгалтера денежные документы (а также расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определенные проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены .
Вам понадобится
- - приказ руководителя организации;
- - авансовый отчет;
- - книга учета приходно-расходных ордеров;
- - расходный кассовый ордер;
- - приходный кассовый ордер;
- - квитанция о внесении неиспользованных средств.
Инструкция
Выдайте наличные денежные средства подотчетному лицу, согласно расходному кассовому ордеру. Такой ордер должен быть правильно оформлен, заверен штампом с реквизитами расходного и подписями главного бухгалтера, и подотчетного лица. Выдача денежных средств подотчетному лицу производится по предоставлению паспорта. Затем расходных кассовый ордер необходимо зарегистрировать в учета приходно-расходных ордеров. На данную операцию предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 50 «Касса» на сумму средств, выданных подотчетному лицу.
Произведите списание подотчетных сумм на основании представленного авансового отчета. Авансовый отчет необходимо составить в одном экземпляре и заверить подписями руководителя предприятия, подотчетного лица и бухгалтерии. К авансовому отчету нужно приложить оригиналы документов, подтверждающих данные расходы, например, квитанции, чеки, командировочное удостоверение, билеты на проезд. Затем бухгалтеру предприятия необходимо проверить целевое использование затраченных средств и подбить их общую сумму.
Осуществите прием в кассу неиспользованных наличных денежных средств подотчетным лицом. Такие средства остаются в результате превышения сумм, выданных авансом, над фактическими затратами подотчетного лица. Прием таких денежных средств в кассу предприятия осуществляется по приходному кассовому ордеру, который необходимо подписать главным бухгалтером и кассиром, а также заверить кассовым штампом. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре, а затем регистрируется в книге учета приходно-расходных ордеров предприятия. Такой кассовый ордер остается у бухгалтера предприятия, а подотчетному лицу на руки выдается квитанция о внесении неиспользованных средств. На данную операцию бухгалтеру предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 50 «Касса» – Кредит 50 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму неиспользованных средств подотчетным лицом.
Предприниматели и предприятия, имеющие счета в банках, ведут расчеты по денежным обязательствам, возникающим в процессе хозяйственных отношений, чаще всего в безналичной форме. Но и без расчетов наличными деньгами обойтись не всегда удается, так как выплата заработной платы, командировочных и реализация населению товаров или услуг предполагает использование наличных денежных средств.
Инструкция
Наличные расчеты – платежи, осуществляемые с помощью наличных денежных средств, принадлежащих предпринимателям или предприятиям, за реализацию работ, услуг или товаров. Для приема, расходования и хранения денежных средств организации должны иметь оборудованную кассу.
Наличные средства организаций, включая полученные в , могут использоваться для обеспечения нужд, которые возникли в процессе функционирования. Самые распространенные операции списания наличных средств организации:
- выплата зарплаты, и премий организации;
Сдача денежных средств в банк;
Приобретение сельскохозяйственной продукции;
Командировочные расходы;
Расходные операции на хозяйственные и производственные нужды.
Выдача средств из кассы осуществляется только на основании расходных документов: , платежных ведомостей. Тем лицам, которые не включены в штатное расписание, выдача проводится по расходным ордерам, выписывающимся на каждое лицо. В случае выдачи наличности отдельным физическим лицам по расходным документам кассир должен требовать паспорт, чтобы идентифицировать личность.
Выдача может производиться только лицу, данные которого указаны в расходном ордере. Другому лицу выдача осуществляется только на основании доверенности, которая остается в кассовых документах. Выдача средств из кассы не списывается без подписи получателя на расходном документе, так как это обязательный критерий к оформлению любых документов, связанных с расходными операциями.
Выдача средств под отчет может осуществляться за счет поступившей выручки, остатка денег в кассе и за счет полученных в банке денежных средств. Выдача подотчетных средств осуществляется только при условии отчета по ранее выданным суммам. Списание проводится после того, как работник, получивший средства, отчитается в потраченной наличности, сдав «Отчет об использовании средств».
Наличные средства, находящиеся в кассе предприятия, не должны в сумме превышать установленные на предприятии лимиты, их необходимо сдать в банк, где обслуживается организация, для зачисления на текущие счета предприятия.
Видео по теме
Обратите внимание
В случае если лимит кассы не установлен, все наличные денежные средства в конце дня должны сдаваться в банк.
Полезный совет
Списание наличных денежных средств должно подтверждаться расходным документом, заверенным оттиском печати и подписью.
Некоторые организации в процессе хозяйственной деятельности используют наличный способ оплаты. Сотруднику выдаются денежные средства из кассы предприятия. Исходя из этого, в учете формируются подотчетные суммы. Как правило, они подлежать списанию. Каким образом это происходит?
Вам понадобится
- - авансовый отчет (форма №АО-1);
- - подтверждающие документы.
Инструкция
Сначала следует заметить, что подотчет вы можете выдать любую сумму. Но учтите, что если сотрудник приобретает какой-либо товар у другой организации, размер оплаты по донному договору не может превышать 100000 рублей.
Сначала составьте приказ о возможности выдачи данному сотруднику. Также вы можете указать сумму выданных средств. Напишите и , в который данное лицо должен израсходовать выданные суммы. Приказ составьте в одном экземпляре, подпишите его и у сотрудника, что будет означать его согласие с написанной информацией.
Для того чтобы денежные средства, выданные подотчет, сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие затраты. Но учтите, что они должны быть и экономически подкреплены. Например, если это представительские расходы, то они должны быть обоснованы. Для этого составьте письменное обоснование, где укажите цели, достигнутые результаты, например, переговоров во , также можете указать и план мероприятий, и место проведения переговоров.
На основании чеков, счетов, квитанций и других подтверждающих документов, составьте авансовый отчет (форма №ОА-1). Помимо того, что вы укажите все данные подтверждающих документов в отчете, прикрепите их к форме. Учтите, что если вы прилагаете кассовый чек, то необходимо прикрепить и товарный, так как чаще всего в первом не указывается наименование товара.
Прежде чем списывать подотчетные суммы, проверьте правильность их составления, то есть покупки не должны быть осуществлены в выходные и праздничные дни. В противном случае, подотчетное лицо должно составить объяснение в письменном виде.
Товарные чеки, счета должны содержать расширенную информацию, например, если приобретались канцелярские товары, то они должны быть перечислены с указанием количества единиц продукции.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Подпишите его у руководителя организации, бухгалтера и у подотчетного лица. На основании всех вышеперечисленных документов сделайте запись в бухгалтерском учете:
Д50 «Касса» К71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Видео по теме
Каждое предприятие сталкивается с необходимость использования подотчетных сумм. Данные средства могут быть направлены на хозяйственно-производственные и административные нужды компании, на оплату труда или служебных командировок, для приобретения товарно-материальных ценностей и прочее. Списание подотчета сложный процесс, требующий следования нормативных положений по ведению бухгалтерского учета и кассовых операций.
Инструкция
Отразите списание подотчетных сумм в зависимости от их назначения. Если средства были потрачены на приобретение товаров, то необходимо составить запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если же была произведена покупка материальных ценностей, то дебетируется счет 10 «Материалы». Таким образом, с кредитом счета 71 могут находиться в корреспонденции счета, которые характеризуют характер произведенных расходов подотчетного лица.
Произведите возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу открытием дебета по счету 50 и кредита по счету 71. Если же подотчетное лицо не произвело возвращение остатков по подотчетным в установленные сроки, то откройте по счету 71 и дебет по счету 94 «Потери и недостачи от порчи ценностей». Также можно списать средства по дебету по счета 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», когда недостаток удерживается частями в нескольких отчетных периодах.
В будущем данные суммы удерживайте из оплаты труда сотрудника открытием дебета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с корреспонденцией по счету 94. Если же списать средства из заработной платы нет возможности, то открывается дебет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если возместить недостачу невозможно, то подотчетные суммы списываются по дебету счета 91.2 «Прочие расходы».
Видео по теме
В ходе финансово-хозяйственной деятельности предприятие нередко сталкивается с необходимостью приобретения материальных ценностей или оплаты различных работ как по безналичному расчету, так и посредством наличных денег. В этом случае работник получает подотчетные деньги на выполнение действий по поручению компании, которые списываются в бухгалтерии на основании нормативных положений бухучета.
Вам понадобится
- - расходный и приходный кассовый ордер;
- - авансовый отчет по форме №АО-1.
Инструкция
Выдайте наличные средства в подотчет по правилам, установленным Порядком ведения кассовых операций. Выдача подотчетных осуществляется кассу предприятия с оформлением соответствующего расходного кассового ордера, в котором указывается полная сумма и назначение средств. Данная операция отражается бухгалтером как дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с корреспонденцией в счете 50 «Касса».
Оформите авансовый отчет по форме №АО-1, в котором отражается вся информация о растрате подотчетных денег. Приложите к отчету квитанции, счета и прочие документы, которые подтверждают указанные суммы расходов.
Спишите израсходованные подотчетные . Если приобретался товар, то в бухгалтерском учете они списываются на дебет счета 41 «Товары» с корреспонденцией по счету 71. Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы». Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».
Подсчитайте сумму неизрасходованных подотчетных денег и проведите их возврат в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71. В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».
В последствие данную сумму спишите с заработной платы работника посредством открытия дебета счета 70 «Расчеты с персоналом по заработной » с обращением к счета 94. Если же недостачу возместить невозможно, то остаток подотчетных денег списывается на дебет счета 91.2 «Прочие расходы».
Оформление любых кассовых операций осуществляется по первичным документам, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ № 88. Списание производится на основании расходного кассового ордера КО-2 и книги учета КО-5.
Вам понадобится
- - расходный кассовый ордер КО-2;
- - журнал учета КО-5 и КО-2;
- - ведомость Т-53, Т-49.
Инструкция
Выдавать деньги из кассы вы можете на выплату зарплаты, под отчет на хозяйственно-бытовые нужды или сдавать инкассаторам обслуживающего вас банка. Любую выдачу денежных средств оформляйте расходным кассовым ордером КО-2 и вносите запись в журнал КО-3, в котором вы производите учет всех приходных и расходных кассовых ордеров, а также в журнал КО-5, являющийся учетным документом принятых и выданных средств.
Расходный кассовый ордер заполняйте при любой форме обработки данных бухгалтерией, как традиционных с использованием калькулятора и первичной бухгалтерской документации, так и с использованием вычислительной техники и компьютерной обработки.
Каждый расходный кассовый ордер должен иметь порядковый номер, подпись руководителя предприятия и главного бухгалтера, подпись кассира, выдающего денежные средства.
При списании денежных средств из кассы указывайте в строке «Основание» вид операции по выдаче средств, в строке «Приложение» перечислите все номера и даты первичных документов, которые являются основанием для выдачи денежных средств.
Без подписи уполномоченных лиц списание денежных средств из кассы и оформленный расходный кассовый ордер не являются действительными, поэтому обязательно учитывайте это обстоятельство и вовремя получайте подписи от уполномоченных лиц административного состава.
Если списание производится на основании доверенности, указывайте номер и дату выданной доверенности в ссылках «Приложение».
При заполнении документов о списании из кассы не допускаются исправления, выдачу всех средств вы обязаны производить в день составления расходной документации (статья 7, 9 Федерального закона 129 Ф-3).
Если расход из кассы осуществляется на выплату зарплаты, пособий или стипендий, то вы обязаны производить выдачу на основании платежной ведомости, утвержденной Госкомстатом № 1. Ведомости имеют унифицированную форму Т-53, Т-49. На данные суммы вы можете не составлять расходный кассовый ордер, а ограничиться платежными ведомостями. Всю проводку расхода будет проводить бухгалтерия.
При ведении бухгалтерии организации необходимы не только правильные расчеты, но и наличие различных подтверждающих документов. Это нужно как для внутреннего контроля со стороны руководства, так и для внешних проверок со стороны государственных органов. Но что делать, если для части расходов документы не сохранились? Возможно проводить часть списания и без необходимых бумаг.
Вам понадобится
- - приказ руководителя организации;
- - авансовый отчет;
- - книга учета приходно-расходных ордеров;
- - расходный кассовый ордер;
- - приходный кассовый ордер;
- - квитанция о внесении неиспользованных средств.
Инструкция
Выдайте наличные денежные средства подотчетному лицу, согласно расходному кассовому ордеру. Такой ордер должен быть правильно оформлен, заверен штампом с реквизитами расходного и подписями главного бухгалтера, и подотчетного лица. Выдача денежных средств подотчетному лицу производится по предоставлению паспорта. Затем расходных кассовый ордер необходимо зарегистрировать в учета приходно-расходных ордеров. На данную операцию предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 50 «Касса» на сумму средств, выданных подотчетному лицу.
Произведите списание подотчетных сумм на основании представленного авансового отчета. Авансовый отчет необходимо составить в одном экземпляре и заверить подписями руководителя предприятия, подотчетного лица и бухгалтерии. К авансовому отчету нужно приложить оригиналы документов, подтверждающих данные расходы, например, квитанции, чеки, командировочное удостоверение, билеты на проезд. Затем бухгалтеру предприятия необходимо проверить целевое использование затраченных средств и подбить их общую сумму.
Осуществите прием в кассу неиспользованных наличных денежных средств подотчетным лицом. Такие средства остаются в результате превышения сумм, выданных авансом, над фактическими затратами подотчетного лица. Прием таких денежных средств в кассу предприятия осуществляется по приходному кассовому ордеру, который необходимо подписать главным бухгалтером и кассиром, а также заверить кассовым штампом. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре, а затем регистрируется в книге учета приходно-расходных ордеров предприятия. Такой кассовый ордер остается у бухгалтера предприятия, а подотчетному лицу на руки выдается квитанция о внесении неиспользованных средств. На данную операцию бухгалтеру предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 50 «Касса» – Кредит 50 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму неиспользованных средств подотчетным лицом.
Предприниматели и предприятия, имеющие счета в банках, ведут расчеты по денежным обязательствам, возникающим в процессе хозяйственных отношений, чаще всего в безналичной форме. Но и без расчетов наличными деньгами обойтись не всегда удается, так как выплата заработной платы, командировочных и реализация населению товаров или услуг предполагает использование наличных денежных средств.
Инструкция
Наличные расчеты – платежи, осуществляемые с помощью наличных денежных средств, принадлежащих предпринимателям или предприятиям, за реализацию работ, услуг или товаров. Для приема, расходования и хранения денежных средств организации должны иметь оборудованную кассу.
Наличные средства организаций, включая полученные в , могут использоваться для обеспечения нужд, которые возникли в процессе функционирования. Самые распространенные операции списания наличных средств организации:
- выплата зарплаты, и премий организации;
Сдача денежных средств в банк;
Приобретение сельскохозяйственной продукции;
Командировочные расходы;
Расходные операции на хозяйственные и производственные нужды.
Выдача средств из кассы осуществляется только на основании расходных документов: , платежных ведомостей. Тем лицам, которые не включены в штатное расписание, выдача проводится по расходным ордерам, выписывающимся на каждое лицо. В случае выдачи наличности отдельным физическим лицам по расходным документам кассир должен требовать паспорт, чтобы идентифицировать личность.
Выдача может производиться только лицу, данные которого указаны в расходном ордере. Другому лицу выдача осуществляется только на основании доверенности, которая остается в кассовых документах. Выдача средств из кассы не списывается без подписи получателя на расходном документе, так как это обязательный критерий к оформлению любых документов, связанных с расходными операциями.
Выдача средств под отчет может осуществляться за счет поступившей выручки, остатка денег в кассе и за счет полученных в банке денежных средств. Выдача подотчетных средств осуществляется только при условии отчета по ранее выданным суммам. Списание проводится после того, как работник, получивший средства, отчитается в потраченной наличности, сдав «Отчет об использовании средств».
Наличные средства, находящиеся в кассе предприятия, не должны в сумме превышать установленные на предприятии лимиты, их необходимо сдать в банк, где обслуживается организация, для зачисления на текущие счета предприятия.
Видео по теме
Обратите внимание
В случае если лимит кассы не установлен, все наличные денежные средства в конце дня должны сдаваться в банк.
Полезный совет
Списание наличных денежных средств должно подтверждаться расходным документом, заверенным оттиском печати и подписью.
Некоторые организации в процессе хозяйственной деятельности используют наличный способ оплаты. Сотруднику выдаются денежные средства из кассы предприятия. Исходя из этого, в учете формируются подотчетные суммы. Как правило, они подлежать списанию. Каким образом это происходит?
Вам понадобится
- - авансовый отчет (форма №АО-1);
- - подтверждающие документы.
Инструкция
Сначала следует заметить, что подотчет вы можете выдать любую сумму. Но учтите, что если сотрудник приобретает какой-либо товар у другой организации, размер оплаты по донному договору не может превышать 100000 рублей.
Сначала составьте приказ о возможности выдачи данному сотруднику. Также вы можете указать сумму выданных средств. Напишите и , в который данное лицо должен израсходовать выданные суммы. Приказ составьте в одном экземпляре, подпишите его и у сотрудника, что будет означать его согласие с написанной информацией.
Для того чтобы денежные средства, выданные подотчет, сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие затраты. Но учтите, что они должны быть и экономически подкреплены. Например, если это представительские расходы, то они должны быть обоснованы. Для этого составьте письменное обоснование, где укажите цели, достигнутые результаты, например, переговоров во , также можете указать и план мероприятий, и место проведения переговоров.
На основании чеков, счетов, квитанций и других подтверждающих документов, составьте авансовый отчет (форма №ОА-1). Помимо того, что вы укажите все данные подтверждающих документов в отчете, прикрепите их к форме. Учтите, что если вы прилагаете кассовый чек, то необходимо прикрепить и товарный, так как чаще всего в первом не указывается наименование товара.
Прежде чем списывать подотчетные суммы, проверьте правильность их составления, то есть покупки не должны быть осуществлены в выходные и праздничные дни. В противном случае, подотчетное лицо должно составить объяснение в письменном виде.
Товарные чеки, счета должны содержать расширенную информацию, например, если приобретались канцелярские товары, то они должны быть перечислены с указанием количества единиц продукции.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Подпишите его у руководителя организации, бухгалтера и у подотчетного лица. На основании всех вышеперечисленных документов сделайте запись в бухгалтерском учете:
Д50 «Касса» К71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Видео по теме
Каждое предприятие сталкивается с необходимость использования подотчетных сумм. Данные средства могут быть направлены на хозяйственно-производственные и административные нужды компании, на оплату труда или служебных командировок, для приобретения товарно-материальных ценностей и прочее. Списание подотчета сложный процесс, требующий следования нормативных положений по ведению бухгалтерского учета и кассовых операций.
Инструкция
Отразите списание подотчетных сумм в зависимости от их назначения. Если средства были потрачены на приобретение товаров, то необходимо составить запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если же была произведена покупка материальных ценностей, то дебетируется счет 10 «Материалы». Таким образом, с кредитом счета 71 могут находиться в корреспонденции счета, которые характеризуют характер произведенных расходов подотчетного лица.
Произведите возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу открытием дебета по счету 50 и кредита по счету 71. Если же подотчетное лицо не произвело возвращение остатков по подотчетным в установленные сроки, то откройте по счету 71 и дебет по счету 94 «Потери и недостачи от порчи ценностей». Также можно списать средства по дебету по счета 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», когда недостаток удерживается частями в нескольких отчетных периодах.
В будущем данные суммы удерживайте из оплаты труда сотрудника открытием дебета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с корреспонденцией по счету 94. Если же списать средства из заработной платы нет возможности, то открывается дебет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если возместить недостачу невозможно, то подотчетные суммы списываются по дебету счета 91.2 «Прочие расходы».
Видео по теме
В ходе финансово-хозяйственной деятельности предприятие нередко сталкивается с необходимостью приобретения материальных ценностей или оплаты различных работ как по безналичному расчету, так и посредством наличных денег. В этом случае работник получает подотчетные деньги на выполнение действий по поручению компании, которые списываются в бухгалтерии на основании нормативных положений бухучета.
Вам понадобится
- - расходный и приходный кассовый ордер;
- - авансовый отчет по форме №АО-1.
Инструкция
Выдайте наличные средства в подотчет по правилам, установленным Порядком ведения кассовых операций. Выдача подотчетных осуществляется кассу предприятия с оформлением соответствующего расходного кассового ордера, в котором указывается полная сумма и назначение средств. Данная операция отражается бухгалтером как дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с корреспонденцией в счете 50 «Касса».
Оформите авансовый отчет по форме №АО-1, в котором отражается вся информация о растрате подотчетных денег. Приложите к отчету квитанции, счета и прочие документы, которые подтверждают указанные суммы расходов.
Спишите израсходованные подотчетные . Если приобретался товар, то в бухгалтерском учете они списываются на дебет счета 41 «Товары» с корреспонденцией по счету 71. Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы». Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».
Подсчитайте сумму неизрасходованных подотчетных денег и проведите их возврат в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71. В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».
В последствие данную сумму спишите с заработной платы работника посредством открытия дебета счета 70 «Расчеты с персоналом по заработной » с обращением к счета 94. Если же недостачу возместить невозможно, то остаток подотчетных денег списывается на дебет счета 91.2 «Прочие расходы».
Оформление любых кассовых операций осуществляется по первичным документам, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ № 88. Списание производится на основании расходного кассового ордера КО-2 и книги учета КО-5.
Вам понадобится
- - расходный кассовый ордер КО-2;
- - журнал учета КО-5 и КО-2;
- - ведомость Т-53, Т-49.
Инструкция
Выдавать деньги из кассы вы можете на выплату зарплаты, под отчет на хозяйственно-бытовые нужды или сдавать инкассаторам обслуживающего вас банка. Любую выдачу денежных средств оформляйте расходным кассовым ордером КО-2 и вносите запись в журнал КО-3, в котором вы производите учет всех приходных и расходных кассовых ордеров, а также в журнал КО-5, являющийся учетным документом принятых и выданных средств.
Расходный кассовый ордер заполняйте при любой форме обработки данных бухгалтерией, как традиционных с использованием калькулятора и первичной бухгалтерской документации, так и с использованием вычислительной техники и компьютерной обработки.
Каждый расходный кассовый ордер должен иметь порядковый номер, подпись руководителя предприятия и главного бухгалтера, подпись кассира, выдающего денежные средства.
При списании денежных средств из кассы указывайте в строке «Основание» вид операции по выдаче средств, в строке «Приложение» перечислите все номера и даты первичных документов, которые являются основанием для выдачи денежных средств.
Без подписи уполномоченных лиц списание денежных средств из кассы и оформленный расходный кассовый ордер не являются действительными, поэтому обязательно учитывайте это обстоятельство и вовремя получайте подписи от уполномоченных лиц административного состава.
Если списание производится на основании доверенности, указывайте номер и дату выданной доверенности в ссылках «Приложение».
При заполнении документов о списании из кассы не допускаются исправления, выдачу всех средств вы обязаны производить в день составления расходной документации (статья 7, 9 Федерального закона 129 Ф-3).
Если расход из кассы осуществляется на выплату зарплаты, пособий или стипендий, то вы обязаны производить выдачу на основании платежной ведомости, утвержденной Госкомстатом № 1. Ведомости имеют унифицированную форму Т-53, Т-49. На данные суммы вы можете не составлять расходный кассовый ордер, а ограничиться платежными ведомостями. Всю проводку расхода будет проводить бухгалтерия.
При ведении бухгалтерии организации необходимы не только правильные расчеты, но и наличие различных подтверждающих документов. Это нужно как для внутреннего контроля со стороны руководства, так и для внешних проверок со стороны государственных органов. Но что делать, если для части расходов документы не сохранились? Возможно проводить часть списания и без необходимых бумаг.
В школе учителя нам постоянно говорили: «Не смейте списывать!». Мы кивали в знак согласия, но всё равно списывали. То же самое - в институте. Нас предупреждают, увещевают, мы киваем и делаем своё дело. Почти все, кроме откровенных «ботаников», конечно. А теперь мы выросли. Но привычка к списыванию, видимо, осталась.
Приходят ко мне, взрослому налоговому консультанту с 20-летним стажем, такие же взрослые и главные бухгалтеры, заглядывают просительно в глаза и вопрошают: «Как списать? А что потом делать?». Возможно, кто-то бы: «Сухари сушить». Но не всё так плохо. Ведь речь идёт не о списывании на ЕГЭ, а о безопасном списывании подотчётных денег. Безопасном с налоговой точки зрения. А вообще такое возможно? Что ж, давайте разбираться.
Разговор по понятиям
Вначале нужно определиться с понятиями. О чём мы, собственно, говорим. Подотчетные суммы - это наличные денежные средства, выданные на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, работнику (далее - подотчётному лицу) под отчет. Сегодня допускается перечисление подотчетных сумм на зарплатную или корпоративную пластиковую карту, если это прописано в локальном нормативном акте.
Вся официальная информация о работе с подотчётными суммами - в Правилах выдачи и по использованию подотчетных сумм, которые Положением о порядке ведения кассовых операций с и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, далее по тексту Положение).
Как выдают деньги
Для того чтобы получить деньги, подотчетное лицо пишет заявление о выдаче наличных под отчет. Такое заявление составляется в произвольной форме, но при этом оно должно содержать: собственноручную надпись (резолюцию) о сумме наличных денег и срок, на который они выдаются; подпись руководителя; дату (п.4.4. Положения). Первая проблема, с которой сталкивается бухгалтер - это запрет на выдачу денег, если подотчетное лицо имеет задолженности по ранее полученной под отчет сумме (п. 4.4 Положения).
Этот запрет мы обходим легко и изящно: сотрудник возвращает задолженность в кассу и тут же получает те же деньги плюс новую подотчётную сумму. А можно просто понадеяться на русский авось: а вдруг Налоговая не обнаружит нарушение в течение 2-х месяцев? Если вам не повезёт, и в течение этого срока проверкой будет выявлено нарушение, вам грозит штраф. Вернее два штрафа. В соответствии с ч. 1 ст. 15.1, ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ организацию накажут на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя организации от 4000 до 5000 руб.
Информацию о том, как оформляются расходные кассовые ордера, кем подписываются, я для краткости опускаю.
Сумму, выданную сотруднику под отчет, компания вправе списать в качестве безнадежного долга
, если подотчетник не вернул деньги в течение трех лет.
При этом надо, чтобы по задолженности истек трехлетний срок исковой давности. Чтобы учесть безнадежную «дебиторку» в расходах, необходимы документы, подтверждающие истечение срока давности.
Задолженность по подотчетным суммам, выданным работнику (например, невозвращенный аванс за командировку) можно учесть в расходах при исчислении налога на прибыль в том случае, если истек срок исковой давности (составляет три года).Для этого издается внутренний приказ о признании задолженности безнадежной и с приложением документов (актов сверки, писем, претензий), подтверждающих, что срок исковой давности истек, провести соответствующие записи в налоговом и бухгалтерском учете.
Фирммейкер, 2012
Юлия Атарвина
Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter